Eisenhoweri maatriks. Või kuidas asju õigesti prioritiseerida? Prioriteedimaatriks (maatriksandmete analüüs)
Prioriteedimaatriks (maatriksandmete analüüs)
Prioriteedimaatriks – töötlemistööriist suur kogus maatriksdiagrammide koostamise teel saadud arvandmed prioriteetsete andmete tuvastamiseks.
See haldustööriist on sarnane statistiline meetod, mida nimetatakse "kriitiliste komponentide analüüsiks", kasutab ta mitme muutujaga andmete analüüsimisel. Seda tööriista kasutatakse harvemini kui kuut uut eelnevalt kirjeldatud kvaliteedikontrolli tööriista. Seda kasutatakse peamiselt siis, kui on vaja esitada maatriksdiagrammide arvandmeid visuaalsemal kujul. Selle tööriista kasutamine nõuab statistilisi teadmisi. Kuna prioriteetmaatriksit kasutatakse maatriksdiagrammide arvandmete analüüsimiseks, nimetatakse seda haldustööriista sageli "maatriksandmete analüüsiks".
5. Rahvusvahelised ja Venemaa kvaliteedijuhtimise standardid ning nende seos TQM-iga
Integreeritud kvaliteeditagamissüsteemide organisatsiooniline ja tehniline alus, nagu ilmneb kirjanduslike allikate analüüsist, kõrgetasemelistest kodu- ja välismaistest kogemustest, on standardite kogum, mis reguleerib kvaliteedifunktsioonide sisu ja rakendamise korda. Kvaliteediprobleemide lahendamise ühtse lähenemisviisi väljatöötamiseks pidas ISO tehniline komitee (TC 176 “Totaalne kvaliteedijuhtimine ja kvaliteedi tagamine”) asjakohaseks kajastada riikide üldist kogemust selles valdkonnas standardites (ISO 9000 seeria). rahvusvahelised kvaliteedistandardid avaldati esmakordselt 1987. aastal G.). Tarnija ja tarbija vaheliste suhete analüüs oli tegelikult uue kvaliteedikäsitluse peamine algpõhjus (joonis 6).
ISO 9000 standardiseeria nihutab fookuse tootekvaliteedilt ettevõtete tööjõu ja põhivara kvaliteedile. Objekti kvaliteedi hindamine peaks hõlmama kõiki etappe eluring(“kvaliteediahela põhimõte”). ISO 8402 määratleb mõiste "kvaliteedi tagamine" järgmiselt: "Kvaliteedi tagamine on kavandatud ja süstemaatiliselt läbi viidud tegevuste kogum, mis on vajalik toote või teenuse vastavuse kindlaksmääratud kvaliteedinõuetele kindlustunde tagamiseks." Sellest definitsioonist lähtuvalt võib integreeritud kvaliteedi tagamise süsteemi iseloomustada kui organisatsiooni struktuuri, meetodite, protsesside, ressursside, süstemaatiliselt teostatavate tegevuste kogumit, mis on vajalik toodete ja teenuste vastavuse tagamiseks teatud kvaliteedinõuetele.
ISO 9000 standardiseeria koosneb 6 põhidokumendist (joonis 7). Joonisel fig. 7 on näha, et kvaliteedi tagamise mudeleid, mille alusel kontrollitakse ja hinnatakse antud ettevõtte keerulist süsteemi, võib olla erinevaid (ISO defineeritult on need mõeldud konkreetseteks olukordadeks). ISO 9004 standard sisaldab kõige rohkem Täielik kirjeldus integreeritud kvaliteeditagamissüsteemi elemendid ja võib olla ettevõttele teatud standardjuhendiks ettevõttes toimiva süsteemi arendamisel või täiustamisel. Praegu on ISO 9000 seeria standardid riiklike standarditena vastu võetud enam kui 70 riigis üle maailma. Kaasaegses rahvusvahelises praktikas kasutatakse neid standardeid ettevõtete ja ettevõtete olemasolevate kvaliteedisüsteemide täiustamiseks nendevaheliste lepingute sõlmimisel, tarnijate kvaliteedisüsteemide ja nende sertifitseerimise hindamise mudelitena. Kvaliteedisüsteemi vastavust ISO standarditele käsitletakse garantiina, et tarnija suudab täita lepingulisi nõudeid ja täita vajalikke kvaliteedinõudeid.
Riis. 7. Kvaliteedi tagamise süsteemide rahvusvaheliste standardite struktuur |
ISO protseduur näeb ette ISO 9000 standardite perioodilist toimetamist.Nende standardite esimene väljaanne pärineb aastast 1987, teine - 1994, kolmas - 2000, neljas - 2011. Võttes arvesse olulisi muudatusi kontseptsioonis ja sisus uusimate versioonide standardid. ISO tehniline komitee 176 ja rahvusvaheline akrediteerimisfoorum võtsid 1999. aasta septembris vastu kommünikee, millega pikendati 1994. aasta ISO standardite 9001, 9002 ja 9003 väljaande kehtivust kolme aasta võrra alates ametlikust vastuvõtmisest. uus versioon rahvusvahelistele standarditele, mis põhineb protsessipõhisel lähenemisel kvaliteedijuhtimissüsteemi väljatöötamisele ja rakendamisele. Protsessipõhise lähenemise eeliseks on juhtimise järjepidevus eesmärgiga tõsta klientide rahulolu.
Joonisel fig. Joonisel 8 on näidatud kvaliteedijuhtimissüsteemi mudel, mis põhineb protsessi lähenemine. See lähenemine on suunatud pidevale täiustamisele, mis nõuab mitte ainult pikaajalist eriväljaõpet, vaid ka ettevõtte hästi organiseeritud tööd.
2000. aasta väljaandes asendavad ISO 9000 standardid ISO 9000-1994 ja ISO 8402. Selle versiooni rahvusvahelisi standardeid ISO 9000, ISO 9001 ja ISO 9004 kasutatakse Venemaa Föderatsiooni riiklike standarditena järgmiste nimetuste all:
GOST R ISO 9000-2001 - "Kvaliteedijuhtimissüsteemid. Põhialused ja sõnavara";
GOST R ISO 9001-2001 - "Kvaliteedijuhtimissüsteemid. Nõuded";
GOST R ISO 9004-2001 - "Kvaliteedijuhtimissüsteemid. Soovitused tegevuste täiustamiseks."
Märgime rahvusvaheliste standardite uue versiooni peamised eelised:
1. ISO 9000-2000 standardid on võrreldes 1994. aasta versiooniga oluliselt väiksemad ja neid on lihtsam kasutada.
3. Standardid sobivad igat tüüpi toodetele, teenustele, kõikidele tööstusharudele ja organisatsioonidele.
4. Standardid loovad seose kvaliteedijuhtimissüsteemi ja organisatsiooniliste protsesside ning muude juhtimissüsteemide vahel.
5. Standardid käsitlevad kõigi huvitatud poolte vajadusi ja eeliseid.
6. Standardid on keskendunud pidevale täiustamisele ja klientide rahulolule.
Loetletud eelised võimaldavad teil valida ettevõtte jaoks õige kvaliteedijuhtimissüsteemi, kuid tuleb meeles pidada, et kõige tõhusam kaasaegsed süsteemid omadused on tänapäeval integreeritud tervikliku kvaliteedijuhtimise (TQM) ühtsesse kontseptsiooni, "täielik või universaalne kvaliteedijuhtimine". TQM-süsteem on kõikehõlmav, keskendudes pidevale kvaliteedi parandamisele, kulude minimeerimisele ja õigeaegsele kohaletoimetamisele. Seda süsteemi tuleks käsitleda osana ühine süsteem ettevõtte juhtimine.
ISO 9000-2000 versiooni rahvusvahelised standardid põhinevad järgmisel kaheksal kvaliteedijuhtimise (TQM) põhimõttel:
1. Kliendikesksus.
2. Juhi juhtimine, kes tagab organisatsiooni (ettevõtte) eesmärgi ja tegevussuundade ühtsuse.
3. Töötajate kaasamine kõigil tasanditel.
4. Lähenege süsteemile kui protsessile.
5. Kvaliteedijuhtimise süsteemne lähenemine.
6. Pidev täiustamine kui pidev eesmärk.
7. Otsuste tegemine faktide, töötlemisandmete ja teabe analüüsi põhjal.
8. Vastastikku kasulikud suhted tarnijate ja kõigi partneritega.
Protsessipõhisel lähenemisel põhineva kvaliteedisüsteemi ülesehitamise eripäraks on integreeritud tarneahela kõigi huvigruppide hüvesid arvestav juhtimise korraldamine, põhifookusega tarbijal. TQM-i põhiideoloogia põhineb põhimõttel "täiustamisel pole piire, kvaliteedi pidev parandamine". Lisaks tuleks ettevõtte keerulist protsessi käsitleda kui pidevat logistikavoogu.
ISO 9000 filosoofia Uusim versioon põhineb tõhus rakendus“usaldusreeglid”, mis võimaldab ratsionaalsemalt kasutada nii iga ettevõtte eraldiseisvalt kui ka majanduse ressursse tervikuna. Nende rahvusvaheliste standardite universaalsus seisneb selles, et nad ei paku igaühe jaoks konkreetseid kvaliteedikriteeriume eraldi tüüpi kaubad ja teenused, vaid kehtestavad vaid kvaliteedisüsteemi toimimise metoodika, tagades kõrgeim kvaliteet need kaubad ja teenused aadressil kõrge aste kliendirahulolu.
Seetõttu nõuavad paljud välismaised organisatsioonid (ettevõtted) reeglina oma tarnijatelt ja kaupadelt ISO 9000 registreerimist. See on omamoodi “pääs” laiale rahvusvahelisele turule. Samuti on oluline, et ISO 9004-2010 standardid oleksid ühtlustatud (koordineeritud) standardiga ISO 14001-2010 “Keskkonnajuhtimissüsteem”, mis näitab nende kahe ühilduvust. kriitilised süsteemid: kvaliteet ja juhtimine keskkond. Tuleb rõhutada, et rahvusvaheliste standardite ISO 14000 populaarsus, mille põhisisu on ettevõtte keskkonnajuhtimise korraldamine, ei jää tänapäeval maailmas alla nõudlusele ISO 9000-2008 seeria standardite järele.
Paljudes maailma arenenud riikides on rahvusvahelised standardid ISO 9000 vastu võetud riiklike standarditena (Vene Föderatsioonis - GOST RISO 9000, 9001, 9004).
ISO 9004 standard defineerib sellise fundamentaalse kontseptsiooni nagu “kvaliteedisilmus”, mis on soovitatav kõigi kvaliteedisüsteemide aluseks. Kvaliteediring sisaldab objekti elutsüklis 11 etappi või etappi, millest igaühel tuleb teha kvaliteedihinnang:
1) turundus, turu-uuringud;
2) projekteerimine, arendus;
3) logistika;
4) tootmise tehnoloogiline ettevalmistamine;
5) toodete, kaupade ja teenuste tootmine;
6) kontroll ja testimine;
7) pakendamine ja ladustamine;
8) toodete, kaupade ja teenuste müük ja tarnimine;
9) paigaldamine ja kasutamine;
10) tehniline abi ja hooldus;
11) toote utiliseerimine.
Käsiraamatupakett sisaldab lisaks ISO 9000 standarditele abistavaid, toetavaid või rahvusvaheliste standardite perekonna üldelementidega seotud elemente (kvaliteedijuhendite ja muu dokumentatsiooni koostamise kohta ISO 10013, ISO 10016; personali koolituse ja juhtimise, disaini kohta). ISO 10014, ISO 10015 jne).
Euroopas loodi 1989. aastal rahvusvahelise integreeritud turu kontekstis ülemaailmne katsetamis- ja sertifitseerimismeetodi kasutuselevõtt Euroopa Testimis- ja Sertifitseerimisorganisatsioon ning töötati välja Euroopa standardid EN 45000, mis on samaväärsed ISO 9000-ga. .
Euroopa normid on paljudes maailma riikides üle võetud riiklike standarditena, mida kasutatakse ettevõtete kvaliteedisüsteemide loomisel ja hindamisel.
Seega peaks eelnevat arvesse võttes aluseks olema rahvusvahelised standardid ISO 9000-2008 kaasaegne kontseptsioon täielik või täielik kvaliteedijuhtimine (TQM).
Tuleb märkida, et ISO-EOOO rahvusvahelised standardid loodi majandussektoritest sõltumatutena. On teada, et ISO/TS 176 töötab ISO 9000 perekonna laiendamise nimel reguleerivad dokumendid(suunised või standardite kavandid), mis kajastavad valdkonna eripära. Pealegi on prioriteetsed valdkonnad sellised valdkonnad nagu teenused, arendus intellektuaalsed tooted, juhtimistegevused (audit, enesehindamine, personali koolitus).
TQM kontseptsiooni põhiprintsiibid on toodud rahvusvahelises standardis ISO 9004-2010, mis on kvaliteedisüsteemide arendamise ja rakendamise juhend. Siiski koos teaduslik punkt Siiski tuleb märkida, et ISO 9000 standardite sõnastuse ja TQM kontseptsiooni sätete vahel on mõningaid erinevusi, millest mitmed on toodud tabelis. 7.
Tabel 7 – ISO 9000 standardite ja TQM kontseptsiooni erinevused
ISO 9000 standardite sätted | TQM kontseptsiooni sätted |
1. Pole vaja sihtida konkreetset tarbijat | 1. Keskendu konkreetsetele tarbijatele |
2. Keskendu tehnilised süsteemid ja protseduurid | 2. Keskenduge filosoofilistele aspektidele, vahenditele ja metoodikale |
3. Kõigi töötajate kaasamine ei ole vajalik | 3. Ettevõtte kogu personali kaasamine – nõutav tingimus |
4. Vastutus kvaliteedi eest on dokumenteeritud (sh ettevõtte kvaliteediosakonna või muu allüksuse ees) | 4. Iga ettevõtte töötaja vastutab kvaliteedi eest |
5. Puudub selge keskendumine pidevale täiustamisele. | 5. TQM on mõeldamatu ilma pideva täiustamise ja kvaliteedi parandamiseta |
Peamine erinevus ISO 9000 rahvusvaheliste standardite ja TQM-i kontseptsiooni vahel seisneb esiteks selles, et need standardid on peamiselt suunatud teatud toimingute ebaõige teostamise tõenäosuse vähendamisele, samas kui TQM-i esitletakse täna tipptasemel ("peak") kaasaegsed meetodid kvaliteedijuhtimine ning on pidevalt keskendunud toodete, kaupade ja teenuste kvaliteedi edasisele parandamisele (olenemata saavutatud kvaliteeditasemest).
Täna peaks Venemaa ettevõtetele olema selge, et see on vajalik mitte ainult protsesside kvaliteedi tagamiseks, vaid nõuab ka süsteemset ülevaadet kogu ettevõtete ja iga sidusrühma vahelistest suhete kompleksist. Rahvusvaheliste standardite ISO 9000-2008 nõuete rakendamist alustades ja seejärel TQM-i mudeli loomisel peaks ettevõte:
tutvuda asjakohaste regulatiivsete ja tehniliste dokumentidega (NTD);
Tehke kindlaks, millist kasu saab ettevõte uue kvaliteedijuhtimissüsteemi rakendamisest;
Valmistada ette vajalik personal ja tagada juhtide osalemine süsteemi juurutamiseks ettevalmistamise protsessis;
Töötada välja ja rakendada uus kvaliteedistandardi dokument;
Viia läbi enesehindamine ja -audit;
Viige läbi tõhususe esialgne hindamine uus süsteem;
Korraldada organisatsiooniline struktuur ettevõtetele, tagades ülemineku horisontaalsetele struktuuridele ja protsessipõhisele lähenemisele;
Rakendada TQM-i kvaliteedijuhtimise kaheksat põhiprintsiipi (kliendikesksus, juhtimise eestvedamine, töötajate kaasamine, protsessi- ja süsteemikäsitlused juhtimises, pidev täiustamine, faktidel põhinev otsuste tegemine, vastastikku kasulikud suhted tarnijatega);
Teostada tegevusi toodete ja kvaliteedisüsteemide sertifitseerimiseks.
Miks on nii raske valida prioriteetsete ja teisejärguliste ülesannete vahel? Neuroteadlase Antonio Damasio uuringud näitavad, et otsuste tegemine on emotsioonidega lahutamatult seotud. Seetõttu pole üllatav, et ärevust ja depressiooni iseloomustatakse sageli kui ummikus olekut ja võimetust otsuseid langetada. Lihtsate tööriistade, nagu Eisenhower Matrix, kasutamine aitab mitte ainult asjadest aru saada, vaid ka emotsionaalset stressi vähendada. Aja jooksul saate selle kontseptsiooni põhimõtteid omandades hõlpsalt ja kiiresti kindlaks teha erinevuse olulise, kiireloomulise, ebaolulise ja kasutu vahel.
Arvatakse, et Eisenhoweri maatriksil on palju pistmist Dwight D. Eisenhoweri sõnadega: „Mul on kaks probleemi: kiireloomuline ja oluline. Kiireloomuline pole oluline, kuid oluline on kiireloomuline.
Dwight D. Eisenhower on enim tuntud Ameerika Ühendriikide 34. presidendina (aastatel 1953–1961). Enne presidendiks saamist oli ta kindral ja juhtis II maailmasõja ajal liitlasvägesid. 1950. aastal sai Eisenhowerist NATO esimene liitlasvägede ülemjuhataja Euroopas.
Konkreetne ametialane tegevus sundis Eisenhowerit pidevalt tegema raskeid otsuseid ja keskenduma iga päev erinevatele ülesannetele. Protsessi optimeerimiseks lõi ta oma meetodi, mis sai laialdaselt tuntuks kui Eisenhoweri maatriks. Tänapäeval saavad seda kasutada mitte ainult kindralid, vaid ka tavalised inimesed kuni koduperenaisteni välja – see aitab jooksvaid ülesandeid tähtsuse järjekorda seada ja asjad korda seada.
Kuidas kasutada Eisenhoweri maatriksit
See tööriist sobib neile, kes soovivad ja suudavad hinnata oma ülesannete olulisust ning need selgelt kategoriseerida. Meetod hõlmab ülesannete ja tegevuste jagamist nelja rühma:
- kiireloomuline ja oluline;
- oluline, kuid mitte kiireloomuline;
- kiireloomuline, kuid mitte oluline;
- pole kiireloomuline ega oluline.
Eisenhoweri meetodi lõppeesmärk on aidata välja filtreerida ebaolulised asjad tähtsaid otsuseid ja keskenduge sellele, mis on tõesti oluline.
Kui kujutate Eisenhoweri maatriksit pildina, näeb see välja järgmine:
Kvadrantide tähendus maatriksis
Ülesanded määratakse kindlatesse kvadrantidesse, mis omakorda määravad, millal ja kui kaua saab ülesande täita.
- I kvadrant – "Tehke seda kohe" (kiireloomuline ja oluline)
See hõlmab esmatähtsaid ülesandeid, mis nõuavad kohest tähelepanu. Neil on ranged tähtajad ja need tuleb täita ennekõike ja isiklikult.
- II kvadrant – "Otsustage, millal seda teete" (oluline, kuid mitte kiireloomuline)
See kvadrant on maatriksi strateegiline osa, mis sobib ideaalselt pikaajaliseks arenguks. Selles sisalduvad elemendid on olulised, kuid ei vaja kohest tähelepanu. Samas on ülesannetel kindel tähtaeg ja need täidetakse ka isiklikult.
- III kvadrant – “Delegeeri kellelegi” (kiireloomuline, kuid mitte oluline)
Telefonikõned langevad sellesse kvadranti, meilid ning koosolekute ja ürituste planeerimine. Seda tüüpi ülesanded ei vaja tavaliselt isiklikku tähelepanu, kuna need ei hõlma mõõdetavat tulemust. Quadrant III aitab minimeerida olulise töö segajaid. Delegeerides saad keskenduda suurematele asjadele.
- IV kvadrant – “Tehke seda hiljem” (pole oluline, mitte kiireloomuline)
IV kvadranti kuuluvad tegevused on abitegevused, mis ei anna mingit lisaväärtust. Lihtsamalt öeldes on see midagi, mida saab alati edasi lükata, kartmata tagajärgi. Need asjad võtavad aega ja segavad tähtsamate ülesannete täitmist, mille paned esimesse kahte kvadranti.
Maatriksi värvi valimine
Määrake igale maatriksi kvadrandile värv ja seostage see prioriteeditasemega.
Näiteks:
Punane = kiireloomuline.
Kollane = oluline, kuid mitte väga kiireloomuline.
Roheline = kiireloomuline, kuid mitte oluline.
Hall = pole kiireloomuline, pole oluline.
Kui kasutate maatriksit professionaalsetel eesmärkidel, avastate, et enamik probleeme langeb I ja III kvadranti. Enamik märkimisväärne tulemus tuua tegevused kvadrandist II, sest need on ärieesmärgid, mis mõjutavad ettevõtte pikaajalist edu, kuid neid liigitatakse harva kiireloomulisteks.
Kõige raskem on mõista, mis segab teid planeeritud kursuselt. Kuid kui saate selle ajaplaneerimise põhimõttelise probleemiga hakkama, vabanete mõtetest raisatud tundide kohta. Küsige endalt kaks küsimust, mis aitavad teil otsustada oma pikaajaliste otsustusstrateegiate üle:
- Millal hakkate tegelema oluliste, kuid mitte kiireloomuliste ülesannetega?
- Millal saate võtta aega oluliste ülesannetega tegelemiseks, enne kui need ootamatult kiireloomuliseks muutuvad?
Tasub meeles pidada, et mõnikord langevad ülesanded ühest kvadrandist ootamatult teise. Kui mõni hädaolukord, teie prioriteedid muutuvad. Näiteks omate väikeettevõte, helistab rahulolematu klient ja palub tarne viibimise tõttu juhatajaga rääkida. See probleem tõuseb kohe teistest maatriksi elementidest kõrgemale.
Ülesannete jaotamisel kvadrantide vahel on mõned omadused, mida tuleb arvesse võtta:
- Ülesannete nimekirjad muudavad elu lihtsamaks. Veenduge, et ülesandeid määrates esitaksite õigeid küsimusi, mis aitavad teil kindlaks teha, mida tuleb kõigepealt teha. Peamine omadus on prioriteet.
- Saate igasse kvadrandi lisada palju tegevusi ja ülesandeid, kuid see on kõige parem maksimaalne summa ei ületanud üle kaheksa elemendi. Vastasel juhul kolite eemale peamine eesmärk- ülesande täitmine.
- Looge oma töö- ja isikliku elu jaoks eraldi maatriksid.
- Ainult teie saate määrata oma loendis olevate üksuste prioriteetsuse. Alustage igal hommikul maatriksist pärit ülesannete nimekirjaga ja nädala lõpuks näete tulemust.
Eisenhoweri maatriksimall
Ülesande jaotamise protsessi lihtsustamiseks kasutage Evernote'i välja töötatud malli:
Eisenhower Matrixi saab tõlkida projektihaldustarkvaraks Trello. Koostage iga nelja tahvli (= kvadrant) jaoks ülesannete nimekiri ja koostage eraldi "Sisendkausta" tahvel, kuhu kõik ülesanded lähevad, enne kui need kvadrantidele jagatakse. See võimaldab teil oma töökoormust visuaalselt hinnata.
Eisenhoweri maatriks on lihtne tööriist, mis aitab teil vältida analüüsi halvatust, mis tekib siis, kui te isegi ei tea, kust alustada.
Loetud: 5843
Miks plaanid lagunevad? Sest igapäevaste asjade voolus püüame täita kiireloomulisi ülesandeid, unustades olulised ja kohustuslikud. Mis vahe on? Määrake oma prioriteedid õigesti! Olulised asjad ei ole alati kiireloomulised ja kiireloomulised on olulised. Kuidas nii? Väga lihtne. Ja "Covey kvadrandid" aitavad teil seda mõista. Nende teine nimi on Eisenhoweri prioriteetmaatriks.
Tähtis ja kiireloomuline: terminid ja täpsustused
Tähtsus ja kiireloomulisus.
Kiireloomulised asjad nõuavad kohest, viivitamatut osalemist või otsust. Neid tuleb teha viivitamatult, vastasel juhul toimub tulekahju, vääramatu jõud või katastroof. Kiireloomulised asjad nõuavad reaktiivset reageerimist, sundides tühistama kõik plaanid ja olulised tegevused.
Asjad, mida teha tähendab . Neid on vaja globaalsete eesmärkide saavutamiseks, oluliste ülesannete esialgseteks lahendusteks ja võimaluste realiseerimiseks. Olulisi asju tehes inimene saavutab kõrgeid tulemusi, edu. Elu voolab selgelt, mõõdetult ja eesmärgipäraselt.
Kahjuks jäävad olulised asjad meie elus sageli prioriteedist ilma. Miks? Sest kogu igapäevaelu on suunatud pakiliste probleemide lahendamisele.
Kuidas seda parandada?
Kasutage prioriteetide seadmise tööriistana Eisenhoweri maatriksit. Mõnikord soovitatakse samal eesmärgil kasutada Covey aja ruute.
Mis vahe on Stephen Covey Quadrant Matrixil ja Eisenhoweri juhtumimaatriksil?
Tegelikult mitte midagi.
Mõlemad meetodid eeldavad identset planeerimisviisi. A erinevad nimed saanud kuulsate süsteemiarendajate tõttu. Juhtus nii, et Dwight Eisenhower kasutas oma igapäevatöös sama tehnikat, mida Stephen Covey oma raamatus kirjeldas.
Kaks suurepärast meest. Kaks nime. Üks meetod.
Covey kvadrandid: juhtumi struktuurimaatriks
Eisenhoweri maatriksi järgi prioriteetide seadmine hõlmab kõigi asjade ja ülesannete liigitamist 4 plokki vastavalt nende tähtsusele ja täitmise kiireloomulisusele:
- oluline/kiireloomuline;
- oluline/mittekiireloomuline;
- ebaoluline/kiireloomuline;
- ebaoluline/mitte kiireloomuline.
Kui teete seda ette - kirjutage kõik vahetud ja kaugemad asjad ühte loendisse, siis saate hõlpsalt täita mis tahes Stephen Covey ruudu. Piisab kõigi olemasolevate ülesannete olulisuse ja kiireloomulisuse hindamisest.
Kuidas Eisenhoweri maatriksi abil ülesandeid jagada?
Väga tõhus ajajuhtimine Eisenhoweri maatriksi abil
Kui vaatate iga ploki struktuuri avatud meelega, näete iga ruudu omadusi:
- Ruut A – pidev ajasurve, “tuli”, närvid ja reaktiivne elurütm.
- Ruut B – strateegiliste probleemide lahendamine, proaktiivsus, tulemuste ja edu nimel töötamine.
- Ruut C – kronofaagid nende erinevates variantides.
- Ruut D – edasilükkamine.
See tähendab, et prioriteetide määramisel Eisenhoweri maatriksi abil väärivad tähelepanu ainult teise ploki asjad. Kuid tegelikult tegeleme “kiireloomuliste” väljakute ülesannetega,” kulutame närve ja segavad end tarbetutest teguritest.
Mida selle teadmisega peale hakata?
Kõik on väga lihtne. Aja planeerimine vastavalt Eisenhoweri maatriksile hõlmab ennetavat lähenemist ja rakendamist parimad tööriistad aja planeerimine.
Sa võid kasutada:
- C – igasugused segajad, mida tuleb kontrollida ja vaos hoida.
- D – mõttetu ajaviide, mille saab pärast ülesannete täitmist kergesti asendada väljateenitud planeeritud puhkusega.
Mõned arvavad, et koduperenaised ei vaja planeerimist ja selget ajakava. See on vastupidi.
Naised, kes on lõputult hõivatud enda ja oma lastega, vajavad õiget päeva ülesehitust rohkem kui keegi teine.
Kiireloomulisuse ja tähtsuse Eisenhoweri maatriks on mugav harjutus, abiline ja nõuandja igaks päevaks. Covey kvadrantide kasutamine vähendab oluliselt stressitaset Igapäevane elu ja asjaajamised.
Iga kaasaegne inimene püüab olla edukas. See on põhjus, miks ajaplaneerimine on nii populaarne. See on tehnika, mis õpetab tõhusat planeerimist. Tänapäeval kasutavad seda mitte ainult poliitikud ja ärimehed, vaid ka tavalised koduperenaised. Kuid te ei tohiks ajajuhtimist pidada viimase kümnendi leiutiseks. Pool sajandit tagasi mõtlesid paljud hõivatud inimesed oma tootlikkuse suurendamisele. Selle ilmekaks näiteks on Eisenhoweri maatriks, mis sai nime selle looja järgi. Seda kasutas prioriteetide seadmise vahendina Ameerika Ühendriikide kolmekümne neljas president Dwight David Eisenhower.
D. Eisenhower – tõhususe geenius
Dwight David Eisenhower oli Ameerika Ühendriikide president aastatel 1953–1961. See silmapaistev mees on tuntud ka oma sõjaväelise karjääri poolest. Eisenhower osales I ja II maailmasõjas ning ülendati armeekindraliks. USA 34. president on tuntud ka kui üks NATO asutajatest. Kaasaegsed märkisid, et Dwight oli mitmekülgne arenenud inimene elava meelega, eristus distsipliini ja organiseerituse poolest. Silmapaistev kuju jättis selle oma järglastele tõhus abinõu planeerimine, nagu Eisenhoweri maatriks. Igaüks saab seda kasutada vahendina oma tegevuste korraldamisel.
Eisenhoweri maatriksi üldkirjeldus
Mõtlesin välja väga lihtsa ja samas uskumatult mugava planeerimissüsteemi. Mugavuse ja selguse huvides kujutas ta oma maatriksit ruudu kujul. Eisenhower soovitab jagada kõik kavandatud tegevused nelja kategooriasse. Esiteks tasub välja selgitada kõik olulisemad asjad, mis nõuavad kohest lahendust. Teises - asjad ja kohustused, mis on olulised, kuid võivad oodata. Kolmas kategooria on kõik kiireloomuline, kuid mitte oluline. Viimane rühm sisaldab ebaolulisi ja kiireloomulisi plaane. Eisenhoweri maatriks kui prioriteetide seadmise tööriist sobib ideaalselt lühiajaliseks planeerimiseks. Tema abiga saab asju planeerida 1-2 päevaks. Kuidas luua oma Eisenhoweri maatriks? Kõik, mida vajate, on paberitükk ja pliiats. Joonistage ruut ja jagage see neljaks võrdseks osaks. Räägime nüüd sellest, mis asjad kuhu tuleb kirja panna.
Esimene ruut: kõige olulisemad ja pakilisemad asjad
Eisenhoweri maatriksi ruudu esimesse segmenti tuleks kirja panna olulisemad asjad, mis tuleb kohe ära teha. Kui seda planeerimissüsteemi kasutatakse õigesti ja pidevalt, peaks see loend alati tühi olema. Maatriksi olemus taandub sellele, et suudame olulised asjad õigel ajal ära teha ja vältida kiirustamist. Muidugi, kui te alles hakkate seda planeerimissüsteemi kasutama, võib selles kategoorias olla 1-2 ametikohta.
Millised olulised ülesanded võiksid olla plokki “Mida tuleb kiiresti ära teha” paigutamist väärivad? Selle kategooria üliõpilane saab postitada eksami, ettevõtte juht saab postitada kohtumise äripartneritega, koduperenaine saab postitada hädaabikõne veevarustuse probleemide korral. Teie ülesannete prioriteetsuse hindamise ajakava peaks hõlmama kõiki teie eluvaldkondi. Pereplaanid ja -asjad, arstide ja stilistide külastused, ostureisid - kõik see tuleks sisestada Eisenhoweri maatriksisse. Näiteks väga tugeva hambavalu korral võib hambaarsti külastuse päevaplaani esimesse ruutu lülitada (olulise asjana, mida edasi lükata ei saa).
Teine ruut: olulised ülesanded, mis ei nõua kohest lõpetamist
Eisenhoweri maatriksi üks olulisemaid valdkondi on selle teine ruut, kuhu on vaja salvestada olulisi asju, millel pole lühikest tähtaega. Kell tõhus kasutamine planeerimissüsteemid, siin peavad alati olema mingid ülesanded. Oluline on õigeaegselt kontrollida oma isiklikku plaani selles kategoorias ja järgida seda. Kirjuta sellesse kasti üles projektid, millega praegu tegeled. Siia saab sisestada ka planeeritud kõned ja koosolekud, kirjutamine lõputöö. Teises ruudus tuleks loetleda kõik ülesanded, mis tuleb võimalikult suures ulatuses täita. Planeerimissüsteem eeldab, et selle kategooria juhtumid käsitletakse kõigepealt. Ainult sel juhul on võimalik vältida vääramatut jõudu ja hädaolukordi ning maatriksi esimene ruut jääb vastavalt tühjaks.
Kolmas ruut: kiireloomulised, kuid ebaolulised küsimused
Eisenhoweri maatriksi kolmas tsoon on mõeldud selliste juhtumite salvestamiseks, millel on madal tähtsus, kuid mis nõuavad samal ajal kiiret tähelepanu. Need kõik on asjad, mis vähendavad teie tootlikkust ja segavad teie põhitööd. aruandlusprotsessi ajal? See ülesanne tuleb kirjutada kolmandasse ruutu, see tuleb võimalikult kiiresti lahendada. Siia saate lisada ka kirjavahetuse vaatamise, igapäevase esinemise rutiinne töö, mis ei nõua tõsiste otsuste tegemist. Ärge unustage, et Eisenhower Matrix – prioriteedi seadmise tööriist – peaks aitama teil hoida kõike, mida teete, kontrolli all. Ärge jätke tähelepanuta üksikasju ja teil õnnestub.
Neljas ruut: asjad, mis pole kiireloomulised ja ebaolulised
Maatriksi viimane, neljas ruut on mõeldud ebaoluliste ja kiireloomuliste ülesannete ja ajaveetmisvõimaluste salvestamiseks. D. Eisenhower ise nimetas seda kategooriat "ajaraiskajate nimekirjaks". Neljandasse ruutu kirjutame kõik, mis ei mõju positiivne mõju põhitegevusele, kuid avaldab samal ajal positiivset mõju psühho-emotsionaalne seisund inimene. Need on isiklikud vestlused telefonis, meelelahutussaadete vaatamine, suhtlusvõrgustikes suhtlemine.
Mida saate neljandast väljakust teha ilma oma tootlikkust kahjustamata? Eisenhoweri maatriks töötab siis, kui suudate keskenduda ega tee konkreetse ülesande täitmisel pause. Ajaraiskajatel pole midagi halba, kui nad aitavad teil lõõgastuda ja lõõgastuda. Näiteks võite proovida oma tööpäeva plokkideks jagada ja vahelduda jõulise tegevuse lühikeste puhkepausidega.
Näide Eisenhoweri maatriksi täitmisest
Kuidas kiiresti omandada tõhusa planeerimise oskus Eisenhoweri maatriksiga? Alusta päevaplaani koostamisest. Joonistage oma päevikusse maatriksiruut, jagage see 4 võrdseks osaks ja nummerdage need. Nüüd jääb üle vaid oma asjade ja ülesannete prioriteetsus õigesti kindlaks määrata. Just sel põhjusel leiutati Eisenhoweri maatriks. Näidet selle täitmise kohta näete meie artiklis. Kui sul on palju plaanis ja teha on palju asju, võid need esmalt üldise nimekirjana mustandisse kirja panna.
Kuidas aga seada endale pikaajalisi eesmärke? Eisenhoweri maatriks leiutati lühiajaliseks planeerimiseks. Pikaajaliste eesmärkidega töötades on mõttekas kasutada eraldi nimekirja. Järgmisena jagage keeruline ülesanne mitmeks alamüksuseks ja lisage mõned neist oma igapäevasesse plaani.
Igapäevaste asjade lõputus voos võid kergesti segadusse sattuda, sest iga päevaga tuleb neid aina juurde. Eilsed tegemata ülesanded muutuvad tänasteks ja see, mida me täna teha ei jõudnud, kantakse automaatselt üle homsesse. Selle tulemusena võib koguneda nii palju asju, et te ei saa aru, mis on tehtud, mis on pooleli ja mis veel tiibadel ootab.
Selliseid või üksikasjalikke olukordi tuleb sageli ette inimeste seas, kes ei pööra oma tegevuse planeerimise protsessile piisavalt tähelepanu. Loomulikult ei õpetata koolis ajaplaneerimise ja ajaplaneerimise oskusi ning paljud lapsevanemad ja teised meie arenguprotsessis pedagoogina tegutsevad inimesed ei oska sageli ka ise oma tegevust planeerida, kuigi see pole sugugi nii. raske. Lihtsalt sellele ei pöörata piisavalt tähelepanu.
Tänapäeval on aga palju suurepäraseid planeerimistehnikaid, mis võimaldavad teil õppida oma ajaressurssi ratsionaalselt kasutama ja sellest protsessist enda jaoks maksimaalset kasu ammutama. Kuid selles artiklis ei käsitle me kõiki neid tehnikaid, vaid toome näite ainult ühest, mida eristab lihtsus ja tõhusus. Seda tehnikat nimetatakse "Eisenhoweri maatriksiks".
Eisenhower Matrix on üks populaarsemaid ajajuhtimise tööriistu, mida kasutavad paljud inimesed üle maailma: tavalistest töötajatest ja keskastmejuhtidest kuni suurte ettevõtete ja maailmakuulsate korporatsioonide juhtideni. Selle maatriksi asutaja on Ameerika Ühendriikide 34. president Dwight David Eisenhower. Nagu arvata võis, oli see mees väga hõivatud ja pidi oma tegevusega seotud palju erinevaid asju tegema. Sel põhjusel optimeeris ta oma töögraafikut ja täidetavate ülesannete loendit. Tema uurimistöö tulemus oli maatriks, mida me kaalume.
Eisenhoweri maatriksi tähendus seisneb peamiselt selles, et õppida, kuidas kõiki oma ülesandeid asjatundlikult jaotada, eristada olulist kiireloomulisest, mittekiireloomulist kõige vähem tähtsast ning samuti lühendada mis tahes ülesannete tegemiseks aega maksimaalselt. mille rakendamine ei too olulisi tulemusi. Räägime sellest, kuidas see kõik praktikas toimib.
Eisenhoweri maatriksi olemus
Eisenhoweri maatriks koosneb neljast kvadrandist, mis põhinevad kahel teljel – tähtsusteljel (vertikaalne) ja kiireloomulisuse teljel (horisontaalne). Selle tulemusena selgub, et iga kvadrant erineb oma kvaliteedinäitajate poolest. Kõik ülesanded ja asjaajamised registreeritakse igas kvadrandis, tänu millele moodustub äärmiselt selge ja objektiivne pilt sellest, mida tuleks teha esimesena, mida tuleks teha teisena ja mida üldse mitte. Kõik see on üsna lihtne, kuid mõne selgituse andmine ei ole mingil juhul üleliigne.
Kvadrant A: olulised ja kiireloomulised küsimused
Ideaalse planeerimise korral peaks see maatriksi kvadrant jääma tühjaks, sest oluliste ja kiireloomuliste asjade ilmnemine on organiseerimatuse ja ummistumise võimaluse näitaja. See ajakava osa täitub paljudel inimestel nende loomupärase laiskuse ja kehva prioriseerimise tõttu. Loomulikult võivad sellised asjad aeg-ajalt ilmneda igas inimeses, kuid kui see juhtub iga päev, siis on aeg pöörata tähelepanu enesedistsipliinile.
Seega tuleks juhtumite esinemist A-kvadrandis vältida. Ja selleks peate lihtsalt õigeaegselt täitma ülejäänud kvadrantide punktid. Kui aga esimesse kvadrandisse tasub midagi lisada, siis on see:
Asjad, mis lõpetamata jätmisel mõjutavad teie eesmärkide saavutamist negatiivselt
Asjad, mida tegemata jätmisel võivad tekkida raskused ja mured
Tervisega seotud asjad
Samuti on oluline meeles pidada, et on olemas selline asi nagu "delegeerimine". See tähendab, et kui teie A-kvadrandisse ilmuvad asjad, mida saab kellelegi teisele delegeerida, peaksite kindlasti seda võimalust kasutama, et muud olulised ja kiireloomulised asjad võimalikult kiiresti lahendada.
Kvadrant B: olulised, kuid mitte kiireloomulised küsimused
Teine kvadrant väärib enim tähelepanu, sest just selles asuvad asjad on kõige prioriteetsemad ja paljulubavamad ning just need peaksid koosnema iga inimese igapäevastest ülesannetest. On märgatud, et inimesed, kes tegelevad peamiselt selle kvadrandi tegevusega, saavutavad elus suurima edu, edutatakse, teenivad rohkem raha, neil on piisavalt vaba aega ning nad elavad õnnelikku ja täisväärtuslikku elu.
Pange tähele ka seda, et kiireloomulisuse puudumine võimaldab teil läheneda probleemide lahendamisele kaalutletumalt ja konstruktiivsemalt ning see omakorda võimaldab inimesel paljastada oma täieliku potentsiaali, mõelda iseseisvalt läbi kõik oma tegevuse nüansid ja hallata ajakava. tema asju. Kuid siin peate muu hulgas meeles pidama, et B-kvadrandis olevad asjad, kui neid ei tehta õigeaegselt, võivad kergesti sattuda A-kvadrandi, muutudes veelgi olulisemaks ja nõudes kiiret lõpetamist.
Kogenud ajaplaneerimise spetsialistid soovitavad B-kvadrandisse lülitada kõik põhitegevusega seotud jooksvad asjaajamised, töö planeerimine ja analüüsimine, haridus- ja sportlikud tegevused optimaalse ajakava ja dieedi säilitamine. Need. kõike, mis moodustab meie tavalise igapäevaelu.
Kvadrant C: kiireloomulised, kuid mitte olulised küsimused
Selles kvadrandis olevad asjad segavad enamasti tähelepanu ega vii inimest soovitud tulemustele lähemale. Sageli segavad need lihtsalt keskendumist tõeliselt olulistele ülesannetele ja vähendavad tõhusust. Maatriksiga töötamisel on peamine mitte segi ajada kiireloomulisi asju kvadrandist C kiireloomuliste asjadega kvadrandist A. Vastasel juhul tekib segadus ja see, mida tuleks kõigepealt teha, jääb tagaplaanile. Pidage alati meeles oma eesmärke ja õppige eristama olulist ebaolulisest.
Kvadrandi C asjade hulka kuuluvad näiteks kellegi teise pealesurutud koosolekud või läbirääkimised, mitte väga lähedaste inimeste sünnipäevade tähistamine, äkilised majapidamistööd, tähelepanu nõudvate mitteeluliselt oluliste segajate kõrvaldamine (vaas läks katki, mikrolaineahi katki). pliit, pirn on läbi põlenud vms), samuti kõikvõimalikud muud asjad, mis edasi ei vii, vaid ainult pidurdavad.
Kvadrant D: ei ole kiireloomulised ega olulised küsimused
Viimases kvadrandis olevatest ülesannetest pole mingit kasu. Paljudel juhtudel on kasulik mitte ainult tegeleda nendega viimasena, vaid ka üldse mitte tegeleda. Kuigi nende kohta pead kindlasti teadma, sest... Nad on "aja raiskajad".
Selle rühma ülesannete huvitav omadus on ka see, et need on paljude inimeste jaoks väga atraktiivsed – neid ülesandeid on lihtne teha ja need pakuvad naudingut, võimaldades lõõgastuda ja mõnusalt aega veeta. Seetõttu võib nendega tegelemise kiusatusele vastu seista olla üsna problemaatiline. Kuid see on tingimata vajalik.
Kvadrandi D saate üles kirjutada selliseid asju nagu sõpradega telefonis rääkimine millestki ebaolulisest, tarbetu kirjavahetus või aja veetmine sotsiaalvõrgustikes, teleseriaalide ja erinevate "rumalate" telesaadete vaatamine, Arvutimängud ja nii edasi. Muidugi peaks iga inimene perioodiliselt lõõgastuma ja kuidagi meelt lahutama, kuid selleks on huvitavamaid ja harivamaid viise: lugemine. häid raamatuid, intellektuaalsed mängud, jõusaalide ja basseinide külastamine, väljasõidud loodusesse jne. Kui te ei saa end kvadrandist D asjade tegemisest täielikult vabaneda või ei taha, peate nende elluviimise edasi lükkama vähemalt hetkeni, mil kvadrandi B ja C asjad on lõpetatud, ja aega, mis kulub. asjadele kvadrandis D tuleks vähendada miinimumini. Siia sobiks tuntud vanasõna: "On aeg äriks, aeg lõbutsemiseks."
Niipea, kui omandate Eisenhoweri maatriksi ja õpite selles oma asju asjatundlikult jaotama, märkate, et teil on palju uut vaba aega, saate kõik õigeaegselt ja kiirustamata teha, kõik teie asjad on korras. , saavutatakse eesmärgid üksteise järel ja sina ise oled peaaegu alati selles hea tuju ja rõõmsat tuju. See kõik on seotud organiseerituse ja meelekindlusega. Tõenäoliselt märkate ka ise aeg-ajalt, et organiseerimatud inimesed on alati mingi arusaamatu asjaajamise keerises, nad on alati hõivatud millegi rumala, aga “väga olulisega”, näevad välja väsinud ja ärritunud. Iseloomulikud tunnused tsiteerida võib paljusid. Kuid see pole oluline, vaid asjaolu, et kui sina ja mina ei taha sarnased tulemused, siis peame tegutsema teisiti. Nimelt: me peame olema organiseeritud, selgelt aru saama, mida ja millal tegema peame ning miks me seda kõike teeme. Ja Eisenhoweri maatriks sobib selleks suurepäraselt.
Soovime teile õnne ja oma uue oskuse edukat valdamist!