Шаблони за официални писма. Език на бизнес кореспонденция
16 апр
Здравейте! В тази статия ще говорим за бизнес писма.
Днес ще научите:
Сега зад прозорците ни е времето на високите технологии и интернет. Но бизнес кореспонденцията не е загубила своята важност и уместност, тя просто се е преместила в други медии. Защо е важно да можете да съставяте и форматирате бизнес писма, нека поговорим днес.
Защо се нуждаете от бизнес кореспонденцияНа първо място, това е възможност за обмен на мнения, предложения и мисли със служители или бизнес партньори. С помощта на кореспонденция те заявяват искове, искания, изясняват недоразумения между компаниите.
Бизнес кореспонденцията е една от разновидностите на официалната.
Разлики между бизнес писма и дрОсновните разлики са следните:
- Стил на представяне;
- Речник, който не позволява ярко изразяване на емоции;
- Издава се на официалната бланка на фирмата;
- Шрифтът не е много дребен, но не е голям, като е еднакъв в целия текст;
- Рядко заемат повече от 1 страница;
- Наличието на строго служебно подчинение.
Всички бизнес писма могат условно да бъдат разделени на няколко групи. Ще се спрем на всеки по-подробно и ще дадем кратко описание.
Писма, на които не е необходимо да се отговаря.
- Гаранция;
- Придружаващ;
- Информационни;
- Предупредително писмо;
- Напомнящо писмо.
Писма, които се нуждаят от отговор.
- Обжалване;
- Оферта;
- Заявка;
- Изискване;
- Петиция.
нетърговски писма.
- Писмо-покана;
- Съболезнователни писма;
- Благодарствени писма;
- Писма, информиращи за нещо;
- Писма с препоръки;
- гаранционни писма;
- Писма, потвърждаващи, че стоките са получени, услугата е предоставена и т.н.;
- Поздравителни писма по различни поводи;
- Писмо-заявка;
- Писма с инструкции;
- Мотивационни писма.
Търговски писма.
Обикновено те се използват преди сключване на договор, както и по време на действие на договора.
Те включват:
- Писма с отговори на запитвания;
- директна заявка;
- - писмо, в което се предлага да се сключи сделка или да се сключи споразумение;
- иск;
- Напомняне;
- Писмо, съдържащо предупреждение за прекратяване на договори или необходимост от изпълнение на задължения и др.
Ако говорим за класификация по структура, тогава има 2 вида бизнес писма:
- Съдържащ текст на автора и написан в свободна форма;
- Съставен по строг модел.
По адресати.
- Циркулярно - писмо, което се изпраща до няколко получателя;
- Нормално - изпраща се до един адресат от името на едно лице;
- Колективно - изпраща се до един адресат, но от няколко лица.
Писмата се разделят и според формата, в която са изпратени:
- Изпратено като факс съобщение;
- изпратено по имейл;
- Тези, изпратени в обикновени пликове.
Има видове писма, които по етични причини трябва да бъдат написани на ръка, а не напечатани. Това важи за съболезнованията и поздравленията.
Тайните на правилния дизайнТекстът на писмото е разделен на уводна, основна и заключителна част. Те са логически свързани помежду си. Уводната част включва обстоятелствата, довели до създаването на писмото, а основната е самото съдържание. В заключителната част се обобщават резултатите, които изразяват искане, отказ и т.н.
Като цяло бизнес кореспонденцията с цялата отговорност може да се нарече изкуство, защото е необходимо да се научите как да я водите правилно, в съответствие с всички изисквания. В крайна сметка най-често мислим само за това, че информацията е представена ясно, но забравяме, че писмото може да се счита за лицето на компанията.
Стилистика.
Всяко писмо е издържано в строг бизнес стил, използвани са речеви средства, характерни за официалните документи.
Изисквания за представяне на информация.
Цялата информация, съдържаща се в писмото, е посочена по следния начин:
- Адресно, предназначено за конкретно лице;
- Към датата на писане цялата информация трябва да е актуална;
- Надеждно;
- Безпристрастно;
- Аргументирано;
- Доколкото е възможно, така че въз основа на това е възможно да се вземе решение.
форма.
Първо, писмото се изготвя на бланка, която е брандирана за компанията.
- За писане на бизнес писмо се използват листове А4;
- Лявото поле на формуляра трябва да бъде най-малко 3 см, тъй като след известно време те ще бъдат изпратени в класьора;
- Посочват се наименованието на фирмата, нейният юридически и действителен адрес, електронен адрес;
- По-добре е да използвате стандартния шрифт Times New Roman, размер 12. Той е най-оптималният и се възприема добре при четене;
- Разрешено е издаването на бизнес писма без използване на бланка, тогава все пак трябва да предоставите информация от формуляра.
Ако в писмо въпросниятза големи сделки, свързани с финанси или поверителна информация от различно естество, изпращайте такива писма по факс или на в електронен форматНе се препоръчва. По-добре по стария начин, в обикновен хартиен плик.
Номерация.
Ако писмото се състои от няколко страници, те се номерират, като се започне от втората. Цифрите се изписват отгоре в средата с арабски цифри. Не поставяйте точки до номера.
Разделяне на части.
Това означава разделяне на писмото на параграфи. Текстът не трябва да върви в непрекъснат поток, така че просто няма да бъде възприет. Чрез разделяне на параграфи можете да видите къде свършва една мисъл и започва друга.
Наличие на корекции.
Корекциите и печатните грешки, както и изтриванията са нежелателни. Писмото трябва да бъде съставено правилно, а текстът да се отпечатва на интервали от 1,5 - 2.
Използвани детайли.
Ще посочим само основните, тъй като вече говорихме накратко за тях малко по-рано:
- Ако предприятието е държавно, се използва гербът на Руската федерация. Намира се в средата на официалния формуляр;
- Пълно име на фирмата;
- Факс и телефонни номера;
- Номер на банкова сметка;
- Адресат - освен това името на фирмата адресат се използва в именителен падеж, използвайте дателен падеж, за да посочите длъжността и фамилното име на получателя;
- Ако адресатът има научна степен или звание, то се посочва пред фамилията на лицето;
- Реквизитите се изписват на нов ред и с главна буква.
Проведохте бизнес среща, имаше определена перспектива за. Как да отразим това в писмото, ще обсъдим допълнително.
Невъзможно е да се пренебрегнат изискванията за техния дизайн, тъй като сега все повече и повече писма се издават в електронна форма, отколкото на хартия. Все пак е 21 век.
Не е трудно да се подготви имейл бизнес писмо, изискванията за дизайн са идентични с традиционните писма. Единственото нещо е, че такова писмо винаги трябва да има заглавие (или тема), така че просто да не се изгуби в потока от документи.
Освен това, когато се отговори на такова писмо, е по-добре да не променяте темата на писмото, така че бързо ще разберете какъв е залогът, ако имейлиполучаваш много.
Също така, не трябва да използвате авангарден софтуер, когато правите прикачени файлове към такива писма, далеч не е факт, че вашият адресат разполага със същия. Ако не е там, писмото просто няма да се отвори.
Не използвайте емотикони, когато пишете бизнес имейл. Технологиите са страхотни, но използвайте бизнес език, когато пишете.
Какъв е срокът за отговор на писмо?Ако писмото принадлежи към категорията, изискваща отговор, тогава кога да отговорите зависи от информацията, съдържаща се в писмото:
- Ако получите заявка, в следващите три дни от датата на получаване потвърдете, че е получена. И окончателният отговор може да бъде даден в рамките на един месец;
- Ако говорим за съболезнования, те могат да бъдат изпратени в рамките на десет дни след тъжното събитие;
- Допустимо е да изпратите поздравление в рамките на 8 дни от момента, в който сте научили за тържествената дата;
- Ако говорим за Общи правила добри обноски, тогава е по-добре да отговаряте на писма в рамките на седем дни.
Правете разлика между бизнес писмо и лична кореспонденция. Днес вече сме говорили повече от веднъж за това какви са тези различия, не бива да ги забравяме. Сега нека разгледаме написването на писмо на етапи.
Етап 1. Посочете адресата.
В горния десен ъгъл на формуляра записваме фамилията, инициалите и длъжността на лицето, до което адресираме писмото. Ако адресатът е организация, посочете нейния юридически адрес.
Етап 2. Обжалване.
Поставяме го в средата на формата. Извършва се уважително, без съкращения и петна.
Пример: Уважаеми (име, отчество)!Също така може да се извърши обръщение към адресата с посочване на неговата позиция. Но когато се обръщате към човек по име, това намалява психологическия стрес, показва, че бизнес отношенията са стабилни и установени.
Етап 3. Изявление за целта.
Обяснете целта на писмото, неговата същност и основни идеи. Тази част е основната. Напишете какво искате да кажете, каква е причината за обжалването. Но не забравяйте за официалния и неутрален стил.
Етап 4. Правене на предложения, препоръки.
Почти всяко бизнес писмо предполага, че адресатът ще отговори на него. Това не се изисква главно само от писма с информационен характер. Затова не просто опишете проблема, но и предложете как може да бъде решен.
Ако подадете жалба, поискайте да бъдат предприети определени мерки, но ако предложите да съдействате, кажете ни какви възможности има.
Просто казано, този, който получава писмото, трябва да види, че те не само искат нещо от него, но и да разбират как може да стане това.
Как да завършим бизнес писмоБизнес писмото трябва да бъде написано перфектно. Ако не се спазват правилата за правопис, това може да повлияе негативно на репутацията на компанията като цяло. Затова предлагаме сега да се спрем по-подробно на дизайна на последната част на бизнес писмо.
В края на писмото обобщете всичко, което беше казано по-рано. Но не си струва да разтягате заключенията над 10 изречения, в края на краищата краткостта и сбитостта се ценят в бизнес писмата. По-добре е да се ограничите до прости фрази.
Ще поставим 2 показателя като основа на финала: той трябва да бъде възможно най-учтив и коректен. Има различни варианти за изграждането му.
Ето няколко примера:
- Благодаря ви за вниманието или помощта: Благодаря ти! (Позволете ми да ви благодаря…);
- Изразете надеждите си за бъдещето: Надяваме се на взаимноизгодно сътрудничество (Надяваме се да получим отговор в близко бъдеще ...);
- Можете да изградите фраза с уверението на адресата за нещо: Ще се радваме да си сътрудничим с вас;
- Обръщам се с молба: Моля, докладвайте резултатите;
- Извинете за причиненото неудобство: Извинявам се за неочакваното забавяне на плащането на материала.
Как да се сбогуваме с адресата.
Въпреки факта, че кореспонденцията е официална, можете да кажете сбогом по различни начини.
Ето няколко опции:
- С уважение към вас…;
- С пожелание за успех...;
- Най-добри пожелания…
Правилно сме поставили подписа.
Когато подписвате писмо, посочете вашата длъжност, име и фамилия. Ако се съмнявате в уместността на фраза като: " Искрено Ваш" -просто не го използвай.
Можете да посочите вашите контакти, допълнителен телефонен номер или имейл адрес в подписа, така че да покажете на получателя, че сте готови да общувате и да си сътрудничите с него.
В следващата част на нашата статия бих искал да говоря за бизнес писма на английски език.
Бизнес писма на английски езикНяма регламентирана форма за съставяне на такива писма. Всичко ще зависи от това каква е целта на писмото и кой е получателят. Ето някои кратки насоки за компилация.
Дата на писане.
Ако пишем в САЩ, тогава в указанието на датата първо поставяме месеца, след това деня и едва след това годината. Ако в Обединеното кралство - датата се поставя като в Руската федерация. В същото време напишете месеца с букви, избягвайте объркване.
Данни за получателя.
- Ако пишете на мъж, моля свържете се с: г-н (посочете фамилия);
- Ако жена, която е омъжена: г-жа (посочете фамилия);
- За неомъжена дама: Мис (посочете фамилия);
- Ако не знаете статуса на дамата: Г-жа (посочете фамилия).
Индикация за адрес.
Редът е противоположен на приетия в Руската федерация: офис, номер на къща, име на улица, пощенски код, име на щата (ако пишем в САЩ), име на окръг и име на държава (ако пишем в Обединеното кралство).
Как да се свържете с получателя.
Стандартни разговори:
- Уважаема госпожо;
- Уважаеми господине;
- Уважаеми Господине или Госпожо;
- Уважаема Г-жо;
- скъпи
След призива поставяме запетая (ако пишем в UK) или двоеточие (ако пишем в САЩ). Удивителен знак не се приема.
Предмет.
Не забравяйте да посочите темата на писмото, както и в Руската федерация.
Основен текст.
Разделете го на параграфи. Или пишете всяко изречение на нов ред.
Как да се сбогуваме
Например така: Благодарим ви за съдействието, оставаме искрено ваши"- Благодаря ви, отдаден на вас ... въпреки че може да бъде по-малко формално.
Форматиране на подписа.
Поставяме подписа под параграфа със сбогом, посочваме нашето фамилно и собствено име, име на фирма и длъжност.
Проектиране на приложения.
Ако прикачвате някакви документи, посочете това в края на писмото: " Enc."и списък с приложения.
Какво да капитализираме.
- Фамилии и инициали;
- Имена на фирми;
- Имена на градове, щати и т.н.;
- Всички думи, които показват заеманата длъжност;
- Първи думи за сбогом;
- Уводни бележки.
Преди да приключим разговора, ще дадем образци на бизнес писма на руски и английски език.
Примерни бизнес писма на руски и английски език ЗаключениеОбобщавайки, бих искал да кажа, че бизнес писмото е инструмент за комуникация във всяка сфера на дейност. Ако е написано правилно, то със сигурност ще представи компанията ви по положителен начин.
От друга страна, една небрежна, грешно написана буква може да унищожи най-обещаващия бизнес в зародиш. Пишете писма правилно и ние се опитахме да ви кажем как да го направите.
шаблони за бизнес писма
Бланката е хартиен формат с предварително възпроизведени данни, съдържащ постоянна информация за организацията - автор на документа.
Използването на формуляри значително ускорява процеса на създаване на документ (поради наличието на постоянна информация), намалява разходите за труд за съставяне, опростява възприемането на информация и подобрява културата на управленската работа. Формулярът придава официален характер на информацията.
При получаване на документ, адресиран до организация, основното внимание, разбира се, се обръща на същността на съдържащата се в него информация, но вниманието неизбежно се насочва към външен виддокумент - качество на хартията, използване на цвят, дизайн на лого, стил на шрифта, състав на бланка. Чрез тези знаци се създава впечатление за кореспондента, степента на неговата солидност, престиж. Необходимо е да се стремим да създадем запомняща се бланка, която да остави благоприятно впечатление за организацията, отразявайки не само определена информация за организацията, но и нейния стил. Документи на добре оформени формуляри са интегрална частимидж на организацията, нейната оригинална визитка.
Изискванията за формуляри на организационни и административни документи са установени от следните документи: 1) GOST R. 6.30-2003. „Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията“; 2) Стандартни инструкции за деловодство във федералните изпълнителни органи, одобрени със заповед на Федералния архив от 27 ноември 2000 г. № 68.
бланка в зависимост от учредителни документиорганизациите могат да включват:
Национален гербРуска федерация или герб на съставна единица на Руската федерация (само за държавни предприятия);
Емблемата на организацията или търговска марка(сервизна марка);
Код на организацията;
Име на компания;
Справочни данни за организацията;
дата на документа;
Регистрационен номер на документа;
Място на съставяне или публикуване на документа (ако е необходимо).
GOST R. 6.30-2003 предвижда местоположението на детайлите на формуляра в две версии: надлъжни и ъглови.
В първия случай всички детайли на формуляра се поставят по дължина и се подравняват по ширина или в центъра.
С ъглово разположение на детайлите те заемат площ от 73 x 88 mm в левия ъгъл на листа и са подравнени или към лявото поле, или към центъра на разпределената зона.
За производството на формуляри се използва хартия с формати A4 (210 x 297 mm) и A5 (210 x 148 mm). Използването на определен формат се определя от обема на изготвяния документ. По-малкият формат е предназначен за документи, чийто текст е с малък (до седем реда) обем; Неразумно е да се използва формат А4 за такива документи.
Разрешено е да се произвеждат формуляри по типографски начин, като се използва оперативен печат или компютърна технология директно по време на производството на конкретен документ. Изключение правят бланки на организации с изображението на държавния герб на Руската федерация или гербовете на субектите на Руската федерация. Отпечатването на формуляри от компютър е много икономично за малки организации, но не предпазва от фалшифициране. Печатните формуляри са по-надеждни в този смисъл. Освен това, за да защитят формулярите от злоупотреба, някои организации поръчват формуляри за номериране от печатници и водят внимателен регистър на тяхното използване. Със същата цел правителството общински институцииизползвай за различни видовебланки на документи в различни цветове.
Във формулярите се прави само първата страница на документа, за производството на следващите страници се използват стандартни листове хартия. Ако документът трябва да бъде изпратен на няколко адреса, тогава всяко копие на документа се създава върху формуляра.
Пример за форма на бизнес писмо (надлъжно подреждане на детайлите)
Всеки лист от документ, издаден както на формуляр, така и без него, трябва да има следните полета (mm): ляво - най-малко 20, дясно - най-малко 10, горно - най-малко 20, долно - най-малко 20.
В редица организации инструкциите и правилата, регулиращи изпълнението на документите, са определили маржове, по-големи от изискваните стандарти. Нека дадем примери за букви на бланката на организацията (фиг. 2–4).
Ориз. 2
Ориз. 3
Ориз. 4
От MBA книгата за 10 дни. Най-важната програма на водещите световни бизнес училища от Стивън СилбигерЕдноминутен курс по бизнес писане 1. Изложете ясно въпроса и го започнете възможно най-скоро след уводната фраза. Не отнемайте времето на читателя. Винаги трябва да имате ясна причина защо изобщо пишете това.2. Поддържайте го лично, приятелско и
От книгата Индивидуален предприемач[Регистрация, счетоводство и отчетност, данъчно облагане] автор Анищенко Александър ВладимировичФорми строга отчетностПърво, предприемачите, в съответствие с процедурата, определена от правителството на Руската федерация, могат (но не са длъжни) да приемат пари в брой или да извършват плащания с платежни карти, без да използват CCP в случай на предоставяне на услуги на населението, когато
От книгата Избавете живота си от боклук! автор Мелън АндрюОт бизнес офиса към домашния офис Колкото повече хора работят от вкъщи, толкова по-важно е да направите прехода от бизнес офиса към домашния офис възможно най-безболезнен. В края на краищата, дори когато работите у дома, вие искате да изпълнявате задълженията си професионално.Ако преди това сте имали персонал,
От книгата Счетоводство авторът Бортник Николай Николаевич3.3. Формуляри за строга отчетност: заявка и производство
От книгата Документация за секретаря авторът Смирнова Елена ПетровнаГлава 4. Формуляри на документи Формата на документ е стандартен лист с постоянни детайли, възпроизведени върху него и място за променливи детайли.Инсталирани са два стандартни формата на формуляри на документи - A4 (210x297) и A5 (148x210mm). Формуляри на документи трябва
От книгата Икономическа теория: учебник автор Маховикова Галина Афанасиевна автор2. Правила за писане на бизнес писмо
От книгата Бизнес кореспонденция: урокавтор Кирсанова Мария ВладимировнаСтруктурата на бизнес писмото Важна задача при писането на писмо е неговата информационна наситеност, тоест включването на подходящо количество информация в него. Буквите са едноаспектни и многоаспектни. Често един аспект може да съставлява съдържанието на цялото
От книгата Бизнес кореспонденция: учебно ръководство на автора Кирсанова Мария ВладимировнаИнформативност и убедителност на бизнес писмото Текстът на бизнес писмото трябва да е кратък и да съдържа само основна информация. Допълнителна информациямогат да бъдат дадени в приложението. В същото време писмото трябва да е убедително, независимо за кого е.
От книгата с 500 съвета на секретаря автор Енговатова Олга Анатолиевна1. Представяне и запознаване в процеса на бизнес комуникация В живота постоянно възникват ситуации, в които е необходимо да се представи един човек на друг или други. При деловото общуване, което изисква установяване на контакти – лице в лице, кореспонденция, по телефона – необходимостта от
От книгата Бизнес психология: управление на емоциите автор Неизвестен авторНЕПРОДУКТИВНОСТ НА БИЗНЕС КОМУНИКАЦИЯТА Често в бизнес контактите предприемачите са недоволни от своите действия, които не водят до желани резултати. Например, клиент „падна“ или внимателно подготвен договор остана същият поради някаква дреболия.
От книгата Практика на управление на човешките ресурси автор Майкъл АрмстронгРОЛЯТА НА БИЗНЕС ПАРТНЬОРА За да осигурят успеха на компанията и да участват в управлението на бизнеса, служителите по човешки ресурси споделят отговорностите си като бизнес партньори с колегите си от ръководството. Те трябва да имат способността да
От книгата Капан на времето. Класическото ръководство за управление на времето от Пат НикерсънСвържете червените зони с времето за бизнес комуникация Може би сте забелязали в простата таблица с червени зони по-горе, че мениджърът се е опитал да даде на трите си основни задачи правилните времеви интервали. Но вие също видяхте това за него
От книгата Бизнес план 100%. Стратегия и тактика на ефективния бизнес автор Ейбрамс РондаЕлектронни финансови формуляри За допълнително опростяване на този процес можете да закупите пакет с финансови формуляри на Excel като прикачен файл към тази книга. Такива електронни форми автоматично извършват всички изчисления, генерират схеми и позволяват
автор Воротинцева ТамараИндикатор за бизнес имидж #3: Лично обръщение Бизнес писмо, което започва с лично обръщение и поздрав, отразява индивидуалния фокус на писмото, демонстрирайки вашето внимание и уважение към личността на клиента/бизнес партньора.
От книгата Бизнес кореспонденция по електронна поща. Пет правила за успех автор Тамара ВоротынцеваИндикатор за бизнес имидж № 5. Положителен край на писмото Финални фрази - последното нещо, което остава в полето на вниманието на адресата при четене на вашето писмо. Фиксирайте в тях емоционално положителна атмосфера на делово общуване. Създайте добро настроение за адресата,
С помощта на бизнес кореспонденция се осъществява не само координация бизнес дейности, но и събирането на необходимата информация за тази организация, която ще бъде търсена при различни отчетни проверки. Следователно, на първо място, задачите на административните служители включват правилното поддържане на бизнес регистрите, за което различни вътрешни инструкциии форми. Предимството на стандартния формуляр е, че лицето го попълва автоматично, като по този начин спестява своето време и времето на компанията.
Бизнес кореспонденцията трябва да съдържа:
Надеждна и пълна информация;
- резюмепоради липса на разказ;
- неутрален тон на обръщение, но приятелски;
- логическа верига, а не емоционална оценка на изложените факти.
Как се пише бизнес писмо?
Най-важното е да решите какъв тип бизнес писмо е подходящо за тази ситуация. Има няколко вида:
Напомняне;
- потвърждение;
- отказ;
- мотивационно писмо;
- покана;
- Гаранция;
- информация;
- писмо с известие и заповед.
По правило такива бизнес писма изискват отговор, който съдържа в съдържанието си искане, предложение, призив, молба или искане.
Правила за писане на бизнес писмо.
Тонът на бизнес писмото носи много важно емоционално натоварване, тъй като завоалираното неуважение все още ще проличи с безупречните методи на комуникация. Трябва да бъдете особено внимателни, когато пишете бизнес писмо, съдържащо отказ. В този случай не трябва да заявявате отказа в самото начало на писмото. В първата част на съобщението трябва да дадете убедителни аргументи в полза на вашата гледна точка, за това можете да използвате формули като
- „За съжаление, не можем да удовлетворим вашата заявка“;
- „Много съжаляваме, но не е възможно да удовлетворим вашето желание“ и т.н.
В случай на отказ е важно да запомните, че нашата задача е да откажем, но не и да загубим клиента, партньора и т.н.
И така, основните правила за писане на бизнес писмо:
За правилното асимилиране на същността на писмото е необходимо няколко пъти в текста да се повтори молбата, отправена към адресата;
- в писмото за отказ е важно да посочите причините, поради които това искане не може да бъде удовлетворено;
- отказът на оферта е формула за отказ.
Език на бизнес кореспонденция.
Важно е читателят на бизнес кореспонденцията да улавя само нейната същност, а не езика, на който е написана. Именно в това състояние се крие владеенето на правилата за писане на бизнес писмо, което се развива в продължение на много години опит.
Трябва да се помни, че в бизнес писмо:
Трябва да се консумира прости думисъщевременно, без да обеднява съдържанието;
- използвайте по-често глаголи, отколкото прилагателни - това ще направи текста на писмото динамичен;
- останете близо до смисъла на жалбата, без да навлизате в подробности и мотиви;
- не използвайте дълги изречения, тъй като те разсейват вниманието на читателя;
- преходът между фразите трябва да бъде логичен и незабележим;
- използвайте възможно най-малко местоимения.
Бизнес писмото се отличава с грамотност и стил.
Изготвяне на бизнес кореспонденция.
Когато пишете бизнес писмо, помнете това горна част(1/4 лист А4) трябва да остане свободен за бланка. Също така в горния ъгъл на писмото са посочени изходящият номер и дата, които се записват в специален дневник на изходящата поща.
В долния ляв ъгъл са посочени длъжността, фамилията и подписът на ръководителя, а в самия край на листа е посочено фамилията на изпълнителя на бизнес писмото с неговия телефонен номер за допълнителна информация.
Така едно бизнес писмо се състои от три части: същността на искането, неговата обосновка и подкрепяща информация.
Когато отговаряте на писмо, първата част от съдържанието трябва да се отнася до последното писмотози адресат. Ако има чуждестранна кореспонденция, тогава за по-голяма яснота е необходимо да прикачите брошура към писмото, връзката към която ще бъде посочена в това писмо. Много е важно да завършите такова писмо с благодарност за сътрудничество и фразата „С уважение (име) ...“
Бизнес писмото е инструмент за бизнес кореспонденция, който играе важна роляпо пътя на прекратяване или поддържане на взаимно изгодни и приятелски отношенияс партньори, доставчици, клиенти, служители. Добре написано бизнес писмо ви позволява да създадете положителен имидж на организацията. Нашият уебсайт съдържа примери за писане и форматиране на различни видове бизнес писма.
образци на бизнес писмаБлагодарственото писмо е бизнес писмо, което съдържа думи на благодарност по някаква причина: за професионална работа, качествени услуги и др. Писмо с благодарност може да бъде адресирано до организацията като цяло или до конкретно лице. То може да бъде отговор на инициативно писмо: поздравително писмо, покана или инициативно писмо, написано по собствена инициатива на съставителя. Как да напиша благодарствено писмо Благодарствено писмо
Благодарствено писмо до учителя
Благодарствено писмо до учителя е бизнес писмо, което изразява благодарност към учителя в детската градина за усърдната му работа по отглеждането на деца от името на директора на предучилищната институция или родителите на децата. Как да напиша благодарствено писмо до учител Благодарствено писмо до учител в детска градина има същата форма като обикновено бизнес писмо и се състои от следните структурни елементи: Заглавие на документа. Съдържа длъжността, фамилията и инициалите на възпитателя в ...
Благодарствено писмо до лекаря
Благодарствено писмо до лекар е бизнес писмо, което изразява благодарност към лекаря за оказаната помощ при възстановяването. Благодарствено писмо се пише от името на пациента или близките на пациента. Как да напиша благодарствено писмо до лекар Благодарственото писмо до лекар има същата форма като бизнес писмо: Главата на писмото е пълното име на лекаря или главния лекар на здравната институция в дателен падеж (написано според нуждите). Обжалване - името на лекаря, към когото е изразено ...
Благодарствено писмо за сътрудничество
Благодарствено писмо за сътрудничество е бизнес писмо, което изразява благодарност от името на ръководителя на организацията към неговия партньор за висококачествената и навременна доставка на стоки, извършена работа, предоставени услуги. Как да напишем благодарствено писмо за сътрудничество Благодарственото писмо за сътрудничество има същите подробности като бизнес писмото: Заглавка на писмото. Изписани са длъжността, фамилията и инициалите на служителя на организацията, към когото са адресирани думи на благодарност за ...
Благодарствено писмо от организацията
Благодарствено писмо от организация е делово писмо, което изразява благодарност за успешните преговори, среща и отделено време, гостоприемство по време на командировка и др. Как да напишем благодарствено писмо до организация Благодарствено писмо от компания има подробности за бизнес писмо: Заглавка на документа - пълно име на длъжностно лице от организацията, на което се изразява благодарност. Обжалване - пълно име на служителя на организацията, към който са адресирани думите на благодарност ....
Благодарствено писмо до родителите
Благодарствено писмо до родителите е бизнес писмо, което изразява благодарност към родителите на възпитаници на училище или детска градина за доброто възпитание на техните деца, активно участие в живота на група, клас и образователна институция, помагайки на училището, детска градинаи така нататък. Писмо за благодарност се съставя от името на директора, класния ръководител, възпитателя или главния учител. Как да напиша благодарствено писмо до родителите. Благодарственото писмо до родителите на завършилите се състои от следната структурна ...
Благодарствено писмо до служител
Благодарствено писмо до служител е бизнес писмо, което изразява благодарност към служителя за неговата работа, принос за развитието на компанията, добросъвестно отношение към работата и др. Писмо с благодарност се съставя от името на ръководителя на организацията в чест на някакво значимо събитие: годишнина, професионален празник и др. Как да напиша благодарствено писмо до служител Благодарственото писмо до служител има същата форма и структура като обикновеното бизнес писмо: Заглавка на документа. В...
Благодарствено писмо до ученик
Благодарственото писмо до ученик или студент е делово писмо, което изразява благодарност към ученика за академичен успех, за активна обществена дейност, участие в спортния живот и др. Изготвя се благодарствено писмо от името на директора на училището, ректора на университета. Как да напиша благодарствено писмо до ученик, ученик Благодарността към ученик, студент се пише под всякаква форма. Текстът на благодарственото писмо съдържа думи на благодарност към ученика, ученика. По-долу под текста на писмото...
Благодарствено писмо до учителя
Благодарствено писмо до учител е бизнес писмо, което изразява благодарност към учителя, класния ръководител за работата по отглеждане и възпитание на деца от името на директора на образователна институция или родителите на ученици. Как да напиша благодарствено писмо до учител Благодарственото писмо до учител има подробности за бизнес писмо: Заглавието на документа - посочва името на учителя, на когото се изпращат думите на благодарност. Незадължителен структурен елемент на благодарствено писмо...
Видове бизнес писма
Гаранция
Гаранционното писмо е нетърговско бизнес писмо, което съдържа потвърждение (гаранция) за изпълнението на някои действия или спазването на определени условия: условията и факта на плащане за получените продукти, извършената работа или предоставените услуги, осигуряване на качеството, и т.н. С други думи, гаранционното писмо е начин да се гарантира изпълнението на задължение от страна по сделката. В отговор на рекламационно писмо може да бъде съставено гаранционно писмо. Как да напиша гаранционно писмо Форма на гаранция ...
Гаранционно писмо за предоставянето съдебен адрес
Гаранционно писмо за предоставяне на юридически адрес е бизнес писмо, което съдържа потвърждение на факта на сключване на договор за наем със съществуваща компания или намерението на собственика на нежилищни помещения да го наеме след държавна регистрацияново юридическо лице. С други думи, гарантира правото за сключване на договор за наем в бъдеще. Това писмо се предава на регистриращия орган и се съставя по искане на наемателя. Как да напиша гаранционно писмо за...
Гаранционно писмо за работа
Гаранционното писмо за работа е бизнес писмо, което съдържа гаранция за сключване трудов договорработодател със служител. Най-често е необходимо да го предоставите на FMS, когато служител се премести в друга държава. Как да напиша гаранционно писмо за формуляр за работа гаранцияотносно заетостта съдържа следните данни: номер и дата на документа; получателят на писмото - името на организацията и пълното име на длъжностното лице, до което е адресирано, или текстът: ...
Гаранционно писмо за плащане
Гаранционно писмо за плащане е бизнес писмо, което потвърждава условията и факта на плащане за получени продукти, предоставени услуги или извършена работа. Гаранционно писмо за плащане може да бъде отговор на рекламационно писмо. Как да напишем гаранционно писмо за плащане на дълг Формата на гаранционно писмо съдържа следните данни: номер и дата на документа; получателят на писмото - името на организацията и пълното име на длъжностното лице, до което е адресирано; Заглавие на документа -...
Изготвяне на бизнес писмоПреди да напишете бизнес писмо, помислете какъв краен резултат искате да постигнете: увеличаване на продажбите, ускоряване на процеса на плащане, предлагане на сътрудничество, заявяване на претенции, поздравления, покани и др. В съответствие с това съставете бизнес писмо, като се опитате да подчертаете максимално целта си.
Форматиране на бизнес писмоРегистрацията на бизнес писмо се извършва на бланката на компанията, която трябва да посочва името на организацията, адрес на местоположение, номера за контакт, евентуално електронна поща, уебсайт, лого.
Бизнес писмото трябва да бъде отпечатано с полета: лявото поле трябва да бъде най-малко 3 cm (за подаване на документи), отдясно - най-малко 1,5 cm.
Заглавието на бизнес писмото трябва да съдържа името на фирмата получател, като се посочват трите имена и длъжността на лицето получател (в горния десен ъгъл).
В горния ляв ъгъл под заглавието на бизнес писмо, датата на писане и регистрационен номер(изходящ). Ако бизнес писмото е писмо с отговор, тогава е необходимо да се посочи на кой документ отговаря това писмо.
При необходимост след датата и номера на документа се посочва заглавието му.
Бизнес писмото трябва да съдържа призив към получателя на писмото.
В края на бизнес писмото трябва да присъства подписът на подателя (три имена, длъжност, подпис).
За официална бизнес кореспонденция обикновено се използва Times New Roman с размер на шрифта 12 пункта и единичен интервал.
Във всяка организация писмата съставляват по-голямата част от входящата и изходящата документация. Има много видове тези документи и за всеки от тях има редица правила за регистрация. Тъй като писмата са най-масовият вид управленска документация, е изключително важно да знаете как да ги напишете правилно.
От тази статия ще научите: Правилното форматиране на писма е успехът на цялата компанияБизнес (или официални) писма са тези, които служат за комуникация на компанията с външни структури. Освен това, дори след като е постигнато устно споразумение между ръководителя на организацията и бизнес партньор или клиент, правилата на етикета предвиждат потвърждаване на това споразумение. Това от своя страна вече може да се счита за гаранция.
Видове бизнес писма1. Информационни - създават се с цел да предадат някаква информация.
По функция
1. Инициативни – делят се на изискващи отговор и такива, които не изискват отговор. Примери: молба, жалба, известие, напомняне, .
2. Писма-отговори.
Въз основа на адресата
1. Обикновени - като правило се изпращат само до един получател.
2. Циркулярни - тези, които един подател изпраща до няколко получатели.
Според формата на заминаване
Текстът на добре написано бизнес писмо се състои от призив, уводна и основна част и заключение.
Обжалване.Това е най-важната част за комуникационни цели. Така че, благодарение на правилно избраната форма на обръщение, можете не само да привлечете вниманието на адресата, но и да зададете общия тон за по-нататъшна комуникация. Ако писмото не е адресирано до конкретно лице, обжалването може да бъде пропуснато, в други случаи е обичайно да се използват стандартни езикови формули - например „Уважаеми Сергей Иванович!“, „Г-н председател на правителството!“. Призивът се изписва в средата на реда.
Уводна част.В началото на писмото е необходимо да се посочат причините и основанията за неговото изготвяне, често е необходимо да се потвърди информацията с връзки към документи и факти на трети страни. При необходимост от посочване на препратки това трябва да стане в следната последователност: наименование на акта, автор, дата, регистрационен номер, заглавие.
Главна част.В основната част посочете основна целписма. Тази част описва подробно необходимите събития, предоставя доказателства или анализира ситуацията.
Заключение.В заключение е обичайно да се правят заключения под формата на искания, предложения, откази или мнения. Смята се, че едно бизнес писмо може да съдържа само едно заключителна част. По правило те завършват със стандартни изрази - например „Надявам се на по-нататъшно сътрудничество“, „Най-добри пожелания“. Учтивата формула се поставя преди необходимия „подпис“ и се отделя от позицията със запетая.
При направата на авт важно е да се вземат предвид аспекти като:- степента на запознаване и естеството на връзката с адресата;
- обществената позиция на адресата и нейното съотнасяне с позицията на автора;
- ситуацията, в която се осъществява комуникацията – нейната формалност или неформалност;
- етикет и норми, приети в конкретна компания.
Примерен формат на писмо:
Регистрация на писма по GOSTОфициалните писма се издават на специални бланки А4 или А5 в зависимост от размера на текста. Разрешено е да не се използват формуляри само в случаите, когато авторите са няколко фирми едновременно.
Изискванията за формулярите на писмото, както и съставът на реквизитите и правилата за регистрация се съдържат в ГОСТ Р 6.30-2003 „Унифицирани системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията.
Като цяло компаниите имат право самостоятелно да разработват формуляри за писма, тъй като посоченият GOST има консултативен характер, но прилагането на неговите разпоредби показва висока култураработа с документи в организацията. За някои организации GOST R 6.30-2003 е задължителен: например федералните изпълнителни органи трябва винаги да се сверяват с този стандарт.
01 - Държавна емблема на Руската федерация;
02 - Герб на субекта на Руската федерация;
03 - Емблема на организацията или търговска марка (марка за обслужване);
04 - Код на организацията;
05 - Първичен държавен регистрационен номер (OGRN) на юридическо лице;
06 - Идентификационен номерданъкоплатец/код на основание за регистрация (TIN/KPP);
07 - Код на формуляра;
08 - Име на организацията;
09 - Справочни данни за организацията;
10 - Наименование на вида документ;
11 - Дата;
12 - Регистрационен номер;
14 - Място на съставяне или публикуване;
15 - Адресат;
16 - Печат за одобрение;
17 - Резолюция;
18 - Заглавие към текста;
19 - Контролен знак;
20 - Текст на документа;
21 - Маркирайте за наличието на приложението;
22 - Подпис;
23 - Печат за одобрение;
24 - Одобрение на виза;
25 - Отпечатък на печат;
26 - Знак за заверка на копието;
27 - Знак за изпълнителя;
28 - Бележка за изпълнение на документа и изпращането му по делото;
29 - Знак за получаване на документа от организацията;
30 - Идентификатор на електронното копие.
Регистрация на писмо съгласно GOST, образец:
Форматиране на писмо с прикачен файл, пример:
Правила за бизнес кореспонденцияБизнес кореспонденцията включва използването на официален бизнес стил на комуникация. Неговата особеност се състои в това, че участниците обикновено са юридически лица, които трябва да се придържат към справедливо стриктни правилакомуникация, приета в организацията (или няколко организации).
Има няколко изисквания за този видкомуникация.
Стандартизиране на презентацията. Днес има много термини, специални фрази и формули, които са специфични за бизнес кореспонденцията. Използването им може значително да намали времето за подготовка, а готовите дизайни помагат да не губите време в търсене на условия, подходящи за конкретна ситуация. Стандартизацията значително улеснява възприемането на всякакви текстове и оптимизира целия работен процес.
Неутрален тон. Сдържаността и строгостта в дизайна на писмата е норма на официалната комуникация. Неутралния тон предполага почти пълно отсъствиеизразителни или емоционални думи. Информацията е чисто официална, поради тази причина е необходимо да се изключат от текста, например, думи с умалителни наставки или междуметия. Може да има емоционални нюанси, но си струва да ги скриете зад неутрален тон на представяне.
Точност и недвусмисленост на формулировките. Получателят трябва ясно да разбира и тълкува значението на материала, адресиран до него. Точността на текста, като правило, пряко зависи от правилно изградената композиционна структура, отсъствието на логически грешки. Бизнес писмото трябва да бъде добре обмислено.
Лаконичност. Благодарение на това изискване авторът ще може значително да намали обема на целия документ. Лаконичността на изложението е преди всичко изключването на излишната реч, икономичното използване на езикови инструменти, липсата на ненужни повторения и допълнителна информация.
Приложение на езикови формули. Неразделна част от нея са шаблоните, широко използвани в бизнес кореспонденцията. Така че, за да се предизвика действие, често се използват формули: „Молим ви да разгледате въпроса ...“, „В потвърждение на нашето съгласие ...“. Често езиковите формули са правно значими елементи на текста, без които той няма да има необходимата сила. Например: „Ние гарантираме възстановяване на сумата Парив размер на ... "," Контролът върху изпълнението на задачата се възлага на ... ".
Използване на термини, лексикални и графични съкращения. Чрез използването на термини в кореспонденцията авторът може да постигне недвусмислено разбиране на текста, което е изключително важна характеристикабизнес комуникация. Терминологията, която може и трябва да се използва в областта на поддръжката на управленска документация, се регулира от GOST R 51141-98 „Офис дело и архивиране. Термини и определения"
Преобладаването на прости общи изречения. Официалната комуникация, като правило, се основава на използването на прости общи едносъставни или двусъставни изречения, което значително опростява процеса на възприемане на текст.
Напомняне за бизнес писмо
Хартия |
Трябва да се отпечата на хартия бял цвятили други светли цветове. Формат на листа - А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм). |
полета |
Листът трябва да има полета от поне: 20 мм - ляво; 10 мм - дясно; 20 мм - отгоре; 20 мм - по-ниска. |
дата |
Датата на писмото е датата на неговото подписване. Съставя се с арабски цифри в последователността: ден, месец, година. Например „10.02.2017 г.“. Допуска се и словесно-числов начин на форматиране на датата. Например „10 февруари 2017 г.“ |
изходящ номер |
Изходящият номер се състои от пореден номер, който може да бъде допълнен с индекс. Номерът на документа, който е съставен съвместно от два или повече отдела, се състои от регистрационните номера на буквата на всеки от тези отдели, разделени с наклонена черта. |
Дестинация |
Адресат може да бъде както фирмата, така и нейната структурни звенаили отделни служители. Важно е да запомните, че в последния случай инициалите винаги се посочват преди фамилното име. Името на фирмата адресат винаги се посочва в именителен падеж. Според правилата не трябва да се адресира до повече от четирима получатели. Също така този атрибут може да включва пощенски адрес и първо се посочва името на организацията, а след това пощенският адрес. |
Текст на писмото |
Самият текст може да бъде форматиран като таблица, текст или комбинация от няколко структури. При проектирането на таблици е важно колоните и редовете да се наричат със съществителни имена в именителен падеж. Ако таблицата продължава на следващата страница, колоните и редовете също са номерирани в нея. Текстът трябва да се състои от две части: мотиви/цели/основания за написването на писмото и изводи/предложения/препоръки. Също така текстът може да съдържа само една крайна част - например молба без обяснение. Ако писмото се отнася до действия на други организации, посочете техните данни: име на документа, име на организация, дата, регистрационен номер и заглавие. |
Приложение |
Бизнес писмо с прикачен файл е форматирано, както следва: Приложение: за 2л. в 2 екземпляра. Ако приложението не е посочено в текста, тогава трябва да се посочи неговото наименование, брой листове и екземпляри. Например: Приложение: Договор за покупко-продажба на 3л. в 2 екземпляра. Ако е приложен документ с приложение, тогава маркировката се прави, както следва: Приложение: писмо на FSS от 12.10.2017 г. N 03-2/923 и приложението към него, общо 7 листа. |
Подпис |
Подписът предполага посочване на длъжността на служителя, подписал писмото, и преписа на този подпис. Ако се подписват няколко служители, тогава подписите се подреждат в последователност, съответстваща на заеманата длъжност. Ако постовете са равни, тогава подписите трябва да са на едно ниво. |
Тюлен |
Печатът удостоверява автентичността на подписите длъжностни лицана документи, свързани с финансови средства или на други документи, които изискват заверка на автентичен подпис. |
Изпълнител |
При необходимост посочете инициалите и фамилията на изпълнителя и телефонния му номер. Обикновено знакът се поставя отпред или отзад на последния лист в долния ляв ъгъл. |
Днес бизнес писма се съставят във всяка компания по напълно различни въпроси, свързани с дейността както на отделни лица, така и на цели отдели. Предметът на писмата може да бъде искане, уведомление, споразумение, иск, отмяна, промяна и др. В същото време правилата за добър тон предполагат, че всеки документ ще бъде съставен в съответствие с всички горепосочени изисквания. Благодарение на това писмото (под каквато и форма да е изпратено) ще се превърне в ефективен инструмент в работата на всеки служител и ръководството на компанията като цяло.
Проверете себе си 1. Какво е циркулярно писмо?- Писмо, изпратено от един адресат до няколко адресата
- Писмо, изпратено от един адресат до един адресат
- Писмо, което не беше изпратено по ред причини
- Приложение: за 2л. в 2 екземпляра.
- Приложение в 2 екземпляра на 2 листа
- Два листа за кандидатстване в два екземпляра
- Използване на термини, лексикални и графични съкращения
- Почти пълната липса на изразителни или емоционално оцветени думи в писмото
- Широко използване на шаблони
- Обръщение, уводна и основна част, заключение
- основна част, заключение
- Обжалване, заключение