Журнал за регистрация на пътни листове на моторни превозни средства на предприятието. Компоненти на списание
Бордови дневник пътни листове- стандартен унифициран формуляр № 8, използван от фирми, които разполагат с превозни средства (ТС) за наблюдение на работата на автопарка и разходите за гориво. Как се използва този регистрационен документ, дали стандартният формуляр е задължителен за използване и дали е възможна алтернатива, тази публикация ще разкаже.
Журнал за регистриране на движението на товарителници: какъв документ е това
Формуляр № 8 е одобрен от Държавния комитет по статистика през 1997 г. и до 2013 г. е задължителен за предприятия, които имат превозни средства в балансите си. От началото на 2013 г. той престана да бъде задължителен, но това изобщо не означава, че сега няма нужда да се води дневник. Просто законодателите позволиха на компаниите да разработят по-удобни форми на документа, като същевременно запазиха пълен набор от задължителни подробности. Имайте предвид, че повечето компании все още използват регистъра на товарителниците. , чрез добавяне на необходимите (важни за фирмата) колони.
Типична или модифицирана форма на дневника се въвежда в работния процес с маркировка в счетоводната политика или отделна заповед на ръководителя. Обикновено дневникът се актуализира ежегодно, но в големите автотранспортни предприятия често се задава месечен цикъл, който също се споменава в счетоводната политика на компанията. Като основен счетоводен документ, общо правилодневникът се съхранява в предприятието или архива най-малко пет години.
Дневник за движение на товарителницата: как се прилага
Законът задължава фирмите и предприемачите, които използват превозни средства от различни категории в дейността си, да издават на водачите пътни листове (PL) - документи, даващи право да ги управляват. Той записва информация за маршрута, баланса на горивото и движението, показанията на скоростомера, характеристиките на работния процес (например броя на товарните асансьори), времето за отиване на работа и пристигане в гаража. Големите и автотранспортни предприятия практикуват ежедневно издаване на пътни листове. Малките организации, чиято дейност не е свързана с автомобилния транспорт, могат да издават пътна бележка за шофьори до 1 месец. Но независимо от честотата на издаване на ваучери, те трябва да бъдат записани в регистъра на PL.
Изисквания за попълване на дневника
Формуляр номер 8 е списание, на заглавна страницакойто посочва името на фирмата, нейния статут и период на покритие. Самият дневник представлява таблица, в която се въвежда информация за всички пътни листове, издадени от фирмата. Дори някой от тях да е неправилно попълнен и развален, той се прикрепя към дневника с отметка „Унищожен“, като номерът му трябва да бъде вписан в общия хронологичен ред в дневника.
Подобно на много регистрационни книги, дневникът има непрекъснато номериране на листове, зашит е, заверен с подписа на ръководителя и печата на организацията (ако има такъв). Отговорността за попълването на документа и верността на информацията в него се носи от служителя, на когото е възложено да изпълнява тази работа със заповед на ръководството или в съответствие с служебни задължения. Регистърът на пътния лист, образец 8, можете да изтеглите по-долу. Изглежда така:
Всички колони на този формуляр са задължителни. Те отразяват в хронологичен ред информация за номера на подводницата, датата на издаване, трите имена на водача, на когото е издадена и неговия потвърждаващ подпис. При връщане на пътния лист се прави бележка за датата на връщането му и се потвърждава от подписа на експедитора, който приема листа и го предава на счетоводителя за обработка. Счетоводителят потвърждава и предаването на ваучерите на ръка в разписка.
Регистър на товарителницата: примерно попълване
Дата на издаване на п/л |
Шофьор |
Гараж номер ТЦ |
Забележка |
|||||
шофьор при получаване на п/л |
диспечер и датата на приемане на p / l и документи от водача |
счетоводител и датата на приемане на п/л |
||||||
Сергеев Антон Михайлович |
боядисване на драйвери |
подпис на диспечер |
13.01.2017 г. подпис на счетоводителя |
попълнени с особеностите на маршрута и др. |
||||
Першин Андрей Викторович |
боядисване на драйвери |
подпис на диспечер |
13.01.2017 г. подпис на счетоводителя |
Предприятията и бизнесмените имат право да допълват таблицата с колони с различна информациякоито смятат за необходими. Така че много компании въвеждат информация за маршрута на превозното средство, доставени стоки, пробег на превозното средство, разход на гориво и др.
Значението на този счетоводен документ се определя и от факта, че той е едно от потвържденията за експлоатацията на превозните средства на компанията и следователно разходите за гориво, което позволява намаляване на данъчната основа чрез намаляване на съответните плащания. В допълнение, дневникът, записващ излизанията на водачите на линията и информация за времето на работа, служи като основа за начисляване заплатифирмени шофьори.
Превозът на товари е цяла индустрия. Тя стана особено такава в модерен свят. Почти всяка организация притежава превозно средство.
Не става въпрос само за транспортни компании, чиято работа е да доставят стоки. Това са куриерски компании и компании, произвеждащи/продаващи храни, битова химияИ така нататък.
Освен това всяка организация разполага с поне един лек автомобил.
Отчитане и контрол на разхода на гориво и предназначението на автомобилите
За да се водят записи за разхода на гориво и да се фиксира пробегът (пробегът) на автомобила, в работния процес се въвежда пътна бележка. Той съдържа всички данни, необходими за този контрол. Формата му е одобрена.
Основните разлики във вида на ваучерите са за какъв вид транспорт се издава: товарен или пътнически. За пътнически автомобилтози документ има по-опростена форма. Това се дължи на факта, че превозът на стоки може да се извършва с камиони с ремаркета. Информация за ремаркета също е посочена в билета.
Освен това за тежкотоварните превозни средства крайната дестинация (мястото на разтоварване) винаги е известна. Побира се при напускане.
За разлика от тях леките автомобили често сменят и допълват маршрута своевременно (в периода на пътуване). Следователно данните за движение се въвеждат, докато се движите (всъщност). Това означава, че общият пробег не може да бъде определен предварително. Следователно е невъзможно да се предвиди какъв ще бъде разходът на гориво на ден.
Последното правило важи и за камионите. И въпреки че можете да изчислите пробега на картата (навигатор, GPS), но той може да бъде променен (увеличен). Това може да се дължи на непредвидени препятствия по пътя.
Такива препятствия могат да бъдат: ремонтни и строителни пътни работи, пътнотранспортни произшествия, блокиране на посоката от инспектори и др.
Това означава, че разходът на гориво също може да бъде по-висок от планирания.
Всички данни от пътните листове се изпращат за обработка в счетоводството. За да не се затрупва счетоводната работа с книжа, в деловодството се въвежда регистър на товарителницата. Тази книга е необходима и за регистриране на всички изходи (влизания) на автомобили от територията (на територията) на предприятието. Това ще избегне неоторизирано (неподходящо) използване на транспорт.
Данни от регистрационния файл
В тази книга са разрешени записи в свободна форма. Но въпреки това има необходими задължителни споменавания.
а именно:
- сериен регистрационен номер;
- Уникален номер на билета;
- Дата на издаване;
- Номер на държавна регистрация на автомобил;
- Регистрационен номер на ремаркето (ако има такъв);
- Час на напускане на предприятието;
- Час на връщане на територията на автобазата.
Освен това можете да въведете данните, които бяха споменати в началото. Това ще ви позволи да прехвърлите само списание на счетоводители, а не куп ваучери.
Ако има затруднения при създаването на необходимите колони в дневника, можете да се свържете с нашите специалисти или да използвате връзките към образци.
По-долу е даден стандартен формуляр и образец на дневника за регистрация на товарителницата, чиято версия може да бъде изтеглена безплатно.
Къде през 2017 г. мога да изтегля актуалния формуляр на дневника за регистриране на движението на товарителници във формуляр № 8? Променена ли е формата на този дневник. Ето актуалния формуляр за 2017 г. и образец за попълване на дневника.
Необходимо ли е да се води дневник?
Транспортни компании, както и други организации и индивидуални предприемачиработещи превозни средства, разходите, например за бензин, трябва да бъдат потвърдени с оправдателни документи. Основните първични счетоводни документи, които определят работата на превозните средства, са пътните листове. Също така пътните листи се използват за изплащане на заплати на шофьори и извършване на плащания за транспортиране на стоки. См. " ".
Обърнете внимание, че ако предоставяте услуги по отделни договори за превоз, тогава по искане на Министерството на транспорта трябва да водите регистър на пътните листове. Например, съгласно унифициран формуляр № 8. Това е предвидено в параграф 18<Обязательных реквизитов>, одобрен Заповед на Министерството на транспорта на Руската федерация от 18 септември 2008 г. N 152.
Ако не се занимавате с платен транспорт и например вземете стоките от продавача със собствен транспорт, тогава не е необходимо да водите дневник. Въпреки това си струва да се признае, че дневникът е удобен за вътрешен контрол върху движението на листовете. Винаги можете да определите на кого и коя пътна бележка е издадена, както и дали е предадена навреме в счетоводството. Това е важно за навременното изчисляване и отчитане на разходите за гориво, по-специално през 2017 г.
Журналът е предназначен за контрол на движението на товарителници. По него може да се проследи кой от шофьорите и кога е издал пътни листове, дали ги е предал навреме в счетоводството.
Форма на журнала: собствена или държавна
За да контролира движението на издадените товарителници, организацията може да води дневник за движението на пътни листове във формуляр 8, одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 28 ноември 1997 г. № счетоводство” от 06.12.2011 г. № , 402-FZ, унифицираната форма е престанала да бъде задължителна.
Организация или индивидуален предприемач има право да разработи своя собствена форма на дневника или да допълни унифицираната форма с необходимата информация, при условие че всички позиции на унифицираната форма в без провалще бъдат запазени.
По правило дневникът се издава за период не повече от 1 година, но ако е необходимо, този период може да бъде намален до 1 месец. Дневникът на пътния лист е първичен документи срокът му на годност е минимум 5 години.
Пример за дневник
Да преминем към документи и примери. Като за начало можете да трафикирате товарителници номер 8.
Алгоритъмът за попълване на дневника е прост и се свежда до следното: информацията за всички пътни листове, издадени от организацията, се въвежда в дневника за издаване на товарителници. Без изключения от този случайне е предоставено. Дневникът е последователно номериран и се води в хронологичен ред. След като списанието е напълно попълнено, то се зашива, запечатва и подписва от ръководителя.
Поддържане в в електронен формат
В законодателството няма забрани за водене на дневник за движението на пътни листи в електронен вид. Можете да водите дневник по електронен път във всеки удобен начин: в Excel, 1C, облачна програма и др. В същото време е желателно това списание, ако е необходимо, да може да бъде отпечатано.
- на датата на издаване на пътния лист на водача;
- на датата на приемане на пътния лист от водача;
- на датата на предаване на пътния лист в счетоводството.
Регистър на пътните листове трябва да се води от всички организации, които използват превозни средства в своята работа. Задължителна ли е унифицираната форма на пътния лист? Какъв е срокът за съхранение и как се попълва? Ще намерите отговори на горните въпроси, както и примерен дневник за пътуване, в нашата статия.
Общо понятие за пътен лист
Организациите и индивидуалните предприемачи, които използват в работата си превозни средства от различни категории, са длъжни да издават пътни листове на водачите. Пътният лист е документ, който дава право на водача да използва превозно средство. Отразява информация за маршрута, разхода на гориво и работата на водача.
ЗАБЕЛЕЖКА! От 01.03.2019 г. пътният лист се издава само за смяна или за полет, в зависимост от това кой е по-дълъг. Невъзможно е да се състави пътен лист за един месец.
За това дали има характеристики на пътния лист, издаден от IP, прочетете статията „Какви са характеристиките на пътния лист за индивидуалните предприемачи (формуляр)?“ .
Обща информация за регистъра за движение на пътни листи
За да се контролира движението на издадените пътни листове, трябва да се води регистър на движението на пътни листове в съответствие с формуляр 8, одобрен с Постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 28 ноември 1997 г. № 78. Въпреки това, от 01.01. 402-FZ унифицирани формивече не са необходими.
Следователно организация или индивидуален предприемач може да разработи своя собствена форма на товарителница или да допълни унифицираната с необходимата информация. Решението за приетата форма на регистъра на товарителниците се определя със заповед. Прилагането му може да бъде предписано и в счетоводната политика.
Прочетете как се издава такава заповед.
По правило дневникът се издава за период не повече от 1 година, но ако е необходимо, този период може да бъде намален до 1 месец. Дневникът на пътния лист трябва да се съхранява най-малко 5 години.
Процедурата за попълване на дневника за движение, регистрация и издаване на пътни листове
Регистърът на трафика, регистрацията и издаването на пътни листове се състои от две части:
- Заглавната страница, на която е написано името на организацията или индивидуалния предприемач, кодът OKPO, както и периодът, за който се попълва дневникът.
- Табличната част, която посочва:
- номера на пътния лист и датата на издаването му;
- данни за водача и личен номер;
- гаражен номер на автомобила;
- Подписи на лицата, отговорни за воденето на дневника:
- водач - при получаване на пътен лист;
- диспечер (служител, изпълняващ неговите функции) - при получаване на документи от водача;
- счетоводител - по проверка и приемане на пътния лист за осчетоводяване.
Също така при необходимост се прави бележка.
Информацията за всички издадени пътни листове се вписва в регистъра за издаване на пътни листове. В този случай няма изключения. Дневникът е последователно номериран и се води в хронологичен ред. След като дневникът е напълно попълнен, той се зашива, запечатва и подписва от ръководителя.
Воденето на дневник се възлага на служител, назначен със заповед на ръководителя, или на служител в трудов договорв който са разписани отговорностите за поддържане на регистър на пътните листове.
Отговорностите за попълване на пътни листове и техния дневник могат да бъдат прехвърлени на друго юридическо лице или индивидуален предприемач въз основа на договор за услуга. В този случай отговорността за попълване на товарителници и техния дневник се възлага на служителите на съответния контрагент.
Изтеглете примерен дневник за движението на товарителници (формуляр 8)
Много организации срещат определени трудности при попълването на дневника на товарителницата. За удобство на читателите сме подготвили образец за попълване на дневник за списък с пътувания, който можете да изтеглите, като кликнете върху връзката.
Резултати
Регистърът на пътните листове е задължителен за организации и индивидуални предприемачи, които използват превозни средства в работата си. Това е един от документите, които удостоверяват разходите за гориво, които се вземат предвид при определяне на данъчната основа за внесен данък върху доходите. В допълнение, дневникът служи като източник на информация за заплатите на водачите на организацията, тъй като отразява подробно информацията за тяхната работа.
Дневникът на товарителницата е първичен документ и срокът на съхранение е най-малко 5 години. Пример за регистрационен файл Нека преминем към документи и примери. За да започнете, можете да изтеглите формата на дневника за движение на товарителници № 8. Алгоритъмът за попълване на дневника е прост и се свежда до следното: информацията за всички пътни листове, издадени от организацията, се въвежда в регистъра за издаване на пътни листове. В този случай няма изключения. Дневникът е последователно номериран и се води в хронологичен ред. След като списанието е напълно попълнено, то се зашива, запечатва и подписва от ръководителя. Поддържане в електронен вид В законодателството няма забрани за водене на дневник за движението на пътни листи в електронен вид. Можете да водите дневник по електронен път във всяка удобна форма: в Excel, 1C, облачна програма и др.
Онлайн дневник за счетоводител
Закон от 06.12.2011 г. № 402-FZ в чл. 9. Алгоритъм на действията:
- зачертайте невярна информация с един ред;
- до корекцията се прави запис „Коригирано“;
- посочен е надпис с верните данни;
- датата на коригиращите действия трябва да бъде отбелязана;
- всеки случай на корекция трябва да бъде потвърден със собственоръчен подпис на отговорното длъжностно лице.
Саморазработена форма Ако предприятието използва самостоятелно разработени образци на документи за отчитане на гориво и смазочни материали, тези формуляри трябва да бъдат отразени в два местни акта на организацията:
- счетоводна политика;
- заповед за утвърждаване на първична форма.
Информацията за организацията, номерът на документа и датата на неговото съставяне трябва да бъдат въведени в заповедта за одобряване на образеца на пътния лист или регистъра на ваучерите.
Как се регистрира пътния лист?
Дневник за пътуване, пример за попълване Формата на дневника е одобрена с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 28 ноември 1997 г. № 78, но все още е валидна и съдържа задължителните данни, необходими за счетоводен и данъчен контрол, както и за по-нататъшно изчисляване на заплатите на шофьорите. Задължителната информация включва:
- информация за номера и датата на издаване на пътния лист;
- данни за водача, неговия личен номер;
- гаражен номер на превозното средство (обикновено се присвоява в публични институции, а частните компании не го правят, така че е приемливо да оставите съответната колона празна).
Записите във формуляра се потвърждават от трима служители наведнъж:
- самият шофьор;
- този, който е въвел информацията (например диспечерът);
- както и счетоводителя, получил документа.
Записване и попълване на пътния лист форма 8
внимание
За да направите това, в пътния лист се прави бележка за принадлежността на определен автомобил към служител. Формата на дневник № 8 е унифицирана, от нея не могат да се изтриват редове или блокове. Предприятията имат право да разширяват списъка с показатели, посочени в документа.
важно
Възможно е да се оптимизира системата за контрол на движението на пътните листове чрез въвеждане на електронна регистрация на формулярите. Автоматизирането на процедурата намалява времето, прекарано от служителите в работа с документи и минимизира риска от изтичане на информация. Възможно е да се осигури оперативност на електронното управление на документи в сегмента на транспортното счетоводство с помощта на специализирани програми или аутсорсинг услуги.
Между другото, данъчните власти, представители на инспекция по трудаи служители на КАТ.
Попълване на пътния дневник
- регистрационни табели на превозни средства;
- подпис на водача, получил попълнения формуляр на пътния лист.
- водач, който потвърждава получаването на пътен лист;
- диспечер или друг упълномощен служител, който получава разрешителни от шофьорите в края на смяната;
- счетоводител, който с подписа си трябва да удостовери правилността на попълването на документа и факта на приемането му за счетоводство.
- попълнете хартиената версия на списанието;
- поддържа таблици в Excel;
- ограничено до попълване на формуляра в програмата 1C.
Информация
Трите имена на водача, на чието име е издаден ваучерът;
Ако е имало връщане на ваучера, тогава се прави съответен запис в дневника. Трябва да се посочи датата на връщане, потвърдена с подписа на отговорния диспечер. Формуляр 8 трябва да съдържа подписите на следните длъжностни лица:
Формуляр 8 или ваш собствен шаблон на списание може да бъде отпечатан и зашит от служители на предприятието или поръчан от печатница.
Регистър на товарителницата: форма 8
За ситуации с пътуващи по работа основното изискване на регулаторните органи за издаване на пътна бележка е способността да се вземат предвид работно времеи отразява обективно разходите за гориво. ПОМНЯ! Показанията на скоростомера трябва да бъдат въведени в пътните листове преди напускане в началото на смяната и след края на работата. Стойностите за края на деня и за сутринта на следващия ден трябва да съвпадат.
В зависимост от формата на документа, счетоводителят може да отпише гориво и смазочни материали според действителния разход на гориво или според установените стандарти. Пътните листове дават право на водачите да управляват конкретно превозно средство в работно време. Във формуляра се посочва планираният маршрут на движение, оставащото гориво и данните от скоростомера.
Допълнително въвеждат информация за спецификата на трудовата дейност и часа на началото и края на работния ден. ЗАБЕЛЕЖКА! Пътни листи не се попълват при използване на ГСМ в уредите.
Правила за попълване на пътния лист
Информацията се въвежда със запазване на хронологията на документите. Дневникът се характеризира с непрекъсната номерация. Книгата трябва да бъде подшита и заверена с подписа на директора на предприятието. Подписът се подкрепя от печата на организацията. Това е необходимо, за да се гарантира безопасността на документа и да се предотвратят опити за унищожаване на отделни листове от книгата.
Ръководителят на институцията със заповед назначава лице, което ще отговаря за воденето на дневника.
Какъв е редът за попълване на пътния лист?
Забраната за водене на дневници на ваучери в електронен формат в законодателна рамкане е предоставено. Предприятията имат право самостоятелно да решават как да организират счетоводството:
Основното изискване е спазването на формата на документа, наличието на задължителни реквизити и възможността за бързо отпечатване на попълнените страници на формуляра. Основна документация Мерките за наблюдение на разхода на гориво и валидността на отписването на гориво се изпълняват със задължителното съставяне на пътни листове и техния регистрационен дневник, форма № 8.
Формулярите са одобрени от Държавния статистически комитет с постановление № 78 от 28 ноември 1997 г. Правилата за попълване на документи са дадени в Заповед на Министерството на транспорта от 18 септември 2008 г. № 152.
Дневник на пътни листи в електронен вид
Редът за попълване на регистъра на движението, регистрация и издаване на пътни листове Регистърът на движение, регистрация и издаване на пътни листове се състои от 2 части:
- Заглавната страница, на която е написано името на организацията или индивидуалния предприемач, кодът OKPO, както и периодът, за който се попълва дневникът.
- Табличната част, която посочва:
- номера на пътния лист и датата на издаването му;
- данни за водача и личен номер;
- гаражен номер на автомобила;
- Подписи на лицата, отговорни за воденето на дневника:
- водач - при получаване на пътен лист;
- диспечер (служител, изпълняващ неговите функции) - при получаване на документи от водача;
- счетоводител - по проверка и приемане на пътния лист за осчетоводяване.
Също така при необходимост се прави бележка.
Изтеглете регистъра на пътните листове в електронен вид
Въпреки стандартната форма на дневника, законодателството позволява разработването и поддържането на собствен дневник и добавянето на нови елементи към него, които организацията счита за необходими, но при условие, че елементите, посочени в одобрения формуляр, трябва да бъдат дадени безпроблемно . Това трябва да се вземе предвид, за да се спазват правилата за извършване на сетълменти между компанията и клиента, както и да се контролира работата, извършена от водача и заплатите. Воденето на дневник е много полезно големи предприятия, тъй като след подаване на доклада на данъчни власти тази информацияви позволява значително да намалите данъчните плащания на организацията.
Ако дневникът е попълнен неправилно с редица идентифицирани грешки, тогава всички разходи за горива и смазочни материали по време на проверка от данъчната служба ще бъдат анулирани.
Възможно ли е да се води регистър на пътните листове в електронен вид?
На обратната страна трябва да бъде подпечатан и подписан от ръководителя и главния счетоводител. В съответните колони се посочват имената и длъжностите на лицата, отговорни за поддържането и оформянето на дневника, както и техните подписи. Табличната част се състои от 9 колони:
- Пореден номер на пътния лист.
- Дата на издаване.
- Лична информация на водача.
- Личен номер.
- Шофьорски гаражен номер и марка на автомобила.
- Подпис за получаване на листа от водача.
- Подпис на диспечер и дата на получаване на пътния лист и други документи на водача.
- Подпис на счетоводителя и дата на получаване на ведомостта.
- Забележка.
Дневникът трябва да съдържа информация за всички издадени товарителници, независимо от формата им.
Поредните номера на формулярите трябва да са непрекъснати.