Унифициран формуляр t 13 excel. Попълване на графика за работно време: важен документ за заплати
Задължително за използване. На 1 януари 2013 г. обаче влезе в сила поправка, която отменя необходимо условиеотносно използването на унифицирани формуляри. Сега всяка организация може самостоятелно да разработва формуляри и формуляри, включително всички подробности, изисквани от закона.
Много предприятия продължават да използват унифицираните формуляри T-12 и T-13, тъй като независимото разработване на формуляри е скъп бизнес и отказът да ги поддържате може да доведе до някои нежелани последствияот данъчната служба и FSS.
Попълването на графиките изисква от изпълнителя, който при отсъствието на служител по персонала е счетоводител, внимание, познаване на символите и основните правила за въвеждане на данни в документ. В противен случай са неизбежни грешки, които ще доведат до несправедливо разпределение на фонд работна заплата.
За какво е отчетната карта, разликата между формулярите T-13 и T-12
В документа се отразява цялата текуща информация за отработените човекочасове, отсъствията по уважителни или лоши причини на всеки служител на предприятието. В края на всеки месец ведомостта се приключва и въз основа на данните, съдържащи се в нея, счетоводният отдел изчислява приходите.
Използването на графики е удобно и визуално, така че поддържането им е оправдано. Те ви позволяват да наблюдавате трудовата дисциплина, въз основа на анализа на която ръководителят решава дали да насърчи служителя с бонус или да накаже с лишаване от бонуси.
Всяка организация определя списъка на формулярите, използвани в счетоводната политика на предприятието. Използването на една или друга форма се определя от методите на счетоводство. Ако се извършва на ръка, T-12 се прилага, ако се използва софтуер- Т-13.
Формулярът на графика T-12 се намира на 2 хартиени листа, всеки 2/3 от формат А 3. Попълва се в един екземпляр и в края на месеца, след одобрение от ръководителя, се изпраща на счетоводството за плащане.
График T-13 за целия месец съществува в електронен вид.Всеки ден в него се въвежда необходимата информация, данните за предприятието и данни за служителите се въвеждат автоматично. В края на отчетния период попълненият формуляр се отпечатва на лист А3 и се изпраща за подпис до ръководителя, а от него до счетоводния отдел.
За информация как да създадете график в специална програма, вижте видеоклипа.
Как да попълня?
Графикът се попълва ежедневно през календарния месец. В края на този период се изчислява броят на отработените часове от всеки служител. При натрупване заплатиотсъствието на служителя, което също се вписва във формуляра, се взема предвид.
И двата стандартни формуляра съдържат един и същ набор от подробности и символи, така че принципите за попълването им са еднакви. Формулярите са разположени от двете страни на листа в книжна подредба.
1 раздел: отчитане на работното време.
Заглавието на документа трябва да посочва:
- името на компанията заедно с правна форма(IP, LLC, JSC и т.н.);
- OKPO код;
- отчетен период (от първо до последно число на месеца);
- Номер на документ.
Клетка за дата на документа завършен в последния ден преди изпращанеза одобрение от управителя.
Първата колона на счетоводната таблица съдържа поредния номер на служителя, като се започне от едно.
2-ра колона - фамилия и инициали на всеки служител заедно с длъжността му. Тези данни на работниците във формуляра T-2. Редът на вписване не е строго определен, но най-често имената се въвеждат по азбучен ред или по личен номер, който се вписва в съседната 3-та колона.
4-та и 6-та колона са основната част на документа, в която се въвеждат цифровите или буквените означения на отработените часове за всеки ден. Горният ред се използва за въвеждане на кодове, долният ред се използва за часове. Формуляр Т-13 двете половини на месеца се отбелязват в колона 4, след което броят на редовете за всеки служител се удвоява.
5 и 7 - междинни резултати съответно за първата и втората половина на месеца.
Останалите колони на таблицата от 8-ми до 17-ти се попълват в края на периода въз основа на оправдателни документи (отпуск по болест, обяснителен):
- 8-13 - броят на дните (горен ред) и часовете (долния ред) с отделно изчисляване на часовете извънреден труд и времето, отработено през празниците и през нощта;
- 14-16 - броят на неявяванията с посочване на кода на причината;
- 17 - сумата от почивните дни на месец.
2 раздел: счетоводство с персонала.
Тази част от таблицата се намира на стр. 3 и съдържа вида на плащането и кореспондентската сметка, попълва се от счетоводния отдел на базата на сметкоплана. В графика за време T-12, ако тези параметри са еднакви за всички служители, служителят на отдела за сетълмент попълва колони 18-22 и ако всеки служител преминава през различни видовеплащане, необходимите кодове и номера се въвеждат в колони 18-34.
Колони 35-55 съдържат статистическа информация за всеки служител и крайните показатели за работата на единицата за месеца: брой човекодни и човекочасове, численост на служителите и т.н.
В лист Т-13, който се попълва автоматично въз основа на информация от счетоводната програма, се попълват колони 7-9 в първия случай и колона 9 в случай на прилагане на няколко тарифни ставки.
Обяснение на символите
Всеки вид работа или отсъствие работно мястоима цифрови и буквен код. Установени са 36 фактора, влияещи върху изчисляването на заплатите.
Първа група кодове се отнася до определянето на човекочасове при различни режимиработа. Най-често използваният код е:
- Аз (01) - през деня.
- H (02) - нощ.
- РВ (03) - официални празници и почивни дни.
- C (04) - продължения.
- ВМ (05) - на ротационен принцип.
Ако служителят отиде в командировка, се задават следните кодове за обозначение:
- K (06) - командировка.
- PC (07) - изпращане на служител извън производството за повишаване на квалификацията.
- PM (08) - повишаване на квалификацията в друга област.
Трета група кодове използва се, когато служителите излизат в учене, годишен отпуск или отпуск по майчинство:
- ОТ (09) - годишен отпуск.
- ОД (10) - платен допълнителен отпуск.
- U (11) - учебен отпуск, платен въз основа на удостоверение за повикване.
- HC (12) - частично спестена заплата за стажанти на работа.
- UD (13) - учебен отпуск без заплащане при липса на удостоверение за повикване.
- R (14) - отпуск, който се изплаща от предприятието, когато служителят излезе в отпуск по майчинство по-късни датибременност.
- ОВ (15) - отпуск за отглеждане на дете до три години.
- TO (16) - неплатен отпуск с разрешение на работодателя (отпуск).
- ОЗ (17) - неплатен отпуск по причините, посочени в Кодекса на труда.
- DB (18) - допълнителен неплатен отпуск.
- B (19) - отпуск за временна нетрудоспособност с назначаване на обезщетения (отпуск по болест).
- T (20) - отпуск по болест без обезщетения.
Ако служител не е ходил на работа или е работил на непълно работно време,плащането се изчислява в съответствие с кодовете:
- LCh (21) - съкратен работен ден по причините, посочени в Кодекса на труда.
- PV (22) - принудителен отпуск в случай на незаконно отстраняване или уволнение.
- G (23) - неявяване в резултат на изпълнение на обществени или държавни задължения.
- PR (24) - отсъствие без основателна причина, ако служителят не е предупредил предварително, за което пише до отдела за персонал.
- НС (25) - съкратен работен ден по инициатива на работодателя.
- В (26) - почивни дни и празници.
- OB (27) - допълнителни платени почивни дни.
- HB (28) - неплатени почивни дни.
- ZB (29) - официално обявена от синдиката стачка.
- HH (30) - отсъствие по необясними причини, поставени преди да бъдат изяснени.
- RP (31) - престой по вина на работодателя.
- NP (32) - престой поради външни причини.
- VP (33) - престой поради служител, обикновено придружен от глоби.
- НО (34) - отстраняване от работа със заплащане.
- NB (35) - отстраняване без заплащане.
- NZ (36) - спиране на работа поради забавяне на заплатите.
Как да направите промени?
Ако се установи грешка при попълване на графики, се правят корекции въз основа на документи, които могат да потвърдят новите данни. Най-трудната задача е попълването на формуляр T-12 на ръка, както се изисква пълно отсъствиепетна и изтривания. В случай на грешка, такава формата се попълва отново.
Ако трябва да влезете структурни промени във формата на самия график, ръководителят на предприятието издава заповед,което оправдава промяната. Например, това е необходимо, ако една организация иска да използва допълнителни символи за работа, които не са предвидени в стандартния формуляр.
Така че поддържането и попълването на график от предприятие е задължително за всяко физическо лице или юридическо лице, но законът предоставя известна свобода при избора на формата на разписанията, като им позволява да правят промени, които са признати от компанията за подходящи. Те трябва да съдържат задължителен набор от подробности, които могат да бъдат допълвани по искане на работодателя.
най-подходящ в този случайИзглежда използването на унифицирани формуляри Т-12 и Т-13, които се различават по начина на попълване, но в същото време съдържат един и същ набор от данни и се попълват по същия начин.
За дизайна и съхранението на графика е описано в кратко видео.
Формулярът за график на работното време T-13 се използва за записване на действително обработеното или неотработеното време от служителя. Тази форма ви позволява да контролирате спазването на работното време от служителите, установено в предприятието. Единният формуляр T-13 е одобрен с постановление на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 01.05.2004 г. № 1. Можете да изтеглите формуляр T-13 във формат excel по-долу.
Ако имате въпроси при попълване на формуляр T-13, предлагаме да се запознаете с инструкциите за попълване по-долу. В края на статията можете да изтеглите образец за попълване на графика за време T-13. Тази пробаще бъде ясен пример за дизайна на документа.
Формуляр T-13 отразява само данни за отчитане на отработените часове. Има друга форма на графика за време T-12, който съдържа два раздела: първият съдържа отчитане на работното време, вторият изчислява ведомостта. Едно предприятие може да използва всяка от тези форми.
Формата на графика се попълва за всеки месец, обикновено това се прави от шефа структурна единицаили служител по човешки ресурси. Попълненият формуляр Т-13 с подписите на отговорните лица се предава в счетоводния отдел.
Информацията за всички отклонения от нормалния режим на работа се записва във формуляр Т-13 въз основа на оправдателни документи.
Можете да попълните формата по два начина:
- Метод на непрекъснато регистриране на явявания и отсъствия - при този метод се въвежда съответната стойност за всеки ден от месеца.
- Начин на регистриране на отклонения - в този случай се отбелязва всичко, с изключение на присъствията.
За бележка!Също така предлагаме да изтеглите образци на такива важни документи за персонала като графика за ваканция T-7 -, персонал T-3 -, поръчка за бонуси T-11 -.
Пример за регистрация на графика за работно време T-13
Във формуляра като отчетен период е посочен календарен месец.
Формата на графика съдържа таблица с 13 колони. За всеки служител от отдела се попълва отделен ред.
Попълване на формуляра по колони:
1 – пореден номер на записа.
2 - пълно име, длъжност на служителя.
3 - неговият персонален номер.
4 - колоната е предназначена да отразява разходите за работно време по дни. Редът се състои от два реда, всеки ред има 16 клетки, всеки ден има своя собствена клетка (горният ред - клетки за първата половина на месеца (1-15), долният ред - за втората половина (16-31 Клетките показват дали служител е на работното място, отсъствал е, бил е болен, бил е на почивка, в командировка, отсъствал е без причина и т.н.. Всяка клетка се състои от две части: в горната част на всяка клетка код посочва се обозначение (буквен код на отработеното работно време за всеки ден от месеца), в долната част - отработени или неотработени часове, минути за всеки буквен код.
Най-често срещаните кодове за попълване на графика на T-13:
- I - денят е отработен от служителя напълно;
- В събота и неделя;
- ОТ - в платен отпуск;
- К - в командировка;
- Б - в отпуск по болест.
5 - действително отработени дни, часове за първата половина на месеца, дните са посочени в горната част на клетката, часовете са посочени в долната част.
6 - действително отработени дни, часове за целия месец.
7-9 - информация за заплати. При единна системазаплати за целия персонал се попълват полетата „код на вида заплати“ и „съответстваща сметка“, докато колони 7 и 8 не се попълват, а колона 9 посочва отработените дни, часове. Ако има няколко такива системи, тогава колони 7, 8 и 9 се попълват за всяка.
Някои кодове за видове заплати:
- 2000 г. - код на заплатите, командировъчните;
- 2012 г. - код на плащане за платен годишен отпуск.
- 2300 - код за плащане на отпуск по болест.
10-13 - причини за неявяване, като се посочва буквеното обозначение и броя на дните (часовете).
Кодовите символи, използвани за попълване на графика за часове T-13, могат да бъдат намерени на заглавна страницаФормуляр T-12, тези кодове се прилагат и за двата формуляра.
Трудовото законодателство задължава работодателите да водят отчет за отработените часове от служителите. Организациите трябва да записват отработените часове, независимо от легален статутИ индивидуални предприемачи. Специално за това Държавният комитет по статистика разработи и одобри формулярите на графика N T-12 и N T-13.
Ето инструкции за попълване, което ще помогне за правилното отразяване на данните и рационалното използване на графика.
Защо ви е необходим лист за време
Графикът на работното време, одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика от 05.01.2004 г. № 1, помага на персонала и счетоводния отдел на предприятието:
- вземете предвид отработеното или неотработеното време от служител;
- следи за спазването на графика на работното време (присъствие, неявяване, закъснение);
- разполагат с официална информация за отработеното време от всеки служител за изчисляване на заплатите или съставяне на статистически отчети.
Той ще помогне на счетоводителя да потвърди законността на начисляването или неначисляването на заплати и компенсации на всеки служител. Служител по персонала - да проследи активността и при необходимост да обоснове наложеното наказание на служителя.
Графикът се отнася до формулярите на документи, които се издават на служителя при уволнение заедно с трудовата книжка по негово искане (член 84.1 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
Трябва да се отбележи, че унифицираните форми на графики N T-12 и N T-13 от 1 януари 2013 г. не са задължителни за използване. Работодателите обаче са длъжни да водят записи (част 4 от член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация). Организациите и индивидуалните предприемачи могат да използват други начини за контрол на времето, прекарано от служителите на работното място. Но всъщност форматът на формуляра, разработен от Държавния статистически комитет, е доста удобен и продължава да се използва навсякъде.
Кой води графика на работното време в организацията
Съгласно Указанията за прилагане и попълване на формуляри на първични счетоводни документи:
- ведомостта за работното време за 2019 г. се съставя и поддържа от упълномощено лице;
- документът се подписва от ръководителя на отдела и служителя на службата за персонал;
- след което се предава в счетоводството.
Както виждаме, правилата не установяват длъжността на служителя, който поддържа графика. Ръководството има право да назначи всеки да изпълнява тази задача. За целта се издава заповед, в която се посочва длъжността и името на отговорното лице. Ако заповедта за назначаване на такъв служител не е издадена, тогава задължението за водене на записи трябва да бъде посочено в трудов договор. В противен случай е незаконно да се изисква от служител да води записи. В големите организации всеки отдел има определен служител. Той попълва формуляра в рамките на един месец, дава го на началника на отдела за подпис, който от своя страна, след проверка на данните, предава формуляра на служителя по персонала. Служител на отдела по персонала проверява информацията, попълва необходимите за работата му документи въз основа на нея, подписва графика и го предава на счетоводителя.
В малките фирми не се наблюдава такава дълга верига - графикът се съхранява от служител по персонала и след това незабавно се прехвърля в счетоводния отдел.
Каква е разликата между формуляри N T-12 и N T-13 на дневника
Двата одобрени формуляра се различават по теми, като единият от тях (T-13) се използва в институции и фирми, където е инсталиран специален турникет - автоматична система, която контролира присъствието на служителите. А формулярът T-12 се счита за универсален и съдържа освен това допълнителен раздел 2. Той може да отразява разплащанията със служителите за заплати. Но ако фирмата води сметки с персонала като отделен изгледсчетоводство, раздел 2 просто остава празен.
Попълване на графика за време
Има два начина за попълване на електронната таблица:
- непрекъснато попълване - всеки ден се отбелязват всички явявания и отсъствия;
- попълване по отклонения - отбелязват се само закъснения, отсъствия.
Например, ние даваме инструкции за попълване на формуляр T-13 чрез метода на непрекъснато попълване.
Стъпка 1 - името на организацията и структурната единица
Най-отгоре въведете името на фирмата (пълно име на IP) и името структурна единица. Това може да бъде отдел продажби, маркетинг отдел, производствен отдел и т.н.
Стъпка 2 - OKPO код
OKPO - общоруски класификаторпредприятия и организации. Съдържа се в базите данни на Росстат и се състои от:
- 8 цифри за юридически лица;
- 10 цифри за IP.
Стъпка 3 - номер на документа и дата на съставяне
- Номерът на документа се определя по ред.
- Датата на съставяне обикновено е последният ден на отчетния месец.
Стъпка 4 - отчетен период
Графикът се предава за месеца - периода от първи до последно числоавгуст в нашия случай.
Стъпка 5 – Информация за служителите
За всеки служител от отдела се попълва отделен ред.
- Пореден номер в таблицата.
- Фамилия и длъжност на служителя.
- На всеки служител се определя персонален номер, който се използва във всички вътрешни счетоводни документи. Той се запазва от служителя за цялото време на работа в организацията и не се прехвърля на друго лице още няколко години след уволнението.
Стъпка 6 – Подробности за присъствието и часовете
За попълване на информация за явявания и отсъствия на служители се използват съкратени символи. Списък с тях ще намерите в края на статията в отделен параграф. В нашия пример за работника Петров А.А. Използвани са 4 съкращения:
- I - избирателна активност (при избирателна активност броят на отработените часове се записва в долната клетка);
- През уикенда;
- К - командировка;
- OT - ваканция.
Стъпка 7 - общия брой дни и часове за месеца
- В 5-та колона посочете броя на отработените дни и часове за всеки половин месец.
- В 6-та колона - общият брой дни и часове за месеца.
Стъпка 8 - Информация за заплатите
Кодът на вида на заплатата определя специфичен изглед плащане в брой, криптирани с числа. Пълен списъкВижте кодовете в края на статията. Примерът използва:
- 2000 - заплата (заплати);
- 2012 - ваканция.
- Кореспондираща сметка - сметка, от която се отписват разходите за посочения вид възнаграждение. В нашия случай сметката за отписване на заплати, командировъчни и ваканционни плащания е една и съща.
- В колона 9 се посочва броят на отработените дни или часове за всеки вид работна заплата. В нашия случай в горната клетка се въвеждат присъствените и командировъчните дни, а в долната - дните на почивка.
Ако един вид възнаграждение (заплата) е приложимо за всички служители през месеца, тогава отгоре се записват кодът на вида плащане и номерът на сметката, колони 7 и 8 се оставят празни, като в колона 9 се посочват само отработените дни или отработените часове. . Като този:
Стъпка 9 - подробности за причините и времето на неявяване
Колони 10-12 съдържат кода за причината за отсъствието и броя часове отсъствие. В нашия пример служителят е отсъствал 13 дни:
- 3 дни - във връзка с командировка;
- Бях на почивка 10 дни.
Стъпка 10 - подписи на отговорни лица
Графикът се подписва в края на месеца:
- служителят, отговорен за поддръжката;
- началник отдел;
- работник по персонала.
Как да отбележите ваканция в графика
Преди да маркирате ваканция в графика, е важно да знаете следните точки:
- какъв тип ваканция да оставите;
- период на ваканция - от коя дата до коя дата служителят почива;
- по какъв начин се попълва ведомостта - плътно или се записват само отклонения.
Различните видове отпуск са посочени в отчета със следните съкращения:
още един платен отпуск |
|
допълнително платени |
|
административен (без запазване на заплата) |
|
обучение със спестяване на заплата |
|
обучение на работното място (съкратен работен ден) |
|
обучение без спестяване на заплата |
|
за бременност и раждане |
|
гледане на дете до 3г |
|
без запазване на RFP в предвидените от закона случаи |
|
допълнителни без записване на RFP |
Когато използвате и двата метода за попълване на графика за време символваканция се нанася за всеки ден, в който служителят отсъства. Просто при използване на непрекъснатия метод останалите дни се запълват с явка (условен код „I“), а при използване на метода за отчитане на отклонения остават празни.
Други обозначения и кодове в таблицата
Ние даваме буквените обозначения, използвани в графика, под формата на таблици.
Присъствие на работното място:
Отсъствие от работа:
временна неработоспособност (отпуск по болест) с изплащане на обезщетения |
|
временна неработоспособност без изплащане на обезщетения |
|
намалено работно време в предвидените от закона случаи |
|
принудително отсъствие по време на незаконно отстраняване (уволнение) |
|
неявяване във връзка с изпълнение на държавни (обществени) задължения |
|
бягство от училище без основателна причина |
|
почасова работа |
|
почивни дни и официални празници |
|
допълнителен платен отпуск |
|
допълнителен неплатен отпуск |
|
стачка |
|
необяснима причина за отсъствие |
|
престой по вина на работодателя |
|
престой по независещи от никого причини |
|
престой поради служител |
|
отстраняване от работа (платено) |
|
отстраняване без заплащане |
|
спиране на работа със закъснение на RFP |
Даваме само основни цифрови кодове на видовете възнаграждения (Пълен списък- в Заповед на Федералната данъчна служба на Русия от 13 октомври 2006 г. N SAE-3-04 /):
Попълнен шаблон за график
Всяка фирма и предприемач, действащ като работодател, когато използва труда на служителите, трябва да вземе предвид техния работно време. Законодателството предвижда за тези цели използването на специален формуляр, който се нарича график за време. Задължението за изпълнението му е на отговорните длъжностни лица.
Кодексът на труда на Руската федерация установява, че всеки работодател, независимо от формата на собственост, е длъжен да води записи за отработените часове от своите служители. За липсата на разписания се предвижда административно наказание както за самата организация, така и за нейните отговорни служители.
Графикът на работното време е формуляр, който съдържа информация за работните дни за всеки служител, както и за неходенето на работа по уважителни или уважителни причини. Може да се направи по два начина:
- Ежедневно се поддържат всички данни за присъствие или отсъствие на служители.
- Данните се въвеждат в ведомостта при отклонение, т.е. при липса, отсъствие, закъснение и др.
Въз основа на информацията в този документ се изчислява заплатите на целия персонал на компанията. Позволява ви да контролирате съответствието трудова дисциплина, както и нормата на продължителността на работната седмица, продължителността, изпълнението на задълженията през почивните дни.
Законодателството установява 40-часова работна седмица за петдневна работа и 36-часова работна седмица за шест дни.При обобщено счетоводство нормата може да бъде нарушена, основното изискване е тя да съответства на определена сума за отчетния период, например тримесечие.
Когато предприятието дойде да провери с инспекция по труда, основният документ, който изискват, е листът за работно време. Тя е и основен източник за формиране на статистическа отчетност за труда и персонала.
Процедурата за използване на графика
Разписанието се възлага на конкретен служител, който се контролира от ръководителя на неговото структурно звено. Записите в графика се правят всеки ден.
Съгласно нормите на закона икономическият субект има право да използва формуляр във формуляр Т-12 или формуляр Т-13, одобрен от Росстат. Първият вариант се използва както за отчитане на периода на работа, така и за изчисляване на заплатите. Вторият документ може да се използва, ако отразяването на работното време става автоматично.
Също така компанията може да разработи свой собствен документ, като вземе предвид съществуващите нужди. В същото време той трябва да съдържа редица задължителни подробности. HR програмите съдържат унифицирани форми.
Графикът може да се попълни ръчно или на компютър. В последния случай цялата информация се въвежда в програмата, а самият формуляр се отпечатва в края на месеца.
В този случай се използват специални обозначения в отчетната карта. Те са азбучни и цифрови. Например, работата на служител в рамките на нормалния диапазон се отразява с буквата I или код 01. В документа първо се въвежда кодът, а след това продължителността на работа. Не можете да използвате шифри просто така, те трябва да бъдат попълнени въз основа на оправдателни документи или по друг начин.
В ведомостта се отразява цялото време, включително командировки, отпуски, болнични и т.н. Можете да запишете кода за вида на възнаграждението в ведомостта, който е четирицифрен цифров шифър. Например код 2000 се използва за заплати, 2010 за граждански договори, 2012 за отпуск и обезщетение, 2300 за отпуск по болест и др.
Затварянето на графика се извършва в последния ден от месеца или на следващия ден. Отговорното лице го предава за проверка и подпис на началника на отдела, след което го изпраща в отдела за персонал. Службата за персонал проверява информацията от предоставения график с документи за персонала. След това ведомостта се изпраща в счетоводния отдел за ведомост.
В същото време трябва да се има предвид, че графикът за работното време трябва да бъде предоставен в две части, от които първата половина на месеца е предвидена за изчисляване на аванса на заплатите, а втората половина за изчисляване на пълната заплата въз основа на резултатите от месеца работеха.
Обработеният документ се архивира в специални папки, а в края на годината се предава в архива, където може да се съхранява до пет години. Ако в компанията, в съответствие със специална оценка, има вредни и опасни условиятруд, такава форма трябва да се пази до 75 години.
Примерно попълване на графика
Моля, имайте предвид, че за удобство и по-добра информативност на примера ние леко модифицирахме графика за време - някои редове бяха премахнати, а някои бяха добавени, докато общото значение не беше променено. В края на страницата можете да изтеглите примерни разписания във формат Excel.
Трябва да започнете да попълвате от заглавката на документа. Тук се посочва пълното име на компанията и нейният код според указателя OKPO, на следващия ред - за коя структурна единица е съставен този график.
След това се записват поредният номер на документа, датата на съставяне, както и периодът, за който се отнася (обикновено календарен месец).
След това се попълва основната част на документа.
Колона 1 - номерът по реда на реда в тази отчетна карта
Колона 2 и 3 - Пълно име служител, неговата длъжност, присвоен персонален номер.
В колона 4 се отбелязва ежедневното явяване или отсъствие на служителя. За всеки ден се разпределят две клетки, една под друга - в горната се посочва кодово обозначение, обикновено под формата на буква или цифра, в долната се въвежда броят на отработените часове или може да бъде оставен празен.
Основните кодове за попълване на присъствие:
- I - ако служителят е завършил напълно работния ден.
- К - ако служителят е в командировка.
- B - с този код се отбелязват почивните дни и празниците.
- ОТ - когато служителят е в основен годишен платен отпуск.
- B - В случай на заболяване на служител (отпуск по болест) или временна неработоспособност.
- TO - ако служителят е взел ваканция без заплащане (за своя сметка).
- П - отпуск, предоставен на служителка по повод бременност и раждане.
- OZh - отпуск за отглеждане на дете на възраст под 3 години.
- ЧЗ - при неявяване на служителя на работното място по необясними причини. Можете или да оставите празно място, или да посочите този код до изясняване на причината за отсъствието, ако са валидни, тогава ще е необходимо да поставите кода, съответстващ на причината.
Колона 5 показва колко дни и часове са отработени за всяка половина от месеца - дни отгоре, часове отдолу.
В колона 6 се посочват същите данни, но за целия месец.
Колони 7-9се използват за уточняване на информация, предназначена за заплати. Ако за всички служители, включени в графика за време, се използва един и същ код на заплатите и съответна сметка, тогава в заглавката на тази таблица трябва да попълните съответните колони със същото име. В същото време колони 7-8 директно в реда на служителя остават празни и трябва да посочите данните само в колона 9.
Ако през месеца кодовете и сметките на служителите се различават, тогава в колона 7 се посочва цифровият код, съответстващ на необходимия вид възнаграждение. След него в колона 8 трябва да въведете номера на сметката съгласно сметкоплана, който съответства на този видплащане. В колона 9 се посочва броят на отработените дни или часове за записания вид заплащане.
Основни кодове на заплатите:
- 2000 г. - при изплащане на трудови възнаграждения по типови трудови договори и командировъчни.
- 2010 г. - при възнаграждения по граждански договори.
- 2012 г. - ако на служителя е изплатен отпуск.
- 2300 - при изплащане на отпуск по болест и обезщетения за временна нетрудоспособност.
В колони 10-13 се въвежда информация за отсъствието на служител на работното място - тук трябва да посочите кода, съответстващ на причината, както и за колко дни или часове се отнася.
В долната част на листа отляво има фамилия, длъжност и личен подпис на лицето, което го е попълнило. Срещу него вдясно документът е подписан от ръководителя на отдела, според който се изготвят графикът и служителят на отдела за персонал, като се посочват техните данни. Тук е посочена датата на подписване от всяко от отговорните лица.
Нюанси
Към основния график може да се добави допълнителен лист, който трябва да бъде попълнен за служителя при уволнението му. В края на месеца той се прикрепя към общия график, в който се прави запис за пенсионирания служител „Уволнен“.
Отсъствие на служител от работа
Ако служителят не се е появил на работа по неизвестна причина, тогава в графика за време в колона 4 трябва да поставите кода „HH“ или „30“ - „Отсъствие по неизвестни причини“. След като служителят потвърди причината за отсъствието - отпуск по болест, отсъствия и т.н., се правят корекции в ведомостта и кодът „HH“ се променя на съответната причина за отсъствието.
Болест по време на почивка
Ако служител се разболее по време на работа годишен отпуски при връщане от нея е донесъл болничен лист, като в този случай посочените дни на заболяване в талона са отбелязани с код (В) вместо отбелязаните дни отпуск (ДЗ). В този случай ваканцията се удължава за времето на заболяването на служителя.
Почивка по време на ваканция
Ако в съответствие с производствения календар празниците попадат в периода на ваканция, например майски празник, тогава тези дни не се включват във ваканцията - вместо тях трябва да се въведе код (B). Останалите дни също са отбелязани със съответния код (ОТ). Така например ваканцията може да падне в деня на Русия, ако е взета от 11 до 18 юни. В този случай 13 юни е отбелязан с код (B).
Унифицирана форма Т-13 е документ, който може да се използва като една от опциите за поддържане на график. Помислете какви са неговите характеристики и къде да намерите тази форма.
Когато се прилага формуляр T-13
Всеки работодател е длъжен да води отчет за работното време на своите служители (член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация). За това той може да използва всякакви форми, подходящи за особеностите на начина му на работа, включително разработени от самия него.
Има 2 формуляра, одобрени с една резолюция на Държавния комитет по статистика, които могат да се използват за целите на отчитането на отработените часове, непроменени или в модифицирана форма:
- Формуляр T-12, чийто 1-ви раздел е изграден като лист за време.
- Формуляр T-13, който всъщност се нарича лист за време.
Формуляр T-13 е одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 01.05.2004 г. № 1. Можете да го изтеглите на нашия уебсайт.
Таблиците на 1-ви раздел на формуляра T-12 и формуляра T-13 са много сходни, но има разлики:
- Данните за дните от месеца, свързани с конкретен служител във формуляра T-12, са подредени в хоризонтална посока последователно от първия до последен ден. Във формуляра T-13 те са разделени на 2 части (половина от месеца), които са разположени една под друга.
- Като се има предвид фактът, че за всеки ден, в допълнение към броя на отработените часове, се посочва причината за присъствието или отсъствието на служител на работа, поради особеностите на конструирането на таблици във формуляра T-12, всяко лице се определят 2 реда, а във формуляр Т-13 - 4 реда.
- В крайната част на таблицата на формуляр T-13 има колони, които липсват във формуляра T-12. Те отразяват кодовете на видовете заплати и съответната сметка счетоводство, която ще отчита начислените трудови възнаграждения.
Можете да използвате всяка от тези форми. Определящият фактор е самият факт на неговото съществуване. Без надежден график на работното време правилното изчисляване на заплатите е невъзможно.
Одобряване на процедурата за поддържане на формуляр Т-13
Процедурата за попълване на формуляр T-13 може да има свои собствени нюанси за всеки конкретен работодател, така че е препоръчително да го фиксирате в съответния документ (инструкции или ръководство). Отраженията в него ще изискват следните точки:
- Назначаване на лице (или лица), отговорно за поддържането на графика за работно време.
- Необходимостта от поддържане на отделни графици за отделите.
- Одобряване на допълнителни кодове за излизане или отсъствие.
- Одобряване на реда, по който данните се отразяват в графика за време: всички факти на присъствие / отсъствие или само отсъствие.
- Определяне на реда за отразяване на данни за излизане / отсъствие в сложни или нестандартни ситуации.
Попълване на формуляр T-13
Заглавието на формуляра T-13 съдържа информация за работодателя (име, код на OKPO, име на звеното), номера и датата на документа, периода, за който е съставен.
Основанието за вписване на служител в графика е заповед за неговото назначаване, а за изключване - заповед за уволнение. Данните за трите имена за всеки служител са посочени изцяло. Всички причини за отсъствие трябва да бъдат документирани.
При попълване на данните за конкретно лице на 1-ви горен и на 3-ти горен ред, азбучен или цифров кодсе посочва причината за присъствие/отсъствие, а на редовете под тях (2-ри и 4-ти) - броят на отработените часове. За данните за неприсъствените редове за броя на часовете са или нула, или нищо. Допълнителните дни за конкретен месец се задраскват с "X". Почивните дни са отбелязани с буквата "Б". Продължителността на нормалния работен ден, посочена в графика, трябва да съответства на броя на часовете, установени в трудовия договор на служителя или определени от закона (например за съкратени предпразнични дни). Продължителност извънреден трудопределени от работодателя.
За видове отсъствия, отчетени в календарни дни (ваканция, отпуск по болест), марката се поставя непрекъснато, т.е. включително почивните дни. Като ден на командировка се отбелязва заминаване/пристигане в почивен ден, свързан с командировка.
Можете да изтеглите образец за попълване на формуляр T-13 за 8-часов работен ден с 40-часова работна седмица на нашия уебсайт.
В този пример работата се извършва през уикенда. Извършва се със заповед на ръководителя със съгласието на служителя. В заповедта трябва да се посочи как ще бъде платен този ден: или в двойна сума (член 153 от Кодекса на труда на Руската федерация), или чрез предоставяне на отпуск в работен ден.
Къде да получите кодове за формуляр T-13
Най-често използваните кодове за присъствие / отсъствие на работа (буквени и цифрови) се поставят на 1-ви лист на формуляра T-12. Ако е необходимо, можете да разработите допълнения към тях или своя собствена таблица с такива кодове.
Като кодове за вида на плащането, поставени при попълване на последната част от таблицата на формуляра T-13, която не е във формуляра T-12, с цел съпоставимост на данните е по-разумно да се използват дадените кодове в Приложение 1 към заповедта на Федералната данъчна служба на Русия от 10.09.2015 г. № ММВ-7-11/387@. Кодовете от това приложение се използват при попълване на формуляра 2-NDFL.