Матрицата на Айзенхауер. Или как да приоритизираме нещата? Приоритетна матрица (анализ на матрични данни)
Приоритетна матрица (анализ на матрични данни)
Приоритетна матрица - инструмент за обработка Голям бройчислени данни, получени при изграждането на матрични диаграми, за да се идентифицират приоритетни данни.
Този инструмент за управление е подобен статистически метод, който се нарича "анализ на критичните компоненти", се използва от него при анализа на многовариантни данни. Този инструмент се използва по-рядко от описаните по-рано шест нови инструмента за контрол на качеството. Използва се главно, когато е необходимо да се представят числени данни от матрични диаграми в по-визуална форма. Използването на този инструмент изисква статистически познания. Тъй като приоритетната матрица се използва за анализ на цифровите данни на матричните диаграми, този инструмент за управление често се нарича "матричен анализ на данни".
5. Международни и руски стандарти за управление на качеството и връзката им с TQM
Организационната и техническата основа на интегрираните системи за осигуряване на качеството, както следва от анализа на литературни източници, напредналия вътрешен и чуждестранен опит, е набор от стандарти, които регулират съдържанието и изпълнението на функциите за качество. За да се разработи единен подход за решаване на проблеми с качеството, техническият комитет на ISO (TC 176 „Общо управление на качеството и осигуряване на качеството“) счете за целесъобразно да отрази в стандартите обобщения национален опит на страните в тази област (международните стандарти за качество ISO 9000 серия са публикувани за първи път през 1987 г.). Анализът на взаимоотношенията между доставчик и потребител всъщност е основната първопричина за новия подход към качеството (фиг. 6).
В серията стандарти ISO 9000 фокусът е изместен от качеството на продукта към качеството на труда и дълготрайните активи на предприятията. Оценката на качеството на обекта трябва да обхваща всички етапи жизнен цикъл("принцип на качествената верига"). ISO 8402 дефинира термина "осигуряване на качеството" по следния начин: "Осигуряването на качеството е набор от планирани и систематични дейности, необходими за осигуряване на увереност, че даден продукт или услуга отговаря на определени изисквания за качество." Въз основа на това определение интегрираната система за осигуряване на качеството може да се характеризира като набор от организационни структури, методи, процеси, ресурси, систематично извършвани дейности, необходими за гарантиране, че продуктите и услугите отговарят на определени изисквания за качество.
Наборът от стандарти от серия ISO 9000 се състои от 6 основни документа (фиг. 7). На фиг. Фигура 7 показва, че може да има различни модели за осигуряване на качеството, спрямо които се тества и оценява интегрираната система на фирмата (както е определено от ISO, те са проектирани за специфични ситуации). ISO 9004 съдържа най-много Пълно описаниеелементи на интегрирана система за осигуряване на качеството и може да служи като определено стандартно ръководство за предприятие при разработването или подобряването на системата, работеща в предприятието. В момента стандартите от серия ISO 9000 са приети като национални стандарти в повече от 70 страни по света. В съвременната международна практика тези стандарти се използват за подобряване на съществуващите системи за качество в предприятията и фирмите, при сключване на договори между тях като модели за оценка на системите за качество на доставчиците и тяхното сертифициране. Съответствието на системата за качество със стандартите ISO се счита за гаранция, че доставчикът е в състояние да изпълни изискванията на договорите и да осигури необходимите изисквания за качество.
Ориз. 7. Структура на международните стандарти за системи за осигуряване на качеството |
Процедурата на ISO предвижда периодично редактиране на стандартите ISO 9000. Първото издание на тези стандарти датира от 1987 г., второто - 1994 г., третото - 2000 г., четвъртото - 2011 г. Като се вземат предвид значителни промени в концепцията и съдържанието на стандартите на последните версии. Техническият комитет ISO-176 и Международният форум за акредитация приеха комюнике през септември 1999 г., удължаващо валидността на изданията на ISO 9001,9002 и 9003 от 1994 г. за три години от датата на официалното приемане нова версиямеждународни стандарти, който се основава на процесния подход при разработването и внедряването на система за управление на качеството. Предимството на процесния подход е в непрекъснатостта на управлението с цел повишаване на удовлетвореността на клиента.
На фиг. 8 показва модел на система за управление на качеството, базирана на процесен подход. Този подход е насочен към непрекъснато усъвършенстване, което изисква не само дългосрочно специално обучение, но и добре организирана работа на предприятието.
В изданието от 2000 г. стандартите ISO 9000 заменят ISO 9000-1994 и ISO 8402. Международните стандарти на тази версия на ISO 9000, ISO 9001 и ISO 9004 се използват като държавни стандарти на Руската федерация под следните имена:
GOST R ISO 9000-2001 - "Системи за управление на качеството. Основи и речник";
GOST R ISO 9001-2001 - "Системи за управление на качеството. Изисквания";
GOST R ISO 9004-2001 - "Системи за управление на качеството. Препоръки за подобряване на работата".
Отбелязваме основните предимства на новата версия на международните стандарти:
1. Стандартите ISO 9000-2000 са значително намалени в сравнение с версията от 1994 г. и са по-лесни за използване.
3. Стандартите са подходящи за всички видове продукти, услуги, всички отрасли и организации.
4. Стандартите установяват връзката на системата за управление на качеството с организационните процеси и с други системи за управление.
5. Стандартите са насочени към нуждите и ползите за всички заинтересовани страни.
6. Стандартите са фокусирани върху непрекъснатото подобряване и удовлетвореността на клиентите.
Изброените предимства ви позволяват да изберете правилната система за управление на качеството за предприятие, но трябва да се има предвид, че най-ефективната модерни системикачествата са интегрирани днес в единна концепция за цялостно управление на качеството (TQM), "цялостно или универсално управление на качеството". Системата TQM е всеобхватна, фокусирана върху непрекъснато подобряване на качеството, минимизиране на разходите и доставка точно навреме. Тази система трябва да се разглежда като част от обща системауправление на предприятието.
Версията на международните стандарти ISO 9000-2000 се основава на следните осем принципа за управление на качеството (TQM):
1. Ориентация към потребителя.
2. Ръководство на лидера, осигуряващо единството на целите и дейностите на организацията (предприятието).
3. Включване на служители на всички нива.
4. Подход към системата като процес.
5. Системен подход за управление на качеството.
6. Постоянното усъвършенстване като неизменна цел.
7. Вземане на решения въз основа на анализ на факти, данни от процеси и информация.
8. Взаимно изгодни отношения с доставчици и всички партньори.
Характеристика на изграждането на система за качество, базирана на процесния подход, е организацията на управлението, като се вземат предвид ползите на всички заинтересовани страни от интегрирана верига за доставки, с основен фокус върху потребителя. Основната идеология на TQM се основава на принципа „няма ограничение за подобрение, непрекъснато подобряване на качеството“. Освен това сложният процес в предприятието трябва да се разглежда като непрекъснат логистичен поток.
Философия на ISO 9000 последна версиябазиран на ефективно приложение„правила на доверието“, което позволява по-рационално използване на ресурсите както на всяко предприятие поотделно, така и на икономиката като цяло. Универсалността на тези международни стандарти се крие във факта, че те не предлагат специфични критерии за качество за всеки отделни видовестоки и услуги, а само задава методологията за функциониране на системата за качество, която осигур най-високо качествотези стоки и услуги висока степенпотребителско удовлетворение.
Ето защо много чуждестранни организации (компании) изискват като правило техните доставчици и стоки да бъдат регистрирани по ISO 9000. Това е един вид "пропуск" към широк международен пазар. Важно е също, че стандартите ISO 9004-2010 са хармонизирани (координирани) със стандарта ISO 14001-2010 „Система за управление на околната среда“, което показва съвместимостта на двата критични системи: качество и управление заобикаляща среда. В същото време трябва да се подчертае, че популярността на международните стандарти ISO 14000, чието основно съдържание се свежда до организацията на управлението на околната среда на предприятието, днес в света не отстъпва на търсенето на стандарти от серия ISO 9000-2008.
В много развити страни по света международните стандарти ISO 9000 са приети като национални (в Руската федерация - GOST RISO 9000, 9001, 9004).
Стандартът ISO 9004 дефинира такава фундаментална концепция като "примката на качеството", която се препоръчва да бъде в основата на всички системи за качество. Цикълът на качеството включва 11 етапа или етапи от жизнения цикъл на даден обект, на всеки от които трябва да се извърши оценка на качеството:
1) маркетинг, проучване на пазара;
2) проектиране, разработка;
3) логистика;
4) технологична подготовка на производството;
5) производство на продукти, стоки и услуги;
6) контрол и изпитване;
7) опаковане и съхранение;
8) продажба и доставка на продукти, стоки и услуги;
9) монтаж и експлоатация;
10) техническа помощ и поддръжка;
11) изхвърляне на продукта.
В допълнение към стандартите ISO 9000, пакетът от насоки включва спомагателни, поддържащи или свързани с общи елементи от семейството на международните стандарти (относно изготвянето на ръководство за качество и друга документация ISO 10013, ISO 10016; относно обучението и управлението, проектирането ISO 10014, ISO 10015 и др.).
В Европа, с приемането през 1989 г. на "Глобалния подход към тестването и сертифицирането", в международен интегриран пазар, беше създадена Европейската организация за тестване и сертифициране и бяха разработени европейски стандарти от серия EN 45000, еквивалентни на ISO 9000.
Евронормите в много страни по света са приети като национални стандарти, използвани при създаването и оценката на системите за качество в предприятията.
Следователно, като се има предвид горното, международните стандарти ISO 9000-2008 трябва да бъдат основа модерна концепцияцялостно или универсално управление на качеството (TQM).
Трябва да се отбележи, че международните стандарти ISO-EOOO са създадени като независими от секторите на икономиката. Известно е, че ISO/TS 176 работи върху разширяването на семейството ISO 9000 с нормативни документи(ръководства или проекти на стандарти), отразяващи спецификата на индустрията. Освен това, такива области на дейност като услуги, развитие интелектуални продукти, управленски дейности (одит, самооценка, обучение на персонала).
Основните принципи на концепцията TQM са представени в международния стандарт ISO 9004-2010, който е методологично ръководство за разработване и прилагане на системи за качество. Въпреки това, тъй като научна точкаОт гледна точка трябва да се отбележи, че има някои разлики между формулировката на стандартите ISO 9000 и разпоредбите на концепцията за TQM, някои от които са дадени в табл. 7.
Таблица 7 - Разлики между стандартите ISO 9000 и концепцията за TQM
Разпоредби на ISO 9000 | Разпоредби на концепцията за TQM |
1. Няма нужда да се насочвате към конкретен потребител | 1. Ориентация към конкретни потребители |
2. Съсредоточете се върху технически системии процедури | 2. Фокус върху философски аспекти, инструменти и методология |
3. Не се изисква участие на всички служители | 3. Участие на целия персонал на предприятието - необходимо условие |
4. Отговорността за качеството е документирана (включително за отдела по качеството или друго подразделение на предприятието) | 4. Всеки служител на предприятието носи отговорност за качеството |
5. Няма ясен фокус върху непрекъснатото подобряване | 5. TQM е немислимо без непрекъснато подобряване на подобряването на качеството |
Основната разлика между международните стандарти ISO 9000 и концепцията за TQM е, на първо място, че тези стандарти са насочени главно към намаляване на вероятността от неправилно изпълнение на определени действия, докато TQM днес се представя като пик ("пик") съвременни методиуправление на качеството и постоянно се фокусира върху по-нататъшното подобряване на качеството на продуктите, стоките и услугите (независимо от постигнатото ниво на качество).
Днес за руските предприятия трябва да е ясно, че е необходимо не само да се гарантира качеството на процесите, но и да се погледне систематично целия комплекс от взаимоотношения между предприятията и всяка заинтересована страна. Когато започва да прилага изискванията на международните стандарти ISO 9000-2008 и след това да създава TQM модел, предприятието трябва:
Проучете съответните нормативни и технически документи (NTD);
Определете какви ползи ще има предприятието, ако бъде внедрена нова система за управление на качеството;
Подготвя необходимия персонал и осигурява участието на мениджърите в процеса на подготовка на системата за внедряване;
Разработване и прилагане на нов NTD за качество;
Провеждане на самооценка и одит;
Извършете предварителна оценка на ефективността нова система;
реорганизирам организационна структурапредприятия, осигуряващи преход към хоризонтални структури и процесен подход;
Прилагане на осемте основни принципа на TQM управление на качеството (фокус върху клиентите, лидерство, участие на служителите, прилагане на процеси, както и подходи за управление на системата, непрекъснато подобряване, вземане на решения, базирани на доказателства, взаимноизгодни отношения с доставчици);
Извършва дейности по сертифициране на продукти и системи за качество.
Защо е толкова трудно да избирате между приоритетни и второстепенни задачи? Изследване на невролога Антонио Дамасио показва, че вземането на решения е неразривно свързано с емоциите. Следователно не е изненадващо, че тревожността и депресията често се характеризират като състояния на блокиране и невъзможност за вземане на решения. Използването на прости инструменти като матрицата на Айзенхауер помага не само да разберем нещата, но и да намалим емоционалния стрес. С течение на времето, след като усвоите принципите на тази концепция, можете да се научите лесно и бързо да разграничавате важно, спешно, второстепенно и безполезно.
Смята се, че матрицата на Айзенхауер е пряко свързана с думите на Дуайт Д. Айзенхауер: „Имам два проблема: спешен и важен. Спешното не е важно, а важното е спешно.”
Дуайт Д. Айзенхауер е най-известен като 34-ия президент на Съединените щати (от 1953 до 1961 г.). Преди да стане президент, той беше генерал и командваше съюзническите сили по време на Втората световна война. През 1950 г. Айзенхауер става първият върховен съюзнически главнокомандващ на НАТО в Европа.
Специфични професионална дейностпостоянно принуждаваше Айзенхауер да взема трудни решения и да се фокусира върху различни задачи всеки ден. За да оптимизира процеса, той създава свой собствен метод, който става широко известен като матрицата на Айзенхауер. Днес може да се използва не само от генерали, но и обикновените хорадо домакини - помага да се приоритизират текущите задачи и да се подредят нещата.
Как да използваме матрицата на Айзенхауер
Този инструмент е подходящ за тези, които са готови и могат да оценят важността на задачите си и да ги класифицират ясно. Методът предполага разделяне на задачите и действията в четири групи:
- спешни и важни;
- важни, но не спешни;
- спешно, но не важно;
- нито спешно, нито важно.
Крайната цел на метода на Айзенхауер е да помогне за филтрирането на несъществени от важни решенияи се съсредоточете върху това, което наистина има значение.
Ако си представим матрицата на Айзенхауер като картина, тогава тя ще изглежда така:
Значение на квадрантите в матрицата
Задачите са разделени на специфични квадранти, които от своя страна определят кога и за колко време можете да изпълните задачата.
- Квадрант I – „Направи го сега“ (Спешно и важно)
Това включва приоритетни задачи, които изискват незабавно внимание. Те имат стриктни срокове и трябва да бъдат изпълнени преди всичко и лично.
- Квадрант II – „Решете кога ще го направите“ (важно, но не спешно)
Този квадрант е стратегическата част от матрицата, идеална за дългосрочно развитие. Елементите, които включва, са важни, но не изискват незабавно внимание. В същото време задачите имат определен срок и също се изпълняват лично.
- Квадрант III - „Делегиране на някого“ (спешно, но не важно)
Телефонните обаждания попадат в този квадрант, имейлии планиране на срещи и събития. Този тип задачи обикновено не изискват лично внимание, защото не предполагат измерим резултат. Квадрант III ви помага да минимизирате разсейването от важна работа. Делегирането ви позволява да се съсредоточите върху по-важни неща.
- Квадрант IV - "Направи го по-късно" (не е важно, не е спешно)
Дейностите, които попадат в квадрант IV, са свързани дейности, които не предоставят никаква стойност. Просто казано, това е нещо, което винаги може да бъде отложено, без да се страхувате от каквито и да е последствия. Тези неща отнемат време и пречат на по-важните задачи, които допринасяте за първите два квадранта.
Избор на цвят за матрицата
Задайте цвят на всеки от квадрантите на матрицата и го свържете с ниво на приоритет.
Например:
Червено = спешно.
Жълто = важно, но не много спешно.
Зелено = спешно, но не важно.
Сиво = не е спешно, не е важно.
В процеса на използване на матрицата за професионални цели ще откриете, че повечето задачи попадат в квадранти I и III. Повечето значителен резултатзаведете действия от квадрант II, тъй като това са бизнес цели, които засягат дългосрочния успех на бизнеса и рядко се класифицират като спешни.
Най-трудното нещо за разбиране е какво ви отвлича от планирания курс. Но ако се справите с този основен проблем на управлението на времето, ще се отървете от мислите за пропиляни часове. Задайте си два въпроса, за да ръководите дългосрочните си стратегии за вземане на решения:
- Кога ще вършите важни, но не спешни задачи?
- Кога можете да отделите време за важни задачи, преди внезапно да станат спешни?
Струва си да запомните, че понякога задачите от един квадрант внезапно попадат в друг. Ако има спешен случайвашите приоритети ще се променят. Например, вие притежавате малък бизнес, обажда се недоволен клиент и иска връзка с управителя поради забавяне на доставката. Този проблем веднага ще се издигне над останалите елементи в матрицата.
Разпределението на задачите по квадранти има някои характеристики и те трябва да бъдат взети под внимание:
- Списъците със задачи правят живота по-лесен. Уверете се, че задавате правилните въпроси, когато възлагате задачи, за да определите какво трябва да се направи първо. Ключът е приоритет.
- Към всеки квадрант могат да се добавят много дейности и задачи, но най-добре е да максимална сумане надвишава осем елемента. В противен случай ще се отдалечите от основна цел- изпълнение на задачата.
- Създайте отделни матрици за професионалния и личния живот.
- Само вие можете да определите нивото на приоритет на елементите във вашия списък. Започвайте всяка сутрин със списък със задачи от матрицата и до края на седмицата ще видите резултата.
Шаблон на матрицата на Айзенхауер
За да опростите процеса на разпределение на задачите, използвайте шаблона, разработен от услугата Evernote:
Матрицата на Айзенхауер може да бъде преведена в софтуер за управление на проекти Trello. Направете списък със задачи за всяка от четирите дъски (= квадрант) и направете отделна дъска за входяща кутия, където ще отиват всички задачи, докато не бъдат присвоени на квадрантите. Това ще ви позволи визуално да оцените натоварването си.
Матрицата на Айзенхауер е прост инструмент, който ви помага да избегнете състоянието на парализа на анализа, което възниква всеки път, когато дори не знаете откъде да започнете.
Прочетено: 5 843
Защо плановете се разпадат? Защото в потока от ежедневни дела сме склонни да извършваме неотложни неща, забравяйки за важното и задължителното. Каква е разликата? В правилните приоритети! Важните неща не винаги са спешни, а спешните неща не винаги са важни. Как така? Много просто. И квадрантите на Кови ще помогнат да се справим с това. Второто им име е матрицата на приоритетите на Айзенхауер.
Важно и спешно: срокове и уточнения
Важност и спешност.
спешни меркиизискват незабавно, незабавно участие или решение. Те трябва да се направят незабавно, в противен случай ще има пожар, непреодолима сила, бедствие. Спешните въпроси се нуждаят от реактивен отговор, принуждавайки анулирането на всички планове и важни въпроси.
Неща за вършенепредполагат . Те са необходими за постигане на поставените глобални цели, предварително решаване на важни задачи, реализиране на възможности. Като прави важни неща, човек постига високи резултати, успех. Животът тече ясно, премерено и целенасочено.
За съжаление важните неща в живота ни често са лишени от приоритет. Защо? Защото цялото ежедневие е насочено към решаване на неотложни проблеми.
Как да го оправя?
Използвайте матрицата на Айзенхауер като инструмент за приоритизиране. Понякога квадратите на времето на Кови се препоръчват за същата цел.
Каква е разликата между квадрантната матрица на Стивън Кови и матрицата на случая на Айзенхауер?
Всъщност нищо.
И двата метода включват идентични подходи за планиране. А различни именаполучени заради известните разработчици на системата. Просто така се случи, че Дуайт Айзенхауер използва в ежедневната си работа същата техника, която Стивън Кови описва в книгата си.
Двама страхотни хора. Две заглавия. Един метод.
Квадранти на Кови: Матрица на структурата на случая
Приоритизирането според матрицата на Айзенхауер включва класифициране на всички случаи и задачи в 4 блока според тяхната важност и спешност:
- важно/спешно;
- важни/неспешни;
- маловажно/спешно;
- маловажно/не спешно.
Ако го направите предварително - напишете всички непосредствени и далечни случаи в един списък, след което лесно можете да попълните всеки квадрат на Стивън Кови. Достатъчно е да се оцени значимостта и спешността на всички налични задачи.
Как да разделим задачите според матрицата на Айзенхауер?
Матрицата на Айзенхауер, високоефективно управление на времето
Ако погледнете структурата на всеки блок с отворен ум, можете да видите характеристиките на всеки квадрат:
- Квадрат А - постоянен времеви натиск, "огън", нерви и реактивен ритъм на живот.
- Квадрат Б - решаване на стратегически проблеми, проактивност, работа за резултати и успех.
- Квадрат С - хронофаги в различните им варианти.
- Квадрат D - отлагане.
Тоест, когато се задават приоритети с помощта на матрицата на Айзенхауер, само случаите на втория блок заслужават внимание. Но всъщност ние сме ангажирани със задачите на "спешни" квадрати, губим нерви и се разсейваме от ненужни фактори.
Какво да правим с това знание?
Всичко е много просто. Планирането на времето според матрицата на Айзенхауер предполага проактивен подход и приложение най-добрите инструментиуправление на времето.
Можеш да използваш:
- C - разсейване от всякакъв вид, което трябва да се контролира и държи под контрол.
- D - безсмислено забавление, което е лесно да се замени със заслужена планирана почивка след правене на неща.
Някой смята, че домакините не се нуждаят от планиране и ясен график. Всичко е обратното.
Безкрайно заети със себе си и децата, жените повече от всеки друг се нуждаят от правилната структура на деня.
Матрицата на Айзенхауер за спешност и важност е удобно упражнение, помощник и съветник за всеки ден. Използването на квадрантите на Кови значително намалява нивата на стрес в Ежедневиетои дела.
Всеки модерен човексе стреми да бъде успешен. Това е причината управлението на времето да е толкова популярно. Това е техника, която учи на ефективно планиране. Днес тя се използва не само от политици и бизнесмени, но и от обикновени домакини. Но управлението на времето не трябва да се смята за изобретение на последното десетилетие. Преди половин век много заети хора мислеха за увеличаване на собствената си производителност. Ярък пример за това е матрицата на Айзенхауер, наречена на своя създател. Използван е като инструмент за приоритизиране от тридесет и четвъртия президент на Съединените щати Дуайт Дейвид Айзенхауер.
Д. Айзенхауер - геният на ефективността
Дуайт Дейвид Айзенхауер е бил президент на Съединените щати от 1953 до 1961 г. Този изключителен човек е известен и с военната си кариера. Айзенхауер участва в Първата и Втората световна война, получава чин генерал от армията. Известен като 34-ия президент на САЩ и като един от основателите на НАТО. Съвременниците отбелязват, че Дуайт е многостранен развит човекс жив ум, отличаващ се с дисциплина и организираност. Една изключителна фигура остави това на своите потомци ефективно средство за защитапланиране, като матрицата на Айзенхауер. Като средство и организация на собствената си дейност всеки може да го използва.
Общо описание на матрицата на Айзенхауер
Измислих много проста и в същото време невероятно удобна система за планиране. За удобство и яснота той изобрази матрицата си под формата на квадрат. Айзенхауер предлага всички планирани случаи да бъдат разделени на четири категории. Първият е да се определят всички най-важни, изискващи незабавно решение. Във втория - дела и отговорности, които са важни, но могат да почакат. Третата категория е всичко спешно, но не важно. Последната група включва маловажни и неспешни планове. Матрицата на Айзенхауер като инструмент за приоритизиране е идеална за краткосрочно планиране. С него можете да планирате нещата за 1-2 дни. Как да изградите своя собствена матрица на Айзенхауер? Всичко, от което се нуждаете, е лист хартия и химикал. Начертайте квадрат и го разделете на четири равни части. Сега нека поговорим за това кои неща къде трябва да се записват.
Първият квадрат: най-важните и спешни неща
В първия сегмент на матричния квадрат на Айзенхауер трябва да запишете най-важните неща, които трябва да се направят спешно. При правилното и последователно използване на тази система за планиране този списък винаги трябва да е празен. Същността на матрицата е да имате време да правите важни неща навреме и да не допускате бърза работа. Разбира се, ако тепърва започвате да използвате тази система за планиране, може да има 1-2 позиции в тази категория.
Какви важни задачи могат да бъдат достойни за поставяне в блока „Какво трябва да се направи спешно“? Студент от тази категория може да се яви на изпит, управител на фирма - среща с бизнес партньори, домакиня - да се обади на спешна помощ при проблеми с водоснабдяването. Вашият график за приоритизиране трябва да обхваща всички области от живота ви. Семейни планове и дела, посещения при лекари и стилисти, пазаруване - всичко това трябва да бъде вписано в матрицата на Айзенхауер. Например, ако имате силен зъбобол, посещението при зъболекар може да бъде включено в първото квадратче на дневния план (като важно нещо, което не търпи отлагане).
Вторият квадрат: значими задачи, които не изискват незабавно завършване
Една от най-значимите области на матрицата на Айзенхауер е нейният втори квадрат, в който е необходимо да се записват важни случаи, които нямат кратки срокове. При ефективно използванесистеми за планиране винаги трябва да има някои задачи. Важно е своевременно да проверите личния си план в тази категория и да го следвате. Напишете в това поле проектите, по които работите в момента. Тук можете да въведете и планирани разговори и срещи, писане теза. Второто поле трябва да изброява всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени, доколкото е възможно. Системата за планиране предполага, че именно случаите от тази категория ще бъдат разгледани на първо място. Само в този случай ще бъде възможно да се избегнат форсмажорни и извънредни ситуации и съответно първият квадрат на матрицата ще остане празен.
Трети квадрант: Спешни, но не важни неща
Третата област на матрицата на Айзенхауер е предназначена да записва случаи, които имат нисък приоритет на важност, но в същото време изискват спешно разрешаване. Това са все неща, които намаляват продуктивността ви и пречат на основната ви работа. докато докладвате? Тази задача трябва да бъде вписана в третия квадрат, тя трябва да бъде решена възможно най-бързо. Тук можете също да видите кореспонденция, изпълнявайте ежедневно рутинна работакоито не изискват сериозни решения. Не забравяйте, че матрицата на Айзенхауер - като инструмент за определяне на приоритети - трябва да ви помогне да държите всичко под контрол. Не пропускайте малките неща и ще успеете.
Четвърти квадрант: Неща, които не са спешни и маловажни
Последният, четвърти квадрат от матрицата е за запис на задачи и забавления, които са маловажни и неспешни. Самият Д. Айзенхауер нарича тази категория „списъкът на губещите време“. В четвъртия квадрат пишем всичко, което не става положително въздействиевърху основната дейност, но в същото време има положителен ефект върху психо-емоционално състояниечовек. Това са лични разговори по телефона, гледане на развлекателни програми, социални мрежи.
Какво може да се направи от четвъртия квадрат, без да се компрометира собствената производителност? Матрицата на Айзенхауер ще работи, ако можете да се съсредоточите и да не правите почивки, докато изпълнявате определена задача. Няма нищо лошо в пилещите време, стига да ви помагат да се отпуснете и да си починете. Например, можете да опитате да разделите работния си ден на блокове и да редувате енергична дейност с кратки почивки за почивка.
Пример за попълване на матрицата на Айзенхауер
Как бързо да овладеете умението за ефективно планиране с матрицата на Айзенхауер? Започнете, като си направите дневен план. В дневника си начертайте матричен квадрат, разделете го на 4 равни части и ги номерирайте. Сега остава само да определят правилно приоритета на собствените си дела и задачи. За това е измислена матрицата на Айзенхауер. Можете да видите пример за попълването му в нашата статия. Ако има много планирани неща и има много неща за вършене, можете първо да ги напишете в чернова с общ списък.
Какво ще кажете да си поставите дългосрочни цели? Матрицата на Айзенхауер е изобретена за краткосрочно планиране. Когато работите с дългосрочни цели, има смисъл да използвате отделен списък. След това разделете сложната задача на няколко подпозиции и добавете някои от тях към ежедневното си планиране.
В безкрайния поток от ежедневни дейности лесно можете да се объркате, защото всеки ден те стават все повече и повече. Вчерашната несвършена работа става днешна и това, което не сме имали време да свършим днес, автоматично се измества за утре. В резултат на това могат да се натрупат толкова много неща, които не можете да разберете по-късно: какво е направено, какво е в процес и какво друго просто чака в момента.
Такива или подробни ситуации често се случват при хора, които не обръщат нужното внимание на процеса на планиране на дейността си. Естествено, в края на краищата управлението на времето и уменията за управление на времето не се преподават в училище и много родители и други хора, които действат като възпитатели в процеса на нашето развитие, често всъщност не знаят как сами да планират дейностите си, въпреки че това не е никак трудно. Просто не получава вниманието, което заслужава.
Днес обаче има много отлични техники за планиране, които ви позволяват да научите как да използвате рационално времевия си ресурс и да извлечете максимална полза от този процес за себе си. Но в тази статия няма да разгледаме всички тези техники, а ще дадем пример само за една, която се отличава със своята простота и ефективност. Тази техника се нарича "матрицата на Айзенхауер".
Матрицата на Айзенхауер е един от най-популярните инструменти за управление на времето и се използва от много хора по света, от обикновени служители и мениджъри на средно ниво до изпълнителни директори на големи фирми и световноизвестни корпорации. Основателят на тази матрица е 34-ият президент на Съединените щати Дуайт Дейвид Айзенхауер. Както се досещате, този човек беше много зает и трябваше да върши много и всякакви неща, свързани с дейността му. Поради тази причина той се ангажира с оптимизиране на работния си график и списък със задачи. Резултатът от неговите изследвания беше матрицата, която разглеждаме.
Значението на матрицата на Айзенхауер е главно да се научите как правилно да разпределяте всичките си задачи, да правите разлика между важни и спешни, не спешни от най-малко важните, както и да намалите максимално времето за извършване на всеки бизнес, който не дава значителни резултати. Нека да поговорим как работи всичко на практика.
Същността на матрицата на Айзенхауер
Матрицата на Айзенхауер се състои от четири квадранта, чиято основа са две оси - това е оста на важност (вертикално) и оста на спешност (хоризонтално). В резултат на това се оказва, че всеки квадрант се различава по своите качествени показатели. Всички задачи и казуси се записват във всеки един от квадрантите, благодарение на което се формира изключително ясна и обективна картина какво трябва да се направи първо, какво трябва да се направи второ и какво не трябва да се прави изобщо. Всичко това е доста просто, но във всеки случай няма да е излишно да дадем няколко обяснения.
Квадрант А: важни и спешни въпроси
При идеално планиране този квадрант на матрицата трябва да остане празен, тъй като появата на важни и неотложни дела е индикатор за дезорганизация и допускане на блокаж. Тази част от графика се запълва на много хора поради присъщия им мързел и неправилно приоритизиране. Естествено, понякога такива случаи могат да се появят при всеки човек, но ако това се случва ежедневно, тогава е време да обърнете внимание на самодисциплината.
Така че трябва да се избягва появата на случаи в квадрант А. И за това е необходимо само да изпълните точките от останалите квадранти навреме. Но ако нещо все още си заслужава да влезе в първия квадрант, тогава това:
Дела, чийто провал се отразява неблагоприятно на постигането на целите
Неща, които, ако не се направят, могат да причинят трудности и неприятности
Казуси, свързани със здравето
Също така е важно да запомните, че има такова нещо като "делегиране". Това означава, че когато във вашия квадрант А има случаи, които могат да бъдат делегирани на някого, тази възможност определено трябва да се използва, за да разрешите други важни и спешни въпроси възможно най-скоро.
Квадрант B: важно, но не спешно
Вторият квадрант заслужава най-голямо внимание, защото делата, които са в него, са най-приоритетни и обещаващи и именно от тях трябва да се състоят ежедневните задачи на всеки човек. Наблюдавано е, че хората, които са основно ангажирани с делата на този квадрант, постигат най-голям успех в живота, получават повишение, печелят повече пари, имат достатъчно свободно време и живеят щастлив и пълноценен живот.
Обърнете внимание и на факта, че липсата на спешност ви позволява да подходите към решаването на всякакви проблеми по-съзнателно и конструктивно, а това от своя страна позволява на човек да разкрие своя потенциал в най-голяма степен, самостоятелно да обмисли всички нюанси на своята дейност и да управлява времевата рамка на своите дела. Но тук, наред с други неща, трябва да запомните, че нещата, които са в квадрант Б, ако не бъдат направени навреме, лесно могат да попаднат в квадрант А, ставайки още по-важни и изискващи бързо завършване.
Опитните специалисти по управление на времето препоръчват да включите в квадрант Б всички текущи дела, свързани с основната дейност, планиране и анализ на работата, обучение и спортни дейности, спазване на оптимален график и диета. Тези. всичко, което съставлява нашето ежедневие.
Квадрант C: спешно, но не важно
Дейностите, които са в този квадрант, в по-голямата си част са разсейващи и не доближават човека до очакваните резултати. Често те просто пречат на фокусирането върху наистина важни задачи и намаляват ефективността. Основното нещо при работа с матрицата е да не се бъркат спешните въпроси от квадрант С със спешните въпроси от квадрант А. В противен случай ще възникне объркване и това, което трябва да се направи първо, остава на заден план. Винаги имайте предвид целите си и се научете да различавате важното от маловажното.
Нещата в квадрант C включват например срещи или преговори, наложени от някой отвън, празнуване на рожден ден на не много близки хора, внезапно възникнали домакински задължения, премахване на разсейвания, които не са жизненоважни, но изискват внимание (счупена ваза, счупена микровълнова печка, изгоряла крушка и т.н.), както и всякакви други неща, които не ви движат напред, а само ви забавят.
Квадрант D: Не е спешно или важно
Задачите, свързани с последния квадрант, не носят никаква полза. В много случаи е полезно не само да се занимавате с тях на последно място, но и изобщо да не се занимавате с тях. Въпреки че определено трябва да знаете за тях, защото. те са прахосниците на време.
Друга особеност на калъфите от тази група също е интересна: те са много привлекателни за много хора - тези калъфи са лесни за изпълнение и доставят удоволствие, позволяват ви да се отпуснете и да си прекарате добре. Следователно устояването на изкушението да тренирате с тях може да бъде доста проблематично. Но е абсолютно необходимо да го направите.
В квадрант D можете да запишете такива неща като разговор по телефона с приятели за нещо незначително, ненужна кореспонденция или прекарване на време в социални мрежи, гледане на телевизионни предавания и различни „зашеметяващи“ телевизионни предавания, компютърни игрии така нататък. Разбира се, всеки човек трябва да си почива и някак да се забавлява от време на време, но има по-интересни и развиващи начини за това: четене добри книги, интелектуални игри, посещения на фитнес зали и басейни, излети сред природата и др. Ако не можете или не искате напълно да се освободите от извършването на неща от квадрант D, тогава трябва да отложите изпълнението им поне до момента, в който нещата от квадрант B и C са завършени, а времето, което ще бъде посветено на делата на квадрант D, трябва да бъде сведено до минимум. Тук добре познатата поговорка ще бъде подходяща за всеки: „Каузата е време, забавлението е час“.
Веднага щом овладеете матрицата на Айзенхауер и се научите как правилно да разпределяте делата си в нея, ще забележите, че имате доста ново свободно време, успявате да правите всичко навреме и без да бързате, всичките ви дела са наред, целите се постигат една след друга, а вие самите сте почти винаги в добро настроениеи весело настроение. Всичко опира до организираност и концентрация. Вероятно вие сами забелязвате от време на време, че неорганизираните хора винаги са в кръга на някакви неразбираеми дела, винаги са заети с нещо глупаво, но „много важно“, изглеждат уморени и раздразнени. Отличителни чертимного могат да бъдат цитирани. Но не това е важното, а фактът, че ако ти и аз не искаме да имаме подобни резултати, тогава трябва да действаме по различен начин. А именно, трябва да сме организирани, ясно да разбираме какво и кога трябва да правим и защо правим всичко това. И матрицата на Айзенхауер е страхотна за това.
Желаем Ви късмет и успешно усвояване на новото Ви умение!