Процесен, системен и ситуационен подход към управлението. Процесен и системен подход към управлението
Системен подход
Първоначалният недостатък на подходите на различните школи към управлението е, че те се фокусират само върху един важен елемент, и не разглеждат ефективността на управлението като резултат, в зависимост от много различни фактори.
Прилагането на теорията на системите към управлението улесни мениджърите да видят организацията като единство от нейните съставни части, които са неразривно преплетени с външния свят. Тази теория също помогна да се интегрират приносите на всички училища, които различно времедоминира в теорията и практиката на управлението.
Системни концепции
Теорията на системите е приложена за първи път в точните науки и в технологиите. Прилагането на теорията на системите към управлението в края на 50-те години на миналия век е най-важният принос на школата на науката за управление. Системният подход не е набор от някакви насоки или принципи за мениджърите - това е начин на мислене във връзка с организацията и управлението. За да разберем как системният подход помага на лидера да разбере по-добре организацията и да постигне по-ефективно целите, нека първо дефинираме какво е система.
Системата е един вид цялост, състояща се от взаимосвързани части, всяка от които допринася за характеристиките на цялото.
Всички организации са системи. Тъй като хората в общ смисъл са компонентите на организациите (социални компоненти), заедно с технологията, която се използва заедно за извършване на работа, те се наричат социотехнически системи. Точно същото като в биологичен организъм, в организацията на неговите части са свързани помежду си.
Отворени и затворени системи. Има два основни вида системи: затворени и отворени. Затворената система има твърдо фиксирани граници, нейните действия са относително независими от околната среда около системата. Часовниците са познат пример за затворена система.
Отворената система се характеризира с взаимодействие с външната среда. Енергията, информацията, материалите са обектите на обмен с външната среда, пропускливите граници на системата. Такава система не е самоподдържаща се, зависи от енергия, информация и материали, идващи отвън. Освен това отворената система има способността да се адаптира към промените във външната среда и трябва да го направи, за да продължи да функционира.
Мениджърите се интересуват най-вече от отворени системи, защото всички организации са отворени системи. Оцеляването на всяка организация зависи от външния свят.
Подсистеми. Големи компоненти сложни системи, като например организация, човек или машина, често самите те са системи. Тези части се наричат подсистеми. Подсистемите могат от своя страна да се състоят от по-малки подсистеми. Тъй като всички те са взаимосвързани, неправилното функциониране дори на най-малката подсистема може да засегне системата като цяло. Разбирането, че организациите са сложни отворени системи, съставени от няколко взаимозависими подсистеми, помага да се обясни защо всяка от школите по мениджмънт се оказа практична само в ограничена степен. Всяко училище се стреми да се фокусира върху една подсистема на организацията. Поведенческата школа се занимава главно със социалната подсистема. училища научно управлениеи управленски науки - предимно технически подсистеми. Следователно те често не успяват да идентифицират правилно всички основни компоненти на организацията.
Сега има широко разпространено мнение, че външните сили могат да бъдат основни фактори за успеха на организацията, които определят кои от инструментите в арсенала на управлението могат да бъдат успешни.
Модел на организацията като отворена система. На входа организацията получава информация, капитал, човешки ресурси и материали от околната среда. Тези компоненти се наричат входове. В процеса на трансформация организацията обработва тези входящи данни, превръщайки ги в продукти или услуги. Тези продукти и услуги са продуктите на организацията, които тя освобождава в околната среда. Ако организацията на управление е ефективна, тогава в хода на процеса на трансформация се образува допълнителен разход на суровини. В резултат на това се появяват много възможни допълнителни резултати, като печалба, увеличаване на пазарния дял, увеличение на продажбите и т.н.
ситуационен подход
Ситуационният подход има голям принос в теорията на управлението, използвайки възможностите за директно приложение на науката към конкретни ситуации и условия. Централната точка на ситуационния подход е ситуацията, т.е. специфичен набор от обстоятелства, които силно влияят на организацията в този конкретен момент. Тъй като фокусът е върху ситуацията, ситуационният подход подчертава важността на „ситуационното мислене“. Използвайки този подход, мениджърите могат по-добре да разберат кои техники ще бъдат най-полезни за постигане на целите на организацията в конкретна ситуация.
Ситуационният подход, разработен в края на 60-те години, не вярва, че концепциите на традиционната теория на управлението, поведенческата школа и школата на науката за управление са погрешни.
Системният подход, с който ситуационният подход е тясно свързан, се опитва да интегрира различни частични подходи.
Ситуационен подход и процес на управление
Подобно на системния подход, ситуационният подход не е такъв прост комплектпредписващи насоки, това е по-скоро начин на мислене за организационни проблеми и техните решения. Той също така запазва концепция за управление, която се прилага за всички организации. Но ситуационният подход признава, че макар общ процессъщото, специфичните техники, които лидерът трябва да използва, за да ефективно постижениецелите на организацията могат да варират значително. Ситуационният подход се опитва да свърже специфични техники и концепции с определени конкретни ситуации, за да постигне най-ефективно целите на организацията. Ситуационният подход се фокусира върху ситуационните различия между и вътре в организациите. Той се опитва да определи кои са значимите променливи на ситуацията и как те влияят на представянето на организацията. Методологията на подхода към случая може да се обясни като процес от четири стъпки:
1. Мениджърът трябва да е запознат с професионални инструменти за управление, които са доказали своята ефективност. Това предполага разбиране на процеса на управление, индивидуалното и груповото поведение, системен анализ, методи за планиране и контрол и методи за количествено вземане на решения.
2. Всяка от управленските концепции и техники има своите силни страни и слаби страни, или сравнителни характеристикикогато се отнасят за конкретна ситуация. Лидерът трябва да може да предвиди вероятните последици, както положителни, така и отрицателни, от прилагането на дадена техника или концепция.
3. Лидерът трябва да може да интерпретира правилно ситуацията. Необходимо е правилно да се определи кои фактори са най-важни в дадена ситуация и кои вероятен ефектможе да доведе до промяна в една или повече променливи.
4. Лидерът трябва да може да свързва специфични техники, които биха причинили най-малко отрицателен ефекти би скрило най-малко недостатъци, със специфични ситуации, като по този начин гарантира постигането на целите на организацията в най-много ефективен начинпри съществуващите обстоятелства.
ситуационни променливи. Успехът или неуспехът на ситуационния подход зависи до голяма степен от третата стъпка, която определя ситуационните променливи и тяхното въздействие. Ако това не е направено правилно, няма да е възможно да се оценят напълно сравнителните характеристики или да се адаптира методът към ситуацията. Ако ситуацията може да бъде анализирана, тогава няма нужда да се прибягва до догадки или опити и грешки, за да се определи най-подходящото решение на организационните проблеми. Въпреки че ситуационният подход все още не е напълно установен, последните изследвания показват, че някои ситуационни променливи могат да бъдат изолирани. Установяване на тези основни променливи, особено в областта на лидерството и поведението организационни структури, както и количествените оценки, беше най-важният принос на ситуационния подход към управлението.
Не е възможно обаче да се идентифицират всички променливи, които влияят на организацията. Буквално всеки аспект от човешкия характер и личност, всяко предишно управленско решениеи всичко, което се случва във външната среда на организацията, влияе по някакъв начин върху решенията на организацията. За практически цели обаче могат да се вземат предвид само онези фактори, които са най-значими за организацията и тези, които е най-вероятно да повлияят на нейния успех.
Съвременно интегративно управление.
Развитие на управлението като научна дисциплинане беше поредица от последователни стъпки напред. Това бяха няколко подхода, които често се припокриваха. Обектите на управление са както оборудване, така и хора. Следователно напредъкът в теорията на управлението винаги е зависел от напредъка в други области, свързани с управлението (математика, инженерство, психология, социология и антропология). С развитието на тези области на знанието, изследователите на управлението, теоретиците и практиците научават все повече и повече за факторите, които влияят на организационния успех. Тези знания помогнаха на специалистите да разберат защо някои теории не издържаха проверката на практиката и да намерят нови подходи към управлението.
Примери
Процесен подход- разглежда управлението като непрекъсната последователност от взаимосвързани управленски функции.
Системен подход- в него вниманието се фокусира върху целостта на организацията и процеса на управление, върху неразривната връзка на организацията с нейната среда, върху постигането на организацията и множеството цели в променяща се среда.
ситуационен подход– фокусира върху каква годност различни методии подходите за управление се определят от ситуацията. Тъй като има вътрешни и външни факторитъй като различните организации са много разнообразни, тогава няма нито един по-добър начинуправляват организацията. от най-много ефективен методв конкретна ситуация е методът, който най-добре отговаря на ситуацията.
Процесен подход.Концепцията за процесния подход, която разглежда управлението като непрекъсната поредица от взаимосвързани управленски функции, бележи голям обрат в развитието на управленската мисъл. Той се използва широко и днес.
За първи път процесният подход беше предложен от поддръжници на административното (функционално) училище за управление, които разработиха управленски функции.
Степента на разделяне на контролния процес на функции от различни автори зависи от възприетия подход към изучаването на контрола и същността на проблема, който се решава. Най-често се споменава следните функции: планиране, организиране, командване (командване), мотивиране, насочване, координиране, контролиране, общуване, проучване, оценка, вземане на решения, набиране, представляване и договаряне или сключване на сделки.
Общата характеристика на процесния подход се основава на комбинирането на най-важните видове управленски дейности в малък брой функции, които са приложими за всички организации. Американският мениджмънт разделя процеса на управление на четири основни функции : планиране, организация, мотивация и контрол . Тези управленски функции са взаимосвързани чрез свързване на процесите на комуникация и вземане на решения. Функцията на управление (лидерство) се разглежда като независима област на дейност в управлението.
През планиранепоставят се общи цели и се координират усилията на всички членове на организацията за постигане на тези цели. В същото време трябва да се осигури непрекъснатост на процеса на планиране по две причини. Първо, за постигане на определени цели, организацията си поставя нови цели и, второ, поради постоянната несигурност на бъдещето поради промени в околната среда и възможни грешкисе приема при първоначалното определяне на целите.
функция организациисе състои в създаването на определена структура за ефективно разпределение на задачите между служителите, която трябва да осигури изпълнението на стратегията на предприятието за постигане на поставените цели и изпълнението на плановете във взаимодействие с околната среда.
функция мотивацияе да се определят нуждите на служителя, за да се осигурят условия за задоволяване на тези потребности чрез Добра работа. В същото време задачата на мотивационната функция е да гарантира, че служителите изпълняват работата в съответствие с плана и делегираните им задължения.
функция контролсе разглежда като процес на осигуряване на условия за постигане на целите на организацията. Изводът е, че по време на производствения процес могат да възникнат отклонения от даден работен план. Намерете и отстранете отклоненията в работата по изпълнението на плана, преди организацията да бъде повредена сериозни щети, - основната задача на контролната функция.
Взимам решенияе изборът на лидера на един от алтернативи възможни действия, като указва какво и как да планира, организира, мотивира и контролира.
Комуникацияе процес на обмен на информация между хората. Тъй като организацията е структуриран тип взаимоотношения между хората, функционирането зависи от качеството на комуникациите.
*Процесът на управление се основава на изпълнението на взаимозависими управленски функции чрез вземане на решения и комуникация.
Заключение: процесен подход, приложим за всички видове организации. Основните функции са планиране, организация, мотивация и контрол. Комуникацията и вземането на решения се считат за свързващи процеси, тъй като са необходими за изпълнението на четирите основни функции.
Системен подход
- това не е набор от някакви насоки или принципи за мениджърите - това е начин на мислене във връзка с организацията и управлението.
Процесен подходразглежда управлението като непрекъсната поредица от взаимосвързани управленски функции.
Дейността по изпълнение на функции е процес, който изисква определени средства и време. Именно процесният подход към управлението направи възможно да се види връзката и взаимозависимостта на управленските функции.
Качеството на предишния етап - необходимо условиеосигуряване на качеството на следващия етап (функция). Това изразява взаимозависимостта на функциите.
Процесите на свързване са комуникационният процес и процесът на вземане на решения.
В една организация протичат много процеси. М. Портър предлага класификация на процесите въз основа на тяхната роля в създаването на допълнителна стойност (всеки процес трябва да има допълнителен принос по отношение на предходния процес към стойността краен продукт). Според този критерий всички процеси са разделени на три групи:
Основните, които са пряко свързани с производството на продукти;
Поддържащите процеси поддържат основните процеси (снабдяване, управление на персонала и др.);
Процесите на управление включват процеси за поставяне на цели и създаване на условия за тяхното постигане.
Всички тези процеси са взаимосвързани и образуват единна система.
При системен подходподчертава се, че мениджърите трябва да разглеждат организацията като набор от взаимосвързани елементи, като хора, структура, задачи и технологии, които са насочени към постигане на различни цели в променяща се външна среда.
Изследването на управлението като процес доведе до широко разпространение системни методианализ. Прилагането на системния подход е тясно свързано с използването на общата теория на системите за вземане на управленски решения.
В рамките на този подход предприятието се разглежда като набор от взаимосвързани елементи (подразделения, функции, процеси, методи). Основната идея на теорията на системите е, че всяко решение (действие) има последствия за цялата система.
Систематичният подход към управлението избягва ситуация, при която решениев една област се превръща в проблем за друга.
ситуационен подходакцентира върху факта, че пригодността на различните методи на управление се определя от ситуацията. Тъй като има толкова много фактори, както в организацията, така и в нея заобикаляща средаНяма един „най-добър“ начин за управление на организация. Най-ефективният метод в конкретна ситуация е методът, който най-добре отговаря на ситуацията.
Системният подход към управлението не дава отговор на въпроса защо предприятия с подобна структура и в една и съща външна среда (например работещи в една и съща индустрия и продаващи продуктите си на едни и същи пазари) се различават значително по отношение на резултата от функционирането. ..
Ситуационният подход се опитва да реши този проблем чрез свързване различни триковеи концепции с конкретни ситуации от функционирането на предприятието за постигане на неговите цели. Ситуационният подход се фокусира върху ситуационните разлики между предприятията и вътре в самите предприятия, опитвайки се да идентифицира значими ситуационни променливи и тяхното въздействие върху представянето на предприятието.
Бяха формулирани следните вътрешни променливи: цели, структура, ресурси, организационна култура. Именно променливостта на вътрешните променливи определя възможността за решаване на проблема с гъвкавостта и адаптивността към външната среда.
Ситуационният подход има голям принос в развитието на теорията на контрола. Той съдържа конкретни препоръки за прилагане на научни концепции, принципи, методи в зависимост от текущата ситуация и условията на околната среда.
Планирането, което е норма на всеки предприемаческа дейност, е необходимо за предвиждане на бъдещата ситуация и за ефективно постигане на целта. Процесът на планиране включва анализ и вземане на решения и отнема време и умствени усилия. Времето е особен незаменим вид ресурс.
Планирането е разработило методи, използва научен подход, подобрява и прилага нови методи и подобрения, следователно планирането е наука.
Поради факта, че експертите използват различни методи, форми, видове и елементи на планиране, в зависимост от конкретната ситуация, вашите знания, лични качества, стил и подход, планирането е изкуство.
Планирането като дейност е процес на разработване на действия за постигане на цел.
Планирането отговаря на следните въпроси:
Какво да правя и за кого (продукт)?
Как се прави (технология, програма за действие)?
Кога да се направи?
Колко да направя?
Планирането също помага да се оцени вече взети мерки(отговаря на въпроси: какво вече е направено, какви ресурси вече са налични и т.н.).
Основни цели на планирането:
оптимизиране на всички видове разходи;
координация на екипа;
предвиждане на събития с цел намаляване на риска и необоснованите загуби;
желание за бърза реакция на промените в околната среда.
Планирането може да се извърши с различна граница на времево покритие - планов хоризонт, който може да бъде:
дългосрочни - 5 10 години;
средносрочен - 2-5 години;
краткосрочни - до 2 години.
Принципи на планиране:
Приемственост. Необходимо е постоянно да планирате и коригирате плановете, тъй като целите и ситуациите могат да се променят.
Координация и интеграция. Координацията обхваща взаимодействието на всички организационни звена от едно ниво, а интеграцията е необходима за съгласуваността на действията между звената от различни нива.
Последователност. Предприятието във външната среда трябва да се вземе предвид в комплекса.
Научен. Трябва да кандидатствате научни методив планирането.
Етапи на планиране:
дефиниране на мисията - основният фокус на действие;
прогнозиране - оценка на бъдещото състояние на външните и вътрешни фактори;
поставяне на цели ( желани резултати). Целта трябва да е ясна, конкретна, измерима (отговорът на въпроса "какво"). Идеалът е непостижима цел;
програмиране - създаване на планове за действие, програми, работни графици - планове във времева последователност (отговаряне на въпросите "кога", "как");
бюджетиране - определяне на обхвата на работата и разпределението на ресурсите по видове работа (отговорът на въпроса "колко");
формиране на политика на предприятието - изготвяне Общи правиладейности в предприятието;
формиране на процедури за действие (бизнес процеси) .
Процесен подходразглежда управлението като непрекъсната поредица от взаимосвързани управленски функции.
При системен подходподчертава се, че мениджърите трябва да разглеждат организацията като набор от взаимосвързани елементи, като хора, структура, задачи и технологии, които са насочени към постигане на различни цели в променяща се външна среда.
ситуационен подходакцентира върху факта, че пригодността на различните методи на управление се определя от ситуацията. Тъй като има толкова много фактори в самата организация и в околната среда, няма един „най-добър“ начин за управление на организация. Най-ефективният метод в конкретна ситуация е методът, който най-добре отговаря на ситуацията.
Процесен подход
Процесният подход беше предложен за първи път от привърженици на училището за административно управление, които се опитаха да опишат функциите на мениджъра. Въпреки това, тези автори са склонни да разглеждат тези функции като независими една от друга. Процесният подход, напротив, разглежда управленските функции като взаимосвързани. Управлението се разглежда като процес, тъй като работата за постигане на целите с помощта на другите не е някакво еднократно действие, а поредица от непрекъснати взаимосвързани действия. Тези дейности, всяка от които е процес сама по себе си, са от съществено значение за успеха на организацията. Те се наричат управленски функции. Всяка управленска функция също е процес, тъй като се състои и от поредица от взаимосвързани действия. Процесът на управление е общата сумавсички функции.
Функции на контролния процес
Процесът на управление се състои от четири взаимосвързани функции: планиране, организация, мотивация и контрол.
Планиране. Функцията на планиране включва вземане на решение какви да бъдат целите на организацията и какво трябва да направят членовете на организацията, за да постигнат тези цели. В основата си функцията за планиране отговаря на три основни въпроса:
1. Къде се намираме в момента?
2. Къде искаме да се преместим?
3. Как ще го направим?
Чрез планирането ръководството се стреми да установи основните линии на усилия и вземане на решения, които ще осигурят единство на целта за всички членове на организацията. С други думи, планирането е един от начините, чрез които ръководството гарантира, че усилията на всички членове на организацията са насочени към постигането на нейните общи цели. Планирането в една организация не е единично, еднократно събитие поради две важни причини. Първо, докато някои организации престават да съществуват след постигане на целта, за която първоначално са създадени, много от тях се стремят да продължат да съществуват възможно най-дълго. Следователно те предефинират или променят своите цели, ако пълното постигане на първоначалните цели е почти завършено. Втората причина, поради която планирането трябва да се извършва непрекъснато, е постоянната несигурност на бъдещето. Поради промени в околната среда или грешки в преценката, събитията може да не се развият според очакванията на ръководството, когато правят планове. Следователно плановете трябва да бъдат преразгледани, така че да съответстват на реалността.
Организация. Да се организира означава да се създаде определена структура. Има много елементи, които трябва да бъдат структурирани, така че една организация да може да изпълни плановете си и по този начин да постигне целта си. Един от тези елементи е работата, специфичните задачи на организацията. Тъй като работата се извършва от хора, друг важен аспект от функцията на организацията е да се определи кой трябва да изпълнява всяка конкретна задача от големия брой такива задачи, които съществуват в организацията, включително управленска работа. Мениджърът избира хора за конкретна работа, като делегира на отделните лица задачи и правомощия или права за използване на ресурсите на организацията. Тези делегати поемат отговорност за успешното изпълнение на своите задължения. При това те се съгласяват да се считат за подчинени на лидера.
Мотивация. Лидерът винаги трябва да помни, че дори най-добрите планове и най-добрите перфектна структураорганизациите са безсмислени, ако някой не върши действителната работа на организацията. А задачата на мотивационната функция е да гарантира, че членовете на организацията изпълняват работата в съответствие с делегираните им задължения и в съответствие с плана. Мениджърите винаги са изпълнявали функцията да мотивират своите служители, независимо дали самите те го осъзнават или не. Преди се смяташе, че мотивацията е просто въпрос на предлагане на подходящи парични награди в замяна на усилия. Това беше основата на подхода към мотивацията на училището за научно управление.
Изследванията в поведенческите науки показаха провала на чисто икономическия подход. Мениджърите са научили, че мотивацията, т.е. създаването на вътрешна мотивация за действие е резултат от сложен набор от потребности, които непрекъснато се променят.
Сега разбираме, че за да мотивира служителите си ефективно, мениджърът трябва да идентифицира какви са тези нужди в действителност и да предостави начин на служителите да посрещнат тези нужди чрез добро представяне.
контрол. Непредвидени обстоятелства могат да накарат организацията да се отклони от основния курс, първоначално зададен от ръководството. И ако ръководството не успее да открие и коригира тези отклонения от първоначалните планове, преди да бъдат нанесени сериозни щети на организацията, постигането на целите, може би дори самото оцеляване, ще бъдат застрашени. Контролът е процес на гарантиране, че една организация действително постига своите цели. Има три аспекта на управленския контрол. Стандартната настройка е точното определение на целите, които трябва да бъдат постигнати в рамките на даден период от време. Базира се на плановете, разработени по време на процеса на планиране. Вторият аспект е измерването на реално постигнатото за определен период и съпоставката на постигнатото с очакваните резултати. Ако и двете от тези фази са изпълнени правилно, тогава ръководството на организацията не само знае, че има проблем в организацията, но също така знае източника на този проблем. Тези знания са необходими за успешното изпълнение на третата фаза, а именно етапът, на който се предприемат действия, ако е необходимо, за коригиране на сериозни отклонения от първоначалния план. Едно възможно действие е да прегледате целите, за да ги направите по-реалистични и подходящи за ситуацията.
Свързващи процеси
Четирите функции на управлението – планиране, организация, мотивация и контрол – имат две Основни характеристики: всички те изискват вземане на решения и комуникацията, обменът на информация е необходим за всички, за да получат информация за вземане на правилното решение и да направят това решение разбираемо за другите членове на организацията. Поради това, а също и защото тези две характеристики свързват всичките четири управленски функции, осигурявайки тяхната взаимозависимост, комуникацията и вземането на решения често се наричат свързващи процеси.
Вземане на решение. Всъщност, за да може организацията да работи ясно, лидерът трябва да направи поредица от правилни избориот няколко алтернативи. Изборът на една от алтернативите е решение. Следователно вземането на решение е избор как и какво да се планира, организира, мотивира и контролира. В най-общ план това е основното съдържание на дейността на лидера. Основно изискване за вземане на ефективно решение или дори за разбиране на истинския мащаб на проблема е наличието на адекватна и точна информация. Комуникацията е единственият начин за получаване на такава информация.
Комуникация. Комуникацията е процесът на обмен на информация, нейното значение между двама или повече хора.Тъй като организацията е структуриран тип взаимоотношения между хората, тя разчита в голяма степен на качеството на комуникациите, за да осигури ефективно функциониране. Очевидно, ако комуникацията между хората не е ефективна, хората няма да могат да се споразумеят за обща цел, което е предпоставка за съществуването на организация като такава. Информацията в процеса на комуникация се предава не само за да могат да се вземат разумни решения, но и за да могат те да бъдат изпълнени. Комуникацията също е важна в контролната функция. Мениджърите се нуждаят от информация за постигнатото, за да преценят правилно дали целите на организацията са постигнати.
Системен подход
Първоначалният недостатък на подходите на различните школи към управлението е, че те се фокусират само върху един важен елемент и не разглеждат ефективността на управлението като резултат, зависещ от много различни фактори. Прилагането на теорията на системите към управлението улесни мениджърите да видят организацията като единство от нейните съставни части, които са неразривно преплетени с външния свят. Тази теория също помогна да се интегрират приносите на всички школи, които са доминирали в теорията и практиката на управлението в различни периоди.
Системни концепции
Теорията на системите е приложена за първи път в точните науки и в технологиите. Прилагането на теорията на системите към управлението в края на 50-те години на миналия век е най-важният принос на школата на науката за управление. Системният подход не е набор от някакви насоки или принципи за мениджърите - това е начин на мислене във връзка с организацията и управлението. За да разберем как системният подход помага на лидера да разбере по-добре организацията и да постигне по-ефективно целите, нека първо дефинираме какво е система.
Системата е един вид цялост, състояща се от взаимосвързани части, всяка от които допринася за характеристиките на цялото.
Всички организации са системи. Тъй като хората в общ смисъл са компонентите на организациите (социални компоненти), заедно с машините, които се използват заедно, за да се свърши работата, те се наричат социотехнически системи. По същия начин, както в биологичния организъм, в организацията на неговите части са взаимосвързани.
Отворени и затворени системи. Има два основни вида системи: затворени и отворени.
Затворената система има твърдо фиксирани граници, нейните действия са относително независими от околната среда около системата.
Отворената система се характеризира с взаимодействие с външната среда. Енергията, информацията, материалите са обектите на обмен с външната среда, пропускливите граници на системата. Такава система не е самоподдържаща се, зависи от енергия, информация и материали, идващи отвън. Освен това отворената система има способността да се адаптира към промените във външната среда и трябва да го направи, за да продължи да функционира.
Мениджърите се интересуват най-вече от отворени системи, защото всички организации са отворени системи. Оцеляването на всяка организация зависи от външния свят.
Подсистеми. Големите компоненти на сложни системи, като например организация, човек или машина, често сами по себе си са системи. Тези части се наричат подсистеми. Подсистемите могат от своя страна да се състоят от по-малки подсистеми. Тъй като всички те са взаимосвързани, неправилното функциониране дори на най-малката подсистема може да засегне системата като цяло.
Разбирането, че организациите са сложни отворени системи, съставени от няколко взаимозависими подсистеми, помага да се обясни защо всяка от школите по мениджмънт се оказа практична само в ограничена степен. Всяко училище се стреми да се фокусира върху една подсистема на организацията. Поведенческата школа се занимава главно със социалната подсистема. Школи по научен мениджмънт и наука за управление - основно технически подсистеми. Следователно те често не успяват да идентифицират правилно всички основни компоненти на организацията.
Сега има широко разпространено мнение, че външните сили могат да бъдат основните определящи фактори за успеха на организацията, които определят кои от инструментите в управленския арсенал могат да бъдат успешни.
Модел на организацията като отворена система. На входа организацията получава информация, капитал, човешки ресурси и материали от околната среда. Тези компоненти се наричат входове. В процеса на трансформация организацията обработва тези входящи данни, превръщайки ги в продукти или услуги. Тези продукти и услуги са продуктите на организацията, които тя освобождава в околната среда. Ако организацията на управление е ефективна, тогава в хода на процеса на трансформация се образува допълнителен разход на суровини. В резултат на това се появяват много възможни допълнителни резултати, като печалба, увеличаване на пазарния дял, увеличение на продажбите и т.н.
ситуационен подход
Ситуационният подход има голям принос в теорията на управлението, използвайки възможностите за директно приложение на науката към конкретни ситуации и условия. Централната точка на ситуационния подход е ситуацията, т.е. специфичен набор от обстоятелства, които силно влияят на организацията в този конкретен момент. Тъй като фокусът е върху ситуацията, ситуационният подход подчертава важността на „ситуационното мислене“. Използвайки този подход, мениджърите могат по-добре да разберат кои техники ще бъдат най-полезни за постигане на целите на организацията в конкретна ситуация. Ситуационният подход, разработен в края на 60-те години, не вярва, че концепциите на традиционната теория на управлението, поведенческата школа и школата на науката за управление са погрешни. Системният подход, с който ситуационният подход е тясно свързан, се опитва да интегрира различни частични подходи.
Ситуационен подход и процес на управление
Подобно на системния подход, ситуационният подход не е прост набор от предписващи насоки, а по-скоро начин на мислене за организационни проблеми и техните решения. Той също така запазва концепция за управление, която се прилага за всички организации. Но ситуационният подход признава, че докато цялостният процес е един и същ, специфичните техники, които мениджърът трябва да използва, за да постигне ефективно целите на организацията, могат да варират значително.
Ситуационният подход се опитва да свърже специфични техники и концепции с определени конкретни ситуации, за да постигне най-ефективно целите на организацията.
Ситуационният подход се фокусира върху ситуационните различия между и вътре в организациите. Той се опитва да определи кои са значимите променливи на ситуацията и как те влияят на представянето на организацията.
Методологията на подхода към случая може да се обясни като процес от четири стъпки:
1. Мениджърът трябва да е запознат с професионални инструменти за управление, които са доказали своята ефективност. Това предполага разбиране на процеса на управление, индивидуално и групово поведение, системен анализ, методи за планиране и контрол и количествени методи за вземане на решения.
2. Всяка от управленските концепции и техники има своите силни и слаби страни или сравнителни характеристики, когато се прилагат към конкретна ситуация. Лидерът трябва да може да предвиди вероятните последици, както положителни, така и отрицателни, от прилагането на дадена техника или концепция.
3. Лидерът трябва да може да интерпретира правилно ситуацията. Необходимо е правилно да се определи кои фактори са най-важни в дадена ситуация и какъв е вероятният ефект от промяната на една или повече променливи.
4. Лидерът трябва да може да свързва конкретни техники, които биха причинили най-малко негативен ефект и биха прикрили най-малко недостатъци с конкретни ситуации, като по този начин гарантира постигането на целите на организацията по най-ефективния начин при съществуващите обстоятелства.
ситуационни променливи. Успехът или неуспехът на ситуационния подход зависи до голяма степен от третата стъпка, която определя ситуационните променливи и тяхното въздействие. Ако това не е направено правилно, няма да е възможно да се оценят напълно сравнителните характеристики или да се адаптира методът към ситуацията. Ако ситуацията може да бъде анализирана, тогава няма нужда да се прибягва до догадки или опити и грешки, за да се определи най-подходящото решение на организационните проблеми. Въпреки че ситуационният подход все още не е напълно установен, последните изследвания показват, че някои ситуационни променливи могат да бъдат изолирани. Установяването на тези основни променливи, особено в областта на лидерството и поведението на организационните структури, както и количествените оценки, е най-важният принос на ситуационния подход към управлението.
Не е възможно обаче да се идентифицират всички променливи, които влияят на организацията. Буквално всеки аспект от човешкия характер и личност, всяко предишно управленско решение и всичко, което се случва във външната среда на организацията, по някакъв начин засяга решенията на организацията. За практически цели обаче могат да се вземат предвид само онези фактори, които са най-значими за организацията и тези, които е най-вероятно да повлияят на нейния успех.
Практическото значение на целеполагането в АД "Прогрес"
Процесен подходразглежда управлението като непрекъсната поредица от взаимосвързани управленски функции.
При процесния подход управлението се разглежда като процес - поредица от взаимно свързани непрекъснати действия. Тези дейности се наричат управленски функции.
Всяка управленска функция също представлява процес, тъй като се състои и от поредица от взаимосвързани действия. Контролният процес е общата сума от всички функции.
Съществуват няколко възгледа за състава на управленските функции, като най-признати са следните функции - ПЛАНИРАНЕ, ОРГАНИЗАЦИЯ, МОТИВАЦИЯ И КОНТРОЛ. Тези четири основни функции на управлението са обединени от свързващите процеси на комуникация и вземане на решения.
Функция на планиране
Функцията на планиране включва вземане на решение какви трябва да бъдат целите на организацията и какво трябва да се направи, за да се постигнат тези цели.
Организацията като функция
Да се организира означава да се създаде определена структура, така че предприятието да може да изпълни своите планове и по този начин да постигне целта си. Във всяко предприятие работата се извършва от хора важен аспектфункцията на организацията е да определи от кого точно да изпълнява всяка конкретна задача Голям бройтакива задачи, които съществуват в организацията, включително управленска работа. Мениджърът избира хора за конкретна работа, като делегира задачи и правомощия или права на отделния служител да използва ресурсите на организацията. Тези делегати поемат отговорност за успешното изпълнение на своите задължения. При това те се съгласяват да се считат за подчинени на лидера. Делегирането е средството, чрез което ръководството свършва работата с помощта на други. Концепцията за въвеждане на систематичен принцип в организацията на работата и дейността на хората може да бъде разширена, за да се създаде структурата на организацията като цяло.
Мотивация
Лидерът винаги трябва да помни, че дори най-добрите планове и най-съвършената организационна структура са безполезни, ако някой не върши действителната работа на организацията. Задачата на мотивационната функция е да гарантира, че членовете на организацията изпълняват работата в съответствие с възложените им задължения и в съответствие с плана.
контрол
Контролът е процес на гарантиране, че една организация действително постига своите цели. В диаграмата на контролните функции, от контролния блок, стрелката връща контролния процес към планиране, осигурявайки обратна връзка.
IN системен подходподчертава се, че мениджърите трябва да разглеждат организацията като набор от взаимосвързани елементи, като хора, структура, задачи и технологии, които са насочени към постигане на различни цели в променяща се външна среда.
Систематичният подход към управлението се основава на факта, че всяка организация е система, състояща се от части, всяка от които има свои собствени цели. Лидерът трябва да изхожда от факта, че за постигане на общите цели на организацията е необходимо тя да се разглежда като единна система. В същото време се стремите да идентифицирате и оцените взаимодействието на всички негови части и да ги комбинирате на такава основа, която ще позволи на организацията като цяло ефективно да постигне целите си. (Постигането на целите на всички подсистеми на организацията е желано явление, но почти винаги не е реалистично.)
Стойността на системния подход за управление на предприятие може да се разбере, като се разгледат два аспекта на работата на лидера. Първо, той се стреми да постигне цялостното представяне на цялата организация и да не позволи на частните интереси на който и да е елемент от организацията да навреди на общия успех. Второ, той трябва да постигне това в организационна среда, която винаги създава противоречиви цели.
ситуационен подходакцентира върху факта, че пригодността на различните методи на управление се определя от ситуацията. Тъй като има толкова много фактори в самата организация и в околната среда, няма един „най-добър“ начин за управление на организация. Най-ефективният метод в конкретна ситуация е методът, който най-добре отговаря на ситуацията.
Подобно на системния подход, ситуационният подход не е прост набор от предписани насоки, а по-скоро начин на мислене за организационни проблеми и техните решения. Ситуационният подход изхожда от факта, че въпреки че общият процес на управление е един и същ, специфичните техники, които мениджърът трябва да използва, за да постигне ефективно целите на организацията, могат да варират значително.
Ситуационният подход е насочен към реализиране на възможностите за пряко приложение на науката към конкретни ситуации и условия. Централна точка тази посокауправление е ситуацията, т.е. специфичен набор от обстоятелства, които засягат организацията в определен момент. Поради факта, че фокусът е върху ситуацията, ситуационният подход подчертава значението на "ситуационното мислене". Използвайки този подход, мениджърите могат да разберат по-добре какви техники ще постигнат най-добре целите в конкретна ситуация. В същото време простото посочване кои променливи влияят най-много на резултата (са релевантни) очевидно не е достатъчно, за да се определи кое решение ще бъде най-доброто за постигане на целите на организацията. Основната трудност се състои в това, че всички многобройни ситуационни процеси са взаимосвързани и не могат да се разглеждат независимо един от друг.