Пример за официално писмо на бланка на организацията. Страхотен секретар
Форма на писмо в зависимост от учредителни документиорганизация включва подробности:
01 - Национален герб Руска федерация(02 - герб на субект на Руската федерация или 03 - емблема на организация или търговска марка(сервизна марка));
04 - код на организацията
05 - основен държавен регистрационен номер (OGRN) на юридическо лице
06 - идентификационен номер на данъкоплатеца/код на причината за регистрация (TIN/KPP)
08 - име на организацията
09 - основна информация за организацията
както и ограничителни знаци за подробности:
11 - дата на документа
12 - регистрационен номер на документа
13 - връзка към регистрационния номер и дата на документа
И, ако е необходимо, ограничителни знаци за горни границизони, където са разположени детайлите.
15 – адресат
18 - заглавие към текста
19 - контролен знак
20 - текст на документа
Формата на писмото може да бъде направена въз основа на надлъжно или ъглово разположение на детайлите.
Ориз. 1. Разположение на детайлите (ъглова версия) на формата на писмото (размерите са посочени в милиметри)
Ориз. 2. Местоположение на детайлите (надлъжна версия) на формата на буквата (размерите са посочени в милиметри)
Най-удобната за обработка и икономична от гледна точка на използване на листовата площ е ъгловата форма. В такъв случай Правилната странагорната част на листа може да се използва за поставяне на подробностите „Адресат“, „Резолюция“
Използването на надлъжна буквена форма е препоръчително в случаите, когато името на организацията съдържа голям бройпечатни знаци, например, може да е случаят, когато подробностите на формуляра са дадени на два или повече езика. В този случай подробностите трябва да бъдат отпечатани на руски отляво и на националния език отдясно на същото ниво. Ако броят на използваните национални езици е повече от един, подробностите трябва да бъдат посочени на руски в горната част и на националния език отдолу, удължавайки линията до границата на дясното поле.
Формулярът на писмото може да бъде изготвен за организация, структурно звено или длъжностно лице.
Примери за дизайн на формуляр за писмо:
Ориз. 3. Форма на писмо от организацията с ъглово (центрирано) разположение на детайлите.
Ориз. 4. Форма на писмо от организацията с ъглово (флагче) подреждане на детайлите.
Ориз. 5. Форма на писмо от организацията с надлъжно подреждане на детайлите.
Мостри обща формадокументи са представени и в следните документи:
GOST R 6.30-2003 "Унифицирани системи за документация. Единна система за организационна и административна документация. Изисквания за подготовка на документи" (Приложение B, Фигури B.2, B.3, B.4);
- Стандартни инструкции за деловодство във федералните органи на изпълнителната власт, одобрени със заповед на Министерството на културата и масовите комуникации на Руската федерация от 8 ноември 2005 г. № 536 (Приложения № 13, 14, 15, 16, 17, 18) .
Официалното писмо е документ, който е неразделна част от бизнес комуникацията. Най-често се предава чрез пощенски услуги и служи по специален начинобмен на информация.
Основни понятия
Бизнес кореспонденцията е необходима за решаване на различни икономически или производствени въпроси. С негова помощ предприятията и организациите комуникират с външната среда: партньори, клиенти или държавни агенции. Обикновено за това се използва служебно писмо.
Това е общото наименование на писмен документ, който може да бъде:
- отговаряне на по-рано получени съобщения или заявки;
- придружителна хартия, изпратена до адресата заедно с други документи или материали;
- инициативно писмо, в случаите, когато друг начин на комуникация е невъзможен.
Всяка от изброените опции има свои собствени характеристики. Има обаче Общи правила, в съответствие с което обикновено се изготвя всяко официално писмо. Това е разбираемо, тъй като именно с бизнес кореспонденцията, например, най-често започва сключването на повечето сделки. Правилно оформеният документ може да създаде благоприятно впечатление у получателя за бъдещ възможен партньор.
Видове бизнес писма
В зависимост от информацията, която съдържа служебното писмо, то може да бъде:
- Придружаващ. В случай, че съдържа съобщение, че за него има пакет с приложения.
- Претенциозен. Тоест изразява недоволство от конкретна ситуация (претенция).
- Поучително. Текстът дава конкретни инструкции.
- Гарантирано. Подателят потвърждава бъдещото изпълнение на задълженията, посочени в документа.
- Информационен. Писмото съдържа информация, която може да представлява интерес за получателя.
- реклама. Предоставя се информация за привличане на сътрудничество.
- Уведомително писмо. Информация за обществени събития.
- Писмо за потвърждение. получаване на определени документи или материали.
- Писмо с молба. Текстът съдържа призив за насърчаване на адресата към действие.
- С писмо със съобщение. В него подателят предоставя конкретна информация от взаимен интерес за страните.
Целта на тези документи е да поддържат връзки между организациите или техните структурни подразделения.
Изготвяне на исково писмо
По въпросите на сътрудничеството понякога възникват ситуации, когато една от страните по една или друга причина не изпълнява задълженията си. В този случай партньорът първо изпраща писмо до своя контрагент. В него той обикновено излага своите предложения за отстраняване на нарушението на законовите му права. Това е служебно писмо. Образец на такъв документ може да бъде съставен произволно. Трябва да се вземат предвид следните точки:
- трябва да бъде официален и делови с дух на партньорство.
- Същността на жалбата трябва да бъде изразена много ясно.
- Когато представяте информация, трябва убедително да оперирате с конкретни факти.
Исковата молба трябва да съдържа:
- данни за изпращача (име, обратен адрес и телефони за контакт);
- пълна информация за адресата;
- описание на обстоятелствата, при които е възникнала конфликтната ситуация;
- връзка към правни нормикоито контрагентът от своя страна е нарушил;
- конкретни изисквания за отстраняване на нарушението с посочване на сроковете за изпълнението им;
- последици, които могат да настъпят, ако противната страна избегне тяхното изпълнение.
Особено внимание трябва да се обърне на това как е съставено официалното писмо. Моделът трябва да бъде проектиран така, че натрапникът да не го възприема като заплаха. Трябва да се помни, че това е само напомняне за спазване на закона.
Правила за проектиране
Особено внимание трябва да се обърне на дизайна на официалните писма. Вярно е, че законът не предвижда строги правила и разпоредби за това.
Въпреки това, при изготвянето на такива документи трябва да се вземат предвид следните задължителни точки:
1. Всяко официално писмо трябва да бъде написано на бланка. Той се разработва предварително от специалисти по управление на офиса и се утвърждава със заповед на ръководителя на предприятието.
2. Документът трябва да съдържа определени подробности:
2.1. Информация за получателя и подателя.
2.2. Изходящ номер и дата на това писмо. Това е необходимо за регистрация.
2.4. Заглавие.
2.5. Информация за наличието на всякакви приложения, като се посочват техните имена и номера.
2.6. Информация за подписалото лице този документ(длъжност и трите имена).
3. Писмото трябва да засяга само един въпрос. Наличието на множество теми ще затрудни избора на изпълнител.
4. Информацията трябва да бъде представена възможно най-кратко, но ясно. Желателно е текстът да заема не повече от две страници.
5. Коректно посочете данните на получателя. Ако ние говорим заотносно организацията, трябва да се придържате към следната последователност:
5.1. Име на фирмата (в именителен падеж).
5.2. Структурно подразделение(ако е необходимо).
5.3. Позиция на адресата (в дателен падеж).
5.4. Инициалите му.
5.5. Пощенски адрес на предприятието.
6. Ако има няколко получателя, първо се посочва основният, а след това всички останали.
Ако вземете предвид всички тези точки, тогава изготвянето на официални писма по принцип няма да бъде трудно.
Ред на представяне
За да бъде съставен документ правилно, е необходимо да се вземе предвид определен ред на представяне на информацията в него. Например, можете да разгледате варианта как да напишете професионално писмо с отговор. Първо, трябва да запомните, че според правилата на етикета трябва да отговорите на информация в рамките на 24 часа от момента, в който я получите. Ако говорим за електронно съобщение, тогава оптималното време ще бъде не повече от два часа. В случаите, когато не е възможно да се придържате към такова правило, по-добре е да изпратите подходящо съобщение до партньора си.
Самото писмо по същество ще се състои от две части:
- Уводна. Подателят посочва темата, причината и мотивите за писането си. Тук можете да се обърнете към регламенти, които по закон служат като основание за даване на отговор. Освен това си струва да обърнете внимание на някои точки по отношение на въпросната ситуация. Те ще помогнат да се разкрие същността на проблема.
- Основен. Тази част има за цел да изясни и убеди. Текстът трябва да е ясен, кратък и кратък, а изложените факти – проверени и обективни. Ако е необходимо, те могат да бъдат потвърдени с реални числа.
Този текст обикновено е последван от списък с приложения. Документът завършва с подпис на подателя. Освен това трябва да знаете как да напишете служебно писмо, за да не обидите получателя. Първо, препоръчително е да започнете да се обръщате към него с фразата „Скъпи“. Второ, можете да използвате наречни фрази в текста като „след внимателно проучване на вашите предложения“ или „внимателно проверих вашите коментари“. Такова спазване на етикета ще бъде от полза и за двете страни.
Процедура
Изготвянето на официални писма е задължение на чиновници, секретари или други служители, на които са възложени тези задължения. При започване на работа трябва да се придържат към определена последователност в действията си. Процесът на изготвяне на такъв документ обикновено преминава през следните етапи:
- Внимателно проучване на обстоятелствата този проблем. Необходимо е да се контролира напълно ситуацията, за да се оцени правилно възможни начининейните решения.
- Изготвяне на писмо. Тук е необходимо да се вземат предвид всички горепосочени изисквания.
- Съгласуване на подготвения текст. Понякога трябва да се редактира, като се вземат предвид коментарите на мениджъра. Може да направи някои пояснения или уточнения по темата.
- Одобрение от неговия ръководител.
- Окончателно оформяне и подписване на документа.
- Регистриране на писмо.
- Изпращане на кореспонденция до получателя.
Едва след като премине през всички тези етапи, писмото, достигайки до адресата, ще може да изпълни възложената му мисия.
Задължителни разпоредби
За да издадете служебно писмо, трябва да имате предвид, че първата му страница трябва да бъде отпечатана на специален формуляр. За останалото можете да използвате обикновени празни листове А4. Тук трябва да запомните, че самото текстово поле има свои собствени граници: горната и долната част са 2 сантиметра, лявото - 3,5 сантиметра, дясното - 1 сантиметър. Не бива да се нарушава стандартни размерида побере информация на един лист. По-добре е да спазвате всички правила и просто да добавите допълнителна страница.
Трябва също да въведете текста според всички правила:
1. За печат използвайте стандартния шрифт Times New Roman. По-добре е да не използвате други опции.
2. Размерите на шрифта също са регулирани:
- за основен текст - 14;
- подреждане на страници и знак за изпълнение - 12.
3. Поставянето на детайли също се извършва в съответствие с правилата:
- разстояние между редовете - 1;
- текстът е подравнен “по ширина”;
- тиретата се поставят автоматично;
- разстояние от регистрационен номерИма 2 разстояния между редовете до заглавието и 3 разстояния от него до основния текст.
Спазването на тези стандарти е задължително за правилен дизайнписма с подходящо предназначение.
Местоположение на детайлите
За да съставите правилно стандартно бизнес писмо, трябва ясно да знаете къде трябва да се намират неговите детайли и компоненти. Отговорите на тези въпроси се съдържат в GOST R 6.30-2003. Той описва подробно формата на служебното писмо. По същество това е извадка, в която съвкупността от всички детайли на документа са разположени по определен начин. Той е необходим, за да:
- Уеднаквяване на процеса на издаване на служебни (служебни) писма.
- Можете да подготвяте централно стандартни формуляри предварително, като същевременно намалявате необходимостта да вършите част от работата ръчно.
- Улеснете го и намалете времето визуално търсенеинформация.
- Разширете възможностите за обработка на писма с помощта на компютри и друго оборудване.
Да, за обичайното бизнес писмоИзползват се 30 стандартни детайла, които са разположени в единадесет задължителни зони:
- емблеми и герб;
- автор;
- изходни данни;
- заглавие;
- изявления;
- адресат;
- резолюции;
- текст;
- подписи и прикачени файлове;
- одобрения и гаранции;
- марки.
Поставянето на информация в определени сектори позволява на специалистите да се ориентират по-добре в документа и улеснява съставянето му от обикновените потребители.
Основни изисквания
Някои мениджъри погрешно смятат, че бизнес кореспонденцията може да се води произволно, без да се спазват никакви правила и разпоредби. Но специалистите, които отговарят за това, трябва да знаят основните изисквания за официални писма:
- Наличие на специален (фирмен) формуляр.
- Правилно използване и разположение на детайлите.
- Текстът трябва да бъде четим и добре редактиран. За да представите същността на проблема, по-добре е да дадете предпочитание на прости общи изречения. Трябва да се изразявате кратко, така че всяка дума да носи възможно най-много информация.
- В зависимост от вида, документът трябва да бъде изготвен по съответния начин. Писмото може да съдържа и няколко аспекта. В този случай, когато представяте, е необходимо да се опитате да ги комбинирате.
- Използвайте правилно стандартите, установени за писане.
- Опитайте се да гарантирате, че съдържанието на писмото не съдържа категорични изрази. Получателят може да възприеме тези фрази като заплахи. Когато конструирате предложения, е по-добре да използвате уводни думикато „очевидно“, „както е известно“, „евентуално“ и „както следва“.
Изпълнението на тези изисквания на практика спомага за правилното управление на документооборота в предприятието.
Днес почти всички активно използват интернет. Но бизнес кореспонденцията не е престанала да бъде актуална и важна. Просто беше пренесено в други медии. Публикацията ще ви каже как правилно да съставите и форматирате бизнес писмо.
Какво може да съдържа едно бизнес съобщение?
На първо място, бизнес кореспонденцията дава възможност за обмен на всякакви мнения и предложения със служители и бизнес партньори. Писмото може да съдържа искания, оплаквания и други мисли за премахване на недоразуменията между компаниите. Като цяло бизнес кореспонденцията е вид официална кореспонденция.
Разлики от другите букви
Основните разлики могат да бъдат обобщени, както следва.
- Стилистика на изложението.
- Наличие на официална командна верига.
- Речник без силно изразяване на емоции.
- По правило писмото отнема не повече от една страница.
- Шрифтът е един и същ в целия текст (нито малък, нито голям).
- Обикновено се изготвя на официалната бланка на организацията.
Видове бизнес писма
Писма, на които трябва да се отговори:
- Заявка.
- Петиция.
- Изискване.
- Оферта.
- Обжалване.
Писма, които не изискват отговор:
- Информационен.
- Уведомление.
- Придружаващ.
- Гаранция.
- Внимание.
- Напомняне.
Писма с търговски характер. Те обикновено са необходими по време на срока на действие на договора или за сключване на споразумение:
- Заявка.
- Отговор на искане.
- Напомняне.
- Иск.
- Оферта. Това е предложение за сключване на споразумение или извършване на сделка.
- Предупреждение за необходимостта от изпълнение на задължения, за прекратяване на споразумения и т.н.
Некомерсиални писма:
- Покана.
- Информиране за нещо.
- Израз на благодарност.
- Препоръки.
- Заявка.
- Инструкции.
- Мотивационно писмо.
- Изразяване на съболезнования.
- Поздравления по всякакъв повод.
- Гаранция.
- Потвърждение за получаване на стоки, предоставяне на услуги и др.
Класификация на бизнес писма по структура:
- Съставен по строг модел.
- Написано в свободна форма.
Видове в зависимост от получателя:
- Обикновен. Изпратено до един адресат.
- Колектив. Изпратено на един човек, но от няколко лица.
- Циркуляр. Изпратено до множество получатели.
Формата на писмото е следната:
- Изпраща се в обикновени пощенски пликове.
- Връчено лично.
- Изпратено като факс.
- Режисиран от електронна поща.
Както можете да видите, едно бизнес съобщение може да бъде оформено по различни начини и с различни намерения. Но си струва да се отбележи, че в някои случаи по етични причини трябва да се напише на ръка, а не да се въведе на компютър. Това важи за поздравленията и съболезнованията.
Части от писмо
Правилното бизнес писмо винаги е разделено на няколко части. Това са уводни, основни и заключителни. Освен това те са логически свързани помежду си.
По правило уводната част съдържа информация за обстоятелствата, довели до написването на писмото. Основният текст е самото съдържание, същността на посланието. Последната част обобщава резултатите, които могат да изразяват отказ, съгласие, искане и т.н.
Принципи на писане
Всяко бизнес съобщение трябва да бъде написано по следния начин.
- Безпристрастно.
- Адресиран (т.е. предназначен за конкретно лице).
- Аргументирано.
- Надежден.
- Възможно най-пълно.
- Цялата информация в текста трябва да е актуална към момента на писане.
Стилистични характеристики
Правилата за писане на бизнес писмо гласят, че е необходимо да се спазва строг стил. Необходимо е да се използват само тези речеви средства, които са характерни за официалните документи. Тоест официалният бизнес стил би бил подходящ. Езикът трябва да има следните характеристики.
- Формалност.
- Точност на представянето на информацията.
- Обективност.
- Структуриран.
- Информативно, но кратко.
Същността на въпроса трябва да бъде изложена в прости кратки изречения, като се фокусира върху глаголите. Няма нужда да претоварвате текста с прилагателни или да използвате малко познати и силно специализирани термини, които получателят може да не разбере. Това само ще предизвика негативизъм и отхвърляне. По-добре е да се опитате да обясните с прости, разбираеми думи, повече фактии специфики. Бизнес стилът не позволява наличието на неинформативни и „воднисти“ текстове.
Не бива да водите до финалната част с ненужни и дълги речеви модели. Освен това нелогичните и непоследователни предложения няма да работят. Ето защо е по-добре да изключите причастни и причастни фрази. Всеки параграф трябва да отразява само една конкретна идея. След като завършите текста, по-добре е да го проверите за грешки няколко пъти, като прочетете писмото на глас.
Изисквания към формата
Според правилата на бизнес писмо е по-добре да го напишете на бланката на компанията. Към нея се предявяват следните основни изисквания.
- В средата на формуляра трябва да поставите герба на Руската федерация, ако предприятието е държавно.
- Поставете писмото върху лист А4.
- Оставете полето отляво празно (поне 3 сантиметра). Това е необходимо, тъй като след известно време материалите ще бъдат заведени с останалите документи.
- За най-оптимален шрифт се счита стандартният „Times New Roman“, размер 12 и междуредие 1,5-2. Най-добре се разбира, когато се чете.
- В заглавката на писмото трябва да посочите името на организацията, нейното действително и съдебен адрес, телефон и имейл.
Характеристики на дизайна
Ако завършването на бизнес писмо отне няколко страници, тогава трябва да го номерирате, като започнете от втората. За това се препоръчва използването на арабски цифри. Няма нужда да поставяте точки до числата.
Писмото трябва да бъде разделено на параграфи и, ако е необходимо, подзаглавия. Текстът не трябва да изглежда като непрекъснат поток, тъй като ще бъде лошо възприет. Параграфите ще покажат къде свършват и започват други мисли.
Важно е да се отбележи, че печатни грешки, изтривания и всякакви корекции са неприемливи за бизнес кореспонденция. Те ще покажат неграмотността и лекомислието на противника.
Използвани детайли
Писмото обикновено включва следната информация.
- Пълното име на фирмата, а не само съкращение.
- Телефонен номер, номер на факс, банкова сметка и имейл.
- Адресат. Освен това името на фирмата трябва да се използва в дателен падеж. Ако трябва да посочите вашето фамилно име и длъжност, препоръчително е да използвате дателен падеж. Ако получателят има звание или научна степен, това трябва да се посочи преди името на лицето.
Важно е да се отбележи, че всеки атрибут трябва да се изписва с главна буква и на нов ред.
Обръщения в бизнес писмо
Официалното съобщение винаги трябва да бъде оформено в неутрален тон. Обръщенията към адресата трябва да имат същата форма. Фрази като „Добър ден“ ще бъдат неподходящи. Ако искате да поздравите, по-добре е да използвате официално „Здравей“. Но най-грамотният вариант се счита за адресиран по име и бащино име. И няма значение колко дълго ще продължи познанството с получателя. Кратката форма на името не може да се използва в писмото (например Петя, Аня и т.н.).
Обръщането към някой по-възрастен или с по-високо положение ще помогне да се поддържа междуличностна дистанция и ще покаже уважение към даден човек. Заслужава обаче да се отбележи, че в някои компании, напротив, е обичайно да се използва „вие“, когато общувате, дори и в писмен вид.
Струва си да се отбележи, че обръщението „Уважаеми господине“ не може да се използва без последващо посочване на името на това лице. Също така трябва да избягвате съкращенията „г-н“, „г-жа“. Ако трябва да се обърнете към група хора, може да не посочвате имена. След това можете накратко да напишете: „Уважаеми господа!“ Според правилата винаги трябва да поставяте удивителен знак, след като наречете някого по име. Например подобна фраза в бизнес писмо би имала следващ изглед. „Скъпи Александър Сергеевич!“
Във финалната част можете да използвате различни опции. „СЪС Най-добри пожелания“, „С уважение“, „С надежда за сътрудничество“ и др. Тук съобщенията трябва да са официални, но приятелски настроени.
Дизайн на крайната част
Правилното завършване на писмото също е много важно. В последната част трябва да обобщите казаното по-рано. Не бива обаче да разтягате заключенията си до 10 изречения. Трябва да се помни, че в бизнес стила се оценяват сбитостта и краткостта. По-добре е да се ограничите до прости фрази. Като пример ще бъдат дадени няколко конструкции, които са подходящи в заключителната част на бизнес кореспонденцията. Бизнес писмата трябва да бъдат попълнени възможно най-правилно и учтиво.
- Благодарност за помощ или внимание. „Позволете ми да изразя своята благодарност за...“ "Благодаря ти!"
- Уверяване на получателя на нещо. „Ще се радваме да си сътрудничим с вас.“
- Изразяване на надежди за бъдещето. „Надяваме се да се чуем скоро.“
- Молба за нещо. „Ще бъдем благодарни, ако докладвате резултатите.“
- Извиняваме се за причиненото неудобство. „Извиняваме се за забавянето на плащането.“
Как да се сбогуваме с получателя
Въпреки факта, че кореспонденцията е бизнес, можете да кажете сбогом в бизнес писмо по различни начини. За да направите това, трябва да използвате така наречените затварящи фрази.
Като пример могат да се дадат следните опции:
- Искрено Ваш.
- На Ваше разположение.
- Най-добри пожелания.
- Желая ви успех в работата.
- Надяваме се да продължим сътрудничеството.
- С удоволствие предоставихме услугата.
Може да има и други варианти. Тук изборът на финалната фраза е чисто въпрос на вкус.
Подписване
Подателят трябва да постави своя подпис в най-долната част на листа. Но е изключително важно да го направите правилно, за да има документът официален вид.
Необходимо е да посочите позицията си, инициали, фамилия и знак отсреща. Освен това можете да предоставите информация за контакт (личен имейл адрес или телефонен номер). Това ще демонстрира желанието на получателя за комуникация и сътрудничество.
Характеристики на повреда
Също така е важно да знаете как да напишете бизнес писмо, ако трябва да откажете нещо. В края на краищата, дори завоалиран негатив или отказ няма да остане незабелязан и ще доведе до себе си неприятни последици. След това не можете да разчитате на положително или дори неутрално отношение към себе си. Когато съставяте писмо, не е нужно да се поддавате на емоциите. По-добре е да се държите в граници, дори ако получателят е много досаден. Писмата за отказ винаги трябва да се препрочитат няколко пъти, като се обръща специално внимание на тона на съобщението.
Съобщението не трябва да започва с категорично „не“, независимо как е изразено. В противен случай получателят ще остане с впечатлението, че е безинтересен и маловажен. По-добре е първо да представите неизмислени, убедителни обяснения. Когато причините за отказа са изброени накратко, можете плавно да преминете към посочване на факта. В този случай, според етикета на бизнес писмото, се препоръчва използването на следния тип формулировка.
- За съжаление не можем да изпълним заявката ви.
- Искрено съжаляваме, но сме принудени да откажем предложението ви.
- Дълбоко съжаляваме, но не можем да изпълним молбата ви поради следните причини.
В идеалния случай в началото на писмото трябва да посочите накратко искането на адресата. Така той ще разбере, че предложението му наистина е прегледано и вероятно ще го оцени.
Характеристики на съставяне на имейл
Днес хората все повече се интересуват как да напишат бизнес писмо, ако то трябва да бъде изпратено по имейл. За такава кореспонденция се прилагат същите правила, както споменахме по-рано. Електронните бизнес съобщения обаче имат свои собствени характеристики.
- Входът трябва да е солиден и адекватен. Например, [имейл защитен] – лош вариант, А [имейл защитен]- добре.
- Полето „Тема“ винаги е важно да се попълни. Ще стане ясно за какво ще бъде съобщението. Ако писмото е предназначено за непознат човек, тогава заглавието трябва да е интересно. Но е важно да не прекалявате. Теми като „Уникална оферта само сега“, „Спешно“ ще предизвикат само отказ. Заглавието трябва да е съставено от 3-5 думи, съдържащи същността на посланието.
- Ако кореспонденцията е с непознат, тогава първо трябва да му кажете как сте разбрали за него и какво прави компанията. Без такова въведение съобщението може да се счита за спам и незабавно да бъде изтрито.
- По-добре е да подчертаете важни моменти в текста с удебелен шрифт. В този случай е неприемливо да се използват различни цветове.
- Главни букви не могат да се използват в имейл бизнес писмо. Дори подзаглавията и заглавието на темата не трябва да съдържат само главни букви. Същото важи и за дублиращите се препинателни знаци.
- По-добре е да разделите текста на абзаци, оставяйки празен ред между тях.
- Колкото по-кратко е съобщението, толкова по-бързо ще отговорят на него.
- Изисква се подпис. В имейлите обикновено се състои от няколко реда и включва името и позицията на изпращача, името на фирмата, телефонния номер и адреса на уебсайта.
- Можете да прикачите текстови файлове и изображения към писмото. Това е много удобно, т.к Допълнителни материали, коментари, обяснения и подробни описания отвличат вниманието от същността. Затова е по-добре да ги поставите не в тялото на писмото, а в прикачени файлове.
- Ако бизнес кореспонденцията продължава дълго време и е установена топла, доверителна връзка, тогава използването на емотикони в имейла е разрешено. Те ще помогнат малко да „подправите“ и да обезвредите комуникацията. Но с тях не бива да се злоупотребява и като цяло са неприемливи в хартиени писма.
Инструкции за писане на писмо
Писането на бизнес писмо може да бъде разделено на няколко етапа.
1. Първо трябва да посочите адресата. За да направите това, в горния десен ъгъл на формуляра трябва да напишете инициалите, фамилията и длъжността на получателя. Ако адресатът е организация, тогава трябва да се посочи нейният юридически адрес.
2. Обръщение към получателя. Трябва да се постави по-ниско в средата на формата. Вече беше казано кои фрази могат да се използват. Обикновено адресът изглежда така: „Уважаеми Игор Петрович!“
3. Декларация на целта. По-долу, на нов ред, трябва да напишете основните мисли, цялата същност, като посочите причините за обжалването. Ако говорим за някои проблеми, тогава си струва да предложим варианти за решаването им. Ако това е предложение за сътрудничество, тогава трябва да обясните как ще се случи. Ако писмото отразява оплакване, тогава си струва да поискате конкретни мерки. С една дума, получателят трябва да разбере от текста какво точно искат от него.
4. Заключителна част. И накрая, на нов ред трябва да вмъкнете последната фраза и подпис.
Благодарствено писмо
Този пример показва как може да изглежда едно благодарствено писмо. Въпреки това, в в този примерима един недостатък. Вместо реда „До компанията Флагман“ можете да вмъкнете поздравителна фраза и имената на тези, до които е предназначено писмото.
Запитване
Това е примерно писмо с бизнес запитване. Няма никакви недостатъци в него. Спазени са всички правила за изготвяне официално писмо. От текста става ясно какъв проблем е възникнал и какво трябва да се направи за разрешаването му. Съобщението също така съдържа цялата информация за контакт, приветствено съобщение, заключителна фраза и подпис.
И така, публикацията демонстрира как се пишат писма, предназначени за бизнес партньори. Това трябва да се направи правилно и компетентно, за да не загубите лицето си. В крайна сметка от това зависи бъдещето на компанията. Също така е важно да отговаряте своевременно на служебните съобщения. Това може да стане в рамките на три до седем дни от датата на получаване на писмото.
Имате ли спешни въпроси към организацията, които трябва да бъдат записани? В този случай е задължително да напишете писмена жалба. Не всичко обаче е толкова просто, колкото изглежда. Написването на компетентно бизнес писмо е цяла наука. И няма да навреди на всеки да научи или запомни основните умения за компилирането му.
Първо, нека решим кой е най-удобният за вас метод да напишете писмо или молба до организация. Най-често онлайн съобщенията се използват с помощта на интернет ресурси. Ако напишете писмо по този начин, тогава не можете без:- Компютър (лаптоп);
- Текстов редактор;
- Електронна поща.
Ако използвате метода на ръчно писане, ще ви е необходим и принтер за печат.
Първият етап от писането на писмо е „заглавката“. В горната част на страницата трябва да има:- Името на организацията, в която кандидатствате;
- Пълно име на директора на организацията или отговорно лице;
- Адрес на институцията;
- Дата на заявлението;
- Град на приложение.
Желаните „заглавни“ елементи също включват координатите на компанията – факс, телефон, имейл адрес, OKPO, OGRN, INN/KPI. Зависи от темата на обжалването и самата организация.
След това трябва да се представите. Служителите на институцията трябва да разберат от кого е писмото и да го имат обратна връзкас теб. Ето защо е важно да посочите не само пълното си име, но и имейл адреса си, мобилен телефон, домашен адрес (за кореспонденция по пощата). Ако представлявате интересите на фирма, трябва да използвате бланка с нейните координати. Когато изпращате имейл, не забравяйте да използвате блок Тема, за да помогнете на служителите да организират своята документация.- Рекламни писма;
- Препоръчителни писма;
- Информационни писма;
- Мотивационни писма;
- Благодарствени писма;
- Поздравителни писма;
- Писма с инструкции;
- Писма за запитване;
- Писма за искане;
- Отговорни писма;
- Уведомителни писма;
- Писма с покани.
В зависимост от това какъв тип обжалване използвате, формулирайте съдържанието правилно. Например, ако композирате положителна обратна връзкана организацията, трябва да опишете подробно причината за вашата кандидатура, какво точно сте харесали и т.н.
Изтеглете от нашия портал:
Важен елементписане на писмо до организация - „не хвърляйте вода“ и пишете по същество. Изразете мислите си по такъв начин, че вашето писмо да заинтересува служителите на компанията. За да направите това, според правилата бизнес етикетизползвайте специални „интригуващи думи“. Не бива обаче да прекалявате, защото говорим за документ, а не за лична кореспонденция. Опишете ситуацията накратко, но я направете четлива. Ако разговорът е за спазване на закона, не забравяйте да направите препратки към законите на Руската федерация. При описване конфликтна ситуацияпредложението за редица мерки за ескалиране на инцидента се приветства.Компетентното изготвяне на писмо до правилната организация е ключът към успеха на вашето обжалване. Проучете внимателно всички точки, описани по-горе, и се захващайте свободно за работа. Не забравяйте, че писмото не трябва да съдържа правописни, пунктуационни и стилистични грешки.
Бизнес документ— основното средство за извършване на управленски дейности, записване и предаване на информация. Документът се използва за съгласуване бизнес дейности, а също така се натрупва информация. В голяма организация обикновено се изготвят инструкции, които посочват кой официално пише документи, кой на кого докладва и в какви случаи, кой на кого предава информация и т.н. Един от най-важните начини за формализиране на предаването на информация са стандартните формуляри (формуляри). Предимството на формуляра е, че лицето, което го попълва, не трябва да мисли кога, как и каква информация трябва да бъде предоставена. в такъв случай; това спестява много време.
Делът на кореспонденцията в деловия живот е много голям.
Правилно компилиран, той отговаря на следните изисквания:
- достоверност и обективност на презентацията;
- пълнота на информацията;
- краткост на представянето (бизнес писмото трябва да заема не повече от страница);
- липса на разсъждение и разказ;
- неутрален тон на представяне, но в същото време добронамереност, липса на грубост и ирония, претенциозност, фалшива учтивост;
- използването на средства за логическа, а не за емоционално-експресивна оценка на ситуацията и фактите.
Има няколко вида бизнес писма. Така писма, съдържащи предупреждение, напомняне, покана, потвърждение, отказ, придружителни писма, гаранционни писма, информация, уведомителни писма и заповед не изискват задължителен писмен отговор. Отговорът трябва да бъде написан на писмо с молба, обжалване, предложение, молба, искане.
Етика на бизнес писане
Неуважението на автора на бизнес писмо, дори и да е завоалирано, винаги се усеща от адресата, което формира устойчиво негативно отношение към писмото и неговия автор, въпреки привидно безупречните методи за убедителност на съобщението.
Трябва да сте особено внимателни, когато четете писмо, съдържащо отказ. Не можете да започнете такова писмо с изявление за отказ. Първо, трябва да се дадат убедителни обяснения. Използвайте следните формули: „Вашето искане не може да бъде удовлетворено поради следните причини...“; „За съжаление, не е възможно да удовлетворим вашата заявка...“; „Дълбоко съжаляваме, но не можем да удовлетворим молбата ви...“ и т.н. Мястото на тази формула е в последния параграф на писмото. В този случай трябва да запомните правилото: „Когато формулирате отказ, внимавайте да не загубите приятел или клиент“.
Да дадем груб планписмо-отговор, което съдържа отказ на заявка или отхвърляне на оферта:
- повторение на молбата - адресатът трябва да е сигурен, че писмото му е внимателно прочетено и същността на молбата му е разбрана точно;
- причините, поради които дадена заявка не може да бъде удовлетворена или защо дадена оферта не може да бъде приета, са рационалната и психологическа подготовка на получателя за последващ отказ;
- изявление за отказ или отхвърляне на предложение е формула за отказ.
Език на бизнес писмото
Академик Д.С. Лихачов, блестящ експерт по руски език, в записка за младите си колеги „За добрия език научна работа" написа: " Добър езикне се забелязва от читателя. Читателят трябва да забележи само мисълта, но не и езика, на който е изразена мисълта.”
Увереността в писането е възможна с дългогодишен опит. Първоначално е препоръчително да се използва практически съветиспециалисти:
- трябва да избере прости думи, но не обеднявайте езика;
- използвайте повече глаголи, отколкото прилагателни: по този начин текстът ще бъде динамичен и в същото време непомпозен;
- не започвайте отдалече, не се отклонявайте от темата, не описвайте много подробности;
- избягвайте дълги твърдения: те са неубедителни, така че трябва да сте кратки и да използвате минимум подчинени изречения;
- преходът от една фраза към друга трябва да бъде логичен и естествен, „незабелязан“;
- проверявайте всяка написана фраза на ухо;
- използвайте минимум местоимения, които ви карат да мислите за какво се отнасят, коя дума са „заменили“ (пишете конкретно, а не „за това“, „онзи“, „тя/то/те“ и т.н.).
Бизнес писмото трябва да бъде грамотно и стилистично правилно.
Форматиране на бизнес писмо
Официално писмо винаги се изписва на бланката на организацията.
В горния ляв ъгъл на изходящото писмо (т.е. изпратено от организацията) се посочва изходящият номер, който се записва в дневника на документите на организацията. Трябва да се посочи датата, на която е написано писмото. В горния десен ъгъл са името на организацията (в именителен падеж), длъжността на адресата и неговото фамилно име. В долния ляв ъгъл са длъжността, фамилията и подписът на ръководителя, а 2 см по-долу - фамилията на изпълнителя на писмото (без инициали) и неговият телефонен номер.
По същество и нагледно съдържанието на писмото се състои от няколко блока: o формула на писмото – каква е същността на искането; o обосновка на искането; o Подкрепяща информация.
Във вашето писмо за отговор трябва да направите учтиво позоваване на неговия последното писмо. Ако това писмо отваря кореспонденция с чуждестранен партньор, трябва да представите организацията, да опишете нейната цел и цели в областта международни дейности. Тази част от писмото е изключително кратка, тъй като основната информация за организацията трябва да бъде дадена в брошурата, приложена към писмото (връзка към която се изисква в писмото). Такова писмо трябва да завършва с благодарност за сътрудничество и/или израз на надежда за такова в бъдеще. Доказана формула е „Искрено Ваш (Вашето име)“.
Добрата писмена реч изисква голям запас от думи и способност за свързването им, което изисква систематично и внимателно четене на художествена литература и научна литература. Без постоянно подхранване с хуманитарни знания няма да се появи пълноценен лидер. Това е заключението на изтъкнатия експерт по мениджмънт Лий Якока: „През годините, когато децата ми питаха какво да учат, моят последователен съвет беше, че трябва да учат добро образованиев района хуманитарни науки... Основното нещо е да поставите солидна основа на знанията в областта на литературата, да владеете добре устната и писмената реч.“