Правилно изготвяне на протокол от заседание. Протокол от заседанието
Съставяне и оформяне на протоколи
Протоколът заема особено място в системата от организационни и разпоредителни документи. От една страна, той може да се класифицира като информационни документи (тъй като съдържа информация за хода на обсъждането на някои управленски въпроси), а от друга страна, протоколите съдържат разпоредителна част и следователно могат да се разглеждат като административни. документи.
протокол– документ, отразяващ хода на обсъждане на въпроси и вземане на решения на събрания, сесии, конференции.
Дадено е по-общо определение тълковни речницируски език, определяйки го като „документ със запис на всичко, което се случва на среща, среща“.
Протоколите документират дейностите на постоянни колегиални органи, като съвети на комисии и министерства, общински властиуправление, както и научни, технически, методически съвети.
Събранията на акционерите и заседанията на съветите на директорите се протоколират задължително.
Протоколите се представят на държавните органи за регистрация (например при регистрация на търговски банки, търговско-промишлени камари и др.). Съставят се и протоколи за документиране на дейността на временните колегиални органи (конференции, съвещания, заседания, семинари и др.).
По време на срещата обикновено се води протокол. В случаите, когато заседанието се стенографира или записва на магнит, протоколът може да се изготви след преписването му. Протоколът се води задължително от секретар или специално назначено лице
Могат да се разграничат следните етапи на подготовка на протокола:
1) своевременно събиране необходими материализа заседанието (дневен ред, списък на участниците в заседанието, поканени лица, членове на колегиалния орган, текстове на доклади, съобщения и изказвания, проекти за решения на обсъжданите въпроси);
2) изготвяне на протокол в съответствие с установените изисквания, осигуряващи неговата правна сила;
3) редактиране на текста, съгласуване с председателя и говорещите участници на срещата;
4) подписване на протокола от председателя и секретаря на събранието;
Всички видове и разновидности на протоколи, независимо от принадлежността към документационна система или подсистема, се класифицират по два признака - метод на документиране и степен на пълнота на записване на хода на срещата, които действат едновременно. Така, според степента на пълнота на записа, протоколите се делят на кратки и пълни. Допълнително се предоставя стенографски протокол. Формата на протокола се избира в зависимост от вида на заседанието и статута на колегиалния орган.
Накраткопротокол – записва обсъжданите въпроси на заседанието, имената на ораторите и взетите решения. Препоръчително е да се води такъв протокол само в случаите, когато заседанието се води стенографирано, доклади и текстове на изказвания се представят на секретаря или когато заседанието е от оперативен характер.
В краткия протокол последователно се записват само имената на председателя, секретаря, състава на присъстващите, списък на разгледаните въпроси и взетите решения. Вид кратък протокол е протокол, съставен в съкратена форма, който предоставя кратко последователно представяне на разглежданите въпроси по „въпрос - решение».
ПълнаВ протокола се записват не само обсъжданите въпроси, взетите решения и имената на ораторите, но и доста подробни записи, предаващи съдържанието на докладите и изказванията на участниците в срещата, всички изразени мнения, изказани въпроси и забележки, коментари, позиции. Пълните протоколи ви позволяват да документирате подробна картина на срещата.
Пълните протоколи могат да бъдат подробни текстови (текстов метод на документиране), стенографски (текстов метод с използване на специални символи, които трябва да бъдат дешифрирани при съставянето на протокола), фонографски (звукозапис), видеопротоколи (използва се видео и аудиозапис, особено при провеждане на видеоконференции). Те съдържат запис на цялата среща, включително забележки, въпроси, коментари, изказвания и информация по време на срещата, шум, аплодисменти и др. в зависимост от начина на документиране.
Стенографияпротоколът се съставя въз основа на стенографски протокол от заседанието (стенограма) и предава дословно процеса на обсъждане на всеки въпрос и разработване на решение по него.
Пълен и стенографски протокол се съставя въз основа на ръкописни стенографски или магнетофонни записи, които се съхраняват по време на заседанието.
По време на заседанието се води протокол от специално избрано или назначено лице или секретар на постоянен колегиален орган по длъжност, а протоколите от оперативните заседания, които се ръководят от ръководители, се водят и съставят от секретари или помощник-ръководители.
При изготвянето на протокола секретарят на заседанието използва документи, подготвени предварително за заседанието: дневен ред, списъци на поканените, списъци на членовете на колегиалния орган, текстове на доклади, изказвания, информационни удостоверения, проекторешения и др.
Протоколът, съставен непосредствено на заседанието, е чернова. Той трябва да бъде изяснен, удостоверен със стенограма или фонограма (ако стенограмата е направена на срещата или записана на диктофон), редактирана и изпълнена не по-късно от 3 или 5 дни от датата на срещата. Тези срокове или други стандарти за времето за подготовка на протокола за подписване - „в деня на срещата“, „не по-късно от следващия работен ден“ и др. – обикновено се регламентират от правилника за съответните колегиални органи и длъжностната характеристика/правилника на секретаря на конкретен колегиален орган.
Протоколът е основен разпоредителен документ на колегиалното ръководство и почти винаги се съставя като многостраничен документ. Следователно, когато се съставя първият лист на протокола, е необходимо да се използва общият формуляр на организацията или предприятието, а ако няма общ формуляр, протоколът се съставя на листове хартия А4 с реквизитите, подредени съгласно моделът на общата форма.
Ако не се използва формуляр за изготвяне на първия лист от протокола, данните обикновено се попълват надлъжно (по горното поле на листа) центрирано.
Стандартният формуляр на протокол включва следните задължителни реквизити:
· пълно наименование на организацията или предприятието;
· наименование на вида документ (ПРОТОКОЛ);
· място на съставяне или публикуване на документа;
· заглавие;
· подписи.
Допълнителни подробности за протокола са:
· Име структурна единица;
· печат за одобрение;
· маркировка за наличие на приложения;
· място (стая, офис) и час на срещата;
· фамилия и инициали на председателстващия събранието;
дата на подписване на протокола;
· одобрение на виза (при необходимост);
· печат за одобрение (ако протоколът изисква одобрение);
· белег за изпълнение и отнасяне на делото.
Датата на протокола е датата на срещата (протоколът по правило се съставя след срещата). Ако е продължило няколко дни, тогава датата на протокола включва началната и крайната дата.
Например: 21–24.01.2013 г.
Номерът (индексът) на протокола е поредният номер на заседанието. Номерирането на протоколите се извършва в рамките на календарната година или мандата на колегиалния орган.
Заглавието на текста на протокола като правило отразява вида на заседанието или колегиалната дейност и е в съответствие с наименованието на вида документ. Например: Протоколи – заседания на управителния съвет; - срещи на трудовия колектив; - срещи на ръководители на структурни звена.
Текстът на протокола включва уводна и основна част.
В уводната част на протокола след заглавието се посочват фамилиите и инициалите на председателя и секретаря на събранието (в кратка формапротоколът пропуска тази информация). От нов ред след думата „Присъстващи“ се изреждат фамилиите и инициалите на постоянните членове на колегиалния орган (в азбучен ред), след това - фамилиите, инициалите и длъжностите на поканените на срещата. Имената и инициалите на поканените длъжностни лица, които не са членове на колегиалния орган, но са присъствали на заседанието, се посочват след думата „Поканени“.
При съставяне на протокол от разширено заседание или заседание с повече от 15 присъстващи лица не се изписват имената на участниците, а се посочват с номера им. обща сума. Преброяването на участниците се извършва съгласно регистрационни списъци, които се предават на секретаря на събранието и стават едно от приложенията към протокола. Към протокола се прилагат поименни списъци на присъстващите, за което се прави съответен запис в самия протокол (например: Присъстващи: 43 души (списъкът е приложен).
На срещи, конференции и конвенции, където вземането на решения изисква определен кворум, разделът „Присъствали“ показва колко хора трябва да присъстват и колко са дошли на срещата.
Например в протоколите от синдикалните събрания е посочено: „135 души са регистрирани в синдикалната организация, 117 присъстват“.
В уводната част на протокола се съдържа дневният ред. В него се включват обсъжданите на заседанието въпроси с имената на ораторите (докладчиците) и се определя последователността на тяхното обсъждане.
След думите се съставя списък на въпросите, внесени за обсъждане и вземане на решения от колегиалния орган "дневен ред", които се намират от границата на лявото поле два реда под състава на присъстващите и завършват с двоеточие.
Всяка точка от дневния ред е формулирана с предлога „О” и отговаря на въпроса „За какво?” и съдържа указание за длъжността, фамилията и инициалите на говорещия. Освен това в протокола не се използва думата „оратор“, а правилната речева формула е: „Доклад – (чия?) длъжност, фамилия, инициали“.
Въпросите се номерират с арабски цифри, подреждат се в дневния ред според степента на тяхната важност (или в съответствие с очакваното време за обсъждане) и се очертават с червена линия.
Точките от дневния ред трябва да бъдат формулирани ясно и конкретно, тъй като са актуални заглавия към следващия текст на протокола, които ще бъдат представени точка по точка от последователността на разглеждане на въпросите на заседанието.
Дневният ред за среща обикновено се изготвя предварително и трябва да включва оптималния брой въпроси, които могат да бъдат разгледани и обсъдени на срещата. Формулировката „Разни” в дневния ред на съставения протокол се счита за неуместна, т.к. документът се изготвя след срещата, когато вече е възможно точно да се формулират всички разгледани въпроси.
Дори в случаите, когато дневният ред на заседанието е съставен като самостоятелен информационен документ и е изпратен предварително на участниците в заседанието и членовете на колегиалния орган, текстът на протокола трябва да включва формулировката на всички обсъждани въпроси. Забележката в текста на протокола: „Дневният ред е приложен” е недопустима, дори когато дневният ред е представен заедно с протокола като отделен информационен документ.
Текстът на основната част на протокола се съставя в съответствие с последователността на въпросите, определени от дневния ред.
Основната част от текста на протокола, т.е. Секретарят на срещата обобщава целия ход на срещата и взетите решения от устна форма (често спонтанни, емоционални и не винаги подготвени) в писмена форма, т.е. подреден, изграден върху речеви модели, главно с директен словоред и използване на специална лексика и термини в бизнес стил.
Основната част на протокола съдържа толкова раздели, колкото са точките, включени в дневния ред. В съответствие с него секциите са номерирани. Всеки раздел, отразяващ хода на срещата, се състои от три части : СЛУШАХА – ИЗГОВОРИХА – РЕШИХА (РЕШИХА).
Думата “ИЗСЛУШАХА” се номерира според номера на точката от дневния ред, изтеглена от границата на лявото поле с главни букви и завършва с двоеточие. След това от червената линия те се изтеглят родителен падежфамилията и инициалите на оратора (СЛУШАХТЕ - кой?), поставя се тире, а след него накратко или подробно се записва съдържанието на доклада. Представянето обикновено е в трето лице единствено число в минало време.
Ако текстът на основния доклад е подготвен предварително и след разглеждане на въпроса е прехвърлен на секретариата / секретаря на срещата, тогава при представянето на текста е удобно да се използва друга техника: формулирайте накратко темата на доклада в съответствие с дневния ред и след точката отбелязва: „Текстът на доклада е приложен“.
В този случай предварително изготвеният протокол трябва да бъде оформен, подписан и датиран от автора, за да може реално да бъде издаден като самостоятелен документ приложение към протокола.
Думата „ИЗГОВОРИХ” се изписва от границата на лявото поле с главни букви и завършва с двоеточие. Фамилията и инициалите на всеки говорител са изписани на червена линия и са посочени в именителен падеж (ГОВОРИЛ - кой?). След тире във формата на непряка реч, кратко или подробно съдържаниеречи.
Всички въпроси към оратора и ораторите, както и отговорите към тях се записват по реда на постъпването им и също се записват на червената линия. Може да не се посочва името на задаващия въпроса.
Решения, приети колективно по всеки от обсъжданите въпроси, се изписват след думата „РЕШИ” или „РЕШИ”. Тези думи са термини в бизнес стил, които отразяват колегиалното вземане на решения (което предполага местоимението „ние“). В бизнес практиката всеки термин има своя сфера на използване при съставяне на протоколи. Така в протоколите от общите събрания на акционерите, учредителите, заседанията на съветите на директорите, събранията на трудовите колективи, събранията на служителите (в рамките на самоуправлението, установено и разрешено от кодекса за корпоративно поведение), инициативните групи, използването на термина „РЕШИ“ се счита за правилно (дейността на висшите колегиални органи е формализирана, „власт“). В протоколите от заседания на комисии, съвети, работни групи, оперативни съвещания и др изпълнителни органи(формирано като „оперативно управление”) правилният термин е „РЕШЕНО”.
Тази дума се изписва от лявото поле с главни букви и завършва с двоеточие. От червената линия кратко и точно се формулират административни действия точка по точка, които се номерират в съответствие с номера на въпроса от дневния ред. Номерът на приетото решение се състои от две части, разделени с точка, като първата цифра съответства на номера на въпроса от дневния ред, а втората - на номера на решението по този въпрос (все пак често се случва че по един въпрос от дневния ред се вземат няколко решения и указания).
Установителната клауза правна норма(нормативно), формулирано по стандартен речев модел: какво да правя - в колко време (от колко часа или за какъв период)?
1. На кого - какво да направя - до кога;
2. Какво да се направи - до кога - на кого (длъжност, фамилия и инициали на конкретния изпълнител).
Ако решението е взето чрез гласуване, резултатите от него се представят във формата: „За – 10, против – 0, въздържал се – 2“ или „Единодушно“. Спазването на този формуляр е задължително при вземане на решения за назначаване, избор или утвърждаване на кандидати или за персонален състав на комисии, комитети и др.
Върху редактирания и заверен протокол се полагат подписите на председателя и секретаря на събранието. Те се намират на три до четири реда под текста от лявата граница на полето и са разделени с един ред. При преписи от подписи инициалите се поставят пред фамилията. Върху оригинала на протокола се полагат лични подписи на председателя и секретаря.
Тъй като протоколът е вътрешен административен документ на предприятието, обикновено не се изисква неговата заверка с печат.
Копия (фотокопия) от съставения и подписан протокол или извлечения от протокола, които са необходими в процеса на изпращане на документа за изпълнение, имат право да заверят с подписа си секретарят (секретарят на заседанието или секретарят на колегиалния орган). служебно), правилно съставяне на бележка за заверка на копието. Ако в рамките на организацията се използва копие или извлечение от протокола, върху него (както и върху самия протокол) не се поставя печат. Ако извлечение или копие от протокола е предназначено за използване извън стените на домашната организация, струва си да поставите печат върху него.
Някои видове протоколи подлежат на одобрение от първия ръководител на предприятието или организацията. Например, одобряват се протоколите от заседанията на експертната комисия на организацията, експертната комисия за налагане/премахване на ограничения за достъп до информация и документи на организацията, протоколи от заседания на проектни групи/проектни офиси в управлението на проекти и др.
Одобрението се издава с печат, който се намира в горния десен ъгъл на документа и се състои от думата „ОДОБРЕНО“, съкратеното наименование на длъжността на ръководителя (тъй като пълното име на организацията или предприятието е посочено в заглавката на документа или в обща форма), личен подпис, препис и дата на утвърждаване.
Решенията на колегиалните органи се съобщават на изпълнителите под формата на самостоятелни документи - резолюции и решения; в институции, работещи на базата на единоначалие, те се изпълняват със заповеди. В останалите случаи се прави извлечение от протоколите.
Протоколът се оформя във файлове заедно с документите, създадени в процеса на подготовка на заседанието:
¾ дневен ред;
¾ покана;
¾ списъци на участниците в срещата и списъци на поканените;
¾ доклади или резюмета на речи;
¾ справочни материалипо обсъжданите въпроси;
¾ проекторешения и заключителни документи.
Протоколът се съставя от секретаря на събранието. Подписва се от председателя и секретаря.
Извлечение от протоколае точно копие на част от текста на оригиналния протокол по точката от дневния ред, по която се изготвя извлечението. В същото време се възпроизвеждат всички подробности на формуляра, уводната част на текста, точката от дневния ред, по която се изготвя извлечението, и текстът, отразяващ обсъждането на въпроса и взетото решение. Извлечението от протокола се подписва само от секретаря, който изготвя и заверката. Състои се от думата „Верно“, обозначение на длъжността на лицето, което заверява копието (извлечението), личен подпис, фамилия, инициали и дата. Ако извлечение е дадено за предаване на друга организация, то се заверява с печат.
Дневен ред:
1. За... (за какво става въпрос). Вид на съобщението (доклад, доклад, съобщение, информация), длъжност, инициали, фамилия (в родителен падеж).
1. СЛУШАХА:
И. О. Фамилия (в именителен падеж) – кратко или подробно резюме на съдържанието на речта. Ако текстът на доклада е приложен към протокола, тогава се посочва - (Текстът на доклада е приложен).
ГОВОРЕЩИ:
И ОТНОСНО. Фамилия – посочена резюмепървото изказване по първия въпрос (след фамилията в скоби може да се посочи позицията на оратора). Ако текстът на доклада е приложен към протокола, тогава посочете - (Текстът на речта е приложен).
И ОТНОСНО. Фамилия - дава резюме на следните изказвания по този въпрос.
РЕШИ:
1.1. Посочен е текстът на решението по първия въпрос - посочено е действието в неопределена форма на глагола, извършителят (длъжностно лице, структурно звено в Д.П.) и срокът за изпълнение.
1.2. Вторият и следващите параграфи на решението по първия въпрос са съставени по подобен начин.
2. СЛУШАХА:
Оформянето на втора точка от дневния ред е подобно на първата по схемата: СЛУШАХА - ИЗКАЗАХА - РЕШИХА.
На дело 00-00 (подпис), дата
Оформление на протокола
РЕШИ:
Маркиране на присъствието на приложението
Дневен ред:
Отчет за работата на хлебозавода за ноември 2004г.
И. П. Козленко ( изпълнителен директор) - докладът е приложен.
ГОВОРЕЩИ:
А. В. Петровски (член на Съвета на директорите). В речта си той акцентира върху недостатъците, които се срещат в работата на някои служители: неправилно етикетиране, неуредици изходяща търговия.
И. С. Никоненко (член на Съвета на директорите). Той отбеляза, че като цяло работата върви добре: производителността на труда се е повишила, рентабилността се е увеличила и позицията на компанията на регионалния пазар на хлебни изделия се е подобрила.
РЕШИ:
1. Бонус за ноември:
1.1. Работници на парче от основното производство - в размер на 40% от приходите на парче.
1.2. Наемни работници - в размер на 40% от заплатите и тарифните ставки.
2. За отнемане на бонуса за ноември:
2.1. О. П. Иванова, Л. Р. Сидорова, Н. Р. Левченко за несъответствия в етикетирането на джинджифилови сладки на 25 ноември 2004 г.
2.2. Л. Д. Гончар за прекъсване на изходящата търговия в село Зимовники на 23 ноември 2003 г.
На дело 00-00 (подпис), дата
ID на електронното копие на документа
Пример за дизайн на протокол
За безопасността на документите в акционерното дружество и организацията на тяхното предаване на държавно съхранение.
2. Препоръчва на отдела за документация на акционерното дружество (Криволапов В. Г.) да проведе семинар със специалисти от структурните подразделения на акционерното дружество относно систематизирането на документите в деловодството и предаването им на държавно съхранение.
Пример за извлечение от протокола(Анодина Н. Н. Документопоток в организацията / Н. Н. Анодина. - М .: Издателство Омега-Л, 2006. - 172 с.)
Раздел 2 „Структура на документа. Системи за документиране. Единна система за организационна и разпоредителна документация"
ТЕМА 6
„ОСНОВНИ ВИДОВЕ ИНФОРМАЦИЯ И СПРАВОЧНИ ДОКУМЕНТИ, ПРЕДАВАНИ ПО РАЗЛИЧНИ КОМУНИКАЦИОННИ КАНАЛИ. ДЕЛОВА КОРЕСПОНДЕНЦИЯ"
план:
1. Делова кореспонденция. Главна информация.
Протоколът от заседанието е информационен и административен документ, който записва целия процес на обсъждане на повдигнатите въпроси, както и решенията, взети по време на това заседание. Поддържането на този документ е важна и задължителна част от всяка среща, от която до голяма степен зависи колко ефективно ще бъдат изпълнени решенията по даден въпрос.
Създадена е регистрация на протокола от заседанието Граждански кодекс RF. Член 181.2 определя основните задължителни изисквания и процедурата, по която се води протоколът от събранието. Как да съставя протокол правилно? Каква информация трябва да съдържа протоколът от срещата?
Кой води протоколите?
Отговорността за записване на хода на срещата и по-нататъшното правилно изпълнение на документа е на секретаря на срещата. Това може да бъде лице, заемащо длъжността секретар в организацията, или всеки друг служител, упълномощен да изпълнява това задължение. Най-добре е лицето, назначено от секретаря, да разбира въпросите, повдигнати на срещата. Въпреки това, ако секретарят е зает с дейности в друга област, той има право да задава уточняващи въпроси по време на срещата, което му позволява да записва точно целия процес на срещата.
В допълнение към простото записване на хода на срещата, секретарят отговаря за подготовката на срещата. Това може да бъде съставяне на списък на присъстващите, диаграма на съвещателния процес или работа с протоколите от предишни срещи. Това е необходимо, за да се добави към дневния ред списък с въпроси, които трябва да бъдат обсъдени отново.
Формуляр, задължителни раздели
За съставяне на протокол с инструкции за работа в офиса се препоръчва използването на специален формуляр. Дали да се използва тази препоръка зависи от решението на собственика (управителя) на организацията. Най-често печатни формуляри се използват за записване в държавни, общински и градски органи. Повечето частни организации използват обикновен шаблон, отпечатан на компютър и съставен на лист А4.
Независимо от вида на формуляра, документът трябва да съдържа задължителни раздели (за пример за протокол от среща вижте по-долу в статията):
- Името на структурата (организацията), в която бордът работи.
- Заглавие.
- Дата и номер на регистрация на протокола.
- Мястото (населеното място), където се провежда събранието.
- Въпроси (дневен ред).
- Главна част.
- Подписи на председателя, секретаря и участниците в събранието.
Протоколът от заседанието се съставя въз основа на записи, включително аудио или видео, направени от секретаря по време на обсъжданията. За изпълнение на документа се предоставя срок до пет работни дни, освен в някои случаи, когато други срокове са установени със заповед на ръководителя или законодателство за определени видове срещи.
Заглавка на протокола
Заглавието на документа включва името, думата „Протокол“, както и името на срещата (в в такъв случайтова е заседание) и (или) колегиалният орган, който провежда заседанието. Например: „Протокол от производствена среща“.
Номер, дата, място
Всеки протокол от заседанието трябва да има индекс, тоест пореден регистрационен номер. Определя се от поредния номер на събранието, проведено от началото на календарната година (в образователните организации е възможно да се водят записи на номерирането от началото учебна година). Ако протоколът от заседанието на временния съвет е регистриран, номерацията се извършва за мандата.
Датата на документа ще бъде денят на срещата. Ако въпросите са били обсъждани повече от един работен ден, всички дати от началото до края на обсъждането трябва да бъдат включени в протокола от заседанието. Пример: „22.06.2016 г. - 24.06.2016 г.“ или “22-24.06.2016”
Мястото на съставяне на протокола е географското наименование на населеното място, в което работи колегиалният орган. Този раздел може да не е посочен в документа, но само ако името на организацията вече включва името на населеното място. Например: „Самарска градска печатница“, „Ивановски машиностроителен завод“ и т.н.
Моля, обърнете внимание как трябва да започва всеки протокол от срещата (пример по-горе).
Уводна част
Встъпителната част на протокола започва с посочване на фамилията и инициалите на председателя и секретаря на заседанието. Първият е служителят на организацията, упълномощен да проведе срещата. Позиция на председател в организацията (съгласно щатно разписание) не е посочено в протокола. Не е задължително това лице да е ръководител на предприятието. Изключение прави протоколът от среща с директора, където директорът провежда срещата лично.
В секцията „Присъстващи“ трябва да посочите всички останали участници в срещата. Това може да стане с помощта на следните препоръки:
- Разделът посочва по азбучен ред фамилните имена и инициалите на служителите, участващи в разглеждането на въпроси, включени в дневния ред, и вземането на решения по тях. Позициите не са посочени.
- Ако на заседанието присъстват повече от петнадесет участници, техните инициали и фамилии се включват като приложение към протокола в отделен списък.
- Ако на срещата присъстват други служители на тази организация или лица, поканени от други организации, разделът „Поканени“ се включва в протокола. Тук фамилиите и инициалите са посочени по азбучен ред, а за участниците от други организации допълнително са посочени тяхната длъжност и месторабота.
- Всеки от присъстващите потвърждава с личен подпис участието си в събранието.
„Дневен ред” се вписва в протокола от заседанието на празния ред след раздел „Присъстващи”. Този раздел означава списък с въпроси, повдигнати за срещата. Всяка точка от протоколния раздел „Дневен ред“ се номерира с арабски цифри. За формулиране на въпроса се използват предлозите „За...“ или „За...“ (за пример за протокол от среща относно дневния ред вижте по-долу в статията). Към всяка точка се посочва лицето, упълномощено да се изказва по този въпрос: „Лектор: фамилия, инициали.“
Каква е разликата между пълен протокол и кратък?
Когато подготвяте основната част от документа, е важно да обмислите дали по време на срещата се води кратък или пълен протокол от съвещателния процес. За кратка форма (най-често така се съставя протокол от оперативно заседание) в основната част трябва да се посочи следната информация:
- Въпрос, повдигнат за срещата.
- Докладчик по този въпрос.
- Прието и одобрено от събранието решение.
Декор пълен протоколпредполага записване не само на горната информация, но и на подробностите от изказванията на ораторите, информацията и дебатите, възникнали по време на срещата, мненията, изразени от присъстващите, съществуващите коментари и възражения, както и други подробности.
Главна част
Основната част на протокола се състои от раздели според броя на поставените въпроси в дневния ред. В пълния вид на документа всеки раздел включва три части, отразяващи процеса на разглеждане на въпроса и вземане на решение по него.
Имената на частите са посочени с главни букви, започващи на нов ред:
- "СЛУШАХ." В тази част под заглавието трябва да се посочи фамилията на докладчика по разглеждания въпрос (в именителен падеж), резюмето на доклада се дава с тире (в трето лице единствено число). Ако по някаква причина е невъзможно изказването да бъде включено в протокола, текстът на доклада се представя на отделен лист като приложение към протокола, а в раздела „ИЗЧУШАНО“ се прави забележка „Текстът на доклада (реч, реч) е приложена.“
- "ИЗПЪЛНЕНОТО." Тази част съдържа изявления, направени от други участници в срещата по разглеждания въпрос или въпроси, зададени по време на дискусиите. В този случай трябва да се посочи фамилията на говорещия (в именителен падеж), а текстът на въпроса (речта) се посочва с тире.
- „РЕШИХ“ или „РЕШИХ“. Решението, взето на заседанието по този въпрос, се протоколира. Текстът на решението трябва да бъде отпечатан изцяло, независимо дали протоколът се води пълен или кратък. При гласуването се посочва броят на получените гласове „за“, „против“ и „въздържал се“.
За да бъде протоколът кратък, обсъждането на всеки въпрос е обобщено в частите „ИЗСЛУШАХТЕ” и „РЕШИХТЕ”. След подписването на документа от секретаря и председателя той придобива официален статут и се регистрира.
Решенията, взети по време на заседанието, се съобщават на определените изпълнители:
- С връчване на заверено от секретаря копие от протокола или извлечение.
- Издаване на разпоредителни документи (заповеди, решения, наредби) за организацията въз основа на протоколирани решения.
Как да съхраняваме протоколи?
За архивно съхранение протоколите се съставят във файлове, разделени по видове срещи. Мястото за съхранение на такива документи се определя или от секретариата на организацията (структурно звено на организацията), или от отдела за управление на офиса. Сроковете за съхранение се определят в съответствие с номенклатурата на случаите, одобрена в предприятието.
Подготовка за срещата.След заседанието трябва да се състави протокол. Той се счита за основен документ, защото записва самия факт на срещата, какво решение е взето на нея и крайния срок за изпълнението му. Този документвпоследствие служи като основание за издаване на резолюция или решение.
Подготовка на срещата.
Срещата по правило се провежда във всякакъв състав. Той може да включва не само членове на колегиалния орган, но и ръководители на отдели или специалисти от определени структури на отдела. Колкото по-задълбочено е подготвена срещата, толкова по-малко време ще отнеме подготовката за срещата и толкова повече ефективни решенияще бъдат приети.
По време на заседанието се изготвят документи, които впоследствие служат като приложение към протокола.
Първият от тази серия документи се счита за дневен ред. Обикновено се съставя от секретаря. След това се изпраща до всички участници в процеса на срещата и поканените на нея. Той трябва да посочи броя и последователността на обсъжданите въпроси, датата и часа на срещата, името на оратора или, ако има много от тях, трябва да посочите всеки от тях и мястото на срещата. Формата на този дневен ред може да варира. Първият пример показва примерен по-официален дневен ред, докато вторият е подходящ за оперативни срещи.
Първи пример за протокол по дневния ред.
Пример втори.
Документите включват и проект за решаване на всеки от въпросите, включени в този дневен ред. Лекторите сами подготвят тези проекти.
При подготовката за срещата се изготвя и присъствен лист или регистрационен лист за участниците, пример за който е показан в пример номер тринадесет. Съставя се задължително, когато в събранието има повече от петнадесет участници.
Примерни правила за съставяне на протокол.
Процедурата за съставяне на протокола се определя от GOST. Този GOST определя правилата за форматиране на протокола, а именно неговото заглавие и заключителна част, както и изискванията към текста на този документ.
Заглавие.
В него се посочват пълното наименование на предприятието, протоколът, неговият номер и дата, както и мястото, където е съставен и заглавието на текста.
Ако фирмата има официално съкратено наименование, то може да бъде посочено по-долу в скоби. Това е илюстрирано в пример три.
Ако предприятието има по-висока организация, тогава името му трябва да бъде посочено над името на организацията. Това е илюстрирано в пример пет.
Пример 3
Пример 4
Пример 5
Датата на протокола е денят на самото заседание. Ако срещата е продължила повече от един ден, тогава началната и крайната дата трябва да бъдат посочени в протокола. Това е илюстрирано в пример шест.
Заседанието на съвета на директорите на акционерното дружество продължи 2 дни: 13 и 14 януари 2009 г. Протоколът е съставен на следващия ден и е подписан в деня след края на срещата – 16 януари.
При това положение датата на протокола ще бъде „13.01 – 14.2009 г.“ или същия период, но в по-пълен изпис „13.01.2009 г. – 14.01.2009 г.“. Възможен е и словесно-числов метод за посочване на датата „13-14 януари 2009 г.“.
Номерът на протокола се счита за пореден номер на самото заседание.
В заглавието на текста се посочва вида на колегиалната дейност. Това е илюстрирано в пример седми.
Пример 7
Детайлите на заглавието могат да бъдат подредени надлъжно. Това е илюстрирано в пример осми. Или по ъглов начин. Това е илюстрирано в пример девет.
Пример 8
протокол– документ, съдържащ последователен запис на хода на обсъждане на въпроси и вземане на решения на заседания, сесии, конференции и заседания на колегиални органи.
Протоколът отразява дейностите по съвместно вземане на решения от колегиален орган или група работници. От протоколите от срещи, създадени в управленската дейност на организациите, е необходимо да се разграничат протоколите от разследващите, някои административни органи и органите за защита на обществения ред (например протокол на санитарен инспектор, протокол за пътнотранспортно произшествие и др. .), както и протоколи от договорен тип (протоколи за разногласия, протоколи за помиряване на разногласия, протоколи за споразумение за цена и др.).
Заседанията на постоянни и временни колегиални органи (колегии на федералните изпълнителни органи, събрания на трудови колективи, събрания на акционери, заседания на съвети на директори и др.) Подлежат на задължителен протокол.
Протоколът се съставя въз основа на протоколи, направени по време на заседанието (среща), представени резюмета на доклади и изказвания, сертификати, проекти на решения и други материали.
Протоколът се води от секретаря или друго назначено лице. Отговорност за верността на записите в протокола носят председателят и секретарят, водещи заседанието.
Протоколите могат да се издават в пъленили краткоформа, при която се пропуска обсъждането на даден въпрос и се записва само взетото по него решение.
Решението за формата на протокола на заседанието се взема от ръководителя на колегиалния орган или ръководителя на организацията.
Заглавието на протокола е името на вида колегиална дейност (среща, заседание и др.) И името на органа, чиято дейност се записва (протокол от заседанието на сертификационната комисия...; протокол обща срещаакционери...).
Текст пълен протоколсе състои от две части: уводна и основна.
IN уводна частпосочват се инициалите и фамилиите на председателя (председателя), секретаря, присъстващите на заседанието и, ако е необходимо, лицата, поканени на заседанието (събранието). Ако в срещата (събранието) участват представители на различни държавни органи и организации, се посочват мястото на работа и длъжността на всяко лице.
Ако броят на присъстващите надвишава 15 души, в уводната част на протокола се прави препратка към списъка, който е неразделна част от протокола, например:
Присъстващи: 25 души. (списъкът е приложен).
Думите „Председател“, „Секретар“, „Присъстващи“ се отпечатват вляво от нулевата позиция на табулатора (от полето), разделени с два интервала от заглавието и един от друг.
Встъпителната част на протокола завършва с дневен ред, съдържащ списък на въпросите за разглеждане, подредени по важност, с посочване на докладчика по всеки въпрос за разглеждане. Точките от дневния ред се формулират с предлога „О“, „За“, отпечатани от лявото поле и номерирани с арабски цифри.
Главна частТекстът на протокола се състои от раздели, съответстващи на точките от дневния ред. Текстът на всеки раздел е структуриран по следната схема:
СЛУШАХ:...
ГОВОРЕЩО:...
Р Е Ш И :...
В раздела „СЛУШАЛИ” се посочват фамилията и инициалите на оратора, съдържанието на неговия доклад (съобщение, информация, доклад). Ако текстът на доклада е представен от оратора в писмена форма, е разрешено след посочване на темата на изказването да се направи бележка: „текстът на доклада е приложен“.
В раздела „ГОВОРИ” се посочват имената и инициалите на лицата, изказали се в дискусията, както и техните изказвания, включително въпроси към оратора. При необходимост след името на говорещия се посочва неговата длъжност.
В раздел „РЕШИ (РЕШИ)” се записва взетото решение, което се формулира кратко, точно и лаконично с цел избягване на двойно тълкуване. Заедно с решението е посочен броят на гласовете „за”, „против”, „въздържал се”, както и списък на лицата, които не са участвали в гласуването. Решението може да съдържа една или няколко точки, те са подредени по важност, всяка от тях е номерирана.
Пред думата “ИЗСЛУШАХА” се поставя номер в съответствие с дневния ред. От лявото поле с главни букви и завършващи с двоеточие се изписват думите „ИЗСЛУШАХ”, „ИЗКАЗАХА”, „РЕШИХ (РЕШИХА)”. Текстът на разделите “ИЗСЛУШАХА”, “ИЗКАЗАХА”, “РЕШИХ (РЕШИХ)” се отпечатва през 1,5 реда на нов ред. Всяко фамилно име и инициали на ораторите се отпечатват на нов ред в именителен падеж, записът на речта се отделя от фамилното име с тире.
Текст кратък протоколсъщо се състои от две части. Във встъпителната част се посочват инициалите и фамилиите на председателстващия (председателя), секретаря, както и инициалите и фамилиите на присъстващите лица. Думата „Настояще“ се отпечатва от лявото поле, подчертава се и след думата се поставя двоеточие. По-долу са отпечатани имената на длъжностите на присъстващите, а вдясно от наименованията на длъжностите са техните инициали и фамилии. Длъжностите могат да бъдат посочени общо. Многоредовите длъжности на присъстващите се отпечатват през 1 интервал.
Списъкът е отделен от основната част на протокола с плътна линия.
В основната част на протокола се посочва номерът на въпроса в съответствие с дневния ред, съдържанието на въпроса и взетите решения. Името на въпроса е номерирано с римска цифра и започва с предлога „О” („За”), отпечатано е центрирано с размер на шрифта № 15 и подчертано с един ред под последния ред на разстояние не повече от едно пространство. Под реда са посочени имената на изказалите се по време на дискусията този проблем. Фамилиите се отпечатват през 1 интервал. След това се посочва взетото решение по въпроса.
Примери за изготвяне на пълен и кратък протокол са дадени в Приложение 16 към Методически препоръкиотносно разработването на инструкции за деловодство във федералните изпълнителни органи, одобрени със заповед на Федералната агенция за архиви от 23 декември 2009 г. № 76.
Протоколът от заседанието се подписва от председателя и секретаря. В особено важни случаи протоколът трябва да бъде подписан от ораторите; визите се поставят в лявото поле на документа на нивото на записа на речта.
Датата на протокола е датата на събитието (среща, среща и т.н.). Ако е продължило няколко дни, началната и крайната дата на срещата са посочени с тире. Например: 06/16-17/2010 или 06/16/2010-06/17/2010.
На протоколите се присвояват поредни номера в рамките на една календарна година поотделно за всяка група протоколи: протоколи от заседания на борда, протоколи от координационни, експертни съвети и други органи. Протоколите от съвместните заседания имат сборни номера, включително поредните номера на протоколите на участвалите в заседанието организации.
Копия от протоколи, ако е необходимо, се изпращат на заинтересованите организации и длъжностни лицав съответствие с индекса на разпределение; индексът се съставя и подписва от отговорния ръководител на звеното, подготвило разглеждането на въпроса. Копията на протоколите се заверяват с печата на Службата за деловодство.
Взетите решения се съобщават на изпълнителите под формата на извлечения от протоколите, които се съставят по съответния формуляр и се заверяват с печата на Службата за деловодство.
Извлечение от протоколае точно копие на част от текста на оригиналния протокол по точката от дневния ред, по която се изготвя извлечението.
Извлечение от протокола възпроизвежда всички подробности на формуляра, уводната част на текста, точката от дневния ред, по която се изготвя извлечението, и текста, отразяващ обсъждането на въпроса и взетото решение. Извлечението от протокола се подписва само от секретаря, който го и заверява.
Регулаторен правни актовеЗа някои видове протоколи могат да бъдат установени допълнителни изисквания, които трябва да се вземат предвид при изготвянето и обработката им.
Например, когато се съставя протокол от заседания на съвета на директорите (надзорния съвет) на акционерно дружество, трябва да се вземат предвид изискванията, установени от следните нормативни правни актове:
- федералният законот 26 декември 1995 г. № 208-FZ „На акционерни дружества";
- Кодекс за корпоративно поведение, одобрен на заседание на правителството Руска федерацияот 28 ноември 2001 г. (протокол № 49), препоръчан за използване със заповед на Федералната пазарна комисия ценни книжаот 04.04.2002 г. № 421/р.