Маршрутен лист за бюджетни институции. Образец на маршрутен лист
За фиксиране на движението на водача и направените от него транспортни разходи се попълва маршрутен лист. Документът ще е необходим за командировки, куриерски доставки и други командировки. С негова помощ можете да оцените и компенсирате разходите както на собствените си, така и на обществен транспорт. Можете да изтеглите безплатна проба в края на статията.
IN законодателен редняма единна форма на документ. Маршрутният лист се съставя в съответствие с общите правила. Процедурата за регистрация е определена в Устава на организацията.
Примерен планПопълването на командировъчния лист е както следва.
- Името на документа.
- Дата на издаване и град.
- Данни на служителя, за когото е съставен примерният маршрутен лист, а именно пълно име, длъжност, марка автомобил, цел на пътуването.
- Информация за пътуване. По принцип те се въвеждат под формата на таблица. Колоните последователно показват датата на пътуването, точката на пристигане, точно времезаминаване и връщане, подробности за документа, потвърждаващ разходите, и размера на разходите.
- Подпис на служителя, на когото е издаден формулярът.
- Подпис на счетоводителя.
важно! Документи, потвърждаващи разходите, могат да бъдат чекове от бензиностанции или билети за пътуване.
Правилно попълнен формуляр за маршрут съдържа цялата необходима информация за пътуването, включително дати на заминаване и пристигане, извършени плащания и стойност на инвентарните артикули. Формата позволява не само да се систематизират данните, но и да се използват по-късно за рационално планиране на пътуването.
Ако важна информацияе пропуснато при попълване на формуляра, допълва се в празните полета. Тези бележки може да се отнасят за придружаващи документи.
За какво са командировъчните листове?
Маршрутният лист, попълнен и потвърден с подписи, служи като основа за счетоводство и данъчно счетоводство. Тези документи се проверяват от регулаторните органи. При проверките се обръща внимание на съответствието на пътуванията служебни задълженияработници.
Струва си да се подчертаят следните цели за подготовка на документа.
- Рационално планиране на пазара на продажби.
- Постигане на поставените цели по отношение на експедицията на продуктите и продажбите.
- Изготвяне на данъчни и счетоводни справки.
Маршрутът съдържа подробна информацияза маршрута, направените спирки и времевите интервали между тях. Като се има предвид цялата тази информация, можете да разработите най-оптималния маршрут за посещение на всички точки. Ще бъдат взети предвид местоположението на търговските площи, времето, прекарано в пътуването и изпращането на продуктите, както и разходите за гориво.
Процедурата за попълване и подаване в счетоводния отдел
Въпреки че няма един шаблон за списък за пътуване, има Общи правила, които трябва да се спазват при изпълнението и прехвърлянето му:
- формулярът се попълва в два екземпляра: единият остава при служителя, вторият се изпраща в счетоводния отдел;
- пътуванията за определен период от време се въвеждат в таблицата в хронологичен ред;
- листът трябва да съдържа връзки към първични документи.
За печат можете да използвате както обикновен лист формат А4, така и бланката на организацията. Маршрутният лист (като допълнение към пътния лист) е включен във вътрешния документооборот, така че не е необходимо поставянето на печат върху него.
За да бъдат служебно признати разходите, посочени във формуляра, към него трябва да бъдат приложени потвърждения. Освен билети за пътуване, те включват заповед и отчет на служител за направените разходи.
Когато документът е попълнен, той се предава за проверка в счетоводния отдел, след което се подписва от работодателя. Впоследствие той служи като основание за изплащане на посочената в него сума. Такива плащания са посочени в реда на разходите на организацията. Тези показатели пряко влияят върху изчисляването на данъка върху дохода.
Попълването на пътния лист е важно за проследяване на движенията и по-нататъшно планиране на сервизни маршрути. Той също така служи като основа за данък и счетоводство. Можете да изтеглите примерен документ по-долу.
Работата на логистичните и транспортните предприятия е свързана с използването на голям брой превозни средства, които са източници повишена опасност. Едно от средствата за нареждане на използването им е документ като маршрутен лист. Използва се не само за контрол на състоянието на водачите и времето на тяхната работа, но и служи като първичен документ, въз основа на който се генерират счетоводни и данъчни счетоводни данни.
В допълнение към фискалното значение, този документ е полезен за анализиране на маршрутни мрежи, за да намерите най-много най-добрите начиникоето ще се подобри икономически показателипредприятия. Това се отнася за онези компании, които не са преминали към използване на системи за автоматизация.
Изисквания към формата и съдържанието на маршрутния лист.
За големи пратки се използва придружаваща документация (пътни листове), която съдържа цялата необходима информация за маршрута на товара. По тази причина не се изисква пътен лист под формата на отделен документ.
В правните основи можете да намерите формуляр № 3, одобрен от Росстат. Тя има консултативен характер и подлежи на адаптиране, като се вземат предвид дейностите на предприятието, чиято специфика е малко по-различна от конвенционалната логистика. По-специално, дори таксиметровите компании трябва да предоставят на шофьорите си пътни листове. Какво трябва да съдържат?
Необходими елементи при издаване на пътен лист са:
- Номер на документа по ред и дата на издаване;
- Информация за собственика на транспорта;
- Информация за водача, включително неговите данни шофьорска книжка;
- Информация за целта на пътуването, маршрут и пробег.
Регистрация на маршрутен лист за компенсиране на разходите за използване на личен транспорт на служителите.
Често компаниите имат разпоредба за компенсация на служители, които използват собствен транспорт в работата си. Допълнителните плащания на персонала за използване на лични превозни средства в работата им се начисляват от компаниите към разходите и оказват влияние върху изчисляването на данъка върху доходите.
В този случай представители на фискалните власти могат да направят проверка и да поискат предоставянето на цялата първична документация. Освен разплащателните документи от бензиностанциите, трябва да включва пътни листи. Те отразяват информация за командировките на всички такива служители.
Важно изискване е съответствието на географията на движението на работниците с тяхната трудова функция. Данъчните няма да имат претенции, ако се окаже, че адвокат ходи по съдилища, а счетоводител по банки.
Маршрутният лист също е необходим, ако служител е изпратен в командировка с колата си. След връщане се прилага към авансовия отчет.
Формата на пътния лист може да бъде одобрена от наредбата за използването на личния транспорт по време на работа и наредбата за командировките.
Перспективи.
Става очевидна тенденцията на постепенно изместване на списъка с маршрути от сферата на превоза на големи товари. В момента се преобразува в счетоводен документ, въз основа на който се компенсират служителите на дружеството.
С развитието на системите за мониторинг на трафика и подобряването на аналитичните софтуермаршрутният лист ще бъде заменен с по-подходящи аналози. Те ще бъдат технически доклади, съдържащи индикации за изминатото разстояние, маршрутите и реалния разход на гориво. Такива иновации ще бъдат бързо внедрени след преминаване на сертификационните процедури.
Образец на пътен лист
Попълване на пътен лист в "1C: Счетоводство 8" - възможностите на "Счетоводство. Анализ. Офис 8"
Автор на публикацията
Обратната страна на документа Следната информация трябва да бъде посочена тук:
- Маршрутът, по който се е извършвало движението превозно средство.
- Номер на полета, присвоен на всяко пътуване и регистриран пътни листове.
- Места на тръгване и пристигане.
- Реалният пробег на пътуването и подпис на водача.
Други видове ваучери: Тракторна товарителница (Образец 68) В случай, че за превоз на товари се използва влекач, на водача му се издава ваучер. Има две форми на този документ: формуляр 68 и 412-APK. Първият вариант се използва в няколко региона на Русия, географски разположени близо до Украйна. Фермерите от тези две страни често са обединени от икономически отношения и им е по-лесно да работят по едни и същи документи.
Маршрутен лист
Той уточнява:
- издаваща организация,
- населеното място, в което е издадено,
- дата на пътуване,
- фамилия, име, бащино име на служителя на организацията, по отношение на който е съставен маршрутният лист,
- позиция на служител.
- дестинация,
- цел на пътуването,
- маркировки за пристигане и заминаване (часове, минути),
- транспорт,
- разходи,
Може да се предостави и друга информация според нуждите на работодателя. Таблицата е последвана от подписите на служителя, за когото е издаден маршрутният лист, и официаленорганизация със съответните правомощия (счетоводител, HR служител, мениджър). Посочват се датата и часът на получаване на листа.
Изготвяне на маршрутен лист за водача
Начало → Счетоводни съвети → Актуализация на данъка върху доходите: 20 ноември 2017 г. Служителите на предприятия и организации в процеса на изпълнение на инструкциите на работодателя, свързани с изпълнението на трудовите функции, могат да понесат транспортни разходи (разходите за плащане на бензин за превозно средство, закупуване на билети за градски транспорт). За фиксиране на тези разходи се изготвя маршрутен лист, чиято проба се съставя от организацията.
Целите на съставянето на маршрутни листове Този документ е необходим за куриери, шофьори, мениджъри по продажбите, адвокати, счетоводители, търговски представители и други служители, които изпълняват трудови функции извън офисите.
Примерен маршрут
Всъщност такава товарителница за трактор е украинска форма, но в руското законодателствоима подобна форма. Традиционен ваучер във формуляра 412-APK Това е директно руски формуляр, който посочва следните данни:
- Информация за водача на трактора (фамилия, собствено име, квалификация) и превозното средство (номер, техническо състояние).
- Пълна информация за товара (от къде и къде се превозва, тегло, име, клас, обем).
- Разстояние между точките, разход на гориво, тонкилометри, време, прекарано на пътя с и без товар.
- Отработено време от тракториста.
Ваучер за шофьора на автобуса Както другите документи, описани по-горе, пътният лист на автобуса е предназначен за отчитане на отработените часове от шофьорите и е необходим за изчисляване на заплатите им.
важно
Обикновено следната информация е посочена в билета за кола:
- Датата на издаване на листа.
- Неговият номер и серия.
- Фамилия, име и бащино име на водача, който ще използва документа.
- Датата и часът на края на работата (край на работния ден или връщане от полета).
Разбира се, пътният лист на лек автомобил трябва да бъде подписан от лицето, което съхранява и приема тези документи. Водачът също слага своя подпис. Преди това (при получаване на билет) той трябва да провери коректността на информацията. Създаване и съхранение на формуляри на товарителници Много предприятия предпочитат да използват формуляри, направени в печатница, други разработват сами шаблон и отпечатват тези документи на принтери.
Във всеки случай непопълнената пътна бележка е форма за строга отчетност.
Маршрутен лист: формуляр и образец
Правила за попълване на маршрутния лист унифицирана формамаршрутен лист не съществува, предприятията и организациите могат сами да разработят шаблон на маршрутен лист или да го напишат в свободна форма. Основното е, че задължително трябва да включва всички пътувания по ред, направени от служителя за определен период от време, като посочва техните цели, както и връзки към първични документи. Може да се издава както на обикновен лист формат А4, така и на бланката на предприятието.
Маршрутният лист трябва да бъде съставен в два екземпляра, единият от които се прехвърля в счетоводния отдел на организацията, а вторият остава в ръцете на служителя. Не е необходимо да се заверява с печат, тъй като е част от вътрешния работен процес.
Образци и формуляри на документи
- датата на пътуването, адресът, часът на пристигане и заминаване, името и данните на документа, потвърждаващ разходите за пътуването, както и сумата на изразходваните средства се въвеждат в таблицата по ред;
- листът трябва да бъде подписан от служителя, на когото е издаден, както и от счетоводителя на предприятието.
След надлежно оформяне и заверка на ведомостта, тя се превръща в данъчно-осчетоводен документ. В случай на данъчни ревизии вниманието на регулаторните органи може да бъде насочено към това. Защо се нуждаем от маршрутен лист Много служители: шофьори, куриери, спедитори - имат пътуващ характер на работа.
Кодексът на труда (а именно член 168.1 от Кодекса на труда на Руската федерация) задължава работодателите да възстановяват на служителите разходи, свързани с командировки. Разходите трябва да бъдат подкрепени със съответните документи.
Как да попълните пътен лист за автомобил
Маршрутните листове може да са необходими на ръководителите на организации, за да анализират движенията на служителите, за да намерят най-добрите начини, освен Пари, за потвърждаване на разходите в данъчните власти. Служител на организацията, който е направил разходи във връзка с движението, получава обезщетение в размер на съответните разходи, основата за което е маршрутният лист. Видът на превозното средство, разстоянието, превозваният товар не оказват влияние върху формата на маршрутния лист.
Неговата задача е да регистрира факта, че служител е бил изпратен на служебна работа, в резултат на което е направил разходи. Няма форма на маршрутни листове, одобрена на законодателно ниво. Формулярът на маршрута може да бъде изтеглен от връзката по-долу.
Организацията го развива самостоятелно, като взема предвид своите интереси и нужди.
внимание
Тук те публикуват информация за марката гориво, количеството му (какво е издадено и какво трябва да се купи на бензиностанциите), оставащото гориво в резервоара преди пътуването, както и количеството, оставащо след края на полета. Диспечерът, преди да попълни пътния лист, се сверява с планираните показатели за потреблението на бензин (газ, дизелово гориво), които са дадени в една от заповедите на Министерството на транспорта на Руската федерация. Чрез сравняване на данните за действителното и планираното потребление, изчислете размера на спестяванията или преразходите.
Получените данни се записват. Инструкциите за попълване на пътен лист предвиждат и подпис на здравния работник, пуснал водача в рейса.
Маршрут за шофьор на автомобил
Ето списък от осем основни форми, разработени за различни категории превозни средства:
- Строителен транспорт.
- Пътник.
- Специален транспорт.
- Такси.
- Две форми за камиони.
- Обществен транспорт.
- Резервирани автобуси.
Трябва да се отбележи, че разпоредбите на резолюцията са приложими само за юридически лица. Попълване на пътния лист: лицева страна Тъй като билетът трябва да отразява цялата налична информация за полета, формулярът му включва доста колони. Всички те се попълват в определен ред:
- Първо запишете номера на документа.
За целта се използват цифри, думи или комбинация от тях (по преценка на администрацията на предприятието). - При попълване на печатни формуляри посочете техните серии.
- Датата на пътуването.
В компании, в които служителите често трябва да извършват различни пътувания по служебна работа, включително с личен транспорт, е препоръчително да използвате маршрутни листове. Този първичен счетоводен документ е необходим за последващото възстановяване на разходите, свързани с движението както в населеното място, където се намира предприятието, така и за оправдаване на определени видове пътни разходи.
Маршрутна карта - за какво е?
Маршрутът е необходим за възстановяване на разходите на служителите за различни разходи, както и за потвърждаване на тяхното пътуване. Необходим е за:
- плащане на различни документи за пътуване;
- възстановяване на разходите за ползване;
- потвърждение за мястото на престой на служителя, от , през работно време;
- съставяне на оптимален маршрут на движение;
- оптимизиране на транспортните разходи.
Маршрутният лист е основата на счетоводния отдел за възстановяване на разходите на служителите.
В същото време този документ е вид отчет за пътуване и за плащане е необходимо да приложите към него оригинални разписки за гориво, билети за пътуване и други подкрепящи документи.
Маршрутният лист често се използва в дейностите по логистика и транспортни фирми, таксиметрови услуги, куриерска доставка. Може да се издава не само за шофьори на пълно работно време на организацията, но и за еднократни пътувания на персонала, например в случай, когато счетоводител трябва да бъде отведен до данъчни документи или адвокат трябва да отиде до службата на съдебния изпълнител .
А търговският персонал може да използва маршрута не само за потвърждаване на пътните разходи, но и за планиране на най-добрия маршрут при сключване на договори с няколко клиента.
Освен това маршрутният лист е първичен счетоводен документ и може да бъде поискан данъчни властипри проверка на основанията за различни плащания.
Как да направите маршрут
Няма единен формат за този документ. Всяка фирма самостоятелно разработва маршрутен лист в съответствие с нуждите.
За проба можете да вземете една от формите на товарителници (Резолюция на Държавния статистически комитет на Руската федерация № 78 от 28 ноември 1997 г.). Освен това съдържанието на маршрутния лист трябва да отговаря на изискванията за изпълнение на първични счетоводни документи ( федералният закон№ 402-ФЗ, чл. 9).
Той показва:
Правила за регистрация и ползване, типичен образец на такива първичен документопределени в счетоводната политика на дружеството. Посочва и честотата на прехвърлянето му към счетоводната служба.
Например, за куриер от отдела за доставка, който трябва да прави няколко пътувания всеки ден, такъв документ трябва да се попълва и предава на счетоводителя всеки ден. А служителите на отдела за персонал на предприятието с еднократни пътувания по работни въпроси могат да го издават веднъж седмично или месечно, като постепенно въвеждат информация за движенията там или попълват отделни маршрутни листове за всяко пътуване.
Маршрутните листове се регистрират по същия начин, както всички други вътрешни документи на организацията.
В счетоводната политика на дружеството или наредбата за управление на документи се определят и сроковете за съхранение на този документ. Обикновено не надвишава 5 години. Например, можете да зададете срок от 2 години или да унищожите документите веднага след данъчна проверка и съставяне на акт за нея.
Единствените изключения са тези маршрутни листове, които са единственият документ, потвърждаващ превоза на различни опасни товари. Такава хартия е основа за назначаване на обезщетения за работа в условия на повишена опасност за здравето на служителя и подлежи на съхранение в продължение на 75 години.
Формуляр на маршрутен лист
Маршрутът се състои от три части.
Първата (заглавна) част съдържа името на документа, името на стопанския субект, длъжността и фамилията на служителя, който ще пътува, Кратко описаниенеговите цели и регистрационен номери дата на съставяне.
Във втората част попълнете всички данни за маршрута. По правило се изготвя под формата на таблица. Те поставят там:
Освен това можете да въведете в таблицата подписите на лица, потвърждаващи доставката или престоя на служителя в точката, посочена от целта на пътуването.
Третата част съдържа подписите на лица, потвърждаващи верността на информацията и датата, на която документът е приет за счетоводство.
Как да попълните маршрута
Първо попълнете заглавната част на маршрутния лист. Внасят там Главна информацияза пътуването и служителя, който го извършва, като посочи името и длъжността му.
При използване на фирмени превозни средства често допускат грешката да записват водача на автомобила, а не служителя, използвал фирмения транспорт.
Например, едно пътуване е инициирано от правен съветник на база „необходимост да се знае“ и към маршрута е добавен шофьор.
Подробно е описана целта на пътуването.
Например не „трябва да знам“, а „доставка на сувенири и рекламни продукти за дизайн на изложбен щанд“.
Например,
След попълване на цялата информация се подписва от служителя извършил пътуването и служителя от счетоводната служба, който е проверил коректността на данните в документа и го е приел за осчетоводяване.
В основната информация за пътуването можете да добавите колони за всяка необходима информация.
Например, ако целта е "доставка на стоки", тогава за всяко пътуване можете допълнително да опишете доставените стоки.
Пример за попълване на маршрутен лист за шофьор на служебен автомобил
Затворено Акционерно дружество"Гигантино"
Маршрутен лист
12.06.2018 № 1254
Длъжностното лице е водачът на служебния автомобил Мамонтов С.Г.
Целта на пътуването е доставката на полуготови продукти в столовете на учебните заведения в Мичуринск
Маршрутният списък е съставен от шофьора Мамонтов С.Г.
Проверена и приета за счетоводство информация - старши счетоводител Ермилова А.П.
Пример за попълване на маршрутен лист за куриерска служба за доставка
Индивидуален предприемач А. З. Курилкин
Маршрутен лист
03.05.2018 № 1
Служителят е куриерът на службата за доставка Mukhovkin A.P.
Целта на пътуването е доставка на готова храна
№ п / стр | Място на доставка | Поръчка | пристигна | Отклонила | Подпис на клиента |
1 | Тараканкин П. М., ул. Мелиоратори, 6-12 | пица | 12-45 | 12-48 | |
2 | Grimtryuk LLC, ул. Съветски, 54 | Бизнес обеди | 13-12 | 13-28 | |
3 | Банка "Налопром", бул. Мичуринцев, 74 | пайове | 14-43 | 14-56 | |
4 | Отиевская М. А., ул. Совхозная, 17-36 | Торта | 16-12 | 16-18 | |
5 | Карпузов А. Г., прев. Цветен, 56 | Пица, салати | 18-24 | 18-30 |
Маршрутният лист е придружен от касови бележки № 15 и № 18 от 03.05.2018 г. от бензиностанцията на ОАО Нефтпром за зареждане на личен автомобил, държав. номер 147TAK, използван за служебни цели.
Маршрутният списък е съставен от куриера Муховкин А.П.
Информацията и документите се проверяват и приемат за счетоводство - счетоводител Илина В.С.
Маршрутните листове не само потвърждават факта на пътуването и транспортни разходи, но също така ви позволяват да оптимизирате разходите чрез разработване на най-кратките и удобни маршрути за редовни пътувания. Те са основата за възстановяване на разходите на служителите за пътуване. Освен това тяхното присъствие и правилен дизайнще бъде обосновка за изразходването на средства за възстановяване при данъчни и други ревизии.
Изтеглете формуляра за маршрута
Маршрутът е документ за транспортния маршрутстоки на клиентите. Този документизползвани от шофьорите търговски представители, куриери, пощальони и хора с други професии, които доставят стоки до няколко точки за един ден.
Таблицата с маршрута не само ви позволява да видите адреса на следващото пристигане, но и значително улеснява работатаработник. Съдържа серия полезни елементиче не е нужно да имате предвид.
Ако правилно попълните всички налични клетки, в края на работния ден, седмица и месец, можете да анализирате свършената работа и да я оптимизирате, за да намалите разходите и да увеличите печалбата.
Изтеглете формуляр за маршрут:
Описание на масата
Формулярът на маршрутния лист не е задължителен и официален документ. Следователно той може да се променяпо преценка на всеки ръководител на фирмата. Не препоръчваме да премахвате нищо, както и да добавяте голям бройточки - това ще усложни процеса на попълване и ще добави грешки.
Всеки ден за утре маршрутът се попълва от логистика или самия представител в зависимост от спецификата на работата. Маршрутът може да бъде съставен по-рано в съответствие с исканията на клиентите, но вечерта на предишния ден трябва да бъде отпечатан и проверен, като се коригират грешките.
важно!Документът с изпълнените артикули се разпечатва и предава на служителя, който ще извършва доставките. В края на деня маршрутният лист с подписа на водача се връща в офиса и отива в архив- папката "Маршрутни листове" за съответния месец. Всички формуляри са събрани на едно място и в ред, за да можете при възникнали въпроси възстановете информацията, от която се нуждаете.
За удобство при работа на компютър документът е разделен по дни в долната част на всяка страница, което ви позволява да попълвате нова страница всеки ден, без да изтривате информация от текущата. В края на месеца можете да изтеглите отново новия формуляр на маршрутния лист и да запазите попълнения с името на месеца - информацията за изпълнени доставки може да бъде полезна в бъдеще.
Попълване на маршрута
Преди напускане на маршрутатрябва да се попълнят следните елементи:
- Шофьор- фамилия и инициали
- дата- ден на доставка
- Показанияв началото на маршрута - пробегът на автомобила преди тръгване
- Остатъчно гориво- количеството гориво, налично в резервоара за газ към момента на започване на работа
- Отговорен- лицето, което е поставило този адрес в таблицата (попълва се, ако различни лица имат достъп до един маршрутен лист и определени доставки)
- Автоматичен- марка на автомобила, регистрационен номер
- чеков номер- пореден номер на поръчката
- Адрес за доставка, предварителен час, условия- къде да вземете и в колко часа трябва да сте там (по-добре точно "преди обяд" или "след обяд")
- Сума за доставка, лифт- цената на услугите, ако има такива, изисквани и платени
- Бележки, Ако някой
Шофьор през работния ден самостоятелно запълвапо маршрута:
- Време и пробегпристигащи и заминаващи от пункта
- Общ пробегв края на деня
- Остатъчно горивои показанията на километража (км)
- Други белези, несъответствия, спорове
Формулярът на маршрутния лист не е единственият документ, който доставчикът трябва да носи със себе си. Трябва също да е разпечатано касови бележки или фактури, който ще бъде подписан и подпечатан от получателите на стоките. Всички касови бележки в края на работния ден (или сутринта при получаване на нов маршрутен лист) водачът предава на логистика (офис мениджър), който също ги архивира в отделна папка.