Образец на касов апарат. Правила за попълване на касовата книга
Касовата книга трябва да се поддържа от по-голямата част от съвременните компании и тя не е толкова инструмент ефективна работаорганизации, както се изисква от действащото законодателство.
В същото време попълването на касовата книга трябва да се извършва в пълно съответствие с установените стандарти, тъй като в противен случай компанията не само няма да може да предоставя отчети на упълномощени държавни органи, но може да се сблъска и с много други проблеми, свързани с прякото й дейности.
Уважаеми читатели! Статията говори за типични начини за разрешаване на правни проблеми, но всеки случай е индивидуален. Ако искате да знаете как реши точно твоя проблем- свържете се с консултант:
ЗАЯВЛЕНИЯ И ОБАЖДАНИЯ СЕ ПРИЕМАТ 24/7 и 7 дни в седмицата.
Бързо е и БЕЗПЛАТНО!
Ето защо е по-добре да разберете предварително как трябва да се попълни правилно касовата книга и кой трябва да извърши тази процедура.
Какво е
От 2019 г. всички предприемачи трябва да регистрират касова книга, включително тези, които работят за опростената данъчна система. Струва си да се отбележи, че попълването на този дневник трябва да се извършва в строго съответствие с формуляр KO-4 и това трябва да се вземе възможно най-сериозно, тъй като този документ се проучва внимателно от служителите на Федералната данъчна служба по време на данъчната проверка.
Ако касовата книга е съставена неправилно или с грешки, това може да доведе до глоби за предприемача. Той трябва да отразява движението на всички парични средства на компанията и в края на деня да въвежда окончателните данни, включително лимитни изчисления и оборот на касата.
Дневникът включва информация за всички приходни и разходни транзакции, записвайки всичко, което присъства в работата на организацията в брой. Поради тази причина касовата книга принадлежи към категорията на задължителната документация.
Основания и регулация
Основен правен акт, който регулира поддържането на касови книги от предприемачи, е инструкцията на Банката на Русия от 11 март 2019 г. под номер № 3210-U. Основната част от тази инструкция влезе в сила на 1 юни 2019 г. и в съответствие с тези данни регистрацията на този документсе предоставя за всяка компания, която по един или друг начин работи с пари в брой.
По закон касовата книга не може да бъде попълнена от тези частни предприемачи, които се занимават с водене на записи на разходи, приходи и други облагаеми позиции, които характеризират техния вид дейност, в съответствие с установения от закона ред.
В същото време, тъй като частните предприемачи почти винаги трябва да водят записи на разходите и приходите, тази нормаможе да се счита, че се прилага за всички търговски участници.
Кой в предприятието е отговорен за поддръжката?
Упълномощеният касиер отговаря за поддържането на касовата книга, тъй като той издава и получава различни Пари, записвайки всички транзакции в съответния дневник. В резултат на това той трябва да подпише попълнения лист и носи пълна отговорност за правилността на извършените операции.
В края на работния ден касиерът предоставя на счетоводния отдел баланса на средствата, както и пълен пакет от първични документи, т.е. всички видове консумативи и поръчки за получаване. След това счетоводителят трябва да подпише отделен лист от книгата и ако никой не заема тази длъжност, ръководителят на организацията поставя своя подпис.
Тази процедура трябва да се извършва ежедневно и ако частният предприемач няма наети служители, тогава в този случай той ще отговаря за поддържането на касовата книга и съответно ще носи пълна отговорност за информацията, посочена в то.
Инструкции за попълване на касовата книга
В съответствие с действащото законодателство се предоставят редовни и опростени видове регистрация на касова книга. Последният вариант се прилага за всички частни предприемачи или представители на малък бизнес, докато обичайната процедура е предвидена за всички юридически лица, с изключение на формуляри.
Цялата информация, въведена в касовата книга, трябва да бъде взета от няколко документа:
- книга за отчитане на получените и предоставени средства, от която се вземат данни за паричните потоци през работния ден;
- и, които са предназначени да формализират получаването на пари в брой и по-нататъшното им прехвърляне в касата;
- ведомост за заплати, която отчита размера на изплатените заплати;
- ведомости за заплати, които се използват за отчитане на работното време, изплащане на заплати и всякакви неустойки.
Струва си да се отбележат няколко важни правиланеща, които трябва да имате предвид при попълването на този документ:
- цялата касова документация може да бъде изготвена в в електронен формат, но за да потвърдите тези документи, ще трябва да получите отделно;
- Отчетите на касата не трябва да се попълват;
- регистрацията на единична касова бележка днес се извършва не само в съответствие с ежедневната контролна лента на инсталирания касов апарат, но и в съответствие с данните;
- вече не е необходимо получателят да посочва точната сума на получените пари в брой при изготвяне на нареждане за плащане в брой;
- за да издадете определена сума средства на определен служител, трябва да съставите заявление в свободна форма, като посочите сумата на парите и общ срок, за което се предоставят пари с посочване на дата на изпълнение на документа и подпис на управителя;
- в декларацията за предоставяне заплатиДо фамилията е задължително да се посочи „депозиран“, но вече не е необходимо да се поддържа съответен регистър на депозираните средства.
Пример за попълване на касова книга:
Електронен
Има два варианта как можете да поддържате касова книга по електронен път. Първият вариант е да поддържате книга и след това да я запишете на хартия. В този случай касиерът отговаря за попълването в съответствие с касовия лимит на касата и тази процедураслед получаване на необходимите касови ордери от счетоводството.
Попълването на касовата книга от касиера се извършва през целия работен ден, а в края на деня той трябва да провери записите за тяхното съответствие с получените първични документи и да определи салдото на парите в касата. След това ще трябва да разпечатате листовете, да ги подпишете и да ги занесете в счетоводния отдел.
Можете също така да попълвате касовата книга изцяло по електронен път, като използвате специализирани счетоводни програми като 1C. Струва си да се отбележи фактът, че по време на процеса на електронна регистрация е по-добре да се погрижите предварително, че данните от този документ са защитени от трети страни, както и от загуба или изкривяване.
Касовата книга в електронна форма трябва да бъде сертифицирана със съответния електронен подпис, тоест определена информация, която може да се използва за по-нататъшна идентификация на лице. Автентичността на поставения подпис се потвърждава от сертификата на ключа, издаден от удостоверяващия орган.
На хартия
За да поддържате касова книга на хартия, достатъчно е да закупите готов, отпечатан документ и след това да го попълните ръчно.
Струва си да се отбележи, че преди да попълните книгата, трябва да зашиете и номерирате подробно всички нейни листове, а на последния трябва да посочите общия брой страници и да ги запечатате всички с мастика или восъчен печат, като допълнително добавите подписи на главния счетоводител и директора на дружеството.
В края на работния ден, след окончателното регистриране на касовата книга, трябва да оставите така наречения свободен лист в нея, докато отчетът на касата трябва да бъде откъснат и предаден на служителите от счетоводния отдел, така че че те извършват съответната проверка и подписват документите заедно с останалите първични документи, издавани през целия ден.
Формуляр и образец
Стандартна примерна касова книга изглежда така:
- на заглавната страница се посочва пълното наименование на фирмата;
- въвежда се съответният;
- на последната страница на документа е необходимо да посочите в колко листа се съдържа общ брой, както и подпис на отговорното лице и дата на приключване на книгата;
- всеки лист посочва своя номер и дата на попълване;
- първата колона на таблицата показва номера на поръчката;
- въвежда се допълнителна информация, която е предоставила или получила определената сума средства, включително номера на сметката;
- след попълване на всички необходими редове, празните ще трябва да бъдат попълнени с тирета, които се начертават на кръст или под формата на "Z";
- По-долу на реда се записва салдото на парите в касата, установено в края на деня;
- Подписът на касиера и главния счетоводител, участващи в изготвянето и проверката на този документ, е положен.
За LLC и индивидуален предприемач
Касовата книга е важен документ в дейността на LLC и индивидуалните предприемачи, чиято работа е свързана с получаването на пари в брой, и нейното поддържане трябва да се основава на няколко правила:
- създаването и ползването на книгата се извършва за една година;
- книгата се води от главния счетоводител или касиер;
- една фирма има право да води само една касова книга, независимо от това колко вида дейности има и съответно данъчните системи (единственото изключение е дъщерни дружества, които трябва да водят отделна книга);
- книгата трябва да съдържа данни за всички транзакции на предприятието, включително както за разходите, така и за приходите;
- ако през деня не са извършвани операции, книжният лист трябва да се остави празен;
- регистрацията на касова книга може да се извърши на хартиен и електронен носител, а правилата за нейната регистрация ще зависят пряко от избрания тип;
- информацията се вписва в книгата веднага след действителното получаване или разходване на пари в брой;
- регистрацията на касовата книга трябва да се извърши в съответствие с формуляра KO-4;
- в края на всеки ден данните в книгата трябва да бъдат проверени спрямо индикаторите на касовите ордери с по-нататъшно извеждане на крайния касов баланс.
В крайна сметка книгата трябва да носи подписа на лицето, което отговаря за нейното поддържане. Освен това правилността на въвеждането на данни трябва редовно да се проверява от главния счетоводител.
Как да го направя правилно?
Касовата книга трябва да се води от упълномощен касиер или от лицето, което го замества. Той трябва ежедневно да посочва в нея информацията, получена от входящи и изходящи касови ордери, но ако през деня не са извършени входящи и изходящи операции, книгата може да не се попълва за тези дати.
Всяка книга се издава само за една календарна година, но ако през една година едно копие от такава книга не е достатъчно, можете да създадете нова книгаи продължете да изпълнявате всички операции в хронологичен ред.
Корекция на грешка
Един от задължителните документи за всяка фирма, която работи с пари в брой, е касовата книга. Няма значение дали предприятието е държавно или частно, нито каква данъчна система е избрал собственикът. Книгата трябва да бъде правилно съставена, систематично попълнена и да не съдържа изтривания. Касиерът, счетоводителят на предприятието или собственикът е отговорен за поддържането на тази документация.
Основни положения
Наредбата от 12 октомври 2011 г., одобрена от Централната банка, установява процедурата за работа с касовата книга. Съгласно него всеки стопански субект, който пряко работи с пари в брой, е длъжен да поддържа тази отчетна документация. Ако преди това индивидуалните предприемачи (IP) може да не са провеждали този виддокументация, то издаването на тази резолюция ги задължава да водят касови книги, независимо от данъчната система.
Документът е съставен съгласно формуляр KO-4, одобрен от Държавния статистически комитет на 18 август 1998 г., резолюция № 88.
Започнете книгата в началото на годината и я попълнете преди началото на следващата календарна година. След това книгата се предава в архива на предприятието, където се съхранява 5 години. През това време данъчната служба може да го провери, да даде коментари относно поддържането на документацията и дори да наложи глоба.
Една фирма може да има само една активна касова книга. Неправилното поддържане на документ, допускането на грешки и неправилни корекции или дори липсата на това по време на проверка може да доведе до глоби.
Попълване на касовата книга
Заглавната страница показва името на организацията или предприятието, пълното име. предприемач и годината, за която се вписват в книгата. Например: „Сергей Александрович Иванов, 2016 г.“
Нека да разгледаме основните колони и полета за попълване с примери за записи във всяка от тях.
- Пари за . Съдържа датата, на която са извършени определени парични транзакции. Например 12.05.2016 г.
- Лист . Показва номера на страницата. Номерирането се задава при създаване на книга. Например 21.
- номер на документ . PKO или RKO номер на сметка. Например PKO № 24.
- От кого получено или на кого издаден. Посочете подробностите за физическото или юридическо лице, който депозира или получава средства, вид транзакция. Например: „На Иванов И.И.“, „От Зайка А.К.“, „от ООО „Стройдвор““.
- Номер на кореспондираща сметка, подсметка . Съдържа номера по класификатора “Каса”. Показва начина на изразходване или получаване на средства. Например 65.Тази колона не е необходимо да се попълва за индивидуални предприемачи.
- идвам . Парични средства, получени по PKO. Например 546 рубли. 40 копейки
- Консумация . Сумата, издадена на клиента при плащане в брой. Например 67 рубли. 67 копейки
- Общо на ден . Съдържа резултата от изчисляването на общите суми на плащанията и постъпленията. Например: 12 786 рубли. 24 копейки
- Салдо в брой в края на деня . Съдържа изчисляване на паричните наличности в касата. Например: 4567 rub. 34 копейкиДанните за тази колона се изчисляват по следната формула: Начална сума + приход – разход.
При издаване на средства от касата под формата на различни обезщетения и заплати, те се посочват в касовата книга като отделна сума. Количеството е посочено в края на всяка страница.
Документът се попълва с мастило или химикал. В същото време, за да улесни работата, касиерът може да използва копирна хартия, когато попълва отчета на касата.
Книжни елементи
Основният елемент на документа е свободният лист и отчетът на касата. Те са абсолютно идентични, но свободният лист е винаги в книгата, а отчетът на касата е внимателно изтръгнат от нея и приложен към поръчките, получени и издадени през целия ден. Листът и отчетът за една и съща дата са с еднаква номерация на страниците.
При ръчно попълване на книгата данните се въвеждат на страницата на книгата и в отчета.
Характеристики на поддържане на касова книга
При работа с документ касиерът въвежда данни в него въз основа на поръчки, както входящи, така и изходящи. Една поръчка е едно влизане. Първоначално всички транзакции по касови бележки се вписват в книгата и едва след това нататък разходни ордери.
Всеки ден в края на деня касиерът е длъжен да провери данните на касовия ордер с направените записи и да изтегли остатъка. След това потвърдете сумата с подписа си. Освен това получената сума се заверява на касата. Главният счетоводител проверява записите, получени по време на изчисленията, след което подписва листовете на документа, който е проверил.
Ако няма транзакции с пари поради почивен ден, прекъсване на бизнеса или просто липса на клиенти, балансът се прехвърля на следващата страница. Сумата не се променя.
Грешки при попълване
За попълване на документа те са номинирани строги изисквания. Така че е необходимо да се гарантира, че няма петна или грешки на страниците. Всичко това представлява нарушение на касовата дисциплина. Ако има грешки, те могат да бъдат коригирани, както следва:
- Ако има грешки, които не влияят на крайната сума (номера на поръчки, имена на лица и предприятия), трябва да задраскате с един ред грешния запис и да напишете правилните данни над или под него. Извършените промени се заверяват от лицата, отговорни за поддържането на книгата.
- Ако грешка доведе до изкривяване на общата сума за определен период (т.е. в документа е посочена неправилна сума), грешката може да бъде коригирана чрез задраскване. Страницата е зачертана диагонално с един ред. В този случай върху него се прави съответната бележка „Отменено“. След това трябва да попълните нов касови ведомости, добавяйки към тях коригирани данни.
Ако има грешки, касиерът също е длъжен да изготви бележкаадресирано до ръководителя на предприятието или счетоводителя, което ще покаже наличието на грешка.
След това ръководството назначава комисия, отговорна за коригиране на документа. След извършване на поправки касиерът изписва сертификат, отразяващ всички промени в книгата.
Проверки и наказания
Данъчната служба проверява този вид документация и налага глоба, ако бъдат открити нарушения. Въпреки това, грешки и несъответствия, открити повече от 2 месеца след извършването им, не могат да бъдат предмет на глоба.
За нарушение се предвиждат глоби в следните размери:
- за индивидуални предприемачи в размер на 4000 - 5000 рубли;
- за юридически лица - 40 000 - 50 000 рубли.
Тези суми са определени в член 15.1 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация.
Как да шият книга?
Преди да започнете да поддържате касова книга, трябва да изчислите необходимия брой листове и да ги отпечатате.
Не се препоръчва да отпечатвате страници от край до край. Най-добре е да отпечатате няколко допълнителни страници, в случай че допуснете грешки при попълването на книгата и трябва да направите корекции на нови листове.
След това всички страници се номерират. В този случай се използва непрекъснато номериране на страници. Книгата е завързана или зашита с дебели конци, след което е заверена с подписите на директора и главния счетоводител. Важно е, че листовете не могат да бъдат извадени от книгата. За целта книгата се запечатва с восъчен или мастичен печат.
Последният лист показва действителния брой листове. В този случай числата трябва да бъдат дешифрирани, тоест написани с думи. Този лист подлежи и на подпис от счетоводителя и директора на предприятието.
Има опции, когато книгата е зашита заедно с конци, а краищата им са запечатани с хартия. Освен това листовете могат да се слепят. Във всеки случай те трябва да бъдат закрепени така, че да не могат не само да бъдат премахнати, но и да не могат да бъдат поставени нови.
При регистриране на касова книга не се използват телчета или други видове подвързване, които не могат да гарантират целостта на книгата.
Електронна версия на касовата книга
Можете да поддържате книга не само в ръкописен формат, но и в електронен вид. В този случай може да има частично ръководство електронна книга(с отпечатани страници) и напълно компютъризирана.
При електронно водене до началото на следващия работен ден трябва да се изготвят машинни бележки „Вложна ведомост” и „Касиерски отчет” с еднакво съдържание. Те трябва да отразяват всички необходими данни и суми на паричните постъпления.
При получаване на съобщенията на машината касиерът проверява тяхната коректност и ги потвърждава с подпис. Свободните листове се съхраняват от касата до края на годината, а отчетът се изпраща в счетоводството. Листовете са номерирани, както в обикновена книга - във възходящ ред. Последният лист за месеца съдържа бележка за броя на попълнените листове през този месец.
Такава електронна касова книга се поддържа чрез специална програма, чрез която листовете се отпечатват и след това се зашиват с телбод. Заглавната страница се подготвя и прикрепя към свободните листове в края на годината.
Електронното регистриране на документацията позволява регистрация на книги не само за една година, но и на тримесечие.
Също така касовата книга може да се поддържа изцяло по електронен път с помощта на програмите „1C“, „Данъкоплатец Юл“ и др. Удобно е да направите това за големи предприятия, които имат лицензирани версии на тези програми и специалисти (касиер, счетоводител, директор), които притежават електронен подпис.
Когато поддържате касова книга в тази форма, трябва да запомните, че тя трябва да бъде защитена:
- от достъп на трети страни. За да направите това, трябва да използвате парола за достъп до него или дори електронен подпис;
- от загуби и изкривявания. Предполага създаване резервни копияили съхраняването им на сървър, записването им на дискове и други надеждни носители за съхранение.
Такава книга се удостоверява с помощта на електронен подпис, който може да бъде получен въз основа на разпоредбите на закона от 06.04.11 г. № 63-FZ.
След като към документ е приложен електронен подпис, не се допускат корекции.
Видео: Поддържане на касова книга с помощта на програмата 1C
Научете как правилно да създадете и попълните книга с помощта на програмата 1C и да избегнете грешки при попълването и въвеждането на данни в нея. Видео урокът показва основните етапи не само на попълването, но и на създаването на книга, дава обяснения за работа с програмата и основите на поддържане на документация.
Касовата книга е един от най-важните финансови документи във всяка организация, работеща с парични потоци. Касиерът, както и главният счетоводител, носят отговорност за наличието на тази документация и правилността на нейното изпълнение. Липсата на касова книга или неправилното й водене води до глоба.
Единният формуляр KO-4 трябва да се използва от руски организации за водене на записи на касови операции. Формулярът е задължителен, процедурата по попълване и изискванията за поддръжка са доста строги, а грешките могат да доведат дори до глоба. Нека да разгледаме какво представлява формулярът KO-4 и къде можете да го изтеглите.
Предназначение на унифицирания формуляр KO-4
Формуляр KO-4, наречен касова книга, е инструмент за водене на записи на следните транзакции в касата на предприятието:
- получаване на пари в брой;
- издаване на пари в брой.
В полетата на формата се въвежда информация за изходящи и входящи поръчки.
Характеристики на попълване на формуляр KO-4
Касовата книга във формуляр КО-4 се състои от 2 елемента - основна част и копие. В същото време тяхната структура и взаимно споразумениезависят от начина на попълване на документа - на хартия или на компютър.
В първия случай копието на формуляра KO-4 се откъсва. Пълненето му се извършва едновременно с основната част при използване въглеродна хартия. При попълване на въпросния документ на компютър, копие на формуляра може да се получи чрез повторно отпечатване на основната му част на принтер.
Законодателството предвижда и възможност за водене на касова книга в изцяло електронен вид при използване на автоматизирани системи.
Можете да изтеглите унифицирания формуляр KO-4 на нашия уебсайт:
Можете да намерите попълнен образец на касова книга в статията „Процедура за поддържане и попълване на касова книга - образец“
За кого е задължително използването на формуляр KO-4?
Има погрешно схващане, че руските организации не са задължени да попълват формуляр KO-4 от 1 януари 2013 г. - поради влизането в сила на новия закон за счетоводството и появата на съответните разяснения в писмото на Министерството на финансите на Руската федерация № PZ/10-2012, според която организациите имат право да не участват във вашата работа унифицирани форми.
Факт е, че такива преференции се установяват само по отношение на онези организации, които законодателят в определени правни актове не изисква пряко да използват унифицирани формуляри. Подобен източник на законодателство действа в Русия - това е директива на Банката на Русия № 3210-U, издадена на 11 март 2014 г.
В съответствие с параграф 1 от инструкциите юридическите лица трябва безусловно да спазват правилата, съдържащи се в разпоредбите на съответния закон. От своя страна индивидуалните предприемачи обикновено имат право да не поддържат касов апарат, което означава, че не са задължени да използват стандартизирани формуляри, включително документ KO-4. В същото време може да възникне практическа необходимост от регистриране на входящи и изходящи транзакции в касата на индивидуален предприемач (например при издаване на пари в брой на служители по сметка) и в този случай трябва да се използва формуляр KO-4 като касова книга.
Касовата книга е документ, задължителен за всяко предприятие или индивидуален предприемач, работещ с пари в брой, който записва всички входящи и изходящи парични операции на организацията.
Формулярът на касовата книга (формуляр KO-4) е унифициран и представлява книга с номерирани и зашнуровани листове. На последната страница се прави запис за броя на листовете в книгата и се заверява с печата на организацията. Директорът, главният счетоводител на предприятието подписва отдолу и поставя датата.
Формуляр за касова книга
Образец за попълване на касовата книга през 2019 г
Как да поддържате касова книга KO-4
Касовата книга се води ежедневно. Книгата се съхранява от упълномощен касиер или друго отговорно лице. Контролът върху касовата книга се възлага на главния счетоводител.
Една организация трябва да има една касова книга за всичките си дейности. Ако една организация има подразделения, те могат да поддържат собствена касова книга. Копия от неговите листове се прехвърлят в централния офис в рамките на срока, определен от организацията.
Листовете на касовата книга се попълват на ръка или на електронен носител.
- Ръкописните бележки се правят като копия; първият екземпляр остава в касовата книга, а вторият екземпляр се отрязва в края и се предава за отчет в счетоводството.
- При електронно попълване листът в книгата е разделен на горна и долна част, като и двете се попълват еднакво, съдържат всички фирмени данни и се номерират във възходящ ред. Горната остава за оформяне на касовата книга, долната се предава в счетоводството. Последният лист за месеца съдържа информация за общия брой листове за този месец. Последен лист за годината - броя на листовете за годината. Впоследствие листовете се зашиват, заверяват се с подписа на управителя и главния счетоводител и се посочва техният номер.
Как да попълните правилно формуляра за касова книга KO-4
Името на организацията (пълно име на индивидуалния предприемач), OKPO код, структурно подразделение, ако има. След това посочете периода, за който е отворена книгата (година или месец и година).
На вътрешните листове:
- Най-отгоре е посочена датата на попълване.
- в реда „салдо в началото на деня” се записва с цифри сумата на парите в касата в началото на деня, която е взета от реда „салдо в края на деня” на предходния лист .
- Записите от колони 1 до 5 се извършват на базата на всеки PKO и RKO.
- Не е необходимо индивидуалните предприемачи да попълват колоната „номер на съответна сметка, подсметка“.
- В колона “трансфер” се изписва с цифри сумата на всички приходи и разходи от попълнените по-горе редове.
- В колоната „общо за деня” са посочени числата обща сумаприходи и разходи на ден.
- В полето „салдо в края на деня” се посочва салдото на средствата в касата в края на деня. Изчислява се по формулата: салдо в началото на деня + общ приход за деня – общ разход за деня. Ако това салдо съдържа пари за заплати или плащания социален характери стипендии, те са изброени по-долу.
- В края на листа с думи се посочва броят на регистрираните PKO и RKO и се полагат подписите на касиера, попълнил формуляра, и счетоводителя.
Празните редове в таблицата са задраскани.
При попълване на формуляра касиерът проверява данните по входящи и изходящи документи. Книгата се проверява от счетоводител (главен счетоводител, ръководител в тяхно отсъствие) и също се подписва.
Ако през деня не е имало движение на пари в касата, в книгата не се правят записи за този ден.
Не се допускат корекции в книгата. Ако обаче е допусната грешка при попълването, корекцията се потвърждава от подписа на касиера, попълващ книгата, и главния счетоводител.
Днешните предприемачи извършват дейността си, като използват безналични форми на плащане, но методите за плащане в брой в национална валута с помощта на касова книга също са често срещани. Освен това успешното развитие на взаимоотношенията с регулаторните органи и воденето на документация като цяло зависи от коректността на поддържането му.
Уважаеми читатели! Статията говори за типични начини за разрешаване на правни проблеми, но всеки случай е индивидуален. Ако искате да знаете как реши точно твоя проблем- свържете се с консултант:
ЗАЯВЛЕНИЯ И ОБАЖДАНИЯ СЕ ПРИЕМАТ 24/7 и 7 дни в седмицата.
Бързо е и БЕЗПЛАТНО!
основна информация
Касовата книга е специализиран документ, който показва информация за финансови транзакции, извършени в брой. Този документ се отнася до финансови отчетипредприемач и е задължително да се попълни.
Необходимо е да се поддържа касова книга в съответствие с изискванията на действащото законодателство на Руската федерация. Дневникът се попълва в съответствие с. Не подценявайте значението на касовия документ и процедурата за попълването му, защото всяко установено нарушение заплашва предприемача с глоби и повишено вниманиеот представители на данъчната служба.
Касовата отчетност се извършва от началото до края на отчетната година.
Концепция
Касовата книга е счетоводен документ, в който предприемачът е длъжен да записва всички парични операции, извършени през деня. Книгата се попълва ежедневно, без почивните дни. Показаната информация трябва да бъде потвърдена с приходни и разходни документи. В края на деня общата сума се сумира, включително оборот и изчисляване на касовия лимит.
В касовата книга се записват:
- приходни и разходни транзакции;
- изчисления на сумите по кореспондиращи сметки;
- характер на финансовите транзакции.
Предназначение
Поддържането на счетоводна книга в съответствие с изискванията на действащото данъчно законодателство на Руската федерация е пряка отговорност на предприемача, особено когато възниква въпросът за съставяне и подаване на документация за данъчна отчетност.
Ако за справка предприемаческа дейностАко можете да се ограничите до безкасови форми на плащане, тогава при изплащане на заплати през касата на предприятие в брой, наличието на счетоводна книга е задължително.
За да разберете всички нюанси на поддържането на касова книга, препоръчително е да потърсите услугите на счетоводител и след това да я поддържате сами.
Който е длъжен да попълни
В Руската федерация има регулаторен правен акт, който определя правилата за поддържане на касова книга, включително за индивидуални предприемачи, занимаващи се с търговия на дребно, и юридически лица, например за LLC.
От 11 март 2014 г. е в сила Директива на Банката на Руската федерация № 3210-U (наричана по-долу Директивата), а от 1 юни 2014 г. частта относно правилата за поддържане на касови книги е в сила в сила.
Инструкцията установява задължението за поддържане на касова книга за всички предприемачи и организации, които извършват финансови операции в брой, независимо от формата на данъчно облагане.
Законодателство
Правното основание за поддържане на записи чрез касова книга е Директивата „За реда за поддържане парични операцииюридически лица и опростена процедура за извършване на касови операции индивидуални предприемачии малкия бизнес."
Правила за попълване на касовата книга
Документът трябва да съдържа информация за всички парични транзакции ежедневно през цялата отчетна година. Касовата книга трябва да бъде в един екземпляр. Всеки лист от дневника трябва да съдържа номерация и да бъде прошит. На последния лист с обратна странаПоставя се печат с восък или мастика. Номерираната и прошита книга се заверява с подписа на ръководителя.
Информацията в касовата книга трябва да бъде дублирана с копирна хартия.Вторият екземпляр трябва да бъде откъснат, тъй като се използва за съставяне на протокол от касиер-оператора. Оригиналът се съхранява в дневника. Серийните номера на копията и оригинала трябва да съвпадат.
Забранено е да се правят промени или корекции в касовата книга без подписа на касиера или главния счетоводител.
Съгласно директивата процедурата за водене на дневник се разделя на:
- обикновен;
- в опростен вид.
Касовата документация обикновено се подписва или от касиер, или от счетоводител. Ако предприемачът няма собствен счетоводител, той има право да остави своя подпис.
За какво ви трябва правилно попълванекасова книга:
- заглавна страницатрябва да съдържа пълна информация за името на юридическото лице или предприемача, както и информация за подробностите;
- периодът, за който е започната книгата;
- Датата на попълване се въвежда на страницата на формулярите;
- в реда „наличност в началото на работния ден” се въвежда сумата на средствата, които са в касата в началото на деня, като се взема от предходната страница в колоната „наличност в края на деня";
- Редове 1-5 се попълват въз основа на информация от изходящи и входящи касови ордери:
- 1 – номер на поръчката;
- 2- данни на лицето, получило или дарило средствата;
- 3 – изисква се за юридически лица;
- разходи и приходи в останалите редове;
- празните полета се попълват със символа “Z”;
- “общо” - сумата на разходите и приходите за отработения ден;
- подпис на упълномощено лице;
- общ брой касови ордери.
Структура
Касовата книга е единичен документ, който съдържа от 50 до 100 страници, както и задължителна заглавна страница, на която се посочва и срокът за поддържане на регистъра.
Ръчно
Когато поддържате дневник ръчно, счетоводната книга трябва да бъде:
- номерирани;
- завързана;
- отпечатано на последната страница.
Записите се водят в два екземпляра, като се използва копирна хартия.
Отговорностите на касиер-оператора включват:
- изчисляване и въвеждане на информация за всички извършени операции през работния ден;
- теглене на баланс в края на деня;
- предаване на отчета в счетоводния отдел;
- проверка и въвеждане на информация за поръчки;
- подписват отчетни документи.
Представеният касиерски отчет се проверява от счетоводител и се заверява с неговия подпис.
На компютъра
По закон е позволено попълването на формуляра KO-4 с помощта на компютър. За тази цел специализирани софтуерили добре познати офис програми за работа с таблици. Алгоритъмът и съдържанието не се различават от метода на ръчно попълване.
След окончателното въвеждане на данните касиерът трябва:
- отпечатване на страниците на касовата книга;
- Разпечатаните копия трябва да бъдат подписани и предадени на счетоводителя за проверка, предоставяйки PKO и RKO, издадени през работния ден.
В края на отчетната година отпечатаните страници на счетоводния дневник трябва да бъдат зашити и номерирани, подпечатани и подписани от упълномощени лица.
Цифрова схема
Не е забранено поддържането на касова книга в електронен вид, без да е необходимо да се разпечатва.
Като образец за попълване на касова книга в електронна форма можете да използвате всеки подходящ отчет от предприемач, извършващ подобен вид дейност.
Има определени изисквания за поддръжка електронен формулярсчетоводство, според което:
- гарантирана е безопасността и сигурността от достъп до информация от неоторизирани лица;
- грешки във въведените данни са изключени;
- осигурена е защита срещу загуба на данни.
Електронните касови книги се подписват с електронен подпис в съответствие с действащото законодателство на Руската федерация.
Пример
Касиерът е длъжен да попълва дневника ежедневно, с изключение на почивните дни. В края на работния ден всички записи се проверяват отново и сумите по поръчките се преизчисляват. Ако всички данни са верни, се поставя подпис и листът за откъсване, потвърждаващ извършените операции, се предава на счетоводителя за проверка.
Информация за броя на прехвърлените документи се въвежда в касовата книга и се поставя подпис.
Отговорност на счетоводителя е да провери предоставената информация.
Самата книга се състои от две основни части, попълнени едновременно с копирна хартия. В този случай частта за откъсване се прехвърля в счетоводния отдел.
Информацията за всеки нов работен ден се въвежда от нова страница с посочване на:
- дати и числа;
- всички финансови транзакции, извършени през деня;
- баланс от предишния ден.
Какво да направите, ако сте направили грешка
Независимо от формата на отчитане е неприемливо да се правят петна или корекции в отчетните документи.
Грешките са неизбежни и има два законови начина да ги коригирате:
- Ако грешка, допусната при попълването, не се отразява на крайната сума, тогава се въвеждат мястото, където е направена и верните данни. Коригираният запис трябва да бъде заверен от касиера и главния счетоводител.
- Ако грешка промени общата сума, цялата страница трябва да бъде анулирана и касовите ведомости трябва да бъдат попълнени отново.
Във втория случай лицето, отговорно за грешката, трябва да предостави обяснителна бележкаадресирани до управителя или главния счетоводител.
След подаване на документите се свиква специална комисия, резултатът от която ще бъде сертификат, отразяващ направените корекции и промени.
Навременното идентифициране на грешки и спазването на процедурата за коригирането им ще избегне налагането на глоби от регулаторни глоби.
Кой е отговорен
Отговорността за правилното попълване и поддържане на касовата книга се носи от главния счетоводител.
Процедурата за контрол се утвърждава с местна заповед на ръководителя на предприятието.
Контрол означава:
- проверка на правилната номерация на документа;
- анализ на коректността на воденето на счетоводната книга;
- проверка на кода;
- проверка на предоставения списък с документи;
- идентифициране на нефиксирани корекции и корекции.
Специални подразделения на предприятието
Всички финансови транзакции, извършвани от отделни отдели с пари в брой, се записват в касовата книга.
Нюанси:
- ако ОП самостоятелно депозира средства в текущата сметка на организацията, салдото на сумата се счита за организацията, а при депозиране на средства в касата лимитът се определя на местно ниво в съответствие с поръчката;
- На корицата на книгата е посочено наименованието на отделния отдел.
Брой завършени книги в предприятието
Допустимо е предприятието да използва няколко касови книги в случаите, когато:
- има отделни поделения;
- компанията действа като агент по плащанията.
Правила на фърмуера
Регистрация на касова книга - важен аспектподдържане на отчети за касови операции.
В зависимост от метода на поддържане на счетоводния дневник, той се съединява и се изписва неправилно:
- закупената печатна версия се шие, номерира (включително общия брой страници) веднага и се заверява с восъчен или мастиков печат и подпис на упълномощено лице;
Водене на документация на компютър с ежедневен печат - подшит, номериран (вкл. общия брой страници) в края на годината и заверен с восъчен или мастиков печат и подпис на упълномощено лице.
внимание!
- Поради чести промениВ законодателството информацията понякога остарява по-бързо, отколкото можем да я актуализираме на уебсайта.
- Всички случаи са много индивидуални и зависят от много фактори. Основната информация не гарантира решение на вашите конкретни проблеми.