Näide ametlikust kirjast organisatsiooni kirjaplangil. Suurepärane sekretär
Kirja vorm sõltuvalt asutamisdokumendid organisatsioon sisaldab üksikasju:
01 - Riigi embleem Venemaa Föderatsioon(02 - Vene Föderatsiooni subjekti vapp või 03 - organisatsiooni embleem või kaubamärk(teenindusmärk));
04 - organisatsiooni kood
05 - juriidilise isiku peamine riiklik registreerimisnumber (OGRN).
06 – maksumaksja identifitseerimisnumber/registreerimise põhjuse kood (TIN/KPP)
08 - organisatsiooni nimi
09 - taustainfo organisatsiooni kohta
samuti piiravad märgid üksikasjade jaoks:
11 - dokumendi kuupäev
12 - dokumendi registreerimisnumber
13 - link dokumendi registreerimisnumbri ja kuupäeva juurde
Ja vajadusel piirhinde eest ülemised piirid alad, kus asuvad üksikasjad.
15 – adressaat
18 - teksti pealkiri
19 - kontrollmärk
20 - dokumendi tekst
Kirjavormi saab teha lähtuvalt detailide piki- või nurgelisest paigutusest.
Riis. 1. Tähevormi detailide asukoht (nurgaversioon) (mõõtmed on näidatud millimeetrites)
Riis. 2. Tähevormi detailide asukoht (pikisuunaline versioon) (mõõtmed on näidatud millimeetrites)
Kõige mugavam töötlemiseks ja lehepinna kasutamise osas ökonoomsem on nurgavorm. Sel juhul Parem pool lehe ülaossa saab paigutada andmed "Adressaat", "Resolutsioon"
Pikisuunalise tähevormi kasutamine on soovitatav juhtudel, kui organisatsiooni nimi sisaldab suur hulk trükitud tähemärgid võivad olla näiteks juhul, kui vormi üksikasjad on esitatud kahes või enamas keeles. Sel juhul tuleks üksikasjad trükkida vasakule vene keeles ja paremal riigikeeles samal tasemel. Kui kasutatavaid riigikeeli on rohkem kui üks, tuleb üksikasjad näidata üleval vene keeles ja allpool riigikeeles, pikendades joont parema veerise piirini.
Kirjavormi saab koostada organisatsioonile, struktuuriüksusele või ametnikule.
Kirjavormi kujunduse näited:
Riis. 3. Organisatsiooni kirja vorm detailide nurgelise (keskse) asukohaga.
Riis. 4. Organisatsiooni kirja vorm detailide nurga (lipu) paigutusega.
Riis. 5. Organisatsiooni kirja vorm pikisuunalise detailide paigutusega.
Näidised üldine vorm dokumendid on esitatud ka järgmistes dokumentides:
GOST R 6.30-2003 "Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentide koostamisele" (lisa B, joonised B.2, B.3, B.4);
- Tüüpjuhised föderaalsete täitevvõimude kontoritöö kohta, kinnitatud Vene Föderatsiooni Kultuuri- ja Ma8. novembri 2005. aasta korraldusega nr 536 (lisad nr 13, 14, 15, 16, 17, 18) .
Ametlik kiri on dokument, mis on ärisuhtluse lahutamatu osa. Enamasti edastatakse see postiteenuse kaudu ja teenindab erilisel viisil teabevahetus.
Põhimõisted
Ärikirjavahetus on vajalik erinevate majandus- või tootmisküsimuste lahendamiseks. Tema abiga suhtlevad ettevõtted ja organisatsioonid väliskeskkonnaga: partnerite, klientide või riigiasutustega. Tavaliselt kasutatakse selleks teeninduskirja.
See on kirjaliku dokumendi üldnimi, mis võib olla:
- varem saabunud sõnumitele või päringutele vastamine;
- adressaadile saadetud saatepaber koos muude dokumentide või materjalidega;
- algatuskiri juhtudel, kui muu suhtlusviis on võimatu.
Igal loetletud valikul on oma omadused. Siiski on üldreeglid, mille kohaselt koostatakse tavaliselt iga ametlik kiri. See on mõistetav, sest just näiteks ärikirjavahetusega algab enamasti enamiku tehingute sõlmimine. Korralikult vormistatud dokument võib jätta saajale soodsa mulje tulevasest võimalikust partnerist.
Ärikirjade tüübid
Sõltuvalt teeninduskirjas sisalduvast teabest võib see olla:
- Kaasas. Juhul, kui see sisaldab teadet, et selle jaoks on olemas rakenduspakett.
- Pretensioonikas. See tähendab, et see väljendab rahulolematust konkreetse olukorraga (nõue).
- Õpetlik. Tekst annab konkreetsed juhised.
- Garanteeritud. Saatja kinnitab dokumendis sätestatud kohustuste edaspidist täitmist.
- Informatiivne. Kiri sisaldab teavet, mis võib adressaadile huvi pakkuda.
- Reklaam. Teavet antakse koostöö meelitamiseks.
- Teavituskiri. Teave avalike ürituste kohta.
- Kinnituskiri. teatud dokumentide või materjalide hankimine.
- Palvekiri. Tekst sisaldab üleskutset julgustada adressaati midagi ette võtma.
- Sõnumi kirjaga. Selles esitab saatja osapooltele konkreetset vastastikust huvi pakkuvat teavet.
Nende dokumentide eesmärk on säilitada sidemeid organisatsioonide või nende struktuuriüksuste vahel.
Hagiavalduse koostamine
Koostöö küsimustes tuleb vahel ette olukordi, kus üks osapooltest ühel või teisel põhjusel oma kohustusi ei täida. Sel juhul saadab partner esmalt kirja oma vastaspoolele. Tavaliselt esitab ta selles oma ettepanekud oma seaduslike õiguste rikkumise kõrvaldamiseks. See on teenuskiri. Sellise dokumendi näidise saab koostada meelevaldselt. Arvesse tuleb võtta järgmisi punkte:
- peab olema formaalne ja asjalik partnerluse mõtteviisiga.
- Kaebuse olemus peab olema väga selgelt väljendatud.
- Teabe esitamisel tuleb veenvalt opereerida konkreetsete faktidega.
Nõudekiri peab sisaldama:
- saatja andmed (nimi, tagastusaadress ja kontaktnumbrid);
- täielik teave adressaadi kohta;
- konfliktiolukorra tekkimise asjaolude kirjeldus;
- linki õigusnormid mida vastaspool omalt poolt rikkus;
- konkreetsed nõuded rikkumise kõrvaldamiseks, näidates ära nende rakendamise tähtajad;
- tagajärjed, mis võivad tekkida, kui vastaspool hoidub nende täitmisest kõrvale.
Erilist tähelepanu tuleks pöörata sellele, kuidas ametlik kiri koostatakse. Muster peab olema kujundatud nii, et sissetungija ei tajuks seda ohuna. Tuleb meeles pidada, et see on vaid meeldetuletus seaduste täitmisest.
Disainireeglid
Erilist tähelepanu tuleb pöörata ametlike kirjade kujundusele. Tõsi, mingeid rangeid reegleid ja ettekirjutusi seadus selleks ette ei näe.
Sellest hoolimata tuleb selliste dokumentide koostamisel arvestada järgmiste kohustuslike punktidega:
1. Kõik ametlikud kirjad peavad olema kirjutatud kirjaplangile. Selle töötavad eelnevalt välja büroojuhtimise spetsialistid ja kinnitavad ettevõtte juhi korraldusega.
2. Dokument peab sisaldama teatud üksikasju:
2.1. Teave saaja ja saatja kohta.
2.2. Selle kirja väljamineku number ja kuupäev. See on registreerimiseks vajalik.
2.4. Pealkiri.
2.5. Teave mis tahes rakenduste olemasolu kohta, märkides nende nimed ja numbrid.
2.6. Teave allkirjastanud isiku kohta see dokument(amet ja täisnimi).
3. Kirjas tuleks käsitleda ainult ühte teemat. Mitme teema olemasolu muudab kunstniku valimise keeruliseks.
4. Teave tuleb esitada võimalikult lühidalt, kuid selgelt. Soovitav on, et tekst ei hõlmaks rohkem kui kaks lehekülge.
5. Märkige õigesti saaja andmed. Kui me räägime organisatsiooni kohta peate järgima järgmist järjestust:
5.1. Ettevõtte nimi (nimetavas käändes).
5.2. Struktuurne alajaotus(kui vajalik).
5.3. Adressaadi asukoht (datiivi käändes).
5.4. Tema initsiaalid.
5.5. Ettevõtte postiaadress.
6. Kui adressaate on mitu, märgitakse esmalt peamine ja seejärel kõik teised.
Kui võtta arvesse kõiki neid punkte, ei ole ametlike kirjade koostamine põhimõtteliselt keeruline.
Esitluse järjekord
Dokumendi korrektseks koostamiseks on vaja arvestada selles teabe esitamise teatud järjekorda. Näiteks võite kaaluda võimalust, kuidas kirjutada professionaalset vastuskirja. Esiteks peate meeles pidama, et vastavalt etiketireeglitele peate teabele vastama 24 tunni jooksul alates selle kättesaamisest. Kui me räägime elektroonilisest sõnumist, on optimaalne aeg mitte rohkem kui kaks tundi. Juhtudel, kui sellisest reeglist ei ole võimalik kinni pidada, on parem saata oma partnerile vastav sõnum.
Kiri ise koosneb sisuliselt kahest osast:
- Sissejuhatav. Saatja märgib oma kirjutamise teema, põhjuse ja põhjused. Siin saate viidata määrused, mis on seaduse järgi vastuse andmise aluseks. Lisaks tasub pöörata tähelepanu mõnele punktile seoses kõnealuse olukorraga. Need aitavad paljastada probleemi olemuse.
- Peamine. Selle osa eesmärk on selgitada ja veenda. Tekst peab olema selge, lühike ja sisutihe ning esitatud faktid peavad olema kontrollitud ja objektiivsed. Vajadusel saab neid reaalarvudega kinnitada.
Sellele tekstile järgneb tavaliselt rakenduste loend. Dokument lõpeb saatja allkirjaga. Lisaks peate teadma, kuidas teenuskirja kirjutada, et mitte adressaati solvata. Esiteks on soovitatav alustada tema poole pöördumist fraasiga "Kallis". Teiseks võite tekstis kasutada adverbiaalseid fraase, näiteks "olete oma ettepanekuid hoolikalt uurinud" või "oma kommentaare hoolikalt kontrollinud". Selline etiketi järgimine tuleb mõlemale poolele ainult kasuks.
Menetlus
Ametlike kirjade koostamise eest vastutavad ametnikud, sekretärid või muud töötajad, kellele need ülesanded on määratud. Tööle asudes peavad nad oma tegevuses kinni pidama kindlast järjestusest. Sellise dokumendi koostamise protsess läbib tavaliselt järgmised etapid:
- Asjaolude hoolikas uurimine see küsimus. Õigeks hindamiseks on vaja olukorda täielikult kontrollida võimalikud viisid tema otsused.
- Kirja koostamine. Siin on vaja arvesse võtta kõiki ülaltoodud nõudeid.
- Koostatud teksti kooskõlastamine. Mõnikord tuleb seda muuta, võttes arvesse juhi kommentaare. Ta võib teha teemasse mõningaid täpsustusi või täpsustusi.
- Tema juhendaja heakskiit.
- Dokumendi lõplik täitmine ja allkirjastamine.
- Kirja registreerimine.
- Kirjavahetuse saatmine adressaadile.
Alles pärast kõigi nende etappide läbimist saab adressaadini jõudnud kiri täita talle pandud missiooni.
Kohustuslikud määrused
Teenuskirja väljastamiseks tuleb arvestada, et selle esimene leht peab olema trükitud spetsiaalsele ankeedile. Ülejäänud jaoks võite kasutada tavalisi tühje A4 lehti. Siin peate meeles pidama, et tekstiväljal endal on oma piirid: ülemine ja alumine külg on 2 sentimeetrit, vasak - 3,5 sentimeetrit, parem - 1 sentimeeter. Ei tohiks rikkuda standardsed suurused teabe mahutamiseks ühele lehele. Parem on järgida kõiki reegleid ja lisada lihtsalt lisaleht.
Peate ka teksti tippima vastavalt kõikidele reeglitele:
1. Kasutage printimiseks standardset Times New Roman fonti. Parem on mitte kasutada muid võimalusi.
2. Samuti on reguleeritud kirjasuurused:
- põhiteksti jaoks - 14;
- lehtede paigutus ja teostusmärk - 12.
3. Detailide paigutamine toimub samuti vastavalt reeglitele:
- reavahe - 1;
- tekst on joondatud "laiuse suunas";
- sidekriipsud paigutatakse automaatselt;
- kaugusel registreerimisnumber Pealkirjas on 2 reavahet ja põhiteksti vahel 3 reavahet.
Nende standardite järgimine on kohustuslik õige disain sobiva eesmärgiga kirjad.
Detailide asukoht
Tavalise ärikirja korrektseks koostamiseks peate selgelt teadma, kus selle üksikasjad ja komponendid peaksid asuma. Vastused neile küsimustele sisalduvad GOST R 6.30-2003. See kirjeldab üksikasjalikult teenuskirja vormi. Sisuliselt on see näidis, milles kõik dokumendi üksikasjad asuvad teatud viisil. See on vajalik selleks, et:
- Ühtlustada ametlike (äri)kirjade väljastamise protsess.
- Suuda tüüpvorme eelnevalt tsentraalselt ette valmistada, vähendades samas vajadust osa töid käsitsi teha.
- Tee see lihtsamaks ja vähenda aega visuaalne otsing teavet.
- Laiendage kirjade töötlemise võimalusi arvutite ja muude seadmete abil.
Jah, tavaliseks ärikiri Kasutatakse 30 standardset detaili, mis asuvad üheteistkümnes kohustuslikus tsoonis:
- embleemid ja vapp;
- autor;
- lähteandmed;
- pealkiri;
- avaldused;
- adressaat;
- resolutsioonid;
- tekst;
- allkirjad ja manused;
- kinnitused ja kinnitused;
- märgid.
Teabe paigutamine teatud sektoritesse võimaldab spetsialistidel dokumendis paremini orienteeruda ning tavakasutajatele on selle koostamine lihtsam.
Peamised nõuded
Mõned juhid usuvad ekslikult, et ärilist kirjavahetust saab pidada meelevaldselt, järgimata reegleid ja eeskirju. Kuid selle eest vastutavad spetsialistid peavad teadma ametlike kirjade põhinõudeid:
- Spetsiaalse (ettevõtte)vormi olemasolu.
- Detailide õige kasutamine ja paigutus.
- Tekst peab olema loetav ja hästi toimetatud. Probleemi olemuse tutvustamiseks on parem eelistada lihtsaid levinud lauseid. Peate end lühidalt väljendama, et iga sõna kannaks võimalikult palju teavet.
- Sõltuvalt tüübist tuleb dokument vastavalt koostada. Kiri võib sisaldada ka mitmeid aspekte. Sel juhul tuleb esitlemisel proovida neid kombineerida.
- Kasutage õigesti tippimiseks kehtestatud standardeid.
- Püüdke jälgida, et kirja sisu ei sisaldaks kategoorilisi väljendeid. Saaja võib neid fraase tajuda ähvardustena. Ettepanekute koostamisel on parem kasutada sissejuhatavad sõnad nagu "ilmselt", "nagu on teada", "võimalik" ja "järgmine".
Nende nõuete täitmine praktikas aitab ettevõttes dokumendivoogu õigesti juhtida.
Tänapäeval kasutavad peaaegu kõik aktiivselt Internetti. Kuid äriline kirjavahetus pole lakanud olemast aktuaalne ja oluline. See kanti lihtsalt üle muusse meediasse. Väljaanne räägib teile, kuidas ärikirja õigesti koostada ja vormistada.
Mida võib ärisõnum sisaldada?
Esiteks annab ärikirjavahetus võimaluse vahetada töötajate ja äripartneritega mistahes arvamusi või ettepanekuid. Kiri võib sisaldada taotlusi, kaebusi ja muid mõtteid ettevõtetevaheliste arusaamatuste kõrvaldamiseks. Üldiselt on ärikirjavahetus ametliku kirjavahetuse liik.
Erinevused teistest kirjadest
Peamised erinevused võib kokku võtta järgmiselt.
- Esitluse stilistika.
- Ametliku käsuliini olemasolu.
- Sõnavara ilma tugeva emotsiooniväljenduseta.
- Kirjale kulub reeglina mitte rohkem kui üks lehekülg.
- Font on kogu teksti ulatuses sama (ei väike ega suur).
- Tavaliselt koostatakse organisatsiooni ametlikul kirjaplangil.
Ärikirjade tüübid
Kirjad, millele tuleb vastata:
- Taotlus.
- Petitsioon.
- Nõue.
- Pakkumine.
- Apellatsioonkaebus.
Kirjad, mis ei vaja vastust:
- Informatiivne.
- Teavitus.
- Kaasas.
- Garantii.
- Hoiatus.
- Meeldetuletus.
Kaubandusliku iseloomuga kirjad. Tavaliselt on neid vaja lepingu kehtivusajal või lepingu sõlmimiseks:
- Taotlus.
- Vastus päringule.
- Meeldetuletus.
- Nõue.
- Pakkumine. See on pakkumine lepingu sõlmimiseks või tehingu tegemiseks.
- Hoiatus kohustuste täitmise vajaduse, lepingute lõpetamise jms kohta.
Mitteärilised kirjad:
- Kutse.
- Millestki teavitamine.
- Tänuavaldus.
- Soovitused.
- Taotlus.
- Juhised.
- Kaaskiri.
- Kaastundeavaldus.
- Õnnitlused igal juhul.
- Kirjalik lubadus, kirjalik tõotus.
- Kauba kättesaamise kinnitus, teenuste osutamine jne.
Ärikirjade klassifikatsioon struktuuri järgi:
- Koostatud range mustri järgi.
- Kirjutatud vabas vormis.
Tüübid olenevalt adressaadist:
- Tavaline. Saadetud ühele adressaadile.
- Kollektiiv. Saadetud ühele inimesele, aga mitmelt isikult.
- Ringkiri. Saadetud mitmele adressaadile.
Kirja vorm on järgmine:
- Saadetud tavalistes postiümbrikutes.
- Üle antud isiklikult.
- Saadetud faksina.
- Juhatatud e-mail.
Nagu näete, saab ärisõnumit kujundada erineval viisil ja erinevate kavatsustega. Kuid väärib märkimist, et mõnel juhul tuleb eetilistel põhjustel see pigem käsitsi kirjutada kui arvutisse trükkida. See kehtib õnnitluste ja kaastundeavalduste kohta.
Kirja osad
Korralik ärikiri jaguneb alati mitmeks osaks. Need on sissejuhatavad, peamised ja lõplikud. Pealegi on need üksteisega loogiliselt seotud.
Sissejuhatavas osas on reeglina teave kirja kirjutamiseni viinud asjaolude kohta. Põhitekst on sisu ise, sõnumi olemus. Viimases osas võetakse kokku tulemused, mis võivad väljendada keeldumist, nõusolekut, taotlust jne.
Kirjutamise põhimõtted
Iga ärisõnum tuleks kirjutada järgmiselt.
- Erapooletult.
- Adresseeritud (see tähendab, et mõeldud konkreetsele isikule).
- Põhjendatud.
- Usaldusväärne.
- Nii täielik kui võimalik.
- Kogu tekstis sisalduv teave peab olema kirjutamise ajal ajakohane.
Stilistilised omadused
Ärikirja kirjutamise reeglid näevad ette, et tuleb järgida ranget stiili. On vaja kasutada ainult neid kõnevahendeid, mis on tüüpilised ametlikele dokumentidele. See tähendab, et ametlik äristiil oleks asjakohane. Keelel peaksid olema järgmised omadused.
- Formaalsus.
- Teabe esitamise täpsus.
- Objektiivsus.
- Struktureeritud.
- Informatiivne, kuid sisutihe.
Asja olemus tuleks välja tuua lihtsate lühikeste lausetega, keskendudes tegusõnadele. Pole vaja teksti üle koormata omadussõnadega ega kasutada vähetuntud ja väga spetsiifilisi termineid, millest saaja ei pruugi aru saada. See põhjustab ainult negatiivsust ja tagasilükkamist. Parem on proovida selgitada lihtsate, arusaadavate sõnadega, rohkem fakte ja spetsiifikat. Äristiil ei luba ebainformatiivsete ja “vesilike” tekstide esinemist.
Lõpuosa juurde ei tohiks minna tarbetute ja pikkade kõnemustritega. Samuti ei tööta ebaloogilised ja ebajärjekindlad ettepanekud. Seetõttu on parem osa- ja osalaused välja jätta. Iga lõik peaks kajastama ainult ühte konkreetset ideed. Pärast teksti valmimist on parem kontrollida kirja valjusti lugedes mitu korda vigade suhtes.
Nõuded vormile
Ärikirja reeglite kohaselt on parem kirjutada see ettevõtte kirjaplangile. Sellele esitatakse järgmised põhinõuded.
- Kui ettevõte on riigi omandis, peate vormi keskele sisestama Vene Föderatsiooni vapi.
- Asetage kiri A4-lehele.
- Jätke vasakpoolne väli tühjaks (vähemalt 3 sentimeetrit). See on vajalik, sest mõne aja pärast esitatakse materjalid ülejäänud dokumentidega.
- Kõige optimaalsemaks loetakse standardset “Times New Roman” fonti, mille suurus on 12 ja reavahega 1,5-2. Kõige paremini saab sellest aru lugedes.
- Kirja päises tuleb märkida organisatsiooni nimi, selle tegelik ja juriidiline aadress, telefon ja e-post.
Disaini omadused
Kui ärikirja täitmiseks kulus mitu lehekülge, peate selle nummerdama alates teisest. Selleks on soovitatav kasutada araabia numbreid. Numbrite kõrvale pole vaja punkte panna.
Kiri tuleb jagada lõikudeks ja vajadusel alapealkirjadeks. Tekst ei tohiks välja näha pideva vooluna, kuna see on halvasti tajutav. Lõiked näitavad, kus teised mõtted lõppevad ja algavad.
Oluline on märkida, et kirjavead, kustutamised ja parandused on ärilises kirjavahetuses vastuvõetamatud. Need näitavad vastase kirjaoskamatust ja kergemeelsust.
Kasutatud üksikasjad
Kiri sisaldab tavaliselt järgmist teavet.
- Ettevõtte täisnimi, mitte ainult lühend.
- Telefoninumber, faksinumber, pangakonto ja e-post.
- Adressaat. Veelgi enam, ettevõtte nime tuleks kasutada daatiivi käändes. Kui peate märkima oma perekonnanime ja ametikoha, on soovitatav kasutada datiivi käänet. Kui saajal on tiitel või akadeemiline kraad, tuleb see märkida enne isiku nime.
Oluline on märkida, et iga atribuut tuleks kirjutada suure algustähega ja uuele reale.
Aadressid ärikirjas
Ametlik sõnum tuleks alati kujundada neutraalses toonis. Aadressid adressaadile peaksid olema samasugused. Fraasid nagu „Tere pärastlõunal” on sobimatud. Kui soovite tervitada, on parem kasutada ametlikku "Tere". Kuid kõige kirjaoskama variandi puhul peetakse silmas ees- ja isanime järgimist. Ja pole vahet, kui kaua tutvus adressaadiga kestab. Nime lühivormi ei saa kirjas kasutada (näiteks Petya, Anya jne).
Pöördumine vanema või kõrgema positsiooniga inimese poole aitab säilitada inimestevahelist distantsi ja näidata üles austust inimese vastu. Tasub aga tähele panna, et mõnes ettevõttes, vastupidi, on kombeks kasutada suheldes, kasvõi kirjalikult, sõna “sina”.
Väärib märkimist, et aadressi "Lugupeetud härra" ei saa kasutada ilma selle isiku nime hilisema märkimiseta. Samuti peaksite vältima lühendeid "härra", "proua". Kui teil on vaja pöörduda inimeste rühma poole, ei tohi te nimesid märkida. Seejärel saate lühidalt kirjutada: "Austatud härrad!" Reeglite järgi tuleb pärast kellegi nimepidi kutsumist alati panna hüüumärk. Näiteks sarnane fraas ärikirjas oleks järgmine vaade. "Kallis Aleksander Sergejevitš!"
Viimases osas saate kasutada erinevaid valikuid. "KOOS Parimate soovidega", "Austusega", "Lootus koostööle" ja nii edasi. Siin peaksid sõnumid olema formaalsed, kuid sõbraliku tooniga.
Lõpuosa kujundus
Väga oluline on ka kirja õige lõpetamine. Viimases osas peate eelnevalt öeldu kokku võtma. Siiski ei tohiks te oma järeldusi venitada 10 lausega. Tuleb meeles pidada, et äristiilis hinnatakse kokkuvõtlikkust ja lühidust. Parem on piirduda lihtsate fraasidega. Näitena tuuakse mitu konstruktsiooni, mis sobivad ärikirjavahetuse lõpuosas. Ärikirjad tuleks täita võimalikult korrektselt ja viisakalt.
- Tänulikkus abi või tähelepanu eest. "Lubage mul avaldada oma tänu..." "Aitäh!"
- Millegi saajale kinnitamine. "Teeksime teiega hea meelega koostööd."
- Tulevikulootuste avaldamine. "Loodame sinust varsti kuulda."
- Taotlege midagi. "Oleksime tänulikud, kui teavitaksite tulemustest."
- Vabandame võimalike ebamugavuste pärast. "Vabandame makseviivituse pärast."
Kuidas adressaadiga hüvasti jätta
Vaatamata sellele, et kirjavahetus on äriline, saab ärikirjas hüvasti jätta erineval viisil. Selleks tuleks kasutada nn lõpufraase.
Näitena võib tuua järgmised valikud:
- Lugupidamisega.
- Lugupidamisega.
- Parimate soovidega.
- Soovin teile edu oma töös.
- Loodame koostööd jätkata.
- Meil oli hea meel teenust pakkuda.
Võib olla muid võimalusi. Siin on lõpufraasi valik puhtalt maitse küsimus.
Allkirjastamine
Saatja peab panema oma allkirja lehe päris alla. Kuid äärmiselt oluline on seda õigesti teha, et dokumendil oleks ametlik välimus.
Peate märkima oma ametikoha, initsiaalid, perekonnanime ja allkirja. Lisaks võite esitada kontaktteabe (isiklik e-posti aadress või telefoninumber). See näitab saaja valmisolekut suhelda ja koostööd teha.
Rikke omadused
Samuti on oluline teada, kuidas kirjutada ärikirja, kui peate millestki keelduma. Lõppude lõpuks ei jää isegi varjatud eitus või keeldumine märkamatuks ja toob kaasa ebameeldivad tagajärjed. Pärast seda ei saa te loota positiivsele või isegi neutraalsele suhtumisele enda suhtes. Kirja koostamisel pole vaja emotsioonidele järele anda. Parem on hoida end piirides, isegi kui saaja on väga tüütu. Keeldumiskirjad tuleks alati mitu korda üle lugeda, pöörates erilist tähelepanu sõnumi toonile.
Sõnum ei tohiks alata kategoorilise "ei"-ga, olenemata sellest, kuidas seda väljendatakse. Vastasel juhul jääb kingisaajale mulje, et ta on ebahuvitav ja ebaoluline. Parem on esmalt esitada väljamõeldud, veenvad selgitused. Kui keeldumise põhjused on põgusalt loetletud, saate sujuvalt edasi liikuda fakti väljaütlemise juurde. Sel juhul on ärikirja etiketi järgi soovitatav kasutada järgmist tüüpi sõnastust.
- Kahjuks ei saa me teie soovi täita.
- Meil on siiralt kahju, kuid oleme sunnitud teie pakkumisest keelduma.
- Meil on väga kahju, kuid me ei saa teie taotlust rahuldada järgmistel põhjustel.
Ideaalis tuleks kirja alguses lühidalt väljendada adressaadi soovi. Nii saab ta aru, et tema ettepanek on tõesti läbi vaadatud, ja arvatavasti hindab ta seda.
Meili koostamise omadused
Tänapäeval tunnevad inimesed üha enam huvi selle vastu, kuidas kirjutada ärikirja, kui see on vaja meili teel saata. Sellise kirjavahetuse puhul kehtivad samad reeglid, mis varem mainitud. Siiski on elektroonilistel ärisõnumitel oma eripärad.
- Sisselogimine peab olema kindel ja piisav. Näiteks, [e-postiga kaitstud] – halb variant, A [e-postiga kaitstud]- hea.
- „Teema” väli on alati oluline täita. See teeb selgeks, millest sõnum räägib. Kui kiri on mõeldud võõrale inimesele, siis peaks pealkiri olema huvitav. Kuid on oluline mitte üle pingutada. Sellised teemad nagu „ainulaadne pakkumine ainult praegu”, „Kiireloomuline” põhjustavad ainult tagasilükkamist. Pealkiri peaks koosnema 3-5 sõnast, mis sisaldavad sõnumi olemust.
- Kui kirjavahetus on võõras, siis kõigepealt peate talle rääkima, kuidas te temast teada saite ja millega ettevõte tegeleb. Ilma sellise sissejuhatuseta võidakse sõnum lugeda rämpspostiks ja koheselt kustutada.
- Olulised punktid tekstis on parem esile tõsta paksus kirjas. Sel juhul on erinevate värvide kasutamine vastuvõetamatu.
- Suurtähti ei saa kasutada e-posti ärikirjades. Isegi alapealkirjad ja teema pealkiri ei tohiks sisaldada kõiki suurtähti. Sama kehtib ka kahekordsete kirjavahemärkide kohta.
- Parem on jagada tekst lõikudeks, jättes nende vahele tühja rea.
- Mida lühem on sõnum, seda kiiremini nad sellele reageerivad.
- Allkiri on vajalik. E-kirjades koosneb see tavaliselt mitmest reast ja sisaldab saatja nime ja ametikohta, ettevõtte nime, telefoninumbrit ja veebisaidi aadressi.
- Kirjale saab lisada tekstifaile ja pilte. See on väga mugav, kuna Lisamaterjalid, kommentaarid, selgitused ja üksikasjalikud kirjeldused tõmbavad tähelepanu sisult kõrvale. Seetõttu on parem paigutada need mitte kirja kehasse, vaid lisatud failidesse.
- Kui ärikirjavahetus on kestnud juba pikemat aega ja tekkinud on soe usalduslik suhe, siis on emotikonide kasutamine meilis lubatud. Need aitavad veidi "vürtsi anda" ja suhtlemist hajutada. Kuid neid ei tohiks kuritarvitada ja paberkirjades on need üldiselt vastuvõetamatud.
Juhised kirja kirjutamiseks
Ärikirja kirjutamise võib jagada mitmeks etapiks.
1. Kõigepealt peate määrama adressaadi. Selleks tuleb vormi paremas ülanurgas kirjutada saaja initsiaalid, perekonnanimi ja ametikoht. Kui adressaat on organisatsioon, tuleb märkida selle juriidiline aadress.
2. Aadress adressaadile. See tuleks asetada vormi keskele madalamale. Milliseid fraase saab kasutada, on juba öeldud. Tavaliselt näeb aadress välja selline: "Kallis Igor Petrovitš!"
3. Eesmärgi avaldus. Allpool, uuele reale, peate kirjutama peamised mõtted, kogu olemuse, mainides pöördumise põhjuseid. Kui me räägime mõnest probleemist, siis tasub selle lahendamiseks pakkuda võimalusi. Kui see on koostööettepanek, siis peate selgitama, kuidas see juhtub. Kui kirjas kajastub kaebus, siis tasub küsida konkreetsete meetmete võtmist. Ühesõnaga, saaja peab tekstist aru saama, mida ta täpselt temalt tahab.
4. Lõpuosa. Ja lõpuks, uuele reale peate sisestama lõpufraasi ja allkirja.
Tänukiri
See näidis näitab, milline võib tänukiri välja näha. Siiski sisse selles näites on üks puudus. Rea “Flagmani ettevõttele” asemel võiks lisada tervitusfraasi ja nende nimed, kellele kiri oli mõeldud.
Päring
See on äripäringu kirja näidis. Puudusi selles pole. Järgiti kõiki koostamise reegleid ametlik kiri. Tekstist selgub, milline probleem on tekkinud ja mida tuleb selle lahendamiseks ette võtta. Sõnum sisaldab ka kogu kontaktteavet, tervitussõnumit, lõpufraasi ja allkirja.
Niisiis demonstreeris väljaanne, kuidas kirjutada äripartneritele mõeldud kirju. Seda tuleks teha õigesti ja asjatundlikult, et mitte nägu kaotada. Sellest sõltub ju ettevõtte tulevik. Samuti on oluline vastata õigeaegselt ärisõnumitele. Seda saab teha kolme kuni seitsme päeva jooksul alates kirja kättesaamise kuupäevast.
Kas teil on organisatsioonile kiireloomulisi küsimusi, mis tuleks salvestada? Sel juhul on kirjaliku pöördumise kirjutamine hädavajalik. Siiski pole kõik nii lihtne, kui tundub. Pädeva ärikirja kirjutamine on terve teadus. Ja igaühele ei teeks paha selle koostamise põhioskusi õppida või meeles pidada.
Esmalt otsustame, milline meetod on teile kõige mugavam organisatsioonile kirja või taotluse kirjutamiseks. Kõige sagedamini kasutatakse võrgusõnumeid Interneti-ressursside abil. Kui kirjutate kirja sel viisil, ei saa te ilma:- Arvuti (sülearvuti);
- tekstiredaktor;
- Meil.
Kui kasutate käsitsi kirjutamise meetodit, vajate printimiseks ka printerit.
Kirja kirjutamise esimene etapp on "päis". Lehe ülaosas peab olema:- organisatsiooni nimi, kuhu kandideerite;
- organisatsiooni direktori või vastutava isiku täisnimi;
- Asutuse aadress;
- Taotluse kuupäev;
- Taotluslinn.
Soovitud “päise” üksuste hulka kuuluvad ka ettevõtte koordinaadid – faks, telefon, e-posti aadress, OKPO, OGRN, INN/KPI. Oleneb pöördumise teemast ja organisatsioonist endast.
Siis peate ennast tutvustama. Asutuse töötajad peavad aru saama, kellelt kiri on ja kellel on tagasisidet sinuga. Seetõttu on oluline märkida mitte ainult oma täisnimi, vaid ka e-posti aadress, mobiiltelefon, kodune aadress (kirjavahetuseks posti teel). Kui esindate ettevõtte huve, peate kasutama kirjaplanki koos selle koordinaatidega. E-kirja saatmisel kasutage kindlasti teemaplokki, mis aitab töötajatel dokumentatsiooni korrastada.- Reklaamkirjad;
- soovituskirjad;
- Teabekirjad;
- Kaaskirjad;
- tänukirjad;
- Õnnitluskirjad;
- Õpetuskirjad;
- Järelepärimise kirjad;
- taotluskirjad;
- Vasta kirjadele;
- Teavituskirjad;
- Kutsekirjad.
Sõltuvalt kasutatavast apellatsioonitüübist sõnastage sisu õigesti. Näiteks kui te komponeerite positiivne tagasiside organisatsioonile, peaksite üksikasjalikult kirjeldama kandideerimise põhjust, mis teile täpselt meeldis jne.
Laadige alla meie portaalist:
Oluline element organisatsioonile kirja kirjutamine - "ära viska vett" ja kirjuta asja juurde. Väljendage oma mõtteid nii, et teie kiri pakuks ettevõtte töötajatele huvi. Selleks vastavalt reeglitele ärietikett kasutage spetsiaalseid "intrigeerivaid sõnu". Siiski ei tasu üle pingutada, sest jutt käib dokumendist, mitte isiklikust kirjavahetusest. Kirjeldage olukorda lühidalt, kuid muutke see loetavaks. Kui vestlus käib seaduste järgimise üle, viidake kindlasti Vene Föderatsiooni seadustele. Kirjeldades konfliktne olukord tervitatakse mitmete meetmete ettepanekut intsidendi eskaleerimiseks.Õigele organisatsioonile saadetud kirja asjatundlik koostamine on teie apellatsiooni edu võti. Uurige hoolikalt kõiki ülalkirjeldatud punkte ja asuge julgelt tööle. Ärge unustage, et kiri ei tohiks sisaldada õigekirja-, kirjavahemärke ega stiilivigu.
Äridokument— juhtimistegevuse, teabe salvestamise ja edastamise peamised vahendid. Dokumenti kasutatakse kooskõlastamiseks äritegevused, samuti kogutakse teavet. Suures organisatsioonis koostatakse tavaliselt juhendid, mis näitavad, kes ametlikult dokumente kirjutab, kes kellele ja millistel juhtudel aru annab, kes kellele infot edastab jne. Üks olulisemaid viise teabe edastamise vormistamiseks on tüüpvormid (blanketid). Vormi eelis on see, et selle täitja ei pea mõtlema, millal, kuidas ja millist infot on vaja esitada. sel juhul; see säästab palju aega.
Kirjavahetuse osatähtsus ärielus on väga suur.
Kui see on õigesti koostatud, vastab see järgmistele nõuetele:
- esitluse usaldusväärsus ja objektiivsus;
- teabe täielikkus;
- esitluse lühidus (ärikiri ei tohiks võtta rohkem kui lehekülg);
- arutlusvõime ja jutustamise puudumine;
- esitluse neutraalne toon, kuid samas heatahtlikkus, ebaviisakuse ja iroonia puudumine, pretensioonikus, võltsviisakus;
- olukorra ja faktide loogilise, mitte emotsionaalse-ekspressiivse hindamise vahendite kasutamine.
Ärikirju on mitut tüüpi. Seega ei vaja kirjad, mis sisaldavad hoiatust, meeldetuletust, kutset, kinnitust, keeldumist, kaas-, garantii-, info-, märgukirja ja korraldust sisaldavad kirjad, kohustuslikku kirjalikku vastamist. Vastus tuleb kirjutada kirjale palve, pöördumise, ettepaneku, palve, nõudega.
Ärikirjutamise eetika
Ärikirja autori lugupidamatust, isegi kui see on looritatud, tunneb adressaat alati, mis kujundab kirja ja selle autori suhtes püsiva negatiivse hoiaku, hoolimata sõnumi laitmatuna näivatest veenmismeetoditest.
Eriti ettevaatlik tuleb olla keeldumist sisaldava kirja lugemisel. Sellist kirja ei saa alustada keeldumisavaldusega. Esiteks tuleb anda veenvaid selgitusi. Kasutage järgmisi valemeid: "Teie taotlust ei saa rahuldada järgmistel põhjustel..."; “Kahjuks ei ole võimalik teie soovi rahuldada...”; "Meil on väga kahju, kuid me ei saa teie taotlust rahuldada..." jne. Selle valemi koht on kirja viimases lõigus. Sel juhul peate meeles pidama reeglit: "Keeldumise sõnastamisel olge ettevaatlik sõbra või kliendi kaotamise eest."
Anname umbkaudne plaan vastuskiri, mis sisaldab taotlusest keeldumist või pakkumise tagasilükkamist:
- päringu kordamine - adressaat peab olema kindel, et tema kiri on hoolikalt läbi loetud ja tema taotluse olemusest on täpselt aru saadud;
- põhjused, miks taotlust ei saa rahuldada või pakkumist vastu võtta, on saaja ratsionaalne ja psühholoogiline ettevalmistus hilisemaks keeldumiseks;
- ettepanekust keeldumise või tagasilükkamise avaldus on keeldumise valem.
Ärikirja keel
Akadeemik D.S. Vene keele hiilgav ekspert Lihhatšov oma noortele kolleegidele mõeldud memos “Heast keelest teaduslik töö" kirjutas: " Hea keel lugeja ei märka. Lugeja peaks märkama ainult mõtet, aga mitte keelt, milles mõte on väljendatud.
Kirjanduskindlus on võimalik paljude aastate kogemusega. Alguses on soovitatav kasutada praktilisi nõuandeid spetsialistid:
- peaks valima lihtsad sõnad, kuid ei vaesusta keelt;
- kasuta rohkem tegusõnu kui omadussõnu: nii on tekst dünaamiline ja samal ajal pompoosne;
- ära alusta kaugelt, ära kaldu teemast kõrvale, ära kirjelda palju detaile;
- vältige pikki väiteid: need ei ole veenvad, seega peaksite olema lühike ja kasutama minimaalselt kõrvallauseid;
- üleminek ühelt fraasilt teisele peaks olema loogiline ja loomulik, "märkamatu";
- kontrollige iga kirjutatud fraasi kõrva järgi;
- kasutage minimaalselt asesõnu, mis panevad teid mõtlema, millele need viitavad, millise sõna nad "asendasid" (kirjutage konkreetselt, mitte "selle kohta", "sellest", "ta/see/nemad" jne).
Ärikiri peab olema kirjaoskaja ja stiililiselt korrektne.
Ärikirja vormindamine
Organisatsiooni kirjaplangile kirjutatakse alati ametlik kiri.
Väljamineva kirja (s.t organisatsioonist saadetud) vasakus ülanurgas on märgitud väljamineva kirja number, mis kantakse organisatsiooni dokumendilogi. Märkida tuleb kirja kirjutamise kuupäev. Paremas ülanurgas on organisatsiooni nimi (nimelises käändes), adressaadi ametikoht ja tema perekonnanimi. Alumises vasakus nurgas on juhi ametikoht, perekonnanimi ja allkiri ning 2 cm allpool - kirja täitja perekonnanimi (ilma initsiaalideta) ja tema telefoninumber.
Sisuliselt ja visuaalselt koosneb kirja sisu mitmest plokist: o kirja valem - mis on päringu olemus; o taotluse põhjendus; o toetav teave.
Oma vastuskirjas peate viisakalt viidama temale viimane kiri. Kui see kiri avab kirjavahetuse välispartneriga, peate tutvustama organisatsiooni, kirjeldama selle eesmärki ja eesmärke valdkonnas rahvusvaheline tegevus. Kirja see osa on ülimalt lühike, sest põhiteave organisatsiooni kohta tuleks ära tuua kirjale lisatud brošüüris (mille link on kirjas nõutav). Selline kiri peaks lõppema tänuga koostöö eest ja/või lootuse väljendamisega sellisele tulevikule. Tõestatud valem on "Lugupidamisega teie (teie nimi)."
Hea kirjalik kõne nõuab suurt sõnavaru ja oskust neid omavahel siduda, mis nõuab süstemaatilist ja hoolikat ilukirjanduse lugemist ja teaduskirjandus. Ilma pideva humanitaarteadmistega toitmiseta ei teki täisväärtuslikku juhti. See on väljapaistev juhtimisekspert Lee Iacocca järeldus: „Aastate jooksul, kui mu lapsed küsisid, mida õppida, oli minu järjekindel nõuanne, et nad peaksid õppima. hea haridus piirkonnas humanitaarteadused... Peaasi, et kirjanduse vallas oleks teadmistele kindel aluspõhi, valdaks hästi suulist ja kirjalikku kõnet.“