Koosoleku protokollide korrektne koostamine. Koosoleku protokoll
Protokollide koostamine ja täitmine
Protokoll on organisatsiooniliste ja haldusdokumentide süsteemis erilisel kohal. Ühelt poolt võib selle liigitada teabedokumentideks (kuna see sisaldab teavet mõne juhtimisküsimuse arutamise käigu kohta) ja teisest küljest sisaldavad protokollid resolutiivosa ja seega võib neid käsitleda administratiivsena. dokumente.
Protokoll– dokument, mis fikseerib küsimuste arutamise ja otsuste tegemise käigu koosolekutel, istungitel, konverentsidel.
Antakse üldisem määratlus seletavad sõnaraamatud vene keel, defineerides seda kui "dokumenti, milles on kirjas kõik koosolekul, koosolekul toimuv".
Protokollid dokumenteerivad alaliste kollegiaalsete organite, näiteks komisjonide ja ministeeriumide nõukogude tegevust, omavalitsused juhtkond, samuti teaduslikud, tehnilised, metoodilised nõukogud.
Aktsionäride koosolekud ja juhatuse koosolekud on protokollikohustuslikud.
Protokollid esitatakse registreerimiseks valitsusasutustele (näiteks kommertspankade, kaubandus-tööstuskodade jne registreerimisel). Samuti koostatakse protokollid ajutiste kollegiaalsete organite tegevuse (konverentsid, koosolekud, koosolekud, seminarid jne) dokumenteerimiseks.
Tavaliselt peetakse koosoleku ajal protokolli. Juhtudel, kui koosolek on stenografeeritud või magnetsalvestusega, võib protokolli koostada pärast selle ümberkirjutamist. Protokolli peab pidama sekretär või selleks spetsiaalselt määratud isik
Eristada saab järgmisi protokolli koostamise etappe:
1) õigeaegne kogumine vajalikke materjale koosoleku kohta (päevakord, koosolekul osalejate, kutsutute, kollegiaalse organi liikmete nimekiri, aruannete, sõnumite ja sõnavõttude tekstid, arutatavate küsimuste lahendusprojektid);
2) protokolli koostamine vastavalt kehtestatud nõuetele, tagades selle õigusjõu;
3) teksti toimetamine, kooskõlastamine koosoleku juhataja ja sõnavõtvate osalejatega;
4) protokollile allakirjutamine koosoleku juhataja ja protokollija poolt;
Kõik protokollide tüübid ja sordid, olenemata dokumentatsioonisüsteemi või alamsüsteemi kuulumisest, klassifitseeritakse kahel alusel - dokumenteerimismeetodil ja koosoleku edenemise salvestamise täielikkuse astmel, mis toimivad samaaegselt. Seega jagunevad protokollid vastavalt salvestuse täielikkuse astmele lühikesteks ja täielikeks. Lisaks on olemas stenograafiline protokoll. Protokolli vorm valitakse sõltuvalt koosoleku liigist ja kollegiaalse organi staatusest.
Lühike protokoll – fikseerib koosolekul arutatud küsimused, esinejate nimed ja tehtud otsused. Protokolli säilitamine on soovitatav ainult juhtudel, kui koosolek toimub stenogrammiga, sekretärile esitatakse ettekanded ja sõnavõttude tekstid või kui koosolek on operatiivse iseloomuga.
Lühiprotokollis on järjekindlalt kirjas ainult esimehe, sekretäri nimed, kohalviibijate koosseis, käsitletavate küsimuste ja tehtud otsuste loetelu. Lühiprotokolli tüüp on lühendatud kujul koostatud protokoll, mis annab lühidalt järjestikuse ülevaate küsimusest, mida käsitletakse vastavalt küsimusele. otsus».
Täis Protokolli ei fikseerita mitte ainult arutatud küsimused, tehtud otsused ja esinejate nimed, vaid ka üsna üksikasjalikud protokollid, mis annavad edasi koosolekul osalejate ettekannete ja sõnavõttude sisu, kõik avaldatud arvamused, kõlanud küsimused ja märkused, kommentaarid, seisukohad. Täisprotokollid võimaldavad teil dokumenteerida koosolekust üksikasjaliku pildi.
Täisprotokollid võivad olla üksikasjalikud tekstid (dokumentatsiooni tekstimeetod), stenograafilised (tekstimeetod, kasutades spetsiaalset sümbolid, mis tuleb protokolli koostamisel dešifreerida, fonograafilised (helisalvestus), videoprotokollid (kasutatakse video- ja helisalvestust, eriti videokonverentside läbiviimisel). Need sisaldavad kogu koosoleku salvestust, sealhulgas märkusi, küsimusi, kommentaare, kõnesid ja teavet koosoleku ajal, müra, aplausid jne. olenevalt dokumenteerimismeetodist.
Lühikiri protokoll koostatakse koosoleku stenogrammi (stenogrammi) alusel ja see annab sõna-sõnalt iga küsimuse arutamise ja sellekohase otsuse väljatöötamise protsessi.
Täis- ja stenograafilised protokollid koostatakse koosoleku ajal säilitatavate käsitsi kirjutatud stenograafiliste või lindisalvestiste põhjal.
Protokolli hoiab koosoleku ajal spetsiaalselt valitud või määratud isik või alalise kollegiaalse organi sekretär ex officio ning operatiivkoosolekute protokolle, mida juhatavad juhid, peavad ja koostavad sekretärid või juhiabi.
Protokolli koostamisel kasutab koosoleku sekretär koosolekuks eelnevalt koostatud dokumente: päevakord, kutsutute nimekirjad, kollegiaalse organi liikmete nimekirjad, aruannete tekstid, sõnavõtud, teabesertifikaadid, eskiislahendused jne.
Otse koosolekul koostatud protokoll on mustand. See tuleb selgitada, kontrollida stenogrammi või fonogrammiga (kui stenogramm on tehtud koosolekul või salvestatud diktofoni), toimetada ja teostada hiljemalt 3 või 5 päeva jooksul koosoleku toimumisest arvates. Need tähtajad või muud standardid protokolli allkirjastamiseks koostamise aja kohta - "koosoleku päeval", "hiljemalt järgmisel tööpäeval" jne. – on tavaliselt reguleeritud vastavate kollegiaalsete organite määrustega ja konkreetse kollegiaalse organi sekretäri ametijuhendi/ametijuhendiga.
Protokoll on kollegiaalse juhtkonna peamine asjaajamisdokument ja see vormistatakse peaaegu alati mitmeleheküljelise dokumendina. Seetõttu on protokolli esimese lehe koostamisel vaja kasutada organisatsiooni või ettevõtte üldvormi ja üldvormi puudumisel koostatakse protokoll A4 paberilehtedele, mille andmed on järjestatud vastavalt üldvormi mudel.
Kui protokolli esimese lehe koostamiseks vormi ei kasutata, täidetakse andmed tavaliselt pikisuunas (piki paberilehe ülemist veerist) keskele.
Protokolli standardvorm sisaldab järgmisi kohustuslikke üksikasju:
· organisatsiooni või ettevõtte täisnimi;
· dokumendiliigi nimetus (PROTOKOLL);
· dokumendi koostamise või avaldamise koht;
· pealkiri;
· allkirjad.
Protokolli täiendavad üksikasjad on järgmised:
· Nimi struktuuriüksus;
· kinnitustempel;
· märk taotluste olemasolu kohta;
· koosoleku toimumise koht (ruum, kabinet) ja aeg;
· koosoleku juhataja perekonnanimi ja initsiaalid;
protokolli allkirjastamise kuupäev;
· viisa kinnitamine (vajadusel);
· kooskõlastustempel (kui protokoll nõuab kooskõlastamist);
· hukkamismärk ja asjasse suunamine.
Protokolli kuupäevaks on koosoleku toimumise kuupäev (protokoll reeglina koostatakse pärast koosoleku toimumist). Kui see kestis mitu päeva, sisaldab protokolli kuupäev algus- ja lõppkuupäeva.
Näiteks: 21.01.–24.2013.
Protokolli number (indeks) on koosoleku järjekorranumber. Protokollide nummerdamine toimub kalendriaasta või kollegiaalse organi volituste aja jooksul.
Protokolli teksti pealkiri kajastab reeglina koosoleku või kollegiaalse tegevuse laadi ja on kooskõlas dokumendiliigi nimetusega. Näiteks: Protokollid - juhatuse koosolekud; - tööjõu koosolekud; - struktuuriüksuste juhtide koosolekud.
Protokolli tekst sisaldab sissejuhatavat ja põhiosa.
Protokolli sissejuhatavas osas on pärast pealkirja märgitud koosoleku juhataja ja sekretäri perekonnanimed ja initsiaalid (s. lühivorm protokoll jätab selle teabe välja). Uuelt realt pärast sõna “Olevik” loetletakse kollegiaalse organi alaliste liikmete perekonnanimed ja initsiaalid (s. tähestikuline järjekord), seejärel - koosolekule kutsutute perekonnanimed, initsiaalid ja ametikohad. Sõna “Kutsutud” järel on loetletud kutsutud ametnike nimed ja initsiaalid, kes ei kuulu kollegiaalsesse kogusse, kuid viibisid koosolekul.
Laiendatud koosoleku protokolli koostamisel või koosolekul, kus osaleb üle 15 inimese, osalejate nimesid ei loetleta, vaid on märgitud nende number. kokku. Osalejate loendamine toimub registreerimisnimekirjade alusel, mis edastatakse koosoleku sekretärile ja mis on üks protokolli lisadest. Protokollile on lisatud kohalolijate nimelised nimekirjad, mille kohta tehakse protokolli endasse vastav kanne (näiteks: Kohal: 43 inimest (nimekiri lisatud).
Koosolekutel, konverentsidel ja kokkutulekutel, kus otsuste langetamine nõuab teatud kvoorumit, näitab jaotis „Osalenud“, kui palju inimesi peaks koosolekul kohal olema ja kui paljud koosolekule tulid.
Näiteks ametiühingu koosolekute protokollides on kirjas: "Ametiühinguorganisatsioonis on registreeritud 135 inimest, kohal on 117 inimest."
Protokolli sissejuhatav osa sisaldab päevakorda. See sisaldab koosolekul arutatud küsimusi koos esinejate (ettekandjate) nimedega ja määrab nende arutelude järjekorra.
Sõnade järel koostatakse kollegiaalsele organile arutamiseks ja otsustamiseks esitatavate küsimuste loetelu "Päevakord", mis asuvad vasaku veerise piirilt kaks rida kohalolijate koosseisust allpool ja lõpevad kooloniga.
Iga päevakorrapunkt on sõnastatud eessõnaga "O" ja vastab küsimusele "Millest?" ja sisaldab viidet kõneleja ametikohale, perekonnanimele ja initsiaalidele. Pealegi ei kasutata protokollis sõna "kõneleja", õige kõnevalem on: "Teatage – (kelle?) ametikoht, perekonnanimi, initsiaalid."
Küsimused nummerdatakse araabia numbritega, järjestatakse päevakorras vastavalt nende olulisuse astmele (või vastavalt eeldatavale aruteluajale) ja joonistatakse punase joonega.
Päevakorrapunktid tuleb sõnastada selgelt ja konkreetselt, kuna need on tegelikud pealkirjad protokolli järgneva teksti juurde, mis esitatakse punktide kaupa koosolekul küsimuste arutamise järjekorras.
Koosoleku päevakord koostatakse tavaliselt eelnevalt ja see peaks sisaldama optimaalset arvu küsimusi, mida saab koosolekul arutada ja arutada. Täidetud protokolli päevakorras olevat sõnastust “Muu” loetakse kohatuks, kuna dokument koostatakse pärast koosolekut, kui on juba võimalik kõik käsitletavad küsimused täpselt sõnastada.
Ka juhtudel, kui koosoleku päevakord koostatakse iseseisva teabedokumendina ja saadetakse eelnevalt koosolekust osavõtjatele ja kollegiaalse organi liikmetele, peab protokolli tekst sisaldama kõigi arutatavate küsimuste sõnastust. Protokolli tekstis olev märge “Päevakord on lisatud” on lubamatu ka siis, kui päevakord esitatakse koos protokolliga eraldi teabedokumendina.
Protokolli põhiosa tekst koostatakse vastavalt päevakorraga kehtestatud küsimuste järjestusele.
Protokolli teksti põhiosa, s.o. Koosoleku sekretär koostab kogu koosoleku käigu ja suulisest vormist tehtud otsused (tihti spontaansed, emotsionaalsed ja mitte alati ettevalmistatud) kirjalikku vormi, s.o. korrastatud, kõnemallidele üles ehitatud, peamiselt otsese sõnajärjega ning erisõnavara ja äristiili terminite kasutamisega.
Protokolli põhiosa sisaldab nii palju jaotisi, kui palju on päevakorras olevaid punkte. Vastavalt sellele on jaotised nummerdatud. Iga koosoleku käiku kajastav sektsioon koosneb kolmest osast : KUULAS – RÄÄKIS – OTSUSTAS (OTSUSTAS).
Sõna “KUULATUD” nummerdatakse vastavalt päevakorrapunkti numbrile, tõmmatud suurtähtedega vasakpoolse veerise piirilt ja lõpeb kooloniga. Järgmisena tõmmatakse need punaselt joonelt sisse genitiivjuhtum esineja perekonnanimi ja initsiaalid (KAS SA KUULAD - kes?), pannakse kriips ja pärast seda kirjutatakse lühidalt või üksikasjalikult üles aruande sisu. Esitlus on tavaliselt minevikuvormis ainsuse kolmandas isikus.
Kui põhiettekande tekst oli eelnevalt koostatud ja pärast küsimuse läbimõtlemist anti üle koosoleku sekretariaati/sekretärile, siis on teksti esitamisel mugav kasutada teist võtet: sõnastada lühidalt ettekande teema. vastavalt päevakorrale ja pärast punkti teha märge: "Aruande tekst on lisatud."
Sel juhul peab eelnevalt koostatud aruanne olema vormistatud, autori poolt allkirjastatud ja kuupäevastatud, et seda saaks reaalselt väljastada iseseisva dokumendi lisana protokollile.
Sõna “SPEAKED” kirjutatakse vasaku veerise äärest suurte tähtedega ja lõpeb kooloniga. Iga kõneleja perekonnanimi ja initsiaalid kirjutatakse punasele joonele ning need on märgitud nimetavas käändes (KÕNELITUD - kes?). Pärast mõttekriipsu kaudse kõne vormis lühike või üksikasjalik sisu kõned.
Kõik kõnelejale ja esinejatele esitatavad küsimused ning vastused neile salvestatakse nende laekumise järjekorras ja märgitakse ka punasele joonele. Küsimuse esitaja nime ei tohi märkida.
Lahendused, mis võetakse vastu ühiselt iga arutatava teema kohta, kirjutatakse pärast sõna "OTSUSTUD" või "OTSUSTUD". Need sõnad on äristiilis terminid, mis peegeldavad kollegiaalset otsustamist (mis viitab asesõnale "meie"). Äripraktikas on igal terminil protokollide koostamisel oma kasutusvaldkond. Seega on aktsionäride, asutajate, juhatuse koosolekute, töökollektiivide koosolekute, töötajate koosolekute (korporatiivse käitumiskoodeksiga kehtestatud ja lubatud omavalitsuse raames), algatusrühmade koosolekute protokollides. õigeks peetakse mõiste “OTSUSTATUD” kasutamist (kõrgeimate kollegiaalsete organite tegevus on formaliseeritud, “võim”). Komisjonide, juhatuste, töörühmade, operatiivkoosolekute ja muude kollegiaalsete koosolekute protokollides täitevorganid(moodustatud kui "operatiivjuhtimine") on õige termin "LAHENDATUD".
See sõna kirjutatakse vasakust veerisest suurtähtedega ja lõpeb kooloniga. Punaselt joonelt on haldustoimingud lühidalt ja täpselt sõnastatud punkthaaval, mis tuleks nummerdada vastavalt päevakorras olevale teemanumbrile. Vastuvõetud otsuse number koosneb kahest punktiga eraldatud osast, mille esimene number vastab päevakorras oleva küsimuse numbrile ja teine on selle küsimuse otsuse number (seda juhtub ju sageli et ühes päevakorras olevas küsimuses tehakse mitu otsust ja juhist).
Klausel, millega kehtestatakse õigusnorm(normatiivne), sõnastatud standardse kõnemudeli järgi: mida teha - mis aja jooksul (mis ajast või mis perioodiks)?
1. Kellele - mida teha - millal;
2. Mida teha - mis ajaks - kellele (konkreetse täitja ametinimetus, perekonnanimi ja initsiaalid).
Kui otsus langetati hääletamise teel, esitatakse selle tulemused kujul: „poolt – 10, vastu – 0, erapooletuid – 2” või „Ühehäälselt”. Selle vormi täitmine on kohustuslik, kui tehakse otsuseid kandidaatide määramise, valimise või kinnitamise või komisjonide, komisjonide jms isikukoosseisu kohta.
Toimetatud ja kontrollitud protokollile kantakse koosoleku juhataja ja protokollija allkirjad. Need asuvad kolm kuni neli rida teksti all vasakpoolsest veerisest ja on eraldatud ühe reaga. Allkirjade ärakirjades pannakse initsiaalid perekonnanime ette. Esimehe ja sekretäri isiklikud allkirjad vormistatakse esialgsele protokollile.
Kuna protokoll on ettevõtte sisemine haldusdokument, siis selle pitseriga kinnitamist üldjuhul ei nõuta.
Täidetud ja allkirjastatud protokolli koopiatel (fotokoopiatel) või protokolli väljavõtetel, mis on vajalikud dokumendi täitmiseks saatmise protsessis, on õigus oma allkirjaga kinnitada sekretär (koosoleku sekretär või kollegiaalse organi sekretär). ex officio), koostades õigesti märkuse koopia kinnitamise kohta. Kui organisatsioonis kasutatakse protokolli koopiat või väljavõtet, siis sellele (nagu ka protokollile endale) pitsatit ei panda. Kui protokolli väljavõte või koopia on mõeldud kasutamiseks väljaspool koduorganisatsiooni seinu, tasub sellele pitsat panna.
Teatud tüüpi protokollid peavad heaks kiitma ettevõtte või organisatsiooni esimene juht. Näiteks kinnitatakse organisatsiooni ekspertkomisjoni koosolekute protokollid, organisatsiooni teabele ja dokumentidele juurdepääsupiirangute määramise/eemaldamise ekspertkomisjon, projektirühmade/projektibüroode koosolekute protokollid projektijuhtimises jne.
Nõusolek väljastatakse pitsatiga, mis asub dokumendi paremas ülanurgas ja koosneb sõnast “KINNITA”, juhi ametikoha lühendatud nimetusest (kuna päises on märgitud organisatsiooni või ettevõtte täisnimi dokumendist või sisse üldine vorm), isiklik allkiri, selle ärakiri ja kinnitamise kuupäev.
Kollegiaalsete organite otsused edastatakse täitjatele iseseisvate dokumentide - resolutsioonide ja otsuste kujul; käsuühtsuse alusel tegutsevates asutustes rakendatakse neid korraldustega. Muudel juhtudel tehakse protokollidest väljavõte.
Protokoll vormistatakse koos koosoleku ettevalmistamise käigus loodud dokumentidega failideks:
¾ päevakord;
¾ kutse;
¾ koosolekul osalejate ja kutsutute nimekirjad;
¾ ettekanded või kõnede kokkuvõtted;
¾ võrdlusmaterjalid arutatud küsimuste kohta;
¾ otsuste eelnõud ja lõppdokumendid.
Protokolli koostab koosoleku sekretär. Alla kirjutavad esimees ja sekretär.
Väljavõte protokollist on täpne koopia algse protokolli teksti osast, mis puudutab väljavõtet koostatud päevakorrapunkti. Ühtlasi taasesitatakse kõik vormi detailid, teksti sissejuhatav osa, päevakorrapunkt, mille kohta väljavõte koostatakse, ning küsimuse arutelu ja tehtud otsust kajastav tekst. Protokolli väljavõttele kirjutab alla ainult sekretär, kes vormistab ka tõendi. See koosneb sõnast “Õige”, koopiat (väljavõtet) kinnitava isiku ametikoha märgist, isiklikust allkirjast, perekonnanimest, initsiaalidest ja kuupäevast. Kui väljavõte antakse teisele organisatsioonile esitamiseks, kinnitatakse see pitseriga.
Päevakord:
1. Umbes... (mille kohta on küsimus). Sõnumi liik (aruanne, aruanne, teade, teave), ametinimetus, initsiaalid, perekonnanimi (genitiivses käändes).
1. KUULATUD:
I.O. Perekonnanimi (nimetavas käändes) – kõne sisu lühike või üksikasjalik kokkuvõte. Kui protokollile on lisatud protokolli tekst, siis märkida - (Akti tekst on lisatud).
KÕLARID:
JA KOHTA. Perekonnanimi – märgitud kokkuvõte esimene kõne esimese numbri kohta (perekonnanime järel võib sulgudes märkida kõneleja asukoha). Kui protokollile on lisatud protokolli tekst, siis märkida - (Kõne tekst on lisatud).
JA KOHTA. Perekonnanimi – annab kokkuvõtte järgmistest selleteemalistest sõnavõttudest.
OTSUSTAS:
1.1. Esitatakse esimese küsimuse resolutsiooni sõnastus - tegevus on märgitud verbi määramatus vormis, täitja (ametnik, struktuuriüksus D.P.-s) ja täitmise tähtaeg.
1.2. Esimest küsimust käsitleva resolutsiooni teine ja järgnevad lõigud on koostatud sarnaselt.
2. KUULATUD:
Teise päevakorrapunkti vormistus on sarnane esimesele vastavalt skeemile: KUULATUD - RÄÄKITI - OTSUSTAS.
Toimikus 00-00 (allkiri), kuupäev
Protokolli paigutus
OTSUSTAS:
Rakenduse olemasolu märkimine
Päevakord:
Pagaritöö aruanne 2004. aasta novembrikuu kohta.
I. P. Kozlenko ( tegevdirektor) – aruanne on lisatud.
KÕLARID:
A. V. Petrovski (direktorite nõukogu liige). Oma kõnes keskendus ta mõne töötaja töös ettetulevatele puudujääkidele: vale märgistamine, häirimine. väljaminev kaubandus.
I. S. Nikonenko (direktorite nõukogu liige). Ta märkis, et üldiselt läheb töö hästi: tõusnud on tööviljakus, tõusnud kasumlikkus ning paranenud on ettevõtte positsioon regionaalsel pagaritoodete turul.
OTSUSTAS:
1. Novembri boonus:
1.1. Põhitootmise tükitöölised - 40% tükitöötasust.
1.2. Ajatöölised - 40% palgast ja tariifimääradest.
2. Novembri boonusest ilma jätmiseks:
2.1. O. P. Ivanova, L. R. Sidorova, N. R. Levchenko piparkookide märgistuse lahknevuste eest 25. novembril 2004. a.
2.2. L. D. Gonchar 23. novembril 2003 Zimovniki külas väljamineva kaubavahetuse häirimise eest.
Toimikus 00-00 (allkiri), kuupäev
Dokumendi elektroonilise koopia ID
Protokolli disaini näide
Dokumentide ohutusest aktsiaseltsis ja nende riiklikule hoidlale üleandmise korraldamisest.
2. Soovitada Aktsiaseltsi dokumentatsioonitoe osakonnal (Krivolapov V.G.) läbi viia Aktsiaseltsi struktuuriüksuste spetsialistidega seminar kantseleitöös dokumentide süstematiseerimisest ja riigi lattu üleandmisest.
Protokolli väljavõtte näide(Anodina N.N. Dokumendivoog organisatsioonis / N.N. Anodina. - M.: Kirjastus Omega-L, 2006. – 172 lk.)
2. jagu „Dokumendi struktuur. Dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem"
6. TEEMA
„ERINEVATE SIDEKANALITE KAUDU EDASTATAVA TEABE JA VIIDEDOKUMENTIDE PEAMISED LIIGID. Ärikirjavahetus"
Plaan:
1. Ärikirjavahetus. Üldine informatsioon.
Koosoleku protokoll on teabe- ja asjaajamisdokument, mis fikseerib kogu tõstatatud küsimuste arutamise protsessi, samuti sellel koosolekul tehtud otsused. Selle dokumendi säilitamine on iga koosoleku oluline ja kohustuslik osa, millest sõltub suurel määral ka see, kui tõhusalt konkreetses küsimuses otsuseid täidetakse.
Kehtestatakse koosoleku protokollide registreerimine Tsiviilkoodeks RF. Artikli 181 lõige 2 määratleb peamised kohustuslikud nõuded ja koosoleku protokolli pidamise korra. Kuidas protokolli õigesti vormistada? Millist teavet peab koosoleku protokoll sisaldama?
Kes protokolli võtab?
Koosoleku käigu fikseerimise ja dokumendi edasise korrektse täitmise eest vastutab koosoleku sekretär. See võib olla organisatsioonis sekretäri ametit pidav isik või mõni muu seda ülesannet täitma volitatud töötaja. Parim on, kui sekretäri poolt määratud isik mõistab koosolekul tõstatatud küsimusi. Kui aga sekretär on hõivatud mõne muu valdkonna tegevusega, on tal õigus esitada koosolekul täpsustavaid küsimusi, mis võimaldavad tal kogu koosoleku protsessi täpselt fikseerida.
Lisaks koosoleku käigu lihtsalt fikseerimisele vastutab sekretär koosoleku ettevalmistamise eest. See võib olla kohalolijate nimekirja koostamine, arutlusprotsessi diagramm või eelmiste koosolekute protokollidega töötamine. See on vajalik selleks, et lisada päevakorda nimekiri küsimustest, mis vajavad uuesti arutamist.
Vorm, vajalikud jaotised
Kontoritöö juhistega protokolli koostamiseks on soovitatav kasutada spetsiaalset vormi. Kas seda soovitust kasutada, sõltub organisatsiooni omaniku (juhi) otsusest. Kõige sagedamini kasutatakse riigi-, munitsipaal- ja linnaasutustes registreerimiseks trükiseid. Enamik eraorganisatsioone kasutab tavalist malli, mis on trükitud arvutisse ja koostatud A4-lehele.
Olenemata vormi tüübist peab dokument sisaldama kohustuslikke jaotisi (koosoleku protokolli näidet vt allpool artiklist):
- Struktuuri (organisatsiooni) nimi, milles juhatus tegutseb.
- Pealkiri.
- Protokolli registreerimise kuupäev ja number.
- Koht (paikkond), kus koosolek toimub.
- Küsimused (päevakord).
- Põhiosa.
- Koosoleku juhataja, sekretäri ja osalejate allkirjad.
Koosoleku protokoll koostatakse sekretäri poolt arutelude käigus tehtud salvestiste, sealhulgas heli- või videosalvestiste alusel. Dokumendi vormistamiseks on ette nähtud kuni viis tööpäeva, välja arvatud teatud juhtudel, kui juhataja korraldusega või teatud tüüpi koosolekute seadusandlusega kehtestatakse muud tähtajad.
Protokolli päis
Dokumendi pealkiri sisaldab nime, sõna “Protokoll”, samuti koosoleku nime (in sel juhul see on koosolek) ja (või) koosolekut läbi viiv kollegiaalne organ. Näiteks: "Tootmiskoosoleku protokollid."
Number, kuupäev, koht
Igal koosoleku protokollil peab olema register, see tähendab seeria registreerimisnumber. See määratakse kalendriaasta algusest peetava koosoleku järjekorranumbri järgi (haridusorganisatsioonides on võimalik numeratsiooni üle arvestust pidada algusest peale õppeaastal). Kui ajutise juhatuse koosoleku protokoll registreeritakse, toimub numeratsioon volituste ajaks.
Dokumendi kuupäevaks on koosoleku toimumise päev. Kui küsimusi arutati rohkem kui üks tööpäev, tuleb koosoleku protokolli kanda kõik kuupäevad arutelu algusest kuni lõpuni. Näidis: “22.06.2016 - 24.06.2016” või "22.-24.06.2016"
Protokolli koostamise koht on kollegiaalse organi tegutsemiskoha geograafiline nimetus. Seda jaotist ei tohi dokumendis märkida, kuid ainult siis, kui organisatsiooni nimi sisaldab juba paikkonna nime. Näiteks: “Samara linna trükikoda”, “Ivanovo masinaehitustehas” ja nii edasi.
Pange tähele, kuidas koosoleku protokollid peaksid algama (näidis ülal).
Sissejuhatav osa
Protokolli sissejuhatav osa peaks algama koosoleku juhataja ja sekretäri perekonnanime ja initsiaalide märkimisega. Esimene on koosoleku läbiviimiseks volitatud organisatsiooni töötaja. Esimehe positsioon organisatsioonis (vastavalt personali tabel) ei ole protokollis märgitud. See inimene ei pea olema ettevõtte juht. Erandiks on direktoriga koosoleku protokoll, kus direktor viib koosoleku läbi isiklikult.
Jaotises „Osalejad” peaksite märkima kõik teised koosolekul osalejad. Seda saab teha järgmiste soovituste abil:
- Jaotises märgitakse tähestikulises järjekorras päevakorda võetud küsimuste arutamisel ja nende üle otsustamisel osalevate töötajate perekonnanimed ja initsiaalid. Ametikohti ei täpsustata.
- Kui koosolekul osaleb üle viieteistkümne osaleja, kantakse nende initsiaalid ja perekonnanimed protokolli lisana eraldi nimekirjana.
- Kui koosolekul viibivad teised selle organisatsiooni töötajad või teistest organisatsioonidest kutsutud isikud, lisatakse protokolli rubriik “Kutsutud”. Siin näidatakse perekonnanimed ja initsiaalid tähestikulises järjekorras ning muudest organisatsioonidest osalejate jaoks on lisaks märgitud nende ametikoht ja töökoht.
- Iga kohalviibija kinnitab oma osalemist koosolekul isikliku allkirjaga.
“Päevakord” kantakse koosoleku protokolli läbi “Osalejad” järel oleva tühja rea. See jaotis tähendab koosolekul tõstatatud küsimuste loendit. Protokolli jaotise “Päevakava” iga punkt on nummerdatud araabia numbritega. Küsimuse sõnastamiseks kasutatakse eessõnu “About...” või “Umbes...” (näide koosoleku protokollist päevakorra osas vt allpool artiklis). Iga punkti juures tuleb märkida isik, kes on volitatud sellel teemal sõna võtma: "Rääkija: perekonnanimi, initsiaalid."
Mis vahe on täisprotokollil ja lühikesel protokollil?
Dokumendi põhiosa koostamisel on oluline arvestada, kas koosoleku käigus protokollitakse arutlusprotsessist lühike või täielik protokoll. Lühivormi puhul (enamasti koostatakse nii operatiivkoosoleku protokoll) tuleks põhiosas märkida järgmine teave:
- Koosolekul tõstatatud küsimus.
- Raportöör selles küsimuses.
- Koosolekul vastu võetud ja kinnitatud otsus.
Dekoratsioon täielik protokoll tähendab mitte ainult ülaltoodud teabe, vaid ka esinejate sõnavõttude, koosolekul tekkinud teabe ja arutelude üksikasjade, kohalviibijate väljendatud arvamuste, olemasolevate kommentaaride ja vastuväidete ning muude üksikasjade salvestamist.
Põhiosa
Protokolli põhiosa koosneb osadest vastavalt päevakorras olevate küsimuste arvule. Dokumendi täiskujul sisaldab iga osa kolme osa, mis kajastavad küsimuse läbivaatamise ja selle kohta otsuse tegemise protsessi.
Osade nimed näidatakse suure algustähega uuelt realt:
- "KUULAS." Selles osas, pealkirja all, tuleks märkida vaadeldavas küsimuses esineja perekonnanimi (nimetavas käändes), ettekande kokkuvõte antakse mõttekriipsuga (ainsuse kolmandas isikus). Kui kõnet ei ole mingil põhjusel võimalik protokolli lisada, esitatakse ettekande tekst eraldi lehel protokolli lisana ning rubriiki „KUULUD“ tehakse märge „Akti tekst (kõne, kõne) on lisatud.
- "ESINETUD." See osa sisaldab teiste koosolekul osalejate seisukohti vaadeldava punkti kohta või arutelude käigus esitatud küsimusi. Sel juhul tuleks märkida kõneleja perekonnanimi (nimetavas käändes) ja küsimuse (kõne) tekst märgitakse kriipsuga.
- "OTSUSTATUD" või "OTSUSTUD". Selles küsimuses koosolekul tehtud otsus protokollitakse. Otsuse tekst tuleb välja trükkida täismahus, sõltumata sellest, kas protokolli säilitatakse täis- või lühivormis. Hääletamisel märgitakse „poolt“, „vastu“ ja „erapooletuks jäänud“ häälte arv.
Protokollide lühikeseks jäämiseks on iga küsimuse arutelu kokku võetud osades “KUULATUD” ja “OTSUSTUNUD”. Pärast dokumendi allkirjastamist sekretäri ja esimehe poolt omandab see ametliku staatuse ja registreeritakse.
Koosolekul tehtud otsused tehakse teatavaks määratud täitjatele:
- Protokolli koopia või sekretäri poolt kinnitatud väljavõtte edastamisega.
- Organisatsioonile protokollitud otsuste alusel asjaajamisdokumentide (korraldused, otsused, määrused) väljastamine.
Kuidas protokolle salvestada?
Arhiivi säilitamiseks koostatakse protokollid failideks, mis on jagatud koosolekutüüpide kaupa. Selliste dokumentide säilitamise koha määrab kas organisatsiooni sekretariaat (organisatsiooni struktuuriüksus) või büroohalduse osakond. Säilitusajad määratakse kindlaks vastavalt ettevõttes kinnitatud juhtumite nomenklatuurile.
Koosolekuks valmistumine.Pärast koosolekut tuleb koostada protokoll. Seda peetakse põhidokumendiks, kuna see fikseerib koosoleku toimumise fakti, sellel tehtud otsuse ja selle täitmise tähtaja. See dokument on hiljem resolutsiooni või otsuse tegemise aluseks.
Koosoleku ettevalmistamine.
Koosolek peetakse reeglina mis tahes koosseisus. Sellesse võivad kuuluda mitte ainult kollegiaalse organi liikmed, vaid ka osakonnajuhatajad või teatud osakonnastruktuuride spetsialistid. Mida põhjalikumalt koosolekuks valmistutakse, seda vähem aega kulub koosolekuks valmistumisele ja seda rohkem tõhusaid lahendusi võetakse vastu.
Koosoleku käigus koostatakse mõned dokumendid, mis on edaspidi protokolli lisad.
Päevakorraks loetakse sellest dokumentide sarjast esimene. Tavaliselt koostab selle sekretär. Seejärel saadetakse see kõigile koosolekuprotsessis osalejatele ja sellele kutsututele. Seal peab olema märgitud arutatavate küsimuste arv ja järjestus, koosoleku kuupäev ja kellaaeg, esineja nimi või kui neid on palju, siis tuleb need kõik loetleda ja koosoleku toimumiskoht. Selle päevakorra vorm võib erineda. Esimene näide näitab ametlikuma päevakorra näidist, teine aga sobib operatiivkoosolekuteks.
Esimene näide päevakorda puudutavast protokollist.
Näide kaks.
Dokumendid sisaldavad ka projekti iga sellesse päevakorda lisatud probleemi lahendamiseks. Kõnelejad ise valmistavad need projektid ette.
Koosolekuks valmistudes koostatakse ka osalejate osavõtuleht või registreerimisleht, mille näide on toodud näites number kolmteist. See tuleb koostada, kui koosolekul on rohkem kui viisteist osalejat.
Protokolli koostamise näidisreeglid.
Protokolli koostamise korra määrab GOST. See GOST määrab protokolli vormindamise reeglid, nimelt selle pealkirja ja viimane osa, samuti käesoleva dokumendi tekstile esitatavad nõuded.
Pealkiri.
See näitab ettevõtte täielikku nime, protokolli, selle numbrit ja kuupäeva, samuti selle koostamise kohta ja teksti pealkirja.
Kui ettevõttel on ametlik lühendatud nimi, saab selle allpool sulgudes märkida. Seda illustreerib näide kolm.
Kui ettevõttel on kõrgem organisatsioon, tuleb selle nimi märkida organisatsiooni nime kohale. Seda illustreerib näide viies.
Näide 3
Näide 4
Näide 5
Protokolli kuupäev on koosoleku toimumise päev. Kui koosolek kestis üle ühe päeva, tuleb protokolli märkida algus- ja lõppkuupäev. Seda illustreerib näide kuus.
Aktsiaseltsi juhatuse koosolek kestis 2 päeva: 13. ja 14. jaanuaril 2009. a. Protokoll koostati järgmisel päeval ja allkirjastati päev pärast koosoleku lõppu – 16. jaanuaril.
Antud olukorras on protokolli kuupäevaks “01/13 – 14/2009” või sama ajavahemik, kuid täielikumas kirjapildis “01/13/2009 – 01/14/2009”. Võimalik on ka sõnaline-numbriline kuupäeva märkimise viis “13.-14. jaanuar 2009”.
Protokolli numbriks loetakse koosoleku enda järjekorranumbrit.
Teksti pealkiri näitab kollegiaalse tegevuse tüüpi. Seda illustreerib näide seitsmes.
Näide 7
Pealkirja üksikasju saab paigutada pikisuunas. Seda illustreerib näide kaheksa. Või nurgeliselt. Seda illustreerib näide üheksas.
Näide 8
Protokoll– dokument, mis sisaldab järjepidevat arvestust küsimuste arutamise ja otsuste tegemise käigu kohta kollegiaalsete organite koosolekutel, istungitel, konverentsidel ja istungitel.
Protokoll kajastab kollegiaalse organi või töötajate rühma ühiseid otsuseid. Organisatsioonide juhtimistegevuses loodud koosolekute protokollidest tuleb eristada uurimis-, mõne haldusorgani ja heakorrakaitseorganite protokolle (näiteks sanitaarinspektori protokoll, liiklusõnnetuse protokoll jne). .), samuti lepingulist tüüpi protokollid (lahkarvamuste protokollid, lahkarvamuste lepitusprotokollid, hinnakokkuleppe protokollid jne).
Alaliste ja ajutiste kollegiaalsete organite (föderaalsete täitevorganite kolleegiumid, töökollektiivide koosolekud, aktsionäride koosolekud, direktorite nõukogu koosolekud jne) koosolekud on kohustuslikud protokollimiseks.
Protokoll koostatakse koosolekul (koosolekul) tehtud protokollide, esitatud ettekannete ja sõnavõttude, tõendite, otsuste eelnõude ja muude materjalide alusel.
Protokolli peab sekretär või muu määratud isik. Protokolli kannete õigsuse eest vastutavad koosoleku juhataja ja sekretär.
Protokollid võidakse välja anda aastal täis või lühidalt vorm, kus küsimuse arutamine jäetakse ära ja protokollitakse ainult selle kohta tehtud otsus.
Otsuse koosoleku protokollimise vormis teeb kollegiaalse organi juht või organisatsiooni juht.
Protokolli pealkirjaks on kollegiaalse tegevuse liigi nimetus (koosolek, koosolek jne) ja organi nimetus, kelle tegevust protokollitakse (tõendamiskomisjoni koosoleku protokoll...; protokoll üldkoosolek aktsionärid...).
Tekst täielik protokoll koosneb kahest osast: sissejuhatavast ja põhiosast.
IN sissejuhatav osa märgitakse esimehe (juhataja), sekretäri, koosolekul viibinute ja vajadusel koosolekule (koosolekule) kutsutud isikute initsiaalid ja perekonnanimed. Kui koosolekust (koosolekust) võtavad osa erinevate valitsusorganite ja -organisatsioonide esindajad, märgitakse iga isiku töö- ja ametikoht.
Kui kohalviibijate arv ületab 15 inimest, viidatakse protokolli sissejuhatavas osas protokolli lahutamatuks osaks olevale nimekirjale, näiteks:
Kohal: 25 inimest. (nimekiri on lisatud).
Tabulaatori nullasendist vasakule (väljast) trükitakse sõnad “Esimees”, “Sekretär”, “Olevik”, mis on pealkirjast ja üksteisest eraldatud kahe intervalliga.
Protokolli sissejuhatav osa lõpeb päevakorraga, mis sisaldab kaalumisele kuuluvate küsimuste loetelu, mis on loetletud tähtsuse järjekorras, märkides iga käsitletava küsimuse ettekandja. Päevakorrapunktid koostatakse eessõnaga “O”, “About”, trükitakse vasakust veerisest ja nummerdatakse araabia numbritega.
Põhiosa Protokolli tekst koosneb päevakorrapunktidele vastavatest osadest. Iga jaotise tekst on üles ehitatud järgmise skeemi järgi:
KUULAS:...
RÄÄKIB:...
LAHENDATUD (OTSUSTUNUD):...
Jaotises “KUULATUD” on märgitud esineja perekonnanimi ja initsiaalid, tema ettekande sisu (sõnum, teave, ettekanne). Kui ettekande teksti esitab esineja kirjalikus vormis, on pärast kõne teema märkimist lubatud teha märge: "ettekande tekst on lisatud."
Jaotises “KÕNLEJAD” on märgitud arutelus esinenud isikute nimed ja initsiaalid, samuti nende kõned, sealhulgas küsimused esinejale. Vajadusel märgitakse kõneleja nime järel tema positsioon.
Jaotises “OTSUSTATUD (DECIDED)” fikseeritakse tehtud otsus, mis on topelttõlgenduse vältimiseks sõnastatud lühidalt, täpselt ja lakooniliselt. Koos otsusega märgitakse "poolt", "vastu", "erapooletute" häälte arv, samuti nende isikute nimekiri, kes hääletusel ei osalenud. Otsus võib sisaldada ühte või mitut punkti, need on järjestatud tähtsuse järjekorras, igaüks neist on nummerdatud.
Sõna “KUULATUD” ette pannakse vastavalt päevakorrale number. Vasakust veerisest trükitakse suurtähtedega ja kooloniga lõppedes sõnad “KUULATUD”, “RÄÄKITUD”, “OTSUSTATUD (OTSUSTATUD)”. Sektsioonide “KUULATUD”, “RÄÄKITUD”, “OTSUSTATUD (OTSUSTATUD)” tekst trükitakse uuele reale 1,5 reavahega. Kõnelejate iga perekonnanimi ja initsiaalid trükitakse nimetavas käändes uuele reale, kõne salvestis eraldatakse perekonnanimest sidekriipsuga.
Tekst lühike protokoll koosneb samuti kahest osast. Sissejuhatavas osas märgitakse eesistuja (esimehe), sekretäri initsiaalid ja perekonnanimed, samuti kohalolijate initsiaalid ja perekonnanimed. Sõna "Present" trükitakse vasakust veerisest, alla joonitud ja sõna järele asetatakse koolon. Allpool on trükitud kohalolijate ametikohtade nimed ning ametikohtade nimedest paremal on nende initsiaalid ja perekonnanimed. Ametinimetusi võib näidata üldiselt. Kohalolijate mitmerealised ametinimetused trükitakse 1 reavahega.
Loetelu on protokolli põhiosast eraldatud pideva joonega.
Protokolli põhiosas on märgitud küsimuse number vastavalt päevakorrale, küsimuse sisu ja tehtud otsused. Küsimuse nimi on nummerdatud rooma numbriga ja algab eessõnaga "O" ("Umbes"), trükitakse keskele fondisuuruses nr 15 ja alla joonitud ühe rea võrra viimasest reast allapoole, mitte kaugemal kui üks ruum. Arutelul sõna võtnud ametnike nimed on märgitud rea alla see küsimus. Perekonnanimed trükitakse 1 reavahega. Seejärel näidatakse selles küsimuses tehtud otsus.
Täieliku ja lühikese protokolli koostamise näited on toodud lisas 16 kuni Metoodilised soovitused föderaalse arhiiviameti 23. detsembri 2009. aasta korraldusega nr 76 kinnitatud föderaalse täitevvõimu asutuste bürootöö juhiste väljatöötamise kohta.
Koosoleku protokollile kirjutavad alla juhataja ja sekretär. Eriti olulistel juhtudel peavad protokollile alla kirjutama kõnelejad, viisad kantakse kõne salvestuse tasemele dokumendi vasakusse serva.
Protokolli kuupäev on sündmuse (koosolek, koosolek jne) kuupäev. Kui see kestis mitu päeva, märgitakse koosoleku algus- ja lõppkuupäev kriipsuga. Näiteks: 06/16-17/2010 või 06/16/2010-06/17/2010.
Protokollile antakse kalendriaasta sees järjekorranumbrid igale protokollirühmale eraldi: juhatuse koosolekute protokollid, kooskõlastus-, ekspertnõukogude ja muude organite protokollid. Ühiskoosolekute protokollidel on liitnumbrid, sealhulgas koosolekul osalenud organisatsioonide protokollide järjekorranumbrid.
Vajadusel saadetakse protokollide koopiad huvitatud organisatsioonidele ja ametnikud vastavalt jaotusindeksile; indeksi koostab ja sellele kirjutab alla küsimuse arutamise koostanud üksuse vastutav juht. Protokollide koopiad on kinnitatud dokumendihaldusteenistuse pitseriga.
Tehtud otsused tehakse täitjatele teatavaks protokollide väljavõtetena, mis vormistatakse vastaval blanketil ja kinnitatakse büroohaldusteenistuse pitseriga.
Väljavõte protokollist on täpne koopia algse protokolli teksti osast, mis puudutab väljavõtet koostatud päevakorrapunkti.
Protokolli väljavõttes on ära toodud kõik vormi üksikasjad, teksti sissejuhatav osa, päevakorrapunkt, mille kohta väljavõte koostatakse, ning küsimuse arutelu ja tehtud otsust kajastav tekst. Protokolli väljavõttele kirjutab alla ainult sekretär, kes selle ka kinnitab.
Reguleerivad õigusaktid Teatud tüüpi protokollidele võib kehtestada lisanõudeid, mida tuleb nende koostamisel ja töötlemisel arvestada.
Näiteks aktsiaseltsi juhatuse (nõukogu) koosolekute protokollide koostamisel tuleb arvestada järgmiste normatiivaktidega kehtestatud nõudeid:
- föderaalseadus 26. detsembril 1995 nr 208-FZ "On aktsiaseltsid";
- Valitsuse istungil heaks kiidetud ettevõtte käitumiskoodeks Venemaa Föderatsioon kuupäevaga 28. november 2001 (protokoll nr 49), soovitatav kasutada föderaalse turukomisjoni korraldusel väärtuslikud paberid 04.04.2002 nr 421/r.