Как се движат моржовете? Морж
Щатна маса – нормативен документ, в който се посочват данни за структурния състав, броя на свободните работни места, списъка на длъжностите, необходимата квалификация на служителите, размера на заплатите, бонусите за специални условиятрудова и друга информация за персонала на организацията.
Уважаеми читатели! Статията говори за типични начини за разрешаване на правни проблеми, но всеки случай е индивидуален. Ако искате да знаете как реши точно твоя проблем- свържете се с консултант:
ЗАЯВЛЕНИЯ И ОБАЖДАНИЯ СЕ ПРИЕМАТ 24/7 и 7 дни в седмицата.
Бързо е и БЕЗПЛАТНО!
Необходим за нормалното формиране на персонала и размера на фирмата.
Що за документ е това?
Това е нормативен текст, въз основа на който се формират, утвърждават структурата, подразделенията числена силафирми, стандарти на работна заплата в зависимост от заеманата длъжност.
Можете сами да разработите таблица за съставяне въз основа на нуждите на компанията или да изтеглите безплатно готов стандартен формуляр в Excel.
Нормативна база
Резолюция на Държавния комитет по статистика от 5 януари 2004 г. № 1 одобри „Единна форма на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“ № Т-3, предназначена за съставяне щатно разписание.
Кодексът на труда на Руската федерация никъде не посочва, че организациите са длъжни да изготвят документ, но предвижда, че трудовите функции на служителя се определят от длъжност в съответствие с щатното разписание.
За какво е?
Изпълнява няколко важни функции, които позволяват оптимизиране на работата на предприятието, структуриране на работата на цялата организация и нейните отделни подразделения.
Ако имате график, винаги е ясно дали всички свободни позиции са заети, а подборът на персонал е опростен.
Доста удобен формат, който изпълнява няколко задачи едновременно, благодарение на което можете:
- лесно проследяване на фирмената структура;
- винаги имайте под ръка таблица, показваща общия брой свободни работни места, както и разбивка по отдели и цехове;
- проследи системата от материални награди;
- определя размера на материалните стимули;
- бързо проследяване на налични свободни позиции.
Задължително или не?
Във всеки трудов договор, включително при назначаване на служител е посочено, че е назначен по щатно разписание.
Освен това при проверките на място служителите на социалното осигуряване и данъчните винаги изискват документ. Липсата на такъв често се счита за нарушение на Кодекса на труда на Руската федерация, за което компанията може да бъде глобена.
Във всеки случай, за да избегнете проблеми, е по-добре да съставите таблица за персонала.
Основания за изготвяне
Основанията за изготвяне на щатното разписание са:
- създаване на нова организация;
- реорганизация на предприятието във връзка с разширяване или намаляване на производството.
Управителят издава заповед за създаване на щатно разписание, главният счетоводител и ръководителят на отдела по персонала се запознават с него и въз основа на заповедта се създава и подписва нов HR.
Разлика от стандартната подредба
В много предприятия, наред с основния график, се използва така наречената работна форма - персонал.
Това е опростен формуляр, съдържащ списък с професии и длъжности, които трябва да бъдат заети.
За разлика от формуляра T-3, той има оперативен характер, променя се динамично в зависимост от числени или качествени трансформации и не изисква отделна заповед за промяна или одобрение.
Обикновено длъжностната характеристика посочва информация за конкретни служители, заемащи определена длъжност или статус на свободна позиция (заета или свободна), за разлика от основната, която показва само броя на свободните позиции.
SR не дава възможност да се разбере кой служител коя позиция заема и дали дадена свободна позиция е заета или не.
Документът не е задължителен, но е доста удобен за работа на оперативния персонал, особено в големи компании, За оперативен контролЧесто се използва за запълване на свободни позиции.
Окомплектовка с персонал през 2019г
Кога и за какъв срок се съставя и утвърждава?
Документът е по същество планиран, което означава, че се очаква да се актуализира ежегодно.
Законът не установява конкретни срокове на валидност, периоди на промяна или количество; всяка организация регулира тези въпроси самостоятелно, ако е необходимо.
Съставя се на определена дата, одобрява се и заверява обикновено всяка година на 1 януари и впоследствие може да се редактира през цялата година.
Ако през годината графикът е бил многократно и значително променян, тогава в началото на следващата календарна година се съставя нов, актуализиран документ.
Форма, раздели и съдържание
Формата T-3, разработена от Goskomstat, най-често се взема за основа, но компаниите имат право да добавят свои собствени колони и редове, ако е необходимо.
Състои се от три раздела, всеки от които носи собствен информационен товар:
- списък на структурните подразделения;
- имена на длъжности, професии, специалности, заети във фирмата;
- размер и форма на заплащане за всяка специалност или длъжност.
Правила и алгоритъм за попълване стъпка по стъпка
За да съставите правилно ShR правителствена организацияили търговско дружество, трябва да използвате формуляра T-3:
- Първо попълнете така наречения „хедър“ на унифицирания формуляр, където се записват името, OKPO кодът и други данни. Не забравяйте да отбележите датата на съставяне и номера.
- Следва съдържанието, която е таблица с 10 номерирани колони. Всички полета трябва да бъдат попълнени.
- Име.Имената на всички са написани тук структурни звенакомпании според йерархичната структура.
- Код.Ръководителят на предприятието възлага на всеки структурна единицауникален код, показан в този елемент.
- В съответствие с данните от класификатора на професиите се записва кодът на длъжносттавсеки служител на предприятието, неговия ранг, квалификационна категория. Трябва да се помни, че точното име на длъжността в графика, договора и работната книга трябва да съвпадат.
- Записва се общият брой единици за всяка от наличните позиции.Когато има единици на половин работен ден или други свободни работни места на непълно работно време, те трябва да бъдат записани в дробни числа, като части от пълната ставка. Тук са отбелязани и свободните позиции и планираните за въвеждане.
- В зависимост от приетата схема на възнаграждение, тук се записва заплатата, процент от приходите на служител, определен дял от печалбата, т.е. всяка месечна сума, дължима за определена свободна позиция в рубли. Трябва да помним, че размерът на месечното парично обезщетение не може да бъде по-нисък от минималната работна заплата, приета в региона.
- Компенсационните надбавки се записват в колони 6, 7 и 8, стимули и бонуси, предвидени за определени ситуации. Те са или фиксирани, или като процент от ставката или заплатата.
- Точка 9 служи за обобщаване на показателите, вписани в колони от пета до осма.При фиксирани надбавки просто съберете всички суми и запишете обща сумав рубли, в процентно изражение, общото съотношение на всички надбавки се изчислява като процент от заплатата или ставката.
- Последната колона е за специални бележки, коментари и бележки.
След като попълните всички позиции, трябва да получите общата сума за всички структурни подразделения на предприятието и отделно за организацията. За да направите това, индикаторите на всяка колона се сумират в последния ред.
Щатното разписание се одобрява и подписва от ръководителя на отдела по персонала и главния счетоводител. Не е необходимо да се поставя печат.
Процедура за одобрение
Той се обсъжда и одобрява от ръководителите на всички структурни подразделения на предприятието, след което се проучва внимателно от служителя по персонала и главния счетоводител.
Одобрението на хартията от тези две лица е решаващ фактор за приемане.
След одобрението ръководителят на организацията издава заповед за одобряване на новия СР на предприятието и едва след това се подпечатва датата и се присвоява номер.
Заповедта се подписва лично от ръководителя или неговия заместник, който има право да подписва съответните документи.
Правата за одобряване на всички важни документи, и по-специално това, са предписани в учредителните и уставните документи.
Заповед за одобрение (попълнен образец):
Кой подписва?
Съгласно Правилата за попълване на формуляр T-3, той трябва да бъде заверен от ръководителя на отдела по персонала и главния счетоводител на организацията на последния лист.
В допълнение към тези две позиции са разрешени подписи на други служители, но ако това е предвидено, тогава трябва да се направи допълнение към формуляра.
Формуляр Т-3 най-често заема повече от един лист, така че след съставянето му се подшива и страниците се номерират. Ако е необходимо да се подпише всеки лист, в долната част на всяка страница се добавя ред за подпис.
Има ли печат?
Не е необходимо документът да се заверява с печат.
Примерен документ
Пример за попълнен график на персонала:
Таблицата с персонала на компанията се попълва на стандартен формуляр T-3, който може да бъде изтеглен безплатно на нашия уебсайт:
Когато попълвате формуляра, трябва да следвате инструкциите и правилата за проектиране, а именно:
- Имената на всички структурни подразделения се изписват стриктно в съответствие с утвърдените.В същото време всяка търговска организация може да наименува своите подразделения по свое усмотрение, а държавните агенции трябва да се ръководят от класификатори, указатели и други нормативни документи.
- Структурните единици се кодират от организацията независимо, кодовете са предназначени само за управление на документи и обозначаване на мястото на звената в организацията и не играят специална роля.
- За определяне на длъжностите се препоръчва използването на класификаторипрофесии и длъжности, които освен самите наименования съдържат и своите кодови означения. Свободни позицииса отбелязани или в бележките, или преместени в долната част на страницата.
- Числеността на персонала се утвърждава в съответствие с нуждите на фирматаи въз основа на икономическата осъществимост.
- Индикаторите за разходите в съответствие с правилата за управление на документи са посочени в рубли с два знака след десетичната запетая. Също така в одобрения документ е разрешено да се посочи заплатата не в определена сума, а в определени граници, например: 5000 - 7000 рубли. Това позволява на служителите да се плаща без да се изравняват всички, а в съответствие с приноса или квалификацията на всеки.
- Всички надбавки, бонуси, стимулиращи плащания са обединени в един подраздел, където трябва да се направи бележка за какво точно е доплащането.
За индивидуални предприемачи
Според трудовото законодателство организация от всякаква форма на собственост е длъжна да има таблица с персонал. Но няма пряка индикация за неговата необходимост за индивидуалните предприемачи.
Така че на практика не всички индивидуални предприемачи имат документ. Най-често се съставя, ако броят на служителите е повече от трима.
Много индивидуални предприемачи напълно пренебрегват регистрацията му. Въпреки това, изготвянето на документ, ако има няколко наети служители, е препоръчително.
За бюджетни институции
В допълнение към държавното финансиране, бюджетните организации могат да привлекат пари в бройот други източници, например - за осигуряване платени услугиили различни субсидии за изпълнение на общински или държавни задачи.
В този случай компенсацията за отделните служители може да идва от различни източници. Поради това някои организации практикуват формирането на две, а в някои случаи и три таблици за персонал.
Законодателството обаче не предвижда такова разделяне на HR на части, предписано е да се създаде единен документ за всички служители.
Периоди на съхранение в организацията
В този случай глобите са:
- За официаленот една до пет хиляди рубли;
- индивидуален предприемач от една до пет хиляди рубли;
- за юридическо лице от тридесет до петдесет хиляди рубли.
Промяна
Има два начина за промяна:
- подмяна на самия документ, с други думи създаване на нов със следващия сериен номер;
- промяна на текущата чрез коригиране на записа, добавяне на нова или изтриване на вече невалидна щатна единица.
Всички промени се потвърждават със заповеди само след издаване и подписване на заповед за промяна на щатното разписание. След това могат да се направят корекции или настройки.
В заповедта трябва да се посочи основанието за промените.
Документът се публикува в свободна форма със задължително посочване на:
- Име на фирмата;
- тип на документа;
- дати и регистрационни номера.
Подписът от ръководителя е задължителен, освен това заповедта се съгласува с главния счетоводител и ръководителя на отдела по персонала.
Пример за поръчка:
Причини и основания
Може да има няколко причини за промените, включително:
- промени в състава на служителите;
- формиране на нови отдели;
- изключване на стари позиции;
- въвеждане на нови щатни единици.
Освен това заповедта за промяна може да включва следните причини:
- реорганизация на фирмата или оптимизиране на дейността;
- намаляване или увеличаване на персонала.
Преименуване на позиция
Когато преименувате длъжността на всеки служител на организацията, трябва:
- направете запис в съответния ред в колона 10 „Бележки“;
- премахнете ненужните длъжности и добавете нови и посочете на какво основание се преименува длъжността, от коя дата и как ще се нарича в новата редакция.
Не е необходимо да изтривате или добавяте нищо в останалите колони; достатъчно е да въведете десета колона.
Промяна на заплатата
Има много причини за промяна на заплатата на служителите на компанията: това може да бъде повишаване на квалификацията на служителя или назначаване на лична заплата.
Във всеки случай такава промяна трябва да бъде посочена в таблицата с персонала по същия начин, както при преименуване на длъжност.
Поради оптимизация
В активно работеща компания не са необичайни някои промени в графика на персонала.
Има различни причини:
- преразпределение на отговорностите между служителите;
- въвеждане на вътрешно непълно работно време;
- разкриване на нови производствени мощности или пренасочване на стари;
- други случаи, свързани с оптимизиране на производството.
Всички промени изискват издаване на подходяща заповед и потвърждение в документа за структурни подразделения и щатни звена.
Въвеждане на нова позиция
След няколко години работа повечето компании се разширяват и се откриват нови клонове.
Естествено, това налага увеличаване на броя на служителите и добавяне на нови свободни позиции.
За да въведете нова позиция, трябва:
- издава заповед относно промени в персонала;
- правете промени в записите;
- изготви длъжностна характеристика.
Премахване (намаляване) на ставката
Намаляването на процента включва премахване на длъжности, а служителите, чиито позиции са съкратени, подлежат на уволнение.
Но тъй като при намаляване предпоставкаПри подадено предизвестие не по-късно от два месеца предварително, новият график започва да се прилага едва след края на този период.
Можете да започнете да съставяте нов предварително, особено след като наличието на нова, одобрена таблица с персонал може да послужи като потвърждение за законосъобразността на уволнението на служители.
Промяна в минималната заплата
Ако официалната заплата в ShR е определена в съответствие с минималната работна заплата, тогава при всяка промяна в минималната работна заплата трябва да се промени и таблицата с персонала.
Издава се заповед във всякаква форма, в която се посочва на какво основание и за кои служители се променят заплатите, след което се правят промени в самия ShR. Процедурата за промени е описана по-горе.
Как да направите промени?
При извършване на каквито и да е промени в графика, компанията трябва да се ръководи от и, което гласи, че извършването на промени в трудовия договор е възможно само със съгласието на страните.
В същото време организацията е длъжна да уведоми служителите за планираните промени не по-късно от два месеца предварително.
Има определена процедура за извършване на промени, която всички работодатели са длъжни да следват, като първият етап трябва да бъде регистрация бележкасъдържащо причините за извършване на промените. Тогава от работодателя се изисква да предостави писмено известие на всички служители, които са засегнати от промените.
Служителите имат право или да се съгласят с предложените иновации, като подпишат известие, или да откажат.
При незаети длъжности, които се променят, не се изисква спазване на двумесечния срок. Такива щатни бройки могат да бъдат съкратени по всяко време.
Кога е необходимо да се състави нов документ?
Няма стандарти за честотата на изготвяне, може да се одобри веднъж и да важи дълъг периодосвен ако няма големи промени в състава на организацията.
За незначителни промени е достатъчна поръчка и бележки в текущия график.
Извлечение от документа
Всеки служител може да получи извлечение от графика, което ще отразява част от информацията, която се отнася до този служител; други данни (за други служители, отдели) не могат да се записват в извлечението.
Кому е необходимо и в какви случаи?
Извлечение може да се изисква от служител на организацията за участие в търгове, както и за представяне на:
- Пенсионен фонд;
- до данъчната или инспекцията по труда;
- към Фонда за обществено осигуряване.
За да получите извлечение, трябва да подадете заявление, в което да посочите целта, за която се изисква извлечението.
Как да композираме?
Алгоритъмът за съставяне на извлечение е следният:
- Пълно и кратко име на организацията.
- Заглавие, указващо датата на изготвяне и подробности за поръчката, с която е одобрен графикът.
- Срокът на валидност обикновено се посочва, както следва: „В сила от...“.
- Съдържателната част, където е посочен пълният брой служители, след това таблица във формуляра T-3, в която се въвеждат само данните на кандидата.
- Подписи. Подписва се от изпълнителя и ръководителя на отдел „Човешки ресурси“.
проба:
Нюанси
Разрешено ли е закръгляване на длъжностите?
Всички длъжности на персонала се запълват в съответствие със ставката; ако в графика е посочено, че позицията е определена на половината от ставката, тогава закръгляването до цяло число не е разрешено.
Как да възстановите, ако е изгубен или повреден?
За да възстановите, ще трябва да предприемете няколко стъпки, а именно:
- Проучете всички налични документи в предприятието.
- Проверете наличието на документи за персонала и тяхната пълнота.
- Анализирайте съдържанието на всички трудови договори, с които разполага отдел Човешки ресурси.
- Проверете и анализирайте всички трудови книжки, намиращи се в персонала.
- Въз основа на анализа създайте работен лист, в който можете да въведете всички служители на предприятието, техните позиции и други налични данни.
- Систематизирайте работния лист и въз основа на него изгответе нова таблица за персонала, одобрете я според правилата.
Колко често мога да сменям?
Законодателството не уточнява колко често и за какъв период, но като се има предвид, че документът по същество е планов, се предполага, че той трябва да се актуализира ежегодно, заедно с останалата счетоводна документация.
Въпреки това, ако няма големи промени в кадрова политикаорганизация не се провежда, тогава, издаден веднъж, може да бъде валиден за повече от една година; ще бъде достатъчно да се издаде списък с промени.
Как да отразяваме почасовите заплати?
В колона 5 от таблицата с персонала се посочва стандартната заплата на час, след което в колона 10 се прави бележка: „Почасови заплати“ и се дава връзка към разпоредбата, която регулира тази процедура за възнаграждение.
Как да отразя непълно работно време в документ?
Половината от залога се записва като 0,5 залога, една четвърт е 0,25 залога.
Изисква ли се за отделно подразделение на организацията?
Не е необходимо да се създава отделен график за отделно звено, тъй като той съдържа информация за всички структурни звена.
Но не е забранено от закона да има повече от един стандарт в една компания, следователно, ако уставът на предприятието предвижда, че представителство или клон може да има отделен стандарт, тогава той може да бъде одобрен от ръководителя на отделно подразделение .
Необходимо ли е да се регистрирате, ако няма служители, само един директор?
Персоналът е местен корпоративен документ , който определя и формализира структурата на персонала на организацията, която често не се взема предвид от начинаещите предприемачи, т.к. руското законодателствоуж лоялен към този документ и въпроса за неговото изготвяне.
Това обаче не е нищо повече от мит. В тази статия ще разгледаме всички законодателни въпроси, свързани с персонала в Руската федерация, ще разгледаме видовете и подвидовете от този типдокументи, примери за попълване, а също и да научите най-основното: как да съставите правилно график на персонала?
Уважаеми читатели!Нашите статии говорят за типични начини за разрешаване на правни проблеми, но всеки случай е уникален.
Ако искате да знаете как да решите точно вашия проблем - свържете се с онлайн консултанта вдясно или се обадете безплатна консултация:
Подвидове персонал
Защо се нуждаете от таблица с персонал, прочетете нашата.
За LLC
Таблицата с персонала за организациите се попълва според унифициран формуляр № Т-3независимо дали е производствено предприятие, проектантска организация или магазин:
Колона 1: „структурни подразделения”.Те включват клонове, клонове и т.н.
Обикновено този раздел се попълва от отдели, които извършват единно управление, след това може би счетоводен отдел, отдел за връзки с обществеността, финансов отдел и т.н. после производство и т.н.
Понякога името на отдела може да повлияе за осигуряване на служител установени ползи (например, ако има възможност за мръсно отравяне по време на производството) - тогава трябва да се вземе от специфични индустриални групи.
Колона 2 „код на раздела“е необходимо да се класифицират подразделенията в група, с помощта на която е възможно да се определи тяхното местоположение в структурата на организацията. Малките компании не изискват такъв код.
Колона 3 „длъжност (професия, специалност), серия, вид (група) квалификации на служителите.“ За да наименувате правилно позиция в таблицата с персонала, трябва да използвате указателя за класификация на професиите.
Ако има някакви ограничения за качеството на даден вид работа, длъжност или професия или се вземат предвид някои привилегии или компенсации, тогава тяхното наименование трябва точно да съответства на горните класификатори.
Наименованието на длъжността трябва да бъде въведено изцяло, съкращения като дир. или зам не е позволено.
Колона 4 „Брой щатни единици“.Посочен е броят на предварително инсталираните във фирмата единици за съответната позиция.
При попълване на формуляра може да възникнат проблеми по отношение на четвъртата колона, където трябва да посочите броя на персоналните единици.
Тогава, ако предприятието съдържа ставки на непълно работно време,в съответната колона броят на конкретните единици трябва да бъде посочен с дроби, разделени със запетаи, например 0,5 (въз основа на специфични Инструкции за използване и попълване на формуляри на първични счетоводни документи, одобрени със Заповед на Държавния комитет по статистика на Руската федерация Федерация от 5 януари 2004 г. № 1).
Колона 5 „Тарифна ставка и др.“Съдържанието на тази колона зависи от съществуващата във фирмата концепция за възнаграждение за трудова дейност. Предава се приетият размер на заплатата или тарифната ставка.
Колони 6-8 „Надбавки“.Надбавките, допълнителните плащания и други поощрителни такси се формират от действащото законодателство (например: за работа в изключително ниски условия). температурни условияв далечния север), или лично от работодателя по някаква причина.
Обемът на надбавките може да се определи като единична сума или като процентна добавка към вашата собствена заплати.
Колона 9 „общо“– разделът трябва да се попълни чрез добавяне на раздели 5 и 8, но само ако цялата информация в тях е въведена в рубли. В случай, че заплатата се определя в рубли, а бонусът е в проценти, в деветата колона се поставя празно място.
Пример за таблица с персонал за производствено предприятие.
(Картината може да се кликне, щракнете за уголемяване)
За бюджетна организация
Бюджетните организации са в състояние да изпълняват собствените си дейности, прибягвайки до няколко финансови източника, напр. държавни субсидии и средства от договорна работа.
По този начин заплащането на трудовата дейност на работниците по определени специалности може да се извърши всъщност от двата финансови източника или само от единия. IN практическо приложениеШироко се използва формирането на 2, а в някои случаи дори 3 щатни разписания.
Бюджетните организации спадат към категорията правителствени агенции. Концепцията за заплащане на работата на такива институции се формира, като се вземе предвид правила, установени от Федералната комисиярегулиране на обществените и трудовите отношения между синдикалните организации и работодателите.
(Картината може да се кликне, щракнете за уголемяване)
Така параграф 19 от „препоръките“ описва, че таблицата с персонала е ратифицирана от ръководството на организацията и съдържа всички длъжности и специалности на служителите на тази организация. Подобни условия са посочени в клауза 10 от одобрените правила със заповед на федералното правителство от 5 август 2008 г. N583.
Тъй като действащото законодателство не взема предвид разделянето на графика на дялове в зависимост от опциите за източници на възнаграждение, организацията трябва да създаде единен график за всички служители.
За индивидуален предприемач
Кодексът на труда на Руската федерация съдържа ясни указания, че работодателят (няма значение дали е индивидуален предприемач, частна организация или бюджетна организация), който е подписал споразумение със служител, трябва да изготви таблица за персонала . И няма специфични изисквания за това за индивидуалните предприемачи, За разлика от бюджетни институциии LLC.
Затова много счетоводители съветват все пак да се регистрирате този документвъв всеки случай, а други - да го регистрират само с брой служители 3-4+.
(Картината може да се кликне, щракнете за уголемяване)
Някои експерти в законодателната област смятат, че използването на самия този формуляр трябва да бъде задължително за работодателите, докато опитите за изготвяне на график под каквато и да е форма ще доведат до проблеми със счетоводството както в организацията, така и с външни регулаторни органи.
Примерна таблица с персонал на магазина, която не е във формуляр T-3.
(Картината може да се кликне, щракнете за уголемяване)
В основата възникна въпросът за липсата на алтернатива на формуляр № Т-3 „Щатно разписание“. член девети Федерален закон от 21 ноември 1996 г. № 129-FZ. Съгласно този член основната счетоводна документация се взема предвид само ако е съставена в съответствие с конфигурацията на унифицирани формуляри.
Само някои опции и раздели от документация, които не са предвидени в този раздел, могат да бъдат съставени в свободна форма, но те със сигурност трябва да включват всички, без изключение, подробности, отбелязани в член 9 от Закона за счетоводството.
С Федерален указ № 835 от 8 юли 1997 г. създаването и потвърждаването на албуми на унифицирани форми на основни счетоводни документи беше наложено на Goskomstat Руска федерация (сега Федерална служба за държавна статистика).
От това можем да заключим, че ако тази комисия е възприела една или друга форма или конфигурация, тогава тя става стандартна без провал.
Това, което обаче се пропуска тук е важна информация- в крайна сметка на Goskomstat бяха дадени правомощия създаване на унифицирани форми на първична документация.Но какво представлява тази документация?
За първичен документ се счита само такъв документ, с помощта на който се съставя една или друга бизнес процедура на компанията, която намира отговор в счетоводството.
Щатното разписание обаче не е документ, документиращ подобни действия. Персоналът не се използва като инструмент за счетоводни операции. Тоест, работодателят има право да състави таблицата с персонала под всякаква форма и задължително унифицирана формаИзползвайте само като препоръчителна проба.
При попълване на формуляра във всякаква форма, лицето не нарушава никакви закони и не подлежи на глоби или санкции.
Кой прави щатното разписание?
След като организацията е взела решение за необходимостта от създаване на документ (ако не е бил съставен преди това), възниква нов проблем - кой точно е отговорен за създаването на този акт на професионално счетоводство?
Няма преки разпоредби в законодателството, но в съответствие с квалификационен указателутвърдени длъжности на ръководители, специалисти и други служители Със заповед на Министерството на труда на Руската федерация от 21 август 1998 г. № 37, подготовката на тази категория документи се счита за част от отговорностите на икономиста по труда.
Ръководството може също така да състави документ, който прехвърля задължението за регистрация на конкретен служител на организацията или това задължение може да бъде фиксирано в трудово споразумение или официални инструкции към служителите. С други думи зависи от политиката на самата компания.
В малките организации планирането се извършва главно от персонал или счетоводни работници, а в по-редки случаи от юридически работници. В големите организации това се извършва от отдели за планиране и финанси или отдели за организация на труда и заплатите.
Ако това не е организация, а индивидуален предприемач, тогава в този случай такава работа може да бъде поета от специалист по персонала, счетоводител или самия предприемач.
Щатна структура и срок на валидност
Действащото федерално законодателство не дава директни указания за това колко често трябва да се изготвя разписанието на персонала и кога трябва да бъде одобрено. На следващата година . Въпреки това, като се има предвид фактът, че таблицата с персонала е документ за планиране, трябва да се приеме, че тя трябва да се изготвя ежегодно, в края на отчетния период, заедно с друга счетоводна документация.
Но щатното разписание може да се изготви и веднъж и да остане валиден документ в бъдеще.
Щатното разписание се изготвя на определена дата, утвърждава се по правило всяка година на 1 януари и се включва в работния процес с указ на висшето ръководство на компанията; документът може да бъде редактиран и коригиран в бъдеще.
Не е необходимо да преиздавате и одобрявате отново документа за следващата година, ако е бил редактиран твърде незначително (в тази ситуация трябва само да съставите списък с промени) или ако не са направени промени в графика въобще тази година.
Този документ включва списък на структурните подразделения на организацията, данни за личния състав на предприятието, общия брой на персонала, както и данни за финансовото счетоводство, заплатите и увеличенията на заплатите на служителите на организацията.
Откъде да започна - процедура по регистрация
За изготвяне и одобряване на щатното разписание ще бъде направено следното:
Правила и инструкции за попълване
За тази цел стандартен формуляр № Т-3 от албума на унифицираните форми на първични счетоводни документи в сферата на труда, одобрен Със заповед на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1.
Трябва да се има предвид, че такива стандартни формуляри не могат да бъдат намалени (всички конфигурации без изключение се запазват в оригиналния си вид), но могат да бъдат редактирани в някакъв смисъл, като ги допълват.
Ако определен елемент във формуляра не представлява стойност за вас или вашата компания, тогава конкретна колона или колона във формуляра може да бъде игнорирана при попълване.
Последователността на разпределение и по-нататъшното разположение на вътрешните подразделения и длъжности се определя с решение на ръководството на компанията. Всеки отдел трябва да бъде включен щатни позицииспоред техния статус: от най-възрастен към най-малък.
Данните за числеността на щатните единици, включени в разписанието, трябва да отговарят на показателите за изчисляване на щатната численост на фонда заплати, предварително определени в крайната оценка,който първо трябва да се изчисли.
Имената на местните отдели и длъжности се изписват в именителния случай след внимателна проверка на списъците на длъжностите на служителите и работните специалности, предписани в специални справочни и информационни материали.
От особен интерес при попълването са имената на служителите, участващи в сериозни трудова дейностработещ в производството с вредни, опасни за животаи други специфични и трудни критерии за условия на труд.
Тоест говорим за преференциална пенсионна група, така че при заемането на тези позиции трябва да сте особено внимателни.
Таблицата с персонала трябва да бъде зашита, етикетирана, подкрепена с фирмения печат и подписана от висшето ръководство. Той трябва да бъде подписан от главния счетоводител и ръководителите на вътрешните отдели на организацията.
Ако персоналът на организацията е твърде голям и документът обхваща много листове, тогава счетоводителят по свое усмотрение има право да подпише всеки отделен лист или Подпишете само веднъж, на последния лист от документа.
След всички тези процедури документът се подписва от висшето ръководство на предприятието или лице със съответните правомощия и вече влиза в сила.
Разберете нюансите на изготвяне на персонал във видеото:
Със своите служители може да сключва както граждански, така и трудови договори. Член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация нарича указанието „работа според длъжността в съответствие с щатното разписание“ задължително условие на трудовия договор. При изготвянето на опростена таблица за персонала за индивидуални предприемачи, чийто пример ще разгледаме по-долу, препоръчваме да използвате унифициран формуляр № T-3, одобрен с Решение на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. № 1 .
Какво е персонал и защо е необходимо?
Таблицата с персонала е вътрешен документ, чрез който индивидуален предприемач одобрява структурата, броя на своите служители на пълен работен ден и техните заплати в съответствие с тяхната длъжност.
Предприемачът може сам да разработи формата на документа, но е по-лесно да използва унифициран формуляр № T-3. Основните му раздели включват:
- наименование на структурното звено (отдел, цех и др.),
- длъжност на служител (позицията, посочена в трудовия договор, трябва да съответства на длъжността в таблицата с персонала),
- броя на щатните бройки, предвидени за всяка позиция,
- заплата или тарифна ставка (в зависимост от приетата форма на възнаграждение),
- датата на влизане в сила на графика.
Имената на служителите, заемащи длъжностите, не са посочени в разписанието, те се назначават със заповед след утвърждаване на щатното разписание. Индивидуалният предприемач не трябва да включва себе си в таблицата с персонала, тъй като според Кодекса на труда той не е служител. Графикът се одобрява и въвежда в действие със заповед, подписана от предприемача.
Законът не съдържа пряко изискване всички работодатели да изготвят таблица за персонала, но на практика е по-добре да не пренебрегвате този важен документ за персонала. И ето защо:
- Без одобрено щатно разписание е невъзможно да се намали персоналът и да се уволнят служители по клауза 2 на чл. 81 от Кодекса на труда на Руската федерация;
- Таблицата с персонал или извлечения от нея често се изискват по време на одити от данъчните органи и извънбюджетните фондове и инспекцията по труда;
- липсата на таблица за персонала заплашва предприемача с предупреждение или глоба.
Примерно щатно разписание за 2018 г
Нека да разгледаме как да попълним таблицата с персонала за индивидуални предприемачи по опростен начин. По-долу е даден пример за график, приет и в сила през 2018 г.
Щатна маса- това е документ, който съдържа информация за длъжностите, броя на персонала и тарифните ставки, като се вземат предвид различните надбавки на структурните подразделения на организацията.
Как да създадете график на персонала
Единният формуляр № T-3, одобрен с решение на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1, се използва като формуляр за персонал.
Таблицата с персонала се съставя от структурни подразделения на организацията по реда на подчинение на служителите. Формулярът за персонала се попълва от служител на службата за персонал, икономист по труда или счетоводител. Таблицата с персонала се одобрява със заповед на ръководителя на организацията.
Организационна таблица на персонала: инструкции за попълване на формуляр T-3
Попълнете полето „име на фирма” според данните в учредителни документиорганизации.
Въвеждаме OKPO кода на организацията.
Поставяме номера, датата на изготвяне на таблицата с персонала (във формат ден, месец, година) и периода на нейната валидност.
В колоната „Одобрено“ посочваме датата и номера на заповедта на ръководителя на организацията за одобряване на таблицата с персонала, общия брой на персонала.
Нека да преминем към попълване на таблицата.
В първата и втората колона посочваме съответно името и кода на структурната единица на организацията.
В третата колона посочваме длъжността в съответствие с Класификатора на професиите за всяка структурна единица по реда на подчиненост.
В четвърта колона посочваме броя на щатните единици за всяка длъжност.
В петата колона въвеждаме тарифната ставка (заплата) в рубли за всяка позиция.
Колони шеста до осма „Бонуси“ се попълват, ако има допълнителни плащания (в рубли) на служители на определени позиции за специални условия на труд, работно време, специални знания или бонуси за стимулиране.
Стойностите на деветата колона се изчисляват чрез сумиране на числата в колони 5-8 и умножаване по броя на длъжностите в четвъртата колона за всяка позиция.
Събираме общия брой единици персонал (сумата от стойностите в четвъртата колона) и окончателния месечен фонд за заплати (сумата от стойностите в деветата колона).
Подписваме ръководителя на отдел "Човешки ресурси" и главния счетоводител.
Могат да бъдат направени промени в таблицата с персонала поради въвеждането на нова длъжност, нейното преименуване, прехвърляне в друг отдел, промяна на тарифната ставка и др. въз основа на заповед на ръководителя на организацията.
Единната форма на таблицата за персонала (SHR) е създадена с Резолюция № 1 на Държавния комитет по статистика от 01.05.2004 г. До 01.01.2013 г. използването му беше задължително, но сега всеки работодател има право да избира: да използва унифициран формуляр T-3 таблица с персонал или разработете свой собствен модел на документа.
Отговорен за поддържането на HR може да бъде инспектор по персонала или друг служител на организацията, на когото е поверена отговорността за извършване на управление на досиета на персонала. Най-често това е лице, заемащо длъжността секретар или юрисконсулт на фирмата. Ако няма наети служители, можете да издадете формуляр T-3 за себе си изпълнителен директорили индивидуален предприемач.
Щатното разписание за 2018 - 2019 г. - формулярът може да бъде изтеглен безплатно от следния линк: изтеглете безплатен формуляр за персонал в excel.
Къде можете да изтеглите безплатна проба за попълване на таблицата с персонала за 2018 - 2019 г
Ще разгледаме пример за попълване на формуляра за персонал T-3 в този раздел. И така, формулярът за персонал за 2018 - 2019 г. включва:
- Името на организацията, която го попълва;
- Неговият OKPO код.
- Присвоен номер.
- Дата на регистрация.
- Подробности за поръчката на фирмата, с която е въведен графикът.
- Общата численост на персонала на компанията.
- Времевият период, за който е валиден графикът. По правило тя е равна на 1 календарна година.
- Таблица, която показва имената на отделите, създадени в компанията, имената на длъжностите на служителите, както и заплатата и другите плащания за всяка позиция. Сумират се заплатите на всички посочени служители и се извежда една обща цифра за компанията като цяло.
Образец за попълване на таблицата с персонала във формуляр T-3 можете да изтеглите безплатно от следната връзка: изтеглете формуляр т-3 щатно разписание.
Правила за поддържане на щатното разписание
Таблицата с персонала във формуляр T-3 се въвежда в сила със заповед на генералния директор на предприятието. Прочетете за правилата за изготвянето му в статията „Как изглежда заповедта за одобряване на таблицата с персонала? " По правило SR се изготвя за следващата календарна година, но действащото законодателство не съдържа задължение на работодателя да го одобрява ежегодно. Следователно промените се правят, ако е необходимо. За информация как да направите това правилно, прочетете статията „Как правилно да направите промени в таблицата с персонала? " Предстои утвърждаване и коригираната щатна форма. Спецификата на изготвянето на такава заповед може да бъде изяснена в материала „Как изглежда заповед за промяна на щатното разписание? "
Задължително прилагане на щатното разписание
IN съдебна практикаима мнение, че трудовото законодателствоне съдържа задължението на работодателя да изготви щатно разписание (решение на градския съд в Надим на Ямало-Ненецкия автономен окръг от 18 септември 2015 г. по дело № 12-190/2015). Липсата на този документ обаче може да служи като доказателство, че организацията не е извършвала финансова и икономическа дейност (решение на Арбитражния съд на Северозападния окръг от 04.10.2016 г. по дело № A42-8673/2015 г.), което може да доведе до негативни последициза контрагенти. Затова все още е по-добре да имате ShR. Неговото присъствие ще елиминира въпроси от регулаторните органи.
Освен това можете да събирате данни от ShR:
- за количествения състав на организацията;
- за качеството на персонала на компанията;
- относно заплатите на персонала.
Така формата на щатното разписание на компанията се определя от работодателя. Той може да работи с документ по собствен образец или да използва формуляра за персонал T-3. Практиката за използване на последното вече се е развила, което обяснява широкото му използване, въпреки премахването на задължението за такова използване.