Журнал за регистрация на пътни листове за служебни превозни средства. Компоненти на списанието
Бордови дневник пътни листове– стандартен унифициран формуляр № 8, използван от фирми, които разполагат с превозни средства (ПС) за наблюдение на работата на автомобилния парк и разходите за гориво. Тази публикация ще ви разкаже как се използва този регистрационен документ, дали стандартният формуляр е задължителен и дали е възможна алтернатива.
Дневник за движение на пътни листи: какъв документ е това?
Формуляр № 8 е одобрен от Държавния комитет по статистика през 1997 г. и до 2013 г. е задължителен за предприятия, които имат превозни средства в баланса си. От началото на 2013 г. той престана да бъде задължителен, но това изобщо не означава, че воденето на дневник вече не е необходимо. Просто законодателите позволиха на компаниите да разработят по-удобни форми на документа, като същевременно поддържат пълен набор от задължителни подробности. Имайте предвид, че повечето компании все още използват дневник за пътуване , добавяне на необходимите (важни за компанията) колони.
Стандартен или модифициран формуляр на дневник се въвежда в документооборота чрез бележка в счетоводната политика или чрез отделна заповед от ръководителя. Обикновено дневникът се актуализира ежегодно, но големите автотранспортни предприятия често установяват месечен цикъл, който също се споменава в счетоводната политика на компанията. Като първичен счетоводен документ, съгл общо правилоДневникът се съхранява в предприятието или архива най-малко пет години.
Дневник за движение на пътни листи: как да ги използвате
Законът задължава фирмите и предприемачите, които използват превозни средства от различни категории в дейността си, да издават пътни листове (PL) на водачите - документи, даващи право да ги управляват. Той записва информация за маршрута, оставащото гориво и движението, показанията на скоростомера, характеристиките на работния процес (например броя на повдиганията на товара), времето на тръгване на работа и пристигане в гаража. Големите и автотранспортни предприятия практикуват ежедневно издаване на пътни листове. Малките организации, чиято дейност не е свързана с автомобилния транспорт, могат да издават пътна бележка за шофьори до 1 месец. Но независимо от честотата на издаване на ваучери, те трябва да бъдат записани в бордовия дневник на подводницата.
Изисквания за попълване на дневника
Формуляр № 8 е дневник на заглавна страницакойто посочва името на фирмата, нейния статут и период на покритие. Самият дневник представлява таблица, в която се вписва информация за всички пътни листове, издадени от фирмата. Дори ако някой от тях е неправилно попълнен и повреден, той се прикрепя към дневника с маркировка „Развален“ и номерът му трябва да бъде вписан в общ хронологичен ред в дневника.
Подобно на много регистрационни книги, дневникът има непрекъснато номериране на листове, зашит е, заверен с подписа на ръководителя и печата на организацията (ако има такъв). Отговорността за попълването на документа и верността на информацията в него се носи от служителя, на когото е възложено да изпълнява тази работа със заповед на ръководството или в съответствие с служебни задължения. Пътен дневник, форма 8, можете да изтеглите по-долу. Изглежда така:
Всички полета на този формуляр са задължителни за попълване. В тях се отразяват в хронологичен ред информация за регистрационния номер, датата на издаване, трите имена на водача, на когото е издадена и неговия потвърждаващ подпис. При връщане на пътния лист се прави бележка за датата на връщането му и се потвърждава от подписа на експедитора, който приема листа и го предава на счетоводителя за обработка. Счетоводителят потвърждава и предаването на ваучерите с подпис при получаване.
Дневник за пътуване: примерно попълване
Дата на издаване |
Шофьор |
Номер на гаража на автомобила |
Забележка |
|||||
шофьор при получаване на книжка |
диспечер и дата на приемане на писмото и документите от водача |
счетоводител и дата на приемане на писмото |
||||||
Сергеев Антон Михайлович |
шофьорска картина |
подпис на диспечер |
13.01.2017 г. подпис на счетоводителя |
попълнени за конкретни маршрути и др. |
||||
Першин Андрей Викторович |
шофьорска картина |
подпис на диспечер |
13.01.2017 г. подпис на счетоводителя |
Предприятията и бизнесмените имат право да допълват таблицата с колони различна информация, което се счита за необходимо. По този начин много компании въвеждат информация за маршрута на превозното средство, доставена стока, пробег на превозното средство, разход на гориво и др.
Значението на този счетоводен документ се определя и от факта, че той е едно от потвържденията за експлоатацията на превозните средства на компанията и следователно разходите за гориво, което позволява да се намали данъчната основа чрез намаляване на съответните плащания. В допълнение, дневникът, записващ достъпа на водачите до линията и информация за работното време, служи като основа за начисляване заплатифирмени шофьори.
Превозът на товари е цяла индустрия. Тя стана особено толкова в модерен свят. Почти всяка организация притежава превозни средства.
Тук не става въпрос само за спедиторски компании, чиято работа е да доставят стоки. Те включват куриерски компании и компании, произвеждащи/продаващи хранителни продукти, битова химияИ така нататък.
Освен това всяка организация разполага с поне един служебен автомобил.
Отчитане и контрол на разхода на гориво и предназначението на автомобилите
За да следите разхода на гориво и да записвате пробега (пробега) на превозното средство, в документооборота се въвежда пътен лист. Той съдържа всички данни, необходими за този контрол. Формата му е с утвърден образец.
Основните разлики по вид на ваучера са за какъв вид транспорт се издава: товарен или пътнически. За пътнически автомобилтози документ е в по-опростена форма. Това се дължи на факта, че товарът може да се транспортира с превозни средства с ремаркета. Информация за ремаркета също е посочена в туристическия пакет.
В допълнение, за тежкотоварни превозни средства крайната дестинация (мястото на разтоварване) винаги е известна. Той се вписва при напускане.
За разлика от това, леките автомобили често променят и допълват маршрута своевременно (в периода на пътуване). Следователно данните за движение се въвеждат, докато се движите (всъщност). Това означава, че общият пробег не може да бъде определен предварително. Следователно е невъзможно да се предвиди какъв ще бъде разходът на гориво на ден.
Последното правило важи и за камионите. И въпреки че можете да изчислите своя пробег с помощта на карта (навигатор, GPS), той може да бъде променен (увеличен). Това може да се дължи на непредвидени препятствия по маршрута.
Такива препятствия могат да бъдат: ремонтни и строителни работи на пътя, пътнотранспортни произшествия, блокиране на пътя от пътни инспектори и др.
Това означава, че разходът на гориво също може да бъде по-висок от планирания.
Всички данни по пътните листи се изпращат в счетоводния отдел за обработка. За да не се затрупва счетоводната работа с документи, в офисната работа се въвежда дневник на билетите за пътуване. Тази книга е необходима и за регистриране на всички напускания (влизания) на превозни средства от територията (на територията) на предприятието. Това ще избегне неоторизирано (неправилно) използване на транспорт.
Данни от регистрационния файл
Тази книга позволява вписвания в свободна форма. Но въпреки това има необходими задължителни споменавания.
а именно:
- Сериен регистрационен номер;
- Уникален номер на ваучер;
- Дата на издаване;
- Държавен регистрационен номер на автомобила;
- Номер на ремаркето (ако има такъв);
- Час на напускане на предприятието;
- Време за връщане до автобаза.
Освен това можете да въведете данните, посочени в началото. Това ще позволи на счетоводителите да прехвърлят само списанието, а не куп бонове.
Ако срещнете някакви затруднения при създаването на необходимите колони в журнала, можете да се свържете с нашите специалисти или да използвате връзките към образци.
По-долу има стандартен формуляр и примерен дневник за пътуване, чиято версия може да бъде изтеглена безплатно.
През 2017 г. откъде мога да изтегля актуалния формуляр за пътния дневник на пътните листове по образец № 8? Промени ли се формата на това списание? Ето актуален формуляр и образец за попълване на дневника за 2017 г.
Необходимо ли е да се води дневник?
Автотранспортни компании, както и други организации и индивидуални предприемачиТези работещи превозни средства, разходите, например за бензин, трябва да бъдат подкрепени с оправдателни документи. Основните първични счетоводни документи, които определят показателите за ефективност на превозните средства, са пътните листове. Товарните листове се използват и за изчисляване на заплатите на шофьорите и извършване на плащания за превоз на товари. См. " ".
Моля, имайте предвид, че ако предоставяте услуги по отделни договори за превоз, тогава по искане на Министерството на транспорта трябва да водите дневник на пътните листове. Например, съгласно унифициран формуляр № 8. Това е предвидено в параграф 18<Обязательных реквизитов>, одобрен Заповед на Министерството на транспорта на Руската федерация от 18 септември 2008 г. N 152.
Ако не участвате в платен транспорт и например вземете стоки от продавача със собствен транспорт, тогава не сте длъжни да водите дневник. Въпреки това си струва да се признае, че дневникът е удобен за вътрешен контрол върху движението на листовете. Винаги можете да определите на кого и коя пътна бележка е издадена и дали е предадена навреме в счетоводството. Това е важно за навременното изчисляване и отчитане на разходите за горива и смазочни материали, особено през 2017 г.
Журналът е предназначен за следене на движението на пътните листове. С него можете да проследите на кои от водачите и кога са издадени пътните листове и дали са ги предали навреме в счетоводството.
Формат на журнала: собствен или държавен
За да контролира движението на издадените товарителници, организацията може да води дневник за движението на пътни листове във формуляр 8, одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 28 ноември 1997 г. № 78. Въпреки това, бихме искали да подчертават, че от 1 януари 2013 г., във връзка с влизането в сила на Федералния закон „За счетоводството“ от 6 декември 2011 г. № 402-FZ, унифицираната форма вече не е задължителна.
Организация или индивидуален предприемач има право да разработи своя собствена форма на дневник или да допълни унифицираната с необходимата информация, при условие че всички точки на унифицираната форма са в задължителенще бъдат запазени.
По правило дневникът се издава за период не повече от 1 година, но ако е необходимо, този период може да бъде намален до 1 месец. Пътният дневник е първичен документ, а срокът му на годност е минимум 5 години.
Примерен дневник
Да преминем към документите и примерите. Като начало можете да преместите товарителници № 8.
Алгоритъмът за попълване на дневника е прост и се свежда до следното: информацията за всички пътни листове, издадени от организацията, се въвежда в дневника за записване на издаването на пътни листове. Всички изключения от в такъв случайне е предоставено. Журналът е с непрекъсната номерация и се води в хронологичен ред. След като дневникът е напълно попълнен, той се зашива, запечатва и подписва от мениджъра.
Поддържане в в електронен формат
В законодателството няма забрани за водене на дневник за движението на пътни листи в електронен вид. Можете да водите електронен дневник навсякъде удобна форма: в Excel, 1C, облачна програма и др. Желателно е това списание, ако е необходимо, да може да бъде отпечатано.
- на датата на издаване на пътния лист на водача;
- на датата на приемане на пътния лист от водача;
- на датата на предаване на пътния лист в счетоводството.
Всички организации, които използват превозни средства в работата си, трябва да водят дневник на пътните листове. Задължителна ли е унифицирана форма на пътен дневник? Какъв е срокът за съхранение и как се попълва? Ще намерите отговори на горните въпроси, както и примерен пътен дневник на пътни листове в нашата статия.
Общо понятие за пътен лист
Организациите и индивидуалните предприемачи, които използват в работата си превозни средства от различни категории, са длъжни да издават пътни листове на водачите. Пътният лист е документ, който дава право на водача да използва превозно средство. Той показва информация за маршрута, разхода на гориво и работата на водача.
ЗАБЕЛЕЖКА! От 01.03.2019 г. пътният лист се издава само за смяна или за полет, което от двете е по-дълго. Невъзможно е да се състави пътен лист за един месец.
За да разберете дали има специфични характеристики на пътния лист, издаден от индивидуален предприемач, прочетете статията „Какви са характеристиките на товарителницата за индивидуални предприемачи (формуляр)?“ .
Обща информация за дневника за движение на пътния лист
За да се контролира движението на издадените товарителници, трябва да се води дневник за движението на пътните листове във формуляр 8, одобрен с Решение на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 28 ноември 1997 г. № 78. Въпреки това, от 01.01. 2013 г. във връзка с влизането в сила на Закона „За счетоводството“ от 6 декември 2011 г. № 402-FZ унифицирани формивече не са задължителни.
Следователно организация или индивидуален предприемач може да разработи своя собствена форма на товарителница или да допълни унифицираната с необходимата информация. Решението за приетата форма на регистъра на товарителниците се определя със заповед. Приложението му може да се уточни и в счетоводната политика.
Прочетете как се издава такава заповед.
По правило дневникът се издава за период не повече от 1 година, но ако е необходимо, този период може да бъде намален до 1 месец. Пътният дневник трябва да се съхранява най-малко 5 години.
Процедурата за попълване на дневника за движение, регистриране и издаване на пътни листове
Дневникът за движение, регистрация и издаване на пътни листове се състои от две части:
- Заглавна страница, на която е изписано името на организацията или индивидуалния предприемач, кодът OKPO, както и периодът, за който е попълнен дневникът.
- Табличната част, която посочва:
- номер на пътния лист и дата на издаване;
- данни за водача и личен номер;
- гаражен номер на автомобил;
- подписи на лицата, отговорни за поддържането на дневника:
- водач - за получаване на пътен лист;
- диспечер (служител, изпълняващ неговите функции) - за получаване на документи от водача;
- счетоводител - за проверка и приемане на пътния лист за счетоводство.
При необходимост се прави и бележка.
Информацията за всички издадени пътни листове се въвежда в дневника за издаване на пътни листове. В този случай няма изключения. Журналът е с непрекъсната номерация и се води в хронологичен ред. След като дневникът е напълно попълнен, той се зашива, запечатва и подписва от мениджъра.
Воденето на дневника се възлага на служител, назначен със заповед на ръководителя, или на служител, в трудов договоркойто определя отговорностите за поддържане на пътен дневник.
Отговорностите за попълване на пътни листове и техния дневник могат да бъдат прехвърлени на друго юридическо лице или индивидуален предприемач въз основа на договор за услуга. В този случай отговорностите за попълване на товарителници и техния дневник се възлагат на служителите на съответния контрагент.
Изтеглете примерен дневник на товарителници (формуляр 8)
Много организации срещат определени трудности при попълване на дневник за пътуване. За удобство на читателите сме подготвили образец за попълване на дневника за пътуване, който можете да изтеглите, като кликнете върху връзката.
Резултати
Дневникът на товарителницата трябва да бъде попълнен за организации и индивидуални предприемачи, които използват превозни средства в работата си. Това е един от документите, който потвърждава разходите за гориво, взети предвид при определяне на данъчната основа за платения данък върху доходите. В допълнение, дневникът служи като източник на информация за изчисляване на заплатите на водачите на организацията, тъй като отразява подробно информацията за тяхната работа.
Дневникът на товарителницата е първичен документ и срокът му на съхранение е минимум 5 години. Пример за дневник Нека преминем към документите и примерите. Като начало можете да изтеглите формата на дневника за движение на товарителници № 8. Алгоритъмът за попълване на дневника е прост и се свежда до следното: информацията за всички пътни листове, издадени от организацията, се въвежда в дневника за отразяване на издаване на пътни листове. В този случай няма изключения. Журналът е с непрекъсната номерация и се води в хронологичен ред. След като дневникът е напълно попълнен, той се зашива, запечатва и подписва от мениджъра. Поддържане в електронен вид В законодателството няма забрани за поддържане на дневник за движение на пътни листове в електронен вид. Можете да поддържате електронен дневник във всяка удобна форма: в Excel, 1C, облачна програма и др.
Онлайн списание за счетоводители
Закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ в чл. 9. Алгоритъм на действията:
- зачертайте невярна информация с един ред;
- до корекцията се прави запис „Коригирано“;
- посочен е надпис с верните данни;
- трябва да се посочи датата на коригиращите действия;
- Всеки случай на корекция трябва да бъде потвърден със собственоръчен подпис на отговорното длъжностно лице.
Саморазработена форма Ако предприятието използва независимо разработени шаблони на документи за отчитане на гориво и смазочни материали, тези формуляри трябва да бъдат отразени в два местни акта на организацията:
- счетоводна политика;
- заповед за утвърждаване на първоначалната форма.
В заповедта за утвърждаване на образец на пътен лист или дневник на пътен ваучер трябва да се впише информация за организацията, номер на документа и дата на изготвянето му.
Как се осчетоводяват пътните листи?
Дневник на товарителници, образец за попълване Формата на дневника е одобрена с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 28 ноември 1997 г. № 78, но все още е в сила и съдържа задължителните данни, необходими за счетоводен и данъчен контрол, както и за по-нататъшно изчисляване на заплатите на шофьорите. Задължителната информация включва:
- информация за номера и датата на издаване на пътния лист;
- информация за водача, неговия личен номер;
- гаражен номер на превозното средство (обикновено присвоен в държавни институции, но частните компании не правят това, така че е допустимо да не се попълва съответната колона).
Записите във формуляра се потвърждават от трима служители наведнъж:
- самият шофьор;
- този, който е въвел информацията (например диспечерът);
- както и счетоводителя, получил документа.
Присвояване и попълване на пътния дневник по образец 8
внимание
За да направите това, в пътния лист се прави бележка за собствеността на определен автомобил от служителя. Журнален формуляр № 8 е унифициран, от него не могат да се изтриват редове или блокове. Предприятията имат право да разширяват списъка с показатели, посочени в документа.
важно
Системата за следене на движението на пътните листове може да бъде оптимизирана чрез въвеждане на електронно регистриране на формулярите. Автоматизирането на процедурата ви позволява да намалите времето, прекарано от служителите в работа с документи, и минимизира рисковете от изтичане на информация. Можете да осигурите функционалността на електронното управление на документи в сегмента на транспортното счетоводство, като използвате специализирани програми или аутсорсинг услуги.
МЕЖДУ ДРУГОТО, данъчните власти, представители на инспекция по трудаи служители на КАТ.
Попълване на пътния дневник
- регистрационни табели на превозни средства;
- подпис на водача, получил попълнения пътен лист.
- водачът, който потвърждава получаването на пътния лист;
- диспечер или друг упълномощен служител, който получава билети от шофьорите в края на смяната;
- счетоводител, който с подписа си трябва да удостовери правилността на попълването на документа и факта на приемането му за счетоводство.
- попълнете хартиена версия на списанието;
- поддържа таблици в Excel;
- ограничете се до попълване на формуляра в програмата 1C.
Информация
Трите имена на водача, на чието име е издаден талонът;
При връщане на ваучера се прави съответен запис в дневника. Датата на връщане трябва да бъде посочена, потвърдена с подписа на отговорния диспечер. Формуляр 8 трябва да съдържа подписите на следните длъжностни лица:
Формуляр 8 или ваш собствен шаблон за списание може да бъде отпечатан и подвързан от служители на компанията или поръчан от печатница.
Пътен дневник: форма 8
За ситуации с пътуващи по работа основното изискване на регулаторните органи за издаване на пътна бележка е способността да се вземат предвид работно времеи отразява обективно разходите за гориво. ПОМНЯ! Показанията на скоростомера трябва да бъдат включени в пътните листове преди напускане в началото на смяната и след приключване на работа. Стойностите в края на деня и сутринта на следващия ден трябва да са еднакви.
В зависимост от формата на документа, счетоводителят може да отпише гориво и смазочни материали въз основа на действителния разход на гориво или според установените стандарти. Пътните листове дават право на водачите да управляват конкретно превозно средство в работно време. Във формуляра се посочва очакваният маршрут, оставащото гориво и данните от скоростомера.
Допълнително въвеждат информация за спецификата на работните дейности и началния и крайния час на работния ден. ЗАБЕЛЕЖКА! Товарните листове не се попълват, когато горива и смазочни материали се консумират в инструменти.
Правила за попълване на дневника за пътуване
Информацията се въвежда при запазване на хронологията на изпълнение на документа. Счетоводният дневник се характеризира с непрекъсната номерация. Книгата трябва да бъде подвързана и заверена с подписа на директора на предприятието. Подписът се подкрепя от печата на организацията. Това е необходимо, за да се гарантира безопасността на документа и да се предотвратят опити за унищожаване на отделни листове от книгата.
Ръководителят на институцията със заповед назначава лице, което ще отговаря за поддържането на дневника.
Каква е процедурата за попълване на пътния дневник?
Забрана за водене на дневници за осчетоводяване на ваучери в електронен формат в законодателна рамкане е предоставено. Предприятията имат право самостоятелно да решават как да организират счетоводството:
Основното изискване е спазването на формата на документа, наличието на задължителни реквизити и възможността за бързо отпечатване на попълнените страници на формуляра. Основна документация Дейностите за наблюдение на разхода на гориво и валидността на отписването на гориво се извършват със задължителното изготвяне на пътни листове и дневник за тяхното отчитане, формуляр № 8.
Формулярите са одобрени от Комитета за държавна статистика с Резолюция № 78 от 28 ноември 1997 г. Правилата за попълване на документи са дадени в Заповед на Министерството на транспорта от 18 септември 2008 г. № 152.
Електронен пътен дневник
Процедурата за попълване на пътния дневник, регистрация и издаване на пътни листове Дневникът на трафика, регистрация и издаване на пътни листове се състои от 2 части:
- Заглавна страница, на която е изписано името на организацията или индивидуалния предприемач, кодът OKPO, както и периодът, за който е попълнен дневникът.
- Табличната част, която посочва:
- номер на пътния лист и дата на издаване;
- данни за водача и личен номер;
- гаражен номер на автомобил;
- подписи на лицата, отговорни за поддържането на дневника:
- водач - за получаване на пътен лист;
- диспечер (служител, изпълняващ неговите функции) - за получаване на документи от водача;
- счетоводител - за проверка и приемане на пътния лист за счетоводство.
При необходимост се прави и бележка.
Изтегляне на електронен пътен лист
Въпреки стандартната форма на дневника, законодателството позволява разработването и поддържането на собствен счетоводен дневник и добавянето на нови елементи към него, които организацията счита за необходими, но при условие, че елементите, посочени в одобрения формуляр, трябва да бъдат предоставени без провалят се. Това трябва да се вземе предвид, за да се спазват правилата за извършване на плащания между компанията и клиента, както и за контрол на извършената от водача работа и изчисления на заплатите. Воденето на дневник е много полезно големи предприятия, тъй като след подаване на доклада на данъчни власти тази информацияви позволява значително да намалите данъчните плащания на организацията.
Ако дневникът е попълнен неправилно с редица идентифицирани грешки, тогава всички разходи за горива и смазочни материали ще се считат за невалидни по време на проверка от данъчната служба.
Възможно ли е да се води пътен дневник в електронен вид?
На обратната страна трябва да бъде подпечатан и подписан от управителя и главния счетоводител. В съответните колони се посочват имената и длъжностите на лицата, отговорни за поддържането и изготвянето на дневника, както и техните подписи. Табличната част се състои от 9 колони:
- Пореден номер на пътния лист.
- Дата на издаване.
- Лична информация на водача.
- Личен номер.
- Шофьорски гаражен номер и марка на автомобила.
- Подпис, потвърждаващ получаването на листа от водача.
- Подпис на диспечера и дата на получаване на пътния лист и другите документи на водача.
- Подпис на счетоводителя и дата на получаване на ведомостта.
- Забележка.
В дневника трябва да се посочи информация за всички издадени товарителници, независимо от формата им.
Поредните номера на формулярите трябва да са непрекъснати.