1 ettevõtte 8.3 ostja tellimusega. Varude reserveerimine "1C: Väikeettevõtte juhtimine"
Vormi standardi kasutuselevõtt, mis omakorda määratleb ametliku kirja vormile esitatavad nõuded, tulenes vajadusest ühtlustada selle registreerimise protsess, mis võimaldab:
- korraldada kirjaplankide tsentraliseeritud tootmist;
- vähendada trükitööde maksumust;
- vähendada kirjade kirjutamise ja vormindamise tööjõukulusid;
- kergus visuaalne otsing vajalik teave;
- avardada arvutus- ja organisatsioonitehnoloogia kasutamise võimalusi kirjade töötlemisel.
Näidisvorm on aluseks igat tüüpi juhtimisdokumentatsiooni vormide ja mallide kujundamisel. Iga detaili asukoha näidisvormidele eraldatud ala vastab selle detaili optimaalsele mahule trükitähtedes.
Kuidas kirjutada ametlikku kirja
Sageli näeb ametliku kirja vorm välja nagu paberileht, millele on tüpograafilisel meetodil trükitud püsivad üksikasjad. Siiski sisse Hiljuti, tüüpvorme kasutatakse üha vähem, kuna kiri kõigega vajalik registreerimine, saab printida printeri abil.
Ametlik kiri koosneb "raamist", põhitekstist, mis sisaldab teavet adressaadi kohta, saatva ettevõtte lühendatud või täisnime, selle telegraafi- või postiaadressi, faksi- ja telefoninumbrit, telegrammi või kirja numbrit, sai kirjavahetuse põhjuseks. Tüüpvormid määravad teatud dokumentatsioonisüsteemi kuuluvate dokumentide väljade suurused ja vormingud, samuti on olemas näidisstruktuurne ruudustik, reeglid ja selle asukoha üksikasjad.
Avatud vorm:
- Kirja vorm ja kujundus
- Üldised kirjutamise reeglid
- Meilide koostamine
- Summeerida
Ettevõtja peab pidama aktiivset kirjavahetust nii ametnikega (näiteks valitsusasutuste esindajad) kui ka “poolametlikega” - partneritega, töövõtjatega, vabakutseliste spetsialistidega jne. Kirjaliku suhtlemise oskus areneb üsna kiiresti, kuid alguses võid teha palju vigu ja jätta adressaatidele mitte just kõige meeldivama mulje.
Info
Selles artiklis räägime nii tavaliste ärikirjade (paberkandjal) kui ka elektrooniliste sõnumite kirjutamise funktsioonidest. Kirjaplank ja kujundus Kasutage kindlasti oma ettevõtte kirjaplanke.
See jätab alati mulje ja suurendab "vestluskaaslaste" lojaalsust.
Kuidas koostada ametlikku kirjavormi?
See rida määrab, kas inimene avab sissetuleva sõnumi. Kui kirjutate kellelegi, keda te ei tunne, peaksite proovima leida huvitava pealkirja.
Kuid ärge üle pingutage – teemad nagu "Kiireloomuline!!! Unikaalne pakkumine, avatud kohe!” Need tekitavad vaid soovi kiiresti klõpsata ülaosas asuval prügikastiikoonil. Pealkiri peaks koosnema 3-5 sõnast ja kajastama sõnumi sisu.
- Kui te ei ole adressaadiga tuttav, kirjeldage lühidalt, kes te olete ja kuidas te temast teada saite.
Ilma selle vajaliku sissejuhatuseta võidakse sõnum lugeda rämpspostiks ja kohe kustutada. - Ärge keelake seadistustes tsiteerimist – lase eelnev kirjavahetus kuvada allpool, lõike all.
- Ekraanilt lugemine on kahtlane nauding. Paberkirja saab kätte ja ainuüksi seetõttu tajutakse seda teadvuseta tasandil tõsisemalt kui elektroonilist.
Blanker.ru
See "elustab" suhtlust – emotikone ekraanil (isegi ärisõnumis) tajutakse üsna positiivselt. Loomulikult ei saa neid kasutada "paber" tähtedes.
- Kindlasti kirjutage alla.
IN meilid see koosneb tavaliselt 3-6 reast ning sisaldab saatja ees- ja perekonnanime, ametikohta, ettevõtte nime, veebisaidi aadressi ja kontakttelefoni. Allkirja näidis: Lugupidamisega Ivan Ivanov http://site.com. Pakume teile ärikirja näidist. Kokkuvõte Kuigi kõik on üsna lihtne, pole õigesti kirjutatud ärikirjade näiteid nii palju.
Ettevõtjad satuvad kujunduses regulaarselt segadusse, kasutavad ebaõigeid aadresse ja unustavad olulised nüansid.
Teenuskirja üksikasjad
Siin on rohkem valikuid:
- "Austusega", "Lugupidamisega";
- "Parimate soovidega";
- "Lootus jätkuvale koostööle";
- "Meil on alati hea meel teile teenust pakkuda";
- jne.
Ühesõnaga, viimase fraasi valik on maitse asi. Ärikirjanduse eetika Isegi ärikirjas esinev looritatud põlgus ei jää märkamata. Loomulikult ei saa te sel juhul enam loota positiivsele või isegi võrdsele suhtumisele endasse. Järeldus on ilmne: ära anna emotsioonidele järele ja hoia end piirides ka siis, kui kingisaaja sind tõesti tüütab.
Pöörake alati tähelepanu sõnumi toonile. Eriti ettevaatlik peaksite olema keeldumist sisaldava kirja koostamisel. On äärmiselt ebamõistlik alustada sellist sõnumit ühel või teisel kujul kategoorilise "ei"-ga - see tekitab inimeses tunde, et ta on lihtsalt saadetud.
Kuidas kirjutada organisatsioonile ametlikku kirja?
Organisatsiooni tellimuses (või kontoritöö juhendis) tuleb täpsustada vormide tüüp, nende täitmise standardid ja kujunduselemendid. Ärikirjade vormide põhinõuded leiate dokumendist GOST 2003 “Nõuded dokumentide vormistamisele”.
Ettevõtte põhiteave on soovitatav vormile "pigistada":
- nimi (ja lühendatud nimi);
- tegelikud ja postiaadressid;
- E-posti aadress;
- Kontakttelefonid;
- Veebilehe aadress.
See ei ole nõutavate andmete loend, vaid ainult näidisloend. Soovi korral saab midagi lisada või välja jätta.
Kuidas ärikirju õigesti kirjutada ja vormistada
Tähtis
Võib öelda, et ametlik kiri koosneb kirja ja põhiteksti “raamist” ning sisaldab lisaks põhitekstile teavet adressaadi kohta: saatva organisatsiooni täielik ja lühendatud nimi, selle posti- ja telegraafiaadress, telefoni-, faksi- ja teletaibinumbrid. , kirja või telegrammi number, mis oli kirjavahetuse põhjuseks, ja palju muud. Vormid võivad olla nii nurk- kui ka pikisuunalise detailide paigutusega.
Tähelepanu
Vormi kujundus peab vastama tehnilise esteetika põhimõtetele, mis omakorda avaldab positiivset mõju selle sisu tajumisele. Arvestades kinnisvara inimese silm lihtsam parandada ülemine osa mis tahes objekti puhul tuleks dokumentide koostamisel muuta nende ülemine osa küllastumaks ja alumine osa "stabiilsemaks".
Organisatsiooni ametliku kirja näidis
Kui puudutate selles mitut teemat, peaksid need olema omavahel tihedalt seotud. Kui teil on vaja sama organisatsiooniga ühendust võtta mitmel erineval teemal, on parem kirjutada igaühe jaoks eraldi kiri.
Kirjakeel Ärikirjavahetuse stiil on "kerge" ametlik asjaajamine. Fraase on võimalik ja vajalik standardida, kasutada mõningaid klišeesid ja klišeesid, kuid seda kõike ei soovita taandada kuivaks bürokraatiaks. "
Elavat keelt tajutakse alati lihtsalt ja soodsalt. Loomulikult peab äriline kirjutamine vastama etiketi normidele (millest tuleb juttu allpool), kuid küsimuse olemus tuleks selgelt ja lühidalt välja tuua.
Ametlik kiri: olemasolevad tüübid, disainireeglid
Näidisvormide standardid kehtestavad ühtsesse dokumentatsioonisüsteemi kuuluvate dokumentide väljade vormingud ja suurused, samuti näidisvormi struktuurse ruudustiku koostamise nõuded, üksikasjad ja nende asukoha reeglid. Ühtsesse dokumentatsioonisüsteemi kuuluvad dokumendid koosnevad kolmest põhiosast, mis asuvad selgelt piiritletud aladel. Dokumendi selline paigutus tagab selle teksti vajaliku tajumise kiiruse. Üksikasjad on kohustuslikud omadused, mis on kehtestatud seaduse või määrustega üksikud liigid dokumente. Organisatsiooni- ja haldusdokumentide vormide detailide koosseis ja paigutus peab vastama asjakohastele standarditele. Varem reguleeris neid standardeid GOST 6.38-90, praegu kasutatakse GOST R.30-2003.
Juristide kataloog
See on osa organisatsiooni sissetulevate ja väljaminevate dokumentide voogudest. Ärikirju on mitut tüüpi: reklaam, kommertsgarantii, katte-, teabe-, nõude-, juhend- jne.
Ärikirjavahetuse kultuur eeldab, et ettevõtja oskab selliseid dokumente korrektselt vormistada. Eelnevalt koostatud kirjavorm võib selles aidata.
Ta teenib visiitkaart oma stiili demonstreeriv ja soodsat kuvandit loov ettevõte. Korralikult sooritatud ärikirjavahetus võimaldab adressaadil vastu võtta täielik teave saatja kohta muudab selle range stiil teabe ametlikuks ja lihtsustab hilisemat dokumentatsiooni kasutamist. See on eriti oluline esialgne etapp ettevõtte arengut, kui reklaamikulud on veel piiratud, kuid juba on vaja luua positiivne kuvand ärikeskkonnas.
Ametlik kiri organisatsiooni kirjaplangil
Tähevormi detailide asukoht (nurgaversioon) (mõõtmed on näidatud millimeetrites) Joon. 2. Tähevormi detailide paigutus (pikiversioon) (mõõtmed on näidatud millimeetrites) Töötlemiseks kõige mugavam ja leheruumi kasutamise seisukohalt ökonoomsem on nurgavorm. Sel juhul Parem pool lehe ülaossa saab paigutada andmed “Adressaat”, “Resolutsioon.” Pikisuunalist kirjavormi on soovitatav kasutada juhtudel, kui organisatsiooni nimi sisaldab suur hulk trükitud tähemärgid võivad olla näiteks juhul, kui vormi üksikasjad on esitatud kahes või enamas keeles. Sel juhul tuleks üksikasjad trükkida vasakule vene keeles ja paremal riigikeeles samal tasemel.
Iga organisatsioon, olgu see siis riigiettevõte, väike kauplus või tohutu valdusettevõte, on varem või hiljem vaja kirjavahetust sõlmida. Selleks pead oskama õigesti kirjutada, vormindada ja saata. ärikiri. Selles artiklis analüüsime ärikirjade tüüpe ja räägime selle dokumendi põhidetailide ettevalmistamisest.
Esiteks määratleme, mis tüüpi ärikirjad on olemas. Olenevalt sellest erinevad ju kirjade kirjutamise reeglid: mida kirjutada, kuidas kirjutada, kellele kirjutada jne.
Saate loetleda mitukümmend ärikirja tüüpi, kuid kõige levinumad on:
- infopost;
- kaaskiri;
- kirjalik lubadus, kirjalik tõotus;
- tänukiri;
- kaebus;
- nõue;
- pakkumine (mitte kaubanduslik);
- kommertspakkumine;
- kutse;
- õnnitlused;
- vabandus;
- sõnum;
- avaldus;
- kinnitamine;
- hoiatus;
- teatamine;
- meeldetuletus;
- soovitus;
- keeldumine;
- tellida;
- taotlus;
- viide;
- taotlus;
- tööpakkumine.
On veel üks eraldi kirjade kategooria - need on kohtukirjad. Me ei võta neid arvesse, kuna selliste kirjadega tegelevad ainult advokaadid ja nad teavad nende kirjutamisest palju. Kõik, mida peavad teadma kõik teised organisatsiooni töötajad, eriti need, kes töötavad postiga: kui satute sellisele kirjale (sellele on märgitud “kohtulik”), salvestage nii ümbrik kui ka kiri.
Ärikiri: struktuur
Ärikiri erineb muu hulgas tavalisest kirjast selle poolest, et sellel on selge struktuur, mis koosneb järgmistest osadest:
- Sihtkoht.
- Kirja teema.
- Pealkiri või kaebus.
- Sissejuhatav osa.
- Põhiosa.
- Lõpuosa.
- Rakendus (kui see on saadaval).
- Allkiri.
- Täitja.
See on kõige levinum ärikirjade vorming, kuid loomulikult saab mõnda punkti muuta.
Sihtkoht
See on see, kellele me kirja kirjutame. Siin saate märkida ettevõtte nime, selle direktori või ametniku nime, kellega parajasti kirjavahetust olete. Kui ärikiri saadetakse organisatsioonile esimest korda, on adressaat peadirektor. Kirja saab ka saata tavalisele inimesele – üksikisikule. Saajaid võib olla mitu, kuid parem on mitte panna rohkem kui viis. Sel juhul oleks õigem teha.
Olenevalt sellest, kellele kirja saadame vormistame andmed erinevalt.Kui adressaadiks on ettevõtte juht, siis kõigepealt tuleb märkida tema ametikoht, seejärel ettevõtte nimi ja initsiaalid koos perekonnanimega ja kõik ülaltoodust peaks olema daatiivi käändes.
tegevjuhile
OÜ "Energotras"
O.R. Zazublin
Kui kiri on adresseeritud kindlale inimesele ettevõttes tuleb esmalt kirjutada nimetavas käändes organisatsiooni nimi, seejärel isiku ametikoht, initsiaalid ja perekonnanimi, daatiivses käändes:
CJSC "Butil-Express"
Tootmise juht
R.N. Taburetkin
Kui kiri saadetakse organisatsioonile ilma konkreetse adressaadita, märkige organisatsiooni nimi nimetavas käändes:
OJSC "Mystic Pro"
Kui ärikiri on mõeldud üksikisikule, kirjutage esmalt perekonnanimi daatiivses käändes, seejärel initsiaalid ja järgmistele ridadele - postiaadress, kuhu kiri saadetakse. Kui postiaadress on teadmata ja dokument on plaanis muul viisil edastada, jätame ainult perekonnanime ja initsiaalid:
Komarova S.V.
St. Polevaja, 5, apt. 457,
Moskva, 123456
Lõppu pole vaja punkti panna ega fonti muuta, see peaks olema sama, mis kirja tekst. Atribuudi „Adressaat” tekst on joondatud paremale.
Kirja teema
See kokkuvõte kirju. Peate selle kirjutama põhiteksti kohale.
Teatud dokumentides ei pea te kirja teemat märkima, nimelt: teade, kaebus, nõue, õnnitlused, garantiikiri või hoiatus. Kõigi loetletud dokumentide pealkirjas tuleks kirja tüüp lisada, ainsaks erandiks on õnnitlused.
Teema tekst ei tohiks ületada 50 tähemärki; peate kirjutama väga lühidalt, kuid samal ajal selgelt aru saama, millest räägite see dokument. Sageli võib teemat väljendada 2-3 sõnaga, näiteks “Teabepäring” või alustada eessõnaga “umbes” ja kirjutada eessõna käändes.
Teema font võib olla kehafondist ühe punkti võrra väiksem, kuid mitte rohkem ja see pole vajalik. Joondamine tuleks jätta.
Näiteks:
Organisatsioonide eriolukordades tegutsemise korra koordineerimisest
Infonõue
Pealkiri või aadress adressaadile
Pealkiri või üleskutse kirjutatakse keskele, üks tühi rida kirja teemast.
See võib olla kirja pealkiri, mis sisuliselt asendab teemarida. Enamasti kehtib see kaebuste, nõuete, garantiikirjad, avaldusi, hoiatusi või märkusi. See võib olla ka isiklik pöördumine kirja adressaadi poole.
Kui kirjutate pealkirja, on parem sisestada see suurtähtedega ja asetada see keskele. Pealkirja pole vaja suurema kirjaga esile tõsta, see peaks olema täpselt sama, mis põhitekst. Saate muuta fondi paksuks:
TEATIS
NÕUE
Aadresside puhul tuleks alustada sõnaga “Kallis”, seejärel adressaadi nimi ja isanimi:
Kallis Galina Viktorovna!
Kallis Jevgeni Borisovitš!
Kui isiku nimi ja isanimi on teadmata, ei asendata neid initsiaalidega, vaid kirjutatakse järgmiselt:
Lugupeetud härra Petrov!
Lugupeetud proua Lisitsyna!
Kui ärikiri saadetakse organisatsioonile, mille juhi perekonna- ega ees- ega isanime te ei tea, kirjutage neutraalselt “Lugupeetud kolleegid” või “Austatud härrad”. Ärge unustage panna lõppu hüüumärki, kuid ainult ühte, te ei pea neid kolm või enam korda panema, näidates oma austust, see näeb täiesti lapsik välja.
Kirja tekst
Kirja tekst on jagatud kolmeks osaks: sissejuhatus, põhiosa ja kokkuvõte. See ei pea olema kolm lõiku, võib-olla rohkem. Iga tekstiosa läheb sujuvalt üle üksteiseks. Kui teie organisatsioonil puudub kirja sisu kirjutamiseks korporatiivne font, siis on parem valida font Arial või TimesNewRoman, valida kas 12 või 14 font. Kirjutamist tuleks alustada punasest joonest, joondades seda laiuse järgi. Tekst tuleb laiuselt joondada. See võib koosneda lihtsatest või keerukatest lausetest ning igaühel neist peab olema mingisugune mõte ja see ei tohi olla tühi. Äriline kõnestiil ei talu mingit “vett”. Iga lõik algab punase joonega.
Sissejuhatus
Oma tutvustusega saad osutada varem saabunud adressaadi kirjale, millele kirjutad vastust, või teatada, et oled eelnevalt adressaadiga kokku leppinud, et saadad kirja. Kui inimesele kirjutatakse esimest korda kirja ja kokkuleppeid pole olnud, võite tutvustuse vahele jätta.
Sissejuhatus on üks lause või isegi osa sellest.
Näiteks:
Teie ref. 05.25.2015 nr 175-8/3-15 teatame järgmist
Vastavalt meie kokkuleppele…
Põhiosa
See on kirja osa, kus on kirjas peamine ehk probleemi olemus. Tavaliselt võib selle jagada kaheks osaks: "põhjendus" ja "taotlus". Põhjenduses tuuakse kirja kirjutamise põhjus, “päringus” on kirjas, mida soovitakse kirja saajalt saavutada.
"Taotlus" tuleks kirjutada uuest lõigust ja punaselt joonelt.
Näiteks:
Saadame Sulle läbivaatamiseks 2015. aasta juunikuu Kometa kaubanduskompleksi ja sellega piirneva territooriumi majandusliku korrashoiu dokumentide paketi.
Palun vaadake dokumendid üle, allkirjastage, kinnitage allkirjad pitseriga ja saatke üks komplekt dokumente Cleaning-Systems LLC-le.
Järeldus
Kiri peaks lõppema viisaka valemiga, mis sujuvalt allkirja sisse voolab, näiteks:
Lugupidamisega
Sügava tänutundega
Parimate soovidega
Lõpufraasi olemasolu või puudumine sõltub sellest, kui lähedane olete adressaadiga, ning autori ettevõttekultuurist ja kirja sisust. Kui võtame näiteks usuorganisatsioonid, siis nad lõpetavad oma kirjad üsna pikkade ja emotsionaalsete fraasidega. Kuid kui kirjutate oma kaebusesse "Austusega", ei tundu see asjakohane. Seetõttu peaksite kaaluma, kas selline fraas on vajalik.
Olenevalt olukorrast, kirja tüübist ja tekstist on lõpufraas olemas või mitte. Kuna sellele fraasile järgneb allkiri, peaksite kasutama punkti asemel koma. Erandiks on see, kui kirja autoril õnnestus lõplik valem sõnastada lühikese, kuid tervikliku lause kujul. Seejärel pannakse lõppu punkt või hüüumärk.
Te ei tohiks fonti muuta, see peaks olema sama, mis kirja põhiosas. Punasele joonele on kirjutatud viisakusvalem. Peaksite põhiosast või rakenduste loendist kõrvale kalduma 2-3 rea võrra ja joondama selle ka laiuse järgi.
Allkiri
Punast joont siin ei väljastata. Asend on kirjutatud vasakule. Kui see on liiga pikk, on parem jagada see kaheks reaks. Asetame initsiaalid ja perekonnanime paremale, joondame mööda serva. Selle tulemusena saame ametikoha ja täisnime vahele vaba ruumi allkirja jaoks.
Näiteks:
Stroy-City OJSC peaarhitekt A.D. Semenets
Kliendiosakonna juhataja
toetus Telekontakt LLC A.V. Gavrilenko
Rakendus
Taotlused võivad olla dokumendid, mis on täiesti sõltumatud ja sisaldavad teatud teavet, mida töös vaja läheb. Kindlasti tuleb märkida kõik selle kirja manused, nummerdada need, märkida lehtede ja koopiate arv.
Kui ärikirjal on manuseid, kirjutatakse need kirja põhiosa järele läbi ühe tühja rea. Sõna "Application" või "Applications" on näidatud punasel joonel, millele järgneb koolon. Kui taotlusi on rohkem kui üks, kirjutatakse igaüks neist uuele reale ja nummerdatakse. Rakenduses läheb esimesena nimi, seejärel lehtede arv, koopiad. Teksti kujunduses ei muutu midagi, säilib sama font, suurus ja laiuse joondus.
Näiteks:
Lisa: Festivalil osalemise avaldus 1 poognale. 2 eksemplaris.
Rakendused:
- Helifailide hindamise skaala ja kriteeriumid 3 aastaks. 1 eksemplaris.
- Koolituse „Juhtimine konfliktsituatsioonid» 2 l eest. 2 eksemplaris.
Täitja
Vaatamata sellele, et igale ärikirjale kirjutab alla ettevõtte juht või tema volitatud ametiisikud, viib kirjavahetust ise läbi tavaline lihttöötaja, s.o. testamenditäitja. Selles osas märgime tema nime ja kontaktandmed.
Teave kunstniku kohta asub alati kirja allosas, viimastel ridadel. Kirjutatakse töötaja täisnimi, isa- ja perekonnanimi, tema kontakttelefoni number on uuel real ja veelgi madalam - e-posti aadress. Jätame fondi samaks.
Näiteks:
Sp.: Anton Solomonovitš Leprikov
Kui kiri on täielikult valmis, printige see kirjaplangile ja registreerige, misjärel saate selle saata.
1. Kiri trükitakse valgele paberile või heledale paberile formaadis A4 (210 x 297 mm) või A5 (148 x 210 mm).
2. Lehel peavad olema vähemalt järgmised väljad:
20 mm - vasak;
10 mm - parem;
20 mm - ülemine;
20 mm - madalam.
Kirja kuupäev on selle allkirjastamise kuupäev. Kuupäev kirjutatakse araabia numbritega järjestuses: kuu päev, kuu, aasta. Kuu päev ja kuu on kirjutatud kahe araabia numbrite paariga, mis on eraldatud punktiga; aasta - neli araabia numbrit.
4. Väljuv number.
Kirja registreerimis- (väljamineva) number koosneb selle järjekorranumbrist, mida saab omal äranägemisel täiendada indeksiga (näiteks suunapea initsiaalid). Kahe või enama osakonna ühiselt koostatud kirja registreerimisnumber koosneb iga osakonna kirja registreerimisnumbritest, mis on eraldatud kaldkriipsuga.
6. Adressaat
Toetuse saajaks võivad olla organisatsioonid, nende struktuuriüksused, ametnikud või üksikisikud. Kirja adresseerimisel ametnikule märgitakse eeskirjad ENNE perekonnanime. Organisatsiooni nimi ja selle nimi struktuuriüksus märgitud nimetavas käändes.
Näiteks:
LLC "Ettevõtte nimi"
Planeerimisosakond
Daatiivi käändes näidatakse selle isiku asukoht, kellele kiri on adresseeritud, Näiteks:
tegevjuhile
LLC "Ettevõtte nimi"
A.A. Ivanov
LLC "Ettevõtte nimi"
Planeerimisosakond
B.B. Petrov
Kirjas ei tohi olla rohkem kui neli adressaati. Sõna “Koopia” ei märgita teise, kolmanda, neljanda adressaadi ette. Kui adressaatide arv on suurem, luuakse meililist.
Atribuut „Adressaat” võib sisaldada postiaadressi. Postiaadressi elemendid märgitakse postiteenuste osutamise eeskirjadega kehtestatud järjekorras.
Organisatsioonile kirja saatmisel märkige selle nimi ja seejärel postiaadress, Näiteks:
LLC "Ettevõtte nimi"
Yaroslavsky Ave., 12, Jaroslavl, 150001
Kui adresseerite kirja eraisikule, märkige saaja perekonnanimi ja initsiaalid, seejärel postiaadress, Näiteks:
Sidorov V.V.
St. Svobody, 5, apt. 12,
Jaroslavl, 150 000
7. Kirja tekst
Kirja tekst on koostatud tabelina, sidusa tekstina või nende struktuuride kombinatsioonina.
Tabeli veergudel ja ridadel peavad olema pealkirjad, mis on väljendatud nimisõnaga nimetavas käändes. Veergude ja ridade alampealkirjad peavad olema pealkirjadega kooskõlas. Kui tabel on trükitud rohkem kui ühele lehele, tuleb tabeli veerud nummerdada ja järgmistele lehtedele tuleb trükkida ainult nende veergude numbrid.
Seotud tekst koosneb tavaliselt kahest osast. Esimene osa näitab kirja kirjutamise põhjused, põhjused, eesmärgid, teine (lõplik) - otsused, järeldused, taotlused, ettepanekud, soovitused. Tekst võib sisaldada ühte viimane osa(näiteks taotlus ilma selgitusteta).
Teiste organisatsioonide dokumentide alusel koostatud kirja tekstis märgitakse nende andmed: dokumendi nimi, organisatsiooni nimi - dokumendi autor, dokumendi kuupäev, registreerimisnumber dokument, teksti pealkiri.
Kirjas kasutatakse järgmisi esitusvorme:
Esimene isik mitmuses ("palun saatke", "saatke kaalumiseks");
ainsuse esimene isik ( "Pean seda vajalikuks", "palun tõstke esile");
ainsuse kolmas isik ( "ühiskond ei vaidle vastu", "Nimi" LLC peab seda võimalikuks").
8. Taotlus
Väljastatakse märge kirja tekstis nimetatud manuse olemasolu kohta järgmisel viisil:
Kasutamine: 5 l kohta. 2 eksemplaris.
Kui kirjal on manus, mida tekstis ei nimetata, siis märkida selle nimi, lehtede arv ja eksemplaride arv; kui taotlusi on mitu, on need nummerdatud, Näiteks:
Lisa: 1. Üürileping 5 l. 2 eksemplaris.
2. Üleandmise ja vastuvõtmise akt 1 liitri kohta. 2 eksemplaris.
Kui taotlused on köidetud, siis lehtede arvu ei märgita.
Kui kirjale on lisatud muu dokument, millel on ka manus, väljastatakse märge manuse olemasolu kohta järgmisel viisil:
Lisa: Vene Föderatsiooni Siseministeeriumi kiri 05.05.2007 N 02-6/172 ja selle lisa, ainult 3 lehekülge.
Kui taotlust ei saadeta kõigile dokumendis märgitud aadressidele, väljastatakse märge selle kättesaadavuse kohta järgmisel viisil:
Kasutamine: 3 l kohta. 5 eksemplaris. ainult esimesele aadressile.
9. Allkiri
Detail “Allkiri” sisaldab: kirjale alla kirjutanud isiku ametikoha nimetust (täis, kui kiri ei ole koostatud kirjaplangile, ja lühendatult kirjaplangil koostatud kirja puhul) ja allkirja ärakirja ( initsiaalid, perekonnanimi), Näiteks:
Kui kirjale on alla kirjutanud mitu ametnikku, asetatakse nende allkirjad üksteise alla ametikohale vastavas järjestuses, Näiteks:
Kui dokumendile kirjutavad alla mitu võrdsel positsioonil olevat isikut, asetatakse nende allkirjad samale tasemele, Näiteks:
10. Trüki
Pitseri jäljend tõendab allkirja õigsust ametnik isikute õigusi tõendavatel, FINANTSvahenditega seotud faktide fikseerimise dokumentidel, samuti muudel originaalallkirja tõendavatel dokumentidel.
11. Esineja
Täitja kohta käiv märk sisaldab dokumendi täitja initsiaale ja perekonnanime ning tema telefoninumbrit. Märk esitaja kohta asetatakse dokumendi viimase lehe esi- või tagaküljele vasakusse alumisse nurka, Näiteks: