Писмо за партньорства между организации. Примерни писма за сътрудничество при доставка на стоки
Как да напиша бизнес писмо за сътрудничество, така че да бъде отворено, прочетено внимателно и отговорено? Целта на всеки бизнес писмо- интерес. Затова е много важно да представите ясно и ясно своята идея и предложение.
Има 3 компонента на успеха в писането на бизнес писмо.
- Офертата трябва да бъде релевантниза адресата.
- Писмото трябва да бъде написано официално, но жив език, без бюрокрация и натруфени изрази.
- Текстът на писмото трябва да бъде добре структуриран.
Ако писмото не съответства на поне една от изброените точки, тогава, като правило, адресатът губи интерес към него от първите редове и не го чете докрай.
Източник на изображението https://pixabay.com/.
Въз основа на нашата практика ще подчертаем няколко важни правила, които ще ви помогнат да напишете компетентно писмо с оферта за сътрудничество.
1. Правило за обръщение
Неправилно: „Уф. депутат директор!
Правилно: „Здравейте, Сергей Иванович!“
Необходимо е ясно да знаете на кого изпращате писмо за сътрудничество: длъжността на адресата, неговата област на компетентност и, разбира се, неговото име. Трябва да се избягват съкращенията: „Mr.“ и други „uv.“ депутат директори." Следователно писането на бизнес писмо трябва да започне с уважително лично обръщение.
2. Правило на първия параграф
Неправилно: „Ние сме млада, динамично развиваща се компания „Х“, която предлага най-доброто...“
Вдясно: „Казвам се Иван, представлявам фирма Х. Предлагам изгодно сътрудничество, чиято същност е ... "
Основната грешка на бизнес писмата е да възхвалявате себе си и вашата компания още от първия параграф. Първата реакция на такова писмо с оферта е да го затворите и да не губите време в четене на комплекта печати. Ето защо в първия параграф е по-добре да се представите накратко и веднага да преминете към същността на предложението.
3. Правило за изключителност
Неправилно: „Изпращаме оферти до компании за производство на оборудване…“
Правилно: „Срещнахме се с представители на вашата компания на професионално изложение...“
4. Правило за аргументация
Неправилно: „Само при нас най-добрите цении страхотен избор...“
Вярно: „За да можете да вземете решение за сътрудничество, ще дадем няколко аргумента в полза на нашето предложение.“
Вместо общи фрази, по-добре е да посочите ясни и убедителни факти защо вашата оферта е най-добрата.
5. Правило за обратна връзка
Неправилно: „Ако се интересувате от офертата, обадете ни се обратно ° С 9 до 6..."
Точно така: „Ще чакам отговор! С уважение, Иван, X company. Мобилен телефон: 8-029-566...”
В края на писмото за сътрудничество е важно ясно да формулирате какво очаквате от вашия потенциален партньор: обадете се, отговорете, поръчайте и т.н. В същото време трябва да избягвате директивни фрази или, напротив, изрази, които показват несигурност във вашето сътрудничество. И накрая, не забравяйте да включите вашата информация за контакт.
Това са само основните правила за написване на правилното бизнес писмо. Разбира се, можете да използвате готови мостри, налични в интернет. Но те са предадени от стереотипите и безличността. Затова е по-добре сами да напишете бизнес писмо за сътрудничество.
Имате проблеми с намирането на правилните думи за бизнес писмо? Свържете се със специалистите на Protext - ние ще съставим писма за сътрудничество, които ще работят за вас!
Един от елементите на съвременния бизнес е запознаването на потенциалните клиенти с продуктите или услугите на компанията чрез търговско предложение. Много зависи от правилността на компилацията му, това обжалванеформира първата представа за компанията и влияе върху решението за възможно сътрудничество. Ето защо собственикът на бизнес трябва да обърне най-голямо внимание на изготвянето на търговско предложение.
Видове търговски предложения
Търговски предложения в бизнес среда често срещано явление. Изпращат се най-много различни причинии поради различни обстоятелства. Тези фактори ни позволяват да подчертаем определени видовепредложения, които се различават значително по принципите на изготвянето им:
- Студено – изпраща се до клиент, който може да се интересува от предлагания продукт или услуга. Повечето изпращания се извършват на този принцип. електронна пощаи значителен брой целеви мейлинги – директна поща.
- Hot – оферта, насочена към клиенти, проявили интерес към продукт или услуга. Например, по време на изложението те посетиха щанда на компанията и поискаха да им изпратят оферта.
- Индивидуален - Търговско предложение, адресирани до конкретен клиент. Това предложение е съобразено със специфичните нужди на конкретен клиент. Например, такава оферта се изпраща в отговор на запитване за възможност за доставка на определен продукт или предоставяне на определена услуга.
На практика предприемачът трябва да се справи с всеки един от тези видове предложения, независимо дали изпълнява собствените си, в Русия или в друг регион.
Основни правила за съставяне на търговско предложение
Всяка търговска оферта трябва да подчертава спецификата на предлаганите стоки или услуги и същевременно да посочва характеристиките на фирмата, която я прави. Но има определен набор от правила, които всички предприемачи трябва да вземат предвид при изготвянето на висококачествено търговско предложение. Има общо пет такива правила:
- ярко заглавие, което не само трябва да закачи читателя, но и да му даде определена информация.
- оферта – директно предлагане на продукт или услуга. Тя трябва да бъде формулирана в първия параграф на предложението и да съдържа не само информация за продукта или услугата, но и да подчертава ползите от закупуването им, както и тяхната насоченост към решаване на конкретен клиентски проблем.
- работа с възражения – доброто търговско предложение трябва да предвиди възможните притеснения на клиентите и да отговори на евентуалните им въпроси. Можете да използвате статистически данни и отзиви от реални клиенти като допълнителни аргументи в полза на офертата.
- ограничение - офертата трябва да е валидна за определен период от време, което изключва възможността на клиента да разтегне процеса на вземане на решение за сделката. Можете да премахнете ограничението във времето от отделни търговски оферти, но в някои случаи дори там може да изглежда органично и да покаже своята ефективност.
- призив към конкретно действие - търговската оферта трябва не само да предлага продукт или услуга, но и да насърчава клиента да предприеме действие, насочено към процеса на транзакция, например да се обади на оператора, да се абонира и т.н.
Спазването на тези правила дава възможност за създаване на търговско предложение за продажба за всеки бизнес: от комплекс за рафиниране на нефт. Но винаги трябва да разбирате спецификата на вашата оферта и да я вземете предвид в офертата си към клиентите.
Пример за търговско предложение за продажба на стоки
Търговско предложение, насочено към продажба на продукт, трябва да съдържа информация, която е достатъчна за потребителя, за да оцени ползите от закупуването му. Не трябва да претоварвате офертата с ненужна информация, например за размерите на опаковката, съставките, включени в продукта и др.
Експертите съветват да се направи отделна оферта за всеки продукт. Не трябва да включвате информация, например за моторни шейни и моторни лодки в едно изречение. Изключение правят само предлаганите в асортимента продукти. Например, производител на сок може да направи една оферта за своя продукт, като посочи, че има различни вкусове, опаковки и т.н.
В предлагането на стоки е необходимо да се посочи цената им, тъй като липсата на такъв показател значително намалява интереса на потенциалните купувачи, някои от които просто са твърде мързеливи, за да се обадят и да разберат цената на стоките.
От голямо значение тук е срокът, който насърчава клиента бързо да направи покупка. Би било добре да свържете срока с цена, например „само до 1 декември 2016 г. намаляваме цената на скутерите до 2000 рубли“.
По възможност търговската оферта за продукт трябва да съдържа изображението му - визуализацията ви позволява да разберете по-добре какво точно се предлага и да вземете решение за покупка.
Как да направите търговско предложение за доставка на стоки?
Търговското предложение за доставка на стоки се характеризира с две характеристики: посочване на определени характеристики на конкретен продукт и подчертаване на предимствата на доставчика на този продукт. Например „китайски зелен чайнашата компания доставя директно от плантациите.“
В някои случаи офертата може да съдържа повече информация за доставчика, отколкото за продукта, което е най-типично за големите компании за търговия на едро. Например „нашата компания си сътрудничи с металургични заводиРусия, Украйна, Полша. Ние предлагаме на нашите клиенти висококачествени валцувани продукти на достъпна цена, предлагаме безплатна доставка до региони и др.“
В предложението за доставка на стоки клиентите трябва да обърнат внимание на предимствата на сътрудничеството. Специалистите съветват да не се включва подробна оферта за всички артикули, достатъчно е да посочите някои от тях, които ще „закачат” клиента. В предложението може да се посочи, че може да бъде изпратена подробна ценова листа при поискване. Като опция цената е допълнение към офертата.
Ако офертата за доставка на стоки е от индивидуален характер, тогава тя трябва да съдържа цялата информация, необходима на клиента, включително за конкретни стоки и тяхната цена.
Как правилно да съставите търговско предложение за предоставяне на услуги?
Търговската оферта за услуги практически не се различава от офертата за продукт. Тук също трябва да предоставите информация потенциален клиентза ползите, които получава от закупуването на услугата. В този случай спецификата на услугата трябва да бъде отчетена и подчертана в предложението. Например, поверителността често е важна за медицинските услуги, така че търговското предложение може да показва, че всички клиенти получават медицински услуги, защитата на личните им данни е гарантирана.
За повечето услуги голямо значениепритежава професионализма на изпълнителите, което също трябва да бъде отбелязано в предложението. Например, „за тези, които са решили, предлагаме помощта на опитен адвокат, който ще събере всички необходими разрешения и ще осигури правна подкрепа за бизнеса на всичките му етапи.“
Как се пише търговско предложение за строителство - образец
Търговско предложение за строителни дейноститрябва непременно да посочи решение на проблема на клиента, но в същото време да подчертае високо качестворабота, извършвана от конкретна фирма. В такова търговско предложение е ефективно да се използва информация за готови обекти и отзиви на клиенти. Например „нашият строителна компанияза пет години работа тя построи повече от сто обекта за различни цели, например жилищен комплекс „Домики“, бизнес център„Банковски“ и много други“.
В някои случаи има смисъл да включите снимки на завършени обекти във вашето предложение или да говорите по-подробно за строителната технология. Например: „Ние изграждаме конструкции от сводести конструкции. Тази технология включва използването на готови конструкции, направени под формата на метални арки. Неговото предимство е скоростта на строителство, така че разширяването на складовата площ няма да отнеме много време.
Търговските предложения за строителство за конкретен клиент се характеризират с по-голяма сигурност. Такова предложение трябва да описва възможно най-подробно цената на работата, възможностите за решаване на конкретни проблеми на клиента, планираните за използване ресурси и сроковете за завършване на работата.
Пример за търговско предложение за сътрудничество
Тази категория търговски оферти е не по-малко разпространена от офертите за закупуване на продукт или услуга. Такива предложения са насочени към формиране на партньорства, например изграждане на агентска или дилърска мрежа. С помощта на такава оферта може да се рекламира или съобщи информация за продажба на готов бизнес.
В предложението за сътрудничество е необходимо да посочите информация за компанията, препоръчително е да се уверите, че потенциалният партньор има възможност да провери нейната автентичност. Например, посочете истинския адрес на офиса, INN или OGRN на компанията.
Същността на предложението трябва да бъде изложена възможно най-подробно, така че партньорът да разбере какво се предлага. В същото време не трябва да описвате подробно цялата схема на сътрудничество; количеството информация трябва да бъде такова, че някой, който наистина се интересува, да разбере същността на предложението и да продължи комуникацията, а не да си губи времето по теми, които са явно безинтересен за него.
Важно е да посочите всички ползи за потенциален партньор от приемането на предложение за сътрудничество. Освен това не би било излишно да обясните защо компанията прави такова предложение и да посочите някои от предимствата си от това сътрудничество. Такава информация подчертава прозрачността на отношенията и е допълнителна гаранция, че партньорствата ще бъдат изградени при справедливи условия. Например „нашата компания го предоставя на партньор, но при условие, че партньорът ще закупи всички необходими суровини и Консумативиза работа с нас в месечен обем не по-малко от 500 000 рубли.
Търговското предложение за сътрудничество трябва да насочи адресата към сътрудничество, основано на ползи, и точно това трябва да се подчертае в целия текст: от началото до края.
Запазете статията с 2 щраквания:
Всяко търговско предложение трябва да бъде изготвено компетентно и ефективно. Всеки собственик на бизнес (независимо от неговия размер) трябва да притежава определени умения за изготвяне на ефективни бизнес предложения. Без добра офертаПочти невъзможно е да се изгради успешен бизнес. Дори в проста комуникацияС клиентите трябва да можете да им предадете информация, която ще ви позволи да завършите транзакция. Търговското предложение е не само красиво оформен текст на хартия, но и целият процес на взаимодействие с другите. Всеки разговор със съсед надолу по улицата може да бъде началото на сделка, която ще включва обичайните хартиени оферти и телефонни разговори, така че истинският предприемач трябва да може да направи търговско предложение, което е интересно за клиента във всяка ситуация.
Във връзка с
Писмото за предложение за сътрудничество е бизнес документ. Това писмо понякога се нарича търговско предложение, тъй като в него партньорите получават информация за условията на сътрудничество и могат да оценят ползите от такава връзка за себе си в рамките на предложеното партньорство.
Дори ако предложението за сътрудничество е получено и разгледано положително от потенциални партньори, Бизнес етикетизисква писмени доказателства за това решение. IN в такъв случайПотвърждението не трябва да се бърка със споразумение, което е формализирано под формата на съответен договор.
Препоръчително е да напишете писмо с предложение за сътрудничество, дори ако общите детайли на работата са били обсъдени по телефона или лично. И въпреки факта, че документът няма правна сила, той може да се счита за пълноценно официално предложение.
Как да напиша писмо с предложение за сътрудничество
За да съставите документа, можете да използвате предложеното примерно писмо за предложение за сътрудничество, което отчита всички изисквания и характеристики, но не е необходимо да се придържате стриктно към определена форма. За да съставите този документ, най-добре е да го използвате, където са посочени всички необходими подробности. Освен това това ще му придаде известна значимост и важност.
Основното нещо е да се състави документ според общоприетите правила в такива случаи:
- Заглавието на документа не е задължителен атрибут - вместо това веднага започнете писмото с обръщение към адресата.
- Първият параграф трябва да представя вашата компания и бизнес, така че получателят да види, че имате нещо полезно да предложите. Това въведение определя дали адресатът ще прочете писмото по-нататък. Например, ако изпратите оферта до много потенциални партньори за доставка на пресни плодове, а фирмата получател е специализирана в продажбата на компютри, получателят ще разбере от първите редове, че вашата оферта не е за него.
- В първия параграф включете името на вашата организация или компания.
- Ако преди да напишете писмото, вече сте комуникирали с представител на компанията получател и сте обсъдили някои подробности, е редно да ви напомним това във втория параграф. Например, така: „Вече говорихме за възможностите за доставка на нашите компоненти и разгледахме вашите желания относно получаването на отстъпки. В резултат на това сме готови да предложим следното...”
- Предишният параграф плавно преминава в следващия, където ще бъдат описани конкретни условия, числа, условия и имена. За по-лесно четене тази част от писмото може да бъде оформена под формата на списък, като точките му трябва да съдържат максимум пълна информация, но без излишни подробности, които объркват читателя.
- Накрая можете да напишете няколко официални прощални фрази, например „надяваме се на дълго и ползотворно сътрудничество“ или „ще се радваме да ви видим като наши клиенти“.
- Ако пишете апелативно писмо, не трябва да се използва шаблон от универсален тип за всички партньори. Единственото нещо, което може и трябва да бъде шаблон, са вашите данни и информация за контакт, които са посочени в края на писмото.
Нюанси и характеристики на документа
Първото изискване за такова писмо е да сте грамотни. Ако такъв документ съдържа очевидни грешки, получателят може да се усъмни във вашата компетентност или да реши, че човек, който не може да напише правилно писмо, не може да бъде сериозен партньор. Използването на кратки и стегнати фрази и изречения винаги помага да се избегнат грешки. Не трябва да претоварвате писмото с красиви фрази, защото получателят няма да оцени вашия стил, но ще иска да получи точна и правдива информация.
Размерът на писмото не трябва да е много голям, но в същото време кратко изречение може да изглежда като неинформативен отговор. Оптималният размер е половината или три четвърти от лист А4.
Ако използвате стандартен шаблон на формуляр, за да напишете документ като писмо за сътрудничество, това не е много добро. Когато съставяте такъв документ, трябва да покажете, че се интересувате от комуникация с получателя и сте наясно с това. По-специално, опитайте се да използвате възможността да споменете името на партньорската компания в текста и използвайте информация за тази организация, която знаете.
Например, следният оборот е подходящ: „Ние знаем, че от миналата година вашата компания работи не само в Москва, но и с южните региони, което ни позволява да говорим за вашето увеличение на покупките. Ние сме готови да ви доставим продукти в количествата, от които се нуждаете.”
Евгений Маляр
# Бизнес нюанси
Когато съставят писмо с предложение за сътрудничество, техните автори най-често грешат със стилистични нарушения.
Навигация по статии
- Изображения и модели - ползи и опасности
- Как да напиша търговско предложение за сътрудничество
- Често допускани грешки
- Отговор на търговско предложение
- Срокове за отговор на предложения за сътрудничество
Сътрудничеството в бизнеса е взаимноизгодно стопанска дейност. Той е замислен с цел увеличаване на доходите на всяка от договарящите страни. Но тъй като една успешна идея рядко хрумва на двама бъдещи партньори едновременно, винаги има един човек, който я инициира. Освен това в сътрудничеството едната страна винаги е по-заинтересована от другата, макар и малко – пълно равенство не съществува в природата.
Случка от историята.Ярък пример за успешно сътрудничество са взаимно изгодните отношения между съветската хранителна индустрия и Pepsi. Американският производител на напитки получава изключителното право да търгува с водка Stolichnaya, а в замяна доставя своя концентрат и оборудване за бутилиране в СССР. Сделката е извършена без плащане на ценна чуждестранна валута.
Как можете да изразите желанието си да работите заедно в полза на поне два бизнеса? Можете да отидете в офиса на желаната компания и да изразите устно ползотворна идея, а това често правят предприемачите. Вариант е и телефонен разговор. Когато има желание да се даде възможност на потенциален партньор да мисли, оценява и претегля дълбочината на мисълта, бизнесмените обикновено използват епистоларна форма, тоест писмено предложение за сътрудничество. Как правилно да съставите този документ ще бъде обсъдено в тази статия.
Изображения и модели - ползи и опасности
В нашата епоха на обща стандартизация и унификация „живото слово” е особено високо ценено. Тъй като почти никой не учи бъдещите бизнесмени на изкуството да изразяват мисли на хартия (сега по-често на екрана на монитора), има изкушение просто да изтеглите примерно предложение за сътрудничество, да замените имената на компаниите, собствените имена и бащини имена и други необходими думи в него и вземете готово писмо. В този метод няма нищо лошо, но такова заемане е изпълнено със следните опасности:
- Няма гаранция, че шаблонът е съставен абсолютно правилно;
- Мострата може да не отговаря напълно на реалната ситуация;
- Някой вече е изпратил такъв текст до контрагент, с когото компанията иска да сключи споразумение за сътрудничество. По принцип нищо страшно, но получателят може да има подозрение за ниското ниво на интелигентност на потенциалния партньор. Особено лошо е, ако е вярно.
От всичко по-горе негативни последициШаблонният подход изобщо не означава, че не могат да се използват мостри. Възможно е и необходимо. Преди всичко трябва да знаете Общи правилаи структурата на документа, който се съставя, и второ, препоръчително е да се подходи творчески към въпроса.
Как да напиша търговско предложение за сътрудничество
Когато стартирате какъвто и да е бизнес, трябва да мислите за неговата крайна цел. В този случай максималната програма се състои в убеждаване на желания бизнес партньор в ползите от сътрудничеството. Що се отнася до минимално допустимия ефект, той се изразява в желанието да се даде повод за размисъл по същия въпрос. Възможно е, след като помисли за вероятните перспективи и възможности, разкрити от съвместни дейности, предприемачът да „узрее“ и да предприеме противоположна стъпка.
Изтеглете мостра
Въз основа на целта можете да решите как правилно да съставите писмо, съдържащо предложение за сътрудничество. На първо място, трябва да отговаря на правилата на бизнес етиката. Те предоставят следните стандарти:
- Текстът се поставя върху бланката на изпращащата организация;
- Заглавието трябва кратко и ясно да изразява същността на писмото;
- Във вътрешната практика най-често срещаният и приемлив адрес е прилагателното „уважаван“, използвайки първото и бащиното име на вземащия решения на необходимото ниво. Откриването на името на мениджъра обикновено не е трудно;
- По принцип е възможно да се използват и такива форми на поздрав като „здравей“ или „добър ден“, но те не винаги са подходящи в кореспонденцията. Освен това няма гаранция, че документът ще бъде прочетен в определеното време на деня.
- Невъзможно е да се унижавате, да се извинявате, че сте „отнели време“ (ценно, разбира се) и да ласкаете. Отношението към потенциален партньор се формира от първите секунди на запознанство, макар и задочно. Тогава ще бъде трудно да защитите интересите си.
- Можете и трябва учтиво да им благодарите за вниманието.
В края на текста се изразява надежда за по-нататъшно взаимноизгодно сътрудничество.
Структурата на писмото е проста и включва само три точки:
- Обжалване;
- Същността на предложеното сътрудничество;
- Изразява надежда за възникване на диалог за уточняване на детайли.
Фактът, че независимо от начина на доставка, текстът трябва да съдържа координати на адресата, дори е излишно да споменаваме. Това се разбира от само себе си.
По-удобно е да се чете структуриран (т.е. разделен на подзаглавия или параграфи) текст, но това правило е общо за цялата бизнес кореспонденция.
Често допускани грешки
Всеки прави грешки и, разбира се, ние се учим от тях (но по-добре от другите). Когато съставят писмо с предложение за сътрудничество, техните автори най-често грешат със следните стилистични нарушения.
Прекален лаконизъм
Текстът трябва да е кратък, но не толкова кратък, че човекът, който го чете, да е принуден да отгатне смисъла. Смята се, че един лист е ограничението, но ако се изисква по-голям обем, тогава е по-добре да преминете към друга страница и все пак да предадете идеята за сътрудничество до края. Ако сте пристрастени към изречението от самото начало, тогава ще намерите време да го прочетете.
Повторение на основната идея
Опитвайки се да бъдат убедителни, някои автори се връщат към основната идея два или три пъти, като възхваляват нейните предимства по различни начини. Ако това наистина е така, тогава потенциалният партньор веднага ще оцени степента на рентабилност на сделката за себе си. Не си мислете, че той не може да брои.
Самохвала
Никой не обича самохвалците - нито момичетата, нито перспективните бизнес партньори. Ако продуктът или услугата са наистина добри, тогава контрагентът ще разбере за това чрез собствените си канали, като провери информацията. И без това малко хора вярват на думите.
Твърде много числа
Икономическата обосновка сама по себе си е добра, но в писмо с предложение за сътрудничество няма място за дълги сметки. Достатъчно е да посочите вероятната стойност на доходността и да запазите изчисленията за лична среща. Това има своята интрига.
Отговор на търговско предложение
Оставянето на писмо за предложение за сътрудничество без отговор е нарушение на бизнес етиката. Дори ако партньорството не представлява интерес, е необходимо да съобщите това. Разбира се, не говорим за масово изпращане, а за конкретно предложение, адресирано до мениджъра.
Така че, може да има само два варианта. Компанията получател може:
- Изразяване на интерес;
- Учтиво откажете предложението.
И за двата случая има правила, макар и неписани, но спазвани от мнозинството бизнесмени.
Ако има интерес.Ясно е, че най-добрият вариант– когато сътрудничеството „расте заедно“ за взаимно удовлетворение. В този случай формата на отговора не е толкова важна. Най-заинтересованата страна, а именно инициаторът и авторът на писмото, ще се радва да получи отговор под всякаква форма – дори устно и по телефона. Тази приятна реакция най-вероятно ще бъде последвана от покана за преговори, които, разбира се, все още няма да се знае как ще завършат, но има шансове за успех.
Когато поканата не бъде приета.Психологически, нормален човекВинаги е по-трудно да откажеш, отколкото да се съгласиш. Но когато това е неизбежно, трябва да се помни за етиката на поведение, изразяваща се в създаването на условия за „запазване на лицето“ (японските бизнесмени обръщат голямо внимание на това). В писмена форма отказът се формализира, както следва:
- Отговорът се отпечатва на бланката на фирмата;
- Документът е озаглавен „Отговор на предложение за сътрудничество” с посочване на входящите данни и датата на полученото писмо. Ако кореспонденцията се води по имейл, използването на темата по подразбиране „Re:“ е нежелателно;
- Отказът е съпроводен с израз на съжаление. Фразата „ние сме принудени“ е често срещана;
- Не боли да бъдете благодарни за предоставената информация;
- Посочени са мотивите за отказа. Те могат да бъдат много общи или много конкретни, ако от това не страдат бизнес интересите. Формулировката „предложеното от вас сътрудничество не отговаря напълно на политиката на нашата компания“ е приемливо. Традиционно отказът не се оправдава с приемане на по-изгодна оферта;
- Препоръчително е да завършите текста на отказа с израз на надежда за сътрудничество в бъдеще, дори ако авторът разбира, че това е само почит към учтивостта.
- В идеалния случай писмото предлага да се обсъдят алтернативни съвместни дейности, в които потенциалният партньор се интересува.
Използването на образец при изготвяне на отказ е оправдано поради възможния брой подобни ситуации. Съставянето на отговор всеки път отнема твърде много време. Пример за културен и оправдан отказ.