Писмо за партньорства между организации. Примерни писма за сътрудничество за доставка на стоки
Как да напиша бизнес писмо за сътрудничество, така че да бъде отворено, внимателно прочетено и отговорено? Целта на всяка бизнес писмо- интерес. Затова е много важно ясно и лесно да представите своята идея, предложение.
Има 3 ключа към успеха при писането на бизнес писмо.
- Офертата трябва да бъде релевантниза адресата.
- Писмото трябва да бъде написано официално, но жив език, без бюрокрация и пищни изрази.
- Текстът на писмото трябва да бъде добре структуриран.
Ако писмото не съответства на поне една от изброените точки, тогава, като правило, адресатът губи интерес към него от първите редове и не го чете докрай.
Източник на изображението https://pixabay.com/.
Въз основа на нашата практика ще подчертаем няколко важни правила, които ще ви помогнат да напишете компетентно писмо за сътрудничество.
1. Правило за обръщение
Неправилно: „Уау. депутат директор!
Вдясно: „Здравейте, Сергей Иванович!“
Трябва ясно да знаете на кого изпращате писмо за сътрудничество: позицията на адресата, неговата област на компетентност и, разбира се, неговото име. Трябва да се избягват съкращенията: „Mr.” и други „uv. депутат директори." Затова писането на бизнес писмо трябва да започне с уважително лично обръщение.
2. Правило на първия параграф
Грешно: „Ние сме млада динамична компания „Х“, която предлага най-доброто...“
Вдясно: „Казвам се Иван, представлявам фирма Х. Предлагам изгодно сътрудничество, чиято същност е ... "
Основната грешка на бизнес писмата е да възхвалявате себе си и вашата компания още от първия параграф. Първата реакция на такова писмо с оферта е да го затворите и да не губите време в четене на комплекта печати. Ето защо в първия параграф е по-добре да се представите накратко и веднага да преминете към същността на изречението.
3. Правило за изключителност
Неправилно: „Изпращаме оферти до компании за производство на оборудване…“
Правилно: „Срещнахме се с представители на вашата компания на професионално изложение…“
4. Правило за аргументация
Неправилно: „Само при нас най-добрите цении страхотен избор...“
Вдясно: „За да можете да вземете решение за сътрудничество, ще дадем няколко аргумента в полза на нашето предложение.“
Вместо общи фрази, по-добре е да дадете ясни и убедителни факти защо вашата оферта е най-добрата.
5. Правило за обратна връзка
Неправилно: „Ако се интересувате от офертата, обадете ни се обратно ° С 9 до 6…”
Вдясно: „Ще чакам отговор! С уважение, Иван, X company. Мобилен телефон: 8-029-566…”
В края на писмото за сътрудничество е важно ясно да формулирате какво очаквате от вашия потенциален партньор: обадете се, отговорете, поръчайте и т.н. В същото време трябва да избягвате директивни фрази или, напротив, изрази, които показват несигурност във вашето сътрудничество. И накрая, не забравяйте да включите вашата информация за контакт.
Това са само основните правила за написване на правилното бизнес писмо. Разбира се, можете да използвате готови образци, представени в интернет. Но те са предадени от стереотипите и безличността. Затова е по-добре сами да напишете бизнес писмо за сътрудничество.
Имате проблеми с намирането на правилните думи за бизнес писмо? Свържете се със специалистите на Protext - ние ще напишем писма за сътрудничество, които ще работят за вас!
Един от елементите на съвременния бизнес е да запознае потенциалните клиенти с продуктите или услугите на компанията чрез търговско предложение. Много зависи от правилността на компилацията му, това обжалванеформира първата представа за компанията и влияе върху решението за възможно сътрудничество. Следователно собственикът на бизнеса трябва да обърне голямо внимание на подготовката на търговско предложение.
Видове търговски предложения
Търговските предложения в бизнес средата станаха често срещано явление. Те продължават най-много различни причинии поради различни обстоятелства. Тези фактори позволяват да се идентифицират определени видовепредложения, които се различават значително по принципите на изготвянето им:
- Студено - изпраща се до клиент, който може да се интересува от предложения продукт или услуга. Повечето от изпращанията се извършват на този принцип. електронна пощаи значителен брой целеви мейлинги – директна поща.
- Горещо - оферта, насочена към клиенти, проявили интерес към продукт или услуга. Например по време на изложението те посетили щанда на фирмата и поискали да им изпратят оферта.
- Индивидуален - Търговско предложениеадресирани до конкретен клиент. Тази оферта е съобразена със специфичните нужди на конкретен клиент. Например, такава оферта се изпраща в отговор на запитване за възможност за доставка на определен продукт или предоставяне на определена услуга.
На практика предприемачът трябва да се справи с всеки един от тези видове предложения, независимо дали продава своите собствени, в Русия или в друг регион.
Основни правила за изготвяне на търговско предложение
Всяко търговско предложение трябва да подчертава спецификата на предлаганите стоки или услуги и същевременно да посочва характеристиките на фирмата, която прави това предложение. Но има определен набор от правила, които всички предприемачи трябва да вземат предвид при съставянето на качествено търговско предложение. Има пет такива правила:
- ярко заглавие, което не само трябва да закачи читателя, но и да му даде известна информация.
- оферта - директно предлагане на продукт или услуга. Тя трябва да бъде формулирана в първия параграф на предложението и да съдържа не само информация за продукта или услугата, но и да подчертава ползите от придобиването им, както и тяхната насоченост към решаване на конкретен клиентски проблем.
- обработка на възражения – доброто търговско предложение трябва да предвиди възможните притеснения на клиентите и да отговори на евентуалните им въпроси. Като допълнителни аргументи в полза на предложението можете да използвате статистически данни и прегледи на реални клиенти.
- ограничение - офертата трябва да е валидна за определен период от време, което изключва възможността клиентът да разтегне процеса на вземане на решение по сделката във времето. Можете да изключите срока от отделни търговски предложения, но в някои случаи той може да изглежда органичен и да покаже своята ефективност там.
- призив към конкретно действие - търговската оферта трябва не само да предлага продукт или услуга, но и да насърчава клиента да предприеме действие, насочено към процеса на транзакция, например да се обади на оператора, да се абонира и т.н.
Спазването на тези правила позволява да се създаде търговско предложение за продажба за всеки бизнес: от комплекса за рафиниране на нефт. Но винаги е необходимо да разберете спецификата на вашата оферта и да я вземете предвид в офертата за клиентите.
Пример за търговско предложение за продажба на стоки
Търговско предложение, насочено към продажба на продукт, трябва да съдържа информация, която е достатъчна за потребителя, за да оцени ползите от закупуването му. Не претоварвайте офертата с ненужна информация, например за размерите на опаковката, съставките, включени в продукта и др.
Специалистите съветват да се направи отделна оферта за всеки продукт. Не трябва да включвате информация, например за моторни шейни и моторни лодки в едно изречение. Изключение правят само предлаганите в асортимента продукти. Например, производител на сок може да направи една оферта за своя продукт, като посочи, че има различни вкусове, опаковки и т.н.
В предлагането на стоки е необходимо да се посочи цената им, тъй като липсата на такъв показател значително намалява интереса на потенциалните купувачи, някои от които просто са твърде мързеливи, за да се обадят и да разберат цената на стоките.
От голямо значение тук е срокът, който насърчава клиента бързо да направи покупка. Времето ще бъде добре свързано с цената, например „само до 1 декември 2016 г. намаляваме цената на скутерите до 2000 рубли“.
Ако е възможно, търговската оферта за продукт трябва да съдържа неговото изображение - визуализацията ви позволява да разберете по-добре какво конкретно се предлага и да вземете решение за покупка.
Как да направите търговско предложение за доставка на стоки?
Търговската оферта за доставка на стоки се характеризира с две характеристики: посочване на определени характеристики на конкретен продукт и акцент върху предимствата на доставчика на този продукт. Например „китайски зелен чайнашата компания доставя директно от плантациите.“
В някои случаи офертата може да съдържа повече информация за доставчика, отколкото за продукта, това е най-типично за големите компании за търговия на едро. Например „нашата компания си сътрудничи с металургични заводиРусия, Украйна, Полша. Предлагаме на нашите клиенти висококачествена стомана достъпна цена, извършваме безплатна доставка до регионите и др.”
Офертата за доставка на стоки трябва да насочи вниманието на клиентите към ползите от сътрудничеството. Експертите съветват да не включвате в него подробна оферта за всички стокови позиции, достатъчно е да посочите някои от тях, които ще ви позволят да „закачите“ клиента. В офертата можете да посочите, че може да бъде изпратена подробна ценова листа при поискване. Като опция - цената е допълнение към офертата.
Ако офертата за доставка на стоки е от индивидуален характер, тогава тя задължително трябва да съдържа цялата информация, необходима на клиента, включително информация за конкретни стоки и тяхната цена.
Как да направите търговско предложение за предоставяне на услуги?
Търговската оферта за услуги практически не се различава от офертата за продукт. Тук също трябва да се предостави информация. потенциален клиентза ползите, които получават от придобиването на услугата. Същевременно в предложението следва да се отчете и подчертае спецификата на услугата. Например, поверителността често е важна за медицинските услуги, така че търговската оферта може да показва, че всички клиенти получават медицински услуги, защитата на личните им данни е гарантирана.
За повечето услуги голямо значениепритежава професионализма на изпълнителите, което също следва да бъде отбелязано в предложението. Например, "за тези, които са решили, предлагаме помощта на опитен адвокат, който ще събере всички необходими разрешения и ще осигури правна подкрепа за бизнеса на всичките му етапи."
Как се пише предложение за строителство - пример
Търговско предложение за строителни дейноститрябва непременно да посочи решението на проблема на клиента, но в същото време да подчертае високо качестворабота, извършвана от конкретна фирма. В такава търговска оферта е ефективно да се използва информация за готови обекти, отзиви на клиенти. Например „нашият строителна компанияза пет години работа тя е построила повече от сто обекта за различни цели, например жилищен комплекс "Домики", бизнес центърБанковски и много други.
В някои случаи има смисъл да включите снимки на завършени обекти в предложението или да говорите по-подробно за строителната технология. Например: „Ние изграждаме конструкции от сводести конструкции. Тази технология включва използването на сглобяеми конструкции, направени под формата на метални арки. Предимството му е скоростта на строителство, така че няма да отнеме много време за разширяване на складовата площ.“
Търговските предложения за строителство на конкретен клиент се характеризират с по-голяма сигурност. Такова предложение трябва да съдържа възможно най-много подробности за цената на работата, възможностите за решаване на конкретни проблеми на клиента, за ресурсите, планирани за използване, и графика на работата.
Пример за търговско предложение за сътрудничество
Тази категория търговски оферти е не по-малко разпространена от офертите за закупуване на продукт или услуга. Такива предложения са насочени към формиране на партньорства, например изграждане на агентска или дилърска мрежа. С помощта на такава оферта може да се рекламира или съобщи информация за продажба на готов бизнес.
В предложението за сътрудничество е необходимо да се посочи информация за компанията, желателно е да се уверите, че потенциалният партньор има възможност да провери нейната автентичност. Например, посочете реалния адрес на офиса, TIN или OGRN на компанията.
Същността на предложението трябва да бъде изложена възможно най-подробно, така че партньорът да разбере какво се предлага. В същото време не е необходимо да се описва подробно цялата схема на сътрудничество, количеството информация трябва да бъде такова, че тези, които наистина се интересуват, да разберат същността на предложението и да продължат комуникацията, вместо да губят времето си по теми, които явно са им безинтересни.
Важно е да посочите всички ползи за потенциален партньор от приемането на предложение за сътрудничество. Освен това няма да е излишно да обясните защо компанията прави такова предложение и да посочите някои от ползите от това сътрудничество. Такава информация подчертава прозрачността на отношенията и е допълнителна гаранция, че партньорствата ще бъдат изградени при справедливи условия. Например „нашата компания предоставя партньор, но при условие, че партньорът ще закупи всички необходими суровини и материали Консумативида работят с нас в месечен обем от най-малко 500 000 рубли.
Едно търговско предложение за сътрудничество трябва да насочи адресата към сътрудничество, основано на ползи, и това е, което трябва да се подчертае в целия текст: от началото до края.
Запазете статията с 2 щраквания:
Всяко търговско предложение трябва да бъде изготвено компетентно и ефективно. Всеки собственик на бизнес (независимо от размера) трябва да притежава определени умения за изготвяне на ефективни търговски предложения. Без добра офертаизграждането на успешен бизнес е почти невъзможно. Дори в проста комуникацияс клиентите трябва да сте в състояние да им предадете информация, която ще им позволи да сключат сделка. Търговската оферта е не само красиво оформен текст на хартия, а целият процес на взаимодействие с другите. Всеки разговор със съсед на верандата може да бъде началото на сделка, в която ще има както обичайните оферти на хартия, така и телефонни разговори, така че истинският предприемач трябва да може да направи търговско предложение, което е интересно за клиента във всеки настройка.
Във връзка с
Писмото с оферта за сътрудничество е бизнес документ. Това писмо понякога се нарича търговско предложение, тъй като в него партньорите получават информация за условията на сътрудничество и могат да оценят ползите от такива отношения за себе си в рамките на предложеното партньорство.
Дори ако предложението за сътрудничество е било посрещнато и разгледано положително от потенциални партньори, Бизнес етикетизисква документално потвърждение на това решение. IN този случайне бъркайте потвърждението със споразумение, което е изготвено под формата на съответен договор.
Препоръчително е да напишете писмо, в което се предлага сътрудничество, дори ако като цяло детайлите на работата са били обсъдени по телефона или лично. И въпреки факта, че документът няма правна сила, той може да се счита за пълноценно официално предложение.
Как да напиша писмо с предложение за сътрудничество
За да съставите документ, можете да използвате предложеното примерно писмо за сътрудничество, което отчита всички изисквания и характеристики, но не е необходимо да се придържате стриктно към определена форма. За да съставите този документ, най-добре е да използвате, където са посочени всички необходими подробности. Освен това ще му придаде известно значение и важност.
Основното нещо е да се състави документ в съответствие с общоприетите правила в такива случаи:
- Заглавието на документа не е задължителен атрибут - вместо това веднага започнете писмото с призив към адресата.
- Първият параграф трябва да говори за вашата компания и дейности, тъй като получателят трябва да види, че можете да предложите нещо полезно за него. Това въведение определя дали получателят ще прочете писмото по-нататък. Например, ако изпратите предложение за доставка на пресни плодове на много потенциални партньори, а компанията получател е специализирана в продажбата на компютри, получателят ще разбере от първите редове, че вашата оферта не е за него.
- В първия параграф напишете името на вашата организация или компания.
- Ако преди да напишете писмото, вече сте общували с представител на компанията-адресат и сте обсъдили някои подробности, е уместно да припомните това във втория параграф. Например: „Вече говорихме за възможностите за доставка на нашите компоненти и разгледахме вашите желания относно получаването на отстъпки. В резултат на това сме готови да предложим следното...”.
- Предишният параграф плавно преминава в следващия, където ще бъдат описани конкретни условия, числа, условия и имена. Можете да подредите тази част от писмото за по-лесно четене под формата на списък, докато параграфите му трябва да съдържат възможно най-много пълна информация, но без излишни подробности, които объркват читателя.
- Накрая можете да напишете няколко официални прощални фрази, например „надяваме се на дълго и ползотворно сътрудничество“ или „ще се радваме да ви видим като наши клиенти“.
- Ако пишете обжалващо писмо, не трябва да използвате общ шаблон за всички партньори. Единственото нещо, което може и трябва да бъде шаблон, са вашите данни и данни за контакт, които са посочени в края на писмото.
Нюанси и характеристики на документа
Първото изискване за такова писмо е да се спазва грамотността. Ако такъв документ съдържа очевидни грешки, получателят може да се усъмни във вашата компетентност или да реши, че човек, който не може правилно да състави писмо, не може да бъде сериозен партньор. Използването на кратки и стегнати фрази и изречения винаги помага да се избегнат грешки. Не трябва да претоварвате писмото с красиви завои, защото получателят няма да оцени вашия стил, но ще иска да получи точна и вярна информация.
Размерът на писмото не трябва да е много голям, но в същото време кратко изречение може да изглежда като неинформативен отговор. Оптималният размер е половината или три четвърти от лист А4.
Ако използвате стандартен шаблон на формуляр, за да напишете документ като писмо за сътрудничество, това не е много добро. Когато съставяте такъв документ, трябва да покажете, че се интересувате от комуникация с получателя и сте наясно с това. По-специално, опитайте се да използвате възможността да споменете името на партньорската компания в текста и използвайте информация за тази организация, която знаете.
Например, следният оборот е подходящ: „Ние знаем, че от миналата година вашата компания работи не само в Москва, но и с южните региони, което ни позволява да говорим за вашето увеличение на покупките. Ние сме готови да ви доставим продукти в обемите, от които се нуждаете.”
Евгений Маляр
# Бизнес нюанси
Когато съставят писмо с предложение за сътрудничество, техните автори най-често грешат със стилистични нарушения.
Навигация по статии
- Изображения и модели - ползи и опасности
- Как да напиша бизнес предложение за сътрудничество
- Често допускани грешки
- Отговор на търговско предложение
- Условия за отговор на предложение за сътрудничество
Сътрудничеството в бизнеса е съвместно взаимноизгодно стопанска дейност. Той е замислен с цел увеличаване на доходите на всяка от договарящите страни. Но тъй като една добра идея рядко хрумва на двама бъдещи партньори едновременно, винаги има един човек, който действа като инициатор. Освен това една от страните винаги се интересува от сътрудничество повече от другата, макар и не много - пълно равенство не се случва в природата.
Случай от историята.Ярък пример за успешно сътрудничество са взаимно изгодните отношения между съветската хранителна индустрия и Pepsi. Американският производител на напитки получава изключителното право да търгува с водка Stolichnaya, а в замяна доставя на СССР своя концентрат и оборудване за бутилиране. Сделката не е включвала плащане на ценна валута.
Как изразявате желанието си да работите заедно в полза на поне два бизнеса? Можете да отидете в офиса на правилната компания и устно да заявите ползотворна идея, а предприемачите често правят това. Телефонно обаждане също е вариант. Когато има желание да се даде възможност на потенциален партньор да мисли, оценява и претегля дълбочината на мисълта, бизнесмените обикновено използват епистоларна форма, тоест писмено предложение за сътрудничество. Как да напишете този документ правилно ще бъде обсъдено в тази статия.
Изображения и модели - ползи и опасности
В нашата епоха на всеобща стандартизация и унификация "живото слово" е особено високо ценено. Тъй като почти никой не учи бъдещите бизнесмени на изкуството да изразяват мисли на хартия (сега по-често на екрана на монитора), е изкушаващо просто да изтеглите примерно предложение за сътрудничество, да замените имената на компаниите, бащините имена и други необходими думи в него и вземете готово писмо. Няма нищо лошо в този метод, но такова заемане е изпълнено със следните опасности:
- Няма гаранция, че шаблонът е абсолютно правилен;
- Извадката може да не отговаря напълно на текущата ситуация;
- Някой вече е изпратил такъв текст до контрагент, с когото компанията иска да сключи споразумение за сътрудничество. По принцип всичко е наред, но адресатът може да има подозрение за ниското ниво на интелигентност на потенциален партньор. Особено лошо, ако е истина.
От всичко по-горе негативни последициОт шаблонния подход не следва, че не могат да се използват проби. Възможно е и необходимо. Преди всичко трябва да знаете Общи правилаи структурата на документа, който се съставя, и второ, желателно е да сте креативни.
Как да напиша бизнес предложение за сътрудничество
Заемайки се с какъвто и да е бизнес, трябва да помислите за крайната му цел. В този случай максималната програма е да убедите желания бизнес партньор в ползите от сътрудничеството. По отношение на минимално допустимия ефект, той се изразява в желанието да се даде повод за размисъл по същия въпрос. Възможно е, след като помисли за вероятните перспективи и възможности, предлагани от съвместни дейности, предприемачът да „узрее“ и да предприеме противодействие.
Изтегляне на проба
Въз основа на целта можете да решите как правилно да съставите писмо, съдържащо предложение за сътрудничество. На първо място, трябва да отговаря на правилата на бизнес етиката. Те предоставят следните стандарти:
- Текстът се поставя върху бланката на адресиращата организация;
- Заглавието трябва кратко и ясно да изразява същността на писмото;
- Във вътрешната практика най-често срещаният и приемлив адрес е прилагателното "уважаван", използвайки името и бащиното име на лицето, вземащо решение на необходимото ниво. Откриването на името на лидера обикновено е лесно;
- По принцип е възможно да се използват и такива форми на поздрав като „здравей“ или „добър ден“, но те не винаги са подходящи в кореспонденцията. Освен това няма гаранция, че документът ще бъде прочетен в определеното време на деня.
- Невъзможно е да се смирите, да се извините за „отнето време“ (разбира се ценно) и да ласкаете. Отношението към потенциален партньор се формира от първите секунди на запознанство, макар и задочно. Тогава ще бъде трудно да защитите интересите си.
- Възможно е и е необходимо учтиво да благодарим за вниманието.
В края на текста се изразява надежда за по-нататъшно взаимноизгодно сътрудничество.
Структурата на писмото е проста и включва само три точки:
- Обжалване;
- Същността на предложеното сътрудничество;
- Израз на надежда за възникване на диалог с цел уточняване на детайлите.
Фактът, че независимо от начина на доставка, текстът трябва да съдържа координати на адресата, дори е излишно да споменаваме. Това се разбира от само себе си.
По-удобно е да четете структуриран (т.е. разделен на подзаглавия или параграфи) текст, но това правило е общо за цялата бизнес кореспонденция.
Често допускани грешки
Всеки прави грешки и, разбира се, се учи от тях (но по-добре от непознати). Когато съставят писмо с предложение за сътрудничество, техните автори най-често грешат със следните стилистични нарушения.
Прекомерна сдържаност
Текстът трябва да е кратък, но не толкова кратък, че човекът, който го чете, да е принуден да отгатне смисъла. Смята се, че един лист е ограничението, но ако се изисква повече обем, тогава е по-добре да отидете на друга страница и все пак да докажете идеята за сътрудничество до края. Ако от самото начало изречението „закачи“, тогава ще има време за четене.
Повторение на основната идея
Опитвайки се да бъдат убедителни, някои автори се връщат към основната идея два или три пъти, като възхваляват нейната доходност по различни начини. Ако това наистина е така, тогава потенциалният партньор веднага ще оцени степента на рентабилност на сделката за себе си. Не си мислете, че той не може да брои.
самохвала
Никой не обича самохвалците - нито момичетата, нито перспективните бизнес партньори. Ако продуктът или услугата са наистина добри, тогава контрагентът ще знае за това чрез своите канали, като проверява информацията. И без това малцина вярват на думи.
Твърде много числа
Икономическата обосновка сама по себе си е добра, но в писмото за сътрудничество няма място за дълги изчисления. Достатъчно е да посочите вероятната стойност на доходността и да запазите изчисленията за лична среща. Това има своята интрига.
Отговор на търговско предложение
Оставянето на предложение за сътрудничество без отговор е нарушение на бизнес етиката. Дори ако партньорството не представлява интерес, е необходимо да го докладвате. Разбира се, не говорим за масово изпращане, а за конкретно предложение, адресирано до мениджъра.
Така че има само два варианта. Компанията получател може:
- Изразяване на интерес;
- Учтиво откажете предложението.
И за двата случая има правила, макар и неписани, но спазвани от повечето бизнесмени.
Ако има интерес.Ясно е, че най-добрият вариант- когато сътрудничеството "расте" до взаимно удоволствие. В този случай формата на отговора не е толкова важна. Най-заинтересованата страна, а именно инициаторът и авторът на писмото, ще се радва да отговори под всякаква форма – дори устно и по телефона. Тази приятна реакция със сигурност ще бъде последвана от покана за преговори, които, разбира се, все още не се знае как ще завършат, но шансове за успех има.
Когато поканата не бъде приета.Психологически, нормален човекВинаги е по-трудно да откажеш, отколкото да се съгласиш. Но когато това е неизбежно, трябва да се помни за етиката на поведение, изразяваща се в създаването на условия за „запазване на лицето“ (японските бизнесмени обръщат голямо внимание на този момент). В писмен вид отказът се извършва, както следва:
- Отговорът се отпечатва на бланката на фирмата;
- Документът е озаглавен като "Отговор на предложението за сътрудничество" с входящи данни и дата на полученото писмо. Ако кореспонденцията се води по електронна поща, използването на темата по подразбиране „Re:“ е нежелателно;
- Отказът е съпроводен с израз на съжаление. Често срещана е фразата „принудени сме“;
- Благодаря за предоставената информация;
- Посочени са мотивите за отказа. Те могат да бъдат много общи или много конкретни, стига бизнес интересите да не страдат от това. Приемлива е формулировката „предложеното от вас сътрудничество не отговаря напълно на политиката на нашата компания“. Приемането на по-изгодна оферта традиционно не се оправдава с отказ;
- Препоръчително е да завършите текста на отказа с израз на надежда за сътрудничество в бъдеще, дори ако авторът разбира, че това е само почит към учтивостта.
- В идеалния случай, ако писмото предлага обсъждане на алтернативна съвместна дейност, в която потенциален партньор се интересува.
Използването на образец при съставянето на отказ е оправдано поради възможното множество подобни ситуации. Съставянето на отговор всеки път отнема твърде много време. Пример за културен и оправдан отказ.