Правила за писане на бизнес писма. Бизнес писмо на английски - полезни фрази
Официалните писма/имейли се пишат в официален стил до хора, които заемат официални, ръководни позиции, като мениджъри, директори.
Официалните писма могат да бъдат различни видове:
- Бизнес писмо;
- Писмо с искане за информация;
- Рекламационно писмо;
- Писмо за кандидатстване за работа;
- Рекламационно писмо;
- Извинително писмо.
Структура на бизнес писмо
Име и адрес на изпращача
Данните за подателя се намират в горния ляв ъгъл.
Последователността на детайлите е следната:
- име на управителя;
- неговата позиция;
- име на фирмата на изпращача;
- номер на къща, улица;
- град, пощенски код;
- страна.
Пример:
Г-н Виктор Москвин
ул. Садовая 154
Липсата на препинателни знаци в бизнес писмо се нарича "отворена пунктуация".
дата
Датата се намира под детайлите, с отстъп на три реда. Има няколко опции за записване на датата:
- 28 юли 2017 г.;
- 28 юли 2017 г.;
- 28 юли 2017 г.;
- 28 юли 2017 г.
Адрес на получателя
Адресът на получателя се изписва след датата, както следва:
- пълно име на получателя;
- длъжност;
- Име на компанията;
- номер на къща, улица;
- град, пощенски код;
- страна.
Трябва да се посочи преди името съкратен адрес:
- Г-н. (господин, майстор)
- д-р (лекар),
- Г-ца. (мис, за неомъжена жена),
- г-жа (Г-жа – за омъжена жена или ако не сте сигурни в статуса си).
Пример:
Г-жа Дженифър Грей
редактор издателска компания “Гудбук”
Местоположението на адреса е подобно на изписването на адреса на подателя.
Обръщане към адресата на писмото
- Обръщението към адресата започва с думата „ скъпи..." (Уважаеми): Ако е посочено пълното име на получателя, тогава поздравът започва точно така, с личен поздрав: Уважаема г-жо Дженифър Грей.
- Ако името е неизвестно, писмото се обръща неясно: Уважаеми господине или госпожо.
- Ако е адресирано до фирма, адресът е общ: Уважаеми господа.
- Ако писмото е адресирано до американска компания, в края на адреса се добавя двоеточие: Уважаема г-жо Дженифър Грей:
Длъжност на подателя
Ако писмото е написано от мъж, тогава думата Mr не се използва. Ако писмото е написано от жена, тогава след името в скоби има (г-жа). В края на изречението няма точка. Например: С уважение,
Училище за чужди езици „Lingva“, или
С уважение, Никол Ноубъл (г-жа)
Школа за чужди езици "Лингва"
Маркиране на приложението
Бизнес писмото може да бъде придружено от други документи. За да се посочи това в бизнес кореспонденцията, след подписа се изписва съкращение Encили Encs (« Заграждения" - "Приложения"). След този надпис се поставя запетая и се изброяват всички документи, приложени към основното писмо. Например:
Искрено Ваш,
Школа за чужди езици "Лингва"
Enc, копие от лиценза.
Бизнес и официални писма. Структура на бизнес писмо и речеви модели, които да се използват в него
Структура на писмото |
Речеви модели |
1. Официално обръщение към получателя (Обръщайте се към получателя по официален начин) |
Уважаеми господине или госпожо - Уважаеми господине (обръщение към мъж) или госпожо (към жена) |
2. В първия параграф посочете целта на писане на писмото. (Не използвайте съкратени глаголи!) |
Пиша във връзка с/за да попитам за... – Пиша във връзка с/за да разбера/попитам.... I have read/found your advertisement in...and would like to... - Прочетох/намерих вашата реклама в...и бих искал да... Интересувам се от... - Интересувам се от... Бих искал да знам повече подробности за... - Бих искал да знам повече подробности за... Бих искал да помоля за допълнителна информация относно/относно... I would like to ask if/when/why/where... - Бих искал да попитам дали е възможно, ако/кога/защо/къде... Очаквам с нетърпение вашия отговор/да чуя от вас. - Очаквам вашия отговор… |
3. Край на писмото в подходящата форма: |
|
Ако писмото започва с Уважаеми господине или госпожо, тогава писмото трябва да завършва с фразата |
С уважение,... - искрено, с уважение... |
Ако писмото започва Уважаеми г-н/г-жо Уилсън, тогава писмото свършва |
Искрено Ваш,... - искрено Ваш, с уважение... |
Образци на бизнес/официални писма
Примери за официални бизнес писма
Писмо за запитване
1. Уважаеми господине/госпожо,
2.Пиша във връзка с реклама за вашия курс по английски език. Аз съм студент на 19 години от Русия. Интересувам се от английски и търся курс по английски на по-високо ниво.
Бих искал да помоля за повече подробности относно този курс по английски език. Ще бъда много благодарен, ако ме информирате за начините на плащане и изискванията за записване.
Очаквам с нетърпение вашия отговор.
3. С уважение,
Уважаеми господине/госпожо
Пиша ви във връзка със съобщение относно вашия курс по английски език. Аз съм 19-годишен студент от Русия. Интересувам се от английски език и затова търся курсове по английски, за да подобря нивото си.
Бих искал да знам повече подробности за този курс по английски език. Ще бъда много благодарен, ако можете да ми предоставите информация относно начините на плащане и изискванията за записване.
Очакваме Вашия отговор.
На Ваше разположение,
Анна Рудова
Уважаеми г-н. Стивънс
г-жа М.К. Колинс е кандидатствал за работа като продавачка в моята аптека. Тя ме посочи като човек, за когото е свършила подобна работа. Моля, дайте ми обща информация относно годността й за тази работа. Ще съм ви благодарен за тази помощ.
Искрено Ваш,
Уважаеми г-н Стивънс,
Г-жа М.К. Колинс кандидатства за работа като продавач в нашата аптека. Тя ви посочи като лицето, с което да се свържете за повече информация, тъй като тя вършеше работата вместо вас. Моля, предоставете ми обща информация относно пригодността й за тази позиция. Ще съм благодарна за вашата помощ.
Искрено Ваш,
Браян Уорнър
Жалба
Пиша, за да се оплача от неефективната работа на вашия център за обслужване на книги. На трети февруари поръчах от вас едно копие на „Вино от глухарчета” на Рей Бредбъри. Книгата пристигна по пощата и установих, че някои от страниците са разместени, така че книгата не може да се използва.
В резултат на това останах без нужната книга. Бих искал да имам привилегията да ви върна дефектната книга в замяна на перфектно копие. Надявам се, че е възможно да го смените възможно най-скоро. Очаквам с нетърпение вашия отговор.
Искрено Ваш,
Уважаеми г-н Олсен,
Пиша, за да се оплача от неефективната работа на вашия книжен център. На 3 февруари поръчах от вас едно копие на книгата „Вино от глухарчета“ на Рей Бредбъри. Книгата пристигна по пощата и открих, че някои от страниците на книгата са в грешен ред, така че книгата е „нечетима“.
В резултат на това останах без нужната ми книга. Бих искал да заменя дефектното копие на книгата с нормално. Надявам се, че можете да замените книгата възможно най-бързо. Очакваме Вашия отговор.
На Ваше разположение,
Бил Бари
Допълнителни модели на реч за писмо с оплакване:
- I must express my dissatisfaction with... - Трябва да изразя недоволството си...
- Фактически вече съм говорил/писал за това, но нищо не се е променило/случило с... - Всъщност вече съм говорил/писал за това, но нищо не се е променило...
- Няма повторение на предишното ми писмо. – На последното ми писмо нямаше отговор.
- Артикулът не е заменен. – Продуктът не е подменян.
- Изведнъж спря да работи. – Внезапно продуктът спря да работи.
- Липсваше клавиатурата. – Клавиатурата беше изгубена.
- Противно на описанието в менюто/брошурата/разписанието...Описанието в менюто/брошурата/разписанието не отговаря...
- Храната не е приготвена правилно. – Храната не е приготвена правилно.
- Цената беше достатъчно скъпа. - Цената беше твърде висока.
- Беше много неприятно събитие, защото... - Това събитие завърши с провал, защото...
- По този начин развали всичките ми планове, тъй като... - Така всичките ми планове бяха разрушени поради...
- Надявам се, че мога да очаквам... - Надявам се, че мога да разчитам (очаквам)...
Молба за кандидатстване
(Молба за кандидатстване)
Уважаеми Господине или Госпожо,
Пиша в отговор на Вашето предложение за работа за длъжността компютърен оператор, което намерих в последния брой на “Daily News”.
Вярвам, че тази позиция отговаря на очакванията ми за перфектна работа за млад човек. Що се отнася до моята квалификация, работя от около две години като компютърен оператор в Gray Service Company, където имах шанса да придобия „практически“ опит с компютри в реален работен офис и да вляза в контакт с публиката за първи път. Там натрупах много ценен професионален опит. Освен това смятам себе си за трудолюбив и много общителен човек.
С удоволствие ще присъствам на интервюто по всяко удобно за Вас време. Прилагам имената на двама рефери от Grey Service Company, с които можете да се свържете за повече информация. Очаквам отговора ти с нетърпение.
Искрено Ваш,
Уважаеми господине/госпожо,
Пиша, за да отговоря на вашата обява за позиция компютърен оператор, която намерих в последния брой на Daily News.
Вярвам, че тази позиция отговаря на очакванията ми за идеална работа за млад човек. Що се отнася до квалификацията ми, работих като компютърен оператор в продължение на 2 години в Grey Services, където имах шанса да придобия практически опит в работата с компютър в работен офис и първия си опит в общуването с хора в рамките на професията. Натрупах ценен професионален опит в работата. Освен това се смятам за трудолюбив и много общителен човек.
С удоволствие ще се явя на интервю по всяко удобно за вас време. Предоставям имената на двама бивши колеги, с които можете да се свържете за по-подробна информация за мен. Очакваме Вашия отговор.
На Ваше разположение,
Джейн Морисън
Допълнителни речеви модели за писмо за кандидатстване за работа:
- Пиша в отговор на/по отношение на... - Пиша, за да отговоря/във връзка...
- Пиша във връзка с... - Пиша във връзка...
- Бих искал да изразя интереса си към... - Бих искал да изразя интереса си към...
- Намерих офертата за позиция/работа/длъжност изключително интересна, защото... - Вярвам, че позицията/работата/длъжността е изключително интересна, защото...
- Бих искал да кандидатствам за тази работа, защото... - Бих искал да получа тази позиция, защото...
- Моята причина да кандидатствам за тази работа е, че...(Аз съм много общителен, трудолюбив, талантлив в...) -Причината, поради която искам да получа това място...
- Що се отнася до моя опит, той включва... - Що се отнася до трудовия ми опит...
- I worked for...as... - Работих на позицията... за...
- Готов съм да дойда на интервю по всяко време. – Готов съм да дойда на интервю по всяко време.
- Прилагам автобиография/препоръки от предишни работодатели. – Прилагам автобиография/препоръки от предишни работодатели.
- Срещнах го...в..., когато се присъедини към...
- ... ме помоли да напиша препоръчително писмо, което да придружи кандидатурата му за... Много се радвам да го направя.... ме помоли да напиша препоръчително писмо, което да предам на мястото, където е необходимо.... Радвам се да направя това.
- ...отличи себе си ... се показа като...
- Неговият/нейният най-голям талант е...Неговият/нейният най-голям талант е...
- Той/тя е креативна личност... Той/тя е креативна личност...
- Неговият/нейният отличен капацитет да...беше безценен...
- Докато той/тя беше с нас, той/тя... Неговите отговорности включваха...През времето, през което работеше за нас... Неговите/нейните отговорности включваха...
- Неговите/нейните основни отговорности бяха... Неговите/нейните ежедневни задачи включваха... Неговите/нейните ежедневни задачи включваха...
- Единственото слабо място, което някога съм забелязал в представянето му, беше... Единственият недостатък, който забелязах в неговата/нейната личност...
- Убеден съм, че...ще продължи да бъде много ефективен. Той/тя заслужава най-добрите ми препоръки. Убеден съм, че... ще продължи да работи много ефективно. Той/тя заслужава най-добрите ми препоръки.
- С радост бих препоръчал... като надежден кандидат. Щастлив съм да препоръчам... като обещаващ служител.
Бизнес поздравително писмо
Целта на поздравителното бизнес писмо е официално да поздрави ръководителя на компанията или ваш колега. Това писмо може да е по-кратко от официално бизнес писмо, но да има по-емоционален тон.
Допълнителни модели на реч за поздравителни писма:
- Най-добри пожелания за щастлива и успешна Нова година от...! Моля, приемете моите най-добри пожелания за щастлива и просперираща Нова година от...!
- В знак на признателност към нашата асоциация през изминалата година, всички в... изказват нашите най-добри пожелания за прекрасен празничен сезон! — Оценявайки сътрудничеството ни през изминалата година, всеки служител ... изразява нашите най-добри пожелания за празниците!
- Най-сърдечни пожелания за весел празник и прекрасна нова година! — С най-сърдечни пожелания за весели празници и прекрасна предстояща година!
Писмо за кандидатстване за работа (мотивационно писмо за автобиография)
Във въведението към мотивационното писмо е препоръчително да посочите източника на информация и желаната позиция.
Основната част на писмото говори за професионалните знания, умения и способности на кандидата и съдържа информация за автобиографията, придружаваща писмото. Изразете желанието си да се явите на интервю, ако е възможно в удобно за работодателя или негов представител време, както и надеждата за положително решение в полза на кандидата. И накрая, благодаря ви, че прочетохте писмото.
Допълнителни модели на реч за писма за кандидатстване за работа:
- Беше ми интересно да прочета вашата реклама за... Беше ми интересно, когато прочетох вашата реклама в...
- Моля, приемете това писмо като кандидатура за ... позицията, която в момента е обявена в ... Моля, приемете това писмо като кандидатура за свободната позиция ..., която е обявена в ...
- Имам изключителни умения за вербална и писмена комуникация. Имам изключителни умения за устна и писмена комуникация.
- Мога да предоставя препоръки от...ако е необходимо. Мога да дам препоръки от...ако е необходимо...
- Благодаря за вниманието. Благодаря за вниманието.
Бизнес покана
В света на бизнеса срещите с партньори са част от ключа към успеха, така че правилният дизайн на поканата е много важен. Когато пишете покана, уверете се, че името на партньора е посочено изцяло. Направете поканата кратка, използвайте хумор по подходящ начин и, разбира се, съобразете времето на поканата!
Фрази за покана:
- Сърдечно Ви каним да бъдете гост на... Сърдечно Ви каним да бъдете гост на...
- Позволете ми удоволствието да ви поканя... Не отказвайте удоволствието да ви поканя...
Отговорете на бизнес писмо на английски
Някои писма, получени от компанията, изискват отговор. Структурата на такова писмо не се различава от бизнес писмото.
Допълнителни речеви модели за отговор на писмо:
- Благодаря Ви за писмото. Благодаря за писмото ти.
- Ние високо ценим вашето предложение. Високо ценим вашето предложение...
- Ще се радваме да ви доставим... Ще се радваме да ви доставим (изпратим)...
- Относно въпроса ви за... Относно въпроса ви за...
Заключение
Официалното писмо се състои от следните части:
Официален поздрав: Уважаеми господине/госпожо – когато не знаете фамилното име на лицето; Уважаеми г-н/г-жо Уилсън – когато не знаете името на получателя.
Първият параграф съдържа поздрава и уводните думи, целта на писмото.
Основната част на писмото разкрива съдържанието му - предоставя аргументи, иска информация, която представлява интерес (обикновено 1-3 параграфа).
Последният параграф е резюмето на цялото писмо, а именно действията, които очаквате от получателя, окончателни коментари.
Официалният завършек на писмото: С уважение,... – когато не знаете фамилното име на лицето; С уважение,... когато не знаете името на получателя.
Официалните писма могат да бъдат и отговор, съдържащ исканата информация. Писмото за отговор има същата структура.
Уверете се, че нито една част не е пропусната, когато пишете писмото.
Добре обмисленото и внимателно написано бизнес писмо е ефективен инструмент в бизнеса, който не само може да помогне при сключването на различни видове сделки, при кандидатстване за работа и др., но и да развали впечатлението на подателя, което не гарантира успеха му в постигането на целта му.
Уралски социално-икономически институт на Академията по труда и социалните отношения
Катедра по чужди езици
БИЗНЕС КОРЕСПОНДЕНЦИЯ НА АНГЛИЙСКИ ЕЗИК
Урок
Челябинск
BBK 81.2 английски.
Бизнес кореспонденция на английски език: учебник / Comp. Н.В. Маврина; лв. социално-ек. Институт на ATiSO. – Челябинск, 2007. – 88 с.
Учебникът „Бизнес кореспонденция на английски език” е предназначен за студенти от 2-3 курс на икономически специалности и студенти от 3-4 курс на специалност „Приложна информатика (в икономиката)”, които изучават бизнес английски език. Помагалото има за цел да научи учениците да съставят различни видове бизнес кореспонденция, да развие уменията им за възприятие, да актуализира и разширява речниковия им запас. Може да се използва в часовете в класната стая, както и за самостоятелна работа на учениците.
Съставител Маврина Н.В. , Доцент доктор. пед. науки, доцент в катедрата по чужди езици, UrSEI
Рецензенти Данилова G.V. , Доцент доктор. Филол. науки, професор, гл. Катедра по чужди езици UrSEIKovtunovich L.M. , Доцент доктор. пед. науки, доцент на катедрата
Чужди езици на Челябинския институт (клон) RGTEU
Одобрено от Академичния съвет на Уралския социално-икономически институт на Академията по труда и социалните отношения
© Уралски социално-икономически институт на Академията по труда и социалните отношения, 2007 г.
© Маврина Н.В., 2007
Предговор
Активният процес на установяване на връзки между регионите на земното кълбо води до разширяване на бизнес комуникациите, културния и информационен обмен, увеличаване на взаимодействието и взаимното влияние на обществата в различни сфери на живота, включително професионалните. В контекста на развитието на официални контакти, съвместни предприятия и частен бизнес, необходимостта от специалисти в областта на икономиката, управлението, финансите,
информационни технологии, притежаващи умения за устна бизнес комуникация и водене на бизнес кореспонденция на чужд език, непрекъснато нараства.
Настоящият учебник е съставен въз основа на изискванията на Държавния образователен стандарт за висше професионално образование, като се вземат предвид съвременните изследвания в областта на чуждоезиковата бизнес комуникация и междукултурната комуникация и е предназначен да развие уменията за водене на бизнес кореспонденция на английски език сред студенти от икономическите специалности на университета. Целите на това ръководство включват актуализиране и разширяване на речника, развиване на толерантно отношение към бизнес партньори, принадлежащи към други култури,
стимулиране на мотивационното и ценностно отношение на учениците към бизнес кореспонденцията.
Урокът се състои от две части. Първата част, състояща се от четири урока, включва теоретичен материал за правилата за водене на бизнес кореспонденция, голям брой образци на бизнес кореспонденция и различни упражнения, които ви позволяват да провеждате различни методически форми на работа с ученици.
В урок 1 изучаваме характеристиките на официалния бизнес стил на речта,
разликите между кореспонденцията, написана на британски и американски английски, както и правилата за съставяне на трите вида бизнес кореспонденция, с които студентите най-често се сблъскват в професионалната си дейност - бизнес писма, факсове и имейли. Те се разглеждат от гледна точка на структурната
композиционни, стилистични характеристики на дизайна и съдържанието.
Уроци 2, 3, 4 са насочени към развиване на уменията и способностите на учениците,
необходими за водене на делова кореспонденция в трите най-професионално значими комуникативни и речеви ситуации - задгранична командировка,
при кандидатстване за работа и при сключване на сделка за продажба на стоки. IN
В началото на всеки от тези уроци се дава теоретичен коментар на правилата за съставяне и образци на бизнес кореспонденция, използвани в дадена комуникативна речева ситуация. След това се предлагат различни езикови упражнения, чиято цел е да се усвои лексиката и клишираните фрази, както и да се повторят някои от граматическите правила, необходими за кореспонденция. Те са последвани от речеви упражнения, които развиват умения за съставяне и възприемане на тези видове делова кореспонденция. Упражненията са подредени по нарастваща трудност. Всеки урок завършва с ролева игра, която има за цел да обобщи знанията и уменията, придобити от учениците.
В допълнение, първата част на ръководството включва текстове за четене,
което ще помогне на студентите да разберат по-добре съвременните тенденции в областта на чуждоезиковата бизнес кореспонденция.
Втората част на ръководството съдържа най-често срещаните клиширани изрази и съкращения, характерни за бизнес и електронната кореспонденция, необходими за ефективна бизнес кореспонденция на английски език.
Помагалото включва и тест, който ще ви позволи да следите знанията, уменията и способностите, придобити от учениците, и ключове към задачите,
които могат да използват в процеса на самостоятелна работа.
Урок 1 ПРАВИЛА ЗА ПИСАНЕ НА БИЗНЕС КОРЕСПОНДЕНЦИЯ
Кореспонденцията като форма на писмена делова комуникация се дели на служебна и частно-официална. Делова кореспонденцияосъществявани между юридически лица (предприятия, организации, институции,
фирми) и помага за решаването на най-важните въпроси на тяхната икономическа и правна дейност. IN частно-служебенПри кореспонденция единият от участниците е задължително частно лице, а другият е юридическо лице. Бизнес кореспонденцията се осъществява чрез делова кореспонденция–
различни видове бизнес писма и съобщения (факс, имейл,
телеграф, телекс и др.).
1.1. Характеристики на официалния бизнес стил
Отличителна черта на бизнес кореспонденцията, особено на бизнес писмата,
е официален бизнес стил на представяне на съдържанието, който се характеризира със следните характеристики:
- подчертана официалност и учтивост;
- насочване, т.е. присъствие на автора (подателя) на писмото и адресата
(получател);
- тематични ограничения на бизнес кореспонденцията, с които по правило се занимават 1-2 въпроса;
- неутралност на тона (отсъствие на емоционално и експресивно оцветени думи);
- композиционно и лексикално еднообразие на съдържанието;
- точност и яснота на изразяване на мисълта;
- сбитост и краткост;
- широко използване на стабилни фрази и езикови изрази
(клиширани фрази);
- използване на специална терминология;
- използване на средства за логическа комуникация.
1.2. Бизнес писмо
œ∙ œ∙ œ∙ œ | |||
58 Джалан Тамрин ∙ Джакарта | |||
Телефон 376019 | |||
Вашият референтен номер: SB/sl 2 | |||
Обзавеждане в Джакарта | |||
Нашата реф.: PL/fh/246 | |||
Уважаеми г-н Басуки, 5
Re: Поръчка 2789 10
Пиша във връзка с Вашето писмо от 24 февруари относно горепосочената поръчка за някои офис мебели.
За съжаление все още не сме получили картотеките, които бяха част от тази поръчка. Ще бъдем благодарни, ако можете да ги доставите възможно най-скоро или да възстановите сумата
пари. 6
Очакваме да се чуем.
С уважение, 7
Мениджър 8
Прикл.: Копие от фактура 11
Едно бизнес писмо на английски обикновено съдържа
следните необходими части: | ||
Заглавие (включително мястото, където е написано писмото) |
||
Референтната линия | ||
Дата на изпращане на писмото |
||
Вътрешният (на читателя) адрес | Вътрешен адрес |
|
Поздравлението/поздравлението | Обръщение/поздрав |
|
Тялото на писмото | ||
Безплатното затваряне | Последната формула на учтивостта |
|
Блокът за подпис | Блок за подпис |
|
До незадължителни части писмата включват: |
||
Линията на вниманието | Посочване на конкретен адресат |
|
Темата | Посочване на общото съдържание на писмото |
|
Сочещи към Приложения |
||
Основни правила за изготвяне бизнес писмата са както следва:
1) Повечето писма са написани на бланки, съдържащи името и данните на организацията, така че адресатът да може да отговори на тях без допълнителни усилия. Името и длъжността на подателя се посочват само в края на писмото.
пишете писмото.
3) Съществуват следните начини на изписване на дати: British (BE) –
1 септември 2010 г. / 1 септември 2010 г и американски (AE) – 1 декември 2010 г. / 1 декември 2010 г . По-добре е да напишете името на месеца с думи, защото... същата дата, напр. 01/09/2010в британския вариант се възприема като
4) Адресът на получателя е разположен вляво в следния ред: име с
учтив адрес (г-н/госпожица/г-жа/г-жа), длъжност, отдел, титла
фирма, адрес (къща, улица, град, щат/окръг, пощенски код (пощенски код (BE) / пощенски код (AE), държава). Грешките в правописа на адресата могат да се възприемат като неуважение.
5) Възможни опции за заявки:
На човек, чието име знаеш | |
На човек, чието име не знаеш | |
На жена, чието име знаеш | Уважаеми г-жо/госпожице/г-жо кафяв, |
На жена, чието име не знаеш | |
На фирма, длъжностно лице | |
Към фирма или организация | Уважаеми господа, (BE) |
Господа: (AE) |
6) Текстът на писмото е разделен на параграфи, всеки от които въвежда нова тема. IN
едно бизнес писмо трябва да включва 1-2 въпроса.
7) Крайната формула на учтивост зависи от адреса, използван в началото на писмото, и съответства на руската фраза"Искрено Ваш" .
Уважаеми господине/госпожо/уважаеми господине или госпожо, | Искрено Ваш, |
Уважаеми г-н. Бяла/ Уважаема госпожо/госпожице/госпожице кафяв, | С уважение, (BE) |
Искрено Ваш (AE) |
|
С уважение: (AE) |
фрази „Най-добри пожелания“ или „С най-добри пожелания“.
8) Блокът за подпис включва личния подпис на автора на писмото и неговия препис
(трите имена и длъжност, име на отдел, ако е необходимо).
9) Когато пишете до фирма или отдел, по възможност посочете лицето
до кого е адресирано писмото, например Attn. Мениджър производство.
10) Посочването на общото съдържание на писмото улеснява сортирането на писмата. Линията е или подчертана, или удебелена.
11) Ако има заявки, след блока за подпис се изписва наименованието на приложението, брой листове и номер на екземпляр.
12) Ако копия от писмото се изпращат до други получатели, съкращението“cc” и имената им са посочени.
Има няколко стила за подреждане на части от бизнес писмо.
(оформление), най-често срещаните са следните:
Полузатворен | Заключени | Напълно |
|||||||||||||||||||||||||||
блокирани |
|||||||||||||||||||||||||||||
(Модифициран блок) | |||||||||||||||||||||||||||||
1.3. Електронно съобщение
Електронно съобщение (e-mail) се пише в специални програми. IN
Хедърът включва следните елементи: адрес на изпращача (появява се автоматично); адрес на получател (задължително се посочва); адреси на лица, на които се изпращат копия от писмото; посочване на темата на съобщението. Датата се посочва автоматично от програмата. Следва текста на писмото и подписа.
Стилът на текста е по-малко формален в сравнение с бизнес писмо, а правилата за форматиране са по-малко строги.
от: [имейл защитен]
Да се: [имейл защитен]
Тема: изпълнение на вашата поръчка
Благодарим за имейла ви от 26 април. Съжаляваме, но не можем да изпълним поръчката ви до 15 май. Ще ни трябват още две седмици, за да завършим производството на последната партида.
Виждам, че все още не сте платили фактурата. Няма да можем да доставим, докато не платите. Моля, справете се с това a.s.a.p.
В днешно време много компании имат чуждестранни партньори или чуждестранни клонове, така че владеенето на английски език за секретар или личен асистент не е модна тенденция, а спешна необходимост. Днес ще говорим за това как правилно да подготвим някои видове документи, които често се възлагат на секретаря.
СЛУЖЕБНИ БЕЛЕЖКИ
Служебна бележка (меморандум)- Това са писмени комуникации в компаниите или в отделите на компанията. Те обикновено са предназначени за съобщения, обсъждане на бизнес процеси, отчитане на работата на компанията и разпространение на информация сред служителите. Бележката е публичен документ, така че не трябва да пишете поверителна информация в нея.
Когато пишете, обикновено се използва неформален стил. Бележката не трябва да бъде твърде кратка или твърде официална, но се насърчава краткостта. Структурата на бележката е следната: най-важната информация е поставена в първия параграф, а в следващите параграфи е обяснена по-подробно. Всички бележки съдържат следните елементи:
- получател:подравнен вляво, в горната част на страницата;
- подател:ляво подравнено, директно под получателя;
- дата на:подравнено вляво, под подателя;
- предмет:подравнено вляво, под датата.
За официални бележки е обичайно да се използва бяла хартия за печат, формат А4 или по-малък (служебните бележки трябва да се поставят в тавите за входящи документи).
Не се увличайте с изпращането на твърде много бележки – не забравяйте, че всеки служител е зает и има своя работа за вършене. Някои хора смятат, че бележките са ефективни инструменти за управление, но това не е съвсем вярно. Въпреки че бележките могат да се използват за насочване на работата и предложения, критиката и похвалата е най-добре да се доставят лично на индивида.
Въпреки че повечето информация днес се предава по имейл чрез въвеждане на съобщение в кутия за съобщения, използването на прикачени бележки (документи) остава важен елемент в бизнес кореспонденцията. Когато изпращате документи по имейл, не забравяйте за правилния им формат (Примери 1, 2).
ПРИМЕР 1
Да се:Игор Иванов/ Игор Иванов
от:Юлия Сергеева/ Юлия Сергеева Вицепрезидент по комуникациите ZAO Funny Cats/ Вицепрезидент по връзки с обществеността на Fanny Cats CJSC Приложено:Предварителен отчет №08/2011/ Авансов отчет № 8/2011г OAL (копие)/ Извлечение по сметка (копие) Меморандум/ Служебна бележка Моля да приема по сметката 52 300 (петдесет и две хиляди и триста) рубли, които изтеглих като дневни за първите ми командировки до Швеция и Италия без разписка (тя беше изгубена). Моля, вземете предвид сумата от 52 300 (петдесет и две хиляди и триста) рубли, изтеглена като командировъчни за първите ми две командировки до Швеция и Италия без разписка, т.к. беше изгубено. _________________ / Юлия Сергеева / Юлия Сергеева |
ПРИМЕР 2
Да се:Маркетинг отдел ЗАО Funny Cats/ Маркетинг отдел на АД "Fanny Cats" от:Игор Иванов/ Игор Иванов Управител Funny Cats, ZAO/ Управляващ директор на JSC Fanny Cats Предмет:Представяне на клиента/ Презентация за клиента Маркетинговата презентация за нов продукт, която подготвихте миналата седмица, беше изключителна! Вашият ентусиазъм, стратегия за продажби и познаване на продуктите бяха впечатляващи и със сигурност сключиха сделката с нашия партньор. Благодарим ви за изключителната работа и всеотдайност! Моите поздравления за всички вас! Търговската презентация, която направихте за нашите нови продукти миналата седмица, беше страхотна! Вашият ентусиазъм, търговска стратегия и познаване на продукта бяха впечатляващи и определено ще гарантират сделка с нашия партньор. Благодарим ви за изключителната работа и отдадеността към компанията! Моите поздравления за всички вас! Искрено Ваш,/ На Ваше разположение, Игор Иванов/ Игор Иванов |
Оставка
Молба за напускане- това е официален документ, с който служител уведомява за освобождаването си от длъжност или отдел. Предава се на прекия ръководител. Ако фирмата е чуждестранна, заявлението може да бъде написано на английски език.
Защо е необходимо да подадете молба за напускане? На първо място, за да поддържате добри отношения с работодателя и организацията, в която сте работили, и да получите положителна референция (препоръчителни писма). Дори ако в някои компании е достатъчно устно предизвестие за уволнение, писмото за напускане може да бъде запазено от работодателя и служителя и използвано за правни цели, ако е необходимо.
Има много варианти за писане на заявления на английски език, но всичко зависи от конкретната фирма и приетите бизнес практики. Но има важни моменти: например текстът на заявлението трябва да съдържа датата на уволнение, датата на писане и личен подпис.
В края на заявлението е необходимо да посочите копия, които са адресирани до лица, различни от непосредствения ръководител (например мениджър по човешки ресурси или ръководител на компанията).
Писмото за оставка трябва да бъде написано компетентно и кратко в бизнес стил, базирано на строгите езикови особености, присъщи на съвременния английски език.
Отбелязваме обаче, че основното в тази ситуация е да можете да се сбогувате с компанията на добра нотка. Това е един от компонентите на успеха в кариерата и професионалното израстване.
По-долу е модерно стандартно писмо за напускане на английски език, съставено в Обединеното кралство (Пример 3).
ПРИМЕР 3
083, Oxford Road/ 083 Oxford Road Манчестър, NH 23432/ Манчестър, NH 23432 Да се:г-жа Ан Кларк/ Г-жа Ан Кларк Продажби Старши специалист MA Търговия/ Старши специалист продажби MA Trade Уважаема Г-жо. Кларк Моля, приемете това писмо като официална оставка от позицията ми на мениджър продажби, влизаща в сила на 24 септември 2011 г. Напускам тази позиция, защото се появи възможност да уча магистър по бизнес администрация. Разбирам, че тази позиция изисква пълното ми внимание и следователно няма да ми позволи да уча задочно. Благодаря на MA Trade за предоставената възможност и специално на вас за ценното обучение и проявения професионализъм. Бих се радвал да дам на компанията един месец, за да намери заместник за моята позиция. Уважаема г-жо Кларк, Моля, приемете това изявление като моята официална оставка от позицията на мениджър продажби в сила от 24 септември 2011 г. Напускам тази позиция заради появилата се възможност да премина обучение и да придобия магистърска степен по Бизнес мениджмънт. Тази позиция изисква моето повишено внимание и ми е трудно да намеря възможности за допълнително обучение. Благодаря на фирма МА Трейд за предоставените ми възможности и на Вас лично за знанията и професионализма, които споделяхте с мен през цялото това време. Щастлив съм да дам на компанията 1 месец, за да намери кандидат за моята позиция. Искрено Ваш/ На Ваше разположение, Джулиет Прат/ Джулиет Прат Мениджър продажби, MA Trade/ Мениджър продажби MA Trade CC: Г-жа Сесилия Родригес, мениджър човешки ресурси/ Копие: Сесилия Родригес, мениджър човешки ресурси |
Имейл кореспонденция
Модерен имейли, изпратени от служители един на друг по пощата, като правило са доста кратки и могат да бъдат както официални, така и неофициални. Но дори и писмото да е неофициално, то трябва да е спретнато и лесно за четене и усвояване на информацията.
По-долу има няколко опции за стандартно форматиране на имейл (начало и край) в зависимост от получателя, текущите задачи и връзката ви.
Вие се познавате добре |
Познавате ли се |
Вие не се познавате |
- Целият текст е разделен на абзаци без използване на червена линия.
- В горния ляв ъгъл на писмото посочете трите имена на подателя или името на фирмата с адрес.
- След това посочете името на адресата и името на фирмата, до която е предназначено писмото, както и нейния адрес (на нов ред).
- Датата на заминаване се посочва три реда под или в горния десен ъгъл на писмото.
- Основният текст трябва да бъде разположен в централната част на писмото.
- Основната идея на писмото може да започне с причината за молбата: „Пиша ви на...“
- Обикновено писмото завършва с израз на благодарност („Благодаря ви за бързата помощ...“) и поздрав „С уважение“, ако авторът знае името на адресата и „С уважение“, ако не.
- Четири реда под пълното име и длъжност на автора.
- Между поздрава и името се поставя авторски подпис.
Примерно бизнес писмо на английски:
Г-н Николай Рошин
Фирма ABC
Офис 2002, Вход 1Б
Тверская улица
Москва
РУСИЯ 20 юни 2004 г
Пиша ви във връзка с вашето запитване. Моля, вижте приложения нашия информационен пакет, който съдържа нашите брошури и общи подробности за нашите училища и летни центрове.
В Англия имаме две училища, Брайтън и Бат, и двете красиви места, които съм сигурен, че вие и вашите ученици ще харесате. Нашите училища са разположени в атрактивни помещения на удобни, централни позиции. Брайтън е чист и безопасен град с красив залив и природа наблизо. Бат е един от най-известните исторически градове в Англия, известен със своята георгианска архитектура и римски бани.
Настаняването се предоставя в приемни семейства, избрани заради възможността да осигурят удобни домове, приятелско посрещане и подходяща среда, в която студентите могат да практикуват английски и да се наслаждават на престоя си. Имаме организатори на дейности на пълен работен ден, отговарящи за спортни, културни дейности и седмични екскурзии.
Моля, попълнете и изпратете приложения регистрационен формуляр, за да получите повече брошури и други рекламни материали.
Очаквам с нетърпение да чуя от вас и по-късно се надявам да приветствам вашите ученици в нашите училища и летни центрове.
Искрено Ваш,
Очакваме с нетърпение да ви посрещнем като наш клиент.
Искрено Ваш,
Рекламационно писмо
Писмото трябва да съдържа цялата необходима информация относно тази услуга или продукт. Напишете пълното име и описание на продукта, дата на покупка или услуга и др. Вашата цел е да обясните всички подробности, но да не претоварвате писмото с ненужни подробности. Освен това трябва да посочите вашите желания, условия и срокове за отстраняване на проблемите.
Към кого да адресирам това писмо?
При закупуване на продукт или сключване на договор за предоставяне на услуги, вие получавате адрес за връзка или телефон на човек, който може да реши всички възникнали затруднения. Обикновено в малките компании тези въпроси се решават от собственика на компанията. В организациите от средно ниво - неговият заместник или висше ръководство. Големите компании обикновено имат отдел за обслужване на клиенти, който се занимава с подобни проблеми.
Кои са основните части на едно писмо?
1. Въведение
Име на лице за контакт
Пълното име на получателя (ако е известно)
Заглавие, ако е налично
Име на фирмата
Име на компанията
Отдел за жалби на потребители
Отдел "Обслужване на клиенти
Адрес на улица
Град, щат, пощенски код
Адрес на компанията
Уважаеми (лице за контакт):
Обжалване
2. Въведение, съдържащо информация за закупения продукт или услуга.
На (1 юли) аз (купих, взех под наем, наех или ремонтирах) a (име на продукта, със сериен номер или номер на модел или извършена услуга) на (местоположение и други важни подробности за транзакцията).
На 1 юли аз (закупен, лизинг, нает, ремонтиран) (пълно име на продукта със сериен номер или вид услуга) на адрес ... (друга важна информация за сделката е посочена по-долу)
Пиша, за да насоча вниманието ви към проблем в раздела за обслужване на клиенти.
Пиша, за да привлека вниманието ви към проблем в нашия отдел за обслужване на клиенти.
Искам да се оплача възможно най-категорично относно отношението, което получих от член на вашия персонал
Бих искал да изразя оплакванията си от отношението към вашия служител.
Пиша, за да изразя силното си недоволство от стоките, които получих тази сутрин.
Пиша, за да изразя недоволството си от продуктите, които получих тази сутрин.
Пиша, за да се оплача от качеството на продукта, който закупих онлайн от вашия уебсайт.
Пиша, за да изразя недоволството си от качеството на продуктите, които поръчах от вашия сайт.
Пиша във връзка с негативното отношение на ваш служител.
Пиша поради негативното отношение на член на вашата компания.
3. Описаниевъзникващипроблеми
За съжаление вашият продукт (или услуга) не се е представил добре (или услугата е била неадекватна), защото (посочете проблема). Разочарован съм, защото (обяснете проблема: например продуктът не работи правилно, услугата не е извършена правилно, таксувана ми е грешна сума, нещо не е разкрито ясно или е представено погрешно и т.н.).
За съжаление, вашият продукт (услуга) не отговаря на необходимите изисквания, защото (проблемът е посочен). Разочарован съм, защото (ситуацията е обяснена: например устройството не работи добре, то е с лошо качество, представена ми е грешна сума за плащане, нещо не е обяснено)
Оборудването, което поръчах, все още не е доставено, въпреки телефонното ми обаждане до вас миналата седмица, за да ви кажа, че е необходимо спешно.
Оборудването, което поръчах, все още не е пристигнало, въпреки че ви се обадих миналата седмица и ви казах, че е необходимо незабавно.
За да разрешите проблема, ще ви бъда благодарен, ако можете (посочете конкретното действие, което искате – връщане на парите, таксуване на кредитна карта, ремонт, замяна и т.н.). Приложени са копия от моите записи (включително копия на разписки, гаранции, гаранции, анулирани чекове, договори, номера на модели и серийни номера и всякакви други документи).
За да разрешите проблема, ще бъда благодарен за опцията, ако (посочете вашите изисквания: върнахте парите, кредит, извършихте ремонт, извършихте замяна и т.н.) Приложени са копия на документи (прикачете копия на касовата бележка, гаранционна карта , анулирани чекове, договори и друга документация.)
Очаквам с нетърпение вашия отговор и разрешаването на моя проблем и ще изчакам (задайте срок), преди да потърся помощ от агенция за защита на потребителите или Better Business Bureau. Моля, свържете се с мен на посочения по-горе адрес или по телефона на (домашен и/или служебен номер с код на населеното място).
Очаквам вашия отговор с решение на моя проблем и ще изчакам (посочен краен срок), преди да се свържа с организация за защита на потребителите за помощ. Свържете се с мен на следния адрес или телефон (посочен адрес и телефон)
Моля, спешно се заемете с този въпрос. Очаквам отговор от вас най-късно утре сутринта.
Моля, разрешите този проблем незабавно. Очаквам вашия отговор не по-късно от утре сутринта.
Настоявам за пълно възстановяване на сумата, в противен случай ще бъда принуден да продължа въпроса.
Настоявам за пълно възстановяване, в противен случай ще бъда принуден...
Освен ако не получа стоките до края на тази седмица, няма да имам друг избор освен да анулирам поръчката си.
Ако не получа този артикул до края на седмицата, няма да имам друг избор освен да анулирам поръчката.
Надявам се, че ще се справите с този въпрос незабавно, тъй като ми причинява значително неудобство.
Надявам се, че ще се заемете с този въпрос незабавно, тъй като ми причинява сериозно неудобство.
4. Крайписма
Искрено Ваш/С уважение
Твоето име
Извинително писмо
Извинително писмо се изпраща в отговор на оплакване. Трябва да започнете, като изразите съжаление и лична загриженост за настоящата ситуация. Необходимо е да се обясни какви стъпки ще/са били предприети за коригиране на проблема и избягване на повторната му поява в бъдеще. По-долу ще намерите някои фрази, използвани при писане на извинително писмо
1. Изразяване на благодарност за докладването на настоящата ситуация
Благодарим ви, че насочихте вниманието ни към въпроса/проблема/проблема.
Благодарим ви, че ни уведомихте за този въпрос/проблем.
Оценявам, че ме посъветвахте за този инцидент...
Вашето съобщение е много важно за мен.
2. Изразяванесъжалявам.
Много съжаляваме да чуем, че...
Трудно ни е да чуем за това...
Много съжалявам за тази ситуация…
Много съжалявам за тази ситуация.
3. Извинение
Извиняваме се за...
Извиняваме се за...
Моля, приемете нашите извинения за...
Приемете нашите извинения…
4. Обяснениедействиякомпании
Моля, бъдете сигурни, че ще…
Бъдете сигурни, че ние...
Имате уверението ми, че...
Гарантирам ви...
За да компенсирате причиненото неудобство...
Като компенсация за причиненото неудобство...
Правим всичко възможно, за да разрешим проблема
Ние правим всичко възможно, за да разрешим проблемите
Мога да ви уверя, че това няма да се повтори
Обещавам, че това няма да се повтори в бъдеще
Опитвам се да оправя/реша проблема по спешност.
Опитвам се да разбера това/разреша този проблем незабавно
Моля, върнете дефектните стоки и ние ще ви възстановим парите/да ги поправим/заменим
Моля, върнете дефектния продукт и ние ще Ви възстановим разходите/поправката/обмяната му.
5. Напомняне за голямото значение на съвместното сътрудничество
Ние ценим високо вашите обичаи
Сътрудничеството с вас е много важно за нас.
Вашето удовлетворение е наш приоритет
Молба
Ако пишете на шефа- бъдете изключително учтиви, особено ако не сте сигурни, че той(ите) знае името ви. Не използвайте обозначените по-долу конструкции със значение на строгост или спешна молба. Неутрален и универсален вариант би бил:
Ще бъда благодарен, ако...
Молбата, стилистично извисена и най-учтива, се състои и от следните изрази:
Ако не ви е трудно дайте...
Бихте ли ми дали/да ми дадете..., моля?
Ако нямате нищо против, моля, дайте...
Мога ли/мога ли да ви обезпокоя за нещо/да ми дадете/подадете..., моля?
Направи ми услуга, моля те, дай ми...
Бихте ли ми направили услуга и ми дали/да ми дадете..., моля?
Не отказвайте тази доброта, моля, дайте...
Бихте ли ми дали...?
Бихте ли били така добри да зарадвате...
Бихте ли ми дали..., моля?
Не го смятайте за проблем, моля, дайте...
Бихте ли ми дали/да ми дадете,.., моля?
Ако пишете колегаи той/тя не ви е приятел, изберете неутрален стил – между официален и неформален.
Можеш ли..?
Удобни форми с глагола „искам“ в този случай:
Искам (бих искала) да попитам...
Бих искал (да ви помоля) да...
Бих искал (бих искал) да ви попитам...
Мога ли да ви помоля да...?
Искам да ви помоля да ми купите тази книга.
Мога ли да ви помоля да купите тази книга за мен?
Бих искал да ви помоля да отидете на вилата в неделя.
Мога ли да ви помоля да отидете в селската къща тази неделя?
Ако пишете непознат човек- Бъдете учтиви.
Чудя се дали бихте могли..?
Тук ще бъдат удобни искания, изразени във въпросително изречение с модалния глагол „да мога“:
Мога ли да ви попитам...?
Мога ли да ви помоля да направите нещо?
Може ли да те питам...?
Мога ли да ви помоля да направите нещо?
Мога ли да ви попитам...?
Бихте ли/ любезно бихте ли направили нещо?
Може ли да те питам...?
Бихте ли могли да направите нещо?
Мога ли да ви попитам...?
Бих бил много задължен, ако...
Можеш...?
Можете ли/Можете ли да направите нещо?
Не можеш...? Можеш ли...?
Можеш ли...?
Можеш ли...?
Можете ли/Можете ли...?
Можеш ли...?
Можеш ли...?
Можеш ли...?
Можеш ли...? Би ли...?
Ако пишете служител на друга компания- стилът трябва да зависи от това дали сте запознати с него/нея или кандидатствате за първи път.
Ще бъда благодарен, ако...(на непознат)
Можеш ли..?(на приятел)
Тук може да помогне искане, изразено във въпросително изречение с частици „не“, „би“, „дали“:
Не ти ли е трудно...? Ще имаш ли нещо против...?
Имате ли нещо против да направите нещо?
Не ти ли е трудно...? Няма ли да ви затрудни...?
Бихте ли (евентуално)..., моля?
Ако пишете на ваш подчинен,който не е следвал никакви инструкции, стилът на заявката може да стане строг:
Може ли да те попитам..?(студена заявка)
Също така искане с нотка на умишлена строгост може да бъде изразено с фразата:
Много (убедително, настойчиво) ви моля (те)...
Бихте ли/Бихте ли..., моля...? Бихте ли били любезни...? Направете... Ще съм много благодарен, ако бихте/можете...
Писма - искане за плащане
В първите си писма за неплатени сметки трябва да сте изключително учтиви - те не трябва да изразяват идеята, че партньорът ви не иска да плати.
Ако сте принудени да напишете поредица от писма с искане за плащане, всяко следващо може да бъде по-твърдо, но да остане в границите на учтивостта.
Пример
Според нашите записи сумата от $4500 все още е неизплатена по вашата сметка.
Вярваме, че нашата услуга е била за вашето удовлетворение и ще оценим вашето съдействие за разрешаване на този проблем възможно най-скоро.
На Ви писах относно неплатената сметка на Вашата компания, възлизаща на $4500.
Нека ви напомним, че тази сума все още е неизплатена. Ще бъдем благодарни да получим банков превод в пълен размер без допълнително забавяне.
Искам да насоча вниманието ви към предишните ми имейли относно просроченото плащане по вашата сметка. Ние сме много загрижени, че въпросът все още не е получил вашето внимание.
Ясно е, че тази ситуация не може да бъде оставена да продължава и ние ви призоваваме незабавно да предприемете действия, за да уредите сметката си.
След имейлите ми от трябва да ви информирам, че все още не сме получили плащане за неизплатената сума от $4500. Освен ако не получим плащане в рамките на седем дни, няма да имаме друга алтернатива, освен да предприемем правни действия за възстановяване на парите.
Междувременно вашите съществуващи кредитни улеснения са спрени.
Доклад от срещата
Докладът от срещата се състои от 4 части:
Въведение - Въведение (предмет на доклада, кой го е написал и по чие искане)
Предистория - Първоначални данни (общо описание на съществуващата ситуация, проблем)
Констатации - Получени данни (възможни начини за развитие на ситуацията, решаване на проблема)
Заключение, препоръки - Заключения и препоръки
ПримерДокладвайОсреща
Относно: Мерки за намаляване на разходите
Както беше поискано на заседанието на Борда на 18 април, ето моя доклад. Пълният доклад е приложен като документ на Word, но аз съм написал кратко резюме по-долу.
Въведение
Целта на доклада е да предложи начини за намаляване на разходите в цялата компания. Базира се на цифрите, изпратени ми от различни отдели миналия месец. Разделих доклада на три части: история, констатации и препоръки.
Заден план
Както може да се види в таблица 1 в прикачения документ, търсенето на нашите продукти е спаднало през последната година, а продажбите и печалбите са намалели. Това доведе до ситуация, при която са необходими мерки за намаляване на разходите.
Констатации
Има три основни области, в които е възможно намаляване на разходите:
- Маркетинговият бюджет е много висок. Както споменахме по-горе, продажбите спадат, но все още харчим големи суми за реклама в списания и улични плакати. Това не е оправдано.
- Производствените разходи също са високи. Таблица 2 в доклада показва, че разходите за суровини са се увеличили с 12% през последната година. Трябва да намерим начин да ги свалим.
- Може също така да се наложи да освободим малък брой административни служители, което ще бъде много непопулярно. Вижте раздел 4.2 от пълния доклад за предложения как да продължите.
Препоръки
В заключение предполагам, че компанията трябва да може значително да намали разходите си до края на годината. Конкретните ми препоръки са следните:
- Маркетинговият отдел да направи намаления на рекламния бюджет от 10% или 15%.
- Производствен отдел за идентифициране на възможности за използване на различни доставчици за намаляване на разходите за материали.
- Главното управление да проучи възможността за съкращаване на ограничен брой работни места, в случай че ситуацията се влоши.
Моля, разгледайте пълния доклад и ми дайте коментарите си най-късно до 2 юни. След това това ще бъде разпространено до всички ръководители на отдели навреме за срещата на 16 юни. Моля, не се колебайте да се свържете с мен, ако имате въпроси.
Форматиране на имейли
Имейлът се превърна в основна форма за комуникация между представители на различни организации по различни въпроси. Следвайте тези указания, когато комуникирате по имейл:
- Представете си добре адресата. На кого ще пишете ще определи вашия стил на писане. Колкото по-близка е връзката, толкова по-малко формалности има.
- Поддържайте съобщението си възможно най-кратко и ясно. Това правило важи за всички видове бизнес комуникация, но става най-актуално за имейла, тъй като е по-трудно да се възприема информация от монитор, отколкото от лист хартия. Дайте възможност на вашия получател също да отговори кратко. Например, вместо да напишете: „Кажете ми какво мислите“, по-добре е да зададете въпроса така: „Три или 17 часа е най-добре за вас?“
- Полето „Тема“ трябва да бъде попълнено така, че ясно да отразява основната идея на писмото.
- Поздравът (Уважаеми господине/госпожо) не е необходим за стандартна кореспонденция, но няма да е излишен в бизнес писмата.
- В първите думи трябва да формулирате защо пишете писмо: отговаряте, уговаряте среща или изразявате мислите си във връзка с нещо. Например: Отговарям на вашето писмо от 15 януари 2007 г., в което поискахте информация относно нашите пролетни курсове по бизнес писане.
- Ако започнете дума с главна буква в имейл, това означава, че искате да я подчертаете като най-важната идея.
- Дължината на всеки ред не трябва да надвишава 65 знака, в противен случай текстът може да бъде изкривен, когато съобщението се чете на друг компютър.
- Писмото трябва да е добре структурирано – въведение, основна част (факти) и заключение.
- KISS (Бъдете кратки и прости). Не забравяйте, че вашият получател вероятно получава дузина писма на ден - струва си да спестите времето му.
- Използването на стандартни съкращения, характерни за ежедневната кореспонденция, като „IMHO“ (In My Honest Opinion) също не се насърчава.
- Проверете внимателно писмото, то не може да бъде променено или изтрито, след като е изпратено.
- По-добре е да напишете обратния имейл адрес и името на подателя в края на писмото, в случай че писмото е отпечатано.
- Комуникацията по имейл включва активно взаимодействие, така че ако получите имейл, на който не можете да отговорите веднага, трябва да изпратите съобщение, указващо получаването на писмото и очакваното време за изпращане на пълен отговор.
Дори при неофициално писане трябва да останете учтиви и да се опитате да направите писмото ясно и добре структурирано.
- приятелски поздрав
- благодарност или друго споменаване на предишен контакт
- най-важната точка от писмото или проблема
- други важни точки
- по-малко важни точки
- изразявайки надежда за бъдещи контакти
- завършване (пожелания и подпис)
Пример:
Здравей Или
Благодаря, че изпратихте дневния ред за нашата среща.
Страхувам се, че може да не успея да започна в 8:00. Влаковите връзки могат да бъдат много трудни по това време на деня.
Възможно ли е да започнем в 9:00? Това означава, че ще приключим в 17:00 вместо в 16:00. Моля, уведомете ме, ако това е проблем за вас.
Ypu ме помоли да изпратя доклада за осъществимост и го прикачвам тук. Моля, имайте предвид, че това все още не е окончателната версия и може да има някои грешки.
Очаквам с нетърпение да се видим следващата седмица.
С най-добри пожелания, Жаки
Поздравително писмо
Преди празниците често възниква въпросът: да поздравите или да не поздравите бизнес партньори и клиенти. Винаги е по-добре да поздравите, отколкото да не поздравите, защото като поздравите можете:
- укрепване на връзките със съществуващи клиенти/партньори
- привличане на нови клиенти
- напомнете на стари клиенти, че съществувате
- покажете признателност към най-лоялните си клиенти
Въпреки това, когато решавате кой празник да поздравите, по-добре е да разберете за него в списъка с национални и религиозни празници за текущата година.
Ако се съмнявате какво точно празнува вашия бизнес партньор, просто пишете ВЕСЕЛИ ПРАЗНИЦИ.
Кога да изпратим поздравления?По-добре по-рано отколкото по-късно. По-добре е картичката ви да пристигне преди празниците и да бъде една от първите забелязани, вместо да изчезне в купчина поздравления, които освен това вероятно ще бъдат подредени след празниците.
Как да напиша поздравление:
Поздравленията са просто поздравления, повод за добри пожелания и израз на добри чувства. Бизнес проблемите не трябва да се споменават тук.
Поздравленията на английски са изградени по различен начин от руския. По-долу има няколко примера за поздравления, които могат да бъдат променяни в зависимост от ситуацията.
В това радостно време от годината сме благодарни за работата ни с вас. Желаем ви изобилие, щастие и мир през новата година, изпълнена с надежда. Весели празници!
Надявам се, че вие и всички ваши колеги, семейство и приятели имате прекрасен празничен сезон, изпълнен с радост и смисъл. Най-добри пожелания за просперираща нова година.
За мен беше удоволствие да работя с вас тази година. Желаем ви най-хубавите празници и щастлива нова година!
С края на годината мислим за всичко, за което сме благодарни. Връзката ни с вас е нещо, което ценим. Благодаря ви за възможността да ви обслужвам. Желаем ви весела Коледа и много успехи през новата година.
Тъй като през този празничен сезон се дават и получават подаръци, мисля за дарбата да те познавам. Благодаря ви за удоволствието да работим с вас. Весели празници!
Благодаря ви, че ми дадохте възможността да работя с вас тази година. За мен беше чест и ценен опит. Пожелавам ви щастлива Ханука и нова година, изпълнена с всички добри неща.
Весела Коледа! Надявам се да имате празник, който да изпълни сърцето ви с радост!
Много е трудно да си представим съвременния бизнес без бизнес кореспонденция. Това е особено важно при сътрудничество с международни компании. Но често пишете бизнес писмо на английски езикможе да бъде доста трудно.
Не обичам да оставям нищо недовършено. Имам абсолютна нужда да се уверя, че всяко телефонно обаждане е върнато, всяко писмо – отговорено.
Не обичам да оставям нещо недовършено. Абсолютно трябва да се уверя, че на всяко телефонно обаждане се отговаря и нито един имейл не остава без отговор.
~ Алън У. Ливингстън
Както знаете, те имат свои собствени характеристики. В бизнес кореспонденцията на английски език е необходимо не само да се покаже владеене на езика, но и да се решават работни въпроси, като се придържате към определена структура и се ръководите от нормите на бизнес етикета.
В тази статия ще разберете какви бизнес писма съществуват на английски език, ще се запознаете с фрази и клишета. Вие също ще намерите примери и готови бизнес писмана английски с превод.
Бизнес писма на английски с превод
В бизнес кореспонденцията има различни шаблони за бизнес писма на английски език в зависимост от темата и целта на писмото.
Има много видове бизнес писма, в нашата статия сме избрали най-често срещаните от тях
(Поздравително писмо)
Често се изпраща на служители или партньори, за да подчертае техния личен принос за развитието на индустрията или да ги поздрави за лични постижения и паметни дати.
Пример за поздравително писмо на английски | Превод на руски |
---|---|
Г-н Джон Луис Управител Ховерни ЕООД 4567 Змийска улица Оукланд, Калифорния Хауърд Стенли 01 октомври 2015 г Уважаеми г-н Стенли, |
От: г-н Джон Луис, изпълнителен директор Ховерни ЕООД 4567 Snake Street Оукланд, Калифорния До: Хауърд Стенли Уважаеми г-н Стенли, |
Писмо за покана
Най-често бизнес Писмо за поканаизпратени, за да ви поканят на събития, свързани с дейността на компанията.
Примерно писмо за покана на английски език | Превод на руски |
---|---|
Уважаеми Чарлз Милтън, Бих искал да ви поканя на семинар, който съм убеден, че ще ви заинтересува. Семинарът за 3D технологии, който се проведе в московския конгресен център Crocus на 13 юни, ще включва лекции от няколко ключови програмисти и дизайнери в областта на 3D моделирането, като теми включват трилинейно филтриране, антиалиасинг и mipmapping. Прилагам ви 3 билета. Надявам се, че ще решите да присъствате и очаквам с нетърпение да ви видя там. Игор Петров, |
Уважаеми Чарлз Милтън, Бих искал да ви поканя на семинар, който съм сигурен, че ще ви заинтересува. На семинара за 3D технологията, който ще се проведе в Московския конгресен център Crocus на 13 юни, няколко ключови програмисти и дизайнери ще изнесат лекции за 3D моделиране, включително трилинейно филтриране, антиалиасинг и mipmapping. Прилагам ви 3 билета. Надявам се да вземете участие в семинара и с нетърпение очаквам да се запознаем. На Ваше разположение, Игор Петров, |
Писмо за приемане
Писмо за приеманее добре дошъл във вашата пощенска кутия, защото ви уведомява за приемане на работа.
Примерно писмо за кандидатстване за работа на английски език | Превод на руски |
---|---|
Г-жа Джейн Тумин Мениджър човешки ресурси Sommertim 7834 Irving Street Денвър, Колорадо г-жа Лийн 15 февруари 2016 г Уважаема г-жо Лийн Джейн Тумин |
От: г-жа Джейн Тумин, Мениджър човешки ресурси Sommertim 7834 Irving Street Денвър, Колорадо До: г-жа Лин Уважаема г-жо Лин На Ваше разположение, Джейн Тюмин, |
Писмо за кандидатстване
Съдържа вашите и предложете себе си като служител. Не го бъркайте с този, за който говорихме по-рано!
Примерно писмо за кандидатстване на английски език | Превод на руски |
---|---|
Кира Стан 7834 Източна улица Чикаго, Илинойс Тенденция и мода Уважаеми господа Кира Стан |
От: г-жа Кира Стан 7834 East Street Чикаго, Илинойс До: "Trend&Fashion" Уважаеми господа На Ваше разположение, Кира Стан |
Писмо с оферта (търговска оферта)
Такова писмо се изпраща до вашия потенциален бизнес партньор с вашите условия и предложения за сътрудничество.
Примерно писмо с оферта на английски език | Превод на руски |
---|---|
Г-н Дийн Хип Генералният директор Рози за теб 4567 Camino Street Сан Диего, Калифорния Г-жа Олга Линет 10 март 2016 г Уважаема г-жо Линет Искрено Ваш, Г-н Дийн Хип |
От: г-н Дийн Хип, изпълнителен директор Рози за теб 4567 Camino Street Сан Диего, Калифорния До: г-жа Линет, Уважаема г-жо Линет На Ваше разположение, Дийн Хип |
Жалба
Жалбасъдържа рекламация или претенции относно качеството на закупената стока или предоставяната услуга.
Примерно писмо за оплакване на английски език | Превод на руски |
---|---|
Г-н Джак Лупин 7834 17-та улица Детройт, Мичиган Електроника ЕООД 25 април 2017 г Уважаеми господа, Искрено Ваш, Джак Лупин |
От: г-н Джак Лупин 7834 17th St. Детройт, Мичиган До: Електроникс ЕООД Уважаеми господа, пиша, за да ви информирам, че вчера получих новия си телевизор, доставен от вашата служба за доставка. Опаковката беше без видими повреди, затова подписах всички документи и платих останалата сума. Но когато отворих опаковката, открих няколко драскотини по предния панел. Бих искал да сменя телевизора с друг или да ми върнат парите. Моля, уведомете ме за решението си в рамките на 2 дни. На Ваше разположение, Джак Лупин |
Извинително писмо
Извинително писмо Извинително писмо) обикновено се изпраща в отговор на писмо за оплакване, за да се извини на клиента или да изясни недоразумение.
Пример за извинително писмо на английски | Превод на руски |
---|---|
Г-н Дерек Смит Управител Електроника ЕООД Търговска улица 9034 Детройт, Мичиган САЩ, 90345 Г-н Джак Лупин 28 април 2017 г Уважаеми г-н Лупин, Искрено Ваш, Г-н Дерек Смит |
От: г-н Дерек Смит, управител, Електроника ЕООД 9034 Commerce St. Детройт, Мичиган САЩ 90345 До: г-н Джак Лупин Уважаеми г-н Лупин, Бяхме много разочаровани да научим, че телевизорът, който ви доставихме на 24 април, беше надраскан. Нямаме представа как е могло да се случи това, затова се извиняваме за този неприятен инцидент и сме готови да сменим вашия надраскан телевизор с друг. На Ваше разположение, Дерек Смит |
Писмо на съчувствие
Много е важно всеки човек да се чувства подкрепен в трудни моменти, било то ваш близък приятел, колега или бизнес партньор.
Съболезнователното бизнес писмо на английски обикновено се състои от следните части:
- Изказване на съболезнования при смъртта на човек.
- Вашите спомени за него, списък с положителните му качества.
- Подновяване на вашите съболезнования. Моля, свържете се с вас за съдействие, ако възникне нужда.
Препоръчително е да допълните такова писмо със собствените си спомени за човека или, ако не сте го познавали лично, тогава с добрите неща, които сте знаели или чували за него.
Пример за съболезнователно писмо на английски език | Превод на руски |
---|---|
Уважаеми г-н Смит, Днес сутринта научихме тъжната новина за смъртта на съпругата ви... Всички служители на нашия отдел изпратиха своята подкрепа и съболезнования. Моля, не се тревожете за предстоящите проекти и срещи, които предстоят следващия месец. Ако има някакъв отчет, който се изисква, ще го получа от други членове на екипа. Ако има нещо, с което можем да ви помогнем, моля, не се колебайте да ни се обадите на 12345678. На Ваше разположение, |
Уважаеми г-н Смит Тази сутрин научихме тъжната вест за смъртта на съпругата ви... Всички членове на нашия отдел изразяват своята подкрепа и съболезнования. Моля, не се притеснявайте за предстоящи проекти и срещи през следващия месец. Ако се изисква някакъв доклад, ще го получа от други членове на екипа. Ако можем да направим нещо, за да ви помогнем, моля, обадете ни се на 12345678. На Ваше разположение, |
Писмо-заявка/Писмо-запитване
Писмо-запитване или писмо-запитване се изпраща, когато е необходимо да се получи информация за услуга или продукт, да се разбере цената или условията за доставка.
Превод на руски | |
---|---|
Г-н Кен Смит Търговска улица 9034 Детройт, Мичиган САЩ, 90345 Хотел ПаркИн Уважаеми Господине или Госпожо Очаквам вашия отговор, |
От: г-н Кен Смит 9034 Commerce St. Детройт, Мичиган САЩ 90345 До: хотел ParkInn Уважаеми г-н (г-жо), бих искал да резервирам единична стая във вашия хотел от 1 август до 10 август. Бихте ли ми казали цената за една нощувка, включително закуска и вечеря, ако е възможно? Имате ли услуги за доставка до летище и коли под наем? Очакваме Вашия отговор, |
Отговор на запитване за информация / отговор на оферта
Това писмо съдържа исканата информация. Основно правило за Отговор на запитване за информацияОтговорете ясно на въпросите в писмото с искане.
Примерно писмо за заявка на английски език | Превод на руски |
---|---|
Г-жа Дженифър Уотсън Мениджър продажби Хотел ПаркИн 7834 17-та улица Тампа, Флорида Г-н Кен Смит Уважаеми г-н Смит Искрено Ваш, Дженифър Уотсън |
От: г-жа Дженифър Уотсън, мениджър продажби, Хотел ParkInn 7834 17th St. Тампа, Флорида До: г-н Кен Смит Уважаеми г-н Смит На Ваше разположение, Дженифър Уотсън |
Как да напиша бизнес писмо на английски
Днес бизнес имейлите на английски почти напълно изместиха традиционния метод на кореспонденция.
Съвременната бизнес кореспонденция се провежда предимно онлайн, особено ако вашите колеги или партньори работят в различни часови зони. Комуникацията чрез бизнес имейли е неразделна част от глобалния бизнес процес.
Ето защо е много важно да знаете не само общите правила за писане на бизнес писма, но и техните културни и стилови особеностиимейли на английски.
Планиране на бизнес писмо на английски език.
Преди да започнете да пишете бизнес писмо на английски, трябва да си отговорите на следните въпроси:
- На кого пиша това писмо?
- Защо пиша това писмо?
- Трябва ли да включвам конкретни подробности в писмото?
- Имам ли нужда от отговор на писмото?
Трябва да сте особено внимателни с информацията, която изпращате по имейл. Няма нужда да изпращате поверителни данни по имейл, тъй като имейлът често е хакнат.
Структура на бизнес имейл на английски език
Структура на бизнес писмо на английски език.
Основните предимства на електронната поща (e-mail) в сравнение с обикновената поща или охлювна поща, “snail” пощата, както я наричат шеговито на английски, е нейната скорост и директна, без посредници, комуникация с адресата.
Изпращаме имейл, за да получим бърз отговор или да очакваме бързо действие от получателя.
важно!
Имейлът трябва да е кратък и да съдържа информация за основното съдържание на съобщението, която получателят може да разбере.
Независимо дали имейлът е официален или неофициален, той трябва да има ясна, логична структура, която е описана по-долу.
Адрес на подателя на писмото и адрес на получателя на писмото (Заглавие)
В горния ред на формуляра за имейл въведете своя имейл адрес ( имейл адрес).
Уверете се, че е правилно, защото ако липсва само една долна черта или точка, писмото няма да стигне до адресата.
Предмет на писмото
Театърът започва със закачалка, а имейлът започва с темата, която се поставя на специален ред в горната част.
Опитайте се да го запазите до 5-7 думи и в същото време не забравяйте да включите най-важния детайл в темата, например: Дневен ред на маркетинговата среща(Руски план за маркетингова среща)
Ако за вас е важно на вашия имейл да се отговори бързо или да му се обърне специално внимание, използвайте думата СПЕШНО(Руски Спешно!) или фраза МОЛЯ, ПРОЧЕТЕТЕ (Руски Моля, прочетете!)в началото на темата на вашия имейл.
Можете също да използвате иконата, за да подчертаете важността на писмото Голямо значение (руски: много важно), което ще добави червен удивителен знак към темата на вашия имейл.
Поздрав и обръщение (поздрав)
В бизнес писмо на английски език е много важно да изпишете правилно името и пола на получателя. Използвайте титлата "г-жа" за жени ( Госпожица) и г-н ( г-н) за мъже.
В по-малко официални условия или след дълъг период на кореспонденция е приемливо да се обръщате към получателя с малкото му име.
Адресът е последван от запетая (двоеточие в Северна Америка). Изобщо не е нужно да използвате препинателни знаци, стана модерно в буквите на английски.
Основно съдържание (Основен текст)
Въвеждането на бизнес писмо на английски обикновено използва приятелски поздрав, благодарност за вашето внимание или понякога започва да се формулира основната идея на съобщението.
Например:
Благодаря Ви за бързия отговор(Руски. Благодаря за бързия отговор)
След презентацията от миналата седмица, реших да ви пиша...(Руски. След презентацията миналата седмица реших да ви пиша...)
Пиша ви относно...(Руски. Пиша ви за...)
След кратко въведение, първият параграф излага основната идея на вашето писмо в едно или две изречения. Използвайте няколко кратки параграфа, за да опишете по-подробно основните точки на вашето съобщение.
Ако един параграф е достатъчен, не пишете допълнителни, само за да направите писмото да изглежда по-дълго.
Заключителна част (закриване)
В последния параграф на бизнес писмо на английски език трябва да направите напомняне, да посочите спешността на искането или да благодарите за вниманието и да посочите какви действия очаквате от събеседника си.
Например:
Очакваме Вашия отговор(Руски: Очакваме вашия отговор)
Не се колебайте да се свържете с мен, ако имате въпроси(Руски: Чувствайте се свободни да се свържете с мен, ако имате въпроси.)
Край на писмото (Подпис)
В края на бизнес писмо на английски, последната фраза се поставя преди името, обикновено думата на Ваше разположение(на руски: искрено).
За писма до Обединеното кралство, които започват с фразите Уважаеми господине, уважаеми господа, уважаема госпожо, уважаеми господине или госпожо, последна фраза - Искрено Ваш(Руски: с уважение).
За САЩ е подходяща учтива и неутрална фраза - Искрено твой(Руски: Искрено Ваш). Ако пишете на стар приятел, най-подходящата заключителна фраза би била - С уважение(Руски: С уважение).
Ако ти използвани препинателни знаци(запетая или двоеточие) в поздрава на английско бизнес съобщение, трябва също да поставите запетая след последната фраза, преди вашето име.
Ако не сте използвали препинателни знаци във вашия английски поздрав, не го използвайте след последната фраза, например: Искрено Ваш…или Много благодаря…
Бизнес писмо на английски фрази, клишета
Писането на официално писмо на английски е лесно, ако знаете клишетата и фразите за бизнес писмо и знаете как да ги използвате
Избрахме най-популярните фрази, използвани в бизнес кореспонденцията. Ще намерите по-подробен списък с фрази за бизнес писма в нашата статия „Фрази за бизнес кореспонденция на английски език“. Можете също да използвате готови клишетаот нашите примери за бизнес писма.
Фрази и клишета за бизнес кореспонденция на английски език с превод
Съкращения в деловата кореспонденция
Но използвайте тези съкращения внимателно, тъй като не всеки е запознат с тях и може да бъдете погрешно разбрани.
Имейл адрес на английски
Първата част на имейл адреса(в момента говорим за служебни адреси, а не за лични) се състои от фамилното име и инициалите на лицето, към което се обръщате, или името на отдела/отдела, или може би неговото съкращение.
Втора част, който следва непосредствено знака @ (произнася се при), е името на ISP (доставчик на интернет услуги), организация или съкращение за това име.
Обикновено последната част от адресавключва име на домейн в зависимост от вида на организацията (напр. .coза компания, .ac– академичен – за университет) или името на държавата, от която е изпратено съобщението (напр. .неза Норвегия, .ukза Великобритания и др.).
Ето някои други примери за име на домейн:
- .biz – бизнес;
- .gov – правителствена организация;
- .org – организация с нестопанска цел (например благотворителна);
- .pro – професия (например медицина, право)
Готово бизнес писмо на английски език с превод
Образец на бизнес писмо на английски език
Използвайки примери за готови бизнес писма с превод, можете да съставите свое собствено отлично писмо на английски език. По-долу е даден пример за имейл с искане на информация.
Шаблон за писмо на английски | Превод на руски |
---|---|
Да се: [имейл защитен] CC: BCC: Дата: 30.10.2012 г Относно: Получаване на ценовата листа Уважаеми г-н. Роджър Гил Вашата реклама в майския брой на списание Aquarium Plants представлява голям интерес за нас. Бихме искали да научим повече за продуктовите оферти на вашата компания и бихме се радвали да получим вашата ценова листа на едро. Нашето желание е да предложим на нашите клиенти най-широк избор от аквариумни растения и затова се интересуваме от нови растения. Ще се радваме на вашия бърз отговор. Благодаря ти. Александър Попов, |
На кого: [имейл защитен] Копие: Скрити: Дата: 30.10.2017 г Тема: Вземете ценова листа Уважаеми г-н Роджър Гил, Бихме искали да научим повече за продуктите на вашата компания и бихме искали да получим вашата ценова листа на едро. Ние се стремим да предложим на нашите клиенти най-богат избор от аквариумни растения и затова се интересуваме от нови растения. Надяваме се на бърз отговор. Благодаря ти. Александър Попов, |
Съвети за писане на бизнес писмо на английски език
Спазването на прости правила за писане на бизнес писма на английски ще подобри качеството на комуникацията в компанията и с клиентите и агентите.
В съвременния свят бизнес кореспонденцията придоби малко по-различен цвят, защото вече не е необходимо да чакате дълго време за отговор и с помощта на електронната поща можете да решавате необходимите въпроси със светкавична скорост. Но и в имейл кореспонденция на английски езикима свои правила и табута.
Правила за добри нрави в бизнес комуникацията на английски език
За да избегнете грешки и недоразумения в комуникацията, спазвайте много прости и ефективни правила за кореспонденция.
Едно писмо до един адресат.
Попълнете полето „Тема на имейла“ според съдържанието му.
Темата трябва да отразява точно предмета на кореспонденцията. Посочването на тема спестява време на адресата, като му позволява незабавно да оцени съдържанието на писмото, което получава, и бързо да вземе решение за неговия приоритет при четенето му.
Точност на адресиране.
Правилното попълване на полетата „До“ (TO), „Cc“ (CC) и „Скрито копие“ (BCC) е най-важният инструмент за ефективна и етична комуникация.
За да избегнете грешки при работа с тези полета, трябва да знаете тяхното предназначение, което е общоприето в съвременната бизнес среда:
- ако вашето име е в полето за директен адресат („ДО“), това означава, че подателят на писмото очаква отговор на въпроса си от вас;
- ако в това поле са поставени няколко адресата, това означава, че подателят на писмото чака отговор от всеки или от някой от адресатите;
- Ако Вашето име е поставено в полето "CC" (carbon copy), това означава, че подателят иска да сте наясно с въпроса, но не очаква отговор от Вас. Не трябва да въвеждате темата на кореспонденцията, ако името ви е в полето „CC“. Ако решите да влезете в кореспонденция, тогава е знак за добра форма да започнете писмото с извинение за намесата;
- полето „BCC“ (скрито копие) съдържа получатели (скрити получатели), които трябва да знаят за кореспонденцията, но тяхната осведоменост не трябва да е очевидна за преките получатели;
- изпращането на писмо с попълнено поле „BCC” предполага предварително съгласуване или последващо уведомяване на автора на писмото и скритите получатели за причината и целта на тази форма на уведомяване;
- скрития получател не трябва да въвежда в темата на кореспонденцията от полето “BCC”.
Използвайте поздрав и лично обръщение към адресата в писмото си.
Единственото изключение е опцията за много бърза кореспонденция (въпрос-отговор), която прилича на комуникация във формат ISQ.
Личното обръщение придава на писмото индивидуален фокус и увеличава „включването“ на вашия адресат в предмета на кореспонденцията.
Адресатът, получил писмото, ТРЯБВА ДА ОТГОВОРИ.
Цикълът на кореспонденция се състои от писмо и отговор. Ако кореспонденцията нарасне до пет до десет или повече съобщения, това вече е чат или форум.
Текстът на вашия отговор трябва да бъде поставен в горната част (началото) на писмото, а не в дъното. Това спестява на получателя необходимостта да „превърта“ през предишния текст на кореспонденцията в търсене на отговора, който сте написали.
Спестете вашето време и времето на вашия респондент - пишете писма, които изискват минимум обяснения и разяснения.
Запазете историята на кореспонденцията си.
Не трябва да започвате отговор на писмото на адресата като ново писмо (без да запазите историята на кореспонденцията). Такъв отговор ще принуди получателя да губи време в търсене на оригиналното съобщение.
Оставете подпис и информация за контакт след всяко писмо. По този начин ще предоставите на получателя възможност за допълнителна оперативна комуникация при необходимост.
Винаги проверявайте правописа на вашия имейл!
Писмата от специалисти с грешки оставят ужасно впечатление.
Това са малките неща, по които нашите клиенти ни съдят и по които формират мнение за служителите в компанията.
Обемът на изпратените прикачени файлове не трябва да надвишава 3 MB.
По-големите файлове могат да създадат проблеми, защото... може да не премине през мейл сървъра на получателя.
Използвайте универсални кодировки: Zip или rar за изпратени файлове. Други разширения може да бъдат блокирани или прекъснати по време на предаване и да създадат проблеми за получателя.
7 основни табута на бизнес кореспонденцията на английски
Служебна кореспонденция – дамата е капризна и взискателна. Можете да общувате с партньорите си по имейл или да изпращате официални писма с логото на компанията в красиви пликове на корпоративна хартия, но само няколко нюанса могат да съсипят всичките ви усилия да установите комуникация с хората, от които се нуждаете.
Табу №1 Пишете надълго и нашироко и за нищо.
Краткостта в света на бизнеса е не само сестра на таланта, но и най-добрият приятел на ефективното сътрудничество. Максималният комфорт за четене е обемът на писмото, което се побира „в един екран“, максимално – в обема на текста на един лист формат А-4.
Ако получателят не се интересува от вашето писмо от първите редове, той едва ли ще си направи труда да напише отговор или да обмисли вашето бизнес предложение.
Ако сте бизнес партньори, тогава дългите съобщения може да се възприемат като неуважение към получателя - все пак сте безразлични към един от най-ценните ресурси в света на бизнеса - времето. Така че струва ли си да правя бизнес с вас?
Не пишете дълги, объркващи писма. Дългите писма не дават възможност на кореспондента да разбере същността на проблема. Следователно редактирането на готовото писмо е задължителен етап от работата, което ще помогне да се избегнат недоразумения и объркване. Прочетете отново текста и се уверете, че няма двусмислени фрази или изречения.
Табу No 2 Започнете с негатива
Не можете да започнете писмо с думите: За съжаление, страхувам се, че Съжалявам да ви информирам, че Със съжаление ви съобщаваме, чеи подобни.
Колкото и да искате първо да ви разкаже за проблема, не трябва да правите това веднага след поздрава, в противен случай вашият "Уважаеми г-н. Смит"може внезапно да стане алергичен към началните писма от вашата компания, въпреки цялата сдържаност на истински английски джентълмен.
Табу № 3 Използвайте съкращения
Сладките фрази, които спестяват време и добавят топлина към вашето съобщение, се използват най-добре в приятелска, неофициална кореспонденция.
Ето примери за такива фрази:
C.U.(Руски: Ще се видим)
thx/TX(Руски благодаря)
ДОБРЕ ЛИ СИ?(Руски: Добре ли си?)
FYI(руски за информация)
Забравете за тях, когато съставяте бизнес писмо. Изключенията могат да включват съкращения за електронни бизнес писма. Но първо трябва да се уверите, че получателят е добре запознат с разнообразието от съкращения.
Наличието на емотикони в бизнес писмо не се обсъжда. Помислете само дали бихте взели на сериозно бизнес партньор, който е украсил посланието си с такава артистичност: :-O:-(:-<:-/ ?
Табу № 4 Забравете за инвестициите
Забравянето да предупреди получателя за прикачени файлове (в имейл кореспонденция) е неприемливо! В хартиената версия на бизнес писмо, като правило, също е обичайно да се придружават обемни документи с кратка информация за тяхното съдържание.
Ако изпратите писмо по имейл и не подчертаете, че към писмото има прикачени документи, гаранцията, че получателят ще ги отвори, е почти нулева.
Полезни фрази:
Прилагаме / прилагаме(Руски: Прилагаем / прилагаем...)
Изпращаме ви...под отделна корица(Руски. Изпращаме ви го... в отделен документ)
Моля, приложете... към вашия отговор(Руски. Моля, прикачете/изпратете... с отговор)
Приложено ще намерите копие от договора...(Руски. В прикачените файлове ще намерите копие от договора...)
Табу № 5 Шегуване и ирония.
Не си позволявайте ирония в писмата си. Това граничи с грубост. В бизнес кореспонденцията такава свобода като остроумие е абсолютно недопустима.
Табу №6 Експериментирайте с формата
Не е желателно да си играете с форматирането и да използвате цветни или нестандартни шрифтове.
Това няма да добави оригиналност към вашето писмо, а освен това ще покаже вашата липса на сериозност.
Табу № 7 Познаване
Използвайте довиждане „С най-добри пожелания/С най-добри пожелания“(Руски: Всичко добро) в писмо до непознати или хора, които едва познавате!
Дори всяка сряда да изпращате писмо до някого Г-н. Фрийман, не прави горното Г-н. Фриймантвой близък приятел.
По-добре е да завършите писмото неутрално Искрено Ваш(ако не знаете името на получателя) или Искрено Ваш(ако знаете името на получателя).
Накрая:
Добрият стил на писане на писма е толкова дисциплиниран, колкото миенето на зъбите всеки ден. Затова се придържайте към бизнес стил, спазвайте всички правила на бизнес кореспонденцията и винаги ще бъде удоволствие да правите бизнес с вас.
И ако все още не се чувствате сигурни в бизнес комуникацията, препоръчваме ви да вземете курс в нашето училище.
Във връзка с