Ärikirjade kirjutamise reeglid. Ingliskeelne ärikiri - kasulikud fraasid
Ametlikud kirjad/e-kirjad kirjutatakse ametlikus stiilis inimestele, kes on ametlikel, juhtivatel kohtadel, näiteks juhid, direktorid.
Ametlikud kirjad võivad olla erinevat tüüpi:
- Ärikiri;
- Teabenõude kiri;
- Kaebuse kiri;
- Tööavalduse kiri;
- Kaebuse kiri;
- Vabanduskiri.
Ärikirja struktuur
Saatja nimi ja aadress
Saatja andmed asuvad vasakus ülanurgas.
Üksikasjade jada on järgmine:
- juhi nimi;
- tema positsioon;
- saatja ettevõtte nimi;
- maja number, tänav;
- linn, postiindeks;
- riik.
Näide:
Härra Viktor Moskvin
154 Sadovaya St
Nimetatakse kirjavahemärkide puudumist ärikirjas "avatud kirjavahemärgid".
kuupäev
Kuupäev asub üksikasjade all kolme rea taandega. Kuupäeva kirjutamiseks on mitu võimalust:
- 28. juuli 2017;
- 28. juuli 2017;
- 28. juuli 2017;
- 28. juulil 2017.
Saaja aadress
Saaja aadress kirjutatakse pärast kuupäeva järgmiselt:
- saaja täisnimi;
- töö nimetus;
- Ettevõtte nimi;
- maja number, tänav;
- linn, postiindeks;
- riik.
Tuleb märkida enne nime lühendatud aadress:
- Härra. (härra, meister)
- Dr. (arst),
- Prl. (preili, vallalise naise jaoks),
- Proua. (Proua – abielunaisele või kui te pole oma staatuses kindel).
Näide:
Proua Jennifer Gray
toimetaja kirjastusfirma “GoodBook”
Aadressi asukoht on sarnane saatja aadressi kirjutamisega.
Pöördumine kirja adressaadi poole
- Pöördumine adressaadile algab sõnaga " Kallis..." (Kallis): Kui on märgitud saaja täisnimi, siis algab tervitus täpselt nii, isikliku tervitusega: Lugupeetud proua Jennifer Grey.
- Kui nimi on teadmata, siis kiri adresseerib ebamääraselt: Lugupeetud härra või proua.
- Kui see on suunatud ettevõttele, on aadress üldine: Lugupeetud härrad.
- Kui kiri on adresseeritud Ameerika ettevõttele, pannakse aadressi lõppu koolon: Lugupeetud proua Jennifer Gray!
Saatja ametinimetus
Kui kirja on kirjutanud mees, siis sõna Mr ei kasutata. Kui kirja on kirjutanud naine, siis sulgudes on nime järel (proua). Punkti lause lõpus ei ole. Näiteks: Lugupidamisega
Võõrkeelte kool “Lingva” või
Lugupidamisega Nikole Noble (proua)
Võõrkeelte kool “Lingva”
Rakenduse märk
Ärikirjale võib lisada muid dokumente. Selle märkimiseks ärikirjavahetuses kirjutatakse allkirja järele lühend Enc või Encs (« Korpused" - "Rakendused"). Selle pealdisele pannakse koma ja loetletakse kõik põhikirjale lisatud dokumendid. Näiteks:
Lugupidamisega,
Võõrkeelte kool “Lingva”
Enc, litsentsi koopia.
Äri- ja ametlikud kirjad. Ärikirja struktuur ja selles kasutatavad kõnemustrid
Kirja struktuur |
Kõnemustrid |
1. Ametlik pöördumine adressaadi poole (pöörduge adressaadi poole ametlikult) |
Lugupeetud härra või proua – Lugupeetud härra (pöördumine mehele) või proua (naisele) |
2. Esimeses lõigus märkige kirja kirjutamise eesmärk. (Ärge kasutage lühendatud tegusõnu!) |
Kirjutan seoses/küsima… – Kirjutan seoses/selleks, et teada saada/küsida…. Olen lugenud/leidnud teie kuulutuse...ja tahaksin... - Lugesin/leidsin teie kuulutuse...ja tahaksin... Mind huvitab... - Mind huvitab... Tahaksin teada rohkem üksikasju... - Tahaksin rohkem teada... Soovin küsida lisainfot/seoses... Tahaks küsida, kas/millal/miks/kus... - Tahaks küsida, kas see on võimalik, kas/millal/miks/kus... Ootan teie vastust / teie kuulda. - Ootan teie vastust… |
3. Kirja lõpp sobivas vormis: |
|
Kui kiri algab sõnadega Lugupeetud härra või proua, peaks kiri lõppema fraasiga |
Lugupidamisega... - siiralt, lugupidamisega... |
Kui kiri algab Lugupeetud härra/proua Wilson, siis kiri lõpeb |
Lugupidamisega... - siiralt, lugupidamisega... |
Ärikirjade/ametlike kirjade näidised
Näited äriametlikest kirjadest
Päringu kiri
1. Lugupeetud härra/proua!
2.Kirjutan seoses teie inglise keele kursuse kuulutusega. Olen 19-aastane üliõpilane Venemaalt. Olen huvitatud inglise keelest ja olen otsinud inglise keele kursust kõrgemal tasemel.
Tahaksin küsida selle inglise keele kursuse kohta lisateavet. Oleksin väga tänulik, kui teavitaksite mind maksevormidest ja registreerimisnõuetest.
Ootan teie vastust.
3. Lugupidamisega
Lugupeetud härra / proua
Kirjutan teile seoses teatega teie inglise keele kursuse kohta. Olen 19-aastane tudeng Venemaalt. Olen huvitatud inglise keelest ja seetõttu otsin inglise keele kursusi oma taseme tõstmiseks.
Tahaksin selle inglise keele kursuse kohta rohkem teavet saada. Oleksin väga tänulik, kui annaksite mulle teavet makseviiside ja registreerimisnõuete kohta.
Ootan teie vastust.
Lugupidamisega
Anna Rudova
Lugupeetud Mr. Stevens
Proua. M.K. Collins on kandideerinud minu apteeki müüjana. Ta on viitanud mulle kui inimesele, kelle heaks ta on sarnast tööd teinud. Palun andke mulle üldist teavet tema sobivuse kohta selleks tööks. Olen teile selle abi eest tänulik.
Lugupidamisega,
Lugupeetud hr Stevens!
Proua M.K. Collins kandideeris meie apteeki müüjana. Ta nimetas teid inimeseks, kellega lisateabe saamiseks ühendust võtta, kuna ta teeb teie heaks tööd. Palun andke mulle üldist teavet tema sobivuse kohta sellele ametikohale. Olen abi eest tänulik.
Lugupidamisega,
Brian Warner
Kaebekiri
Kirjutan, et kaevata teie raamatuteeninduskeskuse ebatõhusa töö üle. Kolmandal veebruaril tellisin teilt ühe koopia Ray Bradbury “Dandelion veinist”. Raamat saabus postiga ja ma avastasin, et osa lehti oli ümber tõstetud, nii et raamat ei olnud kasutatav.
Selle tulemusena jäin ma vajalikust raamatust ilma. Soovin teile privileegi tagastada defektne raamat vastutasuks täiusliku koopia eest. Loodan, et teil on võimalik see võimalikult kiiresti välja vahetada. Ootan teie vastust.
Lugupidamisega,
Lugupeetud härra Olsen!
Kirjutan, et kurta teie raamatukeskuse ebatõhusa töö üle. 3. veebruaril tellisin teilt ühe eksemplari Ray Bradbury raamatust “Dandelion Wine”. Raamat saabus postiga ja avastasin, et raamatu osad lehed olid vales järjekorras, mistõttu oli raamat “lugematu”.
Selle tulemusena jäin ma vajalikust raamatust ilma. Soovin raamatu defektse eksemplari asendada tavalise eksemplariga. Loodan, et saate raamatu võimalikult kiiresti välja vahetada. Ootan teie vastust.
Lugupidamisega
Bill Barry
Täiendavad kõnemudelid kaebuse kirja jaoks:
- Ma pean väljendama oma rahulolematust... - Ma pean väljendama oma rahulolematust...
- Tegelikult olen sellest juba rääkinud/kirjutanud aga midagi pole muutunud/juhtunud... - Tegelikult ma juba rääkisin/kirjutasin sellest, aga midagi pole muutunud...
- Minu eelmist kirja ei ole korratud. – Minu viimasele kirjale ei vastatud.
- Üksust ei ole asendatud. – Toodet ei ole vahetatud.
- See lakkas äkki töötamast. – Järsku lakkas toode töötamast.
- Klaviatuur oli puudu. – Klaviatuur läks kaduma.
- Vastupidiselt menüüs/brošüüris/tunniplaanis olevale kirjeldusele...Menüüs/brošüüris/tunniplaanis olev kirjeldus ei vasta...
- Toit ei olnud korralikult küpsetatud. – Toit ei olnud korralikult valmistatud.
- Hind oli piisavalt kallis. - Hind oli liiga kõrge.
- See oli väga kahetsusväärne sündmus, sest... - See sündmus lõppes ebaõnnestumisega, sest...
- Sel moel rikkus see kõik mu plaanid, kuna... - Seega olid kõik mu plaanid rikutud tänu...
- Loodan, et võin oodata... - Ma loodan, et suudan arvestada (oodata)...
Taotluskiri
(Avalduse kiri)
Lugupeetud härra või proua,
Kirjutan vastuseks Teie tööpakkumisele arvutioperaatori ametikoha kohta, mille leidsin viimasest “Päevauudiste” numbrist.
Usun, et see ametikoht vastab minu ootustele ideaalsest töökohast noorele inimesele. Mis puudutab minu kvalifikatsiooni, olen töötanud umbes kaks aastat arvutioperaatorina ettevõttes Gray Service Company, kus mul on olnud võimalus saada praktilist kogemust arvutitega reaalselt töötavas kontoris ja kokku puutudes avalikkusele esimest korda. Seal olen saanud palju väärtuslikku erialast kogemust. Lisaks sellele pean ennast töökaks ja väga seltskondlikuks inimeseks.
Tulen meeleldi intervjuule osa saama igal teile sobival ajal. Lisan kahe Grey Service Company kohtuniku nimed, kellega saate lisateabe saamiseks ühendust võtta. Jään su vastust ootama.
Lugupidamisega,
Lugupeetud härra / proua,
Kirjutan, et vastata teie kuulutusele arvutioperaatori ametikoha kohta, mille leidsin Daily Newsi viimasest väljaandest.
Usun, et see ametikoht vastab minu ootustele ideaalsest töökohast noorele inimesele. Oma kvalifikatsiooni osas töötasin 2 aastat arvutioperaatorina ettevõttes Gray Services, kus mul oli võimalus saada praktiline kogemus töökontoris arvutiga töötamisel ning esimene kogemus erialase inimestega suhtlemisel. Tööl sain väärtusliku erialase kogemuse. Lisaks pean ennast töökaks ja väga seltskondlikuks inimeseks.
Ma osalen hea meelega intervjuul igal teile sobival ajal. Esitan kahe endise kolleegi nimed, kellega saate minu kohta täpsema teabe saamiseks ühendust võtta. Ootan teie vastust.
Lugupidamisega
Jane Morrison
Täiendavad kõnemudelid töötaotluse kirja jaoks:
- Kirjutan vastuseks/seoses... - Kirjutan vastuseks/seoses...
- Ma kirjutan seoses... - Ma kirjutan seoses...
- Tahaksin väljendada oma huvi... - Ma tahaksin väljendada oma huvi...
- Ametikoha/töö/postituse pakkumine tundus mulle äärmiselt huvitav, sest... - Usun, et ametikoht/töö/postitus on äärmiselt huvitav, sest...
- Tahaksin sellele tööle kandideerida, sest... - Sooviksin sellele ametikohale saada, kuna...
- Põhjus, miks ma sellele tööle kandideerisin, on see, et...(olen väga seltskondlik, töökas, andekas...) -Põhjus, miks ma tahan seda kohta saada...
- Mis puudutab minu kogemust, siis see hõlmab... - Mis puudutab minu töökogemust...
- Ma töötasin...na... - Töötasin sellel positsioonil... jaoks...
- Olen valmis igal ajal intervjuule tulema. – Olen valmis igal ajal intervjuule tulema.
- Lisan oma eelmiste tööandjate CV/viited. – Lisan eelmiste tööandjate CV/soovitused.
- Ma kohtasin teda... aastal..., kui ta liitus...
- …on palunud mul kirjutada soovituskirja, mis oleks lisatud tema taotlusele… Mul on väga hea meel seda teha…. palus mul kirjutada soovituskiri nõudekohas esitamiseks.... Mul on hea meel seda teha.
- ...eristas ennast ... näitas end kui...
- Tema suurim talent on… Tema suurim talent on…
- Ta on loominguline inimene... Ta on loominguline inimene...
- Tema suurepärane võime... oli hindamatu...
- Sel ajal, kui ta meiega oli, oli ta... Tema kohustuste hulka kuulus... Ajal, mil ta meie heaks töötas... Tema kohustuste hulka kuulusid...
- Tema peamised kohustused olid... Tema igapäevaste ülesannete hulka kuulusid... Tema igapäevaste ülesannete hulka kuulusid...
- Ainus nõrk koht, mida ma tema esituses märkasin, oli... Ainus viga, mida ma tema isiksuses märkasin...
- Olen kindel, et… on ka edaspidi väga tõhus. Ta väärib minu parimaid soovitusi. Olen kindel, et... jätkab väga tõhusat tööd. Ta väärib minu parimaid soovitusi.
- Soovitan hea meelega… lootusrikka kandidaadina. Hea meelega soovitan... kui lootustandvat töötajat.
Äritervituskiri
Õnnitleva ärikirja eesmärk on ametlikult õnnitleda ettevõtte juhti või kolleegi. See kiri võib olla lühem kui ametlik ärikiri, kuid sellel on emotsionaalsem toon.
Täiendavad kõnemudelid õnnitluskirjade jaoks:
- Head ja edukat uut aastat soovides alates...! Palun võtke vastu minu parimad soovid rõõmsaks ja edukaks uueks aastaks alates...!
- Tunnustades meie ühingut möödunud aasta jooksul, soovime kõik …… — Väärtustades meie viimase aasta koostööd, avaldab iga töötaja ... parimaid soove pühade puhul!
- Soojad soovid ilusat pühadeaega ja imelist uut aastat! — Soojalt häid pühi ja imelist tulevast aastat!
Tööavalduse kiri (CV kaaskiri)
Kaaskirja sissejuhatuses on soovitatav mainida teabeallikat ja soovitavat ametikohta.
Kirja põhiosa räägib taotleja erialastest teadmistest, oskustest ja võimetest ning sisaldab infot kirjaga kaasneva CV kohta. Väljendage soovi tulla vestlusele võimalusel tööandjale või tema esindajale sobival ajal, samuti lootust positiivsele otsusele kandideerija kasuks. Lõpetuseks tänan teid kirja lugemise eest.
Täiendavad kõnemustrid töötaotluste kirjade jaoks:
- Mul oli huvi lugeda teie kuulutust … tundsin huvi, kui lugesin teie kuulutust …
- Võtke see kiri vastu kui taotlus … ametikohale, mida praegu reklaamitakse …. Palun võtke see kiri vastu kui taotlus vabale ametikohale …, mis kuulutati …
- Mul on erakordne suuline ja kirjalik suhtlemisoskus. Mul on erakordne suuline ja kirjalik suhtlemisoskus.
- Vajadusel võin viiteid anda …. Soovi korral saan anda soovitusi...
- Tänan tähelepanu eest. Tänan tähelepanu eest.
Ärikutse kiri
Ärimaailmas on kohtumised partneritega osa edu võtmest, seega on õige kutsekujundus väga oluline. Kutse kirjutamisel veenduge, et partneri nimi oleks täismahus märgitud. Hoidke kutse lühike, kasutage huumorit sobivalt ja loomulikult määrake kutse aeg!
Kutse laused:
- Olete südamest oodatud… Kutsume teid südamest külaliseks…
- Lubage mul rõõm teid kutsuda... Ärge keelduge rõõmust teid kutsuda...
Ärikirjale vastamine inglise keeles
Mõned ettevõttele laekunud kirjad nõuavad vastust. Sellise kirja struktuur ei erine ärikirjast.
Täiendavad kõnemudelid kirjale vastamiseks:
- Tänan Teid kirja eest. Aitäh kirja eest.
- Hindame teie pakkumist väga. Hindame kõrgelt teie pakkumist...
- Meil on hea meel teile tarnida... Meil on väga hea meel teile tarnida (saata)...
- Seoses teie küsimusega... Seoses teie küsimusega...
Järeldus
Ametlik kiri koosneb järgmistest osadest:
Ametlik tervitus: Lugupeetud härra/proua – kui te ei tea inimese perekonnanime; Lugupeetud härra/proua Wilson – kui te ei tea saaja nime.
Esimene lõik sisaldab tervitus- ja sissejuhatavaid sõnu, kirja eesmärki.
Kirja põhiosa paljastab selle sisu – esitab argumente, küsib huvipakkuvat infot (tavaliselt 1-3 lõiku).
Viimane lõik on kogu kirja kokkuvõte, nimelt toimingud, mida adressaadilt ootate, viimased kommentaarid.
Kirja formaalne lõpp: Lugupidamisega... – kui te ei tea isiku perekonnanime; Lugupidamisega... kui te ei tea saaja nime.
Ametlikud kirjad võivad olla ka vastus, mis sisaldab nõutud teavet. Vastuskiri on sama ülesehitusega.
Jälgi, et kirja kirjutamisel ei jääks ükski osa välja.
Läbimõeldud ja hoolikalt kirjutatud ärikiri on tõhus tööriist ettevõtluses, mis ei aita mitte ainult erinevat tüüpi tehingute sõlmimisel, tööle kandideerimisel jne, vaid rikub ka saatja mulje, mis teeb ei garanteeri tema edu eesmärgi saavutamisel.
Töö- ja sotsiaalsete suhete akadeemia Uurali sotsiaal-majanduslik instituut
Võõrkeelte osakond
ÄRIKIRJAVÄLJANDUS INGLISE KEELES
Õpetus
Tšeljabinsk
BBK 81,2 inglise keel.
Ingliskeelne ärikirjavahetus: õpik / Koost. N.V. Mavrina; Lv. sotsiaal-ec. ATiSO instituut. – Tšeljabinsk, 2007. – 88 lk.
Õpik “Business Correspondence in English” on mõeldud majanduserialade 2-3-aastastele ja eriala “Applied Informatics (in Economics)” 3-4-aastastele üliõpilastele, kes õpivad äri inglise keelt. Käsiraamatu eesmärk on õpetada õpilastele koostama erinevat tüüpi ärikirjavahetust, arendada nende tajuoskusi, ajakohastada ja laiendada sõnavara. Saab kasutada klassitundides, samuti õpilaste iseseisvaks tööks.
Koostanud Mavrina N.V. , Ph.D. ped. Teadused, UrSEI võõrkeelte osakonna dotsent
Arvustajad Danilova G.V. , Ph.D. Philol. Teadused, professor, juhataja. Võõrkeelte osakond UrSEIKovtunovich L.M. , Ph.D. ped. Teadused, osakonna dotsent
Tšeljabinski Instituudi (filiaali) RGTEU võõrkeeled
Kinnitatud töö- ja sotsiaalsuhete akadeemia Uurali sotsiaal-majandusliku instituudi akadeemilise nõukogu poolt
© Töö- ja sotsiaalsete suhete akadeemia Uurali sotsiaal-majanduslik instituut, 2007
© Mavrina N.V., 2007
Eessõna
Maakera piirkondade vaheliste sidemete loomise aktiivne protsess toob kaasa ärilise suhtluse, kultuuri- ja teabevahetuse laienemise, ühiskondade suurenenud suhtluse ja vastastikuse mõju erinevates eluvaldkondades, sealhulgas professionaalsetes. Ametlike kontaktide, ühisettevõtete ja eraettevõtluse arendamise kontekstis on vajadus spetsialistide järele majanduse, juhtimise, rahanduse,
Suulise ärisuhtluse ja võõrkeelse ärikirjavahetuse oskust omav infotehnoloogia kasvab pidevalt.
Käesolev õpik on koostatud riikliku kõrghariduse haridusstandardi nõuete alusel, arvestades kaasaegseid uuringuid võõrkeelse ärisuhtluse ja kultuuridevahelise suhtluse valdkonnas ning on mõeldud ingliskeelse ärikirjavahetuse pidamise oskuste arendamiseks. ülikooli majanduserialade üliõpilased. Käsiraamatu eesmärkideks on sõnavara ajakohastamine ja laiendamine, salliva suhtumise kujundamine teistesse kultuuridesse kuuluvatesse äripartneritesse,
õppurite motivatsiooni- ja väärtuspõhise suhtumise stimuleerimine ärikirjavahetusse.
Õpetus koosneb kahest osast. Esimene osa, mis koosneb neljast õppetunnist, sisaldab teoreetilist materjali ärikirjavahetuse reeglite kohta, suurt hulka ärikirjavahetuse näidiseid ja erinevaid harjutusi, mis võimaldavad õpilastega läbi viia erinevaid metoodilisi töövorme.
Esimeses õppetükis uurime ametliku ärilise kõnestiili tunnuseid,
Briti ja Ameerika inglise keeles kirjutatud kirjavahetuse erinevusi, aga ka kolme tüüpi ärikirjavahetuse koostamise reeglid, millega üliõpilased oma ametitegevuses kõige tõenäolisemalt kokku puutuvad – ärikirjad, faksid ja meilid. Neid vaadeldakse struktuuri seisukohalt
kujunduse ja sisu kompositsioonilised, stiililised tunnused.
2., 3., 4. tund on suunatud õpilaste oskuste ja võimete arendamisele,
vajalik ärikirjavahetuse pidamiseks kolmes tööalaselt kõige olulisemas suhtlus- ja kõneolukorras - välislähetus,
tööle kandideerimisel ja kauba müügitehingu sõlmimisel. IN
Iga õppetunni alguses antakse teoreetiline kommentaar antud kommunikatiivses kõnesituatsioonis kasutatava ärikirjavahetuse koostamise reeglite ja näidiste kohta. Seejärel pakutakse erinevaid keeleharjutusi, mille eesmärk on omandada sõnavara ja klišeelikud fraasid, samuti korrata mõningaid kirjavahetuseks vajalikke grammatilisi reegleid. Neile järgnevad kõneharjutused, mis arendavad oskusi seda tüüpi ärikirjavahetuse koostamisel ja tajumisel. Harjutused on järjestatud raskusastme suurenemise järjekorras. Iga tund lõpeb rollimänguga, mille eesmärk on õpilaste omandatud teadmiste ja oskuste kokkuvõte.
Lisaks sisaldab käsiraamatu esimene osa lugemistekste,
mis aitab õpilastel paremini mõista praeguseid suundumusi võõrkeelse ärikirjavahetuse vallas.
Käsiraamatu teine osa sisaldab enimlevinud äri- ja elektroonilisele kirjavahetusele omaseid klišeelikke fraase ja lühendeid, mis on vajalikud tõhusaks ingliskeelseks ärikirjavahetuseks.
Käsiraamat sisaldab ka testi, mis võimaldab jälgida õpilaste omandatud teadmisi, oskusi ja võimeid ning ülesannete võtmeid,
mida nad saavad kasutada iseseisva töö käigus.
1. tund TÖÖKIRJADE KIRJUTAMISE REEGLID
Kirjavahetus kui kirjaliku ärisuhtluse vorm jaguneb äriliseks ja era-ametlikuks. Ärikirjavahetus teostatakse juriidiliste isikute vahel (ettevõtted, organisatsioonid, asutused,
ettevõtted) ning aitab lahendada nende majandus- ja õigustegevuse olulisemaid küsimusi. IN era-ametnik Kirjavahetuses on üks osalejatest tingimata eraisik ja teine juriidiline isik. Ärikirjavahetus toimub läbi äriline kirjavahetus–
erinevat tüüpi ärikirjad ja sõnumid (faks, e-kiri,
telegraaf, teleks jne).
1.1. Ametliku äristiili tunnused
Ärikirjavahetuse, eriti ärikirjade eripära,
on selle sisu esitamise ametlik äristiil, mida iseloomustavad järgmised omadused:
- rõhutatud formaalsust ja viisakust;
- sihtimine, st. kirja saatja (saatja) ja adressaadi olemasolu
(saaja);
- ärikirjavahetuse temaatilised piirangud, millega reeglina tegeletakse 1-2 küsimust;
- tooni neutraalsus (emotsionaalselt ja ilmekalt värvitud sõnade puudumine);
- sisu kompositsiooniline ja leksikaalne ühtsus;
- mõtte väljendamise täpsus ja selgus;
- lakoonilisus ja lühidus;
- stabiilsete fraaside ja keeleliste väljendite laialdane kasutamine
(klišeelikud fraasid);
- eriterminoloogia kasutamine;
- loogiliste suhtlusvahendite kasutamine.
1.2. Ärikiri
œ∙ œ∙ œ∙ œ | |||
58 Jalan Thamrin ∙ Jakarta | |||
Telefon 376019 | |||
Teie viide: SB/sl 2 | |||
Jakarta sisustus | |||
Meie viide: PL/fh/246 | |||
Lugupeetud härra Basuki, 5
Re: Telli 2789 10
Kirjutan seoses Teie 24. veebruari kirjaga, mis puudutab eeltoodud tellimust mõnele kontorimööblile.
Kahjuks ei ole me veel kätte saanud kaustasid, mis selle tellimuse osaks olid. Oleksime tänulikud, kui saaksite need võimalikult kiiresti kohale toimetada või raha tagasi maksta
raha. 6
Ootame teid huviga.
Lugupidamisega 7
Juht 8
Lisa: arve koopia 11
Ingliskeelne ärikiri sisaldab tavaliselt
järgmised vajalikud osad: | ||
Päis (kaasa arvatud koht, kus kiri on kirjutatud) |
||
Võrdlusjoon | ||
Kirja saatmise kuupäev |
||
Sisemine (lugeja) aadress | Siseaadress |
|
Tervitus/tervitus | Aadress/tervitus |
|
Kirja sisu | ||
Tasuta sulgemine | Viisakuse viimane valem |
|
Allkirjaplokk | Allkirjaplokk |
|
Valikuliste osade juurde kirjad sisaldavad: |
||
Tähelepanujoon | Konkreetse adressaadi märge |
|
Teema rida | Kirja üldise sisu märkimine |
|
Osutab rakendustele |
||
Koostamise põhireeglid ärikirjad on järgmised:
1) Enamik kirju kirjutatakse kirjaplangile, mis sisaldab organisatsiooni nime ja andmeid, et adressaat saaks sellele ilma täiendava vaevata vastata. Saatja nimi ja ametikoht on märgitud ainult kirja lõpus.
kirja tippides.
3) On olemas järgmised kuupäevade kirjapildid: Briti (BE) –
1. september 2010 / 1. september 2010 ja Ameerika (AE) – 1. detsember 2010 / 1. detsember 2010 . Kuu nimi on parem kirjutada sõnadega, sest... sama kuupäev, näiteks 01/09/2010Briti versioonis tajutakse seda nii
4) Saaja aadress asub vasakul järgmises järjekorras: nimi koos
viisakas pöördumine (härra/preili/proua/proua), ametikoht, osakond, ametinimetus
ettevõte, aadress (maja, tänav, linn, osariik/maakond, sihtnumber (sihtnumber (BE) / sihtnumber (AE), riik)) Adressaadi õigekirjavigu võidakse tajuda lugupidamatusena.
5) Taotluste võimalikud valikud:
Mehele, kelle nime sa tead | |
Mehele, kelle nime sa ei tea | |
Naisele, kelle nime sa tead | Lugupeetud proua/preili/proua! pruun, |
Naisele, kelle nime sa ei tea | |
Ettevõttele, ametnikule | |
Ettevõttele või organisatsioonile | Austatud härrad, (BE) |
Härrased: (AE) |
6) Kirja tekst on jagatud lõikudeks, millest igaüks tutvustab uut teemat. IN
ärikirjas tuleks kaaluda 1-2 küsimust.
7) Lõplik viisakusvalem sõltub kirja alguses kasutatud aadressist ja vastab venekeelsele fraasile"Lugupidamisega" .
Lugupeetud härra/proua/ austatud härra või proua! | Lugupidamisega, |
Lugupeetud Mr. Valge/ Lugupeetud proua/preili/proua pruun, | Lugupidamisega (BE) |
Lugupidamisega (AE) |
|
Lugupidamisega (AE) |
fraasid "Parimate soovidega" või "Parimate soovidega".
8) Allkirjaplokk sisaldab kirja autori isiklikku allkirja ja selle ärakirja
(täisnimi ja ametikoht, vajadusel osakonna nimi).
9) Ettevõttesse või osakonda kirjutades märkige võimalusel isik ära
kellele kiri on adresseeritud, näiteks Attn. Tootmisjuht.
10) Kirja üldise sisu näitamine muudab kirjade sortimise lihtsamaks. Rida on kas allajoonitud või paksus kirjas.
11) Taotluste olemasolul kirjutatakse pärast allkirjaplokki avalduse nimi, lehtede arv ja eksemplari number.
12) Kui kirja koopiad saadetakse teistele adressaatidele, siis lühend"cc" ja nende nimed on märgitud.
Ärikirja osade paigutamiseks on mitu stiili.
(paigutus), on kõige levinumad järgmised:
Poollukus | Blokeeritud | Täielikult |
|||||||||||||||||||||||||||
blokeeritud |
|||||||||||||||||||||||||||||
(Muudetud plokk) | |||||||||||||||||||||||||||||
1.3. Elektrooniline teade
Elektrooniline teade (e-kiri) kirjutatakse spetsiaalsetes programmides. IN
Päis sisaldab järgmisi elemente: saatja aadress (ilmub automaatselt); saaja aadress (tuleb täpsustada); isikute aadressid, kellele saadetakse kirja koopiad; teate teema märkimine. Programm näitab kuupäeva automaatselt. Sellele järgneb kirja tekst ja allkiri.
Teksti stiil on ärikirjaga võrreldes vähem formaalne ja vormistamisreeglid on vähem ranged.
Alates: [e-postiga kaitstud]
Saaja: [e-postiga kaitstud]
Teema: tellimuse täitmine
Täname teid 26. aprilli e-kirja eest. Vabandust, kuid me ei saa teie tellimust 15. maiks täita. Viimase partii tootmiseks kulub veel kaks nädalat.
Näen, et te pole veel arvet tasunud. Me ei saa tarnida enne, kui olete maksnud. Palun tegelege sellega a.s.a.p.
Tänapäeval on paljudel ettevõtetel välispartnerid või välisfiliaalid, mistõttu inglise keele oskus sekretäri või isikliku assistendi jaoks pole moesuund, vaid tungiv vajadus. Täna räägime sellest, kuidas õigesti ette valmistada teatud tüüpi dokumente, mis sageli sekretärile määratakse.
KONTOR MÄRKUSED
Teenusmemorandum- Need on kirjalikud suhtlused ettevõtetes või ettevõtte divisjonides. Need on tavaliselt mõeldud teadaanneteks, äriprotsesside arutamiseks, ettevõtte töö aruandluseks ja teabe levitamiseks töötajate seas. Memo on avalik dokument, seega ei tohiks te sinna kirjutada konfidentsiaalset teavet.
Kirjutamisel kasutatakse tavaliselt mitteametlikku stiili. Memo ei tohiks olla liiga lühike ega liiga ametlik, kuid soovitav on lühidus. Memo ülesehitus on järgmine: esimesse lõiku on paigutatud kõige olulisem info, järgnevates lõikudes aga täpsemalt lahti seletatud. Kõik memod sisaldavad järgmisi elemente:
- saaja: joondatud vasakule, lehe ülaosas;
- saatja: vasakule joondatud, otse adressaadi all;
- kuupäev: vasakule joondatud, saatja all;
- teema: vasakule joondatud, kuupäeva all.
Ametlike märkmete jaoks on tavaks kasutada valget, A4 formaadis või väiksemat trükipaberit (ametlikud märkmed tuleb panna sissetulevatele dokumendisalvedele).
Ärge laske end liiga paljude märgukirjade väljasaatmisega meelitada – pidage meeles, et igal töötajal on kiire ja tal on oma töö. Mõned inimesed arvavad, et memod on tõhusad haldusvahendid, kuid see pole täiesti tõsi. Kuigi memosid saab kasutada töö ja ettepanekute suunamiseks, on kriitika ja kiitus kõige parem edastada üksikisikule isiklikult.
Kuigi tänapäeval edastatakse suurem osa teabest e-posti teel, sisestades sõnumi sõnumikasti, on manustatud memode (dokumentide) kasutamine endiselt oluline ärikirjavahetus. Dokumente e-posti teel saates ärge unustage nende õiget vormingut (näited 1, 2).
NÄIDE 1
Saaja: Igor Ivanov/ Igor Ivanov
Alates: Julia Sergejeva/ Julia Sergejeva ZAO Funny Cats kommunikatsiooni asepresident/ Fanny Catsi CJSC avalike suhete asepresident Lisatud: Eelaruanne #08/2011/ Eelaruanne nr 8/2011 OAL (koopia)/ Konto väljavõte (koopia) Memorandum/ Teenindusmemo Palun võtta kontole 52 300 (viiskümmend kaks tuhat kolmsada) rubla, mille võtsin päevarahaks oma esimeste töölähetuste eest Rootsi ja Itaaliasse ilma kviitungita (see läks kaduma). Palun arvestage minu kahe esimese tööreisi eest Rootsi ja Itaaliasse ilma kviitungita sõiduhüvitisena välja võetud summa 52 300 (viiskümmend kaks tuhat kolmsada) rubla, sest see oli kadunud. _________________ / Julia Sergejeva / Julia Sergejeva |
NÄIDE 2
Saaja: ZAO Funny Cats turundusosakond/ JSC "Fanny Cats" turundusosakond Alates: Igor Ivanov/ Igor Ivanov Tegevdirektor Funny Cats, ZAO/ JSC Fanny Catsi tegevdirektor Teema: Kliendi esitlus/ Esitlus kliendile Eelmisel nädalal koostatud uue toote turunduse esitlus oli erakordne! Teie entusiasm, müügistrateegia ja tooteteadmised olid muljetavaldavad ning kinnitasid kindlasti tehingu meie partneriga. Täname teid suurepärase töö ja pühendumise eest! Minu õnnitlused teile kõigile! Eelmisel nädalal meie uute toodete müügiesitlus oli suurepärane! Teie entusiasm, müügistrateegia ja tooteteadmised olid muljetavaldavad ning garanteerivad kindlasti tehingu meie partneriga. Täname teid suurepärase töö ja ettevõttele pühendumise eest! Minu õnnitlused teile kõigile! Lugupidamisega,/ Lugupidamisega Igor Ivanov/ Igor Ivanov |
Lahkumiskiri
Lahkumisavaldus- see on ametlik dokument, millega töötaja teatab oma ametikohalt või osakonnalt vallandamisest. See esitatakse vahetule juhile. Kui ettevõte on välismaa, võib avalduse kirjutada inglise keeles.
Miks on vaja esitada lahkumisavaldus? Eelkõige selleks, et hoida häid suhteid tööandja ja organisatsiooniga, kus töötasite ning saada positiivne soovitus (soovituskirjad). Isegi kui mõnes ettevõttes piisab suulisest ülesütlemisest, võivad ülesütlemisavalduse tööandja ja töötaja alles jätta ning vajadusel seaduslikel eesmärkidel kasutada.
Inglise keeles avalduste kirjutamiseks on palju võimalusi, kuid kõik sõltub konkreetsest ettevõttest ja aktsepteeritud äritavadest. Kuid on olulisi punkte: näiteks peab avalduse tekst sisaldama vallandamise kuupäeva, kirjutamise kuupäeva ja isiklikku allkirja.
Taotluse lõppu on vaja märkida ärakirjad, mis on adresseeritud teistele isikutele peale vahetu juhi (näiteks personalijuht või ettevõtte juht).
Lahkumisavaldus tuleb kirjutada asjatundlikult ja lühidalt ärilises stiilis, lähtudes tänapäeva inglise keelele omastest rangetest keelelistest iseärasustest.
Siiski märgime, et selles olukorras on peamine, et saaksime ettevõttega hea sõnaga hüvasti jätta. See on üks karjääriedu ja professionaalse kasvu komponente.
Allpool on kaasaegne standardne ingliskeelne lahkumisavaldus, mis on koostatud Ühendkuningriigis (näide 3).
NÄIDE 3
083, Oxford Road/ 083 Oxford Road Manchester, NH 23432/ Manchester, NH 23432 Saaja: Proua. Ann Clark/ proua Anne Clark Müügivanemspetsialist MA kaubandus/ Vanemmüügispetsialist MA Kaubandus Lugupeetud pr. Clark Palun võtke see kiri vastu kui ametlik lahkumisavaldus minu müügijuhi ametikohalt, jõustumiskuupäev 24. september 2011. Lahkun sellelt kohalt, kuna on avanenud võimalus õppida ärijuhtimise magistrantuuris. Saan aru, et see ametikoht nõuab minu täielikku tähelepanu ja seetõttu ei luba see mul osakoormusega õppida. Tänan MA Trade'i antud võimaluse eest ja tänan teid eriti väärtusliku koolituse ja professionaalsuse eest. Annaksin hea meelega ettevõttele kuu aega, et leida oma ametikohale asendaja. Lugupeetud proua Clark! Palun aktsepteerige seda avaldust kui minu ametlikku lahkumisavaldust müügijuhi ametikohalt alates 24. septembrist 2011. Lahkun sellelt kohalt seoses tekkinud võimalusega läbida koolitus ja omandada ärijuhtimise magistrikraad. See positsioon nõuab minult intensiivset tähelepanu ja mul on raske leida võimalusi täiendõppeks. Tänan MA Trade'i ettevõtet mulle pakutud võimaluste eest ja teile isiklikult teadmiste ja professionaalsuse eest, mida te kogu selle aja minuga jagasite. Hea meelega annan ettevõttele 1 kuu aega, et leida oma ametikohale kandidaat. Lugupidamisega,/ Lugupidamisega Juliet Pratt/ Julia Pratt Müügijuht, MA kaubandus/ Müügijuht MA Trade CC: Mrs. Cecilia Rodriguez, personalijuht/ Koopia: Cecilia Rodriguez, personalijuht |
Kirjavahetus meili teel
Kaasaegne meilid, mille töötajad üksteisele posti teel saadavad, on reeglina üsna lühikesed ja võivad olla nii ametlikud kui ka mitteametlikud. Kuid isegi kui kiri on mitteametlik, peaks see olema puhas ja kergesti loetav ning teavet omastama.
Allpool on mitu võimalust standardse meilivormingu jaoks (algus ja lõpp), olenevalt adressaadist, praegustest ülesannetest ja teie suhetest.
Tunnete üksteist hästi |
Kas tunnete üksteist |
Te ei tunne üksteist |
- Kogu tekst on jagatud lõikudeks ilma punast joont kasutamata.
- Kirja vasakus ülanurgas märkige saatja täisnimi või ettevõtte nimi koos aadressiga.
- Järgmisena märkige adressaadi nimi ja ettevõtte nimi, kellele kiri on mõeldud, samuti selle aadress (uuele reale).
- Väljumise kuupäev on märgitud kolm rida kirja all või ülemises paremas nurgas.
- Põhitekst tuleks paigutada kirja keskossa.
- Kirja põhiidee võib alata palve põhjusega: "Kirjutan teile..."
- Tavaliselt lõpeb kiri tänuavaldusega ("Aitäh kiire abi eest...") ja tervitusega "Lugupidamisega", kui autor teab adressaadi nime, ja "Lugupidamisega", kui mitte.
- Neli rida allpool autori täisnime ja ametikohta.
- Tervituse ja nime vahele asetatakse autori allkiri.
Ingliskeelse ärikirja näidis:
Härra Nikolai Roshin
ABC ettevõte
Büroo 2002, sissepääs 1B
Tverskaja tänav
Moskva
VENEMAA 20. juuni 2004
Kirjutan teile seoses teie päringuga. Lisatud on meie teabepakett, mis sisaldab meie brošüüre ja üldisi andmeid meie koolide ja suvekeskuste kohta.
Inglismaal on kaks kooli, Brighton ja Bath, mõlemad kaunid asukohad, mis kindlasti meeldivad teile ja teie õpilastele. Meie koolid asuvad atraktiivsetes ruumides mugavates kesksetes kohtades. Brightonis on puhas ja turvaline linn kauni lahe ja lähedal asuva maapiirkonnaga. Bathi on Inglismaa üks kuulsamaid ajaloolisi linnu, mis on kuulus oma Gruusia arhitektuuri ja Rooma saunade poolest.
Majutust pakutakse võõrustavates peredes, mis on valitud selleks, et pakkuda mugavat kodu, sõbralikku vastuvõttu ja sobivat keskkonda, kus õpilased saavad inglise keelt praktiseerida ja oma viibimist nautida. Meil on täiskohaga tegevuste korraldajad, kes vastutavad spordi, kultuuritegevuse ja iganädalaste ekskursioonide eest.
Täitke ja tagastage lisatud registreerimisvorm, et saada rohkem brošüüre ja muid reklaammaterjale.
Ootan teie arvamust ja loodan hiljem teie õpilasi meie koolidesse ja suvekeskustesse tervitada.
Lugupidamisega,
Ootame teid oma kliendina tervitama.
Lugupidamisega,
Kaebuse kiri
Kiri peab sisaldama kogu vajalikku teavet selle teenuse või toote kohta. Kirjutage toote täielik nimi ja kirjeldus, ostu või teenuse kuupäev jne. Teie eesmärk on selgitada kõiki üksikasju, kuid mitte koormata kirja ebavajalike detailidega. Lisaks tuleb ära märkida oma soovid, tingimused ja tähtajad probleemide kõrvaldamiseks.
Kellele peaksin selle kirja adresseerima?
Toote ostmisel või teenuste osutamise lepingu sõlmimisel saate isiku kontaktaadressi või telefoninumbri, kes suudab lahendada kõik tekkivad raskused. Tavaliselt otsustab väikeettevõtetes need küsimused ettevõtte omanik. Kesktaseme organisatsioonides - tema asetäitja või tippjuhtkond. Suurtes ettevõtetes on tavaliselt klienditeenindusosakond, mis selliste küsimustega tegeleb.
Millised on kirja põhiosad?
1. Sissejuhatus
Kontaktisiku nimi
Saaja täisnimi (kui on teada)
Pealkiri, kui see on saadaval
Ettevõtte nimi
Ettevõtte nimi
Tarbijakaebuste osakond
Klienditeeninduse osakond
Tänava aadress
Linn (*): Maakond (*): Posti indeks
Ettevõtte aadress
Kallis (kontaktisik):
Apellatsioonkaebus
2. Sissejuhatus, mis sisaldab teavet ostetud toote või teenuse kohta.
(1. juulil) (ostsin, liisisin, rentisin või lasin remontida) (toote nimi koos seeria- või mudelinumbriga või tehtud hooldus) aadressil (tehingu asukoht ja muud olulised andmed).
1. juulil (ostsin, liisisin, rentisin, parandasin) (toote täisnimi koos seerianumbri või teenuse liigiga) aadressil ... (muu oluline teave tehingu kohta on märgitud allpool)
Kirjutan, et juhtida teie tähelepanu probleemile teie klienditeeninduse jaotises.
Kirjutan, et juhtida teie tähelepanu probleemile meie klienditeeninduse osakonnas.
Soovin esitada võimalikult tugeva kaebuse teie töötaja kohtlemise kohta
Soovin väljendada oma pretensioone teie töötaja kohtlemise kohta.
Kirjutan, et väljendada oma suurt rahulolematust täna hommikul saadud kaubaga.
Kirjutan, et väljendada oma rahulolematust täna hommikul saadud toodetega.
Kirjutan, et kaevata teie veebisaidilt Internetist ostetud toote kvaliteedi üle.
Kirjutan, et väljendada oma rahulolematust teie veebisaidilt tellitud toodete kvaliteediga.
Kirjutan seoses teie töötaja negatiivse suhtumisega.
Kirjutan teie ettevõtte liikme negatiivse suhtumise tõttu.
3. KirjeldustekkimasProbleemid
Kahjuks ei ole teie toode (või teenus) hästi toiminud (või teenus oli ebapiisav), kuna (märkige probleem). Olen pettunud, sest (selgitage probleemi: nt toode ei tööta korralikult, teenust ei teostatud korrektselt, mulle esitati vale summa, midagi ei avaldatud selgelt või oli valesti esitatud jne).
Kahjuks ei vasta teie toode (teenus) vajalikele nõuetele, sest (probleemile viidatakse). Olen pettunud, sest (olukorda selgitatakse: nt seade ei tööta hästi, see on ebakvaliteetne, mulle esitati makseks vale summa, midagi ei selgitatud)
Minu tellitud seadmed pole ikka veel kohale toimetatud, hoolimata sellest, et eelmisel nädalal helistasin teile, et seda on kiiresti vaja.
Tellitud seadmed pole ikka veel kohale jõudnud, kuigi helistasin teile eelmisel nädalal ja ütlesin, et seda on kohe vaja.
Oleksin tänulik, kui probleemi lahendamiseks saaksite (märkige konkreetne toiming, mida soovite – raha tagasi, maksekaardi krediit, remont, vahetus jne). Kaasas on minu dokumentide koopiad (sh kviitungite, garantiide, garantiide, tühistatud tšekkide, lepingute, mudeli- ja seerianumbrite ja muude dokumentide koopiad).
Probleemi lahendamiseks oleksin tänulik võimaluse eest, kui (märkida oma nõuded: tagastanud raha, krediit, teostanud remondi, teinud vahetuse vms) Lisatakse dokumentide koopiad (lisa koopiad kviitungist, garantiikaardist , tühistatud tšekid, lepingud ja muud dokumendid.)
Ootan teie vastust ja oma probleemi lahendust ning ootan kuni (määran tähtaja), enne kui pöördun abi tarbijakaitseametilt või Better Business Bureau’lt. Palun võtke minuga ühendust ülaltoodud aadressil või telefoni teel (kodu- ja/või kontorinumbrid koos suunakoodiga).
Ootan teie vastust oma probleemile lahenduse leidmisega ja ootan kuni (tähis märgitud), enne kui pöördun abi saamiseks tarbijakaitseorganisatsiooni poole. Võtke minuga ühendust järgmisel aadressil või telefoninumbril (aadress ja telefoninumber märgitud)
Palun tegelege selle asjaga kiiresti. Ootan teilt vastust hiljemalt homme hommikuks.
Palun lahendage see probleem kohe. Ootan teie vastust hiljemalt homme hommikul.
Nõuan kogu raha tagasimaksmist, vastasel juhul olen sunnitud asjaga edasi tegelema.
Nõuan kogu raha tagasimaksmist, muidu olen sunnitud...
Kui ma selle nädala lõpuks kaupa kätte ei saa, ei jää mul muud üle, kui tellimus tühistada.
Kui ma seda kaupa nädala lõpuks kätte ei saa, ei jää mul muud üle, kui tellimus tühistada.
Loodan, et tegelete selle probleemiga kiiresti, kuna see tekitab mulle märkimisväärseid ebamugavusi.
Loodan, et tegelete selle asjaga kohe, kuna see tekitab mulle tõsiseid ebamugavusi.
4. Lõpetaminekirju
Lugupidamisega / Lugupidamisega
Sinu nimi
Vabanduskiri
Vastuseks kaebuse kirjale saadetakse vabanduskiri. Alustuseks peaksite väljendama kahetsust ja isiklikku muret praeguse olukorra pärast. Vajalik on selgitada, milliseid samme probleemi lahendamiseks ja edaspidiseks kordumise vältimiseks astutakse/on astutud. Altpoolt leiate mõned vabanduskirja kirjutamisel kasutatud fraasid
1. Tänu avaldamine hetkeolukorrast teatamise eest
Täname, et juhtisite meie tähelepanu sellele probleemile/probleemile/probleemile.
Täname, et andsite meile sellest probleemist/probleemist teada.
Hindasin seda, et andsite mulle selle juhtumi kohta nõu…
Teie sõnum on minu jaoks väga oluline.
2.Väljendkahetseb.
Meil on väga kahju kuulda, et…
Meil on sellest raske kuulda...
Mul on selle olukorra pärast väga kahju…
Mul on sellest olukorrast väga kahju.
3. Vabandus
Palume vabandust…
Palume vabandust...
Palun võtke vastu meie vabandused…
Võtke meie vabandused vastu…
4. Selgitustegevusedettevõtted
Võite olla kindel, et me…
Võite olla kindel, et me...
Kinnitan teile, et...
Ma garanteerin teile...
Tekitatud ebamugavuste hüvitamiseks…
Tekitatud ebamugavuste hüvitamiseks...
Teeme kõik endast oleneva, et probleem lahendada
Anname endast parima, et probleeme lahendada
Võin teile kinnitada, et seda enam ei juhtu
Ma luban, et see ei kordu tulevikus
Üritan selle kiiremas korras lahendada/lahendada.
Üritan selle probleemi kohe välja mõelda/lahendada
Palun tagastage defektiga kaup ja me tagastame teile raha / parandame need / asendame
Palun tagastage defektiga toode ja me hüvitame teie kulud/remondi/vahetamise.
5. Meeldetuletus ühise koostöö suurest tähtsusest
Hindame teie tellimust kõrgelt
Teiega koostöö on meie jaoks väga oluline.
Teie rahulolu on meie prioriteet
Nõudekiri
Kui kirjutad bossile- ole äärmiselt viisakas, eriti kui sa pole kindel, et ta teab sinu nime. Ärge kasutage konstruktsioone, mis on märgitud allpool tõsiduse või kiireloomulise taotluse tähenduses. Neutraalne ja universaalne variant oleks:
Oleksin tänulik, kui…
Stiililiselt kõrgendatud ja kõige viisakam taotlus koosneb ka järgmistest väljenditest:
Kui see teile raske ei ole, siis palun andke...
Kas te saaksite mulle anda/annata..., palun?
Kui sa ei pahanda, anna palun...
Kas ma saan/kas ma võin teid vaevata, et mulle anda/annata... palun?
Tee mulle teene, palun anna mulle...
Kas saaksite mulle teene teha ja anda/annata..., palun?
Ärge keelduge sellest lahkusest, palun andke ...
Kas sa palun annaksid mulle...?
Kas oleksite nii lahke ja palun...
Kas te annaksite mulle lahkelt..., palun?
Ärge pidage seda probleemiks, palun andke...
Kas te saaksite mulle anda/annata, palun?
Kui kirjutad kolleeg ja ta ei ole sinu sõber, vali neutraalne stiil – ametliku ja mitteametliku vahel.
Kas sa saaksid..?
Mugavad vormid verbiga "tahan" sel juhul:
Ma tahan (tahaks) küsida...
Tahaksin (paluda), et...
Tahaksin (tahaksin) teilt küsida...
Kas ma võiksin paluda teil...?
Ma tahan paluda teil see raamat mulle osta.
Kas ma võiksin paluda teil see raamat mulle osta?
Tahaksin paluda teil pühapäeval suvilasse minna.
Kas ma võiksin paluda teil sel pühapäeval maamajja minna?
Kui kirjutad võõras isik- Ole viisakas.
Huvitav, kas saaksid..?
Siin on mugavad päringud, mis on väljendatud küsilauses modaalverbiga "suudama":
Kas ma tohin teilt küsida...?
Kas ma võiksin paluda teil teha sth.?
Kas ma võin sult küsida...?
Kas ma võin paluda teil teha midagi?
Kas ma tohin teilt küsida...?
Kas te palun/lahkelt teeksite midagi?
Kas ma võin sult küsida...?
Kas te saaksite midagi teha?
Kas ma tohin teilt küsida...?
Oleksin väga tänulik, kui...
Sa saad...?
Kas sa saaksid/saad sa midagi teha?
Sa ei saa...? Kas sa saaksid...?
Kas sa saaksid...?
Saad sa...?
Kas sa saaksid/saad...?
Saad sa...?
Kas sa saaksid...?
Kas sa saaksid...?
Kas sa saaksid...? Kas sa...?
Kui kirjutad teise ettevõtte töötaja- stiil peaks sõltuma sellest, kas oled temaga tuttav või kandideerid esimest korda.
Oleksin tänulik, kui…(võõrale)
Kas sa saaksid..?(sõbrale)
Siin võib aidata küsilauses väljendatud taotlus partiklitega "ei", "oleks", "kas":
Kas sul pole raske...? Kas oleksite vastu...?
Kas te teeksite midagi sellist?
Kas sul pole raske...? Kas see ei teeks teie jaoks raskeks...?
Kas saaksite (võib-olla)..., palun?
Kui kirjutad oma alluvale, kes ei ole juhiseid järginud, võib päringu stiil muutuda rangeks:
Kas ma võiksin küsida..?(külm palve)
Samuti võib tahtliku tõsidusega taotlust väljendada fraasiga:
Ma väga (veenvalt, tungivalt) küsin teilt (teilt)...
Kas saaks/kas sa..., palun...? Kas saaksite/sooviksite...? Kas... Oleksin väga tänulik, kui teeksite/saaksite...
Kirjad - maksetaotlus
Oma esimestes kirjades tasumata arvete kohta peaksid olema üliviisakas – need ei tohiks anda edasi mõtet, et partner ei taha maksta.
Kui oled sunnitud kirjutama rea maksesoovi kirju, võib iga järgnevat muuta kindlamaks, kuid jääda viisakuse piiridesse.
Näide
Meie andmetel on teie kontol veel tasumata summa 4500 dollarit.
Usume, et meie teenus rahuldas teid, ja oleksime tänulikud teie koostöö eest selle probleemi võimalikult kiire lahendamisel.
Kirjutasin teile seoses teie ettevõtte tasumata kontoga summas 4500 dollarit.
Tuletame meelde, et see summa on endiselt tasumata. Oleksime tänulikud, kui saaksime viivituseta pangaülekande täies mahus.
Soovin juhtida teie tähelepanu oma eelmistele meilidele teie konto hilinenud maksete kohta. Oleme väga mures, et asi pole veel teie tähelepanu pälvinud.
Selge olukord ei saa jätkuda ja soovitame tungivalt, et te võtaksite oma konto tasumiseks viivitamatult meetmeid.
Pärast minu meilisõnumeid pean teile teatama, et me ei ole ikka veel saanud makset 4500 dollari suuruse tasumata summa eest. Kui me ei saa seitsme päeva jooksul makset, ei jää meil muud üle, kui võtta raha tagasi kohtusse.
Vahepeal on teie olemasolevad krediidivõimalused peatatud.
Koosoleku aruanne
Koosoleku aruanne koosneb 4 osast:
Sissejuhatus – Sissejuhatus (aruande teema, kes selle koostas ja kelle palvel)
Taust – algandmed (olemasoleva olukorra, probleemi üldine kirjeldus)
Leiud – saadud andmed (võimalikud viisid olukorra arendamiseks, probleemi lahendamiseks)
Järeldus, soovitused - Järeldused ja soovitused
NäideAruanneOkoosolekul
Teema: Kulude vähendamise meetmed
Nagu nõukogu 18. aprilli koosolekul nõuti, on siin minu aruanne. Täielik aruanne on lisatud Wordi dokumendina, kuid allpool olen kirjutanud lühikese kokkuvõtte.
Sissejuhatus
Aruande eesmärk on pakkuda välja võimalusi kulude vähendamiseks kogu ettevõttes. See põhineb erinevate osakondade poolt eelmisel kuul saadetud arvudel. Olen jaganud aruande kolmeks osaks: taust, järeldused ja soovitused.
Taust
Nagu on näha lisatud dokumendi tabelist 1, on nõudlus meie toodete järele viimase aasta jooksul langenud ning müük ja kasum on langenud. See on viinud olukorrani, kus on vaja kulusid kokku hoida.
Leiud
Kulude vähendamiseks on kolm peamist valdkonda:
- Turunduseelarve on väga suur. Nagu eelpool mainitud, on müük langemas, kuid ajakirjade reklaamile ja tänavaplakatitele kulutame endiselt suuri summasid. See ei ole õigustatud.
- Tootmiskulud on samuti suured. Aruande tabel 2 näitab, et toorainekulud on viimase aastaga tõusnud 12%. Peame leidma viisi nende vähendamiseks.
- Samuti peame võib-olla vallandama väikese arvu haldustöötajaid, mis on väga ebapopulaarne. Vaadake täieliku aruande jaotist 4.2, et saada soovitusi selle kohta, kuidas edasi minna.
Soovitused
Kokkuvõtteks pakun, et aasta lõpuks peaks ettevõte suutma kulusid oluliselt kärpida. Minu konkreetsed soovitused on järgmised:
- Turundusosakond vähendab reklaamieelarvet 10% või 15%.
- Tootmisosakond, et teha kindlaks võimalused erinevate tarnijate kasutamiseks materjalikulude vähendamiseks.
- Peakontor uurima olukorra halvenemise korral piiratud arvu töökohtade vähendamise võimalust.
Palun vaadake täielikku aruannet ja andke mulle oma kommentaarid hiljemalt 2. juuniks. Seejärel saadetakse see kõikidele osakondade juhtidele õigeaegselt 16. juunil toimuvaks koosolekuks. Küsimuste korral võtke minuga julgelt ühendust.
Meilide vormindamine
E-post on muutunud peamiseks suhtlusvormiks erinevate organisatsioonide esindajate vahel mitmesugustes küsimustes. Järgige meili teel suhtlemisel järgmisi juhiseid:
- Kujutage adressaati hästi ette. See, kellele kirjutate, määrab teie kirjutamisstiili. Mida tihedam on suhe, seda vähem on formaalsusi.
- Hoidke oma sõnum võimalikult lühike ja selge. See reegel kehtib igat tüüpi ärisuhtluse kohta, kuid see muutub kõige asjakohasemaks e-posti puhul, kuna kuvarilt on teavet raskem tajuda kui paberilehelt. Andke adressaadile ka võimalus lühidalt vastata. Näiteks selle asemel, et kirjutada: "Andke mulle teada, mida arvate", on parem esitada küsimus järgmiselt: "Kas kell 15.00 või 17.00 on teie jaoks parim?"
- Väli "Teema" tuleb täita nii, et see kajastaks selgelt kirja põhiideed.
- Tervitus (Lugupeetud härra/proua) ei ole tavakirjavahetuses vajalik, kuid ärikirjades ei lähe see üleliigseks.
- Esimeste sõnadega tuleb sõnastada, miks sa kirja kirjutad: vastad, lepid kokku kohtumise või avaldad millegagi seoses oma mõtteid. Näiteks: Vastan teie 15. jaanuari 2007 kirjale, milles küsisite teavet meie kevadiste ärikirjutamise kursuste kohta.
- Kui alustate meilis sõna suure algustähega, tähendab see, et soovite seda rõhutada kui kõige olulisemat ideed.
- Iga rea pikkus ei tohi ületada 65 tähemärki, vastasel juhul võib kirja teises arvutis lugemisel tekst moonduda.
- Kiri peaks olema hästi üles ehitatud – sissejuhatus, põhiosa (faktid) ja järeldus.
- SUUDLUS (Hoia see lühike ja lihtne). Pidage meeles, et teie adressaat saab tõenäoliselt kümmekond kirja päevas – tasub tema aega säästa.
- Samuti ei soovitata kasutada igapäevasele kirjavahetusele omaseid standardlühendeid, näiteks “IMHO” (Minu ausal arvamusel).
- Kontrollige kirja hoolikalt, seda ei saa pärast saatmist muuta ega kustutada.
- Parem on kirja lõppu kirjutada tagasisaatmise e-posti aadress ja saatja nimi, juhuks kui kiri on trükitud.
- Meili teel suhtlemine hõlmab aktiivset suhtlust, seega kui saate meili, millele te ei saa kohe vastata, peaksite saatma sõnumi, mis näitab kirja kättesaamist ja täieliku vastuse saatmise eeldatavat aega.
Isegi mitteametlikus kirjutamises peaksite jääma viisakaks ja püüdma muuta kirja selgeks ja hästi struktureeritud.
- sõbralik tervitus
- tänu või muu mainimine eelmise kontakti kohta
- kirja või probleemi kõige olulisem punkt
- muid olulisi punkte
- vähem olulised punktid
- avaldades lootust edaspidiseks kontaktiks
- lõpetamine (soovid ja allkiri)
Näide:
Tere, Ili
Täname, et saatsite meie koosoleku päevakava.
Ma kardan, et ma ei saa kella 8.00 algust teha. Rongiühendus võib sel kellaajal olla väga keeruline.
Kas oleks võimalik alustada kell 9:00? See tähendab, et lõpetaksime 16.00 asemel kell 17.00. Palun andke mulle teada, kui see on teie jaoks probleem.
Ypu palus mul saata teostatavusaruanne ja ma lisan selle siia. Pange tähele, et see pole veel lõplikus mustandis ja võib esineda vigu.
Ootan teid väga järgmisel nädalal.
Parimate soovidega, Jacqui
Õnnitluskiri
Enne pühi kerkib sageli küsimus: kas õnnitleda või mitte õnnitleda äripartnereid ja kliente. Alati on parem õnnitleda kui mitte õnnitleda, sest õnnitledes saate:
- tugevdada suhteid olemasolevate klientide/partneritega
- meelitada uusi kliente
- tuletage vanadele klientidele meelde, et olete olemas
- avaldada tunnustust oma kõige lojaalsematele klientidele
Kuid otsustades, millist püha õnnitleda, on parem uurida selle kohta jooksva aasta riiklike ja usuliste pühade loendist.
Kui kahtlete, mida teie äripartner täpselt tähistab, kirjutage lihtsalt ILUSAT PÜHA.
Millal õnnitlusi saata? Parem varem kui hiljem. Parem, kui teie kaart saabub enne pühi ja on üks esimesi, keda märgatakse, mitte ei kaoks õnnitluste hunnikusse, mis pealegi ilmselt pärast pühi aetud saab.
Kuidas õnnitlust kirjutada:
Õnnitlused on lihtsalt õnnitlused, heade soovide ja heade tundeavalduste põhjus. Äriprobleeme ei tasu siinkohal mainida.
Ingliskeelsed õnnitlused on üles ehitatud teisiti kui vene keeles. Allpool on mõned õnnitluste näidised, mida saab olenevalt olukorrast muuta.
Sel rõõmsal aastaajal oleme tänulikud teiega tehtud töö eest. Soovime teile küllust, õnne ja rahu uuel lootusrikkal aastal. Häid pühi!
Loodan, et teil ja kõigil teie töökaaslastel, perel ja sõpradel on armas pühadeaeg, mis on täis rõõmu ja tähendust. Parimad soovid edukaks uueks aastaks.
Sel aastal on olnud rõõm teiega koostööd teha. Soovime teile häid pühi ja head uut aastat!
Aasta lõppedes mõtleme kõigele, mille eest oleme tänulikud. Meie suhe teiega on üks asi, mida me kalliks peame. Täname teid võimaluse eest teid teenindada. Soovime teile häid jõule ja palju edu uuel aastal.
Sel pühadeajal kingitusi tehes ja vastu võttes mõtlen kingitusele teid tunda. Täname teid teiega töötamise rõõmu eest. Häid pühi!
Tänan, et andsite mulle võimaluse teiega sel aastal koostööd teha. See on olnud minu jaoks au ja väärtuslik kogemus. Soovin teile head Hanukat ja uut aastat, mis on täis kõike head.
Häid jõule! Loodan, et teil on puhkus, mis täidab teie südame rõõmuga!
Kaasaegset äri ilma ärikirjavahetuseta on väga raske ette kujutada. See on eriti oluline rahvusvaheliste ettevõtetega koostöö tegemisel. Aga kirjuta sageli ärikiri inglise keeles see võib päris raske olla.
Mulle ei meeldi midagi pooleli jätta.Mul on absoluutne vajadus näha, et igale telefonikõnele vastatakse, igale kirjale vastatakse.
Mulle ei meeldi midagi pooleli jätta. Ma pean tingimata nägema, et igale telefonikõnele vastatakse ja ükski e-kiri ei jääks vastamata.
~ Alan W. Livingston
Nagu teate, on neil oma omadused. Ingliskeelses ärikirjavahetuses on vaja mitte ainult näidata keeleoskust, vaid ka lahendada tööküsimusi, järgides kindlat struktuuri ja juhindudes ärietiketi normidest.
Sellest artiklist saate teada, millised ärikirjad inglise keeles eksisteerivad, saate tutvuda fraaside ja klišeedega. Samuti leiate näited ja valmis ärikirjad inglise keeles koos tõlkega.
Ingliskeelsed ärikirjad koos tõlkega
Ärikirjavahetuses on ingliskeelsete ärikirjade jaoks erinevad mallid olenevalt kirja teemast ja eesmärgist.
Ärikirjade tüüpe on palju, meie artiklis oleme valinud neist kõige levinumad
(Õnnitluskiri)
Sageli saadetakse töötajatele või partneritele, et rõhutada nende isiklikku panust tööstuse arengusse või õnnitleda neid isiklike saavutuste ja meeldejäävate kuupäevade puhul.
Näide inglisekeelsest õnnitluskirjast | Tõlge vene keelde |
---|---|
Hr John Lewis Peadirektor Hoverny Ltd 4567 Madu tänav Oakland, California Howard Stanley 01. oktoober 2015 Lugupeetud härra Stanley! |
Saatja: hr John Lewis, tegevdirektor Hoverny Ltd 4567 Madu tänav Oakland, California Saaja: Howard Stanley Lugupeetud hr Stanley! |
Kutsekiri
Enamasti äri Kutsekiri saadetakse selleks, et kutsuda teid ettevõtte tegevusega seotud üritustele.
Ingliskeelse kutsekirja näide | Tõlge vene keelde |
---|---|
Kallis Charles Milton! Tahaksin kutsuda teid seminarile, mis pakub teile kindlasti huvi. 13. juunil Moskva Crocuse kongressikeskuses peetaval 3D-tehnoloogiate seminaril toimuvad mitmed 3D-modelleerimise valdkonna võtmeprogrammeerijad ja disainerid loenguid, mille teemadeks on trilineaarne filtreerimine, antialiasing ja mipmapping. Lisan teile 3 piletit. Loodan, et otsustate osaleda ja ma ootan teid seal. Igor Petrov, |
Kallis Charles Milton! Kutsun teid seminarile, mis kindlasti teile huvi pakub. 13. juunil Moskva Crocuse kongressikeskuses toimuval 3D-tehnoloogia seminaril peavad mitmed võtmeprogrammeerijad ja disainerid loenguid 3D-modelleerimisest, sealhulgas trilineaarsest filtreerimisest, antialiasimisest ja mipmappingust. Lisan teile 3 piletit. Loodan, et osalete seminaril ja ootan teiega kohtumist. Lugupidamisega Igor Petrov, |
Nõustamiskiri
Nõustamiskiri on teie postkasti väga teretulnud, sest annab teile teada töö vastuvõtmisest.
Ingliskeelse töötaotluse kirja näide | Tõlge vene keelde |
---|---|
Proua Jane Tumin personalijuht Sommertim 7834 Irving Street Denver, Colorado proua Lean 15. veebruar 2016 Lugupeetud proua Lean Jane Tumin |
Saatja: pr Jane Tumin, Personalijuht Sommertim 7834 Irving Street Denver, Colorado Saaja: pr Lin Kallis proua Lin Lugupidamisega Jane Tjumin, |
Avaldus
Sisaldab teie ja pakkuge end töötajaks. Ärge ajage seda segamini sellega, millest me varem rääkisime!
Näide ingliskeelsest taotluskirjast | Tõlge vene keelde |
---|---|
Kira Stan 7834 Ida tänav Chicago, Illinois Trend ja mood Kallid härrad Kira Stan |
Saatja: pr Kira Stan 7834 East Street Chicago, Illinois Saaja: "Trend ja mood" Kallid härrad Lugupidamisega Kira Stan |
Pakkumise kiri (äripakkumine)
Selline kiri saadetakse teie potentsiaalsele äripartnerile teie tingimuste ja koostööettepanekutega.
Ingliskeelse pakkumiskirja näide | Tõlge vene keelde |
---|---|
Hr Dean Hipp Peadirektor Roosid teile 4567 Camino tänav San Diego, CA Proua Olga Linnet 10. märts 2016 Lugupeetud proua Linnet Lugupidamisega, Hr Dean Hipp |
Saatja: hr Dean Hipp, tegevdirektor Roosid teile 4567 Camino tänav San Diego, California Saaja: proua Linnet, Lugupeetud proua Linnet Lugupidamisega Dekaan Hipp |
Kaebekiri
Kaebekiri sisaldab kaebust või pretensioone ostetud kaupade või pakutavate teenuste kvaliteedi kohta.
Ingliskeelse kaebuse kirja näide | Tõlge vene keelde |
---|---|
Härra Jack Lupin 7834 17. tänav Detroit, Michigan Elektroonika Ltd 25. aprill 2017 Kallid härrad, Lugupidamisega, Jack Lupin |
Saatja: hr Jack Lupin 7834 17. St. Detroit, Michigan Saaja: Electronics Ltd Lugupeetud härrad, kirjutan teile teatamaks, et eile sain kätte oma uue teleri, mille toimetas kohale teie kohaletoimetamisteenus. Pakend oli ilma nähtavate kahjustusteta, seega allkirjastasin kõik dokumendid ja maksin ülejäänud summa. Aga pakki avades avastasin esipaneelil mitu kriimu. Tahaksin teleri teise vastu välja vahetada või raha tagasi saada. Palun teavitage mind oma otsusest 2 päeva jooksul. Lugupidamisega Jack Lupin |
Vabanduskiri
Vabanduskiri Vabanduskiri) saadetakse tavaliselt vastusena kaebuse kirjale, et paluda kliendi ees vabandust või selgitada arusaamatust.
Näide vabanduskirjast inglise keeles | Tõlge vene keelde |
---|---|
Härra Derek Smith Peadirektor Elektroonika Ltd Kaubanduse tänav 9034 Detroit, Michigan USA, 90345 Härra Jack Lupin 28. aprill 2017 Lugupeetud härra Lupin! Lugupidamisega, Härra Derek Smith |
Saatja: hr Derek Smith, peadirektor, Elektroonika Ltd 9034 Commerce St. Detroit, Michigan USA 90345 Saaja: hr Jack Lupin Lugupeetud härra Lupin! Olime väga pettunud, kui saime teada, et teler, mille me teile 24. aprillil tarnisime, oli kriimustatud. Meil pole õrna aimugi, kuidas see juhtuda võis ja seetõttu vabandame selle ebameeldiva juhtumi pärast ning oleme valmis Teie kriimustatud teleri teise vastu vahetama. Lugupidamisega Derek Smith |
Kaastundekiri
Iga inimese jaoks on väga oluline tunda end raskel ajal tuge, olgu selleks siis lähedane sõber, kolleeg või äripartner.
Ingliskeelne äriline kaastundeavaldus koosneb tavaliselt järgmistest osadest:
- Kaastunde avaldamine inimese lahkumise puhul.
- Sinu mälestused temast, nimekiri tema positiivsetest omadustest.
- Uuendades kaastunnet. Vajadusel võtke abi saamiseks ühendust.
Sellist kirja on soovitatav täiendada oma mälestustega inimesest või kui te teda isiklikult ei tundnud, siis heade asjadega, mida te temast teadsite või kuulsite.
Näide inglisekeelsest kaastundeavaldusest | Tõlge vene keelde |
---|---|
Lugupeetud härra Smith! Täna hommikul kuulsime kurba uudist teie naise surmast... Kõik meie osakonna töötajad on saatnud oma toetuse ja kaastundeavalduse. Palun ärge muretsege tulevaste projektide ja kohtumiste pärast, mis järgmisel kuul toimuvad. Kui on nõutav aruanne, saan selle teistelt meeskonnaliikmetelt. Kui saame teid milleski aidata, helistage meile numbril 12345678. Lugupidamisega |
Lugupeetud härra Smith Täna hommikul kuulsime kurba uudist teie naise surmast... Kõik meie osakonna liikmed avaldavad toetust ja kaastunnet. Palun ärge muretsege tulevaste projektide ja järgmisel kuul toimuvate kohtumiste pärast. Kui on nõutav aruanne, saan selle teistelt meeskonnaliikmetelt. Kui saame teid millegagi aidata, helistage meile numbril 12345678. Lugupidamisega |
Taotluskiri/päringukiri
Päringu- või päringukiri saadetakse siis, kui on vaja saada teavet teenuse või toote kohta, teada saada hind või tarnetingimused.
Tõlge vene keelde | |
---|---|
Härra Ken Smith Kaubanduse tänav 9034 Detroit, Michigan USA, 90345 ParkInn hotell Lugupeetud härra või proua Ootan teie vastust, |
Saatja: hr Ken Smith 9034 Commerce St. Detroit, Michigan USA 90345 Saaja: Hotell ParkInn Lugupeetud härra (proua) Soovin broneerida teie hotellis 1. augustist 10. augustini ühekohalise toa. Palun öelge mulle ühe öö maksumus, mis sisaldab võimalusel hommiku- ja õhtusööki? Kas teil on lennujaama kohaletoimetamise ja autorendi teenuseid? Ootan teie vastust, |
Vasta teabepäringule / Vasta tsiteeringule
See kiri sisaldab nõutud teavet. Põhireegel selleks Infopäringule vastamine Vastake taotluskirja küsimustele selgelt.
Näide ingliskeelsest päringukirjast | Tõlge vene keelde |
---|---|
Pr Jennifer Watson Müügijuht ParkInn hotell 7834 17. tänav Tampa, Florida Härra Ken Smith Lugupeetud härra Smith Lugupidamisega, Jennifer Watson |
Saatja: pr Jennifer Watson, Müügijuht, Hotell ParkInn 7834 17. St. Tampa, Florida Saaja: hr Ken Smith Lugupeetud härra Smith Lugupidamisega Jennifer Watson |
Kuidas kirjutada ärikirja inglise keeles
Tänapäeval on ingliskeelsed ärimeilid peaaegu täielikult asendanud traditsioonilise kirjavahetuse meetodi.
Kaasaegne ärikirjavahetus toimub peamiselt veebis, eriti kui teie kolleegid või partnerid töötavad erinevates ajavööndites. Ärimeilide kaudu suhtlemine on globaalse äriprotsessi lahutamatu osa.
Seetõttu on väga oluline teada mitte ainult ärikirjade kirjutamise üldreegleid, vaid ka neid kultuurilisi ja stiililisi jooni meilid inglise keeles.
Ingliskeelse ärikirja kavandamine.
Enne ingliskeelse ärikirja kirjutamist peate enda jaoks vastama järgmistele küsimustele:
- Kellele ma selle kirja kirjutan?
- Miks ma seda kirja kirjutan?
- Kas ma pean kirja lisama konkreetsed üksikasjad?
- Kas ma vajan kirjale vastust?
Eriti ettevaatlik tuleb olla meili teel saadetava teabega. Konfidentsiaalseid andmeid pole vaja e-postiga saata, sest meili häkitakse sageli.
Ingliskeelse ärimeili struktuur
Ingliskeelse ärikirja ülesehitus.
Elektronposti (e-posti) peamised eelised tavapostiga võrreldes või tigu-post, “tigu”-post, nagu seda naljatamisi inglise keeles kutsutakse, on selle kiirus ja vahetu, ilma vahendajateta suhtlemine adressaadiga.
Saadame meili, et saada kiiret vastust või oodata adressaadilt kiiret tegevust.
Tähtis!
E-kiri peaks olema lühike ja sisaldama sõnumi põhisisu kohta teavet, millest adressaat aru saab.
Olenemata sellest, kas meil on ametlik või mitteametlik, peaks sellel olema selge ja loogiline struktuur, mida kirjeldatakse allpool.
Kirja saatja aadress ja kirja saaja aadress (Pealkiri)
Sisestage meilivormi ülemisele reale oma e-posti aadress ( e-posti aadress).
Veenduge, et see oleks õige, sest kui ainult üks allkriips või punkt on puudu, ei jõua kiri adressaadini.
Kirja teema
Teater algab riidepuuga ja e-kiri algab teemareaga, mis asetatakse ülaosas spetsiaalsele reale.
Proovige hoida 5-7 sõna ja samal ajal kindlasti lisada teemareale kõige olulisem detail, näiteks: Turunduskoosoleku päevakord(Venemaa turunduskohtumise plaan)
Kui teile on oluline, et teie meilile vastataks kiiresti või pöörataks sellele erilist tähelepanu, kasutage seda sõna KIIREERITUD(Vene kiireloomuline!) või fraas PALUN LUGEGE (vene, palun lugege!) e-kirja teemarea alguses.
Samuti saate ikooni abil rõhutada kirja tähtsust Suur tähtsus (vene keeles: väga oluline), mis lisab teie meili teemareale punase hüüumärgi.
Tervitus ja pöördumine (tervitus)
Ingliskeelses ärikirjas on väga oluline saaja nimi ja sugu õigesti kirjutada. Kasutage naiste puhul pealkirja "proua" ( Prl) ja hr ( härra) meeste.
Vähem ametlikes tingimustes või pärast pikka kirjavahetust on vastuvõetav viidata adressaadile tema eesnimega.
Aadressile järgneb koma (Põhja-Ameerikas koolon). Kirjavahemärke ei pea üldse kasutama, see on ingliskeelsetes tähtedes moes.
Põhisisu (keha)
Ingliskeelse ärikirja tutvustamisel kasutatakse tavaliselt sõbralikku tervitust, tänulikkust tähelepanu eest või mõnikord hakatakse sõnastama sõnumi põhiideed.
Näiteks:
Täname teid kiire vastuse eest(Vene. Täname kiire vastuse eest)
Pärast eelmise nädala ettekannet otsustasin teile kirjutada…(Vene. Pärast eelmise nädala esitlust otsustasin teile kirjutada...)
Kirjutan teile seoses…(Vene. Kirjutan teile teemal...)
Pärast lühikest sissejuhatust esitatakse esimeses lõigus ühe või kahe lausega teie kirja põhiidee. Kasutage mõnda lühikest lõiku, et kirjeldada üksikasjalikumalt oma sõnumi põhipunkte.
Kui ühest lõigust piisab, siis ära kirjuta lisa, et kiri tunduks pikem.
Lõpuosa (lõpetamine)
Ingliskeelse ärikirja viimases lõigus peate tegema meeldetuletuse, märkima taotluse kiireloomulisusele või tänama tähelepanu eest ja märkima, milliseid toiminguid vestluskaaslaselt ootate.
Näiteks:
Ootan teie vastust(Vene: ootame teie vastust)
Kui teil on küsimusi, võtke minuga ühendust(Vene keeles: küsimuste korral võtke minuga ühendust.)
Kirja lõpp (allkiri)
Ingliskeelse ärikirja lõppu pannakse nime ette viimane fraas, tavaliselt sõna Lugupidamisega(vene keeles: siiralt).
Ühendkuningriiki saadetavate kirjade puhul, mis algavad fraasidega Lugupeetud härra, austatud härrad, austatud proua, austatud härra või proua, viimane fraas - Lugupidamisega(vene keeles: lugupidamisega).
USA jaoks sobib viisakas ja neutraalne fraas - Austusega(Vene: Lugupidamisega). Kui kirjutate vanale sõbrale, oleks kõige sobivam lõpulause: Südamlikult teie(Vene keeles: Lugupidamisega).
Kui sa kasutanud kirjavahemärke(koma või koolon) ingliskeelse ärisõnumi tervitusteks peate oma nime ette ka lõpufraasi järele panema koma.
Kui te ei kasutanud oma ingliskeelses tervituses kirjavahemärke, siis ärge kasutage seda pärast viimast fraasi, näiteks: Lugupidamisega… või Suured tänud…
Ärikiri ingliskeelsetes fraasides, klišeedes
Ametliku kirja kirjutamine inglise keeles on lihtne, kui tead ärikirja klišeesid ja fraase ning oskad neid kasutada
Oleme valinud kõige populaarsemad ärikirjavahetuses kasutatavad fraasid. Täpsema ärikirjade fraaside loendi leiate meie artiklist “Inglisekeelse ärikirjavahetuse fraasid”. Võite ka kasutada valmis klišeed meie ärikirjade näidetest.
Ingliskeelse ärikirjavahetuse fraasid ja klišeed koos tõlkega
Lühendid ärikirjavahetuses
Kuid kasutage neid lühendeid ettevaatlikult, kuna kõik ei ole nendega tuttavad ja teid võidakse valesti mõista.
Meiliaadress inglise keeles
E-posti aadressi esimene osa(räägime praegu ettevõtte aadressidest, mitte isiklikest) koosneb selle isiku perekonnanimest ja initsiaalidest, kelle poole pöördute, või osakonna/osakonna nimest või võib-olla selle lühendist.
Teine osa, mis järgneb kohe @-märgile (hääldatakse juures), on ISP (Internet Service Provider), organisatsiooni nimi või selle nime lühend.
Tavaliselt aadressi viimane osa sisaldab domeeninime olenevalt organisatsiooni tüübist (näiteks .co ettevõtte jaoks, .ac– akadeemiline – ülikooli jaoks) või riigi nimi, kust sõnum saadeti (näiteks .ei Norra jaoks, .ukÜhendkuningriigi jaoks jne).
Siin on mõned teised domeeninimede näited:
- .biz – äri;
- .gov – valitsusorganisatsioon;
- .org – mittetulundusühing (näiteks heategevusorganisatsioon);
- .pro – elukutse (näiteks meditsiin, jurist)
Ingliskeelne valmis ärikiri koos tõlkega
Ärikiri inglise keeles näidis
Kasutades tõlkega valmis ärikirjade näiteid, saate koostada oma suurepärase inglisekeelse kirja. Allpool on näide teavet taotlevast meilist.
Kirja mall inglise keeles | Tõlge vene keelde |
---|---|
Saaja: [e-postiga kaitstud] CC: BCC: Kuupäev: 30.10.2012 Teema: Hinnakirja kättesaamine Lugupeetud Mr. Roger Gill Teie reklaam ajakirja Aquarium Plants maikuu numbris pakub meile suurt huvi. Soovime rohkem teada teie ettevõtte toodete pakkumiste kohta ja oleksime tänulikud, kui saaksime teie hulgimüügihinnakirja. Meie soov on pakkuda klientidele kõige laiemat valikut akvaariumitaimi ja seetõttu oleme huvitatud uutest taimedest. Ootame teie kiiret vastust. Aitäh. Aleksander Popov, |
Kellele: [e-postiga kaitstud] Kopeeri: Peidetud: Kuupäev: 30.10.2017 Teema: Hankige hinnakiri Lugupeetud hr Roger Gill! Soovime rohkem teada teie ettevõtte toodete kohta ja soovime saada teie hulgimüügi hinnakirja. Püüame pakkuda oma klientidele kõige laiemat valikut akvaariumitaimi ja seetõttu oleme huvitatud uutest taimedest. Loodame kiiret vastust. Aitäh. Aleksander Popov, |
Näpunäiteid inglise keeles ärikirja kirjutamiseks
Ingliskeelsete ärikirjade kirjutamise lihtsate reeglite järgimine parandab suhtluse kvaliteeti ettevõtte sees ning klientide ja agentidega.
Kaasaegses maailmas on ärikirjavahetus omandanud veidi teise värvingu, sest enam ei pea vastust kaua ootama ning e-kirja abil saab välkkiirelt lahendada vajalikud küsimused. Aga ka sisse e-kirjavahetus inglise keeles on omad reeglid ja tabud.
Heade kommete reeglid ärisuhtluses inglise keeles
Vigade ja arusaamatuste vältimiseks suhtlemisel järgige väga lihtsaid ja tõhusaid kirjavahetuse reegleid.
Üks kiri ühele adressaadile.
Täitke välja "Meili teema" vastavalt selle sisule.
Teemarida peab täpselt kajastama kirjavahetuse teemat. Teema täpsustamine säästab adressaadi aega, võimaldades koheselt hinnata saabunud kirja sisu ja otsustada selle lugemisel kiiresti selle prioriteedi üle.
Adresseerimise täpsus.
Väljade “To” (TO), “Cc” (CC) ja “Blind Carbon Copy” (BCC) korrektne täitmine on tõhusa ja eetilise suhtluse kõige olulisem tööriist.
Nende valdkondadega töötamisel vigade vältimiseks peate teadma nende eesmärki, mis on tänapäevases ärikeskkonnas üldiselt aktsepteeritud:
- kui teie nimi on väljal otsene adressaat (“TO”), tähendab see, et kirja saatja ootab sinult vastust oma küsimusele;
- kui sellele väljale on paigutatud mitu adressaati, tähendab see, et kirja saatja ootab vastust igalt või mõnelt adressaadilt;
- Kui teie nimi on sisestatud väljale "CC" (koopia), tähendab see, et saatja soovib, et oleksite küsimusest teadlik, kuid ta ei oota teilt vastust. Ärge sisestage kirjavahetuse teemat, kui teie nimi on väljal “CC”. Kui otsustate siiski kirjavahetusse astuda, on hea vormi märk alustada kirja vabandusega sekkumise pärast;
- väljal “BCC” (pimekoopia) on adressaadid (varjatud saajad), kes peaksid kirjavahetusest teadlikud olema, kuid nende teadlikkus ei tohiks olla otsestele adressaatidele ilmne;
- kirja saatmine täidetud väljaga “BCC” eeldab eelkokkulepet või kirja autori ja varjatud adressaatide hilisemat teadlikkust selle teadvustamise põhjusest ja eesmärgist;
- varjatud adressaat ei tohiks sisestada kirjavahetuse teemasse väljalt “BCC”.
Kasutage oma kirjas tervitust ja isiklikku aadressi adressaadile.
Ainus erand on väga kiire kirjavahetuse võimalus (küsimus-vastus), mis meenutab suhtlust ISQ formaadis.
Isiklik üleskutse annab kirjale individuaalse fookuse ja suurendab teie adressaadi "kaasamist" kirjavahetuse teemasse.
Adressaat, kes kirja sai, PEAB VASTAMA.
Kirjavahetustsükkel koosneb kirjast ja vastusest. Kui kirjavahetus kasvab viie kuni kümne või enama sõnumini, on see juba vestlus või foorum.
Teie vastuse tekst tuleks paigutada kirja ülaossa (algusesse), mitte alla. See säästab adressaati teie kirjutatud vastuse otsimisel kirjavahetuse eelmist teksti "kerimisest".
Säästke oma ja vastaja aega – kirjutage kirju, mis nõuavad minimaalselt selgitusi ja selgitusi.
Salvestage oma kirjavahetuse ajalugu.
Adressaadi kirjale vastamist ei tohiks alustada uue kirjana (ilma kirjavahetuse ajalugu salvestamata). Selline vastus sunnib adressaati raiskama aega algse sõnumi otsimisele.
Jäta iga kirja peale allkiri ja kontaktandmed. Seda tehes annate adressaadile võimaluse vajadusel täiendavaks operatiivsuhtluseks.
Kontrolli alati oma e-kirja õigekirja!
Vigadega spetsialistide kirjad jätavad kohutava mulje.
Need on pisiasjad, mille järgi meie kliendid meid hindavad ja mille järgi nad ettevõtte töötajate kohta arvamuse kujundavad.
Saadetud manuste suurus ei tohi ületada 3 MB.
Suuremad failid võivad tekitada probleeme, kuna... ei pruugi adressaadi meiliserverist läbi pääseda.
Kasutage universaalset kodeeringut: saadetud failide jaoks ZIP või rar. Teised laiendused võivad edastuse ajal blokeerida või katkeda ja tekitada adressaadile probleeme.
Inglisekeelse ärikirjavahetuse 7 peamist tabut
Ärikirjavahetus - daam on kapriisne ja nõudlik. Saate suhelda oma partneritega meili teel või saata ametlikke kirju ettevõtte logoga ilusates ümbrikes ettevõtte paberil, kuid vaid mõned nüansid võivad rikkuda kõik teie pingutused vajalike inimestega suhtlemiseks.
Tabu nr 1 Kirjuta pikalt ja mitte millestki.
Lühidus ärimaailmas pole mitte ainult talentide õde, vaid ka tõhusa koostöö parim sõber. Lugemise maksimaalne mugavus on kirja maht, mis mahub "ühele ekraanile", maksimaalne - ühe A-4 formaadis lehe tekstimaht.
Kui adressaat ei ole teie kirjast esimestest ridadest huvitatud, ei viitsi ta tõenäoliselt vastust kirjutada ega teie äriettepanekut kaaluda.
Kui olete äripartnerid, võidakse pikki sõnumeid tajuda lugupidamatusena adressaadi vastu – olete ju ärimaailma ühe väärtuslikuma ressursi – aja – suhtes ükskõikne. Nii et kas tasub teiega äri teha?
Ärge kirjutage pikki ja segaseid kirju. Pikad kirjad ei anna korrespondendile võimalust probleemi olemusest aru saada. Seetõttu on valmis kirja toimetamine kohustuslik tööetapp, mis aitab vältida arusaamatusi ja segadust. Lugege tekst uuesti läbi ja veenduge, et selles poleks kahemõttelisi fraase ega lauseid.
Tabu nr 2 Alusta negatiivsest
Tähte ei saa alustada sõnadega: Kahjuks ma kardan, et mul on kahju teile sellest teatada. Meil on kahju teile sellest teatada ja muud taolist.
Ükskõik kui palju soovite teile probleemist kõigepealt rääkida, ei tohiks te seda teha kohe pärast tervitamist, vastasel juhul "Lugupeetud Mr. Smith" võib vaatamata tõelise inglise härrasmehe vaoshoitusele muutuda ootamatult allergiliseks teie ettevõtte kirjade avamise suhtes.
Tabu nr 3 Kasutage lühendeid
Armsaid fraase, mis säästavad aega ja lisavad teie sõnumile soojust, on kõige parem kasutada sõbralikus mitteametlikus kirjavahetuses.
Siin on näited sellistest fraasidest:
C.U.(Vene: Kohtumiseni)
thx/TX(Vene aitäh)
KAS SINUGA ON KÕIK KORRAS?(Vene keeles: Kas kõik on korras?)
Teadmiseks(teabe saamiseks vene keeles)
Ärikirja koostamisel unusta need ära. Erandiks võivad olla elektrooniliste ärikirjade lühendid. Kuid kõigepealt peaksite veenduma, et adressaat tunneb hästi erinevaid lühendeid.
Emotikonide olemasolu ärikirjas ei käsitleta. Mõelge vaid, kas te võtaksite tõsiselt äripartnerit, kes kaunistas oma sõnumi sellise artistlikkusega: :-O:-(:-<:-/ ?
Tabu nr 4 Unustage investeeringud
Saajat manustatud failide eest hoiatamise unustamine (e-kirjavahetuses) on vastuvõetamatu! Ärikirja paberkandjal on reeglina tavaks lisada ka mahukatele dokumentidele lühike teave nende sisu kohta.
Kui saadad kirja e-kirjaga ja ei rõhuta, et kirjale on lisatud dokumendid, on garantii, et saaja need avab, peaaegu null.
Kasulikud fraasid:
Me lisame / lisame(vene keeles: me piirame / lisame...)
Saadame teile ... eraldi kaane all(Vene. Saadame selle teile... eraldi dokumendina)
Palun lisage... oma vastusele(Vene. Palun lisa/saatke... koos vastusega)
Lisatud on lepingu koopia…(Vene. Lisadest leiate lepingu koopia...)
Tabu nr 5 Nalja tegemine ja irooniline olemine.
Ära luba endale oma kirjades irooniat. See piirneb ebaviisakusega. Ärikirjavahetuses on selline vabadus nagu teravmeelsused absoluutselt keelatud.
Tabu nr 6 Katsetage vorminguga
Ei ole soovitav mängida vormindamisega ja kasutada värvilisi või mittestandardseid fonte.
See ei lisa teie kirjale originaalsust, pealegi näitab see teie tõsiduse puudumist.
Tabu nr 7 tuttav
Kasutage hüvasti “Parimate soovidega/parimate soovidega”(Vene: kõike head) kirjas võõrastele või inimestele, keda te vaevu tunnete!
Isegi kui saadad igal kolmapäeval kellelegi kirja Härra. Freeman, see ei tee ülaltoodut Härra. Freeman teie lähedane sõber.
Parem on täht neutraalselt lõpetada Lugupidamisega(kui te ei tea saaja nime) või Lugupidamisega(kui teate saaja nime).
Lõpuks:
Hea kirjastiil on sama distsiplineeritud kui igapäevane hammaste pesemine. Seetõttu järgige äristiili, järgige kõiki ärikirjavahetuse reegleid ja teiega on alati meeldiv äri ajada.
Ja kui tunnete ärisuhtluses endiselt ebakindlust, soovitame teil läbida meie kooli kursus.
Kokkupuutel