Текущото състояние на домашния секретарски труд. Глава II

Пролапс на бъбрек - 19.07.2024г

знание

Секретар-помощник

Цели на урока:

Повторете значението на термините „Документ” и „Офис”;
Запознаване с функциите на документите и тяхната класификация;
Запознаване със задачите на деловодството;
Повторете хардуерно и софтуерно ниво на офис поддръжка;
Разберете как е организирана работата на Resume Master;
Използвайте съветника за автобиография, за да създадете своя собствена автобиография
Контрол на знанията

Правила за ТБ в кабинета по информатика

За да работят правилно

Всички компютри са винаги

Трябва да запомним основното:

Основното тук е чистотата.

Ще има големи проблеми: Прахът разваля електрически вериги!

Не докосвайте монитора -

Петната веднага се виждат тук,

Не се хващайте за подкрепа

За електрическите кабели ли сте? .

С мрежово напрежение

О, приятелю, не се шегувай!

Тези съвети не са сложни...

Но на самия праг

Запомнете ги

Спазвайте ги стриктно.

А компютърът е добър приятел

Ще те отведе в света науки!

Знаеше ли

1. Какъв материал за писане на документи е най-използван в Древна Рус?

1) Кора от бреза

2) Хартия

3) Пергамент

4) Папирус

5) Восъчна таблетка

Минаха векове

и всички документи

писа на ръка.

Стотици чиновници

работил в правителството

институции. И само

V край XIX век

в бизнеса на създаване

документ

дойде механизация

Знаеше ли

2. По кое време се появи секретарската професия в Русия?

1) По време на управлението на Иван Грозни

2) По време на управлението на Петър I

3) По време на управлението на Екатерина II

4) По време на управлението на Александър III

5) По време на управлението на Сталин

На руски език

термин "документ"

се появи благодарение на

Петру аз ,

който

едновременно

въведе съответния

регулиране на работата

с документи.

Знаеше ли

3. Първата държава, която въвежда курсове за секретари?

1) САЩ

2) Англия

3) Русия

4) Франция

Курсове за първи секретари

открит в Русия

в Харков

Знаеше ли

4. Коя концепция за „секретар” е най-модерната?

1) секретар - Това е момиче, което седи в приемната на директора и отговаря на телефонни обаждания.

2) Секретарят е деловодител; лице, чиито задължения включват писане на писма и документи.

3) Секретарят е проактивен и разумен помощник-мениджър, който притежава всички професионални умения.

Класификация на документи

По тип медия

Хартия

Магнитни

Първичен

Офис задачи:

Създаване на документи и тяхното изпълнение
Съхранение на документи
Осигуряване на оторизиран достъп до документи
Намиране на необходимите документи

ФЕДЕРАЛЕН ЗАКОН НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЯ „За информацията, информатизацията и защитата на информацията“ (Приет от Държавната дума на 25 януари 1995 г.)

Член 11.

Информация за граждани (лични данни)

Хардуер

Устройства

вход

Устройства

изход

Устройства

обработка

информация

Устройства

съхранение

информация

Основни класове софтуер

Текстови процесори

Настолни процесори

MS EXCEL

СУБД

MS ДОСТЪП

Програми за оптично разпознаване на текст с помощта на скенер

FineReader 7.0

Електронни речници и преводачи

STILUS Lingvo

Помощници за създаване на формуляри

КАЛЕНДАРИ

Упражнение:

Платете с помощта на

Магистърска автобиография

вашето резюме

Резюме – некл., вж.,

кратко заключение

от казаното писмен доклад

И.И.Ожегов

Речник на руски език

Резюме – некл., вж.,

резюме на статията,

речи, автобиографии и др.

Голям

енциклопедичен речник

Ключови думи от букви "ЗМИЯ"

Опция 1

Алгоритъм
интернет
гигабайт

Алгоритъм
интернет
гигабайт

Алгоритъм
интернет
гигабайт

8) Превозвач

15) Документ

8) Превозвач

15) Документ

8) Превозвач

15) Документ

Вариант №2

3) Програма

6) Процесор

9) Закъсал

10) Компютър

26) Заглавие

Вековният опит на руската държавност формира апарата на гражданските служители, в който секретарите не заемат последно място.

Невъзможно е да се разберат характеристиките на работата на днешния секретар, без да се вземе предвид нейният произход, който е свързан с развитието на системата от държавни институции. Секретарската служба се развива в заповедите на 16-17 век.

Петър I извършва дълбоки трансформации на държавния апарат.

Административната реформа започва със създаването на Близката канцелария, предшественик на управляващия Сенат - най-висшата държавна институция със съдебни, административни и законодателни функции.

Около царя се формира сплотена група от сътрудници (П. Гордън, Ф. Лефорт, Дж. Брус, А. М. Головин, А. Д. Меншиков, братята Апраксини), до тях растат младите издънки на служебната бюрокрация, където играят секретари една от главните роли. Канцеларията на Сената се ръководеше от главния секретар. Обикновените секретарки "дърпаха каруцата" на ежедневната скучна работа с текущите дела. Секретарят на кабинета докладва на царя най-важните документи от държавната политика и частни писма, адресирани до царя.

От 1704 г. най-важните държавни функции се изпълняват от кабинета и личната канцелария на царя. По време на управлението на Петър I секретарят на кабинета Макаров, според историка С.М. Соловьов беше „човек без мнение, без глас, но силен в близостта си до суверена, всички благородници се обръщат към него с уважение, разчитайки на благосклонността на суверена, когато Макаров му докладва“. Функциите му не бяха много ясни. В службата са получени доклади от дипломатически представители. Вносителите на петициите представляваха специална група от кабинетни дела. След смъртта на Петър I кабинетът е премахнат.

Основният законодателен акт, регулиращ дейността на държавния апарат на Руската империя, е Общият правилник от 1720 г., който установява единни принципи на работа на всички части на държавния апарат, стандарти за документация и организация на деловодството, разпределение на длъжностите в рамките на институция и функциите на длъжностните лица, включително секретари.

Секретарят на съвета докладваше делата за изслушване, водеше протоколи за „върхови“ и „невърхови“ дела и съхраняваше печата на съвета (офиса).

Глава 29 от „Общите разпоредби“ се нарича „За секретарската администрация“, в която за първи път е записано изискването за любезното отношение на секретаря. Безопасността на документите също е „грижа“ на секретаря.

Секретарят дойде на работа по-рано от другите членове на борда, „мързелът и надзорът“ бяха наказани с глоби, по-сериозните нарушения бяха наказани още по-строго, до „лишаване от стомаха и вещите“.

При Петър I е съставен моралният кодекс „Честно огледало на младостта“, който описва основните изисквания за секретар: дружелюбие, смирение и учтивост.

9-ти ранг включваше архивисти в двата държавни архива, протоколисти на Сената и преводачи. Нека обърнем внимание на факта, че създаването на държавни архиви е предвидено в Общия правилник, но към момента на подписването на таблицата те все още не са съществували. Това още веднъж показва, че Таблицата е създадена, като се вземат предвид Общите разпоредби и не само са посочени съществуващи позиции, но и са предложени възможни такива. Между другото, в персонала на повечето колежи нямаше длъжности главни секретари. И още една забележка. Същият 9-ти ранг включваше „професори в академии“ (също все още неоткрити) и „доктори от различни факултети“. Трудно е да се каже какво е причинило включването на тези длъжности в един клас, дали това е преувеличаване на значението на някои, или обратното, но това дава възможност да се предположи, че образованието на чиновниците и техният трудов стаж могат да бъдат корелира с нивото на формиращата се научна интелигенция.

10-ти ранг включваше секретарите на останалите колегии, преводачите и деловодителите на военните, адмиралтейските и външните колегии. 12-ти и 13-ти ранг включват секретари в съдебни съдилища и канцеларии в губернаторства и провинции.

Служител, който получи ранг преди осми клас, става потомствен дворянин; от девети до четиринадесети клас се дава само лично благородство. Секретарите принадлежаха към четвъртата класа по длъжност и следователно заемаха високо място в обслужващата бюрокрация. Гражданският колегиален секретар съответства на военната длъжност на командира на полка.

От 1763 г. кабинетът на Негово Императорско Величество е възобновен. Императрица Екатерина II имаше много доверени лица като секретари на кабинета: Безбородко, Елагин, Теплов. Всички те бяха талантливи хора: в допълнение към служителите, сред тях имаше писатели и поети, които донесоха „лек стил в служебните дела“ (Р. Г. Державин).

От 1763 г. е въведена длъжността държавни секретари, чието основно задължение е да „получават петиции, адресирани до най-високото име“. Назначенията на тази позиция се основават на препоръчителни писма и високо покровителство. Според „Таблицата за ранговете“ те принадлежаха към четвърта категория с обръщение „Ваше превъзходителство“, имаха високи заплати, еднократни плащания, персонални пенсии и бяха наградени с ордени, медали и значки. Кабинетът разполага с големи финансови средства, които се използват за изграждане на имоти, дворци, граждански сгради, затвори и др. в името на императрицата.

Работата с петициите беше регламентирана с инструкции, които определяха ясна процедура за работа с петициите. Те се подавали лично в офиса, по-често по пощата. Понякога смели сановници („под прикритие“) – с подпис („в собствените си ръце“), често заедно с препоръчителни писма. Повечето от петициите бяха прехвърлени на държавния секретар в Сената „за разрешаване съгласно законите“. Много въпроси, изложени в петиции, адресирани до най-високото име, бяха решени извън ред, в зависимост от покровителството на благородни личности. Скоростта на разглеждане на въпроса често зависи от самоличността на подателя. Има резолюция от Екатерина II на молбите на шведския посланик: „Не се колебайте, според нашия руски обичай, както в старите времена, така че непознати да не знаят.“

Кабинетът на държавните секретари беше добра школа за бюрократична служба; през него преминаха видни държавници. Впоследствие мнозина стават сенатори. Кабинетът на всеки държавен секретар беше автономен. В състава имаше още две-три секретарки. Това бяха образовани хора, знаеха езици, бяха умни и умееха да схващат същината на въпроса. Имаше и младежи от знатни семейства за „куриерски пратки до чужди земи“. В Русия техните функции бяха да проверяват фактите, посочени в петициите. Класовият състав на молителите е благородството, чуждестранните посланици и търговците. Селяните са били заточени в Сибир за оплаквания срещу техните земевладелци.

Два пъти седмично в осем сутринта Екатерина II имаше аудиенция с държавни секретари. През техните ръце минава и частната кореспонденция на Екатерина II. Държавните секретари бяха членове на множество комисии за чуждестранни селища, за вълненията в Малка Русия и подготвиха проектозакона „За създаването на провинцията“. Архивите на държавните секретари са ценен исторически източник за изучаване на политиката на абсолютизма в Русия.

В местното управление секретарите имаха основната роля на присъствие. Секретарите за всяко постъпило дело съставяха протоколи, по които се вземаха решения.

В края на 18 век има ръководства за съставяне на документи, които секретарите използват. Наред със законовите норми те включват елементи от правоотношенията между служителя и държавата, бизнес и „паркетен” етикет.

„Създаването на министерствата“ от 1811 г. стриктно установява структурата на министерствата и „начина на водене на делата“. Министерствата бяха представени от отдели, съвет на министъра, общото присъствие на отдели и служби.

Значението на секретаря в началото на 19 век се променя донякъде. Строгото регулиране на процедурата за преминаване на документи през властите изискваше строго разпределение на отговорностите между длъжностните лица на всички нива на управление. Всеки случай се разглеждаше от гледна точка на важността на засегнатите въпроси, наличието на спешни и секретни резолюции на висши служители. Всеки брой отговаряше на длъжностно лице, заемащо определено ниво в държавната система.

В съответствие с „Общото установяване на министерствата“ много от функциите на секретаря се изпълняваха съответно от колеги министри, директори на отдели.

Функциите на секретарите са доста ясно видими във ведомствените клонове и провинциалните служби. Освен това в офисите имаше три нива на секретарско обслужване: главен секретар, секретар, помощник-секретар.

Работата на секретарите беше регламентирана от инструкции, съдържащи списък от отговорности за работа с документи. Подготовката на документи през 19 век преминава през етап на строга регламентация: съставът на информацията, последователността на представяне на въпроси, резюмета, което улеснява работата на секретарите. Освен това „одитът на делата“ възложи на секретарите допълнителни отговорности за наблюдение на изпълнението на документите.

19-ти век се различава малко от 18-ти век по отношение на издигането на секретари на високи позиции. Блестящият руски реформатор М. М. Сперански прави блестяща кариера, преминавайки за четири години от домашен секретар на знатен благородник до виден сановник на Руската империя.

Обикновените секретари на канцеларията поеха основната тежест на огромната офисна работа;

През втората половина на 19 век новите управленски структури (банки, тръстове, синдикати, специални надзорни органи, комитети, комисии, съвети) изискват участието на голям брой служители, включително секретари, в държавната служба.

По време на разцвета на Руската империя длъжността секретар в двора или за високопоставени лица имали право да заемат лица от благороден произход. Професията става по-демократична и отворена за обикновените хора едва през 19 век. През 1840 г. се появяват първите лични секретари за управителите на заводите Путилов и Невски в Санкт Петербург, а представителите на професията придобиват нов статут - бизнес помощници. Секретарите придружаваха своите покровители в командировки и на почивка, отговаряха на писма и петиции, приемаха посетители - като цяло те бяха по-ангажирани в това, което сега обикновено се нарича „връзки с обществеността“.

През 1868 г. в Харков са създадени специални курсове за обучение на секретари. Появява се технология, която опростява работата: размножителни машини, пишещи машини, стенография. От 1884 г. започват да се издават специални списания - „Бюлетин на офисите и офисите“, „Бюлетин на чиновника“ и др.

В продължение на много години въпросите на официалния етикет, отношенията с шефа и изкуството за овладяване на добрите маниери заемат голямо място в организацията на секретарската служба. Науката за изучаване на герои и адаптиране към тях не беше дадена на всеки. Тонът на взаимоотношенията, стилът на работа и живот се определяха от условията, създадени във всяка конкретна институция, размера на заплатите и самия дух на времето.

Обикновено секретарите носеха униформа, съответстваща на ранга им, и когато подадоха оставка, си тръгнаха с униформа и пенсия.

Обобщавайки, можем да кажем, че държавните секретари в предреволюционна Русия са били образовани и компетентни хора с развито чувство за дълг и отговорност. Познавайки законите, проактивни и заинтересовани, те освен всичко друго бяха и гъвкави и дипломатични, опитвайки се да се възползват от всяка възможност, за да използват натрупаните знания и опит в полза на държавата.

Професията на секретар се смяташе за „мъжка“, но изобретяването на телеграфните и телефонни комуникации през втората половина на 19 век отвори тази професия за жените: в офисите бяха необходими „женски“ качества - внимание, учтивост, точност. Постепенно идва разбирането, че жената е именно това същество, което с еднаква лекота може да изпълнява както творчески функции, така и рутинна работа, изискваща голяма издръжливост и постоянство. Трябва да се отбележи, че както системата за стенография, така и системата за сляпо писане са изобретени от мъже, но само женските ръце успяха да приложат тези методи на практика, съвестно и търпеливо - „умните“ ръце на възпитаниците на Смолния институт и гимназиите, които стават първите стенографки и машинописки. След революцията от 1917 г. стенографията преживява своя разцвет - в края на краищата именно стенографите водят историческата хроника на нова Русия, безпристрастно записвайки всички важни събития в своите тетрадки. Разкрити са курсове в цялата страна за подготовка на качествено нови специалисти. Необходимостта налага подготовката на квалифицирани кадри за работа в министерства и посолства в чужбина.

След 1917 г. значението на секретарите - помощник-управители започва постепенно да намалява, а броят им намалява. Но до средата на 1920 г. Този процес протичаше доста бавно, дори се засили интересът към въпросите на научната организация на управленския труд, а оттам и към секретарската работа. През 1925 г. секретарите са официално включени в така наречената чиновническа и техническа група служители и фактически са изравнени с машинописки, пратеници и офис служители.

През 1932 г. са основани курсовете по стенография и машинопис към Министерството на външните работи на СССР, а по-късно и Професионалното техническо училище, което е под патронажа на Министерството на външната търговия (през 90-те години курсовете са преобразувани в колеж на Министерството на външните работи на Русия, а училището в Професионален лицей по административно обслужване и управление). Професията на секретар по това време се „придобива“ с нови изисквания: владеене на стенография, владеене на машинопис, владеене на основите на офис работата, способност за отговаряне на телефонни обаждания (въпреки факта, че има отделни професии стенограф и машинописка). През 1932 г. секретарите се разделят на две групи. Първата, много малка, група включваше асистенти и асистенти, втората - машинописки-секретари от категории I и II.

В началото на 1960г. списъкът на професиите и длъжностите включваше само секретарки-машинописки и секретарки-стенографки. Само високопоставени ръководители, например ръководители на централния апарат на министерства и ведомства, можеха официално да имат помощник-секретар и помощник-секретар. Повечето обикновени мениджъри биха могли, в съответствие с таблицата с персонала, да имат само секретар-машинописец с много скромна официална заплата. Тъй като никой мениджър не може без интелигентен секретар, изход беше намерен с помощта на така наречените „кокичета“ - секретари и помощник-мениджъри, които бяха посочени като инженери или икономисти в икономическото планиране, техническите или други повече или по-малко подходящи отдели . През 1977 г. в страната имаше повече от 1 милион от тези „кокичета“, изпълняващи секретарски задължения.

През 70-те години секретарската професия, както и цялата страна, преминава през период на „застой“. „Секретар от седемдесетте, като правило, може да си представим като жена на средна възраст, която е заемала тази длъжност дълго време, добре владее правилата за приемане на посетители, познава отлично характера, исканията и характеристиките на шефа си и знае как да манипулира опашката до шефа“, казва Людмила Алексеевна Кондрашова, заместник-директор по академичните въпроси на Колежа на Министерството на външните работи на Русия.

Фактът, че момичетата, които не бяха млади, седяха в чакалните, очевидно се обясняваше до голяма степен с факта, че съставът на съветските лидери далеч не беше млад. Но времето направи своите корекции както в образа на шефа, така и в образа на секретарката. В края на 80-те - началото на 90-те години, с настъпването на "дивия капитализъм" и появата на първите бизнесмени у нас, настъпи рязко "подмладяване". Съответно един млад мениджър се нуждае от млад секретар. Л. А. Кондрашова: „И сега в професията се появява нов тип, това е красива, млада дама, която най-често се радва на покровителството на шефа си, придружава го на приеми и презентации (тъй като говори чужди езици) и знае. основи на етикета добре "Тя изпълнява много функционални задължения, понякога неприсъщи на тази професия."

Едва през 1980г. Инженерите, инспекторите по контрол на изпълнението и специалистите по документи започнаха официално да се включват в щатните разписания на предприятията и организациите. Специалистите, заемащи тези позиции, често са били секретари на мениджърите.

Въпреки това много работещи секретари със специализирано образование отбелязват, че дори най-новите програми за обучение не изчерпват списъка от знания и умения, от които се нуждае съвременният секретар. По-специално, практиците отбелязват необходимостта от овладяване на основите на управлението, управлението на времето и бизнес психологията. Проблемът обаче е, че в Русия много малко образователни семинари по тези дисциплини се провеждат специално за секретари - по-често те са насочени към мениджърите на компании.

Както бе споменато по-горе, функционалното съдържание на задълженията на секретар и личен асистент се промени, дори в сравнение с деветдесетте години, и е трудно да се квалифицира за някакво определение: както се казва, и жътвар, и свирач на тръба. Както показва статистиката, най-трудно е в това отношение секретарите да работят в млади руски компании - те често трябва да комбинират функциите на офис секретар и помощник-мениджър (или мениджъри), по-често им се поверява решаването на някои спешни и важни проблеми и, освен основните си отговорности, те често са принудени да поемат и отговорностите на други служители. В същото време секретарите обикновено имат добри перспективи за кариера тук, както в административния сектор, така и във всяка сфера на дейност на компанията.

Съвременният секретар може да заключи, че подобно на предреволюционните секретари, той също се нуждае от желание за подобряване на професионалните си знания, постоянно самообразование, умения за управление на бизнеса, спокойствие и други бизнес качества.

Официално професионален празник на секретарите у нас нямаше. През 2005 г. обаче беше решено да се коригира тази несправедлива ситуация. Инициаторите за създаването на нов руски празник бяха група секретари от различни градове на Русия. Към тях се присъедини и редакцията на списание „[email protected]”.

Те предложиха да се установи нов празник - Ден на секретаря. Това предложение беше прието и беше решено Денят на секретаря да се празнува на третия петък на септември. И през 2019 г. празникът „Ден на секретаря“ пада на 20 септември.

За празника Ден на секретаря

Днес секретари има в почти всички организации и дори в най-малките компании. Съвременните секретарки са отговорни административни работници, които осигуряват безпроблемното функциониране на офиса. В края на краищата секретарите са помощник-мениджъри, те отговарят за търсенето на информация, работата с документи, те също водят телефонни разговори, поздравяват посетители, сервират чай или кафе и т.н.

Трябва да се отбележи, че Денят на секретаря се празнува не само в Русия; има такъв празник и в други страни. Международният ден на секретаря се появява през 1952 г. в Америка. В Съединените щати има цяла Седмица на офис служителите, която се пада в последната пълна седмица на април. И се празнува в сряда на тази празнична седмица.

Секретарска професия

Денят на секретаря е моментът да поговорим за секретарската професия.

Работата на секретар не е лесна, те имат много работа, всеки ден трябва да обръщат планини от хартиена документация, да прекарват дълги часове пред монитора на компютъра и да решават много малки проблеми. Може би работата на тези хора не винаги е забележима, но е много важна и необходима. С работата си те заслужиха своя празник Деня на секретаря.

През секретаря минават всички информационни потоци на компанията. Професионалният секретар винаги е търпелив и приятелски настроен, той топло посреща посетители и служители и знае всички нюанси на работата си. Спокойно може да се каже, че секретарят е лицето на неговата компания. До голяма степен благодарение на работата му се формира мнение за компанията като цяло.

Сега грамотността не е достатъчна за секретарките, те трябва да могат да използват компютър, да владеят офис работа, а често и чужди езици. Освен това този човек трябва да е приятелски настроен и да има много добри комуникативни умения. Необходими са и познания в областта, в която е свързана дейността на организацията. Задълженията на секретаря включват също организиране и осигуряване на работата на заседанието, поръчка на канцеларски материали и други стоки, които са необходими за функционирането на офиса.

Квалифицираният секретар е дясната ръка на мениджъра, негов незаменим помощник.

Спецификата на работата на секретаря включва многобройни контакти с хора: самият мениджър, телефонни абонати, служители и посетители. Ето защо културата на общуване е много важна, включително компетентна реч, деликатност и такт. В момента изискванията за нивото на знания на хората в тази професия непрекъснато нарастват. Все повече се налага те да имат висше образование.

Плюсове и минуси да си секретар

Предимствата на тази професия включват: широк кръг от познати, опит в организационната дейност, липса на специална физическа активност, тази работа може да се комбинира с обучение.

Тази професия има и своите недостатъци. Първо, смята се за стресиращо. Освен това секретарките често имат ненормирано работно време, трябва да идват на работа по-рано от шефа и да си тръгват по-късно, винаги трябва да изглеждат добре, независимо от обстоятелствата, закъснението е абсолютно недопустимо.

История на професията

Денят на секретаря е чудесна възможност да погледнете страница от историята.

Самата дума "секретар" идва от латинската дума "тайна". В древен Рим секретари са имената на доверени лица, на които са поверени тайни. Първоначално тази професия е била чисто мъжка. Секретарите, прикрепени към кралските особи, имаха значителна власт. Започнаха да се появяват длъжности като генерален секретар и държавен секретар.

През 1880 г. е изобретена първата пишеща машина. Оттогава жените започват да стават секретари; техните задължения включват печатане на документи. До края на Първата световна война практически не са останали секретарски помощници мъже.

Сега е трудно да се назове точната дата на появата на тази професия. У нас за негова рождена дата се смята 27 февруари 1720 година. Тази позиция се появи благодарение на усилията на Петър I, който искаше да реши проблема с документацията.

Трябва обаче да се каже, че и преди това в Русия имаше хора, чиято длъжност означаваше работа с документи, водене на записи и т.н. В края на 15 век се откриват първите ордени у нас. В тях постепенно става формирането на секретарството.

Петър Велики реши да установи секретарски ранг. Освен това към секретарите бяха наложени най-строги изисквания. През 1840 г. в Русия се появява длъжността личен секретар; тези хора работят за ръководителите на най-големите фабрики. Скоро тази позиция се появи в много други предприятия.

Първите секретарски курсове, където се обучават професионални секретари, са открити в Харков през 1868 г. Важно е да се отбележи, че в Америка и европейските страни първите подобни учебни заведения са открити по-късно.

У нас от 1884 г. има осем специализирани списания за секретари. Освен това имаше различни курсове, в които личните секретари много често подобряваха уменията си.

Тази професия преживява бурно развитие в началото на 20-те години. Тогава започнаха да придават голямо значение на тази позиция. Разцветът на професията обаче не продължи дълго. Още през 1925 г. беше решено да се приравнят секретарите с обикновените машинописки и куриери.

След това отношението към тази професия се промени, тя загуби предишния си престиж. Започнахме да го възраждаме през 70-те години на 20 век, но трябваше да научим много от Запада.

В момента в Русия, според някои оценки, има повече от милион секретари, помощник-мениджъри и офис мениджъри.

Професията на секретар в момента е доста популярна и много търсена. Най-често като секретарки работят момичета или жени, но в тази професия се срещат и представители на силния пол.

Искрено поздравяваме секретарите за заслужения им празник, честит Ден на секретаря!

Изпратете добрата си работа в базата знания е лесно. Използвайте формата по-долу

Студенти, докторанти, млади учени, които използват базата от знания в обучението и работата си, ще ви бъдат много благодарни.

Публикувано на http://www.allbest.ru/

1. Въведение

В съвременните условия значението на секретарската служба е особено голямо, може би по-голямо от когато и да било в миналото. 21-ви век е ерата на информацията и компютъризацията, период на безпрецедентно натрупване и разширяване на знания, необикновено разпределение на бизнес контакти и връзки, изискващи подходяща документация, правна и организационна подкрепа. Развитието на пазарната икономика, формирането на гражданско общество в Русия (това е, когато гражданите знаят, че могат да изискват някои действия от властите, а властите са длъжни да вземат под внимание техните искания), подобряването на разнообразните отношения между частните и юридически лица, различни организации, различни държавни структури и международни фирми, групи и общности - всичко това значително повишава изискванията за осигуряване на организация и управление.

От първостепенно значение е рационализирането на потока от бизнес връзки, различни търговски, финансови, трудови, професионални, културни и други отношения на местно, регионално и федерално ниво. В тази връзка професията секретар на институция, фирма, организация, банка, търговска асоциация, сдружение, акционерно дружество и др. става особено значим.

Думата "секретар" идва от латинското "secretaries" и първоначално е означавала "довереник". В Русия длъжността секретар се появява през 18 век. - първо като личен секретар. В Обяснителния речник на В. Дал е дадено следното определение: „Държавният секретар е довереник на суверена“. През първата четвърт на 18в. секретарят става служител на институцията, а законодателните актове от онова време очертават обхвата на неговите дейности и служебни задължения.

В съвременните речници „секретар“ се определя като „лице, което води бизнес кореспонденция за физическо лице или институция, както и отговаря за деловодството“.

Секретарят е една от най-разпространените управленски професии. Невъзможно е да си представим организация без лидер или лидер без секретар. Въпреки това служителите, които изпълняват секретарски задължения, често вършат различни видове работа. Някои секретари предоставят чисто техническо обслужване на мениджъра; други изпълняват функциите на помощник, референт; трети осигуряват работата на колегиалните органи (управителен съвет, дирекция, фирмен съвет); четвъртият извършва офис дейност на цяло структурно подразделение на фирмата; пети работя в рецепция, с телефон или телефонна станция, факс и електронна поща. Но въпреки всички различия в работата на секретаря, е възможно да се идентифицират общи характеристики, функции и задачи, които формират същността на професията.

Актуалността на избраната тема се определя от недостатъчната разработка на проблема с документацията за управление на организациите. Решаването на проблема с управлението на документи в съвременните условия ще позволи целенасочено формиране на информационните ресурси на организациите, осигуряване на тяхното ефективно функциониране, както и предоставяне на достъп на потребителите до информационни ресурси с най-малко време, труд и пари.

Обект на курсовата работа е организацията на секретарските услуги в предприятието, предметът е ролята на секретаря в предприятието, а именно при организирането на командировки.

Целта на работата е, като се използват различни източници, да се проучи процесът на формиране и спецификата на развитие на институцията на секретарските служби на висшите и централните държавни институции на Русия през 18-19 век.

За постигането на тази цел е необходимо да се решат следните задачи:

1. разгледайте историята на развитието на секретарската работа в Русия;

2. разгледайте етапите на развитие на секретарската служба при Петър I при Екатерина II;

3. обобщава и анализира структурата и работата на секретарите.

2. История на развитието на секретарската работа в Русия

секретар на държавната служба

Развитието на писмеността в Русия през X-XI век. постепенно доведе до доста широко разпространение на грамотността. Съдейки по хрониките, в Древна Рус е имало училища, в които децата са били обучавани да четат и пишат. През 11 век в страната се появяват библиотеки. В катедралите и манастирите, както и в княжеските дворове, бяха въведени длъжностите на чиновници, чиито задължения включваха записване на заповеди или инструкции на княжески лица или духовни йерарси, пренаписване на древни хроники или чуждоезични исторически разкази.

В началото на 12в. Монахът на Киево-Печерския манастир Нестор състави най-голямата летописна колекция на Древна Рус, известна като „Приказка за отминалите години“. По време на феодалната разпокъсаност писането на хроники се извършва в много градове на Русия.

От края на 15 век се появяват първите ордени - органи на княжеската власт, отговарящи за различни държавни дела. През XV-XVIIIв. Административното деловодство беше оформено в стройна система, което позволи централизиране на управлението на страната.

Постепенно, при спазване на изискванията на държавната дисциплина, се установява единна процедура за обработка и предаване на различни документи. Укрепването на руската държава в средата и втората половина на 16 век. доведе до увеличаване на административната бюрокрация и разширяване на документооборота в страната.

Броят на поръчките през 16 век. достига 22, а административната бюрокрация се превръща във влиятелна класа. През 17 век общият брой на поръчките достигна 80. Подредената бюрокрация (чиновници на Думата, чиновници и чиновници) контролираше много сфери от живота на страната.

При цар Фьодор Алексеевич (1676-1682) орденската система претърпя реформи: имаше по-малко ордени и техните функции бяха по-ясно разделени. Централизираната бюрократична система постепенно подготви прехода към абсолютна монархия.

При Петър I е организиран най-висшият управленски орган - Сенатът, който включва благородници, назначени от царя. Сенатът упражнява контрол върху централната и местната администрация, разработва закони, регулира данъци и такси и др. След това през 1718 г. вместо старите ордени са създадени 12 колегии, всяка от които отговаря за определен клон на публичната администрация.

На 27 февруари 1720 г. е публикуван набор от правила за организацията на държавните институции, наречен Общ правилник. Той определи структурата, задачите, функциите и начина на работа на съветите. Този документ, подписан от Петър Велики, съдържа глава за структурата и функциите на офиса, както и раздел за секретарския ранг.

Така с приемането на държавните разпоредби в Русия официално се появиха офиси и секретарски длъжности. Ето защо 27 февруари 1720 г. се нарича датата на раждане на секретарската длъжност в Русия. За някои документи (дипломи, патенти) са създадени общи формуляри, т.е. образци, по които да бъдат съставени.

Службите обикновено включват секретари, както и преписвачи, писари, регистратори, актюери, фискали, архивисти и др.

През 1722 г. класовите права и привилегии на благородството са залегнали в „Таблицата на ранговете“. Благородниците били разделени на 14 „ранга“ (според положението им в правителството или военната служба). Независимо от това, колегиалната офис работа несъмнено беше по-прогресивна в сравнение с подредената офис работа. Появиха се стройни регистрационни системи, които се водеха в специални дневници.

През този период се полагат основите за организиране на счетоводството и съхраняването на документите. За първи път се появяват отдели за съхранение на документи, наречени архиви.

В началото на 19в. В резултат на поредната правителствена реформа в страната се създаде т. нар. изпълнително деловодство. Държавният съвет става висш законодателен орган (1810 г.). Малко по-рано (1802 г.), вместо колежи, са създадени 8 министерства (по-късно броят им се увеличава).

Министерствата имаха сложна многостепенна структура: те се състояха от отдели, които бяха разделени на секции, а секциите - на бюра. Министърът беше едноличен командир, а служителите на министерството бяха изпълнители на неговите инструкции.

В резултат на въвеждането на министерската система имаше по-ясно разграничаване на компетентността на изпълнителната власт.

За официална кореспонденция, която придоби допълнителен обхват, се използват формуляри със специален ъглов печат, изработени както типографски, така и ръчно.

Последвалите правителствени реформи неизбежно повлияха на подобряването на секретарската работа в Русия.

През 1861 г. в страната е премахнато крепостничеството, което допринася за развитието на капиталистическите отношения. Различни местни власти имаха свои собствени офиси и голям персонал от секретари. Междувременно директорите на най-големите предприятия, банки, фабрики и фабрики също имаха свои секретари и чиновници.

През 1868 г. в Харков за първи път са открити курсове за обучение на професионални секретари. Впоследствие подобни образователни институции са създадени в Москва, Санкт Петербург и други руски градове.

През 1870 г. е създадена система за градско самоуправление (в Русия по това време има над 500 града). На всеки четири години във всеки град се избираше градски съвет, който формираше градското правителство. Думата и съветът се ръководеха от кмета. Градските власти разполагат със собствени административни служби, в които работят десетки секретари, които отговарят за кореспонденцията, систематизирането и съхранението на различни документи.

В началото на 20в. Русия преживява бърз растеж в индустриалното развитие. Нарасна броят на всички видове дружества, партньорства, клубове, банкови асоциации и фирми. Секретарската работа става все по-разпространена, а значителна част от бизнес кореспонденцията е свързана с изпълнението на финансови, строителни, производствени, селскостопански и други проекти, както и с търговски сделки.

През 1905-1910г Проведена е така наречената реформа на Столипин, в резултат на която повече от два милиона селяни получават поземлени парцели като лична собственост. Като цяло през 1907-1913г. Русия постигна значителен напредък по пътя на социалния и икономически прогрес.

Секретарската работа постепенно достигна ново ниво на развитие. Започнаха да се използват различни видове пишещи машини и се разшири гамата от канцеларски материали. Стенографията стана доста широко разпространена.

След Октомврийската революция от 1917 г. в страната фактически започва създаването на нов държавен апарат. Болшевишките власти бяха заинтересовани да гарантират, че офисната работа в новата пролетарска държава е подредена, бърза, ефективна и достъпна за гражданите. Разработен е проект на указ за подобряване на „писането“ и намаляване на кореспонденцията. През 1918 г. е публикувано постановление на Съвета за отбрана на работниците и селяните „За точното и бързо изпълнение на заповедите на централната власт и премахване на канцеларската бюрокрация“. През 1921 г. се провежда Първата общоруска конференция по научна организация на труда и производството, на която за първи път се поставят задачите на научната организация на управленския труд и работата с документи, както и създаването на органи в страната, координиращи и насочването на тази работа бяха определени.

През 1926 г. в страната е създаден Държавният институт по технология на управлението. На най-високо държавно ниво бяха обсъдени въпроси за подобряване на управлението, деловодството и архивното дело. Бяха издигнати искания секретарите на висши служители на съветските институции да изпълняват предимно творчески функции, да действат като консултанти на директорите, да следят качеството на подготовката на официалните документи, да помагат на мениджърите при приемането на посетители, а също така постоянно да се самообучават и да се стремят към професионално растеж.

Но по-нататъшното бюрократизиране на административния апарат на всички нива има отрицателно въздействие върху развитието на домашното деловодство.

През 1925 г. секретарите на практика са поставени наравно с машинописците, дребните офис служители и куриерите.

През 1926 г. беше предложено секретарите да се наричат помощник-мениджъри, но нищо не се получи. Малко по-късно, през 1932 г., беше решено секретарските длъжности да се разделят на две групи: по-високи (с по-високи заплати) и по-ниски (с много по-ниски заплати).

По време на Великата отечествена война (1941-1945 г.) канцеларската работа се извършва в ограничен мащаб, въпреки че редовната военна канцеларска работа се извършва на фронтовата линия и щаба на армията. В следвоенния период се наблюдава възраждане и усъвършенстване на сферата на деловодството. Бяха приети държавни постановления, регулиращи такива области на работата на апарата като механизация на документационните процеси, въвеждане на постиженията на НЕ, включително в областта на стандартизацията и унификацията.

През юли 1963 г. е прието Постановление на Министерския съвет на СССР N 829 „За мерките за подобряване на архивното дело в СССР“, в съответствие с което „Основни правила за организация на документалната част на деловодството и работата на архивите“ ”, изготвени от Главния архив на СССР, бяха въведени в действие. Поставена е задачата да се разработи Единна система за управление на държавната документация за предприятия, организации и институции.

Две години по-късно, през 1966 г., е създаден Всесъюзният научноизследователски институт по управление на документите и архивното дело (VNIIDAD), една от основните задачи на който е създаването на Единна държавна система за управление на архивите (USSD).

От началото на 70-те години в страната започват да се прилагат единни правила за подготовка и оформяне на документи. През 1975 г. е приет държавен стандарт (GOST) - „Единна система за документация.

През 1984-1986г Разработена е нова система за документално осигуряване на административната дейност, наречена „Единна държавна система за документално осигуряване на управлението“. Въпреки това, поради значителна бюрократизация на всички нива на държавния административен апарат, тази система не успя да реализира своя потенциал на практика.

Разпадането на Съветския съюз в началото на 90-те години на миналия век и създаването на държавата Руската федерация на нова основа доведе до значителни промени във всички сфери на икономиката, включително в областта на архивното дело и в областта на цялата офис работа. Взето е решение за създаване на Държавен архив (ДАРФ). В момента ГАРФ е един от най-големите архиви в страната.

3 . Етапи на развитие на секретарската служба при Петър I

Невъзможно е да се разберат характеристиките на работата на днешния секретар, без да се вземе предвид нейният произход, който е свързан с развитието на системата от държавни институции. Службата започва в ордените от 16-17 век.

Документирането на управленските функции винаги е било придружено от много действия, които от съвременна гледна точка могат да бъдат класифицирани като чисто секретарски.

Петър I извършва дълбоки трансформации на държавния апарат.

Административната реформа започва със създаването на Близката канцелария, предшественик на управляващия Сенат - най-висшата държавна агенция със съдебни, административни и законодателни функции.

Около царя се формира сплотена група от сътрудници (П. Гордън, Ф. Лефорт, Дж. Брус, А. М. Головин, А. Д. Меншиков, братята Апраксини), до тях растат младите издънки на служебната бюрокрация, където играят секретари една от главните роли. Канцеларията на Сената се ръководеше от главния секретар. Обикновените секретарки „теглиха количка“ от ежедневна скучна работа с текущи дела.

Секретарят на кабинета докладва на царя най-важните документи от държавната политика и частни писма, адресирани до царя.

Основният законодателен акт, приет през 1720 г., е „Общият правилник“, който установява реда за разглеждане на делата и функциите на длъжностните лица, включително секретари.

Глава 29 от „Общите разпоредби“ се нарича „Относно секретарската администрация“. За първи път е записано изискване за учтивост на секретарката. Безопасността на документите също е „грижа“ на секретаря.

При Петър I е съставен моралният кодекс „Честно огледало на младостта“ - изисквания за секретар: дружелюбие, смирение и учтивост.

През 1722 г. е приета „Таблица за ранговете“, закон, според който службата е разделена на гражданска и военна. „Таблицата“ се състоеше от 14 класа или степени на чиновници. Служител, който получи ранг преди осми клас, става потомствен дворянин; от девети до четиринадесети клас се дава само лично благородство. Секретарите принадлежаха към четвъртата класа по длъжност и следователно заемаха високо място в обслужващата бюрокрация. Гражданският колегиален секретар съответства на военната длъжност на командира на полка.

От 1704 г. най-важните държавни функции се изпълняват от кабинета и личната канцелария на царя. По време на управлението на Петър 1 секретарят на кабинета Макаров, според историка С. М. Соловьов, е „човек без мнение, без глас, но мощен в близостта си до суверена, всички благородници се обръщат към него с уважение, разчитайки на благоволението на суверена, когато той ще докладва на Макаров."

Функциите му не са много ясни. В службата са получени доклади от дипломатически представители. Вносителите на петициите представляваха специална група от кабинетни дела. След смъртта на Петър I кабинетът е премахнат.

Някои функции на секретаря на кабинета се изпълняват от различни лица при последователите на Петър 1.

От 1763 г. кабинетът на Негово Императорско Величество е възобновен.

4 . Етапи на развитие на секретарската служба подЕкатерина II

Императрица Екатерина II имаше много доверени лица като секретари на кабинета: Безбородко, Елагин, Теплов. Всички те бяха талантливи хора: в допълнение към служителите, сред тях имаше писатели и поети, които донесоха „лек стил в служебните дела“ (Р. Г. Державин)

От 1763 г. е въведена длъжността държавни секретари, чието основно задължение е да „получават петиции от най-високо име“. Назначенията на тази позиция се основават на препоръчителни писма и високо покровителство.

Според „Таблицата за ранговете“ те принадлежаха към четвърта категория с обръщение „Ваше превъзходителство“, имаха високи заплати, еднократни плащания, персонални пенсии и бяха наградени с ордени, медали и значки. Кабинетът разполагаше с големи финансови ресурси, които бяха използвани за изграждане на имоти, дворци, граждански сгради, затвори и т.н. на името на императрицата.

Извадките се съхраняват от държавния секретар и копия се дават на вносителя на петицията. Работата с петициите беше регламентирана с инструкции, които определяха ясна процедура за работа с петициите. Те се подавали лично в офиса, по-често по пощата. Понякога смели сановници („под прикритие“) - с подпис („в собствените си ръце“), често заедно с препоръчителни писма. Повечето от петициите бяха прехвърлени на държавния секретар в Сената „за разрешаване съгласно законите“.

Много въпроси, изложени в петиции, адресирани до най-високото име, бяха решени извън ред, в зависимост от покровителството на благородни личности. Скоростта на разглеждане на въпроса често зависи от самоличността на подателя. Има резолюция от Екатерина II на молбите на шведския посланик: „Не се колебайте, според нашия руски обичай, както в старите времена, така че непознати да не знаят.“

Кабинетът на държавните секретари беше добра школа за бюрократична служба; през него преминаха видни държавници. Впоследствие мнозина стават сенатори.

Кабинетът на всеки държавен секретар беше автономен. В състава имаше още две-три секретарки. Това бяха образовани хора, знаеха езици, бяха умни и умееха да схващат същината на въпроса. Имаше и младежи от знатни семейства за „куриерски пратки до чужди земи“. В Русия техните функции бяха да проверяват фактите, посочени в петициите. Класовият състав на молителите е благородството, чуждестранните посланици и търговците. Селяните са били заточени в Сибир за оплаквания срещу техните земевладелци.

Два пъти седмично в осем сутринта Екатерина II имаше аудиенция с държавни секретари. През техните ръце минава и частната кореспонденция на Екатерина II.

Държавните секретари бяха членове на множество комисии за чуждестранни селища, за вълненията в Малка Русия и подготвиха проектозакона „За създаването на провинцията“.

Архивите на държавните секретари са ценен исторически източник за изучаване на политиката на абсолютизма в Русия.

В органите на местната власт главна роля играеха присъствените секретари;

В края на 18 век има ръководства за съставяне на документи, които секретарите използват. („Кабинет или търговски секретар“ от И. Соколски). Наред със законовите норми те включват елементи от правоотношенията между служителя и държавата, бизнес и „паркетен” етикет.

Реорганизацията на централния апарат и създаването на министерства отговарят на интересите на руската монархия от 19 век.

Йерархичният принцип все повече прониква в системата от органи на управление. Това се проявява в организацията на държавната служба въз основа на „Таблицата на ранговете“ на Петър и въз основа на „Правилника за министерствата“.

Екатерина II още в деня на преврата избира секретари, които могат да съставят документи от нейно име, да водят кореспонденцията й, да сортират и докладват петиции. Нейният първи секретар е Г. Н. Теплов, който остава на този пост от 1762 до 1779 г. В личния секретариат на Екатерина II влизат А. В. Олтуфиев и И. П. След това секретариатът получава името Собствени канцеларски материали на Негово Величество. Известният държавник от периода на Екатерина А.А. Безбородко започва кариерата си като държавен секретар, който през 1780 г. става най-възрастният сред държавните секретари на императрицата и съсредоточава в ръцете си всички въпроси, изискващи нейното одобрение. От 1776 г. императорските манифести и лични укази са съставени изключително в канцеларията на А. А. Безбородко, а в сенатския фонд са запазени 387 собственоръчно написани указа*1 (*1 Санкина Л. В. Държавни секретари на Екатерина II 1996. N2 (4).

Екатерина II сама формулира отговорностите на своя секретар, сред които основната е работата с петиции и воденето на лична и официална кореспонденция с държавни агенции и длъжностни лица, подготовката на законодателни и административни документи, предимно манифести и укази. Всеки ден в нейната приемна дежуреше един от държавните секретари. Всеки държавен секретар имаше собствен работен кабинет, тоест технически персонал: чиновници, преписвачи, преводачи.

През втората половина на 18в. Появиха се и лични секретари за големите благородници. Така известният държавник, реформатор на държавния апарат М.М.Сперански започва своята кариера през 1796 г. като секретар на княз А.Б.

Разбира се, само високообразовани хора и най-вече тези, които умееха да съставят документи и да работят с тях, можеха да станат лични секретари на император или висш сановник. Но дори и за обикновена работа в офиса, като се започне от по-ниските редици, бяха необходими обучени хора.

Глава XXXVI от Общия правилник говори за „млади хора за обучение в офиса“. В него е записано: „...ако някои удобни хора, които отсега нататък желаят да служат в канцеларията и службите, според пропорцията на всяка колегия, бяха допуснати и обучени предварително, така че чрез старателно преписване на делата в писмена форма и щяха да се научат на аритметика и в случай на овакантяване на мястото, ако имат добър характер и действия, са способни на дела и могат да бъдат използвани..."

5 . Значението на секретарските услуги

В момента почти никоя уважаваща себе си компания или организация не може без секретар, който е един вид диспечер, който разпределя информационните потоци и регулира контактите между посетителите и ръководството на компанията (организацията) или нейните служители. Неговите отговорности могат да бъдат много разнообразни и много обширни. Техният обем и насоченост зависят от редица обстоятелства: размера на фирмата (организацията) и насочеността на нейната дейност, спецификата на бизнес отношенията вътре в компанията (предприятието), специфичните условия на бизнес потока и взаимоотношенията между хората.

В малки предприятия с дузина служители работата на секретарката е по-малко разнообразна и разнообразна. Понякога се свежда най-вече до отговорности за провеждане на телефонни обаждания и приемане на посетители. В средните фирми работата на секретар вече е по-трудна. Той трябва да изпълнява различни задачи, да следи за преминаването на документи (тяхната регистрация, съхранение, разпространение и т.н.), да организира различни срещи, приеми и други подобни. Работата на секретар в голяма компания, влиятелна банка или корпорация може да бъде още по-сложна и интензивна. Обикновено в многолюдни учреждения и организации се създават служби, секретариати, експедиции, архиви и др. Работата на група секретари (която може да включва старши и младши секретари) се ръководи и ръководи от ръководителя на секретариата (мениджър, старши дистрибутор и понякога асистент или заместник-директор по персонала).

Има и такива длъжности като секретар-оператор на електронни компютри (компютри), секретар-стенограф, секретар-помощник, секретар-инструктор (специалист по практическо обучение на по-млади и неопитни колеги), секретар на домашен телефон и др. Конкретните позиции се определят от специфичните нужди, които съществуват в условията на конкретна организация.

По правило работата на секретаря се състои от два компонента:

Основни или основни отговорности;

Първият ред може да включва следните действия: телефонни разговори, приемане на посетители, изпращане на телефонни съобщения, работа с официални документи, включително копиране на някои от тях на копирна машина или принтер, изпращане на факсове, наблюдение на изпълнението на решенията, взети от мениджъра, изготвяне на съответните материали за среща или конференция, уведомяване на участниците в срещата, предаване на желанията на ръководството, ведомствени указания и инструкции на служителите на компанията, уведомяване за специални задачи или събития и др.

Вторият ред включва различни видове спомагателни задължения: търсене на необходимата информация в речници и справочници, в енциклопедични издания, определяне на приоритета при приемане на няколко посетители, преглеждане на файлове с вестници, за да се намерят необходимите статии, поръчване на необходимата литература в библиотеки и т.н. Понякога секретарите изпълняват ролята на куриери (това се практикува особено в малките фирми) и доставят спешна кореспонденция на желания адрес в рамките на града. Разбира се, този списък може да бъде продължен. Например в повечето компании и организации секретарите приготвят чай (кафе) за очакваните посетители или организират маса с напитки и леки закуски.

Секретарските задължения могат да бъдат много разнообразни. Те са ефективни, когато не зависят от капризите на мениджъра и са насочени към осигуряване на най-високо качество на основните производствени изисквания на дадено предприятие или организация.

В малки предприятия (фирми, офиси), по време на отсъствието на първото лице, което е директор или управител или ръководител на отдел, секретарят в някои случаи изпълнява някои от неговите функции, като съобщава инструкциите на директора на служителите и работниците и проверява изпълнението на определени изисквания. Секретарят обикновено контролира входящата и изходящата кореспонденция на фирмата, отговаря за деловодството, постигането на коректно и навременно отчитане, участва в подходящата обработка на входящата информация и организира съхранението на необходимите документи и материали.

В съвременните условия процесите на получаване и предаване на информация са свързани с различни технически средства: телетипи, факсове, мобилни телефони, глобалната компютърна мрежа Интернет и други съвременни средства за комуникация. Постоянното развитие на техническите средства изисква от секретаря определени технологични знания и умения. Ако в миналото е било достатъчно да може да пише сносно на обикновена пишеща машина, то днес добре обучената секретарка би трябвало да може да използва диктофон, персонален компютър, факс, принтер, скенер, различна размножителна техника и т.н. . Уменията за стенография могат да бъдат много полезни, въпреки че в съвременните условия стенографията е по-рядко срещана, отколкото в миналото.

Като цяло може без преувеличение да се каже, че работата на секретар в много случаи е важна или дори изключително важна за осигуряване на нормалната производствена дейност на фирма, банка, производствено предприятие, изследователски център, търговска асоциация, акционерно дружество, и т.н. Често от него зависи под каква форма и по кое време ще достигне необходимата информация до ръководството или колко благоприятно ще започнат бизнес преговорите (а доброто начало, както знаем, е половината от успеха). Един приветлив, деликатен, любезен и в същото време предпазлив секретар може да спечели потенциални бизнес партньори от самото начало и да ги настрои за приятелско отношение към събеседниците и съответно към предмета на преговорите. Освен това от такъв секретар служителите на фирма или предприятие винаги могат да получат необходимата информация и в същото време не е необходимо да се свързват директно с мениджъра.

По този начин компонентите на успеха на секретаря са професионализъм, упорит труд (усърдно изпълнение), желание за самообразование, обслужване (високо качество на обслужване на клиенти) и лоялност към компанията.

В големия спорт се роди израз: редът побеждава класата. И наистина, често се случваше, когато отбор с по-слаба селекция от играчи победи отбор от висока класа поради по-добра организация на играта, когато всеки играч се придържаше стриктно към инструкциите на треньора, без да бяга от елементите на импровизация. Правилният или подходящ ред спестява време и енергия, освобождава и не приковава мисълта.

От древни времена има и една поговорка: "Редът е душата на нещата!" Това точно означава, че всяко нещо ще служи правилно на човек, когато постоянно се намира на определено място.

Ако по някаква причина секретарят няма възможност да промени значително вътрешното съдържание на приемната, тогава подреждането на работното му място по най-добрия възможен начин е по силите му и е много желателно. Винаги трябва да помните, че редът на работното място е предпоставка за ефективността на работата на секретаря (което ще бъде обсъдено повече от веднъж в по-нататъшното представяне на това ръководство). Следването на реда не само улеснява работата, прави много операции автоматични, спестява ценно време, но също така предотвратява „загубата“ на документи, които понякога по някаква причина се озовават в папки с други материали сред невнимателни секретари или дори „безопасно“ мигрират. .. към архива. Както се казва, ще отнеме седем пота на секретаря, преди да бъдат намерени такива документи и ще бъдат ли намерени изобщо - това е въпросът?

Секретарят трябва да има под ръка само онези документи и справочници, които са необходими в момента. „Тълпата от документи“ не толкова намалява работната площ на бюрото, колкото отвлича вниманието от решаването на официални въпроси. Трябва да сме по-смели да се отървем от макулатурата и непотърсените вещи.

Техническите средства, използвани от секретаря, които са разгледани подробно по-долу, са поставени, като се вземат предвид ергономичните и санитарните стандарти. Мониторът и особено копирната машина не трябва да са в непосредствена близост. Освен това тези механизми трябва да бъдат разположени по такъв начин, че да са удобни за подход и краткотрайно използване от други служители и да са под контрола на секретаря.

Ако по време на работния си ден секретарят постоянно търси нещо (гумичка, голям кламер, лепило, тиксо, химикал с червено мастило, календар и т.н.), тогава, естествено, няма да има достатъчно време да изпълняват преките си отговорности.

Същото важи и за отношенията с ръководството. Представете си ситуация, когато шеф (директор, заместник-директор, ръководител на отдел, накратко всеки администратор на предприятие) моли секретаря да подготви всичко необходимо за изпращане на важно препоръчано писмо и в отговор чува:

Не помня къде съм сложил хубавата хартия. Бележник със списък с адреси на нашите клонове? Да, да, сега ще погледна. Сигурно в някое чекмедже.

И търсенето може да продължи 10 или 20 минути. И тогава тетрадката е намерена, но се оказва, че няма празни пликове под ръка. Очевидно, ако тази практика продължи и следващия път, едва ли ще се хареса на ръководството.

Момичето секретарка може да бъде привлекателно и чаровно, да умее да контактува добре и бързо с хората, да е отзивчива, мигновено и с готовност да поеме всяка възложена задача, но ако е неорганизирана, ако постоянно трябва да търси нещо, ако систематично забравя за някои важни неща, тогава към нея неизбежно ще бъдат отправени неодобрителни забележки или оплаквания и това, разбира се, е неприятно и обидно.

Редът, както беше посочено по-горе, е важен във всеки бизнес, но за секретаря той е от особено значение. Самата същност на професията, свързана с организацията на бизнес процеса, е поддържането на правилния ред. Има общи правила, единни професионални изисквания. Освен това обаче всяко предприятие или институция има свои специфични характеристики и характеристики, свои настройки и изисквания. Секретарят трябва задълбочено да разбира тази специфика, за да може бързо и качествено да изпълнява работата си. Ето защо, когато започвате услуга на ново място, трябва незабавно да обърнете внимание на особеностите на бизнес процеса в тази конкретна институция. Не се срамувайте да питате за неща, които не разбирате. Попитайте вашите колеги или дори вашия мениджър с молба и те определено ще ви помогнат. Понякога такава помощ може да бъде придружена от шеги и шеги. Всичко е наред, напротив, естествено е и понякога е добре, особено за разреждане на ситуацията (което не се случва на работа!). В крайна сметка те работят известно (понякога много дълго) време и за тях някои въпроси от начинаещ може да изглеждат наивни и простодушни. Въпреки това е по-добре да се изяснят такива въпроси бързо от началото на работа на ново място (в рамките на седмица, добре, месец), отколкото да „стъпите на същия гребло“ след шест месеца или дори година. В този случай закъснялото „любопитство“ на секретарката ще бъде оценено негативно: време е да разберете, скъпа!

Организираността е едно от най-важните качества на секретарката. Той трябва да може ясно да контролира действията си във времето, да е добре запознат с текущите дела, да може бързо да намира необходимите документи и да прави необходимите справки, да води телефонни разговори учтиво и коректно и да знае кога да спре по големи и малки въпроси .

В същото време, естествено, секретарят не трябва да се превръща в някакъв вид „разходен график“ или да става като програмиран робот. Секретарката е жив човек. Случват се и истерии. Ние дори не можем да защитим нашите близки от тях, причинени от околната среда, какво да кажем за нашите колеги. И тук е важно секретарят да „спаси лицето“, така че по-късно да не се срамува да гледа хората в очите.

Разбира се, секретарят трябва да участва активно в обществения живот на екипа. Моралната атмосфера в предприятието до голяма степен зависи от това: суха или скучна, напрегната или нервна, разпространение на подозрение или недоверие или приятелско участие, откритост и съчувствие.

6 . Значението на секретаря в началото на 19 век

Реорганизацията на централния апарат и създаването на министерства отговарят на интересите на руската монархия от 19 век. Йерархичният принцип все повече прониква в системата от органи на управление. Това се проявява в организацията на държавната служба въз основа на „Таблицата на ранговете“ на Петър и въз основа на „Правилника за министерствата“. „Създаването на министерствата“ от 1811 г. стриктно установява структурата на министерствата и „начина на водене на делата“. Министерствата бяха представени от отдели, съвет на министъра, общото присъствие на отдели и служби. 3. Значението на секретаря в началото на 19 век.

Всеки брой отговаряше на длъжностно лице, заемащо определено ниво в държавната система.

В съответствие с „Общото устройство на министерствата“ много от функциите на секретаря се изпълняваха съответно от колеги министри, директори на отдели.

Функциите на секретарите са доста ясно видими във ведомствените клонове на провинциалните представителства. Освен това в офисите имаше три нива на секретарско обслужване: главен секретар, секретар, помощник-секретар.

Работата на секретарите беше регламентирана от инструкции, съдържащи списък от отговорности за работа с документи. Изготвянето на документи през 19 век преминава през етап на строга регламентация: съставът на информацията, последователността на представяне на въпроси, резюмета, което улеснява работата на секретарите.

Освен това „одитът на делата“ възложи на секретарите допълнителни отговорности за наблюдение на изпълнението на документите.

19-ти век се различава малко от 18-ти век по отношение на издигането на секретари на високи позиции.

Блестящият руски реформатор М. М. Сперански прави блестяща кариера, преминавайки за четири години от домашен секретар на знатен благородник до виден сановник на Руската империя.

Обикновените секретари на канцеларията поеха основната тежест на огромната офисна работа;

През 1884 г. са публикувани специални списания - „Бюлетин на канцелариите и офисите“, „Бюлетин на чиновника“ и др.

Обикновено секретарите носеха униформа, съответстваща на техния ранг; когато подадоха оставка, те напуснаха униформа и пенсия. За първи път М. М. Сперански наруши официалния етикет на униформите, като се появи на прием при главния прокурор във френски кафтан и къдрици.

7. Октомврийската революция от 1917 г

Октомврийската революция от 1917 г. е придружена от публикуването на множество укази, призиви и инструкции за необходимостта от „идентифициране на лица, желаещи да работят като счетоводители, писари, секретари-машинописци и куриерски служители в революционни организации“.

Със специален указ бяха премахнати гражданските чинове, така наречените „бивши“ започнаха да се обръщат един към друг - не „господин“ или „Ваша чест“, а скромно, по съветски, „другарю“.

В съветските институции се разработва система от изисквания към ръководителите и секретарите.

Секретарки на В. И. Ленин бяха образовани дами от „най-високите“: Е. В. Стасова, Л. А. Фотиева, възпитаници на Висшите женски курсове в Санкт Петербург.

Работният ден на секретарите на държавните ръководители, народните комисари, председателя и заместниците на ВЦК беше изключително натоварен.

Заповедите следваха една след друга. Веднага след като изпълниха задачите си, се приближи нова вълна. Революционният ред формира секретарския характер: сдържаност, аскетизъм, безупречна преданост към идеята и нейното въплъщение в лицето на непосредствения началник.

Движението за научна организация на труда през 20-те и 30-те години направи много за улесняване на секретарската работа. Разработени са правила за работа с документи и е закупена офис техника в чужбина.

През 1932 г. секретарите са разделени на две групи с неравен престиж и заплащане. Някои се наричаха асистенти и асистенти, а други секретари-машинописци.

Отношението към секретарската работа се промени значително през 60-те години на гребена на нова вълна на движението НЕ, повишено внимание от страна на властите към управлението и работата с документи.

През 60-те години е създадена нормативна и методическа база за деловодството.

8 . Секретарски статуси

Говорейки за статута на държавните секретари, не може да не си припомним държавните секретари, главните секретари и държавните секретари. Разбира се, това беше най-високото ниво на социална и класова йерархия.

С образуването на Държавния съвет през 1810 г. в Държавната канцелария работят държавният секретар и държавният секретар. Държавният секретар и държавните секретари, отговарящи за делата на всеки от четирите отдела на Съвета, подготвиха справки за доклада пред отдела и общото събрание. Държавният секретар отговаряше за точността на информацията, предлагана на Съветите, яснотата на представянето им и подготовката на всички документи. От него зависеше и редът за разглеждане на документи, изготвянето на дневници, изготвянето на мемориални доклади и докладът до царя.

Влиянието и дори известна власт на държавния секретар се доказва от изявлението на министъра на вътрешните работи П. А. Валуев, който пише: „Членовете на Държавния съвет са нищо, председателят е нещо, държавният секретар е всичко.“

През втората половина на 19 век държавният секретар продължава да ръководи канцеларията, а персоналът на държавната канцелария все още включва държавни секретари, ръководители на канцеларията на един от отделите на Държавния съвет.

Що се отнася до държавните секретари и най-вече до историческото проявление на тази позиция, можем само да кажем, че тя датира от втората половина на 19 век, когато държавните секретари - особено доверените представители на Екатерина II - извършват нейните лични секретарски характер, а също и работа с петиции. Важна привилегия на държавния секретар беше правото лично да докладва на царя и да съобщава устните заповеди на императора.

Говорейки по-нататък за статута на секретари на високо ниво, не е възможно да не споменем главните секретари в персонала на офиса на отделите на Управителния сенат. Позицията на главен секретар на Сената беше успешно запазена, без да се променя нито статута, нито официалните му отговорности: старши секретар, изпълняващ контролни функции.

Заключение

Обобщавайки, заслужава да се отбележи, че длъжността секретар в царска Русия на всички нива на класовата и служебната йерархия се оценяваше доста високо и беше доста често срещана (както и сега).

Използвайки опита, натрупан по-рано, съвременните секретари трябва да помислят колко важна е тяхната работа в цялостната система за управление на фирма, предприятие или компания.

Съвременният секретар може да заключи, че подобно на предреволюционните секретари, той също се нуждае от желание за усъвършенстване на професионалните си знания, постоянно самообразование, умения за управление на бизнеса, спокойствие, както и вечни качества като благоприличие, честност и отговорност към работата. изпълнени.

Литература

1. Варадинов Н.В. Офис работа. Ръководство за изготвяне на всички видове бизнес книжа и актове с помощта на тези бланки и образци. 2-ро изд. Части 1-4. СПб., 1873 г.

2. Додонова M.I. Исторически опит в организирането на секретарска служба в Русия // Секретарски дела. 1997. N 1.

3. Илюшенко М.П. История на деловодството в предреволюционна Русия. М.: РГУХ, 1993.

4. Кузнецов S.L. Първите стъпки за подобряване на съветския държавен апарат // Съветски архиви. 1987. N 2.

5. Кузнецов S.L. Усъвършенстване на държавния апарат в началото на 20-те години. (Отдел за нормализиране на NK RKI) // Офис дело. 2002. N 2.

6. Кузнецова Т.В., Подолская И.А. Дейности на ITU за рационализиране на офисната работа // Сборници на MGIAI. Т. 31. Бр. 2. М., 1975.

Публикувано на Allbest.ru

...

Подобни документи

Разглеждане на особеностите на формирането и развитието на руската държавност през 9-18 век. Същността на административната реформа. Тенденции в развитието на държавната администрация през 19 век. Октомврийска революция; насоки на държавната политика в съветския период.

курсова работа, добавена на 15.08.2015 г

Влиянието на западната наука върху процеса на формиране и развитие на правото в Русия през 18 век. Историята на формирането на нова законодателна рамка в съветската държава, характеристики на регулирането на договорните отношения. Създаване на Гражданския кодекс на RSFSR през 1922 г.

курсова работа, добавена на 14.03.2013 г

Изследване на развитието на доктрината за правото на собственост във Франция в края на 18 и началото на 19 век. Основните етапи в еволюцията на понятието право на собственост и техните характеристики. Етапи на развитие на правото на собственост в рамките на гражданското законодателство.

дисертация, добавена на 01.10.2017 г

История на развитието на държавната администрация и местното самоуправление. Земски и градски реформи от 19 век. Характеристики на местните власти в началото на ХХ век, съветски и преходен етап. Формиране на институцията на общинската служба в съвременния период.

резюме, добавено на 13.11.2014 г

Историята на създаването и развитието на Сената - най-висшата държавна институция. Сенат при Петър Велики, Елизабет Петровна, Петър III, Екатерина II, Павел I. Реорганизация, състав, структура, функции и компетентност на Сената. Характеристики на обжалване на неговите решения.

курсова работа, добавена на 14.06.2014 г

Понятието семейство и родство в Семейния кодекс. Исторически етапи в развитието на семейното право в Русия преди 1917 г. и след това. Лични и имуществени права и задължения на съпрузите, права и задължения на родителите, задължения на децата да издържат родителите си.

дисертация, добавена на 18.05.2008 г

История на развитието на държавната служба в Русия. Характеристики и необходимост от реформиране на държавната гражданска служба в Руската федерация, класификация на държавните длъжности. Права, задължения и забрани на държавния служител.

курсова работа, добавена на 26.02.2011 г

Особености в развитието на правото в края на 19 и началото на 20 век. Същността на дизайна на конституционната монархия. История на създаването на Държавната дума в Русия. Анализ на правната политика на Витте и Столипин. Еволюцията на държавния апарат през Първата световна война.

резюме, добавено на 08.05.2010 г

Държавният съвет в системата на върховните органи на властта и администрацията на Руската империя през 19 - началото на 20 век. Предпоставки и правна основа за създаването на Държавната дума. Системата на политическа власт в страната. Законодателният процес през 1906-1917 г.

дипломна работа, добавена на 07.05.2014 г

Предпоставки за възникване на институцията на адвокатурата. Формиране и развитие на адвокатурата в европейските страни. Етапи на развитие на институцията на адвокатурата в Русия. Анализ на Федералния закон „За адвокатурата и адвокатурата в Руската федерация“.

Практически урок 1.

1. Проучете и си водете бележки по темата „История на развитието на секретарската служба в Русия“

История на развитието на секретарската служба в Русия.

Секретарската служба се развива в заповедите на 16-17 век.

Дълбоки трансформации на държавния апарат са извършени от Петър I. Административната реформа започва със създаването на Близката канцелария, предшественик на управляващия Сенат. Около краля се формира сплотена група от сътрудници, а до тях израства младо поколение обслужващи бюрократи, където секретарите играят една от основните роли. Канцеларията на Сената се ръководеше от главния секретар. Обикновените секретарки "дърпаха каруцата" на ежедневната скучна работа с текущите дела. Секретарят на кабинета докладва на царя най-важните документи от държавната политика и частни писма, адресирани до царя.

От 1704 г. най-важните държавни функции се изпълняват от кабинета и личната канцелария на царя.

През 1722 г. е приета „Таблица на ранговете“ - закон, според който службата е разделена на гражданска и военна. „Таблицата“ се състоеше от 14 класа или ранга длъжностни лица. Най-високият ранг - 5-ти - се присвоява на секретаря на секретния кабинет (тази длъжност се класифицира като съдебна служба; останалите длъжности се класифицират като цивилна служба.). Шестият ранг включваше частните съветници на Службата на чуждестранния колегиум и главния секретар на Сената. Рангът по-долу бяха главни секретари на военния, адмиралтейския и външния колегиум. Главните секретари на други бордове и секретарите на Сената принадлежаха към 8-ми ранг. 9-ти ранг включваше архивисти в двата държавни архива, протоколисти на Сената и преводачи. 10-ти ранг включваше секретарите на останалите колегии, преводачите и деловодителите на военните, адмиралтейските и външните колегии. 12-ти и 13-ти ранг включват секретари в съдебни съдилища и канцеларии в губернаторства и провинции.

От 1763 г. кабинетът на Негово Императорско Величество е възобновен. Императрица Екатерина II имаше много доверени лица като секретари на кабинета.

От 1763 г. е въведена длъжността държавни секретари, чието основно задължение е да „получават петиции, адресирани до най-високото име“. Назначенията на тази позиция се основават на препоръчителни писма и високо покровителство. Работата с петициите беше регламентирана с инструкции, които определяха ясна процедура за работа с петициите.

Кабинетът на държавните секретари беше добра школа за бюрократична служба; през него преминаха видни държавници. Впоследствие мнозина стават сенатори. Кабинетът на всеки държавен секретар беше автономен. В състава имаше още две-три секретарки. Това бяха образовани хора, знаеха езици, бяха умни и умееха да схващат същината на въпроса. Два пъти седмично в осем сутринта Екатерина II имаше аудиенция с държавни секретари. През техните ръце минава и частната кореспонденция на Екатерина II.

В местното управление секретарите имаха основната роля на присъствие. Секретарите за всяко постъпило дело съставяха протоколи, по които се вземаха решения. В края на 18 век има ръководства за съставяне на документи, които секретарите използват. Наред със законовите норми те включват елементи от правоотношенията между служителя и държавата, бизнес и „паркетен” етикет.

Значението на секретаря в началото на 19 век се променя донякъде. Функциите на секретарите са доста ясно видими във ведомствените клонове и провинциалните служби. Освен това в офисите имаше три нива на секретарско обслужване: главен секретар, секретар, помощник-секретар.

Работата на секретарите беше регламентирана от инструкции, съдържащи списък от отговорности за работа с документи. 19-ти век се различава малко от 18-ти век по отношение на издигането на секретари на високи позиции. Обикновените секретари на канцеларията поеха основната тежест на огромната офисна работа;

Обикновено секретарите носеха униформа, съответстваща на техния ранг, и след напускане си тръгваха с униформа и пенсия.

Държавните секретари в предреволюционна Русия бяха образовани и компетентни хора с развито чувство за дълг и отговорност. Познавайки законите, проактивни и заинтересовани, те освен всичко друго бяха и гъвкави и дипломатични, опитвайки се да се възползват от всяка възможност, за да използват натрупаните знания и опит в полза на държавата.

След революцията от 1917 г. стенографията преживява своя разцвет - в крайна сметка именно стенографите водят историческата хроника на нова Русия. Разкрити са курсове в цялата страна за подготовка на качествено нови специалисти.

След 1917 г. значението на секретарите - помощник-управители започва постепенно да намалява, а броят им намалява. През 1925 г. секретарите са официално включени в така наречената чиновническа и техническа група служители и фактически са изравнени с машинописки, пратеници и офис служители.

Професията на секретар по това време се „придобива“ с нови изисквания: владеене на стенография, владеене на машинопис, владеене на основите на офис работата, способност за отговаряне на телефонни обаждания (въпреки факта, че има отделни професии стенограф и машинописка). През 1932 г. секретарите се разделят на две групи. Първата, много малка, група включваше асистенти и асистенти, втората - машинописки-секретари от категории I и II.

В края на 80-те - началото на 90-те години, с появата на първите бизнесмени у нас, настъпва рязко „подмладяване“. Съответно един млад мениджър се нуждае от млад секретар. Л. А. Кондрашова: „И сега в професията се появява нов тип, това е красива, млада дама, която най-често се радва на покровителството на шефа си, придружава го на приеми и презентации (тъй като говори чужди езици) и знае. основи на етикета добре "Тя изпълнява много функционални задължения, понякога неприсъщи на тази професия."

С повишаването на нивото на топ мениджърите нарастват и изискванията към професията секретар. През 90-те години, в съответствие с новите изисквания, учебната програма в образователните институции, насочена към бъдещи секретари, се промени. Въпреки това много работещи секретари със специализирано образование отбелязват, че дори най-новите програми за обучение не изчерпват списъка от знания и умения, от които се нуждае съвременният секретар.

Функционалното съдържание на задълженията на секретар и личен асистент е променено дори в сравнение с деветдесетте години и е трудно да се дефинира по някакъв начин.

Както показва статистиката, най-трудно е в това отношение секретарите да работят в млади руски компании - те често трябва да комбинират функциите на офис секретар и помощник-мениджър (или мениджъри), по-често им се поверява решаването на някои спешни и важни проблеми и, освен основните си отговорности, те често са принудени да поемат и отговорностите на други служители. В същото време секретарите обикновено имат добри перспективи за кариера тук, както в административния сектор, така и във всяка сфера на дейност на компанията.

fcdo.ru ПРЕПОРЪЧВА

Руски студенти спечелиха Световното първенство по програмиране ICPC

МОСКВА, 19 април. /ТАСС/. Руски студенти спечелиха Световната купа и четири медала от 13 на...

2024-07-17 01:49:15

Какво означава тоалетна насън?

Мечтаехте за тоалетна? Съновникът вярва, че трябва да се отървете от преживявания, спомени или...

2024-07-16 01:49:07

Защо мечтаете за треска? Да мечтаете да извадите треска на пръста си

Треска насън е предвестник на възможна кавга или неприятности, причината за които може да е вашата...

2024-07-16 01:49:07

Как да засилим и укрепим имунитета след боледуване?

Имунитетът е способността на организма да се съпротивлява на всякакви заболявания, както и на...

2024-07-16 01:49:07

GOST метод за определяне на цинк

страница 1 страница 2 страница 3 страница 4 страница 5 страница 6 страница 7 страница 8 страница 9 страница....

2024-07-15 01:50:11