Журнал регистрации путевых листов автотранспортных средств предприятия. Составные части журнала
Журнал учета путевых листов – типовая унифицированная форма № 8, применяемая компаниями, имеющими транспортные средства (ТС), для осуществления контроля эксплуатации автотранспортного парка и топливных затрат. Как используют этот регистрирующий документ, является ли типовая форма обязательной к применению и возможна ли альтернатива, расскажет эта публикация.
Журнал учета движения путевых листов: что это за документ
Форма № 8 утверждена Госкомстатом в 1997 году и до 2013 года являлась обязательной для предприятий, имеющих на балансе любой автотранспорт. С начала 2013 года она перестала быть обязательной, однако это совершенно не означает, что вести журнал теперь нет необходимости. Просто законодатели разрешили компаниям разрабатывать более удобные для себя формы документа, сохраняя, тем не менее, в нем полный набор обязательных реквизитов. Заметим, что большинство компаний по-прежнему используют журнал учета путевых листов, дополнив необходимые (важные для компании) графы.
Типовая или измененная форма журнала вводится в документооборот отметкой в учетной политике или отдельным приказом руководителя. Обычно журнал обновляется ежегодно, однако в крупных автотранспортных предприятиях зачастую устанавливают ежемесячный цикл, о чем также упоминают в учетной политике фирмы. Являясь первичным учетным документом, по общему правилу журнал хранится в предприятии или архиве не меньше пяти лет.
Журнал учета движения путевых листов: как применяется
Закон обязывает фирмы и предпринимателей, использующих в деятельности ТС различных категорий, выдавать водителям путевые листы (ПЛ) - документы, дающие право их эксплуатировать. В нем фиксируются сведения о маршруте, остатках и движении топлива, показаниях спидометра, особенностях рабочего процесса (например, число подъемов груза), времени выхода на работу и приезда в гараж. Крупные и автотранспортные предприятия практикуют ежедневную выдачу путевых листов. Небольшие организации, деятельность которых не относится к автотранспортной, могут оформлять путевой лист водителям на срок до 1-го месяца. Но, какой бы не была периодичность выдачи путевок, они обязательно должны фиксироваться в журнале учета ПЛ.
Требования к заполнению журнала
Форма № 8 – это журнал, на титульном листе которого указывается название компании, ее статус и период охвата. Собственно журнал – это таблица, в которую вносятся сведения обо всех выданных фирмой путевых листах. Даже, если какой-либо из них будет неправильно заполнен и испорчен, он прикладывается к журналу с пометкой «Испорчен», а его номер должен быть занесен в общем хронологическом порядке в журнал.
Как и многие регистрационные книги, журнал имеет сквозную нумерацию листов, прошивается, заверяется росписью руководителя и печатью организации (если она есть). Ответственность за заполнение документа и достоверность сведений в нем возлагается на сотрудника, назначенного выполнять эту работу распоряжением руководства либо в соответствии с должностными обязанностями. Журнал учета путевых листов, форма 8, скачать можно ниже. Выглядит он так:
Все графы этой формы обязательны к заполнению. В них в хронологическом порядке отражается информация о номере ПЛ, дате выдачи, ФИО водителя, которому он выдан и его подтверждающую подпись. При возврате путевого листа делается отметка о дате его возврата и подтверждается подписью диспетчера, который принимает лист и передает в обработку бухгалтеру. Бухгалтер также подтверждает передачу путевок росписью в получении.
Журнал учета путевых листов: образец заполнения
Дата выдачи п/л |
Водитель |
Гаражный № ТС |
Примечание |
|||||
водителя в получении п/л |
диспетчера и дата приемки п/л и документов от водителя |
бухгалтера и дата приемки п/л |
||||||
Сергеев Антон Михайлович |
роспись водителя |
подпись диспетчера |
13.01.2017 подпись бухгалтера |
заполняется при особенностях маршрута и т.п. |
||||
Першин Андрей Викторович |
роспись водителя |
подпись диспетчера |
13.01.2017 подпись бухгалтера |
Предприятия и бизнесмены вправе дополнить таблицу графами с разной информацией, которую посчитают необходимой. Так, многие фирмы вносят сведения о маршруте ТС, доставленных грузах, пробеге автомобиля, расходе горючего и др.
Важность этого учетного документа определяется еще и тем, что он является одним из подтверждений работы автотранспорта компании, а, следовательно, и расходов на топливо, позволяющих уменьшить налоговую базу, сократив соответствующие платежи. Помимо этого, журнал, фиксируя выходы водителей на линию и информацию о времени работы, служит основанием для начисления заработной платы водителям компании.
Перевозка грузов - это целая индустрия. Особенно таковой она стала в современном мире. Практически каждая организация владеет автотранспортом.
Речь идет не только о компаниях-перевозчиках, чья работа заключается в доставке грузов. Это и компании-курьеры, и компании производящие/продающие продукты питания, бытовую химию и прочее.
Помимо этого у каждой организации есть как минимум один легковой служебный автомобиль.
Учет и контроль расходов топлива и целевого использования авто
Для ведения учета расхода топлива и фиксирования километража (пробега) автомобиля в документооборот вводится путевой лист. В нем указаны все необходимые для этого контроля данные. Его форма имеет утвержденный вид.
Основные различия по типу путевок - это на какой вид транспорта она выдана: грузовой или легковой. Для легковой машины этот документ имеет более упрощенную форму. Это связано с тем, что перевозка грузов может производиться машинами с прицепами. Данные о прицепах также указаны в путевке.
Помимо этого, для тяжелых авто всегда известен конечный пункт (место выгрузки). Он вписывается в при выезде.
В отличие от них, легковушки зачастую меняют и дополняют маршрут оперативно (в период следования). Поэтому данные о передвижении вписываются по мере перемещения (по факту). А это значит, что общий пробег заранее определить нельзя. Стало быть, невозможно предсказать, какой будет расход топлива за день.
Последнее правило действует и для грузовиков. И хотя можно просчитать километраж по карте (навигатору, GPS), но он может быть изменен (увеличен). Это может быть связано с непредвиденными препятствиями на пути следования.
Такими препятствиями могут быть: ремонтно-строительные дорожные работы, дорожно-транспортные происшествия, перекрытия направления сотрудниками дорожной инспекции и прочее.
Значит, расход топлива также может оказаться выше планируемого.
Все данные путевых листов направляются на переработку в бухгалтерию. Для того, чтобы не загромождать бухгалтерскую работу бумагами, в делопроизводство вводится журнал учета путевых листов. Эта книга необходима также для регистрации всех выездов (въездов) машин с территории (на территорию) предприятия. Это позволит избежать несанкционированного (нецелевого) использования транспорта.
Данные журнала
В этой книге допускается ведение записей в свободной форме. Но тем не менее, есть необходимые обязательные упоминания.
А именно:
- Порядковый регистрационный номер;
- Уникальный номер путевки;
- Дата выдачи;
- Номер госрегистрации авто;
- Госномер прицепа (если есть);
- Время отбытия с предприятия;
- Время возврата на территорию автобазы.
Кроме этого, можно внести данные, о которых говорилось вначале. Это позволит передавать учетчикам только журнал, а не кипу путевок.
Если при создании необходимых граф журнала возникли трудности, можно обратиться к нашим специалистам или воспользоваться ссылками на образцы.
Ниже расположен типовой бланк и образец журнала регистрации путевых листов вариант которого можно скачать бесплатно.
Где в 2017 году скачать актуальный бланк журнала учета движения путевых листов по форме № 8? Изменилась ли форма этого журнала. Приведем актуальные на 2017 год бланк и образец заполнения журнала.
Обязательно ли вести журнал
Автотранспортные компании, а также другие организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспортные средства, расходы, например, на бензин, должны подтверждать оправдательными документами. Основными документами первичного учета, определяющими показатели работы транспортных средств, являются путевые листы. Также путевые листы служат для начисления заработной платы водителям и осуществления расчетов за перевозки грузов. См. « ».
Заметим, что если вы оказываете услуги по отдельным договорам перевозки, то по требованию Минтранса должны вести журнал регистрации путевых листов. Например, по унифицированной форме № 8. Это предусмотрено пунктом 18 <Обязательных реквизитов>, утв. Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152.
Если же вы платными перевозками вы не занимаетесь и, например, своим транспортом забираете товар у продавца, то вести журнал не обязаны. Однако стоит признать, что журнал он удобен для внутреннего контроля за движением листов. Вы всегда можете определить, кому и какой путевой лист выдан, а также сдан ли он в урочный срок в бухгалтерию. Это важно для своевременного расчета и учета расходов на ГСМ, в частности, в 2017 году.
Журнал предназначен для контроля за движением путевых листов. По нему можно проследить, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли они их сдали в бухгалтерию.
Форма журнала: своя или государственная
Для контроля движения выданных путевых листов в организации может вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако хотим акцентировать внимание, что с 1 января 2013 года в связи с вступлением в силу ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированная форма перестала быть обязательной.
Организация или ИП вправе разработать свою форму журнала или дополнить необходимой информацией унифицированную, при условии что все пункты унифицированной формы в обязательном порядке будут сохранены.
Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов является первичным документом, и срок его хранения составляет не менее 5 лет.
Пример журнала
Перейдем к документам и примерам. Для начала вы можете движения путевых листов № 8.
Алгоритм заполнения журнала прост и сводится к следующему: в журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных организацией путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.
Ведение в электронном виде
В законодательстве нет никаких запретов на ведение журнала учета движения путевых листов в электронном виде. Вы можете вести журнал электронном в любом удобном виде: в Excel, 1С, облачной программе и т.п. При этом желательно, чтобы этот журнал, при необходимости, можно было распечатать.
- на дату выдачи путевого листа водителю;
- на дату приемки путевого листа от водителя;
- на дату сдачи путевого листа в бухгалтерию.
Журнал учета путевых листов должны вести все организации, использующие в работе транспортные средства. Является ли обязательной унифицированная форма журнала учета путевых листов? Какой срок установлен для его хранения и каков порядок его заполнения? Ответы на вышеуказанные вопросы, а также образец журнала движения путевых листов вы найдете в нашей статье.
Общее понятие путевого листа
Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство. В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевой лист на месяц нельзя .
О том, существуют ли особенности путевого листа, оформляемого ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?» .
Общие сведения о журнале учета движения путевых листов
Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными.
Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную. Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом. Ее применение также можно прописать в учетной политике.
О том, как оформляют такой приказ, читайте .
Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.
Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов
Журнал учета движения, регистрации и выдачи путевых листов состоит из двух частей:
- Титульный лист, на котором прописывается наименование организации или ИП, код по ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
- Табличная часть, в которой указываются:
- номер путевого листа и дата его выдачи;
- данные водителя и его табельный номер;
- гаражный номер автомобиля;
- подписи лиц, ответственных за ведение журнала:
- водителя — о получении путевого листа;
- диспетчера (сотрудника, выполняющего его функции) — о получении документов от водителя;
- бухгалтера — о проверке и принятии путевого листа к учету.
Также при необходимости делается примечание.
В журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.
Ведение журнала возлагается на сотрудника, назначенного приказом руководителя, либо на сотрудника, в трудовом договоре которого прописаны обязанности по ведению журнала учета путевых листов.
Обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета могут быть переданы другому юрлицу или ИП на основании договора оказания услуг. В таком случае обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета возлагаются на сотрудников привлеченного контрагента.
Скачать образец журнала учета движения путевых листов (форма 8)
Многие организации при заполнении журнала путевых листов сталкиваются с определенными трудностями. Для удобства читателей мы подготовили образец заполнения журнала путевых листов, который вы можете скачать, перейдя по ссылке.
Итоги
Журнал учета путевых листов обязателен к заполнению для организаций и ИП, использующих в своей работе транспортные средства. Это один из документов, с помощью которых подтверждаются расходы на топливо, учитываемые при определении налоговой базы по уплачиваемому с доходов налогу. Помимо этого, журнал служит источником сведений для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.
Журнал путевых листов является первичным документом, и срок его хранения составляет не менее 5 лет. Пример журнала Перейдем к документам и примерам. Для начала вы можете скачать форму журнала движения путевых листов № 8. Алгоритм заполнения журнала прост и сводится к следующему: в журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных организацией путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя. Ведение в электронном виде В законодательстве нет никаких запретов на ведение журнала учета движения путевых листов в электронном виде. Вы можете вести журнал электронном в любом удобном виде: в Excel, 1С, облачной программе и т.п.
Онлайн журнал для бухгалтера
Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ст. 9. Алгоритм действий:
- перечеркнуть одной линией неверную информацию;
- рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
- указывается надпись с правильными данными;
- обязательно проставляется дата корректировочных действий;
- каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.
Самостоятельно разработанная форма Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:
- учетной политике;
- приказе об утверждении первичного бланка.
В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления.
Как осуществляется учет путевых листов
Журнал учета путевых листов, образец заполнения Форма журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78, но она действует до сих пор и содержит обязательные реквизиты, необходимые для бухгалтерского и налогового контроля, а также для дальнейшего расчета заработной платы водителям. К обязательной информации относится:
- сведения о номере и дате выдачи путевого листа;
- данные о водителе, его табельном номере;
- гаражный номер транспортного средства (обычно он присваивается в государственных учреждениях, а частные компании этого не делают, поэтому допускается не заполнять соответствующую колонку).
Записи в форме подтверждают сразу три работника:
- сам водитель;
- тот, кто занес сведения, (например, диспетчер);
- а также бухгалтер, получивший документ.
Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8
Внимание
Для этого в путевом листе делается пометка о принадлежности конкретного автомобиля работнику. Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей.
Важно
Оптимизировать систему контроля движения путевых листов можно путем внедрения электронного учета бланков. Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации. Обеспечить работоспособность электронного документооборота в сегменте учета транспорта можно при помощи специализированных программ или услуг аутсорсинга.
КСТАТИ, правильностью и полнотой заполнения путевых листов и организацией контроля их движения могут заинтересоваться органы налоговой инспекции, представители трудовой инспекции и сотрудники ГИБДД.
Заполняем журнал учета путевых листов
- номерные знаки транспортного средства;
- подпись водителя, получившего заполненный бланк путевого листа.
- водителя, который подтверждает факт получения путевого листа;
- диспетчера или иного уполномоченного сотрудника, который получает в конце смены от водителей путевки;
- бухгалтера, который своей подписью должен засвидетельствовать правильность заполнения документа и факт принятия его к учету.
- заполнять бумажный вариант журнала;
- вести таблицы в Excel;
- ограничиться заполнением формы в программе 1C.
Инфо
ФИО водителя, на имя которого выписана путевка;
Если произошел возврат путевки, то в журнале делается соответствующая запись. Обязательно указывается дата возврата, подтверждаемая подписью ответственного диспетчерского работника. В форме 8 должны присутствовать подписи таких должностных лиц:
Форма 8 или собственный шаблон журнала могут быть распечатаны и прошиты сотрудниками предприятия или заказаны в типографии.
Журнал учета путевых листов: форма 8
Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо. ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы. Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать.
В зависимости от используемой формы документа бухгалтер может списывать ГСМ по фактическому расходу топлива или по установленным нормативам. Путевые листы дают право водителям эксплуатировать конкретное транспортное средство в рабочие часы. В бланке указывают предполагаемый маршрут движения, остатки топлива и данные спидометра.
Дополнительно вносят сведения о специфике рабочей деятельности и времени начала рабочего дня и его окончания. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Путевые листы не заполняются при расходовании ГСМ в инструментах.
Правила заполнения журнала учета путевых листов
Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов. Для журнала учета характерна сквозная нумерация. Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги.
Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.
Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов?
Запрета на ведение журналов по учету путевок в электронном формате в законодательной базе не предусмотрено. Предприятия вправе самостоятельно решать, как им организовать ведение учета:
Главное требование – соблюдение формы документа, наличие обязательных реквизитов и возможность оперативно распечатать заполненные страницы бланка. Основная документация Мероприятия по мониторингу норм расхода ГСМ и обоснованности списания топлива реализуются с обязательным оформлением путевых листов и журнала их учета формы №8.
Бланки утверждены Госкомстатом в Постановлении от 28.11.1997 г. №78. Правила заполнения документов приведены в Приказе Минтранса от 18.09.2008 г. №152.
Журнал учета путевых листов в электронном виде
Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов Журнал учета движения, регистрации и выдачи путевых листов состоит из 2 частей:
- Титульный лист, на котором прописывается наименование организации или ИП, код по ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
- Табличная часть, в которой указываются:
- номер путевого листа и дата его выдачи;
- данные водителя и его табельный номер;
- гаражный номер автомобиля;
- подписи лиц, ответственных за ведение журнала:
- водителя - о получении путевого листа;
- диспетчера (сотрудника, выполняющего его функции) - о получении документов от водителя;
- бухгалтера - о проверке и принятии путевого листа к учету.
Также при необходимости делается примечание.
Журнал учета путевых листов в электронном виде скачать
Несмотря на типовую форму журнала, законодательство разрешает разработку и ведение своего журнала учета и добавление в него новых пунктов, которые организация посчитает нужными, но при условии, что пункты, обозначенные в утвержденной форме, должны быть приведены в обязательном порядке. Это необходимо учитывать для соблюдения правил проведения расчетов между компанией и заказчиком, а также для контроля работы, выполняемой водителем, и расчета заработной платы. Ведение журнала очень выгодно крупным предприятиям, так как после подачи отчета в налоговые органы данная информация позволяет существенно сократить налоговые выплаты организации.
Если журнал заполнен неправильно с рядом выявленных ошибок, то все затраты на горюче-смазочные материалы при проведении проверки налоговой службой будут признаны недействительными.
Можно ли вести журнал учета путевых листов в электронном виде
На оборотной стороне он должен быть скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. В соответствующих графах указываются фамилии и должности лиц, отвечающих за ведение и оформление журнала, и их подписи. Табличная часть состоит из 9 колонок:
- Порядковый номер путевого листа.
- Дата выдачи.
- Личные данные водителя.
- Табельный номер.
- Гаражный номер водителя и марка автомобиля.
- Подпись о получении листа водителем.
- Подпись диспетчера и дата приема путевого листа и других документов водителя.
- Подпись бухгалтера и дата приема листа.
- Примечание.
В журнале необходимо указывать информацию обо всех выданных путевых листах вне зависимости от их формы.
Порядковые номера бланков должны быть сквозными.