Официальное письмо на бланке организации пример. Отличный секретарь
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
04 - код организации
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
08 - наименование организации
09 - справочные данные об организации
а также ограничительные отметки для реквизитов:
11 - дата документа
12 - регистрационный номер документа
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.
15 – адресат
18 - заголовок к тексту
19 - отметка о контроле
20 - текст документа
Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.
Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)
Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)
Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат", "Резолюция"
Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.
Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.
Примеры оформления бланка письма:
Рис. 3. Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов.
Рис. 4. Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов.
Рис. 5. Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов.
Образцы общего бланка документа также приводятся в следующих документах:
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение Б, рисунки Б.2, Б.3, Б.4);
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (приложения № 13, 14, 15, 16, 17, 18).
Служебное письмо - это документ, который является неотъемлемой частью делового общения. Чаще всего он передается посредством почтовой связи и служит особым способом обмена информацией.
Основные понятия
Деловая переписка нужна для решения различных хозяйственных или производственных вопросов. С ее помощью предприятия и организации осуществляют связь с внешним окружением: партнерами, клиентами или государственными структурами. Обычно для этого используется служебное письмо.
Именно так обобщенно называется письменный документ, который может быть:
- ответом на ранее полученные сообщения или запросы;
- сопроводительной бумагой, направляемой адресату вместе с иными документами или материалами;
- инициативным письмом, в случае когда иной способ общения невозможен.
Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности. Тем не менее существуют общие правила, в соответствии с которыми обычно составляется любое служебное письмо. Это и понятно, ведь именно с деловой переписки, например, чаще всего начинается заключение большинства сделок. А правильно оформленный документ может создать у адресата благоприятное впечатление о будущем возможном партнере.
Виды деловых писем
В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть:
- Сопроводительным. В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.
- Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия).
- Инструктивным. В тексте даны определенные указания.
- Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.
- Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.
- Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.
- Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий.
- Письмом-подтверждением. получения тех или иных документов либо материалов.
- Письмом-просьбой. В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.
- Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.
Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями.
Составление претензионного письма
В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства. В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо. В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав. Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно. При этом необходимо учесть следующие моменты:
- должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.
- Суть претензии должна быть выражена предельно четко.
- Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.
В претензионном письме обязательно должны содержаться:
- реквизиты отправителя (наименование, обратный адрес и телефоны для связи);
- полная информация об адресате;
- описание обстоятельств, при которых произошла конфликтная ситуация;
- ссылка на правовые нормы, которые со своей стороны нарушил контрагент;
- конкретные требования об устранении нарушения с указанием сроков их выполнения;
- последствия, которые могут наступить, если противная сторона уклонится от их исполнения.
Особое внимание нужно обратить на то, как составлено служебное письмо. Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу. Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.
Правила оформления
Особое внимание необходимо обращать на оформление служебных писем. Правда, законом не предусмотрено для этого каких-то строгих норм и правил.
Несмотря на это, при составлении подобных документов необходимо учитывать следующие обязательные моменты:
1. Любое служебное письмо должно быть составлено на бланке. Он разрабатывается заранее специалистами по делопроизводству и утверждается приказом руководителя предприятия.
2. Документ должен содержать определенные реквизиты:
2.1. Информация о получателе и отправителе.
2.2. Исходящий номер и дата данного письма. Это нужно для регистрации.
2.4. Заголовок.
2.5. Сведения о наличии каких-либо приложений с указанием их наименований и номеров.
2.6. Информация о лице, подписавшем данный документ (должность и Ф.И.О.).
3. В письме должен рассматриваться только один вопрос. Наличие нескольких тем затруднит выбор исполнителя.
4. Информацию необходимо излагать предельно кратко, но понятно. Желательно, чтобы текст занимал не более двух страниц.
5. Правильно указывать реквизиты получателя. В случае если речь идет об организации, необходимо придерживаться следующей последовательности:
5.1. Наименование фирмы (в именительном падеже).
5.2. Структурное подразделение (при необходимости).
5.3. Должность адресата (в дательном падеже).
5.4. Его инициалы.
5.5. Почтовый адрес предприятия.
6. В случае если адресатов несколько, то сначала указывается основной, а затем все остальные.
Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда.
Порядок изложения
Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации. Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ. Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения. Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов. В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.
Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:
- Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа. Кроме того, стоит обратить внимание на некоторые моменты, касающиеся рассматриваемой ситуации. Они помогут раскрыть суть вопроса.
- Основная. Эта часть направлена на разъяснение и убеждение. Текст должен быть четким, ясным и лаконичным, а излагаемые факты - проверенными и объективными. При необходимости их можно подтвердить реальными цифрами.
После такого текста обычно следует перечень приложений. Заканчивается документ подписью отправителя. Кроме этого, надо знать, как написать служебное письмо, чтобы не обидеть адресата. Во-первых, обращение к нему желательно начинать с фразы «Уважаемый». Во-вторых, можно использовать в тексте деепричастные обороты типа «внимательно изучив Ваши предложения» или «тщательно проверив Ваши замечания». Подобное соблюдение этикета пойдет только на пользу обеим сторонам.
Порядок действий
Составление служебных писем входит в обязанности делопроизводителей, секретарей или иных сотрудников, на которых возложены эти обязанности. Принимаясь за работу, они должны придерживаться в своих действиях определенной последовательности. Процесс составления такого документа обычно проходит следующие этапы:
- Тщательное изучение обстоятельств данного вопроса. Необходимо полностью владеть ситуацией, чтобы правильно оценить возможные пути ее решения.
- Составление проекта письма. Здесь необходимо учесть все изложенные выше требования.
- Согласование подготовленного текста. Иногда его приходится редактировать с учетом замечаний руководителя. Он может внести какие-то уточнения или разъяснения по теме.
- Утверждение его руководителем.
- Окончательное оформление и подписание документа.
- Регистрация письма.
- Отправка корреспонденции получателю.
Только пройдя все эти этапы, письмо, достигнув адресата, сможет выполнить возложенную на него миссию.
Обязательный регламент
Чтобы оформить служебное письмо, необходимо учесть, что первая его страница обязательно печатается на специальном бланке. Для остальных можно использовать обычные чистые листы формата А4. Здесь нужно помнить, что само текстовое поле имеет свои границы: верхнее и нижнее составляют 2 сантиметра, левое - 3,5 сантиметра, правое - 1 сантиметр. Не стоит нарушать стандартные размеры, чтобы уместить информацию на одном листе. Лучше соблюсти все нормы и просто добавить дополнительную страницу.
Набирать текст надо также по всем правилам:
1. Для печатания следует использовать стандартный шрифт Times New Roman. Другие варианты лучше не применять.
2. Размеры шрифта тоже регламентированы:
- для основного текста - 14;
- расстановка страниц и отметка об исполнении - 12.
3. Размещение реквизитов тоже производится в соответствии с правилами:
- интервал между строками - 1;
- выравнивание текста производится «по ширине»;
- переносы расставляются автоматически;
- расстояние от регистрационного номера до заголовка составляет 2 межстрочных интервала, а от него до основного текста - 3.
Соблюдение этих норм обязательно для правильного оформления писем соответствующего назначения.
Расположение реквизитов
Чтобы правильно составить стандартное деловое письмо, необходимо четко знать, где должны быть расположены его реквизиты и составные части. Ответы на эти вопросы содержит в себе ГОСТ Р 6.30-2003. В нем подробно обрисован формуляр служебного письма. По сути, это образец, в котором совокупность всех реквизитов документа расположена определенным образом. Он нужен для того, чтобы:
- Унифицировать сам процесс оформления служебных (деловых) писем.
- Иметь возможность заранее централизованно заготовить стандартные бланки, уменьшая при этом необходимость выполнять часть работы вручную.
- Облегчить и сократить по времени визуальный поиск информации.
- Расширить возможности обработки писем с помощью вычислительной и иной техники.
Так, для обычного делового письма используется 30 стандартных реквизитов, которые расположены в одиннадцати обязательных зонах:
- эмблемы и герба;
- автора;
- исходных данных;
- заголовка;
- утверждения;
- адресата;
- резолюции;
- текста;
- подписей и приложений;
- согласования и заверения;
- отметок.
Размещение информации в определенных секторах дает возможность специалистам лучше ориентироваться в документе, а обычным пользователям облегчает процесс его составления.
Основные требования
Некоторые руководители ошибочно считают, что деловую переписку можно вести произвольно, не соблюдая никаких норм и правил. Но специалисты, которые несут за это ответственность, должны знать основные требования к служебным письмам:
- Наличие специального (фирменного) бланка.
- Правильное использование и размещение реквизитов.
- Текст должен быть читаемым и хорошо отредактированным. Для изложения сути вопроса предпочтение лучше отдавать простым распространенным предложениям. Изъясняться надо кратко, чтобы каждое слово несло в себе максимум информации.
- В зависимости от вида, документ должен быть оформлен соответствующим образом. В письме также может содержаться несколько аспектов. В этом случае при изложении необходимо постараться их объединить.
- Правильно использовать нормы, установленные для набора текста.
- Стараться, чтобы в содержании письма не было категоричных выражений. Получатель может расценить эти фразы как угрозы. При конструировании предложений лучше воспользоваться вводными словами типа «по-видимому», «как известно», «возможно» и «как следует».
Выполнение этих требований на практике помогает правильно вести документооборот на предприятии.
Сегодня практически все активно пользуются интернетом. Но деловая переписка не перестала быть актуальной и важной. Ее просто перенесли на другие носители. Как правильно составлять и оформлять деловое письмо, расскажет публикация.
Что может содержать деловое послание?
Прежде всего, деловая переписка предоставляет возможность обменяться какими-либо мнениями или предложениями с сотрудниками и партнерами по бизнесу. В письме можно излагать просьбы, претензии и прочие мысли для устранения недопонимания между компаниями. В целом деловая переписка представляет собой разновидность официальной корреспонденции.
Отличия от других писем
Основные различия можно свести к следующему.
- Стилистика изложения.
- Наличие служебной субординации.
- Лексика без сильного выражения эмоций.
- Как правило, письмо занимает не больше одной страницы.
- Шрифт по всему тексту одинаковый (не мелкий и не крупный).
- Обычно составляется на официальном бланке организации.
Виды деловых писем
Письма, на которые нужно дать ответ:
- Запрос.
- Прошение.
- Требование.
- Предложение.
- Обращение.
Письма, на которые ответ давать не нужно:
- Информационное.
- Уведомительное.
- Сопроводительное.
- Гарантийное.
- Предупреждение.
- Напоминание.
Письма коммерческого характера. Они обычно нужны в период действия договора или для заключения соглашения:
- Просьба.
- Ответ на запрос.
- Напоминание.
- Претензия.
- Оферта. Это предложение заключить договор или совершить сделку.
- Предупреждение о необходимости выполнения обязанностей, о прекращении договоренностей и так далее.
Некоммерческие письма:
- Приглашение.
- Информирование о чем-либо.
- Выражение благодарности.
- Рекомендации.
- Просьба.
- Инструкции.
- Сопроводительное письмо.
- Выражение соболезнования.
- Поздравление по какому-либо поводу.
- Гарантийное письмо.
- Подтверждение о получении товара, оказании услуги и так далее.
Классификация деловых писем по структуре:
- Составленное по строгому образцу.
- Написанное в свободной форме.
Виды в зависимости от адресата:
- Обычное. Направляется одному адресату.
- Коллективное. Отправляется одному человеку, но от нескольких лиц.
- Циркуляр. Посылается нескольким адресатам.
По форме письма бывают следующие:
- Отправленные в обычных почтовых конвертах.
- Врученные лично.
- Отосланные в виде факса.
- Направленные по электронной почте.
Как видно, деловое сообщение может быть оформлено по-разному и с различными намерениями. Но стоит отметить, что в некоторых случаях по этическим соображениям его необходимо писать от руки, а не печатать на компьютере. Это касается поздравлений и соболезнований.
Части письма
Правильное деловое письмо всегда поделено на несколько частей. Это вводная, основная и заключительная. Причем они связаны друг с другом логически.
Как правило, вводная часть содержит в себе информацию о тех обстоятельствах, которые привели к написанию письма. Основной текст – это непосредственно само содержание, суть сообщения. В заключительной части подводят итоги, которые могут выражать отказ, согласие, просьбу и так далее.
Принципы написания
Любое деловое сообщение должно быть написано следующим образом.
- Беспристрастно.
- Адресно (то есть предназначено конкретному лицу).
- Аргументировано.
- Достоверно.
- Максимально полно.
- Вся информация в тексте должна быть актуальной на момент написания.
Особенности стилистики
Правила оформления делового письма гласят, что необходимо придерживаться строгой стилистики. Нужно использовать только те средства речи, которые характерны для служебных документов. То есть, уместен будет официально-деловой стиль. Язык должен отличаться следующими чертами.
- Официальностью.
- Точностью подачи информации.
- Объективностью.
- Структурированностью.
- Содержательным, но кратким изложением.
Суть дела следует излагать простыми короткими предложениями, делая упор на глаголы. Не нужно перегружать текст прилагательными, применять малоизвестные и узкоспециализированные термины, которые может не понять адресат. Это вызовет только негатив и отторжение. Лучше постараться объяснить простыми, понятными словами, побольше фактов и конкретики. Наличие малоинформативных и «водянистых» текстов деловой стиль не допускает.
К заключительной части не стоит подводить ненужными и длинными речевыми оборотами. Также не подойдут нелогичные и несогласованные предложения. Поэтому деепричастные и причастные обороты лучше исключить. В каждом абзаце должна быть отражена только одна определенная мысль. После завершения текста лучше несколько раз проверить его на ошибки, прочитав письмо вслух.
Требования к бланку
Согласно правилам делового письма, его лучше оформлять на фирменном бланке компании. К нему выдвигаются следующие основные требования.
- Посередине бланка нужно вставить Герб РФ, если предприятие является государственным.
- Письмо размещать на листе формата А4.
- Слева оставлять поле пустым (хотя бы 3 сантиметра). Это необходимо, потому что через какое-то время материалы будут подшиты к остальным документам.
- Самым оптимальным шрифтом считается стандартный «Таймс Нью Роман», размера 12 и с междустрочным интервалом 1,5-2. Он лучше всего воспринимается при чтении.
- В шапке письма нужно указать название организации, ее фактический и юридический адрес, телефон и электронную почту.
Особенности оформления
Если на оформление делового письма потребовалось несколько страниц, то нумеровать нужно, начиная со второй. Для этого рекомендуется использовать арабские цифры. Точки рядом с номерами ставить не нужно.
Письмо обязательно следует делить на абзацы и при необходимости на подзаголовки. Текст не должен иметь вид сплошного потока, поскольку будет плохо восприниматься. Абзацы покажут, где заканчиваются и начинаются другие мысли.
Важно отметить, что для деловой переписки неприемлемы опечатки, подчистки и какие-либо исправления. Они будут свидетельствовать о неграмотности и несерьезности оппонента.
Используемые реквизиты
В письме, как правило, указывают следующую информацию.
- Полное название компании, а не только аббревиатуру.
- Номер телефона, факса, банковского счета и электронную почту.
- Адресата. Причем название компании стоит употреблять в дательном падеже. Если нужно указать фамилию и должность, то рекомендуется использовать дательный падеж. Если у получателя имеется звание или ученая степень, то это нужно указывать перед именем человека.
Важно заметить, что каждый реквизит следует писать с заглавной буквы и с новой строки.
Обращения в деловом письме
Официальное сообщение всегда должно оформляться в нейтральном тоне. Такой же вид должны иметь и обращения к адресату. Фразы по типу «Добрый день» будут неуместны. Если хочется поприветствовать, то лучше использовать формальное «Здравствуйте». Но самым грамотным вариантом считается обращение по имени-отчеству. Причем неважно, сколько длится знакомство с адресатом. В письме нельзя применять короткую форму имени (например, Петя, Аня и так далее).
Сохранить межличностную дистанцию, проявить уважение к человеку старше по возрасту или выше по должности поможет обращение на «вы». Однако стоит отметить, что в некоторых компаниях, наоборот, принято употребление «ты» при общении даже в письме.
Стоит заметить, что обращение «Уважаемый господин» нельзя использовать без последующего указания имени этого человека. Также нужно избегать сокращений «г-н», «г-жа». Если нужно обратиться к группе лиц, то допускается не указывать имена. Тогда можно коротко написать: «Уважаемые господа!» По правилам после обращения по имени нужно всегда ставить восклицательный знак. Например, подобная фраза в деловом письме будет иметь следующий вид. «Уважаемый Александр Сергеевич!»
В заключительной части можно использовать различные варианты. «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «С надеждой на сотрудничество» и прочее. Здесь обращения должны носить официальный, но дружелюбный тон.
Оформление заключительной части
Правильно закончить письмо тоже очень важно. В заключительной части нужно подвести итог того, о чем говорилось ранее. Однако не стоит растягивать умозаключения на 10 предложений. Следует помнить, что в деловом стиле ценится лаконичность и краткость. Лучше ограничиться простыми фразами. Для примера будет приведено несколько конструкций, уместных в заключительной части деловой переписки. Деловые письма нужно завершать максимально корректно и вежливо.
- Благодарность за помощь или внимание. «Позвольте выразить признательность за…». «Благодарим Вас!»
- Уверение адресата в чем-либо. «Были бы рады сотрудничать с Вами».
- Выражение надежд на будущее. «Надеемся получить от Вас ответ в ближайшее время».
- Просьба о чем-либо. «Будем признательны, если сообщите о результатах».
- Извинения за причиненные неудобства. «Просим прощения за задержку оплаты».
Как попрощаться с адресатом
Несмотря на то что переписка деловая, в деловом письме можно попрощаться по-разному. Для этого следует использовать так называемые закрывающие фразы.
В качестве примера можно привести следующие варианты:
- Искренне Ваш.
- С уважением.
- С наилучшими пожеланиями.
- Желаю успехов в работе.
- Надеемся продолжить сотрудничество.
- Рады были оказать услугу.
Могут быть и другие варианты. Здесь выбор завершающей фразы – это исключительно дело вкуса.
Проставление подписи
В самом низу листа отправитель должен поставить свою подпись. Но чрезвычайно важно сделать это правильно, чтобы документ имел официальный вид.
Нужно указать должность, инициалы, фамилию, а напротив поставить подпись. Дополнительно можно указать контактные данные (личный электронный адрес или телефон). Это продемонстрирует получателю готовность общаться и сотрудничать.
Особенности отказа
Также важно знать, как составить деловое письмо, если нужно дать отказ в чем-либо. Ведь даже завуалированный негатив или отказ не останется незамеченным и повлечет за собой неприятные последствия. После такого нельзя будет рассчитывать на положительное или хотя бы нейтральное к себе отношение. При составлении письма не нужно поддаваться эмоциям. Лучше держать себя в рамках, если даже адресат очень раздражает. Письма-отказы всегда следует перечитывать несколько раз, особое внимание обращая на тон послания.
Сообщение не следует начинать с категорического «нет», в какой бы форме оно не выражалось. В противном случае у адресата создастся впечатление, что он неинтересен и не имеет никакого значения. Сначала лучше изложить ненадуманные убедительные объяснения. Когда причины отказа будут кратко перечислены, можно плавно перейти к констатации факта. При этом, согласно этикету делового письма, рекомендуется использовать формулировки следующего типа.
- К сожалению, у нас нет возможности исполнить вашу просьбу.
- Нам искренне жаль, но мы вынуждены отказаться от вашего предложения.
- Глубоко сожалеем, но мы не можем удовлетворить вашу просьбу по следующим причинам.
В идеале в начале письма стоит вкратце изложить просьбу адресата. Так он поймет, что с его предложением действительно ознакомились, и наверняка это оценит.
Особенности составления электронного письма
Сегодня люди все чаще интересуются, как пишется деловое письмо, если его нужно отправить по электронной почте. Для такой корреспонденции действуют все те же правила, о которых говорилось ранее. Однако у электронных деловых сообщений есть свои особенности.
- Логин должен быть солидным и адекватным. Например, [email protected] – плохой вариант, а [email protected] – хороший.
- Поле «тема» всегда важно заполнять. Оно даст понять, о чем пойдет речь в сообщении. Если письмо предназначено незнакомому лицу, то заголовок должен быть интересным. Но важно не переусердствовать. Темы в духе «Уникальное предложение только сейчас», «Срочно» только вызовут отторжение. Заголовок нужно составить из 3-5 слов, вложив в них суть послания.
- Если переписка ведется с незнакомым человеком, то сначала нужно ему рассказать, как о нем узнали и чем занимается компания. Без такого вступления сообщение могут посчитать спамом и сразу же удалить.
- Важные моменты в тексте лучше выделить полужирным шрифтом. При этом недопустимо использовать разные цвета.
- В электронном деловом письме нельзя применять «капс». Даже в подзаголовках и названии темы не должно быть сплошных заглавных букв. То же касается дублированных знаков препинания.
- Текст лучше разделять на абзацы, оставив между ними пустую строку.
- Чем короче будет сообщение, тем быстрее на него отреагируют.
- Подпись ставить нужно обязательно. Она в электронных письмах обычно состоит из нескольких строк, включает в себя имя и должность отправителя, название компании, телефон и адрес сайта.
- К письму можно приложить текстовые файлы и изображения. Это очень удобно, ведь дополнительные материалы, комментарии, разъяснения и развернутые описания отвлекают от сути. Поэтому их лучше размещать не в тексте письма, а во вложенных файлах.
- Если деловая переписка идет давно и установились теплые доверительные отношения, то в электронном письме допускается использование смайликов. Они помогут немного «оживить» и разрядить общение. Но злоупотреблять ими не стоит, а в бумажных письмах они вообще недопустимы.
Инструкция по написанию письма
Составление делового письма можно разделить на несколько этапов.
1. Сначала нужно указать адресата. Для этого в верхнем правом углу бланка нужно написать инициалы, фамилию и должность получателя. Если адресат – это организация, то следует указать ее юридический адрес.
2. Обращение к получателю. Его следует размещать ниже посередине бланка. Ранее уже говорилось, какие фразы можно использовать. Обычно обращение имеет вид: «Уважаемый Игорь Петрович!»
3. Изложение цели. Ниже с новой строки нужно написать главные мысли, всю суть, упоминая причины обращения. Если речь идет о каких-то проблемах, то стоит предложить варианты ее решения. Если это предложение о сотрудничестве, то нужно объяснить, как оно будет происходить. Если же в письме отражена жалоба, то стоит попросить о принятии конкретных мер. Словом, получатель из текста должен понять, что конкретно от него хотят.
4. Заключительная часть. И, наконец, с новой строки нужно вставить завершающую фразу и подпись.
Благодарственное письмо
Этот образец демонстрирует, какой вид может иметь письмо-благодарность. Однако в данном примере есть один недочет. Вместо строчки «В компанию «Флагман»» можно было вставить приветственную фразу и имена тех, кому письмо предназначалось.
Письмо-запрос
Это образец делового письма-запроса. В нем никаких недочетов нет. Были соблюдены все правила составления официального письма. Из текста становится все понятно, какая проблема возникла и что необходимо сделать для ее решения. Также в сообщении содержатся все контактные данные, приветственное обращение, завершающая фраза и подпись.
Итак, публикация продемонстрировала, как нужно составлять письма, предназначенные для деловых партнеров. Это следует делать правильно и грамотно, чтобы не ударить в грязь лицом. Ведь от этого зависит будущее компании. Также важно вовремя ответить на деловое сообщение. Это допускается сделать в течение трех-семи дней с момента получения письма.
Появились неотложные вопросы к организации, которые следует зафиксировать? В этом случае незаменимым является написание письменного обращения. Однако не все так просто, как кажется. Оформление грамотного делового письма – целая наука. И каждому не помешает поучиться или же вспомнить основные навыки его составления.
Для начала определимся с тем, каким способом вам удобно написать письмо или запрос в организацию. Чаще всего используются онлайн-сообщения с помощью интернет-ресурсов. Если вы пишите письмо этим способом, то вам не обойтись без:- Компьютера (ноутбука);
- Текстового редактора;
- Электронной почты.
Если вы используете ручной способ написания, то вам понадобится также принтер для распечатки.
Первый этап написания письма – это “шапка”. Вверху страницы должны обязательно присутствовать:- Название организации, куда вы обращаетесь;
- ФИО директора организации или ответственного лица;
- Адрес учреждения;
- Дата обращения;
- Город составления обращения.
К желательным пунктам «шапки» можно отнести еще и координаты предприятия – факс, телефон, адрес электронной почты, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПИ. Зависит от темы обращения и самой организации.
Затем нужно представиться. Сотрудники учреждения должны понимать, от кого письмо, и иметь обратную связь с вами. Поэтому важно указать не просто ФИО, но и адрес электронной почты, мобильный телефон, домашний адрес (для корреспонденции по почте). Если же вы представляете интересы какой-либо компании, нужно использовать фирменный бланк с ее координатами. При отправке письма по электронной почте обязательно используйте блок «Тема» для того, чтобы сотрудники могли упорядочить свою документацию.- Рекламные письма;
- Рекомендательные письма;
- Информационные письма;
- Сопроводительные письма;
- Благодарственные письма;
- Поздравительные письма;
- Инструктивные письма;
- Письма-запросы;
- Письма-просьбы;
- Письма-ответы;
- Письма-извещения;
- Письма-приглашения.
В зависимости от того, какой тип обращения вы используете, сформулируйте корректно содержательную часть. Например, если вы составляете положительный отзыв в организацию, следует подробно описать причину своего обращения, что именно вам понравилось и так далее.
Скачайте у нас на портале:
Важный элемент написания письма в организацию – «не лить воду» и писать по существу. Излагайте свои мысли таким образом, чтобы ваше письмо заинтересовало сотрудников компании. Для этого согласно правилам делового этикета используйте специальные «слова-интриганты». Однако с этим не стоит переусердствовать, ведь речь идет о документе, а не о личной переписке. Описывайте ситуацию лаконично, но чтобы она была читаемой. Если разговор идет о соблюдении законодательства – обязательно делайте ссылки на законы РФ. При описании конфликтной ситуации приветствуется предложение ряда мероприятий для эскалации инцидента.Грамотное составление письма в нужную организацию – залог успеха вашего обращения. Изучите внимательно все описанные выше пункты и смело приступайте к работе. Не забывайте, что письмо не должно содержать орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок.
Деловой документ — основное средство осуществления управленческой деятельности, фиксации и передачи информации. С помощью документа осуществляется координация деловой деятельности, а также накапливается информация. В крупной организации обычно составляются инструкции, в которых указывается, кто официально пишет документы, кто кому докладывает и в каких случаях, кто кому передает информацию и т.д. Одним из важнейших способов формализации передачи информации являются стандартные формы (бланки). Преимущество формы в том, что человеку, заполняющему ее, не нужно задумываться, когда, как и какую информацию требуется сообщить в данном случае; это значительно экономит время.
Удельный вес переписки в деловой жизни очень велик.
Правильно составленное отвечает следующим требованиям:
- достоверность и объективность изложения;
- полнота информации;
- краткость изложения (деловое письмо должно занимать не более страницы);
- отсутствие рассуждений и повествовательности;
- нейтральность тона изложения, но при этом доброжелательность, отсутствие грубости и иронии, вычурности, ложной вежливости;
- использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.
Существует несколько видов делового письма. Так, не требуют непременного письменного ответа письма, содержащие предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, письма сопроводительные, гарантийные, информационные, письма с извещением и распоряжением. Ответ следует обязательно написать на письмо с просьбой, обращением, предложением, запросом, требованием.
Этика делового письма
Неуважительность автора делового письма, даже если она завуалирована, всегда ощущается адресатом, что формирует стойкое отрицательное отношение к письму и его автору, несмотря на вроде бы безупречные приемы убедительности сообщения.
Особенно внимательно нужно подходить к письму, в котором содержится отказ. Нельзя начинать такое письмо с констатации отказа. Сначала следует привести убедительные объяснения. Употребляйте такие формулы: «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...»; «К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным...»; «Глубоко сожалеем, но мы не можем удовлетворить Вашу просьбу...» и т.п. Место этой формулы — в последнем абзаце письма. При этом надо помнить правило: «Формулируя отказ, остерегайтесь потерять друга или заказчика».
Приведем примерный план письма-ответа, в котором содержится отказ в просьбе или отклонение предложения:
- повторение просьбы — адресат должен быть уверен, что его письмо внимательно прочитано и точно понята суть его просьбы;
- причины, почему просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято, — рациональная и психологическая подготовка адресата к последующему отказу;
- констатация отказа или отклонения предложения — формула отказа.
Язык делового письма
Академик Д.С. Лихачёв, блестящий знаток русского языка, в памятке для своих молодых коллег «О хорошем языке научной работы» писал: «Хороший язык не замечается читателем. Читатель должен замечать только мысль, но не язык, каким мысль выражена».
Уверенное владение письменной речью возможно при наличии многолетнего навыка. На первых порах целесообразно воспользоваться практическими советами специалистов:
- следует выбирать простые слова, но не обеднять язык;
- больше пользоваться глаголами, чем прилагательными: так текст получится динамичным и в то же время ненапыщенным;
- не начинать издалека, не отклоняться от темы, не описывать множество деталей;
- избегать длинных высказываний: они малоубедительны, поэтому следует быть кратким, использовать минимум придаточных предложений;
- переход от одной фразы к другой должен быть логическим и естественным, «незамечаемым»;
- проверять каждую написанную фразу на слух;
- употреблять минимум местоимений, заставляющих думать, к чему они относятся, какое слово они «заменили» (писать конкретно, а не «об этом», «то», «она/оно/они» и т.д.).
Деловое письмо должно быть грамотным и стилистически выверенным.
Оформление делового письма
Официальное письмо всегда пишется на фирменном бланке организации.
В левом верхнем углу исходящего письма (т.е. отправляемого из организации) указывается исходящий номер, который фиксируется в журнале регистрации документов организации. Обязательно указывается дата написания письма. В правом верхнем углу приводятся наименование организации (в именительном падеже), должность адресата и его фамилия. В левом нижнем углу размещаются должность, фамилия и подпись руководителя, а на 2 см ниже — фамилия исполнителя письма (без инициалов) и номер его телефона.
По существу и зрительно содержание письма состоит из грех блоков: о формула письма — в чем суть просьбы; о обоснование просьбы; о вспомогательная информация.
В ответном письме следует обязательно сделать вежливую ссылку на его последнее письмо. Если данным письмом открывается переписка с зарубежным партнером, нужно представить организацию, охарактеризовать ее цель и задачи в сфере международной деятельности. Эта часть письма предельно краткая, потому что основную информацию об организации должен дать приложенный к письму буклет (ссылка на который обязательна в письме). Такое письмо нужно завершить благодарностью за сотрудничество и/или выражением надежды на таковое в будущем. Проверенная формула — «Искренне Ваш (ваше имя)».
Хорошая письменная речь требует большого запаса слов и умения их соединять, что требует систематического и внимательного чтения художественной и научной литературы. Без постоянной подпитки гуманитарными знаниями полноценный лидер не состоится. Такой вывод делает выдающийся специалист по менеджменту Ли Якокка: «Спустя годы, когда мои дети спрашивали, чему учиться, мой неизменный совет сводился к тому, что им необходимо получить хорошее образование в области гуманитарных наук... Главное — это заложить прочные основы знаний в области литературы, хорошо овладеть устной и письменной речью».