Бизнес писма на английски език. Бизнес кореспонденция на английски език
Електронните съобщения дават възможност за бърз обмен на информация на големи разстояния. По скорост на предаване на идеите това ги приравнява на телефонен разговор. Имейлите обаче се съхраняват на имейл сървъри и се използват като печатни доказателства за нашите думи. Следователно електронната кореспонденция изисква отговорно отношение.
Задачата става по-трудна, ако общувате на нероден английски език с представители на други култури. В статията ще споделя на какво да обърнете внимание в този случай, как да избегнете грешки и да постигнете взаимно разбирателство с чуждестранни колеги и партньори.
Етикет
Независимо с кого общувате и на какъв език, не забравяйте за правилата на имейл етикета.1. Ясно посочете темата на писмото (Subject).
Според проучване на агенция Radicati Group представителите на бизнеса получават до 80 имейла на ден. Как да убедите някого да прочете писмото ви? Създайте заглавие, което напълно отразява съдържанието. Колкото по-ясно е казаното, толкова по-бързо събеседникът ще прочете съобщението.
Не: « идея".
да: „Х да увеличим онлайн продажбите с 15% до края на Q4 2017".
2. Използвайте професионален поздрав и избягвайте фамилиарничене.
Не:„Хей“, „Йо“, „Здравей“.
да: "Скъпи", "Здравей", "Здрасти".
3. Прочетете отново писмото, преди да го изпратите. Грешките и правописните грешки ще се отразят негативно на образа ви в очите на вашия събеседник.
4. Ако въвеждате нов събеседник в кореспонденцията, опишете накратко предисторията на проблема. Не го принуждавайте да скролва надолу и да чете всички публикации по темата. Опишете същността на въпроса, какво сте обсъдили, какво искате да кажете по него.
5. Отговорете на съобщения. Ако нямате време да проведете проучване по темата сега, моля, потвърдете, че имейлът е получен и посочете кога ще можете да адресирате проблема.
6. Не използвайте червено, за да привлечете вниманието към дадена идея. Червеното говори за опасност и предизвиква негативни емоции. Използвайте специални думи и фрази, за да се откроите, а не графики или цвят:
- Бих искал да подчертая→ Бих искал да подчертая.
- Бих искал да обърна внимание→ Бих искал да привлека вниманието ви.
- Моля, обърни внимание→ Моля, обърнете внимание.
- Моля обърнете внимание→ Моля, имайте предвид.
Публика
Английският е универсалният език за комуникация между хора от различни страни. Но това не означава, че стилът на кореспонденция винаги ще бъде един и същ. Нека да разгледаме разликите.Китай, Япония, арабските страни
Когато общувате с колеги и партньори от тези страни, особено в началото на вашето запознанство, използвайте най-учтивите форми. Започвайте всяко писмо с учтив поздрав и форми на етикет, например:- Надяваме се, че този имейл ви намира добре→ Надявам се, че се справяте добре,
- Извинявай, че те притеснявам→ Извинявам се за прекъсването.
- Мога ли да отделя малко от времето ви? →Мога ли да заема минута от вас?
- Ще бъда благодарен, ако можете…→ Ще бъда много благодарен, ако можете...
- Бихте ли били така любезни… →Ще бъдеш ли така мил...
Германия, Великобритания
Намалете модалността на фразите, но не се отказвайте от учтиви форми и форми на етикет:- Ако имате допълнителни въпроси, моля не се колебайте да се свържете с мен.→ Ако имате въпроси, моля свържете се с
- Ще се радвам на вашата помощ по този въпрос.→ Ще се радвам на вашата помощ.
- Очаквам отговор при първа възможност.→ Отговорете възможно най-скоро.
САЩ
Пропуснете формите на етикета, освен ако не общувате с колега или партньор, който ви е по-висш. Изяснете какво се е случило и от какво имате нужда. Колкото по-малко дизайни с бих, можех, можех, толкова по-добре.Африка, Южна Америка
Ако вече познавате колега или партньор от тези страни, попитайте как е той и как е семейството му. Разглеждането на лични проблеми не се възприема като лошо възпитание, напротив, помага за установяването на добри взаимоотношения.Езикови принципи
Нека разгледаме общите принципи за съставяне на имейл.Намалете
В деловата кореспонденция няма място за фигури на речта, сложни конструкции и сложни времена. Основната задача на писмото е да предаде вашето послание без загуба. Следователно всичко, което може да затрудни разбирането, трябва да бъде премахнато.Може би си спомняте Джон, когото срещнахме на конференцията, той беше в смешния си апартамент и говореше на глас. Когато наскоро го попитах как се справя, той каза, че работи по много интересен проект и ме помоли да му помогна.→ Вероятно си спомняте Джон, когото срещнахме на конференцията, той все още носеше смешното си яке и говореше на висок глас. Наскоро го попитах как се справя, а той ми отговори, че работи по много интересен проект и ме помоли да му помогна.
Джон Джонсън сега работи върху нова партньорска програма за своята компания. Той ни предложи да станем негов подизпълнител по проекта. →В момента Джон Джонсън работи върху нова партньорска програма за своята компания. Той ни покани да станем изпълнител на този проект.
Избягвайте жаргона
Избягвайте жаргона, дори ако общувате с колеги, които разбират проблема. Вашата кореспонденция може да бъде препратена на хора, които не са запознати с темата.Обърнете внимание на титлата, името и пола на събеседника
На руски всичко е просто: Иванова е жена, Иванов е мъж. На английски не всичко е толкова просто. Например Джоди Джонсън, той мъж ли е или жена? Фамилията не ни говори нищо. Освен това и мъжете, и жените носят името Джоди:Ако не сте сигурни кой е вашият събеседник, консултирайте се с колегите си и намерете акаунта му в социалните мрежи. Обаждането на г-н Джонсън г-жа Джонсън ще ви постави в неудобно положение.
Избягвайте шеги и лични коментари
Не е необходим строго официален стил, но е важно да звучи професионално.Премахнете предлозите, където е възможно
Големият брой предлози затруднява разбирането и създава ефект на „вода“ в текста. Например, вместо Срещата на 1 декември за маркетинговата стратегия→ „Среща на първи декември на тема маркетингова стратегия“, напишете Срещата за маркетингова стратегия на 1 декември→ „Среща за маркетингова стратегия на 1 декември.“Вместо фразови глаголи идва с- измислете и разбирам- разберете, използвайте техните безпредложни синоними генерирамИ определи.
Избягвайте удивителните знаци
Предаването на емоции чрез имейл е трудно. Възклицанието в текст се възприема като повишаване на тона.Ако съобщението има много удивителни знаци, те се обезценяват. Събеседникът вече няма да ги възприема като призив за внимание.
Ограничете се до пет изречения
Според Гай Кавазаки, ако едно съобщение се състои от по-малко от 5 изречения, звучи грубо, ако е повече, е загуба на време.Използвайте кратки думи, изречения и абзаци
Този принцип е особено подходящ за тези, които работят с поща от телефон или таблет: трябва бързо да прочетете писмото, да разберете и да отговорите, размерът на екрана налага ограничения. Колкото по-кратък е текстът в съобщението, толкова по-бързо ще бъде прочетено.Избягвайте страдателния залог
Не: Информацията ми беше изпратена от Питър→ Информацията ми беше изпратена от Питър.Да: Питър ми изпрати тази информация→ Питър ми изпрати тази информация.
Използвайте списъци
Ако се интересувате от мнението на колега по даден въпрос и му предложите избор от алтернативи, избройте ги под формата на номериран списък. В противен случай рискувате да получите едносричен отговор. да. Събеседникът иска бързо да отговори на съобщението. За него е по-удобно да каже да, не или да посочи номера на опцията, която харесва. В други ситуации списъците осигуряват структура и подпомагат разбирането.Поставете краен срок
Ако имате нужда от обратна връзка до конкретна дата, моля, посочете я в имейла. Това ще дисциплинира събеседника и той няма да забави отговора си.Структура на писмото
Имейлът се състои от пет семантични части:- Поздравления.
- Съобщение.
- Затваряне.
- Раздяла.
- Подпис.
Поздравления
Използвайте думи Скъпи, Здравейте, Поздрави(ако все още не познавате човека, с когото говорите) и здрасти(по-близо до неформалното).Съобщение
Това е най-информативната част. В него съобщаваме информация, даваме подробности, спорим, предлагаме идеи и т.н. Нека да разгледаме полезни фрази за различни видове съобщения.Как да отворите съобщение
Използвайте неутрални фрази за ежедневна комуникация с колеги и официални фрази за съобщения до шефове, клиенти и партньори.Формално | Полу-формален | Неутрален |
---|---|---|
пиша на... пиша на... |
Само една бърза бележка, за да ви кажа, че... Кратка бележка... |
Благодаря ви за имейла... Благодаря Ви за писмото… |
В съответствие с вашето искане… Според вашето искане... |
Това е да... Това писмо е до... |
Благодарим ви за имейла относно... Благодаря ви за писмото относно... |
Ние се позоваваме на нашата поща относно... Позовавайки се на нашето писмо относно... |
Исках да ви уведомя, че / да ви разкажа за / да ви попитам дали... Исках да ви информирам, че.../да ви разкажа за.../да ви попитам... |
В отговор на вашата поща... В отговор на вашето писмо… |
Пиша във връзка с... Пиша за... |
Позовавайки се на вашия имейл от... Позовавайки се на вашето писмо от... |
|
Благодарим ви за имейла ви от (дата) относно... Благодарим ви за писмото от (дата)... |
||
Във връзка с нашия телефонен разговор в петък, бих искал да ви уведомя, че... Във връзка с нашия телефонен разговор в петък, искам да ви информирам, че... |
||
Пиша, за да попитам за... /във връзка с.../за да Ви уведомя, че.../за да потвърдя... Пиша, за да попитам/Пиша във връзка с/Пиша, за да докладвам.../Пиша, за да потвърдя... |
Как да изясним крайния срок
Въведете часа и часовата зона. Без това крайният срок се размива и се възприема като желание:Моля, изпратете своя доклад (отговор) на 10 март EOB CET→ Моля, изпратете вашия доклад/отговор до 10 март до края на работното време CET.
Как да питате и давате подробности
Даваме подробности:Моля подробности:
Как да съобщите за проблем
1. За представяне на проблем глаголът to flag често се използва в значението „да посочи, подчертае“:Сигнализиране за проблема на...→ Посочвам ви проблема с...
С това писмо искам да ви маркирам един проблем...→ С писмото си искам да ви посоча един проблем...
2. За изясняване или получаване на коментари използвайте фрази от моя/наша/ваша странаили от моя/наша/ваша страна- „от моя/наша/ваша страна.”
3. Често съществително се използва в контекста на обсъждане на проблеми заобиколно решение- изход от ситуацията, заобиколно решение.
Как да копирате колегите си
1. За да поискате да бъдете копирани, използвайте фразата CC me, Където Ccдейства като глагол „да копирам“, т.е. да поставя в ред Cc. От словото Ccобразува се причастие получено копие- обърнете внимание на правописа. фраза Получих копиесе превежда като „Направиха ми копие“.2. За да посочите на събеседника си, че добавяте някого към дискусията, пишете Добавяне на (име) към нишката- Добавям (име) към разговора.
3. Използвайте знака @, ако дискусията е с няколко колеги, но трябва да се обърнете към един от тях: @Steve, вярвам, че следващата стъпка е твоя, нали?- @Steve, мисля, че следващата стъпка е твоя, нали?
Как да се извиня
Формално | Неутрален |
---|---|
Със съжаление ви съобщаваме, че... За съжаление се налага да Ви информираме за... |
За жалост… За жалост… |
Съжалявам да ви съобщя, че... Трудно ми е да ти кажа, но... |
Опасявам се че... Страхувам се, че… |
Моля, приемете нашите извинения за... Моля, приемете нашите извинения за... |
Бих се радвал/с удоволствие/щастлив да... Ще се радвам/ще се радвам... |
Искрено съжалявам, че... Искрено съжалявам, че... | Съжалявам, но не мога да дойда утре. Съжалявам, но няма да мога да дойда утре. |
Бих искал да се извиня за причиненото неудобство. Извинявам се за причиненото неудобство. |
Благодаря за разбирането. Благодаря за разбирането. |
Извиняваме се за... Извиняваме се за... |
|
(Изключително) съжалявам, че/за... Извинявам се за факта, че... |
Как да поискате и предложите помощ
Предлагаме съдействие:Формално | Неутрален |
---|---|
Ако желаете, ще се радвам да... Ако желаете, ще се радвам... |
Ако имате въпроси, моля не се колебайте да се свържете с мен. Ако имате въпроси, не се колебайте да ми пишете. |
Готови сме да организираме друга среща с... Бихме искали да си уговорим още една среща с... |
Били желал аз да…? Може ли да)...? |
Ако имате нужда от допълнителна информация/съдействие, моля не се колебайте да се свържете с мен. Ако имате нужда от допълнителна информация/помощ, моля, свържете се. |
Какво ще кажеш да дойда и да ти помогна? Може би мога да дойда и да помогна? |
Ако искате да продължите този разговор, моля не се колебайте да се обадите (свържете се) с мен. Ако искате да продължим нашия разговор, моля не се колебайте да се свържете с мен. |
|
Моля, уведомете ме, ако мога да бъда полезна допълнително. Моля, уведомете ме, ако имате нужда от допълнителна помощ. |
|
Кажете ми дали искате да... Уведомете ме, ако имате нужда от помощта ми... |
Преговори
Често електронната кореспонденция има характер на пълноценни бизнес преговори. За да ги форматирате, използвайте следните фрази.Ние изразяваме нашето задоволство:
Ние предлагаме:
Ние сме съгласни:
- Съгласен съм с вас по този въпрос.→ Съгласен съм с вас по този въпрос.
- Имаш силна страна там.→ Вие сте точно тук.
- Мисля, че и двамата можем да се съгласим, че…→ Мисля, че и двамата сме съгласни, че...
- Не виждам никакъв проблем в това.→ Не виждам проблем в това.
Каним:
Изразяваме нашето недоволство:
Как да прикачите допълнителни материали към писмо
Ако прикачите документ към писмо, насочете вниманието на събеседника към това, като използвате следните фрази:- Моля, вижте приложен →Приложено към това писмо.
- Можете да намерите в прикачения файл… →Можете да намерите в приложението...
- Прилагам…→ Кандидатствам...
- Препращам ви...→ Изпращам ви...
- Имаме удоволствието да приложим…→ Радваме се да Ви изпратим...
- Приложено ще намерите...→ В прикачения файл ще намерите...
Затваряне
Преди да се сбогувате с другия човек, благодарете му за отделеното време, изразете желанието си да помогнете и/или дайте разяснения и подробности.Формално | Неутрален |
---|---|
Очаквам отговора ти с нетърпение. Чакам вашия отговор |
Очаквам с нетърпение да те чуя. Чакам вашия отговор |
Очаквам с нетърпение вашия отговор. Чакам вашия отговор |
Надявам се да те чуя скоро. Надявам се да се чуем скоро. |
Не се колебайте да се свържете с мен, ако имате нужда от помощ. Моля, свържете се с нас, ако имате нужда от помощ. |
Уведомете ме, ако имате нужда от нещо друго. Уведомете ме, ако имате нужда от нещо друго. |
Ако имате въпроси, моля не се колебайте да ме уведомите. Ако имате въпроси, моля свържете се с нас. |
Приятен ден/уикенд. Приятен ден/седмица. |
Благодаря ви за любезното съдействие. Благодаря ви много за вашата помощ. |
Благодаря ти за помощта. Благодаря за помощта. |
Благодаря ви предварително! Благодаря ви предварително. |
Благодаря за вашия имейл, беше чудесно/страхотно да ви чуя. Благодаря ви за писмото, много се зарадвах да ви чуя. |
Извинете за причиненото неудобство! Извинявам се за неудобството! |
Как да разбираме съкращенията
Обърнете внимание на съкращенията, които чуждестранните събеседници използват в имейл кореспонденцията, независимо от стила:- EOB (край на работния ден) → край на работния ден.
- SOB (начало на работния ден) → началото на работния ден.
- EOQ (края на тримесечието) → до края на тримесечието.
- TBD (ще бъде определено) или TBA (ще бъде обявено), използваме го, когато информацията за времето или датата все още не е известна.
- PTO (платен отпуск) → ваканция.
- OOO (Извън офиса) → извън офиса, не на работа. Фразата се използва в автоматичните отговори.
- FUP (последване) → следване, поемане на контрол.
- POC (point of contact) → лице за контакт.
- FYI (за ваша информация) → за ваша информация.
- AAMOF (As A Matter Of Fact) → по същество.
- AFAIK (Доколкото знам) → доколкото знам.
- BTW (между другото) → между другото.
- CU (да се видим) → ще се видим
- F2F (лице в лице) → сам.
- IMHO (по мое скромно (честно) мнение) → по мое скромно мнение.
Раздяла
За да се сбогувате, използвайте следните фрази: най-добри пожелания, поздрави, мили поздрави, най-добри пожелания, топли пожелания, искрено ваши(официално).Подпис
Моля, посочете вашето име и фамилия, длъжност и телефон за връзка. Това ще даде възможност на другото лице да се свърже директно с вас и да разбере необходимите подробности.Шаблони
Ако не говорите добре английски или често пишете един и същи тип букви, удобно е да имате под ръка няколко готови шаблона. Нека изброим някои от тях.Съобщение за промоция
Тема: Име, фамилия- Нова позиция
Имам удоволствието да обявя промоцията на от да се . е бил с за и е работил в . Той/тя ще получи тези нови отговорности .
присъстваха
и дойде на себе си
след дипломирането
По време на нейния/неговия мандат тук,
е внедрил протоколи, които са подобрили ефективността в
и често е признаван за изключителни постижения.
Моля, присъединете се към мен в поздравленията за нейното/неговото повишение и приветствайки я/го в новия отдел/позиция.
Сърдечни поздрави,
Име
Заглавие
Предмет: Име, фамилия- нова позиция
Имам удоволствието да обявя напредъка (Име, фамилия)от офиса (Име)на позиция (Име). (Име)работи във фирма (Име на фирмата) (брой години)години в катедрата (име на отдел).
(Име)учих в (име на университет)и дойде на себе си (Име на компанията)след завършването му.
По време на работата си тук, (Име)стартира протоколи, които повишават ефективността в (име на отдел)и често е признаван за постиженията си.
Нека да поздравим заедно (Име)с нова позиция и го/я приветствайте в новия отдел (име на отдела).
На Ваше разположение,
Име
Длъжност
Поздравления за новата позиция
Тема: Поздравления за повишението ви
скъпи
,
Поздравления за повишението ви в
. Чух за вашето заслужено повишение чрез LinkedIn. Вършили сте добра работа там в продължение на много години и заслужавате признанието и отговорността на позицията.
С най-добри пожелания за продължаващ успех в кариерата.
На Ваше разположение,
Име
Заглавие
Тема: Поздравления за новата позиция
(Име), поздравления за повишението ви в длъжност/отдел (име на длъжност/отдел). Научих за вашето заслужено повишение чрез LinkedIn. Работихте добре на предишната си работа в продължение на много години и заслужавате признанието и отговорността на новата си позиция.
На Ваше разположение,
Име
Длъжност
Наемане (за кандидати)
Тема: Добре дошли!
скъпи
,
С удоволствие чух, че сте приели позицията в нашата фирма и че ще се присъедините към нас на 7 септември. Добре дошли на борда!
Ще работите в тясно сътрудничество с мен през първите две седмици, докато не опознаете рутината тук.
Очаквам с нетърпение да чуя вашите идеи. Не се колебайте да ми се обадите, да ми изпратите съобщение или имейл, ако имате въпроси преди първия си ден.
Най-добри пожелания,
Име
Заглавие
Тема: Добре дошли!
(Име), радвам се, че прие поканата за позиция в нашата компания и ще се присъедините към нас на 7 септември. Добре дошли!
Ще работим в тясно сътрудничество през първите две седмици, докато се запознаете с нашите процедури.
Очаквам вашите идеи. Обадете се, изпратете съобщение или имейл, ако имате въпроси преди първия си ден.
На Ваше разположение,
Име
Длъжност
Наемане (за колеги)
Уважаеми служители:
се присъединява към нашия екип на 1 май.
ще работи като a
в
отдел.
Така че, ако видите ново лице на 1 май, нека знайте, че сте развълнувани от присъединяването му/тя към нашия екип.
е работил при други двама компании през последните десет години, така че той/тя носи богатство от знания за .
Бакалавърската степен е от където той/тя е специализирал .
има страст към .
Оценявам, че се присъединихте към мен в осигуряването на топло посрещане за .
с вълнение,
Име на ръководителя на отдела/шефа
Скъпи колеги,
(Име, фамилия)ще се присъедини към нашия екип на 1 май. (Име)ще работи като (длъжност) V (име на отдел).
Така че, ако видите ново лице на 1 май, уведомете го (Име)че се радваш, че го/я имаш в екипа си.
(Име)работил в други две (име на фирми)компании за последните десет години, така че той/тя ще ни донесе богатство от знания за (име на района).
(Име)има бакалавърска степен (име на дисциплина) (име на университет).
(Име)увлича се (Име).
Присъединете се към топлите ми поздрави (Име).
с вълнение,
Име на ръководителя на отдела/ръководителя.
Напускане на компанията
Скъпи колеги
Бих искал да ви уведомя, че напускам позицията си в
На
.
Наслаждавах се на мандата си и оценявам възможността да работя с вас. Благодаря ви за подкрепата и насърчението, което ми предоставихте през времето ми в
.
Въпреки че ще ми липсвате Вие, клиентите и компанията, очаквам с нетърпение да започна нова фаза от моята кариера.
Дръж ме в течение, моля. Мога да се свържа с мен на моя личен имейл адрес
или мобилния ми телефон
. Можете също да се свържете с мен в LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Благодаря отново. За мен беше удоволствие да работя с вас.
С Най-Добри Пожелания,
Вашият
Скъпи колеги,
Бих искал да ви информирам, че напускам поста си във фирмата. (име на фирма) (дата).
Радвах се да работя (Име на компанията), и аз оценявам предоставената възможност
Работя с вас. Благодаря ви за подкрепата и вдъхновението, които ми дадохте по време
работата ми в (Име на компанията).
Но въпреки че вие, клиентите и компанията ще ми липсвате, искам да започна
нов етап в моята кариера.
Моля, поддържайте връзка. Можете да се свържете с мен на личен имейл (адрес
Електронна поща)или телефон (номер). Можете също да ме намерите в LinkedIn: (адрес на страница).
Благодаря отново. Радвах се да работя с вас.
На Ваше разположение,
Вашият (Име)
рожден ден
Ако трябва да поздравите колега за рождения му ден, полезно е да имате под ръка няколко основни фрази:
- Нека всичките ти желания се сбъднат → Нека всичките ти мечти се сбъднат.
- Желая ти честит рожден ден → Желая ти честит рожден ден.
- Честит Рожден ден! Насладете се на прекрасен ден → Честит рожден ден! Насладете се на прекрасния ден.
- Искам да ти пожелая всичко най-добро! Надявам се да е толкова фантастично, колкото и ти, защото заслужаваш най-доброто → Искам да ти пожелая всичко най-добро! Надявам се този ден да е толкова прекрасен, колкото и ти, защото заслужаваш най-доброто.
- Приятен ден! Пожелавам ви много хубави подаръци и много забавления! → Прекрасен ден! Желая ти много приятни подаръци и много забавления!
Пренасрочване или отмяна на среща/обаждане
Здравейте всички,
Поради
, времето на
е променен от
при
в
да се
при
в
.
Ако имате някакви въпроси, моля не се колебайте да се свържете с мен.
С Най-Добри Пожелания,
Име
Здравейте всички!
Защото (име на проблема)време (заглавие на събитието)промени: от (Време за среща) V (място на срещата)На (Време за среща) V (място на срещата).
Ако имате въпроси, моля свържете се с нас.
На Ваше разположение,
Име
Скъпи колеги
Поради някои неизбежни обстоятелства трябва да пренасроча срещата ни за
при
. Надявам се, че вие/всички се чувствате комфортно с този нов график. Ако вие/някой от вас има проблем с тази нова програма, моля, уведомете ме при първа възможност.
Извинете за причиненото неудобство!
Поздрави,
Име
Заглавие
Скъпи колеги!
Поради неизбежни обстоятелства съм принуден да отложа срещата ни за (Време за среща) V (местоположение). Надявам се новият график да ви устройва/всички. Ако новата програма не е подходяща за вас/някого, моля, уведомете ме възможно най-скоро.
Извинявам се за неудобството!
На Ваше разположение,
Име
Длъжност
Подробни съвети относно принципите за конструиране на стандартни писма и други шаблони са достъпни на https://www.thebalance.com.
Работа с езика
Електронната комуникация не се ограничава до използването на стандартни фрази и шаблони. Съобщенията описват уникален проблем или ситуация. Ако не говорите добре езика, как можете да сте сигурни, че писмото е написано правилно и в бизнес стил?Използвайте тълковни речници
Двуезичните речници ще ви помогнат, ако не знаете превода на дадена дума. Но те са малко полезни, когато става въпрос за стил. Използвайте английски обяснителни речници: те посочват стила (официален и неофициален) и описват ситуациите, в които се използва думата.Речници от професионални издателства за преподаване на английски са достъпни онлайн: https://en.oxforddictionaries.com, http://dictionary.cambridge.org, http://www.ldoceonline.com, http://www.macmillandictionary.com . Съкратената версия се предоставя безплатно, пълната версия трябва да бъде закупена, но за целите на бизнес кореспонденцията съкратената версия е напълно достатъчна.
Структура на речникова статия:
- Част от реч,
- транскрипция с възможност за слушане на произношението,
- определение,
- примери за използване,
- синоними,
- често използвани словосъчетания и фразеологични единици.
Обърнете внимание на бележката формално/неутрално/неформално(официален, неутрален, неофициален), използвайте официални или неутрални думи в стил. Ако избраната дума е маркирана като неофициална, проверете секцията за синоними.
Не пренебрегвайте примерите, те ви помагат да поставите избраната от вас дума или фраза правилно в изречение.
Използвайте речници на активатора
Тези речници не са изградени на принципа на азбука на думите, както традиционните речници, а на принципа на азбука на понятията. Например, искате да предадете понятието „красиво“. Намерете концепцията красива в речника на активатора. Под него има списък със синоними на думата красива с дефиниции, примери и обяснения за разликата между тях. Всички възможни варианти за изразяване на идеята „красиво“ са събрани на едно място и не е необходимо да търсите всяка дума поотделно.Днес речникът-активатор се публикува под марката Longman: Longman Language Activator.
Проверете съвместимостта на думите с помощта на Google търсене
Ако думите са комбинирани в руска фраза, съвместният им превод на английски не винаги е правилен. Въведете фрази на английски в търсачката и проверете дали думите се появяват наблизо.Проверете граматиката на вашия текст
Ако не владеете езика, използвайте специални услуги за проверка на граматиката и пунктуацията, например Grammarly.Заключение
Ако водите електронна кореспонденция с чуждестранни колеги, партньори и клиенти, но не говорите много добре английски, използвайте списъка за проверка:- Определете вашата аудитория. Съобразете се с неговата специфика, когато съставяте съобщението си.
- Проверете дали съществуващ шаблон може да бъде адаптиран, за да отговаря на вашите цели. Може би искате да пожелаете на колега честит рожден ден? Използвайте шаблон.
- Направете план за писане. Разчитайте на стандартна структура на имейла. Уверете се, че не сте пропуснали нищо.
- Изберете общи фрази, които ще използвате. Когато избирате стила на фразите, фокусирайте се върху аудиторията.
- Попълнете изградената структура със свои думи и изречения.
- Проверете цялото съобщение за правилен език, като използвате услуги, речници и търсене в Google. Взехте ли предвид стила на избраните думи? Вървят ли заедно?
- Уверете се, че не нарушавате указанията за съставяне на имейл. Възможно ли е да се съкрати, без да се загуби смисълът му? Съдържа ли жаргон?
- Прочетете отново съобщението. Уверете се, че се спазва имейл етикетът. Предметът на писмото ясно ли е посочен? Коригирани ли са всички правописни грешки?
- Щракнете върху Изпрати!
- Целият текст е разделен на абзаци без използване на червена линия.
- В горния ляв ъгъл на писмото посочете трите имена на подателя или името на фирмата с адрес.
- След това посочете името на адресата и името на фирмата, до която е предназначено писмото, както и нейния адрес (на нов ред).
- Датата на заминаване се посочва три реда под или в горния десен ъгъл на писмото.
- Основният текст трябва да бъде разположен в централната част на писмото.
- Основната идея на писмото може да започне с причината за молбата: „Пиша ви на...“
- Обикновено писмото завършва с израз на благодарност („Благодаря ви за бързата помощ...“) и поздрав „С уважение“, ако авторът знае името на адресата и „С уважение“, ако не.
- Четири реда под пълното име и длъжност на автора.
- Между поздрава и името се поставя авторски подпис.
Примерно бизнес писмо на английски:
Г-н Николай Рошин
Фирма ABC
Офис 2002, Вход 1Б
Тверская улица
Москва
РУСИЯ 20 юни 2004 г
Пиша ви във връзка с вашето запитване. Моля, вижте приложения нашия информационен пакет, който съдържа нашите брошури и общи подробности за нашите училища и летни центрове.
В Англия имаме две училища, Брайтън и Бат, и двете красиви места, които съм сигурен, че вие и вашите ученици ще харесате. Нашите училища са разположени в атрактивни помещения на удобни централни позиции. Брайтън е чист и безопасен град с красив залив и природа наблизо. Бат е един от най-известните исторически градове в Англия, известен със своята георгианска архитектура и римски бани.
Настаняването се предоставя в приемни семейства, избрани заради възможността да осигурят удобни домове, приятелско посрещане и подходяща среда, в която студентите могат да практикуват английски и да се наслаждават на престоя си. Имаме организатори на дейности на пълен работен ден, отговарящи за спортни, културни дейности и седмични екскурзии.
Моля, попълнете и изпратете приложения регистрационен формуляр, за да получите повече брошури и други рекламни материали.
Очаквам с нетърпение да чуя от вас и по-късно се надявам да приветствам вашите ученици в нашите училища и летни центрове.
Искрено Ваш,
Очакваме с нетърпение да ви посрещнем като наш клиент.
Искрено Ваш,
Рекламационно писмо
Писмото трябва да съдържа цялата необходима информация относно тази услуга или продукт. Напишете пълното име и описание на продукта, дата на покупка или услуга и др. Вашата цел е да обясните всички подробности, но да не претоварвате писмото с ненужни подробности. Освен това трябва да посочите вашите желания, условия и срокове за отстраняване на проблемите.
Към кого да адресирам това писмо?
При закупуване на продукт или сключване на договор за предоставяне на услуги, вие получавате адрес за връзка или телефон на човек, който може да реши всички възникнали затруднения. Обикновено в малките компании тези въпроси се решават от собственика на компанията. В организациите от средно ниво - неговият заместник или висше ръководство. Големите компании обикновено имат отдел за обслужване на клиенти, който се занимава с подобни проблеми.
Кои са основните части на писмото?
1. Въведение
Име на лице за контакт
Пълното име на получателя (ако е известно)
Заглавие, ако е налично
Име на фирмата
Име на компанията
Отдел за жалби на потребители
Отдел "Обслужване на клиенти
Адрес на улица
Град, щат, пощенски код
Адрес на компанията
Уважаеми (лице за контакт):
Обжалване
2. Въведение, съдържащо информация за закупения продукт или услуга.
На (1 юли) аз (купих, взех под наем, наех или ремонтирах) a (име на продукта, със сериен номер или номер на модел или извършена услуга) на (местоположение и други важни подробности за транзакцията).
На 1 юли аз (закупен, лизинг, нает, ремонтиран) (пълно име на продукта със сериен номер или вид услуга) на адрес ... (друга важна информация за сделката е посочена по-долу)
Пиша, за да насоча вниманието ви към проблем в раздела за обслужване на клиенти.
Пиша, за да привлека вниманието ви към проблем в нашия отдел за обслужване на клиенти.
Искам да се оплача възможно най-категорично относно отношението, което получих от член на вашия персонал
Бих искал да изразя оплакванията си от отношението към вашия служител.
Пиша, за да изразя силното си недоволство от стоките, които получих тази сутрин.
Пиша, за да изразя недоволството си от продуктите, които получих тази сутрин.
Пиша, за да се оплача от качеството на продукта, който закупих онлайн от вашия уебсайт.
Пиша, за да изразя недоволството си от качеството на продуктите, които поръчах от вашия сайт.
Пиша във връзка с негативното отношение на ваш служител.
Пиша поради негативното отношение на член на вашата компания.
3. Описаниевъзникващипроблеми
За съжаление вашият продукт (или услуга) не се е представил добре (или услугата е била неадекватна), защото (посочете проблема). Разочарован съм, защото (обяснете проблема: например продуктът не работи правилно, услугата не е извършена правилно, таксувана ми е грешна сума, нещо не е разкрито ясно или е представено погрешно и т.н.).
За съжаление, вашият продукт (услуга) не отговаря на необходимите изисквания, защото (проблемът е посочен). Разочарован съм, защото (ситуацията е обяснена: например устройството не работи добре, то е с лошо качество, представена ми е грешна сума за плащане, нещо не е обяснено)
Оборудването, което поръчах, все още не е доставено, въпреки телефонното ми обаждане до вас миналата седмица, за да ви кажа, че е необходимо спешно.
Оборудването, което поръчах, все още не е пристигнало, въпреки че ви се обадих миналата седмица и ви казах, че е необходимо незабавно.
За да разрешите проблема, ще ви бъда благодарен, ако можете (посочете конкретното действие, което искате – връщане на парите, таксуване на кредитна карта, ремонт, замяна и т.н.). Приложени са копия от моите записи (включително копия на разписки, гаранции, гаранции, анулирани чекове, договори, номера на модели и серийни номера и всякакви други документи).
За да разрешите проблема, ще бъда благодарен за опцията, ако (посочете вашите изисквания: върнахте парите, кредит, извършихте ремонт, извършихте замяна и т.н.) Приложени са копия на документи (прикачете копия на касовата бележка, гаранционна карта , анулирани чекове, договори и друга документация.)
Очаквам с нетърпение вашия отговор и разрешаването на моя проблем и ще изчакам (задайте срок), преди да потърся помощ от агенция за защита на потребителите или Better Business Bureau. Моля, свържете се с мен на посочения по-горе адрес или по телефона на (домашен и/или служебен номер с код на населеното място).
Очаквам вашия отговор с решение на моя проблем и ще изчакам (посочен краен срок), преди да се свържа с организация за защита на потребителите за помощ. Свържете се с мен на следния адрес или телефон (посочен адрес и телефон)
Моля, спешно се заемете с този въпрос. Очаквам отговор от вас най-късно утре сутринта.
Моля, разрешите този проблем незабавно. Очаквам вашия отговор не по-късно от утре сутринта.
Настоявам за пълно възстановяване на сумата, в противен случай ще бъда принуден да продължа въпроса.
Настоявам за пълно възстановяване, в противен случай ще бъда принуден...
Освен ако не получа стоките до края на тази седмица, няма да имам друг избор освен да анулирам поръчката си.
Ако не получа този артикул до края на седмицата, няма да имам друг избор освен да анулирам поръчката.
Надявам се, че ще се справите с този въпрос незабавно, тъй като ми причинява значително неудобство.
Надявам се, че ще се заемете с този въпрос незабавно, тъй като ми причинява сериозно неудобство.
4. Крайписма
Искрено Ваш/С уважение
Твоето име
Извинително писмо
Извинително писмо се изпраща в отговор на оплакване. Трябва да започнете, като изразите съжаление и лична загриженост за настоящата ситуация. Необходимо е да се обясни какви стъпки ще/са били предприети за коригиране на проблема и избягване на повторната му поява в бъдеще. По-долу ще намерите някои фрази, използвани при писане на извинително писмо
1. Изразяване на благодарност за докладването на настоящата ситуация
Благодарим ви, че насочихте вниманието ни към въпроса/проблема/проблема.
Благодарим ви, че ни уведомихте за този въпрос/проблем.
Оценявам, че ме посъветвахте за този инцидент...
Вашето съобщение е много важно за мен.
2. Изразяванесъжалявам.
Много съжаляваме да чуем, че...
Трудно ни е да чуем за това...
Много съжалявам за тази ситуация…
Много съжалявам за тази ситуация.
3. Извинение
Извиняваме се за...
Извиняваме се за...
Моля, приемете нашите извинения за...
Приемете нашите извинения…
4. Обяснениедействиякомпании
Моля, бъдете сигурни, че ще…
Бъдете сигурни, че ние...
Имате уверението ми, че...
Гарантирам ви...
За да компенсирате причиненото неудобство...
Като компенсация за причиненото неудобство...
Правим всичко възможно, за да разрешим проблема
Ние правим всичко възможно, за да разрешим проблемите
Мога да ви уверя, че това няма да се повтори
Обещавам, че това няма да се повтори в бъдеще
Опитвам се да оправя/реша проблема по спешност.
Опитвам се да разбера това/разреша този проблем незабавно
Моля, върнете дефектните стоки и ние ще ви възстановим парите/да ги поправим/заменим
Моля, върнете дефектния продукт и ние ще Ви възстановим разходите/поправката/обмяната му.
5. Напомняне за голямото значение на съвместното сътрудничество
Ние ценим високо вашите обичаи
Сътрудничеството с вас е много важно за нас.
Вашето удовлетворение е наш приоритет
Писмо с искане
Ако пишете на шефа- бъдете изключително учтиви, особено ако не сте сигурни, че той(ите) знае името ви. Не използвайте обозначените по-долу конструкции със значение на строгост или спешна молба. Неутрален и универсален вариант би бил:
Ще бъда благодарен, ако...
Молбата, стилистично извисена и най-учтива, се състои и от следните изрази:
Ако не ви е трудно дайте...
Бихте ли ми дали/да ми дадете..., моля?
Ако нямате нищо против, моля, дайте...
Мога ли/мога ли да ви обезпокоя за нещо/да ми дадете/подадете..., моля?
Направи ми услуга, моля те, дай ми...
Бихте ли ми направили услуга и ми дали/да ми дадете..., моля?
Не отказвайте тази доброта, моля, дайте...
Бихте ли ми дали...?
Бихте ли били така добри да зарадвате...
Бихте ли ми дали..., моля?
Не го смятайте за проблем, моля, дайте...
Бихте ли ми дали/да ми дадете,.., моля?
Ако пишете колегаи той/тя не ви е приятел, изберете неутрален стил – между официален и неформален.
Можеш ли..?
Удобни форми с глагола „искам“ в този случай:
Искам (бих искала) да попитам...
Бих искал (да ви помоля) да...
Бих искал (бих искал) да ви попитам...
Мога ли да ви помоля да...?
Искам да ви помоля да ми купите тази книга.
Мога ли да ви помоля да купите тази книга за мен?
Бих искал да ви помоля да отидете на вилата в неделя.
Мога ли да ви помоля да отидете в селската къща тази неделя?
Ако пишете непознат човек- Бъдете учтиви.
Чудя се дали бихте могли..?
Тук ще бъдат удобни искания, изразени във въпросително изречение с модалния глагол „да мога“:
Мога ли да ви попитам...?
Мога ли да ви помоля да направите нещо?
Може ли да те питам...?
Мога ли да ви помоля да направите нещо?
Мога ли да ви попитам...?
Бихте ли/ любезно бихте ли направили нещо?
Може ли да те питам...?
Бихте ли могли да направите нещо?
Мога ли да ви попитам...?
Бих бил много задължен, ако...
Можеш...?
Можете ли/Можете ли да направите нещо?
Не можеш...? Можеш ли...?
Можеш ли...?
Можеш ли...?
Можете ли/Можете ли...?
Можеш ли...?
Можеш ли...?
Можеш ли...?
Можеш ли...? Би ли...?
Ако пишете служител на друга компания- стилът трябва да зависи от това дали сте запознати с него/нея или кандидатствате за първи път.
Ще бъда благодарен, ако...(на непознат)
Можеш ли..?(на приятел)
Тук може да помогне искане, изразено във въпросително изречение с частици „не“, „би“, „дали“:
Не ти ли е трудно...? Ще имаш ли нещо против...?
Имате ли нещо против да направите нещо?
Не ти ли е трудно...? Няма ли да ви затрудни...?
Бихте ли (евентуално)..., моля?
Ако пишете на ваш подчинен,който не е следвал никакви инструкции, стилът на заявката може да стане строг:
Може ли да те попитам..?(студена заявка)
Също така искане с нотка на умишлена строгост може да бъде изразено с фразата:
Много (убедително, настойчиво) ви моля (те)...
Бихте ли/Бихте ли..., моля...? Бихте ли били любезни...? Направете... Ще съм много благодарен, ако бихте/можете...
Писма - искане за плащане
В първите си писма за неплатени сметки трябва да сте изключително учтиви - те не трябва да изразяват идеята, че партньорът ви не иска да плати.
Ако сте принудени да напишете поредица от писма с искане за плащане, всяко следващо може да бъде по-твърдо, но да остане в границите на учтивостта.
Пример
Според нашите записи сумата от $4500 все още е неизплатена по вашата сметка.
Вярваме, че нашата услуга е била за вашето удовлетворение и ще оценим вашето съдействие за разрешаване на този проблем възможно най-скоро.
На Ви писах относно неплатената сметка на Вашата компания, възлизаща на $4500.
Нека ви напомним, че тази сума все още е неизплатена. Ще бъдем благодарни да получим банков превод в пълен размер без допълнително забавяне.
Искам да насоча вниманието ви към предишните ми имейли относно просроченото плащане по вашата сметка. Ние сме много загрижени, че въпросът все още не е получил вашето внимание.
Ясно е, че тази ситуация не може да бъде оставена да продължава и ние ви призоваваме незабавно да предприемете действия, за да уредите сметката си.
След имейлите ми от трябва да ви информирам, че все още не сме получили плащане за неизплатената сума от $4500. Освен ако не получим плащане в рамките на седем дни, няма да имаме друга алтернатива, освен да предприемем правни действия за възстановяване на парите.
Междувременно вашите съществуващи кредитни улеснения са спрени.
Доклад от срещата
Докладът от срещата се състои от 4 части:
Въведение - Въведение (предмет на доклада, кой го е написал и по чие искане)
Предистория - Първоначални данни (общо описание на съществуващата ситуация, проблем)
Констатации - Получени данни (възможни начини за развитие на ситуацията, решаване на проблема)
Заключение, препоръки - Заключения и препоръки
ПримерДокладвайОсреща
Относно: Мерки за намаляване на разходите
Както беше поискано на заседанието на Борда на 18 април, ето моя доклад. Пълният доклад е приложен като документ на Word, но аз съм написал кратко резюме по-долу.
Въведение
Целта на доклада е да предложи начини за намаляване на разходите в цялата компания. Базира се на цифрите, изпратени ми от различни отдели миналия месец. Разделих доклада на три части: история, констатации и препоръки.
Заден план
Както може да се види в таблица 1 в прикачения документ, търсенето на нашите продукти е спаднало през последната година, а продажбите и печалбите са намалели. Това доведе до ситуация, при която са необходими мерки за намаляване на разходите.
Констатации
Има три основни области, в които е възможно намаляване на разходите:
- Маркетинговият бюджет е много висок. Както споменахме по-горе, продажбите спадат, но все още харчим големи суми за реклама в списания и улични плакати. Това не е оправдано.
- Производствените разходи също са високи. Таблица 2 в доклада показва, че разходите за суровини са се увеличили с 12% през последната година. Трябва да намерим начин да ги свалим.
- Може също така да се наложи да освободим малък брой административни служители, което ще бъде много непопулярно. Вижте раздел 4.2 от пълния доклад за предложения как да продължите.
Препоръки
В заключение предполагам, че компанията трябва да може значително да намали разходите си до края на годината. Конкретните ми препоръки са следните:
- Маркетинговият отдел да направи намаления на рекламния бюджет от 10% или 15%.
- Производствен отдел за идентифициране на възможности за използване на различни доставчици за намаляване на разходите за материали.
- Главното управление да проучи възможността за съкращаване на ограничен брой работни места, в случай че ситуацията се влоши.
Моля, разгледайте пълния доклад и ми дайте коментарите си най-късно до 2 юни. След това това ще бъде разпространено до всички ръководители на отдели навреме за срещата на 16 юни. Моля, не се колебайте да се свържете с мен, ако имате въпроси.
Форматиране на имейли
Имейлът се превърна в основна форма за комуникация между представители на различни организации по различни въпроси. Следвайте тези указания, когато комуникирате по имейл:
- Представете си добре адресата. На кого ще пишете ще определи вашия стил на писане. Колкото по-близка е връзката, толкова по-малко формалности има.
- Поддържайте съобщението си възможно най-кратко и ясно. Това правило важи за всички видове бизнес комуникация, но става най-актуално за имейла, тъй като е по-трудно да се възприема информация от монитор, отколкото от лист хартия. Дайте възможност на вашия получател също да отговори кратко. Например, вместо да напишете: „Кажете ми какво мислите“, по-добре е да зададете въпроса така: „Три или 17 часа е най-добре за вас?“
- Полето „Тема“ трябва да бъде попълнено така, че ясно да отразява основната идея на писмото.
- Поздравът (Уважаеми господине/госпожо) не е необходим за стандартна кореспонденция, но няма да е излишен в бизнес писмата.
- В първите думи трябва да формулирате защо пишете писмо: отговаряте, уговаряте среща или изразявате мислите си във връзка с нещо. Например: Отговарям на вашето писмо от 15 януари 2007 г., в което поискахте информация относно нашите пролетни курсове по бизнес писане.
- Ако започнете дума с главна буква в имейл, това означава, че искате да я подчертаете като най-важната идея.
- Дължината на всеки ред не трябва да надвишава 65 знака, в противен случай текстът може да бъде изкривен, когато писмото се чете на друг компютър.
- Писмото трябва да е добре структурирано – въведение, основна част (факти) и заключение.
- KISS (Бъдете кратки и прости). Не забравяйте, че вашият получател вероятно получава дузина писма на ден - струва си да спестите времето му.
- Използването на стандартни съкращения, характерни за ежедневната кореспонденция, като „IMHO“ (In My Honest Opinion) също не се насърчава.
- Проверете внимателно писмото, то не може да бъде променено или изтрито, след като е изпратено.
- По-добре е да напишете обратния имейл адрес и името на подателя в края на писмото, в случай че писмото е отпечатано.
- Комуникацията по имейл включва активно взаимодействие, така че ако получите имейл, на който не можете да отговорите веднага, трябва да изпратите съобщение, указващо получаването на писмото и очакваното време за изпращане на пълен отговор.
Дори при неофициално писане трябва да останете учтиви и да се опитате да направите писмото ясно и добре структурирано.
- приятелски поздрав
- благодарност или друго споменаване на предишен контакт
- най-важната точка от писмото или проблема
- други важни точки
- по-малко важни точки
- изразявайки надежда за бъдещи контакти
- завършване (пожелания и подпис)
Пример:
Здравей Или
Благодаря, че изпратихте дневния ред за нашата среща.
Страхувам се, че може да не успея да започна в 8:00. Влаковите връзки могат да бъдат много трудни по това време на деня.
Възможно ли е да започнем в 9:00? Това означава, че ще приключим в 17:00 вместо в 16:00. Моля, уведомете ме, ако това е проблем за вас.
Ypu ме помоли да изпратя доклада за осъществимост и го прикачвам тук. Моля, имайте предвид, че това все още не е окончателната версия и може да има някои грешки.
Очаквам с нетърпение да се видим следващата седмица.
С най-добри пожелания, Жаки
Поздравително писмо
Преди празниците често възниква въпросът: да поздравите или да не поздравите бизнес партньори и клиенти. Винаги е по-добре да поздравите, отколкото да не поздравите, защото като поздравите можете:
- укрепване на връзките със съществуващи клиенти/партньори
- привличане на нови клиенти
- напомнете на стари клиенти, че съществувате
- покажете признателност към най-лоялните си клиенти
Въпреки това, когато решавате кой празник да поздравите, по-добре е да разберете за него в списъка с национални и религиозни празници за текущата година.
Ако се съмнявате какво точно празнува вашия бизнес партньор, просто пишете ВЕСЕЛИ ПРАЗНИЦИ.
Кога да изпратим поздравления?По-добре по-рано, отколкото по-късно. По-добре е картичката ви да пристигне преди празниците и да бъде една от първите забелязани, вместо да изчезне в купчина поздравления, които освен това вероятно ще бъдат подредени след празниците.
Как да напиша поздравление:
Поздравленията са просто поздравления, повод за добри пожелания и израз на добри чувства. Бизнес проблемите не трябва да се споменават тук.
Поздравленията на английски са изградени по различен начин от руския. По-долу има няколко примера за поздравления, които могат да бъдат променяни в зависимост от ситуацията.
В това радостно време от годината сме благодарни за работата ни с вас. Желаем ви изобилие, щастие и мир през новата година, изпълнена с надежда. Весели празници!
Надявам се, че вие и всички ваши колеги, семейство и приятели имате прекрасен празничен сезон, изпълнен с радост и смисъл. Най-добри пожелания за просперираща нова година.
За мен беше удоволствие да работя с вас тази година. Желаем ви най-хубавите празници и щастлива нова година!
С края на годината мислим за всичко, за което сме благодарни. Връзката ни с вас е нещо, което ценим. Благодаря ви за възможността да ви обслужвам. Желаем ви весела Коледа и много успехи през новата година.
Тъй като през този празничен сезон се дават и получават подаръци, мисля за дарбата да те познавам. Благодаря ви за удоволствието да работим с вас. Весели празници!
Благодаря ви, че ми дадохте възможността да работя с вас тази година. За мен беше чест и ценен опит. Пожелавам ви щастлива Ханука и нова година, изпълнена с всички добри неща.
Весела Коледа! Надявам се да имате празник, който да изпълни сърцето ви с радост!
Добър ден, приятели.
Веднъж, докато си кореспондираше с бъдещия си партньор от Ирландия, един мой познат използва думи и изрази като С настоящотоИ потвърждавам получаването навъв вашите съобщения. Той беше доста смутен, когато се срещнаха в Русия, а Джон (това беше името на партньора му) се пошегува (много деликатно) с прекалената му официалност. По-нататъшното им общуване доведе до факта, че бизнес стилът на моя приятел стана по-естествен и с негова помощ Джон започна да разбира различните семантични нюанси на руския нецензурен език... :)
Днес ще се радвам да ви кажа как правилно да съставите бизнес писмо на английски език. Ще се запознаете както с основните принципи и правила на бизнес кореспонденцията, така и с някои нейни нюанси. Нека разгледаме основните видове писма, общата за всички структура, както и типичните фрази, често използвани в тях. Може би, след като прочетете тази статия, няма да станете ас в писането на бизнес съобщения, но определено ще повишите нивото си.
Съдържание:
В днешно време правилното форматиране, правилната конструкция и добре подбраният стил на делово писане са много важни. По начина, по който водите бизнес кореспонденция, вашият партньор създава първата впечатлениеза вашия професионализъм и солидността на компанията, която представлявате.
Нека да разгледаме някои от характеристиките на подготовката на такива съобщения.
Основни видове бизнес писма
- Честито -
- Оферта -– изпраща се до вашия потенциален бизнес партньор с вашите условия и предложения за сътрудничество.
- Относно наемането -– Ви уведомява, че сте назначен.
- Изявление -– съдържа вашата автобиография и офертата ви като служител.
- отказ-– делови „завъртане и тръгване“ отговор на вашето изявление или предложение.
- Жалба -– съдържа рекламация или претенции относно качеството на закупената стока или предоставяните услуги.
- Извинително писмо –- Това е отговор на писмо-жалба.
- едно запитване-– изпраща се, когато е необходимо да се получи информация за услуга или продукт.
- Писмо за отговор на искане –– действително съдържа исканата информация.
- Благодарствено писмо -– Тук, изглежда, всичко е ясно.
Има също огромен брой типове и подвидове бизнес съобщения ( Поръчка, отговор на поръчка, фактура, извлечениеи т.н.) и ще са необходими повече от една статия, за да се обърне внимание на мнозинството.
Поздрави е отлично и сериозно ръководство от чуждестранен автор, специалист по комуникации, събрал в тази книга своя и чужд опит във воденето на бизнес кореспонденция на английски език. Там ще намерите много живи примери и съвети.
Бизнес кореспонденция на английски език също е популярна книга. Има много образци, още по-често срещани клишета, както и много съвети и препоръки от авторите. Както се казва, учи и прилагай!
Стръмен онлайн курс по бизнес английски от Lingualeo - след като го завършите, можете да придобиете увереност както в кореспонденция, така и в разговор на бизнес теми. Между другото, можете да го изпробвате безплатно, преди да купите.
Основни принципи
Графичният дизайн трябва да отговаря на следните изисквания:
- Всички изречения започват от една и съща вертикална линия.
- Текстът е разделен на абзаци без червени линии.
- За да опростим възприемането, ние разделяме писмения текст на семантични блокове с приблизително еднакъв размер.
- Бялото пространство трябва да обгражда равномерно текста. Не поставяйте един или два реда текст в горната част на страницата, ако буквата е малка. Не печатайте до долния край на листа и не стеснявайте полетата, ако съобщението е дълго, по-добре е да използвате втората страница.
По стил:
- Не използвайте разговорни съкращения в кореспонденцията - пишете Вие сте вместо Вие сте и т.н.
- Не решавайте две задачи едновременно в едно писмо – за предпочитане е да напишете две писма.
- Решете кой тон ще бъде по-подходящ - официален или спокоен.
- Необходимо е да се вземат предвид онези правила, които ние нямаме, но имат специфично значение за тях, национални и териториални характеристики.
Компоненти
И сега ще анализираме така наречения скелет на бизнес писмо, неговата структура и подреждане на елементи:
- Заглавие(шапка):
а)Адресът на подателя е в горния ляв ъгъл. Ако бланката е брандирана, значи адресът вече е въведен.
б)Адресът на получателя е вляво, под адреса на подателя. Формат: от най-малкото към най-голямото (име, номер на къща, улица, град, пощенски код, държава).
IN)Дата - три реда под адреса на получателя или в горния десен ъгъл. Формат: ден/месец/година. Не се използват запетаи. - Поздравления(обжалване), или как да започнете писмо.
- основната идея(основният текст на съобщението) - в централната част на писмото.
- Последна фраза(изразяване на благодарност и по-нататъшни намерения).
- Крайната формула на учтивостта; Подпис; Име, фамилия и длъжност на подателя.
- Привързаността– показва, че писмото съдържа допълнителни материали (рекламна книжка или брошура).
- Може да съдържа P.S., инициали на изпълнителя.
Ето примерно писмо с бизнес искане с превод на руски:
Джон Стюарт
1304 Sherman Ave.
Мадисън, УисконсинЛеман и синове
3597 43-та улица
Ню Йорк, NY 12008Във връзка с вашата реклама в Business Weekly Journal бихте ли могли да ми изпратите по-подробно описание на вашите монитори.
Бих искал също да знам за отстъпките, които предоставяте.Искрено Ваш,
Превод:
От: Джон Стюарт, 1304 Sherman Avenue, Медисън, Уисконсин
На вниманието: Lehmann & Sons, 3597 43rd Street, New York, NY 12008
24 май 2015 г
Уважаеми господа,
С линк към вашата реклама в бизнес седмичника
бихте ли ми изпратили по-подробно описание на вашите монитори.
Бих искал също да знам за отстъпките, които предоставяте.
На Ваше разположение,
Джон Стюарт
Мениджър продажби
Сега нека разгледаме по-отблизо елементите.
Адресът или поздравът трябва да изглежда така:
Уважаеми господа, уважаеми господине или госпожо-ако не знаете името на получателя
Г-н/г-жа/госпожица/г-жа[фамилия] - ако знаете името на получателя
Скъпи Франк, - ако човекът ви е познат
Уважаеми мениджър продажби– ако е известна само длъжността (в случая мениджър продажби)
Формулата за учтивост преди подписване изглежда така:
Поздрави, - На Ваше разположение…
Искрено Ваш, С уважение - ако името на адресата не ви е известно
Искрено Ваш, - ако знаете името
Сега имате обща представа как да пишете съобщения до бизнес партньори и различни компании.
Стандартни изрази
Ето някои типични фрази като пример:
Много мило от ваша страна- много мило от твоя страна
Извиняваме се за- Извиняваме се за
Моля да ме уведомите-Моля те кажи ми
Според- В съответствие със
В случай- Кога
Както пожелахте– По ваше желание
Досега- Все още
По отношение на вашия– По отношение на вашия
за жалост- За жалост
Прилагаме– Прилагаме
Съжаляваме- Ние съжаляваме
Как да завършим бизнес писмо? Още няколко учтиви фрази:
Благодаря ви, че се отзовахте на предложението ми— Благодаря ви, че се отзовахте на предложението ми.
Очакваме скоро да ви чуем— Надяваме се да получим вашия отговор в близко бъдеще
И накрая преди подписа:
С най-добри пожелания- Най-добри пожелания
С уважение- На Ваше разположение
С благодарност за съдействието– С благодарност за съдействието
С най-добри пожелания- Най-добри пожелания
Уморихте ли се вече от теория? След това малко практика!
Този път писмо за отказ (такова писмо трябва да бъде написано в правилен и деликатен стил):
Г-н Робърт Браун
Управител
KLM Co Ltd
32 Wood Lane
Лондон
Великобритания WC37TPДжон Стюарт
1304 Sherman Ave.
Мадисън, УисконсинБлагодарим ви, че ни изпратихте автобиографията си.
Със съжаление Ви съобщаваме, че Вашата кандидатура не ни устройва/
Поздрави,
Превод(преведете адреса и дата сами):
Уважаеми г-н Стюарт
Благодарим ви, че ни изпратихте автобиографията си.
Със съжаление ви съобщаваме, че вашата кандидатура не е подходяща за нас.
На Ваше разположение,
Робърт Браун
изпълнителен директор
Който все още не е запознат с EnglishDom, Бягайте там, за да се запишете за безплатен пробен урок! Там ще бъдете съчетани с идеалния учител – такъв, който би отговарял на вашите лични предпочитания, цели за езиково обучение и вашия начин на живот.
Ще започнете да разбирате бизнес английски, да го говорите и да пишете отлични бизнес писма, които ще впечатлят всички ваши партньори и колеги.
Това е, за което мечтаете, нали?
А за моите гости и читатели има специално предложение - 2 урока безплатно, когато платите за 10 урока . За да получите подарък, трябва да въведете специален промоционален код Партньор2при плащане.
Имейли
Любимите на всеки имейл съобщения представляват около 80% от оборота на бизнеса. Тя се различава от обикновената кореспонденция по това, че е по-конкретна и стегната. Те се опитват да използват ненужно дълги фрази да се избегнеОсвен това те използват акроними (фрази, образувани от първите букви на фраза), като IMHO. Електронната кореспонденция се характеризира не само с лични съобщения, но и с пощенски списъци (полето BCC се използва, когато се изисква поверителност). Е, основната разлика е, че повечето хора предпочитат да се въздържат от предаване на поверителна информация по имейл.
Разбира се, в ерата на „OK Google!“ Не е нужно да търсите трудни начини и просто да поставите въведения текст в онлайн преводач. Най-вероятно ще бъдете разбрани, но едва ли ще създадете благоприятно впечатление. Не забравяйте, че качеството на вашата бизнес кореспонденция е показател за качеството на вашата компания.
Благодаря ви, че прочетохте статията ми до края. Посъветвайте приятелите си да го прочетат в социалните мрежи! Кой знае, може би някой има нужда от тази информация тук и сега!
Абонирайте се за нови части на английски.
Чао на всички! Пази се!
Официалните писма/имейли се пишат в официален стил до хора, които заемат официални, ръководни позиции, като мениджъри, директори.
Официалните писма могат да бъдат различни видове:
- Бизнес писмо;
- Писмо с искане за информация;
- Рекламационно писмо;
- Писмо за кандидатстване за работа;
- Рекламационно писмо;
- Извинително писмо.
Структура на бизнес писмо
Име и адрес на изпращача
Данните за подателя се намират в горния ляв ъгъл.
Последователността на детайлите е следната:
- име на управителя;
- неговата позиция;
- име на фирмата на изпращача;
- номер на къща, улица;
- град, пощенски код;
- страна.
Пример:
Г-н Виктор Москвин
ул. Садовая 154
Липсата на препинателни знаци в бизнес писмо се нарича "отворена пунктуация".
дата
Датата се намира под детайлите, с отстъп на три реда. Има няколко опции за записване на датата:
- 28 юли 2017 г.;
- 28 юли 2017 г.;
- 28 юли 2017 г.;
- 28 юли 2017 г.
Адрес на получателя
Адресът на получателя се изписва след датата, както следва:
- пълно име на получателя;
- длъжност;
- Име на компанията;
- номер на къща, улица;
- град, пощенски код;
- страна.
Трябва да се посочи преди името съкратен адрес:
- Г-н. (господин, майстор)
- д-р (лекар),
- Г-ца. (мис, за неомъжена жена),
- г-жа (Г-жа – за омъжена жена или ако не сте сигурни в статуса си).
Пример:
Г-жа Дженифър Грей
редактор издателска компания “Гудбук”
Местоположението на адреса е подобно на изписването на адреса на подателя.
Обръщане към адресата на писмото
- Обръщението към адресата започва с думата „ скъпи..." (Уважаеми): Ако е посочено пълното име на получателя, тогава поздравът започва точно така, с личен поздрав: Уважаема г-жо Дженифър Грей.
- Ако името е неизвестно, писмото се обръща неясно: Уважаеми господине или госпожо.
- Ако е адресирано до фирма, адресът е общ: Уважаеми господа.
- Ако писмото е адресирано до американска компания, в края на адреса се поставя двоеточие: Уважаема г-жо Дженифър Грей:
Длъжност на подателя
Ако писмото е написано от мъж, тогава думата Mr не се използва. Ако писмото е написано от жена, тогава след името в скоби има (г-жа). В края на изречението няма точка. Например: С уважение,
Училище за чужди езици „Lingva“, или
С уважение, Никол Ноубъл (г-жа)
Школа за чужди езици "Лингва"
Знак за приложение
Бизнес писмото може да бъде придружено от други документи. За да се посочи това в бизнес кореспонденцията, след подписа се изписва съкращение Encили Encs (« Заграждения" - "Приложения"). След този надпис се поставя запетая и се изброяват всички документи, приложени към основното писмо. Например:
Искрено Ваш,
Школа за чужди езици "Лингва"
Enc, копие от лиценза.
Бизнес и официални писма. Структура на бизнес писмо и речеви модели, които да се използват в него
Структура на писмото |
Речеви модели |
1. Официално обръщение към получателя (Обръщайте се към получателя по официален начин) |
Уважаеми господине или госпожо - Уважаеми господине (обръщение към мъж) или госпожо (към жена) |
2. В първия параграф посочете целта на писане на писмото. (Не използвайте съкратени глаголи!) |
Пиша във връзка с/за да попитам за... – Пиша във връзка с/за да разбера/попитам.... I have read/found your advertisement in...and would like to... - Прочетох/намерих вашата реклама в...и бих искал да... Интересувам се от... - Интересувам се от... Бих искал да знам повече подробности за... - Бих искал да знам повече подробности за... Бих искал да помоля за допълнителна информация относно/относно... I would like to ask if/when/why/where... - Бих искал да попитам дали е възможно, ако/кога/защо/къде... Очаквам с нетърпение вашия отговор/да чуя от вас. - Очаквам вашия отговор… |
3. Край на писмото в подходящата форма: |
|
Ако писмото започва с Уважаеми господине или госпожо, тогава писмото трябва да завършва с фразата |
С уважение,... - искрено, с уважение... |
Ако писмото започва Уважаеми г-н/г-жо Уилсън, тогава писмото свършва |
Искрено Ваш,... - искрено Ваш, с уважение... |
Образци на бизнес/официални писма
Примери за официални бизнес писма
Писмо за запитване
1. Уважаеми господине/госпожо,
2.Пиша във връзка с реклама за вашия курс по английски език. Аз съм студент на 19 години от Русия. Интересувам се от английски и търся курс по английски на по-високо ниво.
Бих искал да помоля за повече подробности относно този курс по английски език. Ще бъда много благодарен, ако ме информирате за начините на плащане и изискванията за записване.
Очаквам с нетърпение вашия отговор.
3. С уважение,
Уважаеми господине/госпожо
Пиша ви във връзка със съобщение относно вашия курс по английски език. Аз съм 19-годишен студент от Русия. Интересувам се от английски език и затова търся курсове по английски, за да подобря нивото си.
Бих искал да знам повече подробности за този курс по английски език. Ще бъда много благодарен, ако можете да ми предоставите информация относно начините на плащане и изискванията за записване.
Очакваме Вашия отговор.
На Ваше разположение,
Анна Рудова
Уважаеми г-н. Стивънс
г-жа М.К. Колинс е кандидатствал за работа като продавачка в моята аптека. Тя ме посочи като човек, за когото е свършила подобна работа. Моля, дайте ми обща информация относно годността й за тази работа. Ще съм ви благодарен за тази помощ.
Искрено Ваш,
Уважаеми г-н Стивънс,
Г-жа М.К. Колинс кандидатства за работа като продавач в нашата аптека. Тя ви посочи като лицето, с което да се свържете за повече информация, тъй като тя вършеше работата вместо вас. Моля, предоставете ми обща информация относно пригодността й за тази позиция. Ще съм благодарна за вашата помощ.
Искрено Ваш,
Браян Уорнър
Жалба
Пиша, за да се оплача от неефективната работа на вашия център за обслужване на книги. На трети февруари поръчах от вас едно копие на „Вино от глухарчета” на Рей Бредбъри. Книгата пристигна по пощата и установих, че някои от страниците са разместени, така че книгата не може да се използва.
В резултат на това останах без нужната книга. Бих искал да имам привилегията да ви върна дефектната книга в замяна на перфектно копие. Надявам се, че е възможно да го смените възможно най-скоро. Очаквам с нетърпение вашия отговор.
Искрено Ваш,
Уважаеми г-н Олсен,
Пиша, за да се оплача от неефективната работа на вашия книжен център. На 3 февруари поръчах от вас едно копие на книгата „Вино от глухарчета“ на Рей Бредбъри. Книгата пристигна по пощата и открих, че някои от страниците на книгата са в грешен ред, така че книгата е „нечетима“.
В резултат на това останах без нужната ми книга. Бих искал да заменя дефектното копие на книгата с нормално. Надявам се, че можете да замените книгата възможно най-бързо. Очакваме Вашия отговор.
На Ваше разположение,
Бил Бари
Допълнителни речеви модели за писмо с оплакване:
- I must express my dissatisfaction with... - Трябва да изразя недоволството си...
- Фактически вече съм говорил/писал за това, но нищо не се е променило/случило с... - Всъщност вече съм говорил/писал за това, но нищо не се е променило...
- Няма повторение на предишното ми писмо. – На последното ми писмо нямаше отговор.
- Артикулът не е заменен. – Продуктът не е подменян.
- Изведнъж спря да работи. – Внезапно продуктът спря да работи.
- Липсваше клавиатурата. – Клавиатурата беше изгубена.
- Противно на описанието в менюто/брошурата/разписанието...Описанието в менюто/брошурата/разписанието не отговаря...
- Храната не е приготвена правилно. – Храната не е приготвена правилно.
- Цената беше достатъчно скъпа. - Цената беше твърде висока.
- Беше много неприятно събитие, защото... - Това събитие завърши с провал, защото...
- По този начин развали всичките ми планове, тъй като... - Така всичките ми планове бяха разрушени поради...
- Надявам се, че мога да очаквам... - Надявам се, че мога да разчитам (очаквам)...
Молба за кандидатстване
(Молба за кандидатстване)
Уважаеми Господине или Госпожо,
Пиша в отговор на Вашето предложение за работа за длъжността компютърен оператор, което намерих в последния брой на “Daily News”.
Вярвам, че тази позиция отговаря на очакванията ми за перфектна работа за млад човек. Що се отнася до моята квалификация, работя от около две години като компютърен оператор в Gray Service Company, където имах шанса да придобия „практически“ опит с компютри в реален работен офис и да вляза в контакт с публиката за първи път. Там натрупах много ценен професионален опит. Освен това смятам себе си за трудолюбив и много общителен човек.
С удоволствие ще присъствам на интервюто по всяко удобно за Вас време. Прилагам имената на двама рефери от Grey Service Company, с които можете да се свържете за повече информация. Очаквам отговора ти с нетърпение.
Искрено Ваш,
Уважаеми господине/госпожо,
Пиша, за да отговоря на вашата обява за позиция компютърен оператор, която намерих в последния брой на Daily News.
Вярвам, че тази позиция отговаря на очакванията ми за идеална работа за млад човек. Що се отнася до квалификацията ми, работих като компютърен оператор в продължение на 2 години в Grey Services, където имах шанса да придобия практически опит в работата с компютър в работен офис и първия си опит в общуването с хора в рамките на професията. Натрупах ценен професионален опит в работата. Освен това се смятам за трудолюбив и много общителен човек.
С удоволствие ще се явя на интервю по всяко удобно за вас време. Предоставям имената на двама бивши колеги, с които можете да се свържете за по-подробна информация за мен. Очакваме Вашия отговор.
На Ваше разположение,
Джейн Морисън
Допълнителни речеви модели за писмо за кандидатстване за работа:
- Пиша в отговор на/по отношение на... - Пиша, за да отговоря/във връзка...
- Пиша във връзка с... - Пиша във връзка...
- Бих искал да изразя интереса си към... - Бих искал да изразя интереса си към...
- Намерих офертата за позиция/работа/длъжност изключително интересна, защото... - Вярвам, че позицията/работата/длъжността е изключително интересна, защото...
- Бих искал да кандидатствам за тази работа, защото... - Бих искал да получа тази позиция, защото...
- Моята причина да кандидатствам за тази работа е, че...(Аз съм много общителен, трудолюбив, талантлив в...) -Причината, поради която искам да получа това място...
- Що се отнася до моя опит, той включва... - Що се отнася до трудовия ми опит...
- I worked for...as... - Работих на позицията... за...
- Готов съм да дойда на интервю по всяко време. – Готов съм да дойда на интервю по всяко време.
- Прилагам автобиография/препоръки от предишни работодатели. – Прилагам автобиография/препоръки от предишни работодатели.
- Срещнах го...в..., когато се присъедини към...
- ... ме помоли да напиша препоръчително писмо, което да придружи кандидатурата му за... Много се радвам да го направя.... ме помоли да напиша препоръчително писмо, което да предам на мястото, където е необходимо.... Радвам се да направя това.
- ...отличи себе си ... се показа като...
- Неговият/нейният най-голям талант е...Неговият/нейният най-голям талант е...
- Той/тя е креативна личност... Той/тя е креативна личност...
- Неговият/нейният отличен капацитет да...беше безценен...
- Докато той/тя беше с нас, той/тя... Неговите отговорности включваха...През времето, през което работеше за нас... Неговите/нейните отговорности включваха...
- Неговите/нейните основни отговорности бяха... Неговите/нейните ежедневни задачи включваха... Неговите/нейните ежедневни задачи включваха...
- Единственото слабо място, което някога съм забелязал в представянето му, беше... Единственият недостатък, който забелязах в неговата/нейната личност...
- Убеден съм, че...ще продължи да бъде много ефективен. Той/тя заслужава най-добрите ми препоръки. Убеден съм, че... ще продължи да работи много ефективно. Той/тя заслужава най-добрите ми препоръки.
- С радост бих препоръчал... като надежден кандидат. Щастлив съм да препоръчам... като обещаващ служител.
Бизнес поздравително писмо
Целта на поздравителното бизнес писмо е официално да поздрави ръководителя на компанията или ваш колега. Това писмо може да е по-кратко от официално бизнес писмо, но да има по-емоционален тон.
Допълнителни модели на реч за поздравителни писма:
- Най-добри пожелания за щастлива и успешна Нова година от...! Моля, приемете моите най-добри пожелания за щастлива и просперираща Нова година от...!
- В знак на признателност към нашата асоциация през изминалата година, всички в... изказват нашите най-добри пожелания за прекрасен празничен сезон! — Оценявайки сътрудничеството ни през изминалата година, всеки служител ... изразява нашите най-добри пожелания за празниците!
- Най-сърдечни пожелания за весел празник и прекрасна нова година! — С най-сърдечни пожелания за весели празници и прекрасна предстояща година!
Писмо за кандидатстване за работа (мотивационно писмо за автобиография)
Във въведението към мотивационното писмо е препоръчително да посочите източника на информация и желаната позиция.
Основната част на писмото говори за професионалните знания, умения и способности на кандидата и съдържа информация за автобиографията, придружаваща писмото. Изразете желанието си да се явите на интервю, ако е възможно в удобно за работодателя или негов представител време, както и надеждата за положително решение в полза на кандидата. И накрая, благодаря ви, че прочетохте писмото.
Допълнителни модели на реч за писма за кандидатстване за работа:
- Беше ми интересно да прочета вашата реклама за... Беше ми интересно, когато прочетох вашата реклама в...
- Моля, приемете това писмо като кандидатура за ... позицията, която в момента е обявена в ... Моля, приемете това писмо като кандидатура за свободната позиция ..., която е обявена в ...
- Имам изключителни умения за вербална и писмена комуникация. Имам изключителни умения за устна и писмена комуникация.
- Мога да предоставя препоръки от...ако е необходимо. Мога да дам препоръки от...ако е необходимо...
- Благодаря за вниманието. Благодаря за вниманието.
Бизнес покана
В света на бизнеса срещите с партньори са част от ключа към успеха, така че правилният дизайн на поканата е много важен. Когато пишете покана, уверете се, че името на партньора е посочено изцяло. Направете поканата кратка, използвайте хумор по подходящ начин и, разбира се, съобразете времето на поканата!
Фрази за покана:
- Сърдечно Ви каним да бъдете гост на... Сърдечно Ви каним да бъдете гост на...
- Позволете ми удоволствието да ви поканя... Не отказвайте удоволствието да ви поканя...
Отговорете на бизнес писмо на английски
Някои писма, получени от компанията, изискват отговор. Структурата на такова писмо не се различава от бизнес писмото.
Допълнителни речеви модели за отговор на писмо:
- Благодаря Ви за писмото. Благодаря за писмото ти.
- Ние високо ценим вашето предложение. Високо ценим вашето предложение...
- Ще се радваме да ви доставим... Ще се радваме да ви доставим (изпратим)...
- Относно въпроса ви за... Относно въпроса ви за...
Заключение
Официалното писмо се състои от следните части:
Официален поздрав: Уважаеми господине/госпожо – когато не знаете фамилното име на лицето; Уважаеми г-н/г-жо Уилсън – когато не знаете името на получателя.
Първият параграф съдържа поздрава и уводните думи, целта на писмото.
Основната част на писмото разкрива съдържанието му - предоставя аргументи, иска информация, която представлява интерес (обикновено 1-3 параграфа).
Последният параграф е резюмето на цялото писмо, а именно действията, които очаквате от получателя, окончателни коментари.
Официалният завършек на писмото: С уважение,... – когато не знаете фамилното име на лицето; С уважение,... когато не знаете името на получателя.
Официалните писма могат да бъдат и отговор, съдържащ исканата информация. Писмото за отговор има същата структура.
Уверете се, че нито една част не е пропусната, когато пишете писмото.
Добре обмисленото и внимателно написано бизнес писмо е ефективен инструмент в бизнеса, който може не само да помогне при сключване на различни видове сделки, при кандидатстване за работа и др., но и да развали впечатлението на подателя, което не гарантира успеха му в постигането на целта му.
Здравейте мили приятели! IN бизнес писмоВажно е да използвате правилния стил и тон на езика. Затова трябва да избягвате:
- разговорни изрази, жаргон и жаргон
- съкращения (аз съм; това е; не и т.н., използвайте пълни форми)
- емоционално заредени думи - terrible (ужасно), rubbish (глупости) и др.
Структура на писмо на английски:
- Адрес на изпращача
- Дата
- Адрес на получателя (вътрешен адрес)
- поздрав
- Начално изречение
- Тяло на писмото
- Заключително изречение
- Последна учтива фраза (безплатно затваряне)
- Подпис на изпращача
- Приложение (приложение)
Пример за бизнес писмо
Стандартни изрази в бизнес кореспонденцията
1. Обжалване | |
Уважаеми господа, уважаеми господине или госпожо | (ако не знаете името на получателя) |
Уважаеми господине, госпожо, госпожице или госпожице | (ако знаете името на адресата; в случай, че не знаете семейното положение на жената, трябва да напишете г-жа, груба грешка е използването на израза „г-жа или госпожица“) |
Скъпи Франк, | (Обръща се към приятел) |
2. Въведение, предишна комуникация. | |
Благодарим ви за имейла от (дата)... | Благодарим ви за писмото от (дата) |
В допълнение към последния ви имейл... | Отговарям на вашето писмо... |
Извинявам се, че не се свързах с вас досега... | Извинявам се, че още не съм ти писал... |
Благодаря ви за писмото от 5 март. | Благодаря ви за писмото от 5 март |
Във връзка с Вашето писмо от 23 март | Относно Вашето писмо от 23 март |
Във връзка с вашата реклама в "The Times" | Относно вашата реклама в Times |
3. Посочване на причините за написването на писмото | |
Пиша, за да попитам за | Пиша ви, за да разберете... |
Пиша, за да се извиня за | Пиша ви, за да се извиня за... |
Пиша за потвърждение | Пиша ви, за да потвърдите... |
Пиша във връзка с | Пиша ви във връзка с... |
Бихме искали да отбележим, че… | Бихме искали да насочим вниманието Ви към... |
4. Искане | |
Може ли да… | Можеш ли… |
Ще бъда благодарен, ако можете… | Ще бъда благодарен, ако... |
Бих искал да получа | Бих искал да получа...... |
Моля, бихте ли ми изпратили... | Може ли да ми пратиш... |
5. Съгласие с условията. | |
Ще се радвам да… | Ще съм доволен … |
Ще се радвам | Ще се радвам… |
Ще се радвам | Ще съм доволен… |
6. Доставяне на лоши новини | |
За жалост... | За жалост… |
Страхувам се, че... | Страхувам се, че… |
Съжалявам, че ви съобщавам това | Трудно ми е да ти кажа, но... |
7. Прилагане към писмото на допълнителни материали | |
Имаме удоволствието да приложим… | Имаме удоволствието да инвестираме... |
Приложено ще намерите... | В прикачения файл ще намерите... |
Прилагаме… | Прилагаме... |
Моля, намерете прикачено (за имейли) | Ще намерите прикачения файл... |
8. Изразяване на благодарност за проявения интерес. | |
Благодаря ви за писмото от | Благодаря за писмото ти |
Благодаря ви за запитването | Благодарим ви за проявения интерес… |
Бихме искали да Ви благодарим за Вашето писмо от... | Бихме искали да ви благодарим за... |
9. Преход към друга тема. | |
Също така бихме искали да Ви информираме... | Също така бихме искали да ви информираме за... |
Относно въпроса ви за... | Относно въпроса ви за... |
В отговор на Вашия въпрос (запитване) относно... | В отговор на въпроса Ви за... |
Също така се чудя дали… | Аз също се интересувам... |
10. Допълнителни въпроси. | |
Малко съм несигурен относно... | Малко съм несигурен за... |
Не разбирам напълно какво… | не разбирам напълно... |
Може ли да обясните… | Бихте ли обяснили... |
11. Трансфер на информация | |
Пиша, за да ви уведомя, че... | Пиша, за да ви информирам за... |
Ние можем да ви потвърдим... | Можем да потвърдим... |
Щастлив съм да ви кажа, че… | Имаме удоволствието да обявим... |
Със съжаление ви съобщаваме, че... | За съжаление се налага да Ви информираме за... |
12. Предлагане на вашата помощ | |
Били желал аз да…? | Може ли да)...? |
Ако желаете, ще се радвам да... | Ако желаете, ще се радвам... |
Кажете ми дали искате да... | Уведомете ме, ако имате нужда от помощта ми. |
13. Напомняне за среща или изчакване на отговор | |
Очаквам с нетърпение... | очаквам с нетърпение, |
ще се чуем скоро | кога мога да те чуя отново |
ще се срещнем следващия вторник | ще се видим следващия вторник |
ще се видим следващия четвъртък | ще се срещнем в четвъртък |
14. Подпис | |
Поздрави, | На Ваше разположение… |
Искрено Ваш, | С уважение (ако не знаете името на човека) |
Искрено Ваш, | (ако знаете името) |
Как да реагираме на оплаквания
Английски за бизнеса_1
- Бихте ли ме изтърпели 10 минути, докато стигна до дъното на случилото се
грешно тук? - Ужасно съжалявам за проблемите, които изпитвате.
- Мога да си представя, че беше ужасно.
- Предлагам да ви предложим някаква компенсация.
- Ще се погрижа това да стане до края на седмицата.
- Това трябва да е било ужасно.
- Бихте ли ми казали какво точно се случи?
- Извинявам се за нашата роля в това.
Сега ти отговори
Английски за бизнес-2
1 И трябваше да чакам повече от час на летището, преди таксито да дойде да ме вземе.
…
2 Цялата конференция беше фарс! Делегатите се лутаха от стая до стая
стая и никой не знаеше къде трябва да бъдат или какво се случва. Какво се обърка?
…
3 И всичко беше по вина на вашата компания.
…
4 И така, какво ще направите по въпроса?
…
Говориш ли английски? - Голям влак - комедия на BBC