Интересные факты о продавцах. Способы увеличения продаж
Для того чтобы у работодателя и работника не было проблем ни с трудовой комиссией, ни с налоговой, оформление приема на работу должно быть осуществлено правильно и со всеми соответствующими документами. В нашей статье мы постараемся подробно описать порядок документального оформления нового сотрудника.
Нормативная база
Оформление сотрудника и особенности этого процесса перечислены в целом ряде законодательных документов, а именно:
- Главы 10, 11 Трудового кодекса Российской Федерации рассматривают вопросы заключения трудового договора;
- Статья 66 ТК РФ, Постановление Правительства от 16.04.2003 года № 225 «О трудовых книжках» и Постановление Министерства труда РФ от 10.10.2003 года № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» регламентируют порядок ведения трудовых книжек работников;
- Постановление Государственного комитета статистики от 05.01.2004 № 1 утверждает унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплате, то есть приказ о приеме на работу, личную карточку сотрудника и так далее.
Порядок оформления
Вне зависимости от того принимаете ли вы постоянного сотрудника, совместителя или сезонного рабочего, порядок оформления трудоустройства всегда одинаков и состоит из следующих этапов:
- будущий сотрудник приносит необходимые документы и пишет заявление о приеме на работу;
- будущий сотрудник должен быть ознакомлен (при необходимости под роспись) со всеми нормативными документами предприятия, которыми он должен руководствоваться в новой деятельности;
- работодатель и сотрудник заключают трудовой договор;
- по предприятию на основе трудового договора издается приказ о приеме на работу;
- в отделе кадров заполняют личную карточку сотрудника по форме N2;
- в отделе кадров заводят личное дело и вносят соответствующую запись о приеме в трудовую книжку.
Документы для оформления
Оформляясь на любую работу, соискатель должен предоставить следующие документы:
- паспорт или любой другой документ, который удостоверяет личность;
- свидетельство о государственном пенсионном страховании – если работник устраивается на работу впервые, ему оформляют такое свидетельство;
- трудовую книжку – если работник устраивается на работу впервые, документ ему оформляют на этом предприятии;
- если работник устраивается по совместительству, его трудовая книжка остается по основному месту работы;
- документы воинского учета – предоставляют те граждане, которые подлежат призыву на воинскую службу;
- документы об образовании – в случае, если должность предполагает наличие специальных знаний.
В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы, согласно нормам законодательства. Например, лицам, которые будут работать с опасными и наркотическими веществами, необходимо также предоставить медицинское заключение о состоянии здоровья. Лицам, поступающим на государственную или муниципальную службу, необходимо написать заявление о трудоустройстве и заполнить анкету – для всех остальных специалистов это требование не является обязательным.
Конечно, на многих предприятиях просят написать заявление, и заполнить анкету, но отказ сотрудника совершить это не может быть основанием для отказа в приеме на работу. Документирование приема на работу начинается с момента предоставления будущим работником своих документов в отдел кадров предприятия.
Ознакомление с нормативными актами предприятия
Закон гласит, что до подписания трудового договора сотрудник должен быть ознакомлен с локальными нормативными актами предприятия под роспись: с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, инструкцией по охране труда, должностной инструкцией и так далее – со всеми документами, которые устанавливают правила трудовой дисциплины и имеют непосредственное отношение к сотруднику.
Его подпись может быть зафиксирована в специальном журнале либо на листе ознакомления, который подкалывается к каждому документу. Нормативные акты также могут быть оформлены в виде приложения к трудовому договору, таким образом, подписывая договор, работник поставит и роспись, доказывающую, что он был ознакомлен с данными документами.
Договор о приеме на работу
Необходимо различать гражданско-правовой договор и трудовой договор (или контракт о приеме на работу). Структура этих двух документов примерно одинакова, но в первом случае речь идет о конкретных работах, выполняемых строго в определенный срок и за определенную плату, которая может не совпадать с системой оплаты труда, принятой на предприятии.
И гражданско-правовой, и трудовой договор – основание для приема на работу.
При подписании гражданско-правового договора не издается приказ по предприятию, а на работника не распространяются гарантии, которыми пользуются работники, подписавшие трудовой договор. Гражданско-правовые договоры работодатель имеет право заключать лишь в строго определенных ситуациях, потому что, если не соблюдены необходимые условия его заключения, он может быть законодательно признан трудовым договором.
Трудовой договор составляют в двух экземплярах, один остается у работника, другой хранится у работодателя. Он обязательно должен быть заключен до того, как работник приступит к исполнению своих обязанностей, в случае же, если оформление по договору на работу не произошло, а работник уже допущен на рабочее место, договор необходимо заключить в трехдневный срок.
Трудовой договор содержит такие разделы:
- реквизиты документа – наименование предприятия, наименование документа, дату составления, печать предприятия и так далее;
- общие положения – дата начала договора и дата, с которой работник выходит на работу, отметка об испытательном сроке и так далее;
- права и обязанности работника;
- права и обязанности работодателя;
- оплата труда и социальные гарантии;
- распорядок рабочего времени и времени отдыха;
- условия страхования;
- ответственность работника и работодателя;
- условия изменения и прекращения действия трудового договора;
- заключительные положения – порядок разрешения споров и так далее.
Необходимо помнить, что трудовой договор – это основной документ, при помощи которого происходит оформление трудовых отношений, поэтому в нем должны быть предусмотрены и зафиксированы все их детали: наличие испытательного срока, отметка о совместительстве, раздел о коммерческой тайне предприятия и так далее.
Приказ о приеме на работу
После того как работника ознакомили со всеми необходимыми местными нормативными актами, он изучил и подписал договор, прием на работу оформляется работодателем: на основании подписанного трудового договора издается приказ (или распоряжение) установленного образца.
Работник должен быть ознакомлен с приказом в течение трех дней под роспись, один его экземпляр, заверенный печатью, он может получить на руки. Приказ не может быть издан позже даты заключения договора.
Оформление личной карточки и прочих кадровых документов
Форма личной карточки N2 утверждена постановлением Государственного комитета статистики. Саму карточку заполняют работники отдела кадров на основании документов, которые работник предоставил, но он должен расписаться в карточке под датой приказа о приеме на работу.
Личное дело сотрудника также оформляется сотрудниками отдела кадров. Туда вносятся персональные сведения: фамилия, имя, отчество, должность, дата рождения, адрес, семейное положение, фиксируется карьерный путь, отмечаются все поощрения и взыскания.
Также прием на работу оформляется в трудовой книжке: работники отдела кадров вносят запись о дате приема, реквизитах приказа и должности, на которую принят новый сотрудник.
Трудовые книжки хранятся на предприятии и на руки работнику не выдаются до самого дня увольнения. При необходимости ему могут предоставить выписку из книжки или копию ее отдельных листов.
Оформление на полставки
Оформление такого работника происходит на общих основаниях, разница лишь в том, что в трудовом договоре четко прописывается количество рабочих часов и расписание рабочей недели. Все права, обязанности и гарантии работающего на полставки такие же, как права, обязанности и гарантии работающего полную рабочую неделю и полные рабочие дни.
Оформление студента
Согласно Трудовому кодексу, на работу можно брать даже несовершеннолетних и студентов дневной формы обучения – порядок оформления будет таким же, как и в общих случаях.
Но при этом необходимо участь, что оформление на работу работника, который обучается, возможно лишь на неполный рабочий день – не более восемнадцати часов в неделю. Кроме того, работодатель также обязан предоставить дополнительные пятнадцать дней отпуска без сохранения заработной платы для того, чтобы студент мог сдать сессию, четыре месяца отпуска для сдачи итоговых экзаменов и защиты диплома, а также месяц для сдачи итоговых государственных экзаменов.
Оформление инвалида
Согласно законодательству, оформление такого работника происходит на общих основаниях, но ему дополнительно предоставляются льготы:
- отпуск в течение тридцати дней и дополнительный неоплачиваемый отпуск на шестьдесят дней для инвалидов I и II групп;
- рабочее время не более тридцати пяти часов в неделю;
- ограничения по работам, которые выполняются за пределами нормальных условий труда.
На работы с опасными и вредными условиями инвалидов принимать запрещается. При этом, поскольку трудоустройство осуществляется на общих основаниях, работодатель не имеет права требовать от сотрудника справок о состоянии здоровья (за исключением специально предусмотренных случаев в силу специфики деятельности), а инвалид при может и не предъявлять справку медико-социальной экспертизы. В этом случае работодатель не несет ответственности за привлечение инвалида к работам, противопоказанным ему по состоянию здоровья.
Оформление мигрантов
Оформление на работу иностранцев происходит на основании положений Федерального закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» №115-ФЗ от 25.07.2002 года. Оформление происходит в общем порядке, за исключением того, что иностранцам требуется получить разрешение (патент) на работу, а предприятию в некоторых случаях необходимо получить разрешение для трудоустройства иностранных граждан.
Приём на работу студентов и иных работников: Видео
Вы успешно прошли собеседование, осталось оформить трудовые отношения с работодателем.
Молодые специалисты, при устройстве на работу,
как правило, не ориентируются
в административных
аспектах. Это может
привести к неприятным
последствиям. Чтобы этого не произошло,
предлагаем Вам несколько практических советов для тех, кто не знаком
с процедурой
оформления на работу.
Необходимые документы
При оформлении на работу
Вам необходимо будет предоставить в HR-отдел
следующие документы:
копия
паспорта;
оригинал
трудовой книжки;
СНИЛС;
ИНН;
копия
диплома, так же
желательны все копии сертификатов повышения квалификации, курсов и т.д.;
копия
военного билета (для мужчин);
временная
регистрация (если вы приехали
из другого
города);
в некоторых
организациях в зависимости
от сферы
деятельности Вам могут понадобиться медицинская книжка и наличие
загранпаспорта.
Трудовой договор
Для начала убедитесь, что перед Вами трудовой договор, а не договор
подряда или оказания услуг. В этом
случае между Вами и организацией
не установлены
трудовые отношения, Вы не будете
иметь права на оплату
больничного, отпуска и гарантий
при увольнении.
Трудовой договор – это основной документ, фиксирующий отношения сотрудника с компанией-работодателем.
В зависимости
от политики
компании и должности,
Вам предложат срочный или бессрочный договор.
Перед подписанием договора, прочтите его! В противном
случае Вы рискуете подписаться на условия,
которые Вас не устраивают,
либо произвести впечатление человека, которому безразличны условия труда. Такому работник и премии
платить незачем, ведь он и так
всем доволен!
Обратите внимание на такие
ключевые моменты, как название должности, дату начала работы, наличие или отсутствие оговоренного испытательного срока.
При изучении договора задавайте уточняющие вопросы и интересуйтесь
документами, которые в нем
упоминаются. Не расписывайтесь
за ознакомление
с теми
документами, которые Вам на самом
деле не выдали.
Если работодатель не предоставил
Вам должностную инструкцию, Вы вправе ее потребовать.
В штатном
расписании работодатель может называть должности так, как считает нужным, например, «менеджер», «секретарь», «торговый представить». В разных
организациях под каждой должностью подразумеваются разные обязанности. Не получив
должностную инструкцию при оформлении трудового договора, Вы рискуете получить ее спустя
несколько месяцев, но с расширенным
перечнем обязанностей за ту же
заработную плату.
Кстати, о заработной
плате: в договоре
указывается сумма с учетом
13% подоходного налога. Если на собеседовании
работодатель обещал Вам регулярные премии, лучше их тоже
зафиксировать в договоре.
График и режим
работы, количество отпускных дней так же
прописываются в трудовом
договоре.
При оформлении специалиста с иностранным
гражданством, от него
потребуется легальное пребывание на территории
страны и наличие
регистрации. А вот
порядок оформления будет зависеть от международных
соглашений.
При оформлении на работу
несовершеннолетних, имеющих среднее профессиональное образование, лучше всего посоветоваться с юристом,
так как несовершеннолетний работник имеет право на целый
ряд льготных условий, которые должны быть отображены в трудовом
договоре.
В сфере IT, журналистики, дизайна часто требуются специалисты, работающие удаленно. В этом
случае между работником и работодателем
заключается гражданско-правовой договор авторского заказа. Его отличие
от трудового
договора в том,
что он описывает
не условия
труда, а конечный
результат, то есть сроки выполнения работы и ее стоимость.
Один экземпляр трудового договора должен быть передан сотруднику.
Трудовая книжка
Трудовая книжка отражает всю карьерную историю сотрудника. На основании
данных трудовой книжки, рассчитываются стаж и страховые
выплаты.
Согласно Российскому законодательству, работодатель обязан оформить запись в трудовой
книжке сотрудника в течение
5 дней.
Если же
работник поступает на работу
в первый
раз, то – в течение
7 дней,
запись в этом
случае делается в присутствии
работника. Сотрудник, в свою
очередь, должен оплатить приобретение бланка.
Оформление титульного листа имеет большое значение. В нем
указываются персональные сведения о сотруднике
(ФИО, год рождения, образование). Эти данные
Вы заверяете своей подписью, поэтому при проверке будьте внимательны, так как последующее внесение исправлений в трудовую
книжку запрещено.
Более подробную информацию о правилах
заполнения трудовых книжек можно найти в Постановлении
Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках» и «Правилах ведения трудовых книжек».
Испытательный срок
3 месяца
– максимально допустимый испытательный срок. В течение
этого времени работодатель может убедиться, обладает ли
сотрудник необходимым набором компетенций для занимаемой должности. Сам работник
так же
решает, отвечает ли
занимаемая должность и выполняемые
обязанности его ожиданиям.
Расторжение Трудового договора во время
испытательного срока регламентируется статьей 71 ТК
РФ «Результат испытания при приеме на работу».
Расторжение происходит без выполнения дополнительных обязательств с обеих
сторон.
Без испытательного срока на работу
принимаются кандидаты, прошедшие конкурсный отбор, беременные и находящие
в отпуске
по уходу за ребенком
до 1,5 лет женщины.
Внимание!
Трудовое законодательство Российской Федерации гарантирует Вам безопасность. Именно поэтому не пренебрегайте
официальным оформлением на работу,
даже если работодатель делает Вам более выгодное предложение, в обход
официальному трудоустройству.
Приходилось ли Вам сталкиваться с нарушениями при оформлении на работу?
Получение необходимых для приема на работу документов.
Ознакомление работника с локальными нормативными актами организации.
Заключение трудового договора.
Издание приказа о приеме на работу.
Оформление личного дела сотрудника.
Внесение записи в трудовую книжку.
Рассмотрим подробнее каждый из этапов.
Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
Перечень документов, которые работник кадровой службы вправе потребовать от претендента на вакантную должность:
Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
Трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на условиях совместительства;
Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
Свидетельство ИНН (если есть)
Документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
Справки с предыдущего места работы (2-НДФЛ)
Справку с основного места работы, если оформляется совместитель
Документы, предъявляемые при заключении трудового договора с иностранным сотрудником:
Документ, который удостоверит личность кандидата (паспорт или другие документы с фотографией),
Договор о добровольном медстраховании, который является действительным на российской территории (он должен обеспечивать оказание гражданину неотложной медико-санитарной помощи),
Разрешение на работу или, в отдельных случаях, патент,
Разрешение на проживание, в ситуации, когда договор заключается с лицами без гражданства или проживающими временно в РФ,
Вид на жительство, при заключении договора с лицом без гражданства или иностранным гражданином, которые постоянно проживают в РФ.
Трудовая книжка (за исключением ситуации, когда поступают на работу в первый раз),
Пенсионное свидетельство (при устройстве на работу в первый раз (до этого не работал), данное свидетельство оформляет работодатель),
Подтверждающая квалификацию и образование документация - свидетельства, дипломы или аттестаты.
Локальные нормативные акты организации
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Возможны несколько вариантов подтверждения ознакомления работника с такими документами:
Роспись в журнале (работник должен расписаться за ознакомление с каждым локальным нормативным актом);
Роспись на листе ознакомления (он прошивается и скрепляется печатью вместе с соответствующим локальным нормативным актом);
Роспись в трудовом договоре (в этом случае локальный нормативный акт должен являться приложением к трудовому договору и копия данного документа выдается работнику).
Напомним, что нормы таких документов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством.
Заключение трудового договора
Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не указан день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий день после вступления договора в силу. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.
Если трудовой договор не был заключен, а работник фактически был допущен к работе, не позднее трех дней с даты допущения его к работе необходимо оформить трудовой договор в письменной форме.
Особо отметим, что трудовой договор должен составляться в двух экземплярах: один выдается работнику, второй хранится в отделе кадров. На последнем работник должен своей подписью подтвердить получение им экземпляра трудового договора. Рекомендуем оформлять это записью в конце трудового договора: "Экземпляр трудового договора получил" /подпись, расшифровка/.
Приказ о приеме на работу
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Такой порядок необходим в целях защиты прав работника, поскольку трудовым договором определяются права и обязанности сторон и, если стороны пришли к согласию, издается приказ. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись не позднее трех дней со дня фактического начала работы. Кроме того, по требованию работника работодатель обязан выдать надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Такое требование может быть выражено и в устной, и в письменной форме.
Даты составления приказа о приеме на работу, заключения трудового договора, а также начала работы не обязательно совпадают. Так, дата начала работы может быть более поздней по сравнению с той, когда заключен трудовой договор и оформлен приказ. Однако, если приказ издан более поздним числом, нежели заключен трудовой договор, это является нарушением трудового законодательства.
Оформление личного дела сотрудника
На сотрудника заводится личное дело, присваивается табельный номер и заводится личная карточка.
Личные дела сотрудников, включая приказы, документы по его зарплате хранятся в архиве 75 лет.
Это делается в целях сохранения документов-оснований исчисления трудового стажа для начисления в будущем пенсии по старости.
Внесение записи в трудовую книжку
Обратим внимание на сроки внесения записей. Статьей 66 ТК РФ установлено, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Это означает, что, если работник проработал у работодателя менее пяти дней, запись в трудовую книжку можно не вносить.
Если работник принят на работу впервые, трудовую книжку необходимо оформить в его присутствии не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Необходимо помнить, что при приеме трудовой книжки от работника и при оформлении новой трудовой книжки об этом делается отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Согласно нормам действующего законодательства, ввод в штат новых сотрудников должен оформляться по типовой схеме. Это позволяет работникам пользоваться всеми преимуществами официального трудоустройства, а предпринимателю не иметь проблем с налоговыми органами. До сих пор имеют место случаи нарушения трудового законодательства в части неверного оформления трудовых книжек или искажения информации в контрактах или приказах о приеме на работу.
Между администрацией предприятий и новыми сотрудниками обязывает кадровые службы отражать изменения в системе учета работников. Только законное оформление на работу гарантирует гражданам своевременное получение заработной платы, получение выходного пособия, оплаты больничных листов и отпускных. Порядок трудоустройства в Российской Федерации контролируется соответствующими службами и надзорными органами. При наличии нарушений при приеме на работу, граждане всегда имеют право обратиться в связи с нарушением их прав в соответствующие инстанции.
ТК РФ
Действующее трудовое законодательство призывает руководящих лиц предприятий действовать согласно букве Закона при приеме и оформлении на работу новых сотрудников. За нарушения общепринятых норм и правил на соответствующих должностных лиц могут налагаться штрафы или дисквалификация. Незнание Закона не освобождает от ответственности, поэтому сегодня на каждом предприятии уделяется особое внимание ведению кадрового учета, существуют специальные подразделения, ответственные за оформление приема и перемещений специалистов, рабочих и начальников.
Основным руководящим документов, регулирующим трудовые отношения в Российской Федерации является Трудовой Кодекс. Процесс оформления договоров с сотрудниками и их персональных книжек, подтверждающих трудовой стаж, описывается в главах 10 и 11 норматива. Если в организации только планируется организация учета и хранения документов, относящихся к штатным работникам, следует обращаться к положению Постановления Правительства 2003 года № 225 . Образцы таких документов как личная карточка работника или приказ о приеме на работу доступны пользователям в соответствующем Постановлении Государственного комитета статистики, его номер 1 от 2004 года.
Пошаговая инструкция приема сотрудника на работу
Общая схема оформления вступающих в трудовые отношения включает несколько этапов. Если придерживаться такого порядка приема сотрудника на работу, это сэкономит время самим соискателям и исключит возможные штрафные санкции на организацию и ее ответственных лиц:
- Прием и проверка представленных работником документов. Предварительное ознакомление с личностью кандидата может происходить по резюме или анкете. В любом случае, соискатель на должность в компании должен будет документально подтвердить полученное образование, стаж работы на предыдущих местах работы. Для подтверждения своих навыков можно представить характеристику с последней организации или свидетельства о повышении квалификации.
- Для того чтобы в процессе исполнения трудовых обязанностей не было нареканий и спорных ситуаций, при приеме на работу кадровый сотрудник обязан ознакомить кандидата с правилами внутреннего трудового распорядка, действительными обязанностями, порядком субординации. Не помешает ввести в курс дела соискателя по таким вопросам, как правила со сведениями, составляющими корпоративную тайну и требования по ношению одежды (дресс-коду).
- Следующим шагом в работе с кандидатом является ведение переговоров. Для этого потенциальному работнику дается для ознакомления стандартный контракт. Если гражданина все устраивает, договор подписывается обеими сторонами трудовых отношений. У каждого при себе остается оригинальная копия соглашения.
- Официальное оформление в штат предприятия подразумевает издание соответствующего приказа. Если на работу принимается один гражданин, подготавливается форма Т-1. Для группы лиц издается приказ на бланке Т-1а. В содержании суточной выписки указываются основные условия приема и оформления на работу: полное наименование должности и подразделение, дату, когда работник приступает к своим обязанностям, оклад денежного содержания.
- Оплата труда сотрудников предприятия осуществляется на основании выписки из приказа. На работника оформляется карточка стандартной формы Т-2, в которой своевременно заносятся все изменения относительно специалиста или начальника (повышения, новые надбавки и другие виды начислений).
- Последним этапом оформления на работу становится запись в трудовую книжку, которую представил работник. Если для гражданина это первый выход на работу, ему открывается новый бланк, который оплачивается самим наемником. отправляется на хранение в кадровую службу, но при этом сотрудник всегда имеет право ознакомиться с ее содержанием, а также запросить надлежащим образом заверенную выписку.
Какие документы необходимы для оформления сотрудника на работу?
Работа с соискателем при рассмотрении его кандидатуры включает идентификацию и проверку трудовой истории. Подтвердить запросы представителя организации, нуждающейся в новых кадрах, можно по оригинальным документам или справкам, полученным в соответствующих ведомствах. Стандартный список документов, которые должен иметь при себе кандидат при приеме на работу, следующий:
- Паспорт или иное удостоверение личности. По этому документу можно проверить большинство основных параметров гражданина, включая его возраст, место прописки. При поступлении на гражданскую государственную службу необходимо быть в готовности к тому, что паспорт могут проверить на предмет законности его получения;
- Документы, подтверждающие уровень квалификации и образования. К заявлению приема на работу или прохождение конкурса прикладываются дипломы и свидетельства об окончании учебных заведений;
- Поступление на работу подразумевает продолжение работником не только трудовой деятельности, но и продление истории в государственных фондах. Для подтверждения нахождения на учете в фондах граждане предоставляют страховое свидетельство и справку о доходах с предыдущего места работы ();
- В настоящее время за работодателями закреплена обязанность представления сведений по гражданам, стоящим на учете в военных комиссариатах. Поэтому лица, уклоняющиеся от прохождения воинской службы, устроиться на работу, не смогут.
К числу дополнительных документов, которые может затребовать кадровая служба от соискателя при оформлении, относятся характеристика с прошлого места работы (рекомендация), свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и даже справки о прохождении медицинской комиссии или отсутствии судимости. Как видно, трудоустройству в настоящее время уделяется особое внимание. Представление заведомо подложных документов или «липовых» справок является прямым нарушением законодательства. В лучшем случае, работодатель при выявлении таких случаев, произведет увольнение по статье 81 Трудового Кодекса . В худшем, может отправить материалы в прокуратуру для проведения дальнейшего разбирательства.
Оформление трудовой книги
Трудовая книжка является основным документом, который подлежит оформлению при регистрации трудовых отношений. Записи в бланке осуществляются на свободном месте последовательно. Содержание текста включает полное и сокращенное наименование юридического лица (индивидуального предпринимателя), должность при успешном прохождении конкурса . Если работник оформляется переводом или ему присуждается соответствующая рабочему месту категория, это отражается записью. В трудовой обозначаются . Все записи в книжке заверяются лицом, ответственным за ведение кадровых документов
Образец оформления приема на работу
Проверка соблюдения норм трудового законодательства может коснуться любой организации. Во избежание недоразумений и возникновения спорных ситуаций, вызванных локальными трактовками приказной части, законодатель предусмотрел стандартные формулировки приказов о приеме на работу. Сегодня в российской практике используются две основные формы, которые являются унифицированными. Первая, это Т1, согласно которой проводится приказом один работник. Вторая форма Т1а служит для коллективного приема на работу группы сотрудников. Использование второго бланка остается на усмотрение работодателя, так как массовая текстовка может нарушить принципы конфиденциальности при доведении успешных испытаний кандидатам под роспись.
Применение формы используется практически на всех предприятиях Российской Федерации. Как правило, кадровые приказы ведутся отдельно, выписка формируется из листов унифицированных форм. Для заполнения Т1 разработаны рекомендации:
- В поле, где надлежит указывать наименование работодателя, следует указывать сведения из учредительных документов;
- Если заключение контракта с гражданином не подразумевает выполнение срочных работ, дата окончания договора остается незаполненной;
- Законодательно не запрещается указывать более раннюю дату приема на работу, в любом случае, с этим фактом работник будет ознакомлен под роспись;
- Сведения по занимаемой должности, отделе и прочих подразделениях вносятся строго в соответствии с имеющимся на предприятии штатным расписанием;
- Для заполнения данных по окладу, иным положенным выплатам, а также по испытательному сроку используется информация, отраженная в трудовом договоре;
- Приказ обязательно подписывается соответствующим должностным лицом, действующим в рамках своих основных обязанностей или назначенное таковым по приказу на время отсутствия основного подписанта.
Заключение трудового договора
Основным документом, который регулирует взаимоотношения работодателя и его наемного работника, является договор. Согласно гражданскому праву форма контракта при оформлении на работу чаще всего является свободной, однако в ней администрация предприятия использует не всегда выгодные для сотрудника условия. В своих действиях, организации опираются на практику, в том числе судебную.
Как бы то ни было именно трудовой договор обеспечивает гражданам гарантии и компенсации, а также определенные преимущества. Действующее законодательство в области охраны трудовых отношений обязывает работодателей заключать договора в письменном виде, в двух экземплярах для каждой из сторон. Основное назначение такого контракта – оформление соглашения между сторонами об условиях сотрудничества.
Внимание
Работник всегда имеет право отконтролировать свой прием на работу, запросив у кадровой службы выписку о включении в штат сотрудников. Вполне уместно будет попросить такой документ через три дня, - это срок, в течение которого уже бывшего кандидата должны ознакомить с выпиской из приказа по предприятию. Если гражданин обнаруживает отсутствие такого приказа, он вправе потребовать его издания от администрации либо обратиться в курирующие органы – трудовую инспекцию или органы прокуратуры.
Все возникающие споры по трудовым отношениям, в том числе ведущиеся в судебных инстанциях, основываются именно на договоре.
Прием на работу с испытательным сроком
В нормах трудового законодательства предусмотрены положения, защищающие как прав потенциальных работников, так и их потенциальных работодателей. Так, администрации предприятий имеют полное право устанавливать для граждан . В течение этого периода человек является полноценным сотрудником, получает положенные выплаты, но при этом результаты его деятельности находятся в зоне особого внимания. Этой нормой часто пользуются работодатели, которые решают перестраховаться даже в случае, если образование и опыт работы кандидата являются подходящими для заполнения вакантных должностей.
В Трудовом Кодексе предусмотрены несколько типов испытаний (по продолжительности), которые могут быть установлены принимаемым на работу новичкам:
- До двух недель;
- До трех месяцев;
- Не больше, чем на полгода;
- На год.
Последние две продолжительности испытательного срока устанавливаются только по согласованию с профессиональными объединениями. Чаще всего такое ограничение устанавливается для лиц из состава высшего менеджмента, например, главным бухгалтерам или директорам компаний. Также большая продолжительность испытания устанавливается для граждан, поступающих на государственную службу.
Вместе с тем существуют категории кандидатов, которым испытательный срок при приеме на работу не устанавливается. В числе таких лиц:
- Поступившие на работу согласно результатам конкурса;
- Беременные женщины;
- Поступающие на работу впервые сразу после окончания высшего учебного заведения;
- Устраивающиеся н работу не более чем на 2 месяца;
- Избранные кандидаты;
- Лица из запаса.
Согласно общей практике испытательный срок используется для того чтобы принять окончательное решение о трудоустройстве граждан. Со стороны работодателя идет оценка способностей к труду, морально-деловых качеств и, главное, соответствия занимаемой должности. Работник же в свою очередь, также может принять окончательное решение о том, стоит ли ему оставаться в данной организации.
В период исполнения трудовых обязанностей запрещается не выплачивать заработную плату или иным способом ущемлять права нового сотрудника. Также запрещается устанавливать содержание в меньшем размере. Вместе с тем, законодательно не запрещается изменение штатного расписания. Так, например, в отделе продаж могут быть две аналогичные должности, но с разными окладами, правда проводить такие изменения необходимо заблаговременно.
Как и любой случай приема на работу, должен быть оформлен согласно действующим нормам законодательства. Информация о проведении испытания обязательно отражается в соответствующем приказе, но не заносится в трудовую книжку.
Нюансы
Трудоустройство, равно как и другие виды юридических прецедентов, имеют целый ряд особенностей. Соблюдение требований рассмотрения кандидатов согласно нормам законодательства гарантирует соискателям равные права, отсутствие дискриминации. Работодатели, в свою очередь, стремятся избавить себя от часто возникающих рисков, например, неправомерном отказе в приеме на работу или нарушения порядка заполнения квотируемых мест.
Так, граждане, которые нацелены на трудоустройство, вправе самостоятельно определять дополнительные документы, наличие которых может повышать их шансы поступить на службу. К числу таких свидетельств относятся справки об инвалидности, беременности или о рождении ребенка. В частности, таким категориям граждан, положены особые условия в организации режима труда и отдыха, что необходимо учитывать уже в процессе оформления в штат предприятия.
К сведению
Для случаев, когда кандидаты не представляют особенных документов, согласно которым можно бы было причислить их к льготной категории сотрудников, последние принимаются на общих основаниях, являющихся стандартными. Работодатели не несут ответственности в случае, если документ по какой-либо причине не был представлен соискателем.
Работники, выполняющие трудовые обязанности вне офиса
Первое упоминание об удаленных сотрудниках в российском трудовом законодательстве относится к 2013 году. Оформление таких работников в штат происходит также, вот только подписание договора о сотрудничестве происходит в электронном виде. Каждая из сторон накладывает электронную подпись на документ, после чего его можно считать официальным, имеющим юридическую силу. Правда, для проверки документов граждан, которые находятся в статусе кандидатов, им придется нотариально заверить свои документы и выслать по почте потенциальному работодателю. Если того требует необходимость, оригинальный трудовой контракт удаленному сотруднику всегда может быть выслан после официального оформления.
Как принять работника на работу – пошаговая инструкция
Прием сотрудника на основную работу: подробная пошаговая инструкция
Большинство хозяйствующих субъектов при осуществлении своей деятельности нуждаются в привлечении наемного труда.
Прием работников на предприятие возлагается на кадровую службу организации, а при ее отсутствии – на определенных должностных лиц.
Кто бы ни производил оформление новых людей в компании, важно знать как правильно принимать на работу сотрудника.
Испытательный срок при приеме на работу
Все данные, которые работник предоставляет в компании во время приема, не позволяют полностью сложить впечатление о фактических навыках и способностях этого сотрудника.
Испытательным сроком называется период, в течении которого за работой сотрудника производится наблюдение с целью определения его знаний, навыков, способностей.
По соглашению сторон может устанавливаться испытательный срок при приеме на работу. Законодательство требует, чтобы трудовой договор, составленный с сотрудником компании, в обязательном порядке при установлении испытания содержал информацию о нем.
Если условие об этом не отражено в контракте, то до того как работник начнет работать, это условие можно ввести дополнительно специальным соглашением. Если это не сделать, то ни о каком испытательном сроке для работника не может идти речи вообще.
Испытание должно быть прописано также в распоряжении, которое составляется, когда осуществляется оформление сотрудника на работу.
Во время действия такого периода каждая сторона получает право расторгнуть действующие трудовые отношения по упрощенной процедуре. Срок испытания, который устанавливается поступившему на работу человеку, по общим правилам, не может быть более трех месяцев.
Для руководящего персонала в соответствии с законодательством он может быть определен на период до шести месяцев. Если работник принят в компанию по контракту с определенным сроком действия от двух месяцев до полугодия, то испытание может быть ему установлено на период до двух недель.
Внимание! Кроме этого, у некоторых категорий граждан условие о проведении испытания не может вноситься в их трудовой контракт.
К таким работникам относятся:
- Сотрудницы в положении.
- Работники, не достигшие 18 лет.
- молодые специалисты пришедшие сразу после учебы.
- Поступившие по срочному трудовому договору на период до двух месяцев,
- Выбранные по конкурсу
- И т. д.
Можно ли принять сотрудника в выходные дни
Законодательство при регулировании трудовых отношений не устанавливает запрет на оформленных людей в компанию в нерабочие дни. Поэтому на вопрос, можно ли принять сотрудника на работу в выходной день или в праздничный, существует положительный ответ.
Надо учитывать, что приемным на работу днем является день, с которого сотрудник числится в штате компании. Он указывается в трудовом контракте и приказе на прием. Работник может начать выполнять обязанности в ближайший рабочий день.
Не стоит забывать про сменные графики, при которых работник может выходить на работу в выходные и праздничные дни. В этом случае день приема на работу и фактическое ее начало будут совпадать.
Прием сотрудника на работу пошаговая инструкция с подробным описанием
Кадровому работнику нужно точно знать, как принять на работу сотрудника. Пропуск одного из этапов может в дальнейшем повлечь наложение на организацию штрафов.
Шаг 1. Получить заявление о приеме на работу
После того, как будущему работнику сообщили о желании принять его, ему нужно составить заявление о приеме на работу. В обычных компаниях это не является обязательным условием, но требуется для организаций бюджетного сектора.
Для документа нет специальной формы. Но обычно в кадровом отделе предоставляют шаблон, в который нужно внести данные о себе. Вместе с заявлением обычно требуется предоставить в организацию обязательный набор документов.
Скачать образец заявления о приеме на работу
Шаг 2. Ознакомить сотрудника с внутренними нормативными актами
Перед тем, как оформлять с будущим работником трудовое соглашение, его необходимо познакомить со всеми нормативными актами фирмы.
Для этого можно завести специальный опросный лист, на котором гражданин будет ставить свою подпись после того, как прочитает очередной документ. Также, отметку можно делать путем проставления подписи в специальном журнале.
Эта процедура проводится для того, чтобы в случае необходимости доказать, что работник был ознакомлен со внутренними локальными актами компании.
Шаг 3. Оформить трудовой договор
ТК устанавливает, что необходимо заключить с работником трудовое соглашение в течение первых трех дней с начала выполнения им трудовых обязанностей.
Но даже если администрация этого не сделает, а сотрудник все равно продолжит трудиться, то будет считаться, что договор все равно заключен, только в ненадлежащей для этого форме.
Внимание! Правила требуют, чтобы при составлении договора у каждой из сторон была своя подписанная копия. В договоре может быть указан день, когда новому сотруднику необходимо приступить к обязанностям. Если это не сделано, то началом деятельности будет считаться следующий рабочий день.
После того, как на договоре поставили подписи обе стороны, его регистрируют в специальном журнале, присваивая следующий номер.
Если в качестве работодателя выступает физическое лицо, не оформленное как предприниматель, договор необходимо регистрировать в местных органах управления.
Шаг 5. Издать приказ о приеме на работу
Основным документом, регистрирующим прием нового человека на работу, является приказ о его приеме. В дальнейшем на его основании вносятся записи в остальные обязательные документы.
В приказ переносятся все данные, указанные в трудовом соглашении. Работник должен ознакомиться с документом и поставить свою подпись.
Для оформления приказа можно применять стандартную форму Т-1, или Т-1а, если оформляется сразу несколько человек. Можно также составить приказ произвольно на фирменном бланке.
Скачать бланк приказа о приеме на работу
Внимание! В приказе должна стоять дата, с которой работнику нужно приступить к работе. Если он не вышел в этот день, то компания имеет право в одностороннем виде отменить это распоряжение.
Шаг 6. Зарегистрировать приказ
После того, как приказ сформирован, его нужно зарегистрировать в журнале учета приказов. В компании может формироваться единый журнал для всех типов оформляемых приказов, или же могут вестись отдельные регистры для приказов по персоналу, по основной деятельности и т. д.
Ведение такого журнала является обязательным и это закреплено законом. Однако четко не регулируется, в каком виде он должен оформляться. Поэтому, наряду с бумажным можно формировать и электронный документ.
Единой формы для журнала регистрации не существует - каждая компания разрабатывает ее исходя из собственных потребностей.
При регистрации в журнал переносится основная информация из распоряжения - дата, номер, вид, затрагиваемый сотрудник и т. д. Знакомить работника с этой записью не нужно.
Шаг 7. Сделать запись в трудовой книжке
По закону ответственное лицо должно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу в том случае, если нанятый сотрудник проработал на новом месте более пяти дней.
Запись производится пастой темного цвета, четко и разборчиво. Никакие сокращения использоваться не должны.
Если данное место работы у гражданина первое, то работодатель должен сам открыть ему книжку. В этом случае у нового бланка сначала заполняется титульный лист, куда записываются все необходимые сведения.
Первая запись о приеме производится в присутствии самого работника. Внесенная информация заверяется подписью кадровика, и при наличии - печатью.
Внимание! Иногда неопытный кадровик допускает ошибку и включает в запись лишнюю информацию - наличии испытательного срока, периоде действия срочного договора, характере работ и т. д.
Внесенная запись должна содержать только информацию о должности и структурном подразделении. Эти сведения можно взять из приказа о приеме.
Шаг 8. Внести запись в книгу учета трудовых книжек
После того, как книжка передана работником своему работодателю, на последнего возлагается ответственность по ее сохранности. Для учета книжек в компании должен использоваться специальный журнал.
Закон устанавливает обязательность его применения, а форма документа разработана Минтрудом.
По записям, внесенным в книгу, можно проследить приход и выдачу документа. Для каждой книжки должна быть использована одна строка.
Внимание! Запись в книгу вносится черной или синей пастой без сокращений. Нежелательно при заполнении пропускать пустые сроки. Однако сделать это можно, если сохраняется их сквозная нумерация.
На каждого нового работника должна быть открыта личная карточка сотрудника по форме Т-2.
Это является обязательным, и часто при проверке контролирующие органы запрашивают эти документы.
Форма карточки может быть изменена с учетом особенностей работы компании, но обязательные реквизиты все равно должны в ней присутствовать.
Заполнять карточку можно на компьютере, либо распечатанный бланк ручкой от руки. В связи с тем, что сведения, указанные в карточке, относятся к персональным данным, то их необходимо хранить в специальных шкафах, которые запираются на ключ, либо на компьютере с парольной защитой.
Для карточки не установлен точный срок, когда ее необходимо составить. Обычно кадровик это делает сразу после составления приказа на прием.
Как правильно оформить личную карточку. Скачать бланк
Для внесения данных в карточку используются следующие источники:
- Приказ о приеме на работу;
- Документ, определяющий личность;
- Трудовая книжка;
- Бланки ИНН и СНИЛС;
- Документ воинского учета;
- Документ подтверждающий образование;
- Другие документы, предоставленные работником.
Внимание! При внесении определенных сведений работник должен знакомиться с ними под роспись.
В срок семь дней с момента приема сотрудника на работу, на него нужно открыть личное дело.
Для того, чтобы это сделать, на обложке отдельной папки записываются полные Ф.И.О. работника, дата открытия дела, порядковый номер.
В течение всего периода работы сюда прикрепляют документы, относящиеся к нему.
Личное дело должно содержать:
- Личную карточку с фотографией;
- Автобиографию;
- Копию документа об образовании;
- Заявления за все время работы;
- Копии приказов по работнику;
- Трудовой контракт с работником;
- Должностную инструкцию;
- Отзывы, рекомендации, характеристики;
- Иные другие документы.
Важно! Личное дело обязательно должно содержать опись всех находящихся в нем документов. Изъять какой-либо из них можно только с разрешения руководителя компании либо начальника кадровой службы.
Документы при приеме на работу, которые нужно обязательно предъявлять, включают в себя:
- Паспорт, или другой документ, которым можно удостоверить личность. Несовершеннолетние без паспорта могут предъявлять свидетельство о рождении. Если паспорт на замене, используется временное удостоверение.
- Трудовая книжка. Это основной документ, фиксирующий стаж работника. Книжку можно не приносить, если идет трудоустройство по совместительству, либо если это первое место работы. В последнем случае обязанность открыть книжку возлагается на работодателя.
- Свидетельство СНИЛС. Не предъявляется, если это первое место работы - работодатель также оформляет его самостоятельно.
- Документ воинского учета. В зависимости от статуса, предъявляется военный билет либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву.
- Документ об образовании, квалификации и т. д. Может предъявляться диплом среднего или высшего образования, аттестат, свидетельство о получении квалификации и другие аналогичные документы.
- Справка об отсутствии судимости. Предъявляется при трудоустройстве на должности, которые не опускаются граждане с судимостью.
Дополнительные документы
При трудоустройстве в определенные отрасли, либо на определенные должности, работодатель может попросить предоставить дополнительные документы. Он это делает во исполнение требований федеральных законов, указов Президента и других нормативных государственных актов.
К ним относят:
- Справка об условиях труда на основном месте - если работник устраивается по совместительству на место со вредными и опасными условиями трудовой деятельности;
- Медицинское заключение о состоянии здоровья - нужно предоставлять, если гражданин устраивается в Наркологический контроль, на гражданскую службу либо будущий работник является несовершеннолетним.
- Справка о размере доходов и имеющемся имуществе - если гражданин устраивается на гражданскую службу или замещение должности в муниципальной службе, и данная должность включена в отдельный перечень.
Следующие документы не являются обязательными, но их предоставление даст возможность работнику получить некоторые льготы:
- Справка об имеющейся беременности для женщин;
- Справка о составе семьи;
- Копии свидетельств о рождении детей;
- Справки о полученных доходах с предыдущего места работы по форме 182-Н.
Какие документы работодатель не вправе требовать
Некоторые документы работник кадрового отдела может потребовать предоставить при приеме, а в случае отказа это сделать - не принимает на работу. Однако это незаконно, и легко может оспариваться в суде.
К таким документам относят:
- Документ, подтверждающий регистрацию. ТК не устанавливает правило, по которому организация обязана следить за регистрацией своего работника по месту его пребывания. Точно также, как компания не может устанавливать преимущества в оформлении для тех граждан, которые проживают в определенной местности, либо имеют там официальную регистрацию. Компания не имеет права отказывать в приеме тем работникам, у которых нет регистрации по адресу проживания, нахождения, либо по месту нахождения фирмы.
- ИНН. Фирма не имеет права требовать предоставления ИНН, поскольку он не устанавливается трудовым законодательством как обязательный.
Источник: https://buhproffi.ru/kadry/priem-sotrudnika-na-rabotu.html
Как принять сотрудника на основную работу: пошаговая инструкция
Для осуществления хозяйственной деятельности, компании требуется наличие трудовых ресурсов. Приемом сотрудников работодатель может заниматься самостоятельно или же привлекать для этого специализированные организации.
Оформление сотрудника на работу предполагает заключение трудового договора и соблюдение определенной процедуры, установленной на законодательном уровне. Поэтому каждому работодателю нужно знать как принять на работу сотрудника.
Порядок трудоустройства нового сотрудника
Порядок трудоустройство сотрудника осуществляется по следующим этапам:
Размещение предложения на рынке труда
Чаще всего работодатель обращается за помощью в центры занятости. В своем предложении он описывает основные трудовые функции, которые необходимо будет выполнять будущим работникам, требования, предъявляемые к их умениям и навыкам.
Размещать вакансии фирма может и в кадровых агентствах, путем подачи объявления в средства массовой информации и т.д.
Запрос у кандидатов на вакансию анкет, резюме
На этом этапе нужно собрать у соискателей вакансии анкетыАнкета при приеме на работу и резюме. Данный документ может быть разработан на предприятии, или же работник самостоятельно может представить собственное резюме.
В этих документах обязательно должны присутствовать контактные данные, по которым кадровые специалисты смогут пригласить кандидатов на собеседование.
Проведение собеседования и отбор новых сотрудников
После сбора анкет и резюме, для подтверждения достоверности содержащей в документе информации и знакомства с кандидатами желательно провести собеседование.
На него, как правило, приглашаются наиболее подходящие по документам кандидаты. С каждым человеком специалист беседует отдельно, при этом могут предлагаться решить определенные тесты, задачи и т. д.
Оценить соискателя и выявить из общего количества лиц, претендующих на вакансию, помогут правильно заданные вопросы на собеседованииВопросы на собеседовании при приеме на работу.
По результатам собеседованияСобеседование при приеме на работу – формы и порядок проведения выбирается кандидат, с котором руководство компании планирует оформить трудовой контракт.
Оформление с принимаемыми на работу трудовых контрактов
На этом этапе у выбранного будущего работника запрашивается установленный пакет документов, заявление о приеме.
При этом нужно помнить, что данный сотрудник должен добровольно на основе собственного желания заключить трудовое соглашение, принуждать его к этому запрещено.
Внимание! Будущий работник также имеет право обсудить свою работу с руководством фирмы и участвовать в составлении договора, внося определенные условия.
ТК РФ устанавливает обязательный перечень документов, которые будущему сотруднику нужно предъявить при трудоустройстве:
- Удостоверение личности работника , например, паспорт. Также можно подавать при отсутствии его справку 2П.
- Трудовая книжка - ее выписывают работнику при его первом трудоустройстве. Для этого он может самостоятельно купить такой бланк или же ему предприятие его выдает, а сотрудник компенсирует его стоимость. Если на работу устраивается совместитель, то наличие трудовой для него необязательно. При утере ее, работник может обратиться с просьбой о ее оформлении новым работодателем.
- СНИЛС - страховое свидетельство при пенсионном страховании.
- ИНН - свидетельство о постановке физлица на налоговый учет.
- Военный билет - для состоящих на учете в военкомате. Вместо него может быть использовано приписное свидетельство. Это связано с тем, что на работодателе лежит обязанность по организации на предприятии воинского учета.
- Документ об имеющемся образовании - его необходимо предъявлять только, если от кандидата на работу требуется наличие определенных знаний.
- Справка об отсутствии уголовного прошлого - она предоставляется в строго определенных законом случаях.
- Справка о прохождении медицинского осмотра – может требоваться в некоторых случаях.
Как правильно оформить новых сотрудников
Как правильно принимать на работу сотрудника обязательно должны знать кадровые работники организации или специалисты, на которых возложена такая обязанность. Процедура оформления установлена нормами ТК РФ. Рассмотрим подробнее ее.
Получить заявление о приеме на работу
После того как в результате собеседования выбрана кандидатура будущего работника, ему нужно составить заявление на прием на работу, и представить ряд документов.
Внимание! Подача заявления в обычных организациях не является обязательной, но, как правило, его все же применяют при трудоустройстве. Иначе обстоят дела с организациями и учреждениями бюджетной сферы, где нормативные акты закрепляют необходимость такой процедуры.
В любом случае для избежания спорных ситуаций, лучше всего попросить работника написать заявление о приеме на работу. Для него нет строго установленной формы, предприятия может использовать разработанные шаблоны, которые могут предлагаться работнику для заполнения.
Как написать заявление при приеме на работу
Перед подачей заявления в некоторых ситуациях, например, трудоустройство лиц, которому не исполнилось еще 18 лет, необходимо пройти медицинский осмотр. В этом случае также предоставляет медицинское заключение.
Внимание! Вместе с заявлением о трудоустройстве можно также взять у сотрудника заявление о предоставлении детских вычетов, если они ему полагаются.
Перед составлением контракта с работником, ему нужно дать прочитать внутренние акты предприятияС какими локальными актами необходимо ознакомить сотрудника?, определяющие правила его будущей работы, порядок начисления оплаты и т. д.
Для этого можно завести на каждого человека ознакомительный лист, в котором он будет после прочтения каждого документа проставлять свою подпись, или же дать ему расписаться в соответствующем журнале.
Данная процедура необходима для того, чтобы в случае необходимости доказать, что данный сотрудник был ознакомлен с действующими правилами в компании.
Такими актами выступают:
Оформить трудовой договор
Контракт с новым работником составляется, как правило, сразу же после подачи им заявления.
ТК РФ установлен период в течение трех дней с момента начала выполнения работником своих трудовых функций.
Если руководство компании этого не сделает, то договор все равно будет считаться заключенным, только в ненадлежащей форме.
Начало его действия начинается в срок, указанный в договоре. При его отсутствии началом трудовой деятельности считается следующий рабочий день.
Часто работодатели задают вопрос, можно ли принять сотрудника на работу в выходной день или в праздничный. Законодательство отвечает на него утвердительно. Для этого нужно в трудовом договоре указать дату, с которой работник приступает к своей работе.
Зарегистрировать трудовой договор
После подписания сторонами трудовых отношений договора его фиксируют в журнале и присваивают ему очередной по порядку номер. Это осуществляется внутри предприятия.
В тоже время, если работодателем выступает физ лицо, у которого нет свидетельства предпринимателя, то нормы права требуют осуществление регистрации такого трудового договора в местных органах самоуправления по прописке работодателя. Это необходимо для проверки соответствия составленного соглашения ТК РФ.
Издать приказ о приеме на работу
При приеме нового сотрудника на работу в обязательном порядке должен быть составлен приказ об этом событии. На его основании в дальнейшем будет производиться внесение информации в трудовую работника, оформляться личная карточка и т. д.
При этом приказ должен содержать все условия, закрепленные в трудовом соглашении. Свое согласие с указанными сведениями сотрудник подтверждает личной подписью в соответствующей графе.
Для составления приказа о приеме на работуКак составить приказ о приеме на работу по форме Т-1 может использоваться унифицированная форма Т-1 (либо Т-1а при приеме нескольких работников), либо самостоятельно разработанный на предприятии бланк.
Как составить приказ о приеме на работу. Скачать бланк.
В приказе указывается дата, с которой работник должен приступить к своим обязанностям. В том случае, если он не вышел на работу, компания имеет право аннулировать его.
Зарегистрировать приказ
После оформления приказа, его нужно зарегистрировать в установленном порядке в журнале регистрации приказов.
В компании может быть открыт один единый журнал для всех видов распорядительных документов, или же отдельные книги для регистрации приказов по персоналу, ведению деятельности и т. д.
Оформление такого журнала является обязательным и закреплено законодательно. Однако не указано, что это должно выполняться только в бумажном виде, поэтому допускается вести и электронный учет.
Тем не менее, единой формы, которая была бы закреплена соответствующих законом, не существует. Каждая фирма может разработать свой собственный вид журнала, исходя из особенностей деятельности.
В журнал вносятся следующие данные:
- Дата и номер оформления приказа;
- Вид приказа;
- Полные Ф.И.О. работника;
- Его табельный номер (при необходимости);
- Документ, на основании которого вносится запись.
Внимание! Знакомить сотрудника с внесенной в журнал информацией не нужно.
Согласно ТК, работодатель обязан вести трудовые на всех своих сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Все записи вносятся только ручками с пастой темного цвета, аккуратно, обеспечивая четкое прочтение каждого слова. Никакие сокращения не используются.
Если данное место работы у этого человека первое, то компания обязана открыть ему трудовую самостоятельно.
Ее заполнение в таком случае начинается с титульного листа. Запись о приеме при этом выполняется в присутствии самого сотрудника.
Информация заверяется подписью кадрового работника и печатью компании (при ее наличии).
Важно! Очень часто кадровый сотрудник при внесении записи указывает там лишнюю информацию - к примеру, о наличии испытательного срока, продолжительности периода работы при срочном договоре, характере выполняемых работ и т. д. Однако, это делать нельзя.
Сведения должны содержать только данные о должности и структурном подразделении работника, их необходимо получить из приказа о приеме на работу. Этот же документ указывается как основание внесения записи в соответствующей графе.
Внести запись в книгу учета трудовых книжек
После того, как трудовая была передана работником в кадровую службу работодателя, последний несет ответственность за ее сохранность. Для обеспечения учета движения применяется специальный журнал - учета трудовых книжек.
Внимание! Обязанность вести книгу учета трудовых книжек установлена законодательно, форма закреплена постановлением Минтруда.
Записи, которые вносятся в журнал, позволяют фиксировать приход и выдачу книжку. Каждому имеющему на предприятии документу должна соответствовать одна строка.
На предприятии в любой момент времени может использоваться только одна открытая книга учета трудовых книжек.
Запись о приеме выполняется темной ручкой без сокращений в Ф.И.О., должности или других местах графы.
Следующую запись желательно вносить сразу на следующей строке. Тем не менее, допускается пропуск одной строки, однако с сохранением текущей нумерации.
Завести личную карточку на сотрудника
Кадровый сотрудник на нового работника открывает личную карточку по форме Т-2Личная карточка работника, форма Т-2.
Это обязательный этап, правильность выполнения которого периодически контролируется надзорными органами.
Форма также обязательна для использования, и не должна быть изменена.
Заполнить личную карточку можно как от руки, используя типографский бланк, так и на компьютере.
Поскольку сведения, которые содержатся в личной карточке, относятся к персональным данным, хранить их необходимо либо в специальных шкафах под замком, либо на компьютере с ограничением доступа при помощи пароля.
Конкретного срока, в течение которого нужно на нового сотрудника завести личную карточку, не предусмотрено. Но обычно кадровый работник делает это после оформления приказа на прием.
Для внесения данных используются следующие источники:
- Приказ на прием на работу;
- Документ, подтверждающий личность;
- Трудовая книжка;
- Свидетельства ИНН и СНИЛС;
- Документ о воинском учете;
- Документ по образованию;
- Устных сведений работника.
Важно! Со всеми данными, и внесенными в них изменениями, сотрудник должен знакомиться под роспись.
На нового сотрудника нужно завести личное делоЛичное дело работника – как его правильно оформить. Это действие выполняется в срок до 7 дней с момента его приема на работу, после чего личное дело ведут в течение всего срока работы на данном предприятии.
Все документы, которые относятся к конкретному сотруднику, прикрепляют в отдельную папку. На ее обложке нужно написать полные Ф.И.О. работника (строго посередине), дата начала дела (дата приема на работу), а также порядковый номер.
Всю информацию в документы личного дела вносят при помощи шариковой ручки, четко и без исправлений.
В деле должны содержаться:
Внимание! Перечень документов, которые находятся в личном деле, составляется в виде описи. Изъять какой-либо бланк допускается только с разрешения руководителя фирмы или кадрового отдела.
Источник: https://kadrypro.ru/priem-na-rabotu/oformlenie/oformlenie-sotrudnika-na-rabotu.html
Прием на работу по трудовому договору (пошаговая инструкция)
- Получение документов от работника.
- Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами.
- Заключение трудового договора.
- Оформление и регистрация документов на работника.
- Внесение записи в трудовую книжку.
Рассмотрим каждый из них более подробно:
1. Получение документов от работника
При оформлении на работу нового сотрудника от него необходимо получить пакет документов. В зависимости от должности и предъявляемых к ней требований этот перечень может меняться.
Обязательные документы:
- Паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности по форме № 2П, свидетельство о рождении, документ, подтверждающий личность иностранного гражданина).
- Трудовая книжка (подробно о ведении, хранении и внесении данных в трудовую книжку здесь).
- СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования). Военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (если принимаемый на работу сотрудник является военнообязанным).
Примечание: если работник не имеет трудовой книжки и СНИЛС (первое место работы), то работодатель обязан их оформить. Исключение составляет прием на работу дистанционных сотрудников, когда трудовой договор заключается путем обмена электронными документами.
В данном случае работник сам получает СНИЛС в отделении ПФР и направляет сведения о нем работодателю.
Дополнительные документы:
- Диплом или иной документ, подтверждающий наличие образования (аттестат и т.п.).
- Справка о прохождении медосмотра или медицинская книжка. Требуется в случаях, когда должность требует прохождения обязательного медосмотра
- Справка о наличии (отсутствии) судимости (обязательна для представления при устройстве на должность педагогического работника, госслужащего, судебного пристава, работника таможенных органов и т.д.).
- ИНН (при его наличии). Отсутствие ИНН не может являться препятствием для принятия сотрудника на работу, так как оно не включено в перечень обязательных документов и отказ в приеме на работу по факту отсутствия указанного документа является необоснованным.
- Заграничный паспорт.
- Справка 2-НДФЛ (необходима, в случае если работник хочет получать налоговые вычеты).
- Справка о сумме з/п за последние 2 года (необходима для расчета пособий по больничному в случае, если расчет будет производиться исходя из заработной платы у предыдущих работодателей).
- Разрешение на работу (патент) – для иностранных граждан и лиц без гражданства, если осуществление трудовой деятельности без указанных документов невозможна.
- Медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы на Крайнем Севере (если сотрудник принимается на работу в указанный регионе).
- Сведения о доходах и имуществе супруга (супруги), несовершеннолетних детей. Предоставление указанного документа обязательно для госслужащих, сотрудников Центробанка (на ряд должностей), муниципальных служащих.
- Заявление о приеме на работу. Cоставление заявления о приеме не является обязательным условием для заключения трудового договора и его отсутствие не может являться основанием для отказа в принятии на работу. Исключение составляют только государственные и муниципальные служащие обязанные составить данное заявление.
Кому необходимо проходить медицинский осмотр при устройстве на работу
2. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами
Перед заключением трудового договора, сотрудника необходимо ознакомить с локальными нормативными актами.
Эти документы разрабатываются работодателем самостоятельно, с учетом направления его деятельности.
С одними из них ознакомление является обязательным, с другими – только при их наличии в организации.
Документы, обязательные для ознакомления:
Документы, обязательные для ознакомления только при их наличии в организации:
- Должностная инструкция.В случае если в трудовом договоре отсутствует перечень выполняемых сотрудником обязанностей, они прописываются в должностной инструкции, которая является, в свою очередь, неотъемлемой частью договора.
Унифицированной формы данного документа нет - она разрабатывается работодателем самостоятельно и является его внутренним локальным документом.
Примечание: если должностная инструкция не подписана работником, то применить к нему меры взыскания за неисполнение прописанных в инструкции обязанностей, нельзя.
- Положение о материальной ответственности.
- Положение о документообороте.
- Коллективный договор.
- Положение о социальном обеспечении работников.
- Иные, разработанные в организации документы.
После того, как работник был ознакомлен с локальными нормативными актами, он должен расписаться в листе ознакомления, после чего лист сшивается с актом, нумеруется и скрепляется печатью и подписью должностного лица.
Обратите внимание, что в скором времени вступит в силу закон упрощающий кадровый учет микропредприятий, в частности, указанные работодатели смогут не принимать локальные нормативные акты, а также не вносить сведения о работе в трудовую книжку сотрудника. В настоящее время закон подписан Президентом РФ, ожидается его официальное опубликование (после которого он вступит в силу спустя 180 дней)
3. Заключение трудового договора
Трудовой договор заключается в письменной форме и составляется в двух экземплярах: один отдается работнику, второй остается у работодателя. При этом на экземпляре, оставшемся у работодателя, должна стоять подпись работника, получившего договор.
Обратите внимание, что в скором времени вступит в силу закон упрощающий кадровый учет микропредприятий, в частности, указанные работодатели смогут не принимать локальные нормативные акты, а также не вносить сведения о работе в трудовую книжку сотрудника. В настоящее время закон подписан Президентом РФ, ожидается его официальное опубликование (после которого он вступит в силу спустя 180 дней).
трудового договора
Образцы заполнения
Образец трудового договора с внутренним совместителем (скачать).
Образец трудового договора с внешним совместителем (скачать).
Образец трудового договора с дистанционным сотрудником (скачать).
Образец трудового договора с генеральным директором (скачать).
4. Оформление и регистрация документов на работника
После оформления трудового договора на сотрудника необходимо составить:
Приказ о приеме на работу
Приказ о приеме на работу составляется после оформления трудового договора по унифицированной форме № Т-1 или № Т-1а. Указанный документ подтверждает факт принятия сотрудника на работу, а также является основанием для внесения сведений в трудовую книжку и личную карточку работника.
Личная карточка работника
Одним из обязательных документов, составляемых после заключения трудового договора является личная карточка сотрудника. Подробнее о заполнении личной карточки сотрудника здесь.
Лицевой счет
Карточкам лицевого счета составляется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной в течение года. Документ оформляется сотрудником бухгалтерии по формам Т-54 и Т-54а.
Более подробно с порядком и образцом заполнения карточки лицевого счета вы можете ознакомиться здесь.
Карточка индивидуального учета начисленных выплат и страховых взносов.
Указанный документ используется для учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов, относящихся к ним, в отношении каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты.
Образец заполнения карточки можно скачать здесь.
Налоговый регистр по доходам и НДФЛ
Работодатели, заключившие трудовой и гражданско-правовой договоры, обязаны вести учет доходов работников и сумм исчисленного и удержанного с данных доходов НДФЛ. Указанный документ не имеет обязательной унифицированной формы, в связи с чем работодатель обязан самостоятельно разработать его форму.
Регистр по доходам и НДФЛ должен содержать следующие обязательные сведения:
- ФИО сотрудника.
- ИНН или паспортные данные.
- Статус налогоплательщика (резидент/нерезидент).
- Суммы выплаченных работнику доходов и предоставленных налоговых вычетов.
- Даты выплаты дохода.
- Суммы исчисленного и удержанного НДФЛ.
- Даты удержания и перечисления НДФЛ.
- Реквизиты платежных поручению на перечисление подоходного налога в бюджет.
5. Внесение записи в трудовую книжку
Работодатель обязан вести трудовые книжки каждого из своих сотрудников если они проработали в организации свыше пяти дней. Исключение составляют лишь совместители.
Примечание : данные о заключении гражданско-правового договора в трудовую книжку не вносятся. Общие правила заполнения трудовой книжки
Общие правила заполнения трудовой книжки
При заполнении трудовой книжки необходимо соблюдать следующие правила:
- cведения вносятся в соответствии с приказом о приеме на работу;
- данные вносятся только работодателем, либо его должностным лицом, уполномоченным на то соответствующим приказом;
- сведения вносятся перьевой, гелевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета;
- заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации;
- после графы 3 заполняется графа 1 в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9;
- в графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом. Сведения вносятся арабскими цифрами;
- в графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться;
- в графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу;