Електронен болничен: инструкции за счетоводител. Преминаване към електронен болничен: какво трябва да знае един счетоводител Електронен болничен в ЗУП 2.5
Изменения в разпоредбите на Федералния закон от 29 декември 2006 г. N 255-FZ „За задължителното социално осигуряване в случай на временна нетрудоспособност и във връзка с майчинство“ относно въвеждането на ELI бяха въведени с Федерален закон от 1 май 2017 г. N 86 -FZ.
Цели на промяната:
- Обединяване на информацията за отпуските по болест в единна база данни;
- Избягване на тромави системи за съхранение и обработка на данни;
- Намаляване на разходите за притежателите на полици;
- Спестяване на бюджетни средства.
Какво ще спечелят работодателите от въвеждането на електронни болнични?
Попълването на документи на компютър е по-удобно и по-просто, така че фирмените счетоводители няма да се налага да се занимават с болнични, издадени погрешно от лекари, да се страхуват от искове от Фонда за социално осигуряване и да се обръщат към тях с искания относно плащане за съмнителни листове.
Самите счетоводители няма да пишат информация в листове за отпуск по болест с ръцете си, да мислят за цвета на мастилото, липсата на грешки и да се притесняват, че ръката им няма да трепери.
ELN изключва погрешно надплащане или подплащане на обезщетения, корекции и промени в информацията за отпуск по болест.
Как работи системата ELN?
Обмен на информацияотносно застрахователни събития за временна нетрудоспособност и майчинство се извършва с помощта на Единната интегрирана информационна система „Соцстрах“ на ФСС на Руската федерация (UIIS „Соцстрах“).
Участници в системата на UIIS "Соцстрах":
- Застраховател - FSS на Руската федерация
- Застраховани лица (работодатели)
- Медицински организации (болници, клиники) и федерални държавни институции (бюро) за медицински и социален преглед (MSE).
Кандидатствайте за електронна данъчна регистрацияМедицинските организации могат, при две условия:
- осигуреното лице дава писмено съгласие за това;
- медицинската организация и осигурителят-работодател са участници в системата за информационно взаимодействие с Фонда за социално осигуряване за обмен на информация с цел формиране на електронна здравноосигурителна полица.
Работодателите могат взаимодействайте с FSS по отношение на ELN директно от програмите 1C. Електронният лист за неработоспособност и обмен с Фонда за социално осигуряване е внедрен в програмата „1C: Заплати и управление на персонала 8“ (рев. 3) от версия 3.1.2.293.
Вторият начин за взаимодействие е да отворите личен акаунт на уебсайта на FSS на Руската федерация. В личната сметка работодателят получава известия за получаване на ELN и попълва данните за отпуск по болест от своя страна (раздел „Попълва се от работодателя“).
За да проследи движението на ELN, служител може също да се регистрира на уебсайта на FSS на Руската федерация в специална услуга - сметката на осигуреното лице.
Взаимодействие при обмен на информация с цел формиране на електронна информация
Схема на взаимодействие между осигуреното лице, работодателя, ДОО и лечебното заведение:
- Осигуреният служител дава писмено съгласие на лечебното заведение за изготвяне на лист за неработоспособност под формата на електронен документ.
- Лечебното заведение формира ЕЛН ( поддържани в решенията 1C:Медицина), подписва го със засиления квалифициран подпис на лекаря (EDS за лекаря) и медицинската организация и изпраща цялата информация за болничния лист на Фонда за социално осигуряване.
- Лечебното заведение издава на служителя ELN номер, за да го прехвърли на осигурения работодател.
- Служителят информира работодателя за ЕГН.
- Работодателят, използвайки ELN номера от своята програма 1C, изисква и получава всички данни за отпуск по болест от базата данни на Фонда за социално осигуряване.
- Въз основа на данните, получени от базата данни на Фонда за социално осигуряване, програмите 1C автоматично изчисляват обезщетения за временна нетрудоспособност (информация за притежателя на полицата, осигуреното лице, средни доходи, трудов стаж и друга необходима информация вече се съхранява в 1C)
- Работодателят плаща на служителя отпуск по болест.
- Информация за размера на изплатените обезщетения се изпраща на Фонда за социално осигуряване.
- Фондът за социално осигуряване частично плаща отпуск по болест (за региони на „директни“ плащания).
Инструкции: как да работите с електронни болнични записи в 1C
Минимални изисквания
- Версия на платформата: 8.3.10 или по-нова.
- Версия на конфигурацията: ZUP 3.1.2.293 и по-нова.
- Връзка към
Документ "Отпуск по болест"
При въвеждане на електронен болничен лист е достатъчно да попълните основната информация:
- организация (ако се водят записи за няколко организации);
- служител;
- номер на лист за неработоспособност.
Ориз. 1. Отпуск по болест
След това кликнете върху бутона Вземете данни от FSSдокументът се попълва автоматично с ELN данни, получени от FSS сървъра.
Обезщетението се изчислява въз основа на информация за доходите и трудовия стаж на служителя, съхранявани в потребителската база данни на 1C.
Ориз. 2. Попълнен болничен
Информацията за медицинската организация се изтегля автоматично. За да ги видите, щракнете върху хипервръзка„Данните са попълнени...“
Ориз. 3. Информация за медицинската организация
Създаване и изпращане на ETN регистър към FSS
ETN регистърът може да бъде създаден на работното място 1C-отчитане.
Ориз. 4. ELN регистър
Табличната част на документа се попълва по два начина:
1. чрез бутон Напълнететаблицата се попълва с всички ETN, които все още не са изпратени;
2. чрез бутон Добаветеможете да изберете конкретни ENL, които трябва да бъдат изпратени на FSS.
Ориз. 5. Регистър на ELN за изпращане до FSS
За да видите допълнителна информация за ELN, която ще бъде изпратена на FSS, можете да щракнете двукратно върху реда с този ELN.
Ориз. 6. Формуляр за допълнителна информация
Документът трябва да бъде проверен преди изпращане. При осчетоводяване на документ се извършва проверка дали са попълнени задължителните полета.
За да изпратите регистъра на FSS, щракнете върху бутона Изпратете регистъра на FSS.
Ориз. 7. Изпращане на регистъра до FSS
Ако програмата не е конфигурирана да комуникира с FSS, свържете се с.
Електронният отпуск по болест ще бъде внедрен в други програми на 1C.
От 1 юли 2017 г. всички лечебни заведения могат да издават листове за неработоспособност както на хартиен носител, така и на електронен носител. За да направите това, трябва да бъдат изпълнени следните условия:
- Налице е писмено съгласие от служителя за получаване на болнични по електронен път;
- Лечебното заведение и организацията станаха участници в информационно взаимодействие за обмен на информация с цел генериране на електронен болничен лист.
Взаимодействието с Фонда за социално осигуряване по отношение на електронни удостоверения за неработоспособност е възможно директно от програмите 1C. Общата схема за обмен на електронни листове за неработоспособност или съкратено ELN с Фонда за социално осигуряване е следната. Първо, лечебното заведение, в процеса на издаване на удостоверение за неработоспособност на служител на организацията, го изпраща на Фонда за социално осигуряване. След това, след като служителят е предоставил отпуск по болест на счетоводния отдел на организацията, служителят на счетоводния отдел, използвайки номера на болничния лист, получава от Фонда за социално осигуряване цялата необходима информация директно от програмата 1C: ZUP.
Въз основа на цялата информация, предоставена на Фонда за социално осигуряване, счетоводителят в програмата автоматично изчислява размера на обезщетенията за временна нетрудоспособност. След това цялата информация за изчисления отпуск по болест се изпраща обратно на Фонда за социално осигуряване.
Отпуск по болест
В процеса на въвеждане на електронен лист по болест счетоводният служител просто трябва да попълни основната информация: да посочи името на организацията, фамилията, собственото име и бащиното име на служителя, както и номера на удостоверението за неработоспособност за работа.
След това трябва да натиснете бутона „Получаване на данни от КСО” и целият документ ще бъде попълнен с данните от електронния лист за неработоспособност, който ще се попълни автоматично с данни от сървъра на КСО. Размерът на обезщетението ще бъде изчислен въз основа на наличната информация за доходите и трудовия стаж на служителя, които се съхраняват в базата данни на програмата. За да изтеглите информация за електронен сертификат за неработоспособност от файл, изтеглен от личния акаунт на притежателя на полицата в информационния портал на Федералния фонд за социално осигуряване на Руската федерация, трябва да кликнете върху бутона „Зареждане от файл“ и да изберете необходимия файл .
Цялата информация за лечебното заведение се изтегля автоматично. За да видите тази информация, щракнете върху хипервръзката.
Създаване и изпращане на регистър на електронните листи за неработоспособност към Фонда за социално осигуряване
Бележка 1
За да съставите регистър на електронни удостоверения за неработоспособност, трябва да следвате пътя: раздел „Отчитане, удостоверения - 1C-Отчитане“.
Табличната част на диалоговия прозорец на документа, която се отваря, може да бъде попълнена по няколко начина. В първия случай трябва да кликнете върху бутона „Попълване“ и таблицата ще бъде попълнена с всички електронни удостоверения за неработоспособност, информацията за които все още не е изпратена. Във втория случай трябва да използвате бутона Добави и да изберете конкретни електронни листове за неработоспособност, които да изпратите на КСО.
При необходимост от получаване на допълнителна информация за електронния лист за неработоспособност, който ще бъде изпратен до Фонда за социално осигуряване, е необходимо да кликнете два пъти върху реда с този лист за неработоспособност. В резултат на това ще се отвори формуляр, който ще съдържа цялата допълнителна информация.
Преди да бъде изпратен документът, той трябва да бъде попълнен. В този случай програмата проверява задължителните полета. За да изпратите регистъра към FSS, щракнете върху бутона Изпрати регистър към FSS.
Ако програмата няма връзка с конфигуриран FSS, потребителят на програмата ще бъде подканен да се свърже с 1C-Reporting. Ако потребителят не използва 1C-Reporting, настройката на FSS сертификата за електронни удостоверения за неработоспособност може да се извърши ръчно.
В системата 1C вече е извършена работа за обмен на електронни удостоверения за неработоспособност (ELN) с руските органи за социално осигуряване, по-специално в програмата за заплати и управление на персонала версия 2.5, започваща с версия 2.5.120.2 (ZUP 2.5) и Заплата и Управление на персонала версия 3.1, започваща с версия 3.1.2.293 (ZUP 3.1).
За да работи с ELN, работодателят трябва да се регистрира на уебсайта cabinets.fss.ru: създайте личен акаунт за притежателя на полицата. На началната страница на сайта има потребителски инструкции за регистрация и създаване на личен акаунт (фиг. 1.).
Фиг. 1. Инструкции на уебсайта cabinets.fss.ru
Също така трябва да се свържете с услугата 1C-Reporting („1C-Reporting“ е възможността да подавате отчети до данъчните власти в електронна форма директно от 1C). Като част от абонамента за ниво PROF е възможно да се подават отчети за едно юридическо лице безплатно, за други юридически лица. физически лица, връзката с 1C отчитане се извършва срещу заплащане (за повече подробности относно услугата „1C-Отчитане“, прочетете статията „“). За да свържете услугата, можете сами да направите настройките или да се свържете с партньорски специалисти на 1C (например нашата компания SITEK).
В документите за изчисляване на отпуск по болест в ZUP издание 2.5.120.2 и по-високи стана възможно да се получат данни от Фонда за социално осигуряване:
1. ЗУП 2.5. Данните се зареждат с помощта на бутона „ELN от FSS“ (фиг. 2.).
2. ЗУП 3.1. Данните се изтеглят чрез бутона „Получаване на данни от КСО” (фиг. 3).
След настройка на електронен обмен на данни с Фонда за социално осигуряване (т.е. настройка на услугата 1C-Отчитане), става възможно да се попълни информация според данните на Фонда за социално осигуряване и да се направи изчисление след въвеждане на номера на болничния лист (фиг. 4 .).
Фиг. 4. Попълване на FSS данни.
Информацията за лечебното заведение се изтегля автоматично. Размерът на обезщетението се изчислява въз основа на данните за доходите и трудовия стаж, съхранявани в базата данни на работодателя (фиг. 5).
Фиг.5. Изчисляване на размера на обезщетението.
След като изчислите удостоверенията за неработоспособност, трябва да изпратите регистъра ELN на Фонда за социално осигуряване:
1. ЗУП 2.5. Регистърът може да се създаде на работното място чрез менюто „Изчисляване на заплати по организация“ - „Отсъствия“ - „Регистри на обезщетенията на Фонда за социално осигуряване, заявления за обезщетение“ (фиг. 6.).
Фиг.6. Регистър на ЕЛН в ЗУП 2.5.
2. ЗУП 3.1. Регистърът може да бъде създаден чрез „Отчитане, сертификати“ - „1C-отчитане“ - „ELN“ - „Регистър на данните за ELN, попълнени от работодателя“ (фиг. 7).
Фиг.7. Регистър на ЕЛН в ЗУП 3.1.
Документът може да бъде попълнен за дадена организация по няколко начина:
- Щракнете върху бутона „Попълване“, за да попълните автоматично ELN;
- Кликнете върху бутона „Добавяне“, за да изберете конкретни удостоверения за неработоспособност, които трябва да бъдат изпратени до FSS на Русия;
От 1 юли, съгласно Федералния закон 86-FZ, руснаците могат да издават отпуск по болест, включително в електронна форма. Такъв документ има същата правна сила като хартиената версия.
електронен
отпуск по болест
На 16 октомври 2017 г. беше издаден юбилейният, 50 000-ен електронен болничен лист. Събитието се състоя в Централната републиканска болница на Ардатовски район на Република Мордовия.
Взаимодействието на счетоводителите с Фонда за социално осигуряване чрез 1C по отношение на електронния болничен вече е много по-просто. Броят на грешките, свързани с неправилно прехвърляне на информация от ръчно попълнени хартиени формуляри за отпуск по болест, е значително намален.
Загубата на отпуск по болест като документ е почти невъзможна благодарение на използването на програмата 1C: Reporting. Цялата информация се съхранява електронно на сървъра на FSS.
Електронен болничен: как работи?
Ако вашият служител се разболее или нарани, той трябва да отиде в медицинско заведение, както обикновено. Когато дойде време за затваряне на отпуска по болест, лекуващият лекар ще даде на служителя не хартиен формуляр, а номер на електронен документ.
Вашият служител ще дойде в счетоводството с този номер. До този момент всички данни в удостоверението за неработоспособност ще бъдат включени във FSS и ще бъдат показани в личния акаунт на организацията на уебсайта cabinets.fss.ru. Разполагайки с цялата информация, Фондът за социално осигуряване няма да откаже компенсиране на обезщетението.
- Когато лечебно заведение издаде лист за неработоспособност на служител, то изпраща цялата информация за него на Фонда за социално осигуряване;
- работодателят, когато служител представи този болничен, получава всичките си данни от Фонда за социално осигуряване директно от програмата по номера на листа;
- Въз основа на получените данни програмата автоматично изчислява обезщетението;
- работодателят изпраща информация за изчислените листове за неработоспособност обратно на Фонда за социално осигуряване.
Механизмът за работа с електронни болнични на примера на 1C: Заплати и персонал на бюджетна институция изд. 1.0
1. Отпуск по болест.
При въвеждане на електронен болничен лист е достатъчно да попълните основната информация:
- организация (ако се водят записи за няколко организации);
- служител;
- номер на лист за неработоспособност.
С бутон ELN FSSдокументът се попълва автоматично с ELN данни, получени от FSS сървъра.
Обезщетението се изчислява въз основа на информацията за доходите и трудовия стаж на служителя, съхранявана в базата данни.
2. Регистрирайте се във FSS
В дневника на документите Регистри на ползите за обмен на данни на FSS с помощта на бутона Добаветесъздайте нов документ, като изберете операция ELN регистър с данни, попълнен от работодателя.
В новия прозорец на регистъра, който се отваря, можете да получите данни по два начина НапълнетеИ Добавете. С бутон Напълнетепрограмата ще генерира списък на всички болнични листове, които не са изпратени на Фонда за социално осигуряване. С бутон Добаветепотребителят може самостоятелно да избере необходимия отпуск по болест. Кликнете ИзпратетеРегистър с данни на ELN във Фонда за социално осигуряване - избраните болнични листове ще бъдат изпратени до Фонда за социално осигуряване.
За автоматичен обмен с FSS потребителската конфигурация трябва да бъде конфигурирана 1C: Отчитанеили обмен с FSS. Можете да конфигурирате това в директорията Установяваневърху отметката Документооборот.
Можете да свържете услугата 1C-Reporting и да настроите обмен с FSS, като се свържете с специалистите на First BIT.
Какво да направите, ако работодателят не участва в програмата за електронен документооборот към КСО?
От 1 юли 2017 г. в закона е заложена разпоредбата, че лечебните заведения могат да издават листове за неработоспособност не само на хартиен носител, но и в електронен вид. Но какво ще стане, ако служител е издал електронен лист по болест, но организацията-работодател не е регистрирана в личната сметка на FSS?
За да се избегнат подобни ситуации, е по-препоръчително работодателят да информира служителите (например чрез писмо до институцията) дали имат възможност да изберат формата на отпуск по болест.
Такива работодатели могат да получат достъп до формирането на електронен отпуск по болест, по-специално чрез личния си акаунт на уебсайта на Федералния фонд за социално осигуряване на Русия. Достъпът до вашия личен акаунт се предоставя, ако имате потребителско име и парола за Единния портал за държавни и общински услуги (вижте информацията от Федералния фонд за социално осигуряване на Русия).
От организацията не се изисква да се свързва с личен акаунт на уебсайта cabinets.fss.ru. Все още няма глоби за използване на хартиени листове. Ако обаче смятате, че преминаването към електронна система е преждевременно, помислете за нейните предимства:
- Електронният документ е по-лесен за обработка. Не е необходимо да следите какъв цвят е писалката, къде е печатът или дали лекарят е направил грешка при попълването. Социалноосигурителната каса няма да откаже разноски за болнични поради факта, че текстът на формуляра е избледнял и не се чете.
- Не е необходимо да проверявате автентичността на листовката. Виртуалният формуляр се изпраща чрез криптирани защитени канали. Почти невъзможно е да го фалшифицирате. Формулярът се подписва с цифровите подписи на болницата и лекаря.
- Виртуалният документ се съхранява по-лесно. Върху него няма да се разлее чай, няма да бъде пробито с перфоратор и няма да бъде разкъсано по погрешка.
Как да проверите автентичността на хартиен лист по болест?
Докато вие и/или клиниката, в която се лекува служителят, не сте регистрирани в електронната система на FSS, ще трябва да се справяте с хартиен отпуск по болест. За съжаление, тези листове понякога се фалшифицират.
Проверете хартиен отпуск по болест според следните критерии:
- Фалшификатите се отпечатват на обикновена хартия. Тази форма може да се сравни с парите по отношение на плътността.
- Тази форма е доста бледа и може да се сравни с банкнотите. При фалшификатите цветът е ярък, зелен.
- Водните знаци в оригиналната форма са едва забележими, практически невидими. Можете да ги видите ясно само на светлина.
- Номерът на този формуляр е подпечатан на хартия. Достатъчно е да докоснете номера с ръка. Фалшивите формуляри обикновено просто се отпечатват на принтер.
- Обърнете внимание на качеството на печат на формуляра. Думите трябва да са ясно отпечатани, без разлика в контраста или цвета.
- Уверете се, че има болница и лекар, издал удостоверението. Можете да поискате информация от вашия местен офис на FSS.
За лесно възстановяване на плащанията на служителите препоръчваме на компаниите да използват електронната система за отпуск по болест и да създадат личен акаунт на cabinets.fss.ru.
Имате нужда от съвет и помощ от квалифицирани специалисти?
Обадете ни се сега ! Експертите на First BIT ще ви помогнат да намерите оптималното решение на всеки проблем!
Електронните болнични бяха въведени миналата година – през юли 2017 г. Въпреки това, не всеки използва тази удобна услуга, въпреки факта, че служителите имат право самостоятелно да избират коя версия на отпуск по болест - традиционна или електронна - е по-удобна за тях. Електронният болничен лист се издава директно в лечебното заведение. Нека да разгледаме какви функции изпълнява електронното удостоверение за неработоспособност, както и алгоритъма за взаимодействие с Фонда за социално осигуряване чрез 1C.
Основни функции на ELN
Електронен лист за неработоспособност (ЕЛН) е електронен документ, който се създава в специална програма в лечебно заведение. Той, подобно на обикновения болничен лист, се подписва от упълномощени лица, само с помощта на електронен цифров подпис (ЕЦП).
Основната му функция включва на първо място потвърждение на факта, че служител на определена организация е подал молба в медицинска институция. Втората функция е правна. ELN дава право на служителя да запази работата си по време на болест.
Третата функция е икономическата. ELN осигурява изплащане на обезщетения въз основа на средните доходи за периода на временна неработоспособност.
Четвъртата функция е информационно-статистическа. Информацията за причините за заболяването за генериране на статистически данни се събира в единна база данни и опростява събирането и синтеза на тази информация за статистическите и други органи.
Условия за успешен обмен на данни
За успешен обмен на данни за електронни болнични между организацията и социалноосигурителния фонд трябва да бъдат изпълнени следните условия:
- Служителят трябва да даде писмено съгласие за издаване на електронен вариант на болничния лист.
- Лечебно заведение - клиника или болница - трябва да бъде свързано към автоматизирана система за обмен на данни.
- Организацията, в която е регистриран служителят, също трябва да бъде свързана към електронната система за отчитане - 1C Reporting.
Алгоритъм на взаимодействие между Фонда за социално осигуряване, организация и лечебно заведение
Целият алгоритъм на взаимодействие се свежда до следната схема:
- След получаване на писмено съгласие от служителя, организацията се свързва с 1C Reporting или получава само FSS сертификата за ENL, ако няма нужда от 1C Reporting (въпреки че е по-удобно да свържете услугата за подаване на отчети до всички фискални органи директно от програмата 1C).
- При настъпване на застрахователно събитие служителят отива в лечебно заведение, където лекарят издава електронен болничен лист и го подписва с електронния си подпис. След това лекарят изпраща електронния болничен лист до Фонда за социално осигуряване, а служителят получава номера на болничния си чрез SMS на мобилния си телефон.
- Служителят съобщава номера на болничния лист на счетоводния отдел на организацията, който изисква информация за болничния лист от Фонда за социално осигуряване. Фондът изпраща електронен документ, счетоводството изчислява обезщетението и го изпраща обратно на фонда.
Така целият документооборот се извършва по електронен път.
Как се случва всичко в 1C?
За програми, които са свързани към услугата 1C Reporting, обменът с FSS се конфигурира автоматично. За тези, които нямат свързана услуга, е възможно да свържат ELN сертификата ръчно.
За да генерирате нов документ на ENL, трябва да преминете от елемента от страничното меню „Заплати и персонал“ до подраздела „Всички начисления“. В списъка, който се отваря, изберете „Отпуск по болест“.
За да изтеглите по електронен път информация за отпуск по болест от Фонда за социално осигуряване, трябва да въведете номера на болничния лист, който служителят трябва да предостави, в съответното поле на болничния лист и да кликнете върху „Получаване на данни от Фонда за социално осигуряване“.
Изчислението се извършва въз основа на информация за начислените заплати за този служител.
Данните за лечебното заведение, издало болничния лист, ще се попълват автоматично от директорията 1C.
След попълване и изчисляване на отпуска по болест, той трябва да бъде обработен и приключен. И изпратете регистъра ELN на FSS. За да създадете регистър, трябва да преминете от страничното меню „Отчети“ до подраздела „1C-Отчитане“, „Регистър на електронни данъчни записи за изпращане до FSS“.
В регистрационната форма, която се отваря, трябва да попълните всички полета и списък с издадени болнични.
Преди да изпратите регистъра, трябва да го попълните, след което щракнете върху бутона „Изпращане на регистъра до FSS“.