Электронный больничный: инструкция для бухгалтера. Переход на электронные больничные: что нужно знать бухгалтеру Электронный больничный в зуп 2.5
Поправки в положения Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» о введении ЭЛН внесены Федеральным законом от 01.05.2017 N 86-ФЗ.
Цели изменений:
- Объединение информации по больничным в единую базу;
- Уход от громоздкой системы хранения и обработки данных;
- Снижение затрат страхователей;
- Экономия бюджетных средств.
Что получат работодатели от введения электронных больничных
Заполнение документов на компьютере удобнее и проще, поэтому бухгалтерам компаний не придется сталкиваться с ошибочно оформленными медиками больничными, бояться претензий ФСС и обращаться туда с запросами по поводу оплаты сомнительных листов.
Бухгалтеры сами не будут руками вписывать информацию в листы нетрудоспособности, думать о цвете чернил, отсутствии ошибок и волноваться, чтобы не дрогнула рука.
ЭЛН исключает ошибочную переплату или недоплату пособия, исправления и изменения информации в больничных.
Как работает система ЭЛН
Обмен сведениями о страховых случаях по временной нетрудоспособности и материнству осуществляется с помощью Единой интегрированной информационной системы «Соцстрах» ФСС РФ (ЕИИС «Соцстрах»).
Участники системы ЕИИС «Соцстрах»:
- Страховщик – ФСС РФ
- Страхователи (работодатели)
- Медицинские организации (больницы, поликлиники) и федеральные государственные учреждения (бюро) медико-социальной экспертизы (МСЭ).
Оформлять ЭЛН медицинские организации могут при соблюдении двух условий:
- работник-застрахованное лицо дает на это письменное согласие;
- медицинская организация и страхователь-работодатель являются участниками системы информационного взаимодействия с ФСС по обмену сведениями в целях формирования ЭЛН.
Работодатели могут взаимодействовать с ФСС по поводу ЭЛН прямо из программ 1С . Электронный листок нетрудоспособности и обмен с органами ФСС реализован в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) с версии 3.1.2.293.
Второй способ взаимодействия - открыть личный кабинет на сайте ФСС РФ. В личном кабинете работодатель получает уведомления о поступлении ЭЛН и заполняет данные по больничному со своей стороны (раздел «Заполняется работодателем»).
Работник для отслеживания движения ЭЛН может также зарегистрироваться на сайте ФСС РФ в специальном сервисе - кабинете застрахованного лица .
Взаимодействие по обмену сведениями в целях формирования ЭЛН
Схема взаимодействия между застрахованным лицом, работодателем, ФСС и медицинским учреждением:
- Работник-застрахованное лицо дает медицинскому учреждению письменное согласие на формирование листка нетрудоспособности в форме электронного документа.
- Медицинское учреждение формирует ЭЛН (поддерживается в решениях 1С:Медицина ), подписывает его усиленной квалифицированной подписью врача (ЭЦП для врача) и медицинской организации и отправляет всю информацию по больничному в ФСС.
- Медицинское учреждение выдает работнику номер ЭЛН для передачи его страхователю-работодателю.
- Работник сообщает работодателю номер ЭЛН.
- Работодатель по номеру ЭЛН из своей программы 1С запрашивает и получает из базы ФСС все данные больничного.
- По полученным из базы ФСС данным в программах 1С автоматически рассчитывается пособие по временной нетрудоспособности (сведения о страхователе, о застрахованном лице, о среднем заработке, стаже работы и другая необходимая информация уже хранится в 1С)
- Работодатель оплачивает работнику больничный лист.
- Информация о сумме выплаченного пособия отправляется в ФСС.
- ФСС частично оплачивает больничный (для регионов «прямых» выплат).
Инструкция: как работать с электронными больничными ЭЛН в 1С
Минимальные требования
- Версия платформы: 8.3.10 или выше.
- Версия конфигурации: ЗУП 3.1.2.293 и выше.
- Подключение к
Документ «Больничный лист»
При вводе электронного больничного листа достаточно заполнить основную информацию:
- организацию (если ведется учет по нескольким организациям);
- сотрудника;
- номер листка нетрудоспособности.
Рис. 1. Больничный лист
После этого по кнопке Получить данные из ФСС документ автоматически заполняется данными ЭЛН, полученными с сервера ФСС.
Пособие рассчитывается исходя из сведений о заработке и стаже сотрудника, хранящихся в базе пользователя 1С.
Рис. 2. Заполненный больничный лист
Сведения о медицинской организации загружаются автоматически. Для их просмотра нажмите на гиперссылку «Заполнены данные…».
Рис. 3. Сведения о медицинской организации
Создание и отправка реестра ЭЛН в ФСС
Реестр ЭЛН можно создать в рабочем месте 1С-Отчетность .
Рис. 4. Реестр ЭЛН
Табличная часть документа заполняется двумя способами:
1. по кнопке Заполнить таблица заполняется всеми ЭЛН, которые еще не были отправлены;
2. по кнопке Добавить можно выбрать конкретные ЭЛН, которые необходимо отправить в ФСС.
Рис. 5. Реестр ЭЛН для отправки в ФСС
Для просмотра дополнительной информации об ЭЛН, которая будет отправлена в ФСС, можно дважды щелкнуть по строке с этим ЭЛН.
Рис. 6. Форма дополнительной информации
Перед отправкой документ необходимо провести. При проведении документа выполняется проверка заполнения обязательных полей.
Для отправки реестра в ФСС нажмите кнопку Отправить реестр в ФСС .
Рис. 7. Отправление реестра в ФСС
Если в программе не настроена связь с ФСС, подключитесь к .
Электронный больничный будет реализован и в других программах 1С.
С 1 июля 2017 года все медицинские учреждения могут оформить листки нетрудоспособности как в бумажном, так и в электронном виде. Для этого необходимо выполнение следующих условий:
- Имеется письменное согласие работника на получение больничного в электронном виде;
- Медицинское учреждение и организация стали участниками информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования электронного больничного.
Взаимодействие с ФСС по поводу электронных листков нетрудоспособности возможно прямо из программ 1С. Общая схема обмена электронными листками нетрудоспособности или сокращенно ЭЛН с ФСС выглядит следующим образом. Сперва медицинское учреждение в процессе выдачи работнику организации листка нетрудоспособности направляет в ФСС. Затем, после того, как работником был предоставлен в бухгалтерию организации больничный лист, сотрудник бухгалтерии по номеру листка нетрудоспособности получает из ФСС все необходимые сведения непосредственно из программы 1С:ЗУП.
По всем предоставленным ФСС сведениям бухгалтер в программе автоматически рассчитывает величину пособия по временной нетрудоспособности. Затем вся информация по рассчитанным больничным листам отправляется обратно в ФСС.
Больничный лист
В процессе ввода электронного больничного листа работнику бухгалтерии достаточно просто заполнить основную информацию: указать наименование организации, фамилию, имя и отчество сотрудника, а также номер листка нетрудоспособности.
Затем следует нажать кнопку «Получить данные из ФСС» и весь документ заполнится данными электронного листка нетрудоспособности, которые автоматически заполнятся данными с сервера ФСС. Величина пособия рассчитается исходя из имеющихся сведений о заработке и стаже работника, которые хранятся в базе программы. Для того, чтобы загрузить сведения электронного листка нетрудоспособности из файла, загруженного из личного кабинета страхователя на информационном портале ФСС РФ, следует нажать кнопку «Загрузить из файла» и выбрать необходимый файл.
Все сведения о медицинском учреждении автоматически загружаются. Для того, чтобы просмотреть эти сведения нужно нажать на гиперссылку.
Создание и отправка реестра электронных листков нетрудоспособности в ФСС
Замечание 1
Для составления реестра электронных листков нетрудоспособности следует пройти по пути: раздел «Отчетность, справки – 1С-Отчетность».
Открывшуюся табличную часть диалогового окна документа можно заполнить несколькими способами. В первом случае следует нажать кнопку «Заполнить» и таблица заполнится всеми электронными листками нетрудоспособности, сведения о которых еще не были отправлены. Во втором случае следует воспользоваться кнопкой Добавить и выбрать конкретные электронные листки нетрудоспособности, которые нужно отправить в ФСС.
Если есть необходимость в получении дополнительной информации об электронном листку нетрудоспособности, которая будет направлена в ФСС, нужно дважды щелкнуть по строке с этим листком нетрудоспособности. В результате этого откроется форма, которая и будет содержать всю дополнительную информацию.
Перед тем, как документ будет отправлен его следует провести. При этом программа проверяет обязательные для заполнения поля. Для того, чтобы отправить реестр в ФСС следует нажать кнопку Отправить реестр в ФСС.
В том случае, если в программе не настроена связь с ФСС, то для пользователя программы поступит предложение подключиться к «1С-Отчетности». Если же пользователь не использует «1С-Отчетность», то настройка сертификата ФСС для электронных листков нетрудоспособности может осуществиться вручную.
В системе 1С на сегодняшний день уже реализована работа по обмену электронными листами нетрудоспособности (ЭЛН) с органами социального страхования России, в частности в программе Зарплата и управление персоналом версии 2.5 начиная с релиза 2.5.120.2 (ЗУП 2.5) и Зарплата и управление персоналом версии 3.1 начиная с релиза 3.1.2.293 (ЗУП 3.1) .
Для того что бы работать с ЭЛН, работодателю требуется произвести регистрацию на сайте cabinets.fss.ru: создайте личный кабинет страхователя. На стартовой странице сайта есть инструкция пользователя по регистрации и создании личного кабинета (Рис.1.).
Рис.1. Инструкция на сайте cabinets.fss.ru
Так же требуется подключение к сервису «1С-Отчетность» («1С-Отчетность» - это возможность сдачи отчетности в налоговые органы в электронном виде непосредственно из 1С). В рамках подписки уровня ПРОФ существует возможность сдачи отчетности по одному юр.лицу бесплатно, для остальных юр. лиц подключение 1С отчетности осуществляется за отдельную плату (более подробно по сервису «1С-Отчетность» читайте в статье « »). Для подключения сервиса вы можете выполнить настройки самостоятельно или обратиться к специалистам партнерам фирмы 1С (например, в нашу компанию СИТЕК).
В документах расчета больничного листа в ЗУП редакции 2.5.120.2 и выше появилась возможность получить данные из ФСС:
1. ЗУП 2.5. Данные загружаются по кнопке «ЭЛН из ФСС» (Рис.2.).
2. ЗУП 3.1. Данные загружаются по кнопке «Получить данные из ФСС» (Рис.3).
После настройки электронного обмена данными с ФСС (т. е. настройки сервиса «1С-Отчетность») появляется возможность заполнить сведения по данным ФСС и произвести расчет после ввода номера больничного листка (Рис.4.).
Рис.4.Заполнение данными ФСС.
Информация о медицинском учреждении загружается в автоматическом режиме. Сумма пособия рассчитывается по данным о заработке и стаже, хранящемся в базе работодателя (Рис.5).
Рис.5. Расчет суммы пособия.
После расчета листков нетрудоспособности следует отправить реестр ЭЛН в ФСС:
1. ЗУП 2.5. Реестр можно создать в рабочем месте через меню «Расчет зарплаты по организациям» - «Неявки» - «Реестры пособия ФСС, заявления о возмещении» (Рис.6.).
Рис.6. Реестр ЭЛН в ЗУП 2.5.
2. ЗУП 3.1. Реестр можно создать через «Отчетность, справки» - «1С-отчетность» - «ЭЛН» - «Реестр данных ЭЛН заполняемых работодателем» (Рис.7).
Рис.7. Реестр ЭЛН в ЗУП 3.1.
Документ можно заполнить по заданной организации несколькими способами:
- по кнопке «Заполнить», заполняется автоматически ЭЛН;
- по кнопке «Добавить», подобрать определенные листки нетрудоспособности, которые требуется отправить в ФСС России;
С 1 июля согласно Федеральному закону 86-ФЗ россияне могут оформлять больничный лист в том числе и в электронной форме. Такой документ имеет такую же юридическую силу, что и бумажный вариант.
электронных
больничных
16 октября 2017 года был выдан юбилейный, 50 000-й электронный больничный. Событие произошло в Центральной республиканской больнице Ардатовского района Республики Мордовия.
Взаимодействие бухгалтеров с ФСС через 1С по поводу электронного больничного происходит теперь намного проще. Существенно сократилось количество ошибок, связанных с некорректным переносом информации из заполненных от руки бумажных больничных листков.
Потеря больничного как документа практически невозможна благодаря использованию в работе программы «1С: Отчетность» . Вся информация хранится в электронном виде на сервере ФСС.
Электронный больничный: как он работает?
Если ваш сотрудник заболел или получил травму, ему необходимо, как и обычно, обратиться в медучреждение. Когда придет время закрывать больничный, лечащий врач выдаст работнику не бумажный бланк, а номер электронного документа.
С этим номером ваш сотрудник и придет в бухгалтерию. Все данные по листку нетрудоспособности к этому моменту попадут в ФСС и будут отображаться в личном кабинете организации на сайте cabinets.fss.ru. Имея всю информацию на руках, Фонд социального страхования не откажет в зачете пособия.
- лечебное учреждение при выдаче сотруднику листка нетрудоспособности отправляет всю информацию о нем в ФСС;
- работодатель при предъявлении сотрудником этого больничного получает по номеру листка все его данные из ФСС непосредственно из программы;
- по полученным данным в программе автоматически рассчитывается пособие;
- работодатель отправляет информацию по рассчитанным листкам нетрудоспособности обратно в ФСС.
Механизм работы с электронными больничными на примере 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения ред. 1.0
1. Больничный лист.
При вводе электронного больничного листа достаточно заполнить основную информацию:
- организацию (если ведется учет по нескольким организациям);
- сотрудника;
- номер листка нетрудоспособности.
По кнопке ЭЛН ФСС документ автоматически заполняется данными ЭЛН, полученными с сервера ФСС.
Пособие рассчитывается исходя из сведений о заработке и стаже сотрудника, хранящихся в базе данных.
2. Реестр в ФСС
В журнале документов Реестры пособий для обмена данными ФСС по кнопке Добавить создаем новый документ, с выбором операции Реестр данных ЭЛН заполняемый работодателем.
В открывшемся окне нового реестра можно получить данные двумя способами Заполнить и Добавить . По кнопке Заполнить программа сформирует список всех больничных листов, которые не отправлялись в ФСС. По кнопке Добавить пользователь может самостоятельно выбрать необходимый больничный лист. Нажимаем Отправить реестр данных ЭЛН в ФСС - выбранные больничные листы будут отправлены в ФСС.
Для автоматического обмена с ФСС в конфигурации пользователя должна быть настроена 1С: Отчетность или Обмен с ФСС. Настроить это можно в справочнике Учреждение на закладке Документооборот .
Подключить сервис 1С-Отчетность и настроить обмен с ФСС можно обратившись к специалистам Первого БИТа .
Что делать, если работодатель не участвует в программе электронного документооборота с ФСС?
С 1 июля 2017 года законодательно закреплено положение о том, что листки нетрудоспособности медучреждение может выдать не только в бумажном варианте, но и в электронном виде. Но как быть, если сотрудник оформил электронный больничный, а организация-работодатель не зарегистрирована в личном кабинете ФСС?
Во избежание таких ситуаций работодателю целесообразнее проинформировать сотрудников (например, письмом по учреждению), есть ли у них возможность выбора формы больничного листа.
Получить доступ к формированию электронного больничного такие работодатели могут, в частности, через личный кабинет на сайте ФСС России. Доступ к личному кабинету осуществляется при наличии логина и пароля к Единому порталу государственных и муниципальных услуг (см. информацию ФСС России).
Организация не обязана подключаться к личному кабинету на сайте cabinets.fss.ru. Штрафов за использование бумажных листков пока не предусмотрено. Однако, если Вы считаете переход на электронную систему преждевременным, задумайтесь над ее преимуществами:
- Электронный документ проще обрабатывать. Не нужно следить, какого цвета ручка, где стоит печать, не ошибся ли врач при заполнении. ФСС не откажет в расходах по больничному из-за того, что текст в бланке выцвел и стал нечитаемым.
- Не нужно проверять подлинность листка. Виртуальный бланк отправляется по шифрованным защищенным каналам. Подделать его практически невозможно. Подписывается бланк цифровыми подписями больницы и врача.
- Виртуальный документ проще хранить. На него не прольют чай, его не проткнут дыроколом и не разорвут по ошибке.
Как проверить подлинность бумажного больничного?
Пока и Вы и/или клиника, где лечится сотрудник, не зарегистрированы в электронной системе ФСС, придется иметь дело с бумажными больничными. К сожалению, эти листки иногда подделывают.
Проверяйте бумажные больничные по следующим критериям:
- Подделки печатаются на обычной бумаге. Настоящий бланк можно сравнить с деньгами по плотности.
- Настоящий бланк довольно бледный, его можно сравнить с денежными купюрами. В подделках цвет яркий, зеленый.
- Водяные знаки в оригинальном бланке едва заметны, практически не просматриваются. Четко увидеть их можно только на просвет.
- Номер настоящего бланка вытеснен на бумаге. Достаточно пощупать номер рукой. Поддельные бланки обычно просто распечатываются на принтере.
- Обращайте внимание на качество печати бланка. Слова должны быть четко пропечатаны, без различий в контрастности и цвете.
- Убедитесь в существовании больницы и врача, выдавшего листок. Запросить информацию можно в местном отделении ФСС.
Для простого возмещения выплат сотрудникам, рекомендуем компаниям воспользоваться системой электронных больничных и завести личный кабинет на cabinets.fss.ru.
Нуждаетесь в консультации и помощи квалифицированных специалистов?
Позвоните нам прямо сейчас ! Эксперты «Первого БИТа» помогут Вам найти оптимальное решение любых задач!
Электронные больничные введены еще в прошлом году – с июля 2017 года. Однако не все пользуются этим удобным сервисом, несмотря на то что сотрудники вправе самостоятельно выбирать, какой вариант больничного листа – традиционный или электронный – им удобнее получать. Электронные больничные оформляют прямо в медицинском учреждении. Давайте рассмотрим, какие функции выполняет электронный лист нетрудоспособности, а также алгоритм взаимодействия с ФСС через 1С.
Основные функции ЭЛН
Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) – это документ в электронном виде, который создан в специальной программе в медицинском учреждении. Он так же, как и обычный больничный, подписывается уполномоченными лицами, только с помощью ЭЦП (электронно-цифровой подписи).
К его главной основной функции относится, в первую очередь, подтверждение факта обращения сотрудника определенной организации в медицинское учреждение. Вторая функция – юридическая. ЭЛН дает право сотруднику сохранить за собой рабочее место на время болезни.
Третья функция – экономическая. ЭЛН обеспечивает выплату пособия по среднему заработку за период временной нетрудоспособности.
Четвертая функция – информационно-статистическая. Информация о причинах болезни для формирования статистических данных собирается в единой базе и упрощает сбор и обобщение этой информации для статистических и других органов.
Условия успешного обмена данными
Для успешного обмена данными по электронным больничным листам между организацией и фондом социального страхования необходимо, чтобы выполнялись следующие условия:
- Работник должен письменно согласиться на оформление электронного варианта больничного.
- Медицинское учреждение – поликлиника или больница – должно быть подключено к системе автоматизированного обмена данными.
- Организация, в которой числится сотрудник, тоже должна быть подключена к системе электронной отчетности – 1С Отчетность.
Алгоритм взаимодействия между ФСС, организацией и медучреждением
Весь алгоритм взаимодействия сводится к следующей схеме:
- После получения от сотрудника письменного согласия организация подключается к 1С Отчетности или получает только сертификат ФСС для ЭЛН, если в 1С Отчетности нет надобности (хотя удобнее подключить сервис сдачи отчетности во все фискальные органы прямо из программы 1С).
- При возникновении страхового случая сотрудник обращается в медицинское учреждение, где врач оформляет электронный больничный и подписывает его своей электронной подписью. Далее электронный больничный врач отправляет в ФСС, а сотрудник получает номер своего больничного по SMS на мобильный телефон.
- Сотрудник сообщает номер больничного в бухгалтерию организации, которая запрашивает информацию о больничном в ФСС. Фонд высылает электронный документ, бухгалтерия рассчитывает пособие и отправляет его обратно в Фонд.
Таким образом, весь документооборот происходит электронно.
Как все происходит в 1С?
Для программ, которые подключены к сервису 1С Отчетность, настройка обмена с ФСС происходит автоматически. Для тех, у кого сервис не подключен, есть возможность подключить сертификат ЭЛН вручную.
Для формирования нового документа ЭЛН необходимо перейти из пункта бокового меню «Зарплата и кадры» в подраздел «Все начисления». В открывшемся списке выбрать «Больничный лист».
Чтобы загрузить сведения по больничному листу электронно из ФСС, нужно ввести в соответствующее поле больничного листа его номер, который должен предоставить сотрудник, и нажать «Получить данные из ФСС».
Расчет производится исходя из сведений о начисленной заработной плате по данному сотруднику.
Данные о медицинском учреждении, оформившем больничный, заполнятся автоматически из справочника 1С.
После заполнения и расчета по больничному листу его необходимо провести и закрыть. А в ФСС отправить реестр ЭЛН. Для формирования реестра, необходимо из пункта бокового меню «Отчеты» перейти в подраздел «1С-Отчетность», «Реестр ЭЛН для отправки в ФСС».
В открывшейся форме реестра необходимо заполнить все поля и список оформленных больничных.
Перед отправкой реестр нужно провести, затем нажать кнопку «Отправить реестр в ФСС».